第一篇：人事檔案操作方法

人事檔案操作方法

一、檔案編案程序

1、員工工號編寫

1．1 試用員工廠牌編號：以入職時間為準，廠牌底色以淺黃色為基礎色。人事檔案編號方法：廠名簡稱 + 部門簡稱（N）+ 年份 + 廠牌編號

例如：玻璃生產部張某的廠牌編號為023，則人事檔案編號為YC.BLN.07023

1．2 正式員工廠牌編號的由來：按員工轉正時間為先后順序，以自然數順延排序，廠牌底色以白色為基礎色。

人事檔案編號原則：廠名簡稱 + 部門簡稱 + 年份簡寫 + 廠牌編號 例如：玻璃生產部張某的廠牌編號為023，則人事檔案編號為YC.BL.07023

2、檔案編寫

2．1 檔案袋封面編碼按員工入職編碼為準。2．2 按年份編寫順序存檔。

二、檔案資料

1、表格類：《員工入職登記表》、《用工審批表》、《員工轉正審批表》、《員工任職檔案》、《員工辭職申請表》、《勞動合同》。

2、任職期間的各種獎勵、處罰、及其它個人資料。

三、檔案管理：

第 1 頁

1、建立員工檔案是人力資源管理部門的一項重要工作，必須實事求是、認真對待。

2、建立專門的檔案資料管理庫，專人專管。

3、未經公司總經理同意，經管部門以外的任何人不得挪用、翻閱員工檔案資料。

4、員工檔案資料應設為永久保存資料，未經公司總經理批準，不得擅自處理銷毀。

第 2 頁

xx實業有限公司

人力資源部 年月日

第二篇：干部人事檔案專項審核的具體操作方法

干部人事檔案專項審核的具體操作方法

1、請認真閱讀《干部任免審批表》的填表說明后如實填寫表格,各單位人事干部于2015年6月26日前上報一份紙質版《干部任免審批表》后附干部身份證復印件一份,同時上報電子版《干部任免審批表》,以各單位名稱命名一個文件夾,文件夾內含所有干部的表格，表格的文件名以每位干部姓名(同表格內名字一致)命名。

2、審核檔案即初審人和復審人認定人員的基本信息后反饋至各單位人事干部，干部本人核對信息后，同意組織認定意見的，須在《干部任免審批表》第一頁右上角簽署“同意”并署名、按手印、注明時間。本人意見與組織認定意見不一致、拒不簽字的，須在《干部任免審批表》第一頁右上角簽署“干部本人對×××信息不認可”并署名、按手印、注明時間。由各單位人事干部將《干部任免審批表》一式兩份回收轉人社局檔案室。

第三篇：人事檔案

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規范化、制度化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》及《企業職工檔案管理工作規定》，結合公司實際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據。

2、在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責

（一）綜合辦勞資員

1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無誤。

2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續。

3、負責登記工人工作變動情況。

4、負責為有關部門提供職工情況

5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監督。

2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規定

（一）工人檔案的內容和分類：

1、履歷材料。是指個人經歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實習、畢業鑒定，學習、培訓、工作、技術、工作調動等考核鑒定材料；

4、評定崗位技能和學歷材料。包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料；

6、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料。包括加入黨團組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉正材料，退出黨團組織和民主黨派的材料等；

7、獎勵材料。包括經公司級以上組織授予的各種物質、榮譽獎勵決定和先進事跡材料。如先進生產者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀國法或違反廠規廠紀所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉正定級表、工資變更審批表、調資升級表、調動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。

11、材料內容混在一起無法按上述分類的，按其主要內容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動工資部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應積極查找，確實查找不到的應登記造冊，經分管領導批準后補建。

3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門負責收集、補充，經分管領導批準后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續完備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠至近依次排列。其中第一類，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關系成員的檔案應轉交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進行排序，并按規定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發〔1996〕66號）有關規定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關規定移交檔案管理部門保管。

7、調動、解除（終止）勞動合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續后，由公司勞動工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持注明借閱理由的單位介紹信，經勞資部門負責人批準，辦理借閱手續。外單位借閱檔案時，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時追回。

3、借閱檔案時，檔案員和借閱者要當面點清材料份數和頁數，登記簽名。歸還時當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應立即追查責任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經勞動工資部門負責人同意后，方可查閱。未經同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應遵守以下規定：

（1）查閱檔案應在閱檔室進行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；

（3）查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無關人員泄露。

（五）檔案的轉遞

1、檔案應通過公司機要部門轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

2、對轉出的檔案，必須按“企業職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

3、接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節輕重，由主管部門對有關責任人員給予行政處分或經濟處罰：

1、不按規定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；

2、發現檔案破損、變質、丟失或泄密等情況，未及時采取措施造成損失的；

3、不按有關規定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監督檢查的或對檢舉揭發違法行為者打擊報復的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關檔案法規的。

（七）檔案員守則

1、認真執行檔案管理規定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時歸檔外，其它材料應隨時進行登記，經主管領導批準后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經登記和批準后方可處理。

5、不準無關人員進入檔案室。不向無關人員泄露檔案內容。

5、檔案材料書寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

6、檔案管理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規范、存放整齊、查（借）閱有手續。

第四篇：人事檔案

建立人事檔案的作用與意義：

人事檔案是公司檔案袋的重要組成部分，是一家公司的文化底蘊，可以全方面綜合的考察員工，作為升遷加薪等的考察一句，也可以有效避免產生不必要的糾紛。公司人事檔案主要包括：

員工簡歷、面試評估表、入職登記表、勞動合同、身份真復印件、照片等。主要可以分為三大板塊：

入職員工：

新員工登記表、人才登記表、畢業證復印件、銀行卡號、合同申請表、離職證明（上一家單位）、勞動合同復印件、入職體檢表、入職承諾書（承諾與上家單位家畜勞動關系，發生糾紛與本公司無關）

在職員工：

試用期轉正評估表、崗位升遷申請（人事異動審批表）、請假記錄、值班記錄、考勤記錄、培訓簽到表、月底績效考核表、年終考核表、年終總結

離職員工：

離職申請、理智工作交接表、離職證明或解除勞動合同通知書

人事檔案編號：

入職年份+流水號例：2012年6月3日入職，則該員工編號為：2012060301 人事檔案管理：

固定人員（入職、在職員工）和流動人員（離職員工）：以個人為單位用檔案袋收納應聘人員：以整體為單位用檔案袋收納

固定人員的人事檔案借閱需經部門主管同意

流動人員檔案和應聘人員人事檔案借閱需經檔案管理人員同意

流動人員檔案自人員離開之日起3年后可銷毀，應聘人員檔案自投遞之日起2年后可銷毀。

注：所有人員的檔案都應建立電子檔以備查閱

第五篇：人事檔案

、你們公司的人事檔案，除了以下5項常規內容外，還包含哪些其它內容？ A、員工簡歷

B、面試評估表 C、入職登記表 D、勞動合同 E、員工身份證復印件/照片

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？ 參照我們公司的規范，回答如下：由于我們公司有外籍人士，所以對于人事檔案我們分為Local和外籍2類，其中包含的內容也不一樣。1.local員工的檔案包含：

567

213

415 員工登記表 應聘資料背景調查表(適用簽訂保密協議人員)身份證復印件 學歷證書復印件 學位證書復印件 戶口本復印件 照片 退工單/離職證明 勞動合同 保密協議 職業病危害告知書 員工手冊簽收回執 職業資格證書復印件 社會累計工齡核定資料

2.外籍員工的檔案包含：

910

14員工個人資料登記表 應聘資料 背景調查表(適用簽訂B類保密協議人員)身份證復印件 護照復印件（外國）臺胞證(臺灣)回鄉證（香港）無犯罪記錄（僅適用于外國人）臨時住宿登記表 學歷證書復印件 學位證書復印件 照片 退工單/離職證明 勞動合同 保密協議

20LOA 職業病危害告知書 員工手冊簽收回執 就業登記備案表 就業申請表 就業證注銷證明 如何管理人事檔案？

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權管理 E、銷毀 F、其它（請補充說明）

2、管理檔案的操作規范和具體措施是怎樣的？

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7949

分享者：huang_3398 廣東深圳 學號：12086009

4人力資源主管 能源/冶煉/材料/化工

本帖最后由 huang_3398 于 2012-10-16 11:42 編輯 我是9月開始在三茅打卡的，一共打卡12次，上月帖子被頂置2次，今天看到思考思的私信，說我獲得9月打卡全勤獎，好 意外呀，激動得不得了，幸福來得太快太突然，不知說什么好，除了感謝還是感謝，謝謝三茅讓我非常有 成就感，謝謝三茅提供這么好的平臺，我會繼續努力下去，希望能和三茅一起成長。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項目？（可多選）

A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權管理 E、銷毀 F、其它（請補充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項，具體如下：

2、管理檔案的操作規范和具體措施是怎樣的？

A、檔案保管：我們對每個員工的檔案進行分類，按部門、入職日期、工號、工作區域進行分類，方便查找，我們的檔案由

薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續后，統一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因為檔涉及到薪資保密。

B、借閱：我公司規定了嚴格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領導可借閱、查看本部門人員

檔案，人力資源部最高領導可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據工作涉及的內容借閱員工一部分檔

案，保護員工的個人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規定的相關資料，由招聘專員負責錄入公司ERP系統，所錄入資料必

須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經歷、培訓經歷、職位異動（調崗、升職、降職、調

薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權管理：和檔案借閱類似，我們詳細規定了查閱員工檔案的權利，因有ERP系統，這方面操作起來比較方

便，對于薪資方面的權限，只有直接部門領導、人力資源部領導、薪酬專員及財務相關工作人員能查閱，修改權限僅限

薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動合同、競業禁止協議等最少保留三年，對于一些重要的檔案會存放得更久

些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統計及查詢。

F、檔案保存的注意事項：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號、部門、工作區域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關鍵詞和主

題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現在大多數公司開始推行無紙化辦公，對紙質檔案的保管就忽視了，紙質檔案記錄是規避勞資糾紛的最大

證據，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲

呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個人隱私，人力資源部或檔案部門應該實行嚴格的借閱手續和保密制度，防止個人資料及隱私外

泄。如何規避人事檔案的風險？

1、你認為目前你公司的人事檔案有沒有風險？ A、有 B、沒有

2、如果有，你會怎么來改善和規避風險？ 如果沒有，你具體做了哪些措施來保證沒有風險？

申請當牛人

10614

5分享者：風十三 廣東深圳 學號：120864549

總監 計算機/通信/互聯網/電子（企業規模：1001-10000人）本帖最后由 風十三 于 2012-10-17 08:12 編輯 今天大意失荊州啊！~~不小心失手，被膘哥偷襲！明天我勢必重新奪回沙發寶座！--------------------------

正如我前兩天打卡介紹的那樣，我們公司在人事檔案方面的管理相對比較完善，目前沒太大的風險，沒有因此而給公司造成重大損失或發生負面影響事件。慶幸之余，還是得益于公司對檔案管理的重視和日常操作的規范管控。

要合理規避人事檔案的風險，我個人認為要從檔案的真實性、完整性、及時性、安全性和實際操作的完備性等五個方面去著手考慮。詳細如下：

1、真實性 員工檔案真實性是其第一要素，如果連真實性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費時間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實性是風險防控的第一關，也是最重要的一關。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個無效的檔案資料，一旦發生爭議或糾紛，不足于作為有效證據。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時核查資料、確保填寫規范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時的身份核實、學歷驗證、背景調查等；入職登記表的填寫規范、勞動合同由HR在場監督指導員工本人簽訂等；員工對各項規章制度的培訓記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎懲記錄、考核目標確認書、績效面談表、考核統計數據、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實并經員工簽名確認過的。另外，為了核查真實性把關工作是否做到位，我相信很多企業都會有HR負責人最終把關審核簽字這一關，只有經HR負責人審核簽字確認的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關，那就趕緊補上吧，任由小文員一個人按制度流程及規范來操作，不加審核，還是會有風險的啊！）

2、完整性

這個不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風險隨時可能發生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規章制度里簽名了，但唯獨有一個員工沒簽，而他卻正好嚴重違紀了；或者說所有其他員工都買保險了，唯獨有一個員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時沒檢查和注意好員工檔案內容和記錄的完整性。多留個心眼，多仔細對幾遍，多審核，不完整限時補齊（如我們是要求一周內補齊）等終究是有益無害的。

3、及時性

及時性無非就是該更新的、該續簽的、該補齊的都要及時提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風險。如我們公司規定，員工基本信息（身份證、住址、聯系電話、緊急聯絡人）有變更的，應第一時間（變更后一周內）書面告知HR部門，不告知視是默認沒變更，排除企業不利風險同時，檔案管理人員要及時給予更新。做好及時性最好的辦法莫過于在EHR系統中設置工作事項提醒或建立EXCEL表格對到期時間進行標紅提醒，并定期提前查看，以備及時行動。

4、安全性 安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點。為了進一步防范和監控，我們還在檔案室內容安裝了高清攝像頭，整個檔案室可以通過高清攝像后臺一覽無余，沒有死角。《檔案借閱登記表》配上監控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準按權限查看，不能復制、下載或打印等。

5、操作的完備性 這個說簡單點，就是你對員工檔案所做的每一項動作是否有操作規范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對待公司財務報表和公章一樣，去認真慎重地對待檔案建立和管理的各個環節，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀行為，在規章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個人經歷，操作中延誤或不及時辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負面影響者，按嚴重違紀論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。