第一篇：淺談如何做好辦公室管理工作

淺談如何做好辦公室管理工作

辦公室是公司決策參謀部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部，是公司的“中樞”、“耳目”和“窗口”，具有上傳下達、管理服務、綜合協調、監督指導、參謀咨詢等多項職能。辦公室工作的好壞直接關系到公司工作效能的高低、管理水平的優劣和全年目標任務的完成與否，直接影響到公司的對外形象。辦公室工作既有規律性，也需要不斷優化、創新，追求進步。在公司快速發展的今天，辦公室工作也應該順應變化，不斷完善和提升。

一、更新觀念，不斷實現辦公室工作的新轉變 辦公室工作的管理創新不僅僅是管理方式的創新，更重要是管理理念和管理過程的創新，是辦公室工作管理創新的核心，也是提高執行力的有效途徑。

一是要把工作重心由管理事務為主導向參與政務為主導轉變。辦公室是公司的綜合協調部門，是領導指揮全局的中樞，是聯系上下、溝通左右的紐帶，是貫徹落實領導決策、意圖的核心力量。辦公室的這一性質決定著政務服務是主導的，事務管理是從屬的。必須創新工作思路，把工作的重心轉變到為領導決策參謀服務上，把大量的精力、精干的力量 放在貫徹落實領導決策和意圖上，即協助領導的決策，包括協助領導調查研究、綜合分析、參謀決策、落實意圖、督察督辦等，逐步實現從一個傳統的事務管理部門向一個以輔助決策為主的參謀機構演變。

二是要把工作方式由被動承擔任務向主動思考轉變。規定完成的任務就去做，領導交辦的工作就去完成的被動承擔任務式的服務，遠遠跟不上時代的步伐、達不到領導的要求。在公司加快發展的時期，辦公室工作必須徹底拋棄事情等待領導布臵、工作等待領導安排的被動服務理念，樹立主動作為的服務理念，積極調查研究，揣摩領導意圖，對事關全局性的問題和領導關注的事情要超前思考、提前介入、預先謀劃，做到比領導想在先、做在前、“快半拍”，時刻把握工作的主動權，主動為領導排憂解難。

三是要把工作方法由墨守成規向開拓創新轉變。要在當前快節奏的工作環境中高效率、高質量地完成領導和公司交辦的任務，必須破除條條框框的束縛和定勢思維的影響及單憑經驗和慣例辦事的做法，定期對辦公室工作進行總結，在優化提高、積極創新的基礎上，重點抓好工作機制、制度建設、服務方式等方面的創新，主動探索和研究辦公室工作的新規律、新經驗、新方法。

二、強化細節管理，提高辦公室執行力和工作效能 細節管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化。辦公室工作要走上科學化精細化管理的道路，首先，要在細節上下功夫，忽略細節，可能招致嚴重后果，甚至造成 無法補救的損失。通過抓細節以提升執行力，平時養成嚴密細致的工作習慣，不能不求甚解、粗枝大葉，盡量把每一項工作、每一個細節做得盡善盡美。其次，善于抓小事，平常說“辦公室無小事”就說明辦公室抓小事的重要性。辦公室的每項工作，如打一個電話、發一份傳真、出一個通知等都可能對領導工作、全局工作產生至關重要的作用和影響，這些看似平常的小事其實就是大事。辦公室人員一方面要幫助領導謀大事、謀全局，另一方面又要統籌兼顧，腳踏實地干小事，干瑣事，從小事做起，把小事做好。第三，辦公室工作涉及辦文、辦會、辦事、信息、督查、電話、文印、收發、接待、信訪、行政、后勤保障等多種事務，人盡其才、合理分工是提升辦公室工作效能、加速工作目標實現的保證。加強細節管理，把工作的責任落實到具體的人，使得人人都有責任、個個都有任務。

三、加強制度建設，促進辦公室工作規范化管理 辦公室日常工作多而具體、碎而繁雜，但又必須慎之又慎、細而又細。建立健全各項工作制度，靠制度管人，靠制度管事，才能使辦公室工作走上規范化、科學化的軌道。

一是加強制度建設。根據公司發展需要，不斷完善每項工作、每個環節、每個崗位的制度和辦文、辦事、辦會、決策、督查、考勤、管理、保密、接待等工作制度，制定細致嚴明的標準和程序，對各個崗位和人員提出具體要求，使工作開展有章可循、有規可依。二是規范工作流程。按照精簡程序、清理環節、明確標準的要求，依據辦公室職能逐項建 立和優化辦公室各項工作流程，如不斷完善信息調研、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、信訪處理、網站管理等各方面工作的具體流程。通過制定辦公室各項工作的標準、程序和要求，對各個崗位做什么、怎么做、程度如何進行明確規定，促進工作程序化、規范化。三是狠抓制度落實。光有制度，沒有執行，猶如“一紙空文”。制度能否產生成效，產生多大成效，關鍵要看抓落實的程度和力度。辦公室要牢固樹立抓落實的意識，落實人員，狠抓各項制度的落實，推進辦公室管理的規范化，促進辦公室工作效能和服務水平的提升。

四、制定目標，落實責任，確保每項工作落到實處 辦公室崗位眾多，大部分是具體的事務性工作，加之目前辦公室人員多數是身兼多職，如果沒有明確的工作目標和崗位職責，容易造成工作交叉重疊，或者出現互相推諉，某些工作出現空白，無人過問落實的情況。首先，工作要有目標和計劃，要做到年有工作要點，季有工作計劃，月有情況通報，周有工作安排。對公司確定的任務和領導關心的熱點、焦點、重點問題和工作，要嚴格督辦督查，確保在規定時間完成。其次，要合理分工，根據辦公室的工作職責，制定各個崗位人員的工作職責，落實指標，各施其職，各盡其責。同時，應堅持權責一致的原則加強對各個崗位的考核，依據考核結果兌現獎懲，使辦公室每個成員都各司其職，優質高效地完成各自承擔的工作任務。實現人人有事做，事事有人管的管理目標。

五、人本管理，調動辦公室人員的積極性和創造性 一是重視人文關懷。讓辦公室人員充分感受到他們是被重視的，讓大家充分參與決策，積極采納大家提出的合理化的意見和建議，推進決策的公開化、民主化和科學化，努力創造團結、和睦、奮進、活潑的工作氛圍，讓辦公室人員在輕松、愉悅的環境下工作。拋棄只關心工作，不關心生活的思想的做法，例如通過設立意見箱、開展談心活動、召開民主生活會等方式，深入了解辦公室人員想什么、要什么，關注辦公室人員的思想動態，積極引導辦公室人員保持積極、樂觀、向上的心態，引導他們正確對待領導的批評、正確面對困難和挫折。

二是善于激發人的潛能。讓辦公室人員對工作目標有個清晰的認識，對發展的前景和藍圖有個清晰的概念，激發大家工作的熱情和愿望。通過不斷創新工作方法和管理理念，制定明確的獎懲措施，及時捕捉和發現辦公室人員的閃光點，對他們取得的成績和每一個新的進步及時給予表揚和肯定，對他們遇到的困難和挫折給予鼓勵和支持。

三是齊心協力搞好合作。“三個臭皮匠賽過一個諸葛亮”、“眾人拾柴火焰高”。辦公室是一個小團體，辦公室工作既要通過細密的分工，各司其職，各負其責，來提高工作效率；又要圍繞同一個目標、任務，互相溝通，加強合作，形成強大合力，形成互相幫助、互助合作的工作氛圍，避免出現“各自為政”、“一盤散沙”的現象。

辦公室管理工作無小事，只有在工作實踐中不斷總結、提煉、創新，才能實現辦公室管理工作的逐步提升，才能使部門職能得以充分發揮，才能為公司加快發展提供堅強支撐。

第二篇：如何做好辦公室管理工作

如何做好辦公室管理工作

多年的行政工作經歷告訴我，辦公室主任并不是個輕松的崗位,它擔負著公司內外關系協調、行政事務、后勤保障、環境衛生、治安保衛、員工及車輛管理等諸多事物。除了要求具有豐富的管理經驗外，還要有扎實肯干、任勞任怨的工作態度，聰慧博學、思維敏捷的頭腦，二者缺一不可。要想把辦公室工作做好,我個人認為應該在一下幾個方面加以努力:

一、加強辦公室的日常管理工作

作為辦公室的負責人，應該清醒地認識到，辦公室是總經理直接領導下的綜合管理機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，是推動各項工作朝著既定目標前進的中心。辦公室的工作千頭萬緒，事物督辦、文件起草、資料調研、文書處理、檔案管理、考勤管理、文件批轉、會議安排、迎來送往及用車管理等等。面對繁雜瑣碎的大量事務性工作，應自我強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜處理各項事務，力求快速、周全、準確、適度，避免疏漏和差錯.二、認真做好公司的文字性工作

草擬和管理公司綜合性文件，是辦公室的重要工作之一，作為辦公室負責人，平時就要組織好辦公會議的記錄、整理和會議紀要提煉等工作，認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印和督辦工作.公司所有的文件、審批表、協議書、圖紙、圖集等要整理歸檔入冊，要設專人負責，并定期檢查。配合公司領導在制訂各項規章制度的基礎上要不斷的加以補充和完善。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神，確保公司各項工作的順利進行。

三、加強自身學習，提高業務水平

作為辦公室負責人，在加強自身學習方面不能掉以輕心，要不斷的向書本學習、向周圍的領導和同事們學習。房地產行業有句老話：“不怕你不懂，就怕你不學。”只要平時不間斷的學習，每天進步一點點，經驗才會不斷的積累，業務素質才會不斷提高。要在組織管理能力、綜合分析能力、協調辦事能力和文字言語表達能力等方面不斷提升自己，這樣才能從容地處理日常工作中出現的各類問題，才能保證本崗位各項工作的正常運行。

四、把公司人事、福利、勞資管理制度落到實處

認真組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制、及監督工作，根據人事管理制度，認真與聘用員工簽訂勞動合同，按照有關規定，到勞動管理部門辦好繳納社保（養老保險、失業保險、醫療保險）的各項手續。切實抓好公司的福利工作，按照預算審批制度，組織落實公司辦公設施、勞保福利等商品的采購、調配和實物管理工作。體現公司的人性化和規范性，解決好員工的后顧之憂，使他們都能在各自的崗位上安心工作。

五、立足本職、求真務實、當好公司“內管家”。

辦公室工作頭緒多、婆婆多、服務對象多、方方面面應酬多、事情多而繁雜，而且哪方面做的稍有不慎不周，就會產生不良影響。好比老牛進磨坊一年忙到頭，還出力不討好，沒有業績。雖然工作難度大，但每一項工作都與全局有著密切聯系，要做好辦公室工作就要理清思路，分清輕重緩急，統籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考，要有強烈的事業心和責任感，增強工作效率。工作要腳踏實地，真抓實干，力減浮夸，不計較個人得失,在工作任務較重較多時要冷靜思考，一一落實，工作要講實話，向領導報實情，不能投其所好,報喜不報憂。另外辦公室工作要以事業為重，不能摻雜個人感情，憑個人意志辦事，要互幫互助,共同進步,帶動辦公室整體工作向前發展。要堂堂正正做人，踏踏實實做事，辦公室要建立健全嚴格規范的工作制度和辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎和保證，要讓辦公室納入制度化、規范化、科學化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。工作要有親和力，要與員工建立良好的工作關系，要善于發現其各自的優缺點，尺有所短、寸有所長，要善于利用其長處，并將其充分運用到工作當中。我們的企業才剛剛起步，許多工作還有待于進一步完善，在今后的工作當中，要積極的促進企業制度建設、員工隊伍建設以及企業文化建設，當好企業的“內管家”，為公司大踏步的向前發展做出自己應有的貢獻。

以上是我對辦公室工作的一點浮淺的理解,不到之處,望領導多多指正!

第三篇：如何做好辦公室管理工作

如何做好辦公室管理工作

辦公室工作是企業決策的參謀部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企業的“中樞”、“耳目”和“窗口”，因此，做好辦公室工作，對于提高企業工作效率具有十分重要的意義。如何才能做到既讓上級領導認可又讓各級部門員工滿意，為單位提供優質的服務和后勤保障，給大家創造良好的工作環境和條件，進而搞好辦公室工作，的確值得辦公室管理者深思。

想搞好辦公室管理工作，就應當弄清辦公室的工作特點。辦公室承擔著人事勞資、文秘、新聞宣傳、會議籌備、接待、文件收發、檔案室管理、辦公用品采購、物業管理、車輛管理、電腦網站維護等工作內容。工作內容復雜繁瑣，原則性卻又極強，必須不偏不倚地執行領導的管理意圖，從單位的實際出發，把握住大的原則和方向。所以我為辦公室工作提出以下幾點意見：

一、完善和管理制度

（一）要求辦公室不斷完善各項管理制度，將大的原則落實到各項具體規定中，凡事做到有章可循，實行靜態化管理；

（二）要在加強制度化管理上下功夫，好的制度要靠執行才能收到實效，才不會出現以權謀私、看人臉色、欺上瞞下的現象。

二、要有服務意識

（一）員工服務：辦公室的工作往往事關全局，辦公室不做決策但服務決策，各種綜合性、協調性、服務性工作貫穿始終，任務艱巨，責任重大。辦公室在處理好日常事務的同時，應將更大的精力放到綜合協調、服務決策、服務管理上來，不斷創新服務的內容和方式，提高服務效率；否則，辦公室工作就不能說是全面的、成功的和有效的。做好服務，就是要認真做好為領導決策服務，為各部門服務，為員工服務。

（二）領導服務：全面、準確、及時地掌握企業實際情況，廣泛收集信息，深入調查研究，增強認識問題的前瞻性、科學性，更好地為領導決策提供有價值的意見、建議；真實反映基層情況，使基層的合理要求在領導決策中得到充分體現；準確體現領導意圖，認真學習有關文件和領導講話精神，不折不扣地完成領導交辦的任務。

三、注重效率和質量，不斷提升自身素質

（一）要加強機關辦事效率。一定要養成今日事今日畢，急事急辦，特事特辦的習慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。

（二）要提高工作質量與標準。辦公室工作從內部來說面對的是領導、部門和員工，從外部來說面對的是省體育局各處室，其工作和服務質量的好壞不僅影響領導、部門、基層工作的運轉，而且影響到企業的形象乃至企業整體的正常運轉。因此，我們努力把辦公室的每項工作做到又好又快。

（三）要提升自身素質，辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴格按各項管理制度、按規矩和程序辦事，不能自作主張，自行其事。

四、營造舒暢和諧的工作氛圍

辦公室由于任務多、壓力大，工作比較繁重，長期如此，必然會身心俱疲 , 不僅損害身體健康，工作效率也會下降。因此，堅持勞逸結合，工作時全身心投入，休息時盡情放松，營造一種舒暢和諧的工作氛圍，也是做好辦公室工作的重要因素。定期組織部門職工舉行交心談心、學習交流等活動，通過活動增進了彼此溝通，融洽了彼此關系，促進了和諧部門的建設。實踐證明，職工在這樣一種和諧氛圍中工作，更利于調動工作的積極性，激發創造性，增強團隊協作意識 , 工作效率會更高。

總之，辦公室管理人員只有加強學習，進一步提高對辦公室工作特點和規律的認識，自覺圍繞中心工作努力創新管理機制，拓展服務領域，提高工作效率，才能真正做好辦公室工作，才能為企業的生產和經營多做貢獻。

第四篇：如何做好辦公室管理工作

如何做好辦公室工作

一、辦公室工作的主要職責、地位和作用 首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往 和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領 導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協 調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工 作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作 具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還 是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產 生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損 失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影 響著全局各項工作的開展和各項稅收任務的完成。其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在于領導，在于領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單 純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認 識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會 沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作 和搞調查研究。下情不了解，談不上給領導提供決策的 依據。如果領導重視、關心、支持辦公室工作，從政治 上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡 可能地改善他們的工作環境和條件，從工作上支持他 們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使 辦公室不僅能夠穩定住隊伍，而且還會有很大的吸引 力，達到其充分調動他們努力工作的積極性。

二、具備擔當辦公室主任的條件

（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質，全 面發展自己。能否有效發揮辦公室的整體作用，關鍵在 于辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的 全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決 策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公 室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公 室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。

（二）從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情 多，工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑 戰性，越是能夠學到新知識、新經驗，增長新才干，開 拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛 煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一 次難得的鍛煉機遇。但是，挑戰與機遇同在，壓力與動 力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是 辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實踐

經驗，提高自身綜合素質。

（三）要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和 個人品

質。

1、敬業精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任 勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的 組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作 風，這是干好辦公室工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優良作 用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超 前意識要強，在工作中要充分發揮主觀能動性，才能不 斷開拓新局面。

3、辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴 格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項工作 的保證。

4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高 尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所 謂 “高尚” 就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是 人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就 是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊 涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事； 要謙虛謹 慎，慎用權力，知人善任,能夠與人團結共事,而且具有 良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出 了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發 揮整體合力的戰斗作用。

（四）要具有擔當辦公室主任必須的知識能力 從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負 著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項 工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字 綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

作者：124.132.87.* 2008-1-8 20:47 回復此發言

2 如何做好辦公室工作

1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理 解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭 腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較 高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的 文字基礎，同時，要熟悉業務知識，包括稅收知識、財 會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及 工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是 開會發言答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的 所有工作，本人在辦公室 12 年工作中不同程度地實踐 過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟 悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工 作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。

三、辦公室主任

任應具備良好的精神狀態 辦公室是綜合部門，既要協調方方面面，又要服務 上下左右，具有整體性強、影響大的特點，要使辦公室 具有戰斗力，發揮窗口樹好形象，辦公室工作人員必須 具備良好的精神狀態。一是忠誠可靠，潔身端正。在思 想上忠于稅收事業，不折不扣地理解黨的路線、方針、政策，特別是稅收政策，樹立全心全意為人民服務的思 想，在行動上要服從領導，對領導和各項決定應認真地 貫徹執行，不得自行其事，一旦遇到領導作出的決定不 妥或明顯失誤時，應該出以公心，予以提醒，切不可為 博得領導歡心而盲目服從，曲意迎逢。警惕各種腐朽思 想的侵蝕，抵制各種不正之風，堂堂正正做人，清清白 白從政，勤勤懇懇辦事。二是任勞任怨，勤奮好學，不 論是撰寫材料、文件收發、打印裝訂，還是協調辦事、接待來訪、車輛管理、安全保衛，甚至添茶倒水、打掃 衛生等都要有強烈的服務意識，以高度負責的態度，一 絲不茍地做好，這些成績和效果往往不是顯而易見的，但常常是融入其他工作之中或為他人“做嫁衣”的，并 且常因撰寫材料、接待來訪而不分上下班、節假日，這 就要求我們具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名 英雄的思想品德，經受得起各種誤解、委曲和挫折，胸 懷要寬，肚量要大，要運用自己的智慧，既化解矛盾，又綜合協調，努力為領導分憂解難，把工作搞好。三是 團結同志，寬以待人。一個單位的同志，由于生活閱歷、工作經歷、文化層次、興趣愛好、職責任務等諸多方面 存在差異，作為辦公室主任就必須大事講原則，小事講 風格，對人必須寬厚誠懇，對事必須嚴謹認真，只有這 樣，才有協調各科室之間的矛盾、職工與領導之間的矛 盾，以及本單位與外單位，特別是與納稅人之間的矛盾，讓同志之間、科室之間、上下級之間，團結一心，促進 機關工作的高效運轉。

第五篇：淺論如何做好辦公室行政管理工作

淺論如何做好辦公室行政管理工作

摘要：對于一個單位來說，辦公室的設置相當于維持機器運轉的零部件。單獨零部件的運行情況、各個零部件之間的磨合情況，決定了企業這部機器的最終運轉情況。為了更好的維持企業的運轉，就必須加強對辦公室的管理，這時如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。常人眼中的行政文員看似只是每天整理整理文件和做一些繁雜的瑣事，看起來是一份既體面又容易的工作。但事實并非常人所想、常人所見那樣輕松那樣完美。行政文員在工作中也有遇到挫折的時候，如何去面對和以什么樣的一種態度去面對它顯得至關重要。本文結合我在中水七局紅星路項目擔任辦公室行政文員一職的工作經歷，來闡述對如何做好辦公室行政管理工作的一些看法。

關鍵詞：如何做好；行政管理；工作

一、辦公室行政管理工作的內容

辦公室行政管理在單位中，由于所處的特殊位置和它的工作性質，決定了眾多職能，其中辦公室行政管理和服務是它最基本的職能，也是辦公室工作的立身之本，是保證一個單位日常工作正常運行的基礎。因此，辦公室務必明確辦公室行政管理和服務的職能要求，優化辦公室行政管理體系和工作運行機制，提高管理和服務的能力和水平。企業行政管理人員的主要工作內容包括：

1、做好辦公用品及日常用品的采購、發放管理。月末辦公室要根據其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據相關規定作適當儲備以備不時之需，收集好各部門的請購計劃并根據相關規定核算好價格后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優價廉。要作好物品出入庫登記，確保帳物相符。

2、做好各部門基礎設備、設施維修管理。辦公室負責根據維修要求協調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對維修質量監督、確認。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。、做好文件檔案的歸檔管理。據不同種類檔案的特點，做好系統編目、使用、傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內容、時間順序等存檔管理。、做好文件資料收發、報送管理。文件資料收發、報送均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類上級單位信息應登記后及時傳遞給相關部門。

5、做好會議管理。會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作。

6、做好公章管理。公章管理必須嚴格審批手續，應堅持“先批準、后用章”的原則，使用公章事宜須報單位一把手批準后用章；用章登記，要求用章人員認真填寫《用印登記表》，登記內容包括：編號、時間、用章單位或人員、用章事由（或文件名）、文件字號、用章數量等；嚴格控制將公章帶出單位外使用，確因工作需要帶出使用時，須經主要領導批準，并由印章專管人員攜帶外出使用。

二、如何做好辦公室行政管理工作

（一）明確辦公室行政管理和服務的職能要求，奠定開展辦公室工作的基礎

1.全面熟悉和了解本單位的情況。

做好辦公室行政管理和服務工作的前提是要全面熟悉和了解本單位的情況，對本單位的組織機構、部門職責、人員構成、分工等基本情況要了解。我從2012年7月份開始在項目部工作，當初什么都不懂的我，就腳踏實地的向同事了解項目各個部門的信息，對各個部門的工作職責、工作重點、所需支持有一個充分的了解，才更有利于我后期工作的開展。

2.保證工作落實。

辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環境、安保、食堂的管理進行監督，收集員工建議，通過有效途徑進行改善；為員工提供較為良好的生活、工作環境，提高保障質量。日常事務處理，辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理。也要及時執行上級交辦事務，優先完成領導交辦各類事務，規定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結果向領導匯報。

總體來講，辦公室屬于服務保障部門，是為其他部門服務的，所以也要協助他們處理不涉及本部門的日常事務。以服務為理念，細心為指導，才會使得各項工作做到實處。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。

（二）規范辦公室行政管理和服務的方式，建立科學的管理體系

俗話說無規矩不成方圓，在辦公室的行政管理工作中明確的工作標準、規范的工作程序、優化的管理體系是提高工作效率、加強辦公室效能建設的必然要求。而辦公室行政管理中科學管理體系的建立又可以從以下三點進行開展。

1、確立工作標準，推進管理和服務的標準化。

辦公室作為一個單位的龍頭機構，應大力推進管理服務工作的標準化建設，既要把辦公室的工作梳理出來，如文件處理、會議安排、檔案管理等，對每項工作建立標準、規定要求，明確分工。

對于工作周期比較長、收效比較慢的工作，無法短時間內對其工作成果進行測量，但是制定詳細的工作計劃，將長遠的計劃分解成各個階段的小計劃，制定小的工作目標，對每個階段的成果進行測量，一步一個腳印才能確保最后的工作計劃得以實施，才會實現最終的工作目標。

2、建立管理流程，推進管理和服務體系的科學化。

第一要結合部門實際，設立崗位責任制，進一步明確崗位的責權利；第二要對每個事項確定工作流程，堅持按流程辦事；第三要嚴格按照實效、動態等原則要求，對崗位目標進行分解、優化；第四要結合實際，制定不同崗位人員工作的考核內容、標準，不斷完善考核的程序和辦法。

以單位文件呈報制度為例，各部門接收的文件統一先交給辦公室人員，辦公室人員交至部門負責人處，由部門負責人給予處理意見；再由辦公室上報總經理處，并根據批示下發各部門。該制度的實行，避免了文件處理的混亂，大大提高了工作的效率。

3、發揮協調和督辦作用，保證整體工作務實高效運轉。協調和督辦貫穿于辦公室工作的各個方面，把各方面的情況綜合好、關系協調好、工作協調督辦好，會促進單位工作務實高效的運轉。

要做好協調和督辦作用要做到以下幾點：一要牢固樹立大局意識和服務意識，從高處著眼，于細節著手；二要注意原則性與靈活性的有機統一，要有原則而不呆板，要靈活而不散漫；三要加強對內、對外的協調，努力做到寓溝通、協調于聯系之中，確保信息的暢通；四要增強督辦工作的主動性，及時督促按規定要求和時限貫徹落實情況，并注意發現落實過程中出現的新情況、新問題，提出解決問題和完善決策的建議。

（三）增強辦公室人員綜合素質，提升管理和服務的能力和水平 在辦公室的行政管理工作中，有了科學的管理體系這項“規矩”，當然就需要執行“規矩”人，這就到了辦公室的職工發揮作用的時刻。辦公室在提高部門單位行政工作質量和效率等方面擔負著重要責任，這就要求辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強的奉獻精神、更精的業務本領和更嚴的紀律觀念。為此，辦公室的職工要不斷加強自身建設，提高綜合素質。

1.加強學習。

加強學習除了依靠自我學習以外，還要充分的利用公司給提供的各種學習機會。有些公司會為員工提供各項提升職業技能的培訓。

2.強化服務理念。

明確辦公室的服務立場，樹立良好的工作態度，擺正工作位置，把管理寓于服務之中，把提供優質服務作為管理工作的首要任務；

3.弘揚協作精神。

辦公室人員雖然各有分工，但對外是一個整體，一定要加強協作，強化團隊意識，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心合力，提高辦公室的整體管理能力。協作精神的培養是一個循序漸進的過程，要明確每一份工作的正常開展都離不開各個部門、各個工作人員的積極協作，做1+1＞2的事。

（四）爭取領導支持，為發揮辦公室管理和服務職能作用創造條件

充分發揮辦公室行政管理和服務的職能作用，不僅要靠辦公室人員的努力，還要有單位領導的關心和支持。公司內各項工作的開展，需要公司各個部門的支持與協調，獲取領導對于辦公室工作的肯定，可以獲取直接的支持，也更有利于工作的開展。

1.善于溝通

溝通是各級間解決問題的橋梁。要具備良好的溝通能力，準確的傳遞信息，準確的吸收信息，能夠跟領導進行無障礙的交流，讓領導充分了解工作的內容、工作開展的進度及工作成效等。

2.學會信息反饋

讓領導了解工作進度及工作中所需支持，但切記不能濫用這項權利，一定要對問題進行分析后進行呈報，不要事無巨細，會降低工作開展的效率。3.知人善任

這是對領導基本素質的要求。既要對辦公室人員嚴格要求，又要理解和體諒辦公室人員，為他們創造良好的工作環境，使員工從工作中獲取肯定和成就感，由于員工結構的穩定，也利于員工潛能的開發。

三、小結

工作已經2年多了，我從一名初出校門不諳社會規則的天真大學生逐漸成長為一名能立足于社會的工作人員，在這段時間里讓我學會了很多東西，也學會了站在一名行政文員的角度分析和看待問題。在辦公室的行政管理中，貫徹明確辦公室行政管理和服務的職能要求；規范辦公室行政管理和服務的方式方法，建立科學的管理體系；增強辦公室人員綜合素質，提升管理和服務的能力和水平；爭取領導重視支持，為發揮辦公室管理和服務職能作用創造條件的宗旨，才能將辦公室的行政管理工作做到最好。

二〇一四年十月十八日

作者簡介：

xxx，19xx年出生，女，一分局，xxx項目部綜合部文員，從事行政文員、后勤管理以及團支部相關工作，聯系地址：xxx，郵編：xxxx，電話：xxxxxxx，郵箱：xxxxxxxxx