第一篇：會務流程指南

會務流程指南

會務工作千頭萬緒、環節眾多，稍有不慎就可能發生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程，可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。

謀劃會前準備

會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節，對可能發生的問題超前謀劃。

（一）制訂方案

會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強，并須報經相關領導審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會，協調各部門按照方案要求落實各自職責。

（二）明確任務

在會議籌備階段，主要有以下任務：

1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。

2．下發會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內網郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送，要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送，應要求接收者及時回復。

3．落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。

4．協調出席領導。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。

5．預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系，預訂會議室，并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。

6．編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。

7．制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。

8．會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置?？傮w要求是規范和諧、莊重大方，并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現了整個會議的格調和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次，并視需要及時調節燈光。

9.制作、擺放桌簽。根據最終確定的參會人員名單，制作桌簽；要認真核對全場桌簽，防止遺漏、重復和出現錯別字。依據文明禮儀手冊等規范合理安排與會人員會場座次。桌簽擺放完成后要及時制作會場座位圖，打印后放置會場方便查閱。

10．組織調度會議用車。視會議需要借用或租用車輛，并安排專人負責車輛調度，對乘車人員進行統計、清點，防止遲到、遺漏，車輛較多時還要對車輛編號、分組，以方便調度。

11．安排新聞報道。需要新聞報道的會議，要提前聯系宣傳部門或新聞單位，在會場安排好新聞宣傳人員專座，并協調銜接。

12．分發會議材料。會議材料要列表登記，發放時要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人。可以視情況在會前通知參會單位（人員）派人提前領取，也可以在會場簽到時一并發放，或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯。對于涉密文件，要嚴格按照相關保密規定編號登記，及時收回或提醒按保密規定流轉、保存，防止泄密。

（三）分工落實

擬訂好會議方案，根據方案分解任務后，要協調分工，明確責任人，規定各任務完成時限，做好分工落實，并在會議開始前做一次全面自查，確保萬無一失。

細化會中服務

會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作。會中工作無小事，周到、細致是做好會中服務工作的基本要求。會中服務工作繁雜瑣碎，情況不斷發生變化，一定要注重細節，精細周密。

（一）組織會議報到

會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據會議要求發放資料、提醒注意事項等。要做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、井然有序。

（二）做好會議簽到

安排專人打印簽到表放置會場，提醒到會人員簽到，并做好到會人員清點、登記工作，實時掌握人員到會情況，并視情況電話督促參會人員及時到會。會議開始后要統計匯總到會人數，登記遲到、缺席人員名單。

（三）維護會場秩序

會議召開期間，要安排專人現場值班，維護好會場內外秩序。一是實時監測會場音響、燈光等情況，發現問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為，同時防止無關人員進入會場。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人匯報時，要采用合適方式靈活處理，努力減少對會議的干擾和影響。

會后總結要實

會后工作是會務工作的重要組成部分，是保證會議質量、達成會議效果的重要環節。通過會后工作總結會務組織的經驗、教訓，推進會議精神的貫徹落實，以進一步優化會務工作機制，提升會議效果。

（一）返程服務

協調組織好參會人員會后服務，必要時協助聯系交通工具或幫助訂票，對個別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排。

（二）材料歸檔

會后要及時將會議方案、通知、簡報、發言材料、領導講話、音像資料等相關資料收集齊全，按規定整理歸檔，以備查考。同時，要按照保密相關要求，對需回收的會議材料逐份清點、登記回收。根據需要發布會議簡報或信息、起草編發會議紀要，印發領導講話等。

（三）會后總結

每次會議結束后，要及時、客觀、準確地做好總結。系統梳理、分析會務工作成功經驗及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見、建議，為以后進一步改進會務工作提供借鑒。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中，確保會議精神及時落實。

做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會人員不斷提升自身素質。

一是統籌全局的意識。會務工作任務重、要求高、涉及面廣，需要會務人員牢固樹立全局意識，從全局的高度統籌協調好參會各部門、會務各環節的銜接和工作落實，謀劃好每一細節，確保會務組織周到、高效、有序。

二是靈活應變的能力。會務工作不可預期因素多，需要會務人員樹立應變意識，提升應變能力，處變不驚、處變不亂，及時妥善處置好各種臨時突發情況，保證會議圓滿成功。

三是認真負責的品質。會務工作瑣細、繁重，涉及環節多，出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響，因此會務人員必須具有高度的責任心，充分發揮積極性和主動性，盡心盡責，搭臺補位，把握好每一環節，做好每一細節，這樣才能使會務有條不紊，順利完成。

第二篇：會務安排流程

會務安排流程

會務一般分為三個階段，會前準備、會間服務、會后處理(一)會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規模、會期、議題、日程安排、經費預算、組織領導等拿出意見，提交領導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務工作實施計劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務的領導和具體辦事人員心中有數，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協調會議。

較大型會議會務任務重，服務保障的部門多，要根據需要，組成會務工作組，召開會議籌辦工作協調會。召開會議籌辦工作協調會的主要內容是：傳達或印發會議方案，明確各組或各人的任務，研究和補充《會務工作實施計劃》，協調一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責任到組到人。

3、印發會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數及所乘坐車次，以及有問題如何聯系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發給出席證，列席會議的人員要發給列席證，會議工作人員要發給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區別，以便于辨認。會議各種票證應于會議報到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發。如會場有條件擺座簽，最好用擺設座簽的方法取代座次證。

5、準備會議用品。

本著勤儉節約的原則，按照會議方案中的預算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據給出的預算按照個人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務，要提前準備選票、票箱、監票和計票人胸簽及計票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據方案中的預算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯絡函，先交由部門負責人簽字，部門負責人同意之后交由行政負責人統一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個方面的內容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。會議編組主要根據會議的任務確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫療、交通和通信4個方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標準及其他服務保障要求及時通知接會的酒店。

10、設置會場。

設置會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設備要全面了解，如無把握，應有應急方案。

11、做好接站準備。

依據與會人員報到時所乘車次，列清什么時間、接哪個車次的哪些人、什么車去接、由誰負責等，發給有關人員按表抓落實。

(二)會間服務階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據實際需要，做好以下8項工作。

1、組織好會議報到。

提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時，會務工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設置和設備，然后協助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點并報告到會人數，掌握和隨時通知有關人員調控會場音響、溫度、照明等；督促服務人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時進行調度，作出適當安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時由材料組負責，有時由會務組負責。即使由材料組負責，會務工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學習討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務工作人員必須熟悉主持詞，才能協助主持人順利完成會議預定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發材料的要分別依據重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發材料的，要著重記錄講話人作出發揮、增補或解釋的地方，作為已印發材料的補充留存。重要報告、講話要錄音、錄像。領導人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內容和進程，為日后查考提供依據。

5、現場參觀組織工作。

事先要派員察看現場，與被參觀單位商定現場會開法和參觀路線，提前做好各項準備?，F場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛工作。參觀時，會務工作人員要分工把口，加強聯絡協調，統一指揮調度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報編印工作。

有的會議為使領導成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領導主持和指導會議提供依據和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務組編印分發。編印簡報的一般要求是：標題要醒目，內容要精煉，篇幅要簡短，印發要及時。

7、會議材料回收工作。

會議印發的屬于保密范圍的文件材料，在會議結束前應予以回收，以防發生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱文件的人員，發文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時回收。

8、做好與會人員的返程服務工作。

會務組應在會議結束前知悉返程需要住宿安排的人數，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關鍵的是抓好安全，應在會議結束時，通過主持會議的領導強調返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規定。

(三)會議善后階段。會議結束，會務工作不能同時結束，還要繼續做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項：

1、做好財務結算。

會議結束后，會務組要及時與酒店有關人員一起，核算住房、伙食等費用，并盡快結算外圍賬目。對凡屬已列入會議預算或預算外開支應納入會議報銷的經費，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務工作總結。

會務工作基本完成后，大會秘書處應及時召集全體會務工作人員進行總結，肯定成績，指出問題，找出經驗教訓，并對表現好的人員進行表揚。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務用品的歸還和整理。

每次會議結束后，對一些常用的會議用品，借來的應立即歸還，自置的應加以整理，以便下次再借或再用。

第三篇：會務組織工作流程

會務組織工作流程

一、擬寫會議電報

包括會議主題、會議時間、會議召開地點、參加人員、日程安排、報到地點、呈辦公室領導審閱、呈主管領導簽發

二、會務準備

（一）編制會序冊 1.會議須知 2.會議議程安排

3.會議代表食宿安排，住宿房間、就餐位置、會場座位

4.核對與會人員名單(二)會場布置 1.懸掛會標

2.根據需要，擺放鮮花 3.檢查音響、照明等設備

4.按排名確定領導主席臺入座位置，并擺放姓名牌 5.按會序冊確定的位置擺放與會人員的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜單交領導審查 2.根據會議代表、工作人員、民族習慣合理劃分就餐座位安排

(四)召開會議工作人員協調會，明確分工 1.安排與會人員報到 2.提前到會場組織與會代表就座，維護會場秩序 3.安排與會人員就餐，并隨時掌握會議進度，做好與會代表用餐準備

4.做好文藝晚會等各種娛樂活動組織

5.根據會議需要，安排有關領導同志看望與會代表 6.提前征詢與會代表意見，預訂返程車票或作好返程安排。

7.按照會議要求，安排與會人員留影記念

8.做好與會代表返程，安排有關領導或工作人員送行

三、后勤保障

1.與后勤中心聯系，提前對房間管道、線路進行檢查與維護,做好會議期間水、電的供應

2.根據會議要求，做好車型、車種、數量的準備，并確保車輛狀態良好

3.根據代表的身份和抵達（返程）的日期、地點，安排有關領導或工作人員到車站接（送）車

第四篇：會務接待流程

會務接待流程

一、會務工作總體思路

（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。

（二）責任到人：每項任務均有專人負責。

（三）周密計劃：每項任務均須制訂周密的工作計劃。

（四）逐項落實：計劃的每個環節、步驟均須嚴格落實。

二、會前準備

（一）成立會務組

1.會務組組長：總體負責。

2.文秘材料小組：負責組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草。

3.后勤保障小組：負責會議的會場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。

備注：任務分解后形成《會務接待方案》。

（二）明確會議概況

1.全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內容：

（1）會議主題

（2）級別與規模

（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務）

（4）會期與日程安排（會議日期、天數、議程、活動安排等）

注：日程安排形成會務指南。

（5）會議經費申批：根據會議概況，按照神東電力公司本部有關標準預算會議經費，簽報領導批準。

（三）下發會議通知、登記代表名單

1.責任人：文秘材料小組。

2.責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報領導批準后下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括：

（1）會議主題

（2）參會人員

（3）會期安排

（4）會議地點與聯系電話

（5）會務組聯系人與聯系電話

（6）報到日期

（7）有關事項（如要求自帶有關材料、物品等）

（8）會議回執（附表2）

（9）會址交通導引

3.落實：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登記報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登記內容應包括：

（1）單位

（2）姓名

（3）職務

（4）性別

（5）民族

（6）到達航班與到達時間

（7）是否要求接站

登錄工作應盡早完成，并在此基礎上制訂《會務接待指南》。

（四）選定會議地點

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：聯系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包括：

（1）價格（客房、會場及其他服務項目的價位）

（2）設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）房間有無網線、是否含早餐

（3）服務（辦會經驗、餐飲質量、服務態度等）

（4）交通（便利與否）

（5）當期有無接待能力

3.落實：綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報或口頭匯報領導批準。領導批準后，立即完成以下工作：

（1）與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣

（2）根據會議預算在財務借款

（五）準備會議材料、用品

1.責任人：兩組分工協作。

2.材料內容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：

（1）會議代表名單（附房間號）

（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等

3.會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：

（1）會場條幅（或現場LED顯示器）

（2）會議代表證

（3）與會領導桌簽

（4）文件袋、筆記本、筆

（5）錄音筆、照相機、攝像機

（6）便攜機、打印機及紙張、投影儀（根據需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）

（8）藥箱（備常用藥品）

（9）現場安全帽的準備

（六）餐飲安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與酒店緊密協調，盡早落實以下工作：

（1）吃飯人數

（2）包間預定

（3）煙、酒水準備

（4）飯后車輛安排

（七）會場安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與賓館緊密協調、現場核查，或在辦公區域準備，盡早落實以下工作：

會議室

領導臨時休息室

各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀

（八）文體活動安排

會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。

（九）房間安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內水果、煙、礦泉水擺放。

三、會中服務

（一）接站

（二）簽到

1.在正式報到前日，應完成以下工作：

（1）將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館

（2）統一領取代表房間鑰匙

（3）花卉、水果等分發到各房間

2.簽到工作包括以下環節：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）

（2）在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

（3）確認返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）紀念品的發放

第五篇：會務流程安排

山西晉淘天下會務接待方案

背景

隨著電子商務行業的迅猛發展，晉淘天下晉商學院針對全社會電商人才極度匱乏的狀況，而重點推出普及型電商人才培訓服務。將淘寶大學強大的師資隊伍和公司多年實踐相結合，使客戶迅速入門電商，熟悉電商規則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無謂投入。電子商務相關政府單位工作人員、企業和個人通過代培委培、集中授課等多種形式參加培訓，為其提供專業的電商理論、管理能力及實操技能培訓，為更多的企業和個人從事電子商務提供強有力的人才保障。

一、會議前期準備

（一）會議人數和會務資料準備

1、確定會議人數，準備學員資料。

根據人數提前準備或印刷會議的資料?！纠纾汗ぷ髯C、學員證、手提袋、筆、本、學員手冊、淘寶和本公司宣傳冊（里面加上這幾天課程時間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設計。能更好的體現標準化，同時起到宣傳作用）

2、制作人員簽到表。

3、票務的準備。（現場簽到收費或提前收費）

5、確定好會議場地和價錢。并根據酒店的情況確定好學員的住房費用（自費）和方式。提前安排好講師的吃住問題。

4、A、會議橫幅的制定和懸掛。（標語、主題都可）

B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。

5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）

6、與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全隱患的發生。

（二）會議主題、時間、場地

1、主題：根據不同級別（初、中、高）和課程待定

2、時間：待定

3、場地：當地交通便利、物美價廉的酒店（待定）

（三）會場布置（1）簽到臺（一個）

設立在大廳（2）指示牌（兩個）

一個放于酒店門口，一個放于會議室門口。（3）會議設備、設施的準備。

A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。

B、若有【主席臺】考慮花擺裝飾，在主席臺、主持人發言桌前放置鮮花，以營造優美的環境氛圍。另外，酒店大廳門口或會議室兩側可放花籃。

C、會場可備用熱水提供或礦泉水的準備。（從成本考慮最好是熱水）D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問講師是否需要）E、根據人數確定好桌椅的擺放。（4）會議的水牌準備好。

二、會議流程

1、提前一天的下午14:00時開始設立簽到服務臺，準備好會務接待。負責學員簽到，發放資料，學員證、房間安排。

2、安排專門人員負責講師的接待和吃住。

3、會議門口安排接待人員（2個）負責入場秩序、會場服務、給予會議人員幫助以及應對現場問題。（參會人員應該提前20分鐘入場）

4、會議時間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場各休息半小時）（具體時間方案可按實際情況改動）

5、按照會議的大小若需要，安排主持人在會議開場對講師進行介紹、對會場秩序進行宣布、適當活躍現場氣氛。會議結束后，負責說明會議的其他安排，及時通知給每一個會議人員。

6、如需會議用餐，與酒店聯系好用餐問題，則提前發放餐券給會員。（每天晚上發放一次，謹防丟失等不必要的問題）

備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時間、地點、課程、人員安排）

三、人員安排

（一）領導小組：

組

長：xx

負責本次會議的全面領導和總指揮。

副組長：xx|

負責會議策劃、會場布置及會務工作。

（二）分組及工作職責：

1、策劃布置組：

成員：xx、xx

工作任務：a 負責完成會議策劃方案的擬寫；

b負責協助和完成會議現場的布

置及會議結束后的現場撤除工作；

c負責活動全程攝像、攝影和合影；

2、會務組：

成員：xx、xx

工作任務：a 負責各種物資的采購和準備；

b 負責酒店聯系及參會人員，住宿、飲食安排；

c負責會議室安排；

d負責講師人員的接待和陪同；

e負責參會人員接送；

f負責各種資料的準備、裝袋和發放；

g負責對各工作組工作的協調、檢查和考核；

四、費用預算

? 會議廳費

x x元 ? 講師食住行費、講課費

x x元 ? 工作人員費用（食、?。?/p>

x x元 ? 制作廣告費

x x元 ? 資料制作費

x x元 ? 水費

x x元 ? 不可預計費用

x x元

共計：XXX元

五、注意事項

1、各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的 進度要求推進工作；

2、市場督查負責督促各工作組的工作按時完成；

3、會議期間公司人員必須統一著裝，佩帶工作牌；

4、會議期間公司人員必須提前到達現場，不得遲到、早退和無故缺席。

六、會議后續工作

1、安排講師、與會者有序離開會場。

2、會場和文件資料整理，出一份會議總結報告。

3、費用報銷。

4、如需要可以安排與會人員參加旅游。（特色旅游增進大家之間的聯系、需額外付費）

會務組

2015年3月15日