第一篇：淺談企業秘書的基本素質

淺談企業秘書的基本素質

一、企業秘書的含義

秘書是領導身邊的參謀輔助者。企業秘書就是在企業中直接協助企業領導綜合處理各種事務，為領導決策及實施提供服務的工作人員。

企業秘書工作是指企業秘書人員所從事的各項輔助管理與綜合服務工作的總稱，主要包括事務性工作、管理性工作、溝通支援性工作。企業秘書工作的性質與任務，決定了企業秘書工作的特點：一是從屬性，秘書工作總是圍繞領導工作而開展的。企業秘書在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示去辦理下發的任務，秘書不能超越職權范圍自作主張、自行其是。二是被動性，秘書工作是為了滿足領導工作活動的需要而產生和展開的，受領導活動的制約和支配。三是事務性，秘書工作絕大多數都是具體的事務工作。四是綜合性，秘書工作的內容紛繁復雜，涉及到本單位的全部工作，企業秘書工作必須對各方面的情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。

但是，從目前企業秘書工作的現狀來看，還存在一些滯后狀況，主要表現在：一是有些企業秘書對龐大的法規體系不夠熟悉，特別是對具體規定更是陌生；二是有些企業秘書缺乏從理論知識轉化為實際操作相關的相關經驗；三是部分企業秘書對辦文、辦會、辦事的規范重視不夠，辦文、辦會、辦事不規范的現象已經普遍存在；四是部分企業秘書還沒有明確把握好自己在新形勢下的正確定位。

二、企業秘書素質在企業發展中的重要作用。

企業秘書的素質在處理日常事務以及提高企業管理水平方面發揮著重要的作用。企業秘書是貼近領導、直接為領導工作服務的參謀助手，這就要求他們要有較高的思想水平和政策水平，既能深刻領會上級的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，能把“上情”與“下情”有機地結合起來，創造性地開展工作。高素質的企業秘書隊伍是提高領導工作質量和工作效率的重要依托。企業秘書部門是領導的綜合辦事機構，領導既要總攬全局，宏觀決策，又要體察入微，具體指揮，秘書部門就要適應領導工作的各種需求，努力做好綜合服務工作。企業秘書隊伍素質的高低直接影響到整個企業的工作質量和效率。高素質的企業秘書在處理日常工作時，不但其工作的效率和質量都可以得到領導的認可，而且同時也使得領導在工作中更得心應手；對于企業來說，企業的管理水平也能得到提高。

如果企業秘書沒有良好的素質，那么會對企業的日常事務和管理水平產生消極的影響。當前秘書人員存在的通病就是因循守舊、墨守成規，一味地憑借老經驗、沿用老套路辦事，思維單一化、模式化，擺脫不了傳統模式的束縛和羈絆，這樣的秘書人員往往開創不了工作的新局面，同樣這種現象使得秘書在平時的工作中就會出現各種小錯誤，影響工作的效率和質量；同時也讓領導在進行工作時也難以順利完成，造成企業的管理水平得不到提高和改善，最后導致企業在新時代的步伐中發展總落后于其它企業。

三、企業秘書的基本素質

（一）知識能力素質

隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，對企業秘書人員知識要求越來越高，秘書人才逐步向“復合型”方向發展，同時知識體系趨于龐大和復雜。所以作

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為企業秘書人員必須在實踐中不斷拓展自己的知識面和更新以前的知識結構。

1、基礎知識和基礎理論

基礎知識和基層理論是秘書必備的本領和基本功，是秘書人員思維飛向更高的“翅膀”，也是秘書人員成長過程中的“階梯”。目前，秘書人員必須更加注重習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，注重結合市場經濟的具體實踐，掌握科學的世界觀和方法論，將市場經濟體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以高度加以概括和總結，正視改革過程中出現的新問題。

2、專業知識和業務知識

由于企業秘書工作中出現行政弱化而商務型加強的新情況，這就要求秘書人員必須通曉本企業的業務、熟悉本企業的經營活動和發展戰略，及時收集、處理與本企業生產、供應、銷售、科技、資金、市場等相關的信息；同時也要通曉行政、財務、統計、管理、市場、營銷等方面的知識，特別是隨著市場經濟體制的逐步完善，對秘書的專業知識和業務知識的要求也越來越高。

(二)文書處理的能力

文書工作是秘書工作中的重要組成部分，也是一項政治性、服務性、技術性很強的工作。文書工作對及時傳達、貫徹企業的各項政策法令、互通情況、處理問題、交流經驗和提高工作效率等都具有十分重要的意義。它對企業實施科學決策，強化各項管理，搞好生產經營，疏通業務關系，增強企業生機和活力等具有重要的地位和作用。一個企事業單位、一個部門的文書工作能否搞好，很大程度上取決于秘書的文書處理素質的高低。

科學的文書工作是實現企業管理科學化的一項基礎性工作。那種認為文書工作人員是“收收發發，打打印印，有個人干就行，干好干壞無所謂”的看法是極其錯誤的。各種文件、信息、資料常常是非常重要的，有時甚至是一紙值千金的。由此可見，企業秘書的文書工作不單單的收收發發，寫寫編編，它與企業的興衰也有著極為密切的關系。所以企業秘書人員必須具備一定的文書工作素質。

（三）溝通協調能力

溝通協調是各級秘書工作的一項重要職能。企業中存在各種紛繁復雜的關系，如果秘書良好的協調能力可以化解矛盾，增進企業的團結，同時也可以提高企業的凝聚力。

首先在上下級關系的協調方面。秘書處于承上啟下、聯系內外、溝通左右的地位。企業領導機構的各種指導精神是通過秘書傳遞的，據此企業提出的貫徹的辦法，同樣下屬單位情況又需要秘書及時收集、了解和調查研究。然后秘書人員整理后向領導反饋，為領導作出科學的決策方法提供必要的信息依據。因此，溝通上下是秘書的職責所在。

其次在秘書與領導關系的協調方面，因為領導的職能是決策、宏觀調控、指揮和管理，而秘書的職能是輔助決策、服務管理，所以，秘書首先要了解領導的性格、習慣和工作方法，自覺地站在領導的立場去思考問題，按照領導的意圖辦事，使領導在進行決策時取得最佳的效果。另外要與領導在工作上保持默契，取得領導的信任。

第三在部門成員之間的關系協調方面，一個企業總由若干人員組成領導班子，然而由于每位領導的分工和管理區域的不同，有時遇到工作繁忙時，他們外出的機會就比較多，在一起交流的機會就少了，所以各領導的工作進展情況往往

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是通過秘書進行中間傳遞完成的。因此，這種“媒介”作用的好壞直接關系到單位整體目標的實現。

第四在職能部門之間的協調方面，要使工作職責不同的各個部門、各個環節的工作很好的進展，這就要求秘書熟悉各部門的工作職能和工作進展情況，并及時準確地向領導匯報，協調好各個部門的關系。

（四）語言素養

語言素養是秘書素質的一個重要方面，也是其中最重要的一方面，它包括口頭語言素養和書面語言素養。秘書部門是一個企事業單位聯結上下、溝通左右的樞紐?？梢哉f，企業的每個部門的全部工作都離不開秘書部門的參與。秘書要“善說”，也要“會說”。這是由其工作性質和任務決定的。

1、口頭語言素養

眾所周知，秘書向領導匯報情況、向下級傳達指示、協調工作、接待來客、洽談工作等都要通過說話來進行。如果像孔老夫子說的“敏于行而訥于言”，那么他的秘書才干是不全面的?？陬^表達與文字表達不同，它需要即席而成，而不像文字表達那樣可以有充裕的時間打草稿，反復推敲斟酌，從容修改潤色。有的人能寫一手好文章，但講起話來張口結舌、辭不達意，是所謂的“有內才而無口才”。這樣的秘書是不合格的。建立和維持好的人際關系，需要懂得合作、識禮儀；但更重要的是善于溝通，尤其是語言上的溝通?，F代秘書既要在撰寫文件材料、領導講話時善于“舞文弄墨”，又要在接聽電話、接待來訪、匯報工作、參與談判時能夠“巧舌如簧”，隨著社會信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的語言素養要求。

2、書面語言素養

語言文字工作關系到社會各行各業，促進語言文字的規范化和標準化，對教育、科學和文化事業的發展都有著十分重要的意義。所以，全體秘書人員都應該努力提高自己的語言文字修養，秘書不僅要有語言文字修養，而且要善于運用語言文字來書寫和傳遞信息，更要會使用語言文字這個信息載體去完成領導交待的任務。

作為現代企業秘書應該熟悉各種公文的規矩和格式。公文的基本要求是準確、鮮明、生動。要準確，必須具有兩個基本條件，首先秘書要吃透要寫的事情，其次腦子里要蓄存著豐富的詞語和句式以供選擇，把二者結合起來才能形成正確的概念，進行科學的判斷和符合邏輯的推理。要鮮明，即秘書人員要立論明確，是非愛憎分明。要生動，就是把所要寫的事情、思想和情感栩栩如生地表達出來，也就是寫“活”了。這就得運用形象語言、修辭手法等語言表達技巧。準確、鮮明、生動，不全是語言表達問題，但離開語言表達藝術又不行。因此，秘書人員一定要扎扎實實學好語言學，過好文字語言關。

（五）熟練使用辦公自動化的能力

辦公自動化技術是應用計算機技術、通信技術、網絡技術以及系統科學和行為科學等多種技術的綜合性技術。辦公自動化使一部分辦公事務和管理物化于各種設備，并集人、機器（設備）、信息資源三者為一體，構成了服務于各種目標的人機信息處理系統。

在今天的信息時代，秘書僅具備文字語言素質和口頭語言素質是不夠的。隨著科學技術的飛速發展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來了便利，也

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給秘書帶來了挑戰。秘書傳統的工作方法或操作方法基本是手工作業，已不適應時代前進的需要，又影響秘書實用技術的使用和工作效率的提高。因此，秘書工作人員還應努力提高辦公自動化能力，努力學習電腦、網絡、通訊和辦公自動化等先進技術知識，使這些科技知識成為秘書必備的語言素質的一部分。這樣，秘書才能很好地實現服務領導工作的使命，更好地適應現代企業的要求。

（六）心理素養

心理活動是指人腦通過感覺、知覺、記憶、思維和情緒等感官反映現實的活動。人們在心理活動過程中通過行動、語言所表現出來的意志、性格、情感、興趣等各種狀態的綜合就是人的心理素質。

現代企業的管理機制、工作節奏、經營觀念，要求秘書工作者不但要有較強的工作能力，快速敏捷的處事能力，對領導意圖的領會理解能力，還要求在對待榮譽、升遷、批評等方面有較強的心理承受能力。企業的秘書工作者可以通過自我心理訓練來提高這種能力。首先，提高自我心理調解能力。自我心理調解能力，即改變個人心理活動的絕對強度，通過對個人情緒的調節，自主改變心理狀態，提高心理承受力。使自己由消極的狀態變成積極狀態，始終保持飽滿的精神，盡快進入最佳工作情境，自如的處理各種事務。其次，提高個人的角色技能，克服角色緊張。角色緊張是由于個體所承擔的不同角色同時向個體提出的各種要求，或者個體所承擔的角色內容所規定的各種行為規范之間產生沖突，因而使個體感受到時間、精力上的矛盾。要克服這種角色緊張就要明確，每個角色的活動規范和行為界限，最終做到角色適應，更好的擔當起應該承擔的角色。

四、提高現代企業秘書素質的方法

既然在現代企業中作為企業秘書需要具備以上的這些基本素質和能力，那么作為秘書如何才能使自己具備這些能力和素質呢？提高企業秘書素質的方法有哪些呢？

（一）秘書要善于學習、總結

學然后知道不足，企業秘書自身要不斷“充電”，加強素質修養，提高業務能力，跟上時代的發展的步伐。當今的時代，是一個知識經濟的信息化時代，人類的知識正以幾何級數倍增，偉人曾經指出：“二十一世紀的中國應成為人人學習之邦”，“要形成全民學習、終身學習的學習型社會，促進人的全面發展”。作為現代企業的秘書來說，成為學習型秘書是當前一項重要的任務，只有善于學習、努力學習，才能不斷超越自我，從更大的范圍觀察新生事物，從而正確認識自己、認識別人、以及認知世界，這樣秘書才能更好的為領導服務；只有善于學習，才能站得更高、看的更遠、想的更深。因此，要當好一名能干事、會干事、干好事的好秘書，必須努力成為學習型秘書。只有努力成為學習型秘書，才能更好的企業發展做貢獻，提高企業的經濟效益。

（二）秘書要勤于實踐鍛煉

俗話說“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。秘書素質的提高僅靠學習書本是難以完成的，一個稱職的高素質秘書人員必須經受實踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎，才能更好的發揮參謀輔助的作用。

首先，對一些新進秘書部門工作的人員，領導要放手把一些重要任務交給

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他們去辦，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團團轉，而新秘書在一旁看的現象，同時也可以促進新老秘書的共同提高。

其次，秘書要根據領導的組織安排，秘書人員深入基層，深入實際，了解情況。秘書人員由于長期在企業中工作，在領導身邊輔助，紙面上的東西掌握較多，而實踐經驗知道的很少，容易出現脫離實際的偏向，因此，秘書要有計劃地到下部實際體驗，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。

（三）秘書要善于利用優越的環境

秘書人員要提高自身的素質，除了自身努力之外，離不開工作環境、領導環境和管理三方面的影響。在良好的環境中，秘書鍛煉的程度就高，學到的東西就多，當然素質也隨之提高。因此，秘書人員要善于利用外部環境：

第一、工作環境。秘書部門是各級企業領導的辦事機構。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。

第二、領導環境。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領導者的作用。首先，領導應高度重視秘書工作和對秘書人員素質的培養。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養；二是要注意啟動秘書人員的內在動力，激發他們自我提高的意識。其次，要關心支持秘書人員自我素質的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創造條件。

第三、管理環境。由于秘書工作環境的特殊，使他們自身不免會產生優越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監督，實踐表明，良好的管理環境與秘書人員的素質培養和提高有直接關系。放松管理和缺乏有力監督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的秘書人員走上歧途。秘書人員素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進企業各部門的不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的秘書隊伍，是新時代對我們秘書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高，為企業創造巨大利潤。總之，秘書是一個富于挑戰的職業，必須在情感的基礎上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業都需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，但是有了良好的素質，秘書功能才能得到最佳發揮，各項工作才能高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書的各種素質。

最后，秘書的職業素質各方面之間是相輔相成，缺一不可的。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業從事秘書工作的人員只有不斷的加強自身的知識能力素質、文書處理素質、溝通協調能力素質、語言素養和心理素質，并熟練掌握各種辦公自動化的軟件，才能最終成為一個高素質的現代企業秘書，才能在本職崗位上得心應手，并取得更大的成績。

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第二篇：秘書人員基本素質

秘書人員的基本素質

隨著社會的不斷發展，秘書這個行業距離我們的生活已經越來越近。在市場經濟條件下，大大小小的公司不斷涌現，隨著中國加入WTO，越來越多的外資企業進入我國，對秘書的需求不斷增加，許多有志之士也希望涉足這個職業。但是，做好秘書并不容易，現在的秘書工作也再是人們傳統思想中那種單一的端茶倒水、跑腿幫忙的打雜工作了，現在的秘書工作崗位重要、責任重大，秘書的工作質量高低往往直接影響著企業的前途和命運，秘書的形象往往直接代表著公司的形象。真正做到一個合格的現代秘書，那么可以說，他就是一名合格的領導接班人。所以，要想做好一個合作、稱職的秘書，就要全面強化自己的各項素質。

首先要強化人品素質。就是做人一定要正直、正派。堅持一切從實際出發，實事求是，敢講真話，如實反映情況，立場堅定，是非分明，不隱瞞觀點，不見風使舵，用正確的思想、正確的觀點、正確的態度、正確的方法處理問題。

秘書人員是領導與群眾，上級與下級，領導與各部門之間聯系的橋梁，秘書的一言一行，都直接影響企業或領導的形象及信譽。作為一名秘書人員，一定要有敬業心。事業成功的第一要素就是愛崗敬業。難以想象不熱愛自己職業的人能在本職工作上有所建樹。敬業就要時刻牢記肩上的責任，干一行，愛一行，鉆一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實實，一絲不茍地工作。勤學習、勤思考、勤動腦、勤動手、勤動嘴、勤跑腿，以勤補拙，靠勤生巧。竭盡所能，全力以赴把事情做的最好，萬不可馬虎大意，更不能應付差事，也不能憑主觀臆斷和妄加猜測辦事。否則，只會貽誤工作，造成被動。要時刻清醒地明確自己的職業定位和服務宗旨，勤勤懇懇，兢兢業業，恪盡職守，為領導分憂，為群眾解難，腳踏實地于平凡崗位，執著于自己的事業；作為一名秘書人員，還要有平常心。貧賤不移志，富貴不淫心，寵辱不驚心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞。秘書工作任務十分繁重，辦文要撰寫材料、打字復印、審校文件，辦會要迎來送往、布置會場、端茶送水，還要辦事電話記錄、通知會議等瑣碎事務集于一身，工作千頭萬緒，常常忙得焦頭爛額。哪一環節稍有疏忽，出力不討好，還得受批評。平時還得比別人早上班晚下班，節假日還得值班，這些都是家常便飯。特別是“突發事件”一出，更是忙壞我們的秘書人員。但這種狀況恰恰是對我們最好的鍛煉。這時候，我們需要心平氣和，認識到秘書工作是一個腦體結合，知識型和服務型融為一體的特殊職業。秘書人員在思想品德方面有較高的要求，要講究人格的力量，先學會做人，后學會做事，力求達到“淡泊以明志，寧靜以致遠”的從容高遠境界，不可患得患失，爭名奪利；作為一名秘書人員，還要有上進心。如今已進入信息時代，知識經濟、信息高速公路、自動化技術等新的課題讓人應接不暇。秘書職業也隨著日新月異的時代變化而被賦予更多的內涵。如墨守成規，停滯不前，必然不適應社會發展，在秘書崗位上力不從心，最終被社會淘汰?！皩W而不思則罔，思而不學則殆。”要想做一個合格的現代秘書，只有保持旺盛的學習上進心，不斷從書山報海中汲取營養，才能更好地適應形勢發展的需要。傳統式的秘書人員必須向全能式的秘書人員過渡，不僅要懂得文史哲數理化，還要懂電腦、英語、財經商貿、法律政策、公關禮儀等基礎知識，也要會操作復印打字、傳真電報、照相攝影、錄音播放等現代化辦公設備?！皩W習、學習、再學習，實踐、實踐、再實踐，提高、提高、再提高?！眾^力拼搏，刻苦鉆研，勇于攀登，創下一流的業績。

二是要強化政治素質。要努力學習鄧小平理論，堅持正確的政治方向，保持正確的政治方向，保持相當的政治敏銳性。在思想上、政治上與黨中央保持高度一致，堅定不移地執行黨和政府的路線、方針、政策、模范遵守法律、法規和各項規章制度。

在具體工作中要忠心耿耿、全心全意、無條件地做好本職工作。堅持正確的政治方向，加強思想作風建設，加強人生觀的改造。自覺服從領導，聽從指揮，服從組織，服從大局，把發揮主觀能動性及積極主動性和增強服從意識統一起來，自覺做到事前參謀，事后服從，不出雜音，不唱反調；傳達領導的意見釘是釘，鉚是鉚，有一說一，有二說二，絕不走樣變形；對領導意圖要認真領會，領導委托的工作要認真落實，全力承辦；領導交辦的事項要辦理得及時可靠，做到件件有回音，事事有著落。決不能敷衍塞責；要自覺維護領導的權威，保證政令暢通，保證各項決策的貫徹實施。此外，在工作中要充分發揮職能，正確運用手中的權力，樹立正確的服務意識，從服務于工作，服務于大局出發，認真做好各項工作。

在工作作風方面，要有愛黨愛國，全心全意為人民服務的政治覺悟；不計名利，任勞任怨，不私奉獻的博大胸懷；勤學苦練，深鉆細研的良好學風；默默無聞，埋頭工作的思想情操；忠于職守，嚴肅認真，勤儉辦事，清正廉潔的優秀品質；嚴守紀律，自我約束的組織紀律。還要堅持六個反對，即反對腐化，要有艱苦創業的精神；反對官僚化，要有認真踏實做事的精神；反對機械化，要有政治生活的良好修養；反對簡單化，要有精思細研的精神；反對浪漫化，要有日常生活的規律，反對傲慢，要有虛心學習的精神。此外，還要有超前意識，從多而雜的工作頭緒中理清思路，分清主次，保證各項工作高效有序運轉。其中關鍵之一在于工作籌劃要有超前性。凡事預則立，不預則廢。即從大事著眼，謀劃布局，凡事做到心中有數，心到不慌；又要從小事入手，精細運作，規范具體，有條不紊?？傊?，要在工作中不斷總結經驗，揚長避短，全面推進各項工作的順利進行。

三是要強化業務素質。做秘書，頭腦要清，手腳要勤；點子要精，辦法要靈；胸懷要寬，待業要誠；辦事要公，言行要慎。好秘書，“主動而不亂動，積極而不蠻干，穩重而不呆板，靈活而不輕浮”。能否成為一名合格、稱職的秘書，主要取決于其本身的知識水平和業務素質，取決于他們提出問題、分析問題和解決問題的能力。作為秘書，無論遇到什么情況，都要把不斷提高自身素質的工作堅定不移地做下去。

文字水平是秘書的一個基本素質要求，也是衡量秘書工作的一個標準。無論文章的載體如何變化，思想總得需要文字來表達，文字水平總是一個永恒的要求。做秘書，首先要在文字水平上下功夫，文字水平過關了，才有可能是秘書。寫作能力，被稱為秘書起碼的“本錢”和“看家本領”。要想具有較強的文字處理能力，就要能聽得懂領導的話，領會得了領導的意圖，并有能力將其組織成文字。市場經濟給秘書帶來了更多的寫作形式和更豐富的寫作內容。傳統秘書的寫作內容多是依令行文，諸如通知、指示、請示、報告、批復等。在市場經濟的社會里，政府部門的領導者和企業的負責人，更多地關注市場的變化、經營的狀況、經濟指數的升幅。這要求秘書能夠較好地以經濟理論為指導，以調查研究為依據，運用財經專用文書，寫作出市場調查（預測）報告、經濟活動分析報告、可行性研究報告和經濟合同、招標書等，為領導決策服務。

作為秘書，要能熟練操作各種辦公自動化設備。當今世界科學技術突飛猛進，“科學技術是第一生產力”已成為現實。從秘書工作的客觀實際來看，現代科技使辦公自動化成為現實。傳統的秘書多借助于紙、筆、電話、電報和信函來開展工作，工作效率相對較低，不能適應市場經濟快節奏、高效率的要求。而先進的辦公自動化設備，大大減輕了秘書繁重的日常事務性工作。電腦的普及和網絡的推廣使公文的信息傳遞更加快捷，辦公效率更高。智能化、網絡化辦公使辦公室業務規范化、公文處理標準化和一體化，掌握辦公自動化技術已成為秘書必備的基本技能。作為秘書，如果能熟練使用各種音像設備和多媒體技術，處理電子郵件和制作網頁，進行遠程辦公和組織遠程會議，那么我們的工作將會更加得心應手，秘書工作將會增加更多的科技含量。

秘書要掌握較硬的管理知識。在市場經濟體制下，企業形成了以市場營銷管理、研究開發管理、生產管理、財務管理、人 力資源管理為主體的企業管理制度。在這種體制下，管理知識便成為秘書切實履行輔助決策、參謀咨詢職能的重要工具。在市場經濟體制中，一切經濟活動都隨市場和價值規律而變化。政府的經濟政策制定者和企業的決策者都在研究宏觀經濟的發展、市場的變化、股市的波動和國外經濟的動態，以利于科學的決策。因此，秘書必須對市場的感覺十分靈敏，掌握企業管理、市場營銷、金融證券等工商管理知識，進行大量的經濟信息的搜集和分析，為決策提供科學的依據。

秘書要有較強的公關能力。公共關系是一門新興的學科，它綜合運用了社會學、心理學、新聞學、管理學、秘書學等學科的知識，在企業經營中的地位和作用越來越重要。企業作為市場的主體，企業與政府、企業與企業、企業與消費者、企業與員工之間的關系都是公共關系的一部分。西方國家的企業將公共關系作為企業發展的重要戰略來研究，形成CI戰略，即將企業精神、產品、商標等融為一體，進行廣泛的宣傳，形成企業文化和品牌形象。這些處理公共關系的任務大都落在秘書人員的身上。因此，現代秘書要擺脫傳統秘書規范的束縛，培養良好的公關素質。首先要優化自身形象，并具備與公關活動相適應的多種能力，如交際能力、組織能力和表達能力等。更為重要的是要策劃、設計領導者個人和單位的公眾形象，將公關意識貫穿到秘書工作的每一個環節中。

秘書還應具備一定的法律素質。政府部門和經濟實體都要嚴格遵守法律規范，政府要依法行政，企業要依法經營。因此，政府部門的秘書必須具備一定的法律素質才能做到依法行政，企業的秘書同樣要具備一定的法律素質才能辦理各類經濟類和司法類文書，才能運用法律武器保護企業的合法權益。目前，我國的法制建設正處于一年快速發展時期，各種法律、法規不斷出臺，這正是秘書學習法律的良好時機。盡管一些政府部門和企業都聘請了法律顧問或設置了政策法規研究室，但作為秘書，也要對國內一些重要的法律要有所了解，如《憲法》、《刑法》、《選舉法》、《行政訴訟法》、《預算法》和《民法》等。對圍繞經濟活動的一些法律，如《公司法》、《企業法》、《勞動法》、《合同法》、《破產法》、《保險法》、《仲裁法》、《證券法》和《稅法》等要熟悉并能夠運用；另外對一些職能部門和行業的法律，如《專利法》、《廣告法》、《土地法》、《建筑法》、《電力法》、《對外貿易法》等也要有所了解。掌握法律、法規條文是基礎，更重要的是要具有法律意識、法制觀念，辦文、辦事都要以法律為依據。

事實上，秘書人員的業務素質還有很多重要方面，如文化知識、理論水平、動手能力、外語水平、口才、信息綜合能力、心理素質、專業層次等。正如常崇宜教授所講：21世紀的秘書，當然必須是智力密集型的人物?！爸橇γ芗汀笔且粋€內涵豐富的概念，很難詮釋，也不容易練就。唯其如此，秘書工作和秘書學才具有無窮魅力。

秘書素質的提高是一個與時俱進的動態過程，是沒有止境的。為不斷滿足工作需要和適應時代要求，秘書人員必須在學習和工作中不斷總結經驗，提高自己的整體綜合素質，勝任本職工作，做一個合格的現代秘書。

第三篇：辦公室秘書的基本素質

辦公室秘書的基本素質

一是先做人，后做事。從小處說要完成一項工作，從大處說要成就一番事業，必須先具備做人的優秀品質。先做人后做事，是從主次地位角度來說的，先做人、后做事兩者是辯證統一的，應該把兩者統一起來，看成是同一過程不同層次或方面。作為秘書人員，只有在做事的工作過程中見賢思齊、從善如流，才能夯實做人的基礎，從而才能把事情做好。做到辦事扎實，待人誠實，為人樸實。

二是敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤，具有敏銳的洞察力和政治鑒別力，設想周到，能起到拾遺補缺的作用。慎于言即一定要以高度的責任感管好自己的嘴，不該問的不問，不該講的不講，工作中不能夸夸其談，言過其實。要做到言之有物，言之有據，言之有理，言而有信。

三是博學不窮，篤行不倦。是否勤于學習、善于學習，學以致用是決定秘書工作質量的關鍵因素。人的一生就是一個不間斷的學習和實踐的過程。中國有名古話講，“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之，”只有這樣才能適應新形勢對秘書工作越來越高的要求。

第二，秘書人員應具備三種基本能力

一是較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作。所以，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員要加強寫作實踐，熟練掌握各類公文特點、寫作要求和語言表過技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。在這一點上，雖然到政府辦公室以來一直刻意的注重提高，但離領導的要求還有很大差距。今后會更加努力提高此方面的能力。

二是較強的組織能力。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類會議和活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。所以，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和領導是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。剛接觸秘書工作時，由于工作的不熟和閱歷的欠缺，經常有一種手忙腳亂的感覺，有點力不從心。在各位領導和

同志們的幫助下，我在此方面有所改善。我認為，提高組織能力，向領導和身邊的同志學習比向書本學習更直接、更有效。

三是廣泛的社交能力。當前社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本。這樣在實際工作中才能更好的為領導當好參謀助手。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯系事務，雖然是公事公辦，介社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

第三，秘書人員應具備五種良好的工作作風

一是忠于職守，自覺履行各項職責。各行各業的工作人員都要忠于職守，熱愛本職。這是最基本的職業要求和良好的工作作風。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項工作職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。二是服從領導，當好參謀。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮。不能用個人不成熟的想法，去影響和干擾領導的工作及決策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

三是兢兢業業，任勞任怨。秘書人員的工作性質，要求其埋頭苦干，決定其工作主要是實干。秘書工作要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。要具體而緊張的工作中，要腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

四是謙虛謹慎，辦事公道。熱情服務，謙虛謹慎，這是秘書人員應具有的工作作風和良好美德。不能因為在領導身邊工作而自命不凡，自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，而不是命令式的開展工作。要善于協調矛盾，搞好合作。辦事公道正派。對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。把為領導服務、為各職能部門服務、為群眾服務當作自己的神圣職責。五是恪守信用，嚴守機密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾

言，言必信、行必果。一經允諾的事情就要盡力辦到，遇有變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密，是秘書人員職業的最基本要求，也是必須具有的工作作風。自覺加強保密觀念也是秘書人員必須遵守的職業道德。

六是實事求是，勇于創新。要堅實事求是的工作作風，一切從實際出發，理論聯系實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。秘書工作的各個環節都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發，既不惟領導是聽，也不惟“本本”是從。作為領導的助手，秘書人員更應具有強烈的創新意識和開拓精神。勇于創新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

第四篇：淺談辦公室秘書的基本素質

淺談辦公室秘書的基本素質

摘 要：秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者的素質要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書，必須具備扎實的文字功底，敏銳的政治頭腦，刻苦的學習態度，較強的交際能力，熟練的協調技術，務實的工作作風。

關鍵詞：辦公室；秘書；素質。

近些年來，隨著形勢的發展，秘書工作內容越來越豐富，工作領域越來越寬廣，工作要求越來越嚴格。這就需要我們不斷與時俱進，開拓進取，進一步增強“講學習、講奉獻、講責任”的工作意識，倡導“團結、務實、創新”的工作精神和樹立“精、緊、細、嚴”的工作作風，只有這樣，秘書人員才能取得領導的信任和支持、贏得群眾的認可和擁護，才能不斷樹立務實、創新、高效的新形象。要做好秘書工作，必須具備以下基本素質。

首先，要有扎實的文字功底。秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助

領導攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應盡的責任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

其次，要有一個敏銳的政治頭腦。一是堅定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面，政治性都很強。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。對事關政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。二是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養越高，預測、把握和解決問題的能

力就越強。必須善始善終地把學習放在第一位，扎實、認真地學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀。

三是辯證的思維頭腦。隨著改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革，辦公室秘書應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實的科學頭腦。實事求是是我們的一大工作作風，也是職業道德，工作紀律。辦公室秘書想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品。

第三，要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學的功夫。在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣。二是深入實踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰場和基層最前沿，主動、積極地與人交往，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、情節，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實踐中獲取新知，收到實效。三是善于領悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是學院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律；在接受任務時，充分聽取要求和主張，盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，做到準確，有原則性；嚴謹，有邏輯性；獨到，有精辟性。四是精于表達的功夫。口頭表達和書面表達能力，是機關干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，是辦公室秘書的最基本要求。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結等復雜過程，使文章具有“真、實、準、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪?！罢f”和“寫”同樣重要，辦公室秘書都要加強鍛煉，力求做到精雕細刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關”，個個都是“多面手”。

第四，要有一種務實的工作作風。一是對事業有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨，執著地追尋它，盡力地干好它。只要每一件工作當成一種事業去追求，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘

書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心，只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。要堅持正確的思想導向，大力提倡埋頭苦干，任勞任怨的奉獻意識。要經得住誘惑，耐得住寂寞，以苦為榮，以苦為樂，把精力用在想事干事上，要通過默默無聞的工作，實現自身的價值，贏得社會的尊重。

總之，作為一名合格的辦公室秘書，除了要具備良好的職業素質外，更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力，不斷提升自己的綜合實力，在工作中與同事建立融洽的協作關系，增強同事對你的信任感和認同感，與大家和諧相處，就一定能成為一名合格的辦公室秘書。

第五篇：淺談辦公室秘書的基本素質

淺談辦公室秘書的基本素質

摘 要：現代秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者的素質要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書，必須具備扎實的文字功底，敏銳的政治頭腦，刻苦的學習態度，較強的交際能力，熟練的協調技術，務實的工作作風。

關鍵詞：辦公室；秘書；素質。

近些年來，隨著形勢的發展，秘書工作內容越來越豐富，工作領域越來越寬廣，工作要求越來越嚴格。這就需要我們不斷與時俱進，開拓進取，進一步增強“講學習、講奉獻、講責任”的工作意識，倡導“團結、務實、創新”的工作精神和樹立“精、緊、細、嚴”的工作作風，只有這樣，秘書人員才能取得領導的信任和支持、贏得群眾的認可和擁護，才能不斷樹立務實、創新、高效的新形象。要做好秘書工作，必須具備以下基本素質。

首先，要有扎實的文字功底。秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應盡的責任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

其次，要有敏銳的政治頭腦。一是堅定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面，政治性都很強。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。對事關政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。二是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養越高，預測、把握和解決問題的能力就越強。必須善始善終地把學習放在第一位，扎實、認真地學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀。三是要有辯證的思維方式。隨著改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革，辦公室秘書應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究

問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實的科學頭腦。實事求是是我們的一大工作作風，也是職業道德，工作紀律。辦公室秘書想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品。

第三，要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學的功夫。在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣。二是深入實踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰場和基層最前沿，主動、積極地與人交往，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、情節，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實踐中獲取新知，收到實效。三是善于領悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是學院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律；在接受任務時，充分聽取要求和主張，盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，做到準確，有原則性；嚴謹，有邏輯性；獨到，有精辟性。四是精于表達的功夫?？陬^表達和書面表達能力，是機關干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，是辦公室秘

書的最基本要求。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結等復雜過程，使文章具有“真、實、準、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪?！罢f”和“寫”同樣重要，辦公室秘書都要加強鍛煉，力求做到精雕細刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關”，個個都是“多面手”。

第四，要有一種務實的工作作風。一是對事業有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨，執著地追尋它，盡力地干好它。只要每一件工作當成一種事業去追求，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心，只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。要堅持正確的思想導向，大力提倡埋頭苦干，任勞任怨的奉獻意識。要經得住誘惑，耐得住寂寞，以苦為榮，以苦為樂，把精力用在想事干事上，要通過默默無聞的工作，實現自身的價值，贏得社會的尊重。

總之，作為一名合格的辦公室秘書，除了要具備良好的職業素質外，更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力，不斷提升自己的綜合實力，在工作中與同事建立融洽的協作關系，增強同事對你的信任感和認同感，與大家和諧相處，就一定能成為一名合格的辦公室秘書。