第一篇：會議室使用規范及管理制度

會議室使用規范及管理制度

為規范會議室的使用及管理，為各種會議提供充分的后勤保障和接待服務，特制定本制度。

一、使用程序

1、使用會議室前，需向辦公室預約登記，并說明使用時間等情況，由辦公室統籌并公示會議安排。

2、使用會議室前，由使用部門提前布置會議室，必要時辦公室可提供協助。

3、使用會議室期間，使用部門要在會議室門前自覺將告示牌調整為“會議中”，室內物品設施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫助可致電88888888。

4、會議結束后，使用部門負責將會議室恢復原狀，并將告示牌調整為“空閑”。

二、管理制度

1、辦公室負責定期檢查會議室，并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進行清理。

2、使用部門和與會人員要愛護室內公物，保持室內清潔，不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用，損害公物照價賠償。

3、會議室使用后，使用部門需關閉燈、空調，擦凈白板，清理垃圾，擺放用水，擺正座椅，將會議室恢復到使用狀態。會議室物品擺放標準見背頁。

三、本制度自2013年12月起施行。

圖一： 圖二： 圖三：

會議室使用須知①本會議配有會議桌1張、座椅12個、白板1個，空調1臺，一般擺放位置如圖，可因會議需要調整位置。②進門右手處放有現有的各類宣傳折頁,方便接待時使用。如已用完，請聯系辦公室。③會議如需使用電腦、投影等設備，請向辦公室借用。④電源插座及網線位于會議桌下，同時，本會議室設有免費WIFI（用戶名：ooooooo，密碼：9999999）。⑤飲用水、紙巾及相關遙控設備擺放在會議桌中間黑色處。備用的飲用水放在進門右手處。注：各部門使用后，請自覺清理桌面的空水瓶等垃圾，并補充擺放飲用水等物品，將會議室恢復使用前狀態，以備下次使用。如確無時間整理，請交辦其他同事處理或聯系辦公

第二篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

第一章 總 則

為了規范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好，提高會議管理工作效率、會議質量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。

第二章 適用范圍

第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。

第二條 本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。

第三章 會議的類型及使用原則

第三條

公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。

第四條 會議室使用原則：

一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優先的原則自行協商調整使用，但不可影響后續其他預約情況；

二、會議組織部門根據會議類型、參會人員級別和參會人數提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》；

三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據實際情況協調會議室使用，事后補辦有關登記；

四、部門應在所預約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排；

五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若后續時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

第四章 會議準備

第五條 會議組織部門應根據會議類型、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經行政部審批。

第六條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。

第七條

會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容：

一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要；

二、涉及接待重要領導或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項；

三、會議通知由會議組織方或人員發布。

第八條 行政部會議前必須根據會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內容：

一、應于會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；

二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。

第五章 會中服務和會議要求

第九條 會場服務

會場服務主要由行政部負責。

一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌，可引導與會人員 盡快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置；

二、茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔15-20分鐘添加茶水，根據與會人員飲水情況，自行調整添加茶水間隔時間；

三、維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意會場周圍無關人員大聲喧嘩或闖入會場內，影響會議正常進行；

四、內外聯系、傳遞信息：做好內外聯系及信息傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。

第十條 會議要求

一、請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；

二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員；

三、會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發言；急需接聽電話，須到場外接聽。

第六章 會后工作

第十一條 會議結束后，各部門應做好收尾工作。

一、會場清理：各部門使用后要及時關閉投影儀，視頻等設備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設備，保證會場內設備完好。會議室使用完畢后，隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；

二、會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，并成文由與會人員簽字確認；

三、貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束。

第七章 會議室的管理

第十二條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛生，禁止吸煙，愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。

第十三條

會議室的環境衛生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。

第十四條 如遇下班或節假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。

第八章 附 則

第十五條 本制度由行政部指定，經區域總經理審批，報批集團通過后生效。

第十六條 本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。第十七條 其他內容

附件一：《會議室預約使用登記表》 附件二：《會議接待需求表》

第三篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

1、目的：

為加強公司會議室的規范化管理，確保會議室合理有效使用，現結合公司實際情況，特制定本制度。

2、范圍：

公司所有大、小會議室。

3、管理制度：

3.1會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由資源管理中心行政部（以下簡稱行政部）統一管理，負責會議衛生、使用調度、設備維護等相關內容。會議涉及使用的設備設施由專人負責保管、管理與調試。

3.2為了避免會議時間發生沖突，各部門使用會議室需提前一天通知行政部后勤主管，如有需要行政處協辦的事項需提前注明，以便行政處根據情況做好相關協調安排。

3.3會議室使用需遵循領導優先，先報備先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；各部門之間可本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。

3.4如需使用會議室設備（電話會議、音響、投影儀等），應提前一天通知到后勤主管提前調試準備，確保會議順利進行。

3.5各部門在會議期間愛護會議室設施、設備，保持以議室整潔衛生，用完的展示產品或電源線等及時歸位。嚴禁未經同意擅自拆卸會議室設施、設備，如有發生對責任人考核50元，并立即歸還或恢復原狀。

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3.6 會后使用部門負責關閉投影儀、空調、照明等電源，將椅子及時歸位，關閉門窗，垃圾自行帶走。未關閉電源造成浪費的按運行時間發生的費用計算責任者應承擔的損失并加罰20元。

3.7如發現設備故障和公物損壞應通知后勤主管，以便及時修理。

3.8未經允許，任何部門與個人不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。若要借用會議室內物品，需得到后勤主管許可。借用完畢后，需及時歸還，丟失的照價賠償。

編制： 審核： 審批：

辦公室 2016年12月

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第四篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

一、會議室使用細則

1、會議室由綜合部負責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。

2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生沖突，相關人員(部門)使用會議室，須提前3天通知綜合部，填寫<會議室使用申請表>，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向綜合部提出申請并在會后進行補辦相關登記。

3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數等，如有需綜合部協辦的事項請提前注明，綜合部可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備，應提前向綜合部說明，以便提前準備，確保會議順利進行。

4、如遇會議之間發生沖突，要堅持局部服從整體的原則，部門會議之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。

5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源)，關好窗、空調。

6、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衛生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內清潔。

7、會議結束后，使用人應進行必要的檢查，關閉會議室內各種電器設備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現設備故障或公務損壞及時報至綜合部，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬主管。

二、本規定由綜合部制定，經審批后自頒布之日起執行。

第五篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

1、學校會議室由辦公室責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。

2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生沖突，相關人員(部門)使用會議室，須提前1天通知辦公室，辦公室進行會議登記，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向辦公室提出申請并在會后補辦相關登記。辦公室負責在會議開始前提前將會議室門、空調打開。

3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數等，如有需辦公室協辦的事項請提前注明，辦公室可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備，應提前向辦公室說明，以便提前準備，確保會議順利進行。

4、如遇會議之間發生沖突，要堅持局部服從整體的原則，學校會議優先于部門會議，部門會議之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。

5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源)，關好窗、空調，鎖好門。

6、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衛生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內清潔。

7、會議結束后，使用人應進行必要的檢查，關閉會議室內各種電器設備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現設備故障或公務損壞及時報至辦公室，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬部門負責人。

8、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何部門和個人未經辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉作他用。

9、平時衛生由所在樓宇的保潔員負責每天早晨打掃。會議室活動結束后，由使用部門人員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位(必要時可請辦公室協助幫忙)，以方便其他部門繼續使用。

10、本規定由辦公室制定，自頒布之日起執行。