第一篇：淺析公文格式常見病例

淺談公文格式常見問題

錢興明

公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。公文格式規范與否直接影響公文效力的發揮。從目前黨政機關制發的公文來看，公文格式時常出現一些問題，筆者通過幾年的秘書工作和學習《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》，就公文格式中常見病例作分類總結與大家共勉。

一、關于版頭中的常見問題。版頭就是我們通常所說的“紅頭”。它一般由發文機關名稱加“文件”二字組成，黨的公文還可以由發文機關名稱后加括號標明文種組成。在版頭中常見的問題有三個方面：一是混用版頭。一些文件中錯將“中共××文件”這一版頭用于上行的報告和請示類的公文中，而將“中國共產黨××委員會（××）” 這一版頭僅用于下行的任免通知中。根據《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）的規定，“中共××文件”這一版頭，只適用于下行文，不用于上行文和平行文，而“中國共產黨××委員會（××）” 這一版頭，既適用于上行文，也適用于下行文和平行文。二是錯用“紅五星”。有些行政機關公文的版頭中錯加“紅五星”。根據《條例》規定，黨的機關的公文版頭與主體部分用一條紅色 1

橫線相隔，紅線中間有一顆紅五星，以示與政府、軍隊等機關公文的區別。三是版頭與加蓋的印章不符。在一些公文中，版頭是行政機關而印章卻錯蓋成黨的機關，有些公文版頭是黨的機關印章卻錯蓋成行政機關。

二、關于發文字號中的常見問題。發文字號由機關代字、發文年度和發文順序號三部分組成。標注于版頭下方居中或者下方（上行文標注于左下方）。常見問題主要有三個方面：一是“第”“0”字多余。例如，在一份“××辦〔2010〕第01號”文件中，“第”“0”字純屬多余。根據《條例》規定，發文字號中的發文順序號從“1”開始依次編排，且不準在“1”前面加“0”。二是縮寫年份。個別文件中擅自將發文年度縮寫，如，“張×局〔09〕1號”，正確的應是“張×局〔2009〕1號”。三是一“發”到底。根據《條例》規定，發文機關代字的編寫應科學、明確、統一，以便相互區別（如“發”“報”“函”等）。但有些部門錯將一年來的發文機關代字全部用“張×局發”代替，可謂一“發”到底。

三、關于簽發人中的常見問題。簽發人就是簽發文件的人，簽發人一般為單位的正職或者主要領導授權的人?！稐l例》規定：上報的公文標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側，居右空1字標示，“簽發人”三個字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字標識。常見問題有三個方面：一是該標的不標，不該標的標。如有些部門給上級機關報的上

行文中不標簽發人，而有些單位給平級機關發的平行文卻標了簽發人。二是標識位置不規范。有些文件標識簽發人時沒有居右空1字標識。三是標識字體不規范。個別上報的公文中雖然標識了簽發人，但沒有按照《條例》規定將簽發人姓名用楷體標識，而是采用了和正文一樣的字體標識。

四、關于公文標題中的常見問題。公文標題是公文的“眼睛”，通過它可以使讀者把握公文總的思想，了解公文的主要內容。完整、規范的公文標題，一般由發文機關、事由、文種三要素構成。這方面出現的問題尤為突出，主要表現為以下四個方面：一是標題中濫用標點符號?！秶倚姓C關公文處理辦法》規定，標題中除法律法規和規章名稱加書名號外，標題中一般不用標點符號。常出現的問題是亂用引號、頓號、書名號等標點符號。如《關于建設學習型黨組織、推進機關作風建設的意見》《關于轉發××省發改委、工信委加快××項目建設的通知》，這里并列的詞組各自的字面意義明晰，不致于被誤認作一個詞或詞組，可直接將它們之間的頓號刪去；再如“××辦公室關于印發《××同志在××會議上的講話》的通知”中“《》”符號就不該使用。二是錯用文種。公文文種是用以表明公文的性質和請求的，一份文件只能用一個文種，不可混用也不可錯用。由于一些公文文種在某些功效上的類似性，一些單位在制發公文時漠視了他們之間的細微區別，造成了公文文種的差錯選擇，該用請示的用了報告，該

用報告的用了請示；該用函的用了通知，該用通知的用了函；還有的把沒有列為公文文種的“規定”“辦法”“工作總結”等作為公文文種使用。三是隨意省略文種。有些公文隨意省略文種，使受文者不得要領，失去了公文的嚴肅性。如《××局關于召開××會議的有關事宜》《××市關于參加××會的情況匯報》。四是用詞重疊。常出現的問題如《××局關于申請解決××經費的請示》公文標題當中出現了兩個“請”字，使得標題事由內容出現重復，應去掉“申請”兩字，因為“請示”，這一文種本身包含了“申請”的意思。再如《中共××市委辦公室關于轉發省委辦公廳關于轉發中央辦公廳關于加強××的通知的通知的通知》公文標題中介詞“關于”、動詞“轉發”和文種“通知”重復出現，造成標題冗長，令人不知所云?？刹扇h去中間層次的辦法擬為《中共××市委辦公室轉發中央辦公廳關于加強××的通知》，也可以用文號直接代替轉發的文件等辦法。

五、關于主送中的常見問題。主送機關是指公文的主要受理機關，即對公文負有主辦或答復的機關，這是公文發出后能否得到及時處理的一個關鍵。根據《條例》規定，主送應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，下行文的主送機關可以有若干個，同類型、相并列的機關之間用頓號間隔排列，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。向上級機關行文，特別是上行文，一般只能寫一個主送機關。常見問題主要有以下三個方面：一是多頭主送。該問題常出

現在上行的報告與請示兩個文種中，有既送政府又送黨委的（如，市委并市政府），有既送上級機關又送上級機關領導個人的（如，市委并×書記）等等。還有一些部門，同樣一份文件既主送黨委又主送政府，以為兩個上級機關中，你不批他批，其實往往形成誰也不批，或者兩個上級機關可能同時批示，而批示內容不同，甚至意見相反，造成上級機關之間在未經協調情況下的意見不一致，引起一些本來可以避免的矛盾。二是越級行文?！稐l例》和《辦法》都分別做出了明確規定：行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告，尤其不得越級請示問題。常見的問題是，一些基層單位做了些工作，取得了一定的成績，生怕上級部門不了解，就直接將工作報告或經費請示越級上報。這樣就使直接的上級機關工作陷入被動，造成公文往返傳遞延誤時間。同樣，一些上級機關的業務主管部門有時也越過隸屬關系的下級機關向下下級機關行文。三是上級黨委部門或政府部門向下級黨委或政府直接行文?！稐l例》和《辦法》規定，黨委或政府各部門在各自職權范圍內，可以向下級黨委或政府的對應部門行文。黨委或政府辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委或政府行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委或政府發布指示性公文。這方面常見的問題是有些省直廳（局）直接給市委或市政府主送公文，或者市直部門直接給縣委或縣政府主送公文。

六、關于附件中常見的問題。公文附件是相對于公文正文而言的，是為了突出正文的表達效果而附在正文之后的相關材料，它是公文內容的有機組成部分。常見問題有兩個方面：一是標注位置及格式不當。根據《條例》規定，公文如有附件，應當在正文之后，下空一行，左空兩字，機關署名或成文時間之前注明附件順序和名稱。常見問題是一些公文錯將附件標注于成文日期之后，另一些公文采用頂格標注且沒有下空一行，還有一些公文在附件左上角標注“附件”兩字時，畫蛇添足地多加了冒號（附件：）。二是誤用附件?！稐l例》規定，凡是轉發（批轉、印發）性公文，其中被轉發的公文不屬于附件，而是主體的一部分，不能標注附件。但從目前現行的部分公文中看，有些錯將屬于正文的內容標注成附件，如《××政府關于印發2010-2012年保障性住房建設規劃的通知》公文中錯將《2010-2012年保障性住房建設規劃》當作附件標注，其實該《規劃》是該公文的主要內容，而前面的印發通知只是為《規劃》服務的。

七、關于主題詞中常見的問題。公文主題詞是概括反映公文主題內容、類別及文件形式的規定性詞或詞組，它是公文的一種標識，是公文版記部分的構成要素之一。公文主題詞既準確、簡要地概括文件的主要內容，又可以幫助我們快速檢索、查詢文件，有利于提高機關辦事效率，使檔案管理規范化、系統化、科學化。《條例》規定，所有正式公文，均應按《公文主題詞表》標注主題詞，位于抄送機關上方，無抄送機關的，標于印制版記上方。但在主題詞標注過程中，存在著許多問題：一是簡單片面縮略文件標題。有些文秘人員在標注主題詞時只是簡單地壓縮公文標題，或者想當然地在公文標題中挑選關鍵詞標注。二是層次混亂。《條例》規定，在標注公文主題詞時要嚴格按照《公文主題詞表》進行標注，先標類別詞，再標類屬詞，標類屬詞時先標反映文件內容的詞，后標反映文件文種的詞。這里常出現的問題是將類屬詞標在了類別詞前面。三是不標注公文主題詞。有些部門嫌標注主題詞麻煩或認為標注不一定正確，干脆采取不標的辦法。

八、關于抄送中的常見問題。公文的抄送是將文件在主送的同時發送給與公文相關的單位或遵照執行的單位，抄送單位是公文結構的組成部分。這里常出現的問題有三個方面：一是抄報抄送同時使用。新的國家公文處理辦法已將過去用于上級機關的抄報和用于下級機關的抄送統一改為抄送，至今仍然有個別單位使用抄報。二是主送上級機關的同時抄送其下級機關?！稐l例》規定，主送上級機關，不能抄送其下級機關。有些部門在上報上級機關的請示的同時抄送給下級部門，給工作帶來混亂，特別是有些請示件，因為上級未批準時，文件內容尚未確定，尚處于內部研究決策的階段，故不宜讓信息擴散，否則會造成工作被動。三是抄送格

式錯誤。一方面是有些文件上的抄送單位順序排列錯誤；另一方面是錯用標點符號，《條例》規定抄送單位之間要用逗號隔開，結尾一定要用句號結束（這是為了避免公文造假），而有些文件中抄送之間全用頓號隔開，且結尾沒有用句號。

（市委辦公室秘書科：錢興明）

第二篇：公文標題常見病例分析

公文標題是公文內容的攝要，在發揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標題時常出現一些毛病，筆者歸納為以下八個方面，并作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規范的公文標題，一般應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由、文種，以標明由誰發文、為什么發文和用什文種發文。XX年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》作出明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容（事由）并標明公文種類（文種），一般應當標明發文機關”。當然，特殊情況下，也可省略標題中的一至二個要素，但不可隨意省略，要相對規范（至于標題三要素如何省略，省略時應注意些什么，參閱本人撰寫的《試論公文標題“三要素”的省略》一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內容、事項和基本觀點，不利于學習、貫徹、領會、落實文件精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關發出的特定公文外（如中華人民共和國國務院、司法部門發出的國務院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發文機關。如：一份沒有版頭的文件標題《關于加強農村黨支部建設的報告》，待上級看完文件后，才從落款處知道文件是哪個機關發出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利于公文運轉和辦理。具有重大決策和事項的下行文不得省略發文機關；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關，但有版頭（發文機關標識）的，也可不標明發文機關（見《安徽省行政機關公文處理實施細則》第三章第十一條第六款之規定：“為避免公文標題累贅，有發文機關標識的，也可不標明發文機關”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領，失去公文的嚴肅性。如《××鄉人民政府關于召開春耕生產會議的有關事宜》。

二、亂用文種。主要表現在三個方面：一是混用文種。如《全國人大常委會黨組關于縣鄉換屆選舉問題的請示報告》（見1990年2月2日《安徽日報》），這里把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，不論是已經廢止的分別于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起執行的《國家行政機關公文處理辦法》，還是自XX年1月1日起新施行的?！秶倚姓C關公文處理辦法》都沒有“請示報告”這一文種，明顯不妥。從該“請示報告”的內容看，應使用批轉式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種：一種是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”（見XX年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》）所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；另一種是提出建議、要求“批準轉發”的“批轉式報告”，這類報告，多是立足本部門的職能，主動向上級提出一些具有全局性、建設性的意見、建議，本部門又無職權直接行文，只有報告上級，經研究、同意、批轉方可實施。第二種報告（批轉式報告），今后應改用“請示”文種，這是XX年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》中的新規定：“向上級機關請求指示、批準”用請示。二是錯用文種。有的該用“請示”的，卻用了“報告”，而該用“報告”的反而用的是“請示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（XX年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發”、“頒發”式“通知”的“附件”行文。三是生造文種。如《關于調整工資的補充說明》、《關于機構改革中有關問題的解釋》等，這里的“補充說明”、“解釋”均不應作為文種使用，以上兩個標題可修定為《××（發文機關）關于印發調整工資補充說明的通知》、《××（發文機關）關于印發機構改革中有關問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。

三、隸屬不清。不該用“批轉”的，用了“批轉”；該用“批轉”的卻用了“印發”、“轉發”，分不清三者之間的隸屬關系和詞性。如《××縣政府辦公室關于批轉××市長在××會議上講話的通知》，這里的“批轉”使用不當，應該使用“印發”或“轉發”。因為“批轉”具有“批準轉發”之意，是上級對下級報告的認同并轉發下去貫徹落實的。下級對上級機關的文件和上級領導同志的講話、批示等不可使用“批轉”，否則將混淆了上下級的隸屬關系。

四、提煉不精。主要表現在標題冗長上。如《×××（發文機關）關于招收退休退職職工子女就業，進行合理安排，確保社會穩定的通知》，可修改擬為《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業的通知》或《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業有關問題的通知》。

五、題不達義。表現在四個方面：一是事由偏跑。如《×××關于草原滅鼠的請示》，從題意上看，是請示開展滅鼠運動，而此文實際上是請求上級給予解決“滅鼠經費”的請示。應改寫為《×××關于要求解決草原滅鼠經費的請示》。二是題大義小。如《關于企業技術、人才開發的若干規定》，而文件內容中就如何進行技術、人才兩項開發，卻未作具體規定，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關于做好爭取人民滿意基層站所活動籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而政文中不僅詳細介紹了“爭創活動”的意義、內容、方法，還談到了組織領導、活動步驟、管理制度等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文，此標題可改寫為《×××關于開展爭創人民滿意的基層站所活動的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關于糧食問題的通知》，其中就缺少“價格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的主要內容。

六、用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉法”三種技術處理辦法（見本人撰寫的《轉發式公文標題的三種技術處理辦法》一文）。

七、濫用符號。如“××縣人民政府辦公室關于印發《××同志在××會議上講話》的通知”、“轉發《××省公安廳關于實施社區警務戰略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應該使用，應改為：“××縣人民政府辦公室關于印發××同志在××會議上講話的通知”、“轉發××省公安廳關于實施社區警務戰略意見的通知”。XX年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

八、標注不規范。主要表現在以下兩個方面：一是回行題式不規范?！秶倚姓C關公文處理辦法》明確規定：公文標題“回行時，要做到詞意完整”。而在實際排印時，卻往往做不到這一點。如：

中共××縣委××縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展

環境的實施意見

此題回行時，將“經濟發展環境”一個完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應改為：

中共××縣委××縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展環境的 實施意見

二是擺列布局不規范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過??；有的標題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規范的擺布應是：紅色反線下空2行開始排列標題的第一行，行與行之間相間“以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離”；左右擺布時，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設備打印時，按“居中”鍵即可。三是字號字體使用不規范。就字體而言，有的用黑體，有的用宋體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號而言，有的用2號字，有的用3號字，有的甚至比2號更大、比3號更小，等等。規范的用法是：公文標題用2號小標宋體字（正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或3號黑體字），這是《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）國家標準所規定的。

第三篇：公文標題常見病例分析

公文標題常見病例分析

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一、標題不簡要

標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。實際工作中有的公文標題文字太長，極力想把內容說得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。

錯：××大學關于認真貫徹中央紀律檢查委員會關于不準干擾大學畢業生分配工作的通報精神，做好我校應屆畢業生分配工作的幾點意見。

正：××大學關于認真做好應屆畢業生分配工作的意見。

錯：××區財委轉發××市財委轉發××市人民政府關于在全市商業系統中開展文明服務爭先創優活動的通知。

正：××區財委轉發××市政府關于在全市商業系統中開展文明服務爭先創優活動的通知。

錯：××縣煙草專賣局關于轉發××市煙草專賣局關于轉發××省煙草專賣局關于認真開展清產核資工作的通知的通知的通知。

正：××縣煙草專賣局轉發××省煙草專賣局關于認真開展清產核資工作的通知（標題中不宜出現“關于”的連用）。

錯：國務院辦公廳關于轉發民政部關于進一步加強生產救災工作報告的通知。

正：國務院辦公廳轉發民政部關于進一步加強生產救災工作報告的通知 錯：中共××市委、××市人民政府批轉××同志在全區第二次外貿工作會議上的總結發言及市委財貿部、市外貿委關于第二次外貿工作會議的情況報告和××同志關于加強我市外貿工作的幾點意見的報告的通知。

正：中共××市委、××市人民政府關于批轉全市第二次外貿工作會議三個文件的通知。

二、標題不清楚

錯：××建筑公司關于水泥的請示。

正：××建筑公司關于增撥（或減撥）水泥的請示。錯：××商場關于小汽車問題的請示。

正：××商場關于購置（或報廢或調換）小貨車（或小客車等）的請示。錯：×局關于走私販私的指示。

正：×局關于嚴厲打擊走私販私活動的指示。錯：×市×局關于全市上半年技術創新情況的反映。

正：×市×局關于全市××××年上半年技術創新情況的報告。

三、標題不規范

錯：呈報擴建校舍由（此標題刻意仿古，而不是按照現行的格式）。正：關于擴建校舍的請示。

錯：×局關于完全地開展增收節支的通知。正：×局關于大力開展增收節支活動的通知。錯：×市×局關于批復××問題的函。正：×市×局關于××問題的復函。錯：同意你校關于建立行政學院的請示。正：××關于某校建立行政學院問題的批復。錯：×省教委關于建全建立監考制度的決定。正：×省教委關于建立健全監考制度的決定。

四、標題中標點符號使用錯誤（主要是引號和書名號混淆、錯用）標題中不應使用書名號的地方使用了書名號，該使用書名號的地方卻錯用了引號?！秶倚姓C關公文處理辦法》中規定：“標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

錯：××市人民政府批轉《××市公安局關于加強社會治安綜合治理幾點意見的報告》的通知。

正：××市人民政府批轉××市公安局關于加強社會治安綜合治理幾點意見的報告的通知（因為報告不屬于法規、規章）。

錯：××省人民政府關于轉發“××省安全防毒工作管理規定”的通知。正：××省人民政府關于轉發《××省安全防毒工作管理規定》的通知。

五、標題中請示、函、報告三種文種混淆以及并列使用 錯：××關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。錯：×××關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。

以上兩例是下屬單位向上級主管部門請求更換（大修）鍋爐和解決經費問題，《國家行政機關公文處理辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”，以上兩例屬于請示性公文，“報告”應改為“請示”。

××市工商局擬購置六輛三輪摩托車，向市財政局行文，標題是“關于購置六輛三輪摩托的請示”，市財政局給市工商局回文，標題是“關于同意購置六輛三輪摩托的批復”，這兩份文件屬文種錯用，市財政局與市工商局屬平級單位，相互之間應用“函”，不應使用“請示”、“批復”。

六、兩個文種并列使用，寫成“請示報告” 錯：××關于組建中新實業發展公司的請示報告。正：××關于組建中新實業發展公司的請示。錯：××單位關于申請批準購置××設備的請示報告。正：××單位關于購置××設備的請示。

第四篇：公文寫作常見錯誤及病例分析

公文寫作常見錯誤及病例分析

一、公文常見錯誤

（一）行文中的常見錯誤

1.濫發文件。主要表現：（1）所發公文屬可發可不發之列。（2）所發公文只是照抄照轉上級的公文（翻印即可，不必轉發）。（3）所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決。（5）行文所涉及的內容已在報上全文公布過。（6）在部門之間意見分歧，未經協商一致時就行文。

2.行文關系混亂。主要表現：（1）應該黨政分開行文的未分開行文。（2）應該一個機關單獨行文的搞成幾個機關聯合行文。（3）該職能部門行文的“升格”為黨委、政府級行文。（4）該黨委、政府級行文的“降格”為職能部門行文。

（二）文種使用中的常見錯誤

1.自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。

2.誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如《××單位××××年工作要點》。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××單位關于印發2017年工作要點的通知”。

3.混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。

（三）版頭使用中的常見錯誤

1.使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

2.使用沒有版頭的白紙印發文件。

（四）發文字號中的常見錯誤

1.年號不全。如：將“1997”省略為“97”。

2.括弧不對。發文用六角方括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“[]”、方頭括弧“【】”。

3.位置不當。將發文位置提前到了機關代字前面。如：將“辦〔1997〕×號”錯用為“〔1997〕辦×號”。

4.序號累贅。發文順序號中多加了“0”。如：錯誤寫法“辦〔1997〕01號”,正確應為“辦〔1997〕1號”；錯誤寫法“1997年01月01日”，正確應為“1997年1月1日”。

5.一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。6.一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。7.跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。8.自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。

（五）簽發人標注中的常見錯誤 1.上行文未標注簽發人姓名。2.下行文也標注了簽發人姓名。

3.標注不規范。簽發人標注位置錯誤；簽發人標注的字體字號錯誤；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。

（六）主送機關中的常見錯誤

1.一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

2.主送機關表述不規范，未按順序排列；未用全稱或規范化簡稱；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“各單位”。

3.多頭主送機關。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

4.主送個人公文不得主送領導者個人。

5.越級主送一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關。

（七）正文中的常見錯誤 1.錯別字主要表現。

（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”等。

（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”等。

2.標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，六角括號與方括號混用，書名號與引號混用等。

3.數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。

4.隨意簡稱。如將“宣傳貫徹”簡稱為“宣貫”。

5.引文標注錯誤。公文引用的標題和發文字號順序錯誤。如“你公司××〔2012〕×號文件《關于委托貸款的請示》已收悉。”，正確應為“你公司《關于委托貸款的請示》（××〔2012〕×號）已收悉”。

6.隨意使用字體字號。正確正文字體為3號仿宋體。7.隨意設定行距。正確行距為28磅。

（八）正文標識中的常見錯誤

常見錯誤，如正文結尾與成文日期未在一頁時標注“此頁無正文”，正確應為排版時根據情況適當調整行距（行距最大不超過32磅，最小不低于26磅），將正文與成文日期部分排放在一頁。

（九）附件標識中的錯誤 1.有附件不標注。2.附件名未標全稱。

3.標注不規范?！案郊倍治错敻駱俗ⅲㄕ_的是頂格標注）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末尾使用標點符號（正確的是不標注標點符號）。

（十）成文日期標識中的常見錯誤 1.將擬稿日期作為成文日期。2.將打印日期作為成文日期。

3.漢字和阿拉伯數字亂用。成文日期錯用阿拉伯數字書寫，如：“二○○五年三月二十日”，正確應為“2005年3月20日”。

4.標識不全只署月日不署年份，如：“3月20日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標注完整。

5．將月日寫成“分子式”如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。

（十一）機關印章使用中的常見錯誤 1.漏蓋、錯蓋印章。

2.位置不當。用印時未下壓成文日期。3.模糊不清未及時清洗印章，使印記模糊不清。

（十二）抄送機關標識中的常見錯誤 1.使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發”。

2.抄送個人公文不能抄送個人，需要送某位領導閱否由收文機關秘書部門決定。

3.抄送主送機關既然是主送機關就不必再抄送了。

4.濫抄濫送。將向上級機關的“請示”同時抄送平級機關或下級機關；將公文抄送給與公文內容無關的機關。

5.標識不規范。抄送機關未分類或標點符號使用不當。

二、公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

（一）語句不合語法規范

例1：×××部、×××部、×××部、×××部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例2：×××高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是 面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

（二）請示、函、報告三者混淆

例3：×××關于更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例4：×××關于申請2015年公費醫療補助費的報告。病例分析：

例3的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例4的標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

第五篇：公文標題常見病例分析

公文標題常見病例分析

公文標題是公文內容的撮要，在發揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標題時常出現一些毛病，現從八個方面作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規范的公文標題一般應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由、文種，以標明由誰發文、為什么發文和用什文種發文。2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》作出明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容（事由）并標明公文種類（文種），一般應當標明發文機關”。當然，特殊情況下，也可省略標題中的一至二個要素，但不可隨意省略，要相對規范，否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如（XX縣人民政府決定），由于省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內容、事項和基本觀點，不利于學習、貫徹、領會、落實文件精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關發出的特定公文外（如中華人民共和國國務院、司法部門發出的國務院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發文機關。如一份沒有版頭的文件標題《關于加強農村黨支部建設的報告》，待上級看完文件后，才從落款處知道文件是哪個機關發出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利于公文運轉和辦理。具有重大決策和事項的下行文不得省略發文機關；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關。但有版頭（發文機關標識）的，也可不標明發文機關。三是隨意省略文種。使受文者不得要領，失去公文的嚴肅性。如《XX政府關干召開春耕生產會議的有關事宜》。

二、亂用文種。主要表現在三個方面：一是混用文種。如《全國人大常委會黨組關于縣鄉換屆選舉問題的請示報告》，這里把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，不論是已經廢止的分別于1987年和1994年公布的《國家行政機關公文處理辦法》，還是自2001年1月1日起新施行的《國家行政機關公文處理辦法》，都沒有“請示報告”這一文種，明顯不妥。從該“請示報告” 的內容看，應使用批轉式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種。一種是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”（見2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；另一種是提出建議，要求“批準轉發” 的“批轉式報告“，這類報告，多是立足本部門的職能，主動向上級提出一些具有全局性、建設性的意見、建議，本部門又無職權直接行文，只有報告上級，經研究、同意、批轉方可實施。二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反

而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”“規定”“辦法” “總結”、“計劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。除此之外均不可直接行文），但可作為“印發”、“頒發’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文種。如《關于調整工資的補充說明》、《關于機構改革中有關問題的解釋》等，這里的“補充說明”、“解釋”均不應作為文種使用，以上兩個標題可修定為《XX（發文機關）關于印發調整工資補充說明的通知》、《XX（發文機關）關于印發機構改革中有關問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文

種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。

三、隸屬不清。不該用“批轉”的，用了“批轉”；該用“批轉” 的卻用了“印發”、“轉發”，分不清三者之間的隸屬關系和詞性。如《XX縣政府辦公室關于批轉XX市長在XX會議上講話的通知》，這里的“批轉”使用不當，應該使用“印發”或“轉發”。因為“批轉”具有“批準轉發”之意，是上級對下級報告的認同并轉發下去貫徹落實的。下級對上級機關的文件和上級領導同志的講話、批示等不可使用“批轉”，否則將混淆了上下級的隸屬關系。

四、提煉不精。主要表現在標題冗長上。如《XX（發文機關）關于招收退休退職職工子女就業，進行合理安排，確保社會穩定的通知》，可修改擬為《XX關于妥善安排退休退職職工子女就業的通知》或《XX關于妥善安排退休退職職

工子女就業有關問題的通知》。

五、題不達義。表現在四個方面：一是事由偏跑。如《XX關于草原滅鼠的請示》，從題意上看，是請示開展滅鼠運動，而此文實際上是請求上級給予解決“滅鼠經費”的請示，應改寫為《XX關于要求解決草原滅鼠經費的請示》。二是題大義小。如《關于企業技術、人才開發的若干規定》，而文件內容中就如何進行技術、人才兩項開發，卻未作具體規定，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關于做好爭創人民滿意基層站所活動籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細介紹了“爭創活動” 的意義、內容、方法，還談到了組織領導、活動步驟、管理制度等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文。此標題可改寫為《XX關干開展爭創人民滿意的基層站所活動的通知》。四是題又不清。如《XX縣人民政府關于糧食問題的通知》，其中就缺

少“價格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”造成事由過于籠統不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的主要內容。

六、用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“XX縣人民政府關于轉發《XX市人民政府關于轉發< XX省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知> 的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題避免介詞“關于”。動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”“替代法”“直轉法”三種技

術處理辦法。

七、濫用符號。如“XX縣人民政府辦公室關于印發《XX同志在XX會議上講話》的通知”、“轉發《XX省公安廳關于實施社區警務戰略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應該使用，應改為：“XX縣人民政府辦公室關于印發XX同志在XX會議上講話的通知”、“轉發XX省公安廳關于實施社區警務戰略意見的通知”。2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不

用標點符號”。

八、標注不規范。主要表現在以下三個方面：一是回行題式不規范?！秶倚姓C關公文處理辦法》明確規定：公文標題“回行時，要做到詞意完整”。而在實際排印時，卻往往做不到這一點。如：

中共XX縣委XX縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展

環境的實施意見

此題回行時，將“經濟發展環境”一個完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應改

為：

中共XX縣委XX縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見

二是排列布局不規范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過??；有的標題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規范的擺布應是：紅色反線下空2行開始排列標題的第一行，行與行之間相間“以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離”；左右擺布時，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設備打印時，按“居中”鍵即可。三是字號字體使用不規范。就字體而言，有的用黑體，有的用來體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號而言，有的用2號字，有的用3號字，有的甚至比2號更大、比3號更小，等等。規范的用法是：公文標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或3號黑體字。