第一篇：公文標(biāo)題常見病例分析

公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長(zhǎng)期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請(qǐng)示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請(qǐng)示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場(chǎng)合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長(zhǎng)、混亂、殘缺不全；

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級(jí)行文。

（二）多頭行文。

（三）請(qǐng)示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡(jiǎn)稱。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

公文標(biāo)題常見病例分析

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的撮要，在發(fā)揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標(biāo)題時(shí)常出現(xiàn)一些毛病，筆者歸納為以下八個(gè)方面，并作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規(guī)范的公文標(biāo)題一般應(yīng)具備“三要素”，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種，以標(biāo)明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什文種發(fā)文。2001年1月1日起施行的（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）作出明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容（事由）并標(biāo)明公文種類（文種），一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”。當(dāng)然，特殊情況下，也可省略標(biāo)題中的一至二個(gè)要素，但不可隨意省略，要相對(duì)規(guī)范（至于標(biāo)題三要素如何省略，省略時(shí)應(yīng)注意些什么，參閱本人撰寫的（試論公文標(biāo)題“三要素”的省略）一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如（XX縣人民政府決定），由于省略事由，受文者看不出標(biāo)題所反映的主要內(nèi)容、事項(xiàng)和基本觀點(diǎn)，不利于學(xué)習(xí)、貫徹、領(lǐng)會(huì)、落實(shí)文件精神。除一些非重要的、極其簡(jiǎn)短的通知、通告和特殊機(jī)關(guān)發(fā)出的特定公文外（如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院、司法部門發(fā)出的國(guó)務(wù)院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如一份沒有版頭的文件標(biāo)題（關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村黨支部建設(shè)的報(bào)告》，待上級(jí)看完文件后，才從落款處知道文件是哪個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)出的，既不莊重，也不嚴(yán)肅，更不利于公文運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理。具有重大決策和事項(xiàng)的下行文不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)。但有版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)（見（湖南省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則）第三章第十一條第六款之規(guī)定：“為避免公文標(biāo)題累贅，有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領(lǐng)，失去公文的嚴(yán)肅性。如（XX鄉(xiāng)人民政府關(guān)干召開春耕生產(chǎn)會(huì)議的有關(guān)事宜）。

二、亂用文種。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是混用文種。如（全國(guó)人大常委會(huì)黨組關(guān)于縣鄉(xiāng)換屆選舉問題的請(qǐng)示報(bào)告）（見 1990年 2月 2日<<湖南日?qǐng)?bào)>>），這里把“請(qǐng)示”、“報(bào)告”兩個(gè)不同的文種混淆在一起使用，不論是已經(jīng)廢止的分別于1987年和1994年公布的（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法），還是自2001年1月1日起新施行的<<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>>，都沒有“請(qǐng)示報(bào)告”這一文種，明顯不妥。從該“請(qǐng)示報(bào)告” 的內(nèi)容看，應(yīng)使用批轉(zhuǎn)式“報(bào)告”這一文種。報(bào)告，一般分為兩種。一種是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”（見2001年1月1日起施行的<<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所使用的“匯報(bào)式報(bào)告”，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；另一種是提出建議、要求“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)” 的“批轉(zhuǎn)式報(bào)告“，這類報(bào)告，多是立足本部門的職能，主動(dòng)向上級(jí)提出一些具有全局性、建設(shè)性的意見＼建議，本部門又無職權(quán)直接行文，只有報(bào)告上級(jí)，經(jīng)研究、同意、批轉(zhuǎn)方可實(shí)施。二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示” 的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告” 的反而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函” 的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”“規(guī)定”“辦法” “總結(jié)”、“計(jì)劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報(bào)，議案，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)．意見，函，會(huì)議紀(jì)要。除此之外均不可直接行文），但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文種。如（關(guān)于調(diào)整工資的補(bǔ)充說明）、（關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》等，這里的“補(bǔ)充說明”、“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個(gè)標(biāo)題可修定為（XX（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補(bǔ)充說明的通知》、（Xx（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》。還有的把“安排”?！耙c(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯(cuò)誤的。

三、隸屬不清。不該用“ 批轉(zhuǎn)” 的，用了。批轉(zhuǎn)；該用“批轉(zhuǎn)” 的卻用了“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”，分不清三者之間的隸屬關(guān)系和詞性。如（XX縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市長(zhǎng)在XX會(huì)議上講話的通知），這里的“批轉(zhuǎn)”使用不當(dāng)，應(yīng)該使用“印發(fā)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。因?yàn)椤芭D(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)告的認(rèn)同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實(shí)的。下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、批示等不可使用“批轉(zhuǎn)”，否則將混淆了上下級(jí)的隸屬關(guān)系。

四、提煉不精。主要表現(xiàn)在標(biāo)題冗長(zhǎng)上。如（xxx（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會(huì)穩(wěn)定的通知），可修改擬為（XXX關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知）或（XxX關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知）。

五、題不達(dá)義。表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是事由偏跑。如（XXX關(guān)于草原滅鼠的請(qǐng)示），從題意上看，是請(qǐng)示開展滅鼠運(yùn)動(dòng)，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)給予解決“滅鼠經(jīng)費(fèi)”的請(qǐng)示，應(yīng)改寫為（XXX關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示）。二是題大義小。如（關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定），而文件內(nèi)容中就如何進(jìn)行技術(shù)、人才兩項(xiàng)開發(fā)，卻未作具體規(guī)定，標(biāo)題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如（關(guān)于做好爭(zhēng)創(chuàng)人民滿意基層站所活動(dòng)籌備工作的通知），標(biāo)題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細(xì)介紹了“爭(zhēng)創(chuàng)活動(dòng)” 的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)步驟、管理制度等，顯然，標(biāo)題題義過小難于表達(dá)和帶動(dòng)正文。此標(biāo)題可改寫為（XXx關(guān)干開展?fàn)巹?chuàng)人民滿意的基層站所活動(dòng)的通知）。四是題又不清。如<>，其中就缺少“價(jià)格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準(zhǔn)確反映表達(dá)公文的主要內(nèi)容。

六、用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“xX縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)< 的通知>>的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問題避免介詞“關(guān)于”。動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”“替代法”“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法（見上海（秘書雜志1993年第二期總第74期刊發(fā)的本人撰寫的<<轉(zhuǎn)發(fā)式公文標(biāo)題的三種技術(shù)處理辦法>>一文）。

七、濫用符號(hào)。如“XX縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)<>的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)（XX省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見）的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號(hào)都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：“xx縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)XX同志在Xx會(huì)議上講話的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)xX省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見的通知”。2001年1月1日施行的（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

八、標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是回行題式不規(guī)范。（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）明確規(guī)定：公文標(biāo)題“回行時(shí)，要做到詞意完整”。而在實(shí)際排印時(shí)，卻往往做不到這一點(diǎn)。如：

中共xx縣委xX縣人民政府 關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展

環(huán)境的實(shí)施意見

此題回行時(shí)，將“經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境”一個(gè)完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應(yīng)改為：

中共XX縣委xX縣人民政府 關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的

實(shí) 施 意 見 二是排列布局不規(guī)范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標(biāo)題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過?。挥械臉?biāo)題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規(guī)范的擺布應(yīng)是：紅色反線下空2行開始排列標(biāo)題的第一行，行與行之間相間“以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7／8倍的距離”；左右擺布時(shí)，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設(shè)備打印時(shí)，按“居中”鍵即可。三是字號(hào)字體使用不規(guī)范。就字體而言，有的用黑體，有的用來體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號(hào)而言，有的用2號(hào)字，有的用3號(hào)字，有的甚至比2號(hào)更大、比3號(hào)更小，等等。規(guī)范的用法是：公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字（正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或3號(hào)黑體字），這是<<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式>>（GB／T9704—1999）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的。

第二篇：公文標(biāo)題常見病例分析

公文標(biāo)題常見病例分析



一、標(biāo)題不簡(jiǎn)要

標(biāo)題中的主要內(nèi)容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。實(shí)際工作中有的公文標(biāo)題文字太長(zhǎng)，極力想把內(nèi)容說得更具體、更清楚，結(jié)果反而更不清楚。

錯(cuò)：××大學(xué)關(guān)于認(rèn)真貫徹中央紀(jì)律檢查委員會(huì)關(guān)于不準(zhǔn)干擾大學(xué)畢業(yè)生分配工作的通報(bào)精神，做好我校應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的幾點(diǎn)意見。

正：××大學(xué)關(guān)于認(rèn)真做好應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的意見。

錯(cuò)：××區(qū)財(cái)委轉(zhuǎn)發(fā)××市財(cái)委轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府關(guān)于在全市商業(yè)系統(tǒng)中開展文明服務(wù)爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)的通知。

正：××區(qū)財(cái)委轉(zhuǎn)發(fā)××市政府關(guān)于在全市商業(yè)系統(tǒng)中開展文明服務(wù)爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)的通知。

錯(cuò)：××縣煙草專賣局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市煙草專賣局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省煙草專賣局關(guān)于認(rèn)真開展清產(chǎn)核資工作的通知的通知的通知。

正：××縣煙草專賣局轉(zhuǎn)發(fā)××省煙草專賣局關(guān)于認(rèn)真開展清產(chǎn)核資工作的通知（標(biāo)題中不宜出現(xiàn)“關(guān)于”的連用）。

錯(cuò)：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)生產(chǎn)救災(zāi)工作報(bào)告的通知。

正：國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)生產(chǎn)救災(zāi)工作報(bào)告的通知 錯(cuò)：中共××市委、××市人民政府批轉(zhuǎn)××同志在全區(qū)第二次外貿(mào)工作會(huì)議上的總結(jié)發(fā)言及市委財(cái)貿(mào)部、市外貿(mào)委關(guān)于第二次外貿(mào)工作會(huì)議的情況報(bào)告和××同志關(guān)于加強(qiáng)我市外貿(mào)工作的幾點(diǎn)意見的報(bào)告的通知。

正：中共××市委、××市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)全市第二次外貿(mào)工作會(huì)議三個(gè)文件的通知。

二、標(biāo)題不清楚

錯(cuò)：××建筑公司關(guān)于水泥的請(qǐng)示。

正：××建筑公司關(guān)于增撥（或減撥）水泥的請(qǐng)示。錯(cuò)：××商場(chǎng)關(guān)于小汽車問題的請(qǐng)示。

正：××商場(chǎng)關(guān)于購置（或報(bào)廢或調(diào)換）小貨車（或小客車等）的請(qǐng)示。錯(cuò)：×局關(guān)于走私販私的指示。

正：×局關(guān)于嚴(yán)厲打擊走私販私活動(dòng)的指示。錯(cuò)：×市×局關(guān)于全市上半年技術(shù)創(chuàng)新情況的反映。

正：×市×局關(guān)于全市××××年上半年技術(shù)創(chuàng)新情況的報(bào)告。

三、標(biāo)題不規(guī)范

錯(cuò)：呈報(bào)擴(kuò)建校舍由（此標(biāo)題刻意仿古，而不是按照現(xiàn)行的格式）。正：關(guān)于擴(kuò)建校舍的請(qǐng)示。

錯(cuò)：×局關(guān)于完全地開展增收節(jié)支的通知。正：×局關(guān)于大力開展增收節(jié)支活動(dòng)的通知。錯(cuò)：×市×局關(guān)于批復(fù)××問題的函。正：×市×局關(guān)于××問題的復(fù)函。錯(cuò)：同意你校關(guān)于建立行政學(xué)院的請(qǐng)示。正：××關(guān)于某校建立行政學(xué)院?jiǎn)栴}的批復(fù)。錯(cuò)：×省教委關(guān)于建全建立監(jiān)考制度的決定。正：×省教委關(guān)于建立健全監(jiān)考制度的決定。

四、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤（主要是引號(hào)和書名號(hào)混淆、錯(cuò)用）標(biāo)題中不應(yīng)使用書名號(hào)的地方使用了書名號(hào)，該使用書名號(hào)的地方卻錯(cuò)用了引號(hào)。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定：“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

錯(cuò)：××市人民政府批轉(zhuǎn)《××市公安局關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)治安綜合治理幾點(diǎn)意見的報(bào)告》的通知。

正：××市人民政府批轉(zhuǎn)××市公安局關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)治安綜合治理幾點(diǎn)意見的報(bào)告的通知（因?yàn)閳?bào)告不屬于法規(guī)、規(guī)章）。

錯(cuò)：××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“××省安全防毒工作管理規(guī)定”的通知。正：××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××省安全防毒工作管理規(guī)定》的通知。

五、標(biāo)題中請(qǐng)示、函、報(bào)告三種文種混淆以及并列使用 錯(cuò)：××關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。錯(cuò)：×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。

以上兩例是下屬單位向上級(jí)主管部門請(qǐng)求更換（大修）鍋爐和解決經(jīng)費(fèi)問題，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”，以上兩例屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”應(yīng)改為“請(qǐng)示”。

××市工商局?jǐn)M購置六輛三輪摩托車，向市財(cái)政局行文，標(biāo)題是“關(guān)于購置六輛三輪摩托的請(qǐng)示”，市財(cái)政局給市工商局回文，標(biāo)題是“關(guān)于同意購置六輛三輪摩托的批復(fù)”，這兩份文件屬文種錯(cuò)用，市財(cái)政局與市工商局屬平級(jí)單位，相互之間應(yīng)用“函”，不應(yīng)使用“請(qǐng)示”、“批復(fù)”。

六、兩個(gè)文種并列使用，寫成“請(qǐng)示報(bào)告” 錯(cuò)：××關(guān)于組建中新實(shí)業(yè)發(fā)展公司的請(qǐng)示報(bào)告。正：××關(guān)于組建中新實(shí)業(yè)發(fā)展公司的請(qǐng)示。錯(cuò)：××單位關(guān)于申請(qǐng)批準(zhǔn)購置××設(shè)備的請(qǐng)示報(bào)告。正：××單位關(guān)于購置××設(shè)備的請(qǐng)示。

第三篇：公文標(biāo)題常見病例分析

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的攝要，在發(fā)揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標(biāo)題時(shí)常出現(xiàn)一些毛病，筆者歸納為以下八個(gè)方面，并作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規(guī)范的公文標(biāo)題，一般應(yīng)具備“三要素”，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種，以標(biāo)明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什文種發(fā)文。XX年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容（事由）并標(biāo)明公文種類（文種），一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”。當(dāng)然，特殊情況下，也可省略標(biāo)題中的一至二個(gè)要素，但不可隨意省略，要相對(duì)規(guī)范（至于標(biāo)題三要素如何省略，省略時(shí)應(yīng)注意些什么，參閱本人撰寫的《試論公文標(biāo)題“三要素”的省略》一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標(biāo)題所反映的主要內(nèi)容、事項(xiàng)和基本觀點(diǎn)，不利于學(xué)習(xí)、貫徹、領(lǐng)會(huì)、落實(shí)文件精神。除一些非重要的、極其簡(jiǎn)短的通知、通告和特殊機(jī)關(guān)發(fā)出的特定公文外（如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院、司法部門發(fā)出的國(guó)務(wù)院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如：一份沒有版頭的文件標(biāo)題《關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村黨支部建設(shè)的報(bào)告》，待上級(jí)看完文件后，才從落款處知道文件是哪個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)出的，既不莊重，也不嚴(yán)肅，更不利于公文運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理。具有重大決策和事項(xiàng)的下行文不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但有版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)（見《安徽省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》第三章第十一條第六款之規(guī)定：“為避免公文標(biāo)題累贅，有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領(lǐng)，失去公文的嚴(yán)肅性。如《××鄉(xiāng)人民政府關(guān)于召開春耕生產(chǎn)會(huì)議的有關(guān)事宜》。

二、亂用文種。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是混用文種。如《全國(guó)人大常委會(huì)黨組關(guān)于縣鄉(xiāng)換屆選舉問題的請(qǐng)示報(bào)告》（見1990年2月2日《安徽日?qǐng)?bào)》），這里把“請(qǐng)示”、“報(bào)告”兩個(gè)不同的文種混淆在一起使用，不論是已經(jīng)廢止的分別于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起執(zhí)行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，還是自XX年1月1日起新施行的。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》都沒有“請(qǐng)示報(bào)告”這一文種，明顯不妥。從該“請(qǐng)示報(bào)告”的內(nèi)容看，應(yīng)使用批轉(zhuǎn)式“報(bào)告”這一文種。報(bào)告，一般分為兩種：一種是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”（見XX年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）所使用的“匯報(bào)式報(bào)告”，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；另一種是提出建議、要求“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”的“批轉(zhuǎn)式報(bào)告”，這類報(bào)告，多是立足本部門的職能，主動(dòng)向上級(jí)提出一些具有全局性、建設(shè)性的意見、建議，本部門又無職權(quán)直接行文，只有報(bào)告上級(jí)，經(jīng)研究、同意、批轉(zhuǎn)方可實(shí)施。第二種報(bào)告（批轉(zhuǎn)式報(bào)告），今后應(yīng)改用“請(qǐng)示”文種，這是XX年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的新規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”用請(qǐng)示。二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示”的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告”的反而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計(jì)劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（XX年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報(bào)，議案，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”式“通知”的“附件”行文。三是生造文種。如《關(guān)于調(diào)整工資的補(bǔ)充說明》、《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》等，這里的“補(bǔ)充說明”、“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個(gè)標(biāo)題可修定為《××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補(bǔ)充說明的通知》、《××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯(cuò)誤的。

三、隸屬不清。不該用“批轉(zhuǎn)”的，用了“批轉(zhuǎn)”；該用“批轉(zhuǎn)”的卻用了“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”，分不清三者之間的隸屬關(guān)系和詞性。如《××縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)××市長(zhǎng)在××?xí)h上講話的通知》，這里的“批轉(zhuǎn)”使用不當(dāng)，應(yīng)該使用“印發(fā)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。因?yàn)椤芭D(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)告的認(rèn)同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實(shí)的。下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、批示等不可使用“批轉(zhuǎn)”，否則將混淆了上下級(jí)的隸屬關(guān)系。

四、提煉不精。主要表現(xiàn)在標(biāo)題冗長(zhǎng)上。如《×××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會(huì)穩(wěn)定的通知》，可修改擬為《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知》或《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知》。

五、題不達(dá)義。表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是事由偏跑。如《×××關(guān)于草原滅鼠的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開展滅鼠運(yùn)動(dòng)，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)給予解決“滅鼠經(jīng)費(fèi)”的請(qǐng)示。應(yīng)改寫為《×××關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》。二是題大義小。如《關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定》，而文件內(nèi)容中就如何進(jìn)行技術(shù)、人才兩項(xiàng)開發(fā)，卻未作具體規(guī)定，標(biāo)題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關(guān)于做好爭(zhēng)取人民滿意基層站所活動(dòng)籌備工作的通知》，標(biāo)題的事由主旨是“籌備”二字，而政文中不僅詳細(xì)介紹了“爭(zhēng)創(chuàng)活動(dòng)”的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)步驟、管理制度等，顯然，標(biāo)題題義過小難于表達(dá)和帶動(dòng)正文，此標(biāo)題可改寫為《×××關(guān)于開展?fàn)巹?chuàng)人民滿意的基層站所活動(dòng)的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關(guān)于糧食問題的通知》，其中就缺少“價(jià)格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準(zhǔn)確反映表達(dá)公文的主要內(nèi)容。

六、用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法（見本人撰寫的《轉(zhuǎn)發(fā)式公文標(biāo)題的三種技術(shù)處理辦法》一文）。

七、濫用符號(hào)。如“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××同志在××?xí)h上講話》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《××省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號(hào)都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)××同志在××?xí)h上講話的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)××省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見的通知”。XX年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

八、標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是回行題式不規(guī)范?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：公文標(biāo)題“回行時(shí)，要做到詞意完整”。而在實(shí)際排印時(shí)，卻往往做不到這一點(diǎn)。如：

中共××縣委××縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展

環(huán)境的實(shí)施意見

此題回行時(shí)，將“經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境”一個(gè)完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應(yīng)改為：

中共××縣委××縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的 實(shí)施意見

二是擺列布局不規(guī)范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標(biāo)題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過?。挥械臉?biāo)題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規(guī)范的擺布應(yīng)是：紅色反線下空2行開始排列標(biāo)題的第一行，行與行之間相間“以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離”；左右擺布時(shí)，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設(shè)備打印時(shí)，按“居中”鍵即可。三是字號(hào)字體使用不規(guī)范。就字體而言，有的用黑體，有的用宋體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號(hào)而言，有的用2號(hào)字，有的用3號(hào)字，有的甚至比2號(hào)更大、比3號(hào)更小，等等。規(guī)范的用法是：公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字（正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或3號(hào)黑體字），這是《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的。

第四篇：公文標(biāo)題常見病例分析

公文標(biāo)題常見病例分析

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的撮要，在發(fā)揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標(biāo)題時(shí)常出現(xiàn)一些毛病，現(xiàn)從八個(gè)方面作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規(guī)范的公文標(biāo)題一般應(yīng)具備“三要素”，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種，以標(biāo)明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什文種發(fā)文。2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容（事由）并標(biāo)明公文種類（文種），一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”。當(dāng)然，特殊情況下，也可省略標(biāo)題中的一至二個(gè)要素，但不可隨意省略，要相對(duì)規(guī)范，否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如（XX縣人民政府決定），由于省略事由，受文者看不出標(biāo)題所反映的主要內(nèi)容、事項(xiàng)和基本觀點(diǎn)，不利于學(xué)習(xí)、貫徹、領(lǐng)會(huì)、落實(shí)文件精神。除一些非重要的、極其簡(jiǎn)短的通知、通告和特殊機(jī)關(guān)發(fā)出的特定公文外（如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院、司法部門發(fā)出的國(guó)務(wù)院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如一份沒有版頭的文件標(biāo)題《關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村黨支部建設(shè)的報(bào)告》，待上級(jí)看完文件后，才從落款處知道文件是哪個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)出的，既不莊重，也不嚴(yán)肅，更不利于公文運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理。具有重大決策和事項(xiàng)的下行文不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)。但有版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。三是隨意省略文種。使受文者不得要領(lǐng)，失去公文的嚴(yán)肅性。如《XX政府關(guān)干召開春耕生產(chǎn)會(huì)議的有關(guān)事宜》。

二、亂用文種。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是混用文種。如《全國(guó)人大常委會(huì)黨組關(guān)于縣鄉(xiāng)換屆選舉問題的請(qǐng)示報(bào)告》，這里把“請(qǐng)示”、“報(bào)告”兩個(gè)不同的文種混淆在一起使用，不論是已經(jīng)廢止的分別于1987年和1994年公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，還是自2001年1月1日起新施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，都沒有“請(qǐng)示報(bào)告”這一文種，明顯不妥。從該“請(qǐng)示報(bào)告” 的內(nèi)容看，應(yīng)使用批轉(zhuǎn)式“報(bào)告”這一文種。報(bào)告，一般分為兩種。一種是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”（見2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所使用的“匯報(bào)式報(bào)告”，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；另一種是提出建議，要求“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)” 的“批轉(zhuǎn)式報(bào)告“，這類報(bào)告，多是立足本部門的職能，主動(dòng)向上級(jí)提出一些具有全局性、建設(shè)性的意見、建議，本部門又無職權(quán)直接行文，只有報(bào)告上級(jí)，經(jīng)研究、同意、批轉(zhuǎn)方可實(shí)施。二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示” 的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告” 的反

而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函” 的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”“規(guī)定”“辦法” “總結(jié)”、“計(jì)劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。除此之外均不可直接行文），但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文種。如《關(guān)于調(diào)整工資的補(bǔ)充說明》、《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》等，這里的“補(bǔ)充說明”、“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個(gè)標(biāo)題可修定為《XX（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補(bǔ)充說明的通知》、《XX（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不是公文文

種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯(cuò)誤的。

三、隸屬不清。不該用“批轉(zhuǎn)”的，用了“批轉(zhuǎn)”；該用“批轉(zhuǎn)” 的卻用了“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”，分不清三者之間的隸屬關(guān)系和詞性。如《XX縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市長(zhǎng)在XX會(huì)議上講話的通知》，這里的“批轉(zhuǎn)”使用不當(dāng)，應(yīng)該使用“印發(fā)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。因?yàn)椤芭D(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)告的認(rèn)同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實(shí)的。下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、批示等不可使用“批轉(zhuǎn)”，否則將混淆了上下級(jí)的隸屬關(guān)系。

四、提煉不精。主要表現(xiàn)在標(biāo)題冗長(zhǎng)上。如《XX（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會(huì)穩(wěn)定的通知》，可修改擬為《XX關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知》或《XX關(guān)于妥善安排退休退職職

工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知》。

五、題不達(dá)義。表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是事由偏跑。如《XX關(guān)于草原滅鼠的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開展滅鼠運(yùn)動(dòng)，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)給予解決“滅鼠經(jīng)費(fèi)”的請(qǐng)示，應(yīng)改寫為《XX關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》。二是題大義小。如《關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定》，而文件內(nèi)容中就如何進(jìn)行技術(shù)、人才兩項(xiàng)開發(fā)，卻未作具體規(guī)定，標(biāo)題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關(guān)于做好爭(zhēng)創(chuàng)人民滿意基層站所活動(dòng)籌備工作的通知》，標(biāo)題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細(xì)介紹了“爭(zhēng)創(chuàng)活動(dòng)” 的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)步驟、管理制度等，顯然，標(biāo)題題義過小難于表達(dá)和帶動(dòng)正文。此標(biāo)題可改寫為《XX關(guān)干開展?fàn)巹?chuàng)人民滿意的基層站所活動(dòng)的通知》。四是題又不清。如《XX縣人民政府關(guān)于糧食問題的通知》，其中就缺

少“價(jià)格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準(zhǔn)確反映表達(dá)公文的主要內(nèi)容。

六、用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“XX縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《XX市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)< XX省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知> 的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問題避免介詞“關(guān)于”。動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”“替代法”“直轉(zhuǎn)法”三種技

術(shù)處理辦法。

七、濫用符號(hào)。如“XX縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《XX同志在XX會(huì)議上講話》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《XX省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號(hào)都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：“XX縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)XX同志在XX會(huì)議上講話的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)XX省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見的通知”。2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不

用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

八、標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是回行題式不規(guī)范?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：公文標(biāo)題“回行時(shí)，要做到詞意完整”。而在實(shí)際排印時(shí)，卻往往做不到這一點(diǎn)。如：

中共XX縣委XX縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展

環(huán)境的實(shí)施意見

此題回行時(shí)，將“經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境”一個(gè)完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應(yīng)改

為：

中共XX縣委XX縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的實(shí)施意見

二是排列布局不規(guī)范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標(biāo)題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過??；有的標(biāo)題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規(guī)范的擺布應(yīng)是：紅色反線下空2行開始排列標(biāo)題的第一行，行與行之間相間“以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7／8倍的距離”；左右擺布時(shí)，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設(shè)備打印時(shí)，按“居中”鍵即可。三是字號(hào)字體使用不規(guī)范。就字體而言，有的用黑體，有的用來體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號(hào)而言，有的用2號(hào)字，有的用3號(hào)字，有的甚至比2號(hào)更大、比3號(hào)更小，等等。規(guī)范的用法是：公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或3號(hào)黑體字。

第五篇：淺析公文格式常見病例

淺談公文格式常見問題

錢興明

公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。公文格式規(guī)范與否直接影響公文效力的發(fā)揮。從目前黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文來看，公文格式時(shí)常出現(xiàn)一些問題，筆者通過幾年的秘書工作和學(xué)習(xí)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，就公文格式中常見病例作分類總結(jié)與大家共勉。

一、關(guān)于版頭中的常見問題。版頭就是我們通常所說的“紅頭”。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成，黨的公文還可以由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加括號(hào)標(biāo)明文種組成。在版頭中常見的問題有三個(gè)方面：一是混用版頭。一些文件中錯(cuò)將“中共××文件”這一版頭用于上行的報(bào)告和請(qǐng)示類的公文中，而將“中國(guó)共產(chǎn)黨××委員會(huì)（××）” 這一版頭僅用于下行的任免通知中。根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）的規(guī)定，“中共××文件”這一版頭，只適用于下行文，不用于上行文和平行文，而“中國(guó)共產(chǎn)黨××委員會(huì)（××）” 這一版頭，既適用于上行文，也適用于下行文和平行文。二是錯(cuò)用“紅五星”。有些行政機(jī)關(guān)公文的版頭中錯(cuò)加“紅五星”。根據(jù)《條例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)的公文版頭與主體部分用一條紅色 1

橫線相隔，紅線中間有一顆紅五星，以示與政府、軍隊(duì)等機(jī)關(guān)公文的區(qū)別。三是版頭與加蓋的印章不符。在一些公文中，版頭是行政機(jī)關(guān)而印章卻錯(cuò)蓋成黨的機(jī)關(guān)，有些公文版頭是黨的機(jī)關(guān)印章卻錯(cuò)蓋成行政機(jī)關(guān)。

二、關(guān)于發(fā)文字號(hào)中的常見問題。發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)三部分組成。標(biāo)注于版頭下方居中或者下方（上行文標(biāo)注于左下方）。常見問題主要有三個(gè)方面：一是“第”“0”字多余。例如，在一份“××辦〔2010〕第01號(hào)”文件中，“第”“0”字純屬多余。根據(jù)《條例》規(guī)定，發(fā)文字號(hào)中的發(fā)文順序號(hào)從“1”開始依次編排，且不準(zhǔn)在“1”前面加“0”。二是縮寫年份。個(gè)別文件中擅自將發(fā)文縮寫，如，“張×局〔09〕1號(hào)”，正確的應(yīng)是“張×局〔2009〕1號(hào)”。三是一“發(fā)”到底。根據(jù)《條例》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)代字的編寫應(yīng)科學(xué)、明確、統(tǒng)一，以便相互區(qū)別（如“發(fā)”“報(bào)”“函”等）。但有些部門錯(cuò)將一年來的發(fā)文機(jī)關(guān)代字全部用“張×局發(fā)”代替，可謂一“發(fā)”到底。

三、關(guān)于簽發(fā)人中的常見問題。簽發(fā)人就是簽發(fā)文件的人，簽發(fā)人一般為單位的正職或者主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的人?！稐l例》規(guī)定：上報(bào)的公文標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，居右空1字標(biāo)示，“簽發(fā)人”三個(gè)字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)。常見問題有三個(gè)方面：一是該標(biāo)的不標(biāo)，不該標(biāo)的標(biāo)。如有些部門給上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)的上

行文中不標(biāo)簽發(fā)人，而有些單位給平級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)的平行文卻標(biāo)了簽發(fā)人。二是標(biāo)識(shí)位置不規(guī)范。有些文件標(biāo)識(shí)簽發(fā)人時(shí)沒有居右空1字標(biāo)識(shí)。三是標(biāo)識(shí)字體不規(guī)范。個(gè)別上報(bào)的公文中雖然標(biāo)識(shí)了簽發(fā)人，但沒有按照《條例》規(guī)定將簽發(fā)人姓名用楷體標(biāo)識(shí)，而是采用了和正文一樣的字體標(biāo)識(shí)。

四、關(guān)于公文標(biāo)題中的常見問題。公文標(biāo)題是公文的“眼睛”，通過它可以使讀者把握公文總的思想，了解公文的主要內(nèi)容。完整、規(guī)范的公文標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素構(gòu)成。這方面出現(xiàn)的問題尤為突出，主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面：一是標(biāo)題中濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，標(biāo)題中除法律法規(guī)和規(guī)章名稱加書名號(hào)外，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。常出現(xiàn)的問題是亂用引號(hào)、頓號(hào)、書名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如《關(guān)于建設(shè)學(xué)習(xí)型黨組織、推進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的意見》《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省發(fā)改委、工信委加快××項(xiàng)目建設(shè)的通知》，這里并列的詞組各自的字面意義明晰，不致于被誤認(rèn)作一個(gè)詞或詞組，可直接將它們之間的頓號(hào)刪去；再如“××辦公室關(guān)于印發(fā)《××同志在××?xí)h上的講話》的通知”中“《》”符號(hào)就不該使用。二是錯(cuò)用文種。公文文種是用以表明公文的性質(zhì)和請(qǐng)求的，一份文件只能用一個(gè)文種，不可混用也不可錯(cuò)用。由于一些公文文種在某些功效上的類似性，一些單位在制發(fā)公文時(shí)漠視了他們之間的細(xì)微區(qū)別，造成了公文文種的差錯(cuò)選擇，該用請(qǐng)示的用了報(bào)告，該

用報(bào)告的用了請(qǐng)示；該用函的用了通知，該用通知的用了函；還有的把沒有列為公文文種的“規(guī)定”“辦法”“工作總結(jié)”等作為公文文種使用。三是隨意省略文種。有些公文隨意省略文種，使受文者不得要領(lǐng)，失去了公文的嚴(yán)肅性。如《××局關(guān)于召開××?xí)h的有關(guān)事宜》《××市關(guān)于參加××?xí)那闆r匯報(bào)》。四是用詞重疊。常出現(xiàn)的問題如《××局關(guān)于申請(qǐng)解決××經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》公文標(biāo)題當(dāng)中出現(xiàn)了兩個(gè)“請(qǐng)”字，使得標(biāo)題事由內(nèi)容出現(xiàn)重復(fù)，應(yīng)去掉“申請(qǐng)”兩字，因?yàn)椤罢?qǐng)示”，這一文種本身包含了“申請(qǐng)”的意思。再如《中共××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省委辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中央辦公廳關(guān)于加強(qiáng)××的通知的通知的通知》公文標(biāo)題中介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”和文種“通知”重復(fù)出現(xiàn)，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。可采取刪去中間層次的辦法擬為《中共××市委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)中央辦公廳關(guān)于加強(qiáng)××的通知》，也可以用文號(hào)直接代替轉(zhuǎn)發(fā)的文件等辦法。

五、關(guān)于主送中的常見問題。主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，即對(duì)公文負(fù)有主辦或答復(fù)的機(jī)關(guān)，這是公文發(fā)出后能否得到及時(shí)處理的一個(gè)關(guān)鍵。根據(jù)《條例》規(guī)定，主送應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個(gè)，同類型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)間隔排列，不同類型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)間隔，最后用冒號(hào)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，特別是上行文，一般只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。常見問題主要有以下三個(gè)方面：一是多頭主送。該問題常出

現(xiàn)在上行的報(bào)告與請(qǐng)示兩個(gè)文種中，有既送政府又送黨委的（如，市委并市政府），有既送上級(jí)機(jī)關(guān)又送上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的（如，市委并×?xí)洠┑鹊?。還有一些部門，同樣一份文件既主送黨委又主送政府，以為兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)中，你不批他批，其實(shí)往往形成誰也不批，或者兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)可能同時(shí)批示，而批示內(nèi)容不同，甚至意見相反，造成上級(jí)機(jī)關(guān)之間在未經(jīng)協(xié)調(diào)情況下的意見不一致，引起一些本來可以避免的矛盾。二是越級(jí)行文?！稐l例》和《辦法》都分別做出了明確規(guī)定：行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題。常見的問題是，一些基層單位做了些工作，取得了一定的成績(jī)，生怕上級(jí)部門不了解，就直接將工作報(bào)告或經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示越級(jí)上報(bào)。這樣就使直接的上級(jí)機(jī)關(guān)工作陷入被動(dòng)，造成公文往返傳遞延誤時(shí)間。同樣，一些上級(jí)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門有時(shí)也越過隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)向下下級(jí)機(jī)關(guān)行文。三是上級(jí)黨委部門或政府部門向下級(jí)黨委或政府直接行文?！稐l例》和《辦法》規(guī)定，黨委或政府各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以向下級(jí)黨委或政府的對(duì)應(yīng)部門行文。黨委或政府辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級(jí)黨委或政府行文；黨委的其他部門，不得對(duì)下級(jí)黨委或政府發(fā)布指示性公文。這方面常見的問題是有些省直廳（局）直接給市委或市政府主送公文，或者市直部門直接給縣委或縣政府主送公文。

六、關(guān)于附件中常見的問題。公文附件是相對(duì)于公文正文而言的，是為了突出正文的表達(dá)效果而附在正文之后的相關(guān)材料，它是公文內(nèi)容的有機(jī)組成部分。常見問題有兩個(gè)方面：一是標(biāo)注位置及格式不當(dāng)。根據(jù)《條例》規(guī)定，公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，下空一行，左空兩字，機(jī)關(guān)署名或成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。常見問題是一些公文錯(cuò)將附件標(biāo)注于成文日期之后，另一些公文采用頂格標(biāo)注且沒有下空一行，還有一些公文在附件左上角標(biāo)注“附件”兩字時(shí)，畫蛇添足地多加了冒號(hào)（附件：）。二是誤用附件?！稐l例》規(guī)定，凡是轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)、印發(fā)）性公文，其中被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不屬于附件，而是主體的一部分，不能標(biāo)注附件。但從目前現(xiàn)行的部分公文中看，有些錯(cuò)將屬于正文的內(nèi)容標(biāo)注成附件，如《××政府關(guān)于印發(fā)2010-2012年保障性住房建設(shè)規(guī)劃的通知》公文中錯(cuò)將《2010-2012年保障性住房建設(shè)規(guī)劃》當(dāng)作附件標(biāo)注，其實(shí)該《規(guī)劃》是該公文的主要內(nèi)容，而前面的印發(fā)通知只是為《規(guī)劃》服務(wù)的。

七、關(guān)于主題詞中常見的問題。公文主題詞是概括反映公文主題內(nèi)容、類別及文件形式的規(guī)定性詞或詞組，它是公文的一種標(biāo)識(shí)，是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。公文主題詞既準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，又可以幫助我們快速檢索、查詢文件，有利于提高機(jī)關(guān)辦事效率，使檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。《條例》規(guī)定，所有正式公文，均應(yīng)按《公文主題詞表》標(biāo)注主題詞，位于抄送機(jī)關(guān)上方，無抄送機(jī)關(guān)的，標(biāo)于印制版記上方。但在主題詞標(biāo)注過程中，存在著許多問題：一是簡(jiǎn)單片面縮略文件標(biāo)題。有些文秘人員在標(biāo)注主題詞時(shí)只是簡(jiǎn)單地壓縮公文標(biāo)題，或者想當(dāng)然地在公文標(biāo)題中挑選關(guān)鍵詞標(biāo)注。二是層次混亂?！稐l例》規(guī)定，在標(biāo)注公文主題詞時(shí)要嚴(yán)格按照《公文主題詞表》進(jìn)行標(biāo)注，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，標(biāo)類屬詞時(shí)先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件文種的詞。這里常出現(xiàn)的問題是將類屬詞標(biāo)在了類別詞前面。三是不標(biāo)注公文主題詞。有些部門嫌標(biāo)注主題詞麻煩或認(rèn)為標(biāo)注不一定正確，干脆采取不標(biāo)的辦法。

八、關(guān)于抄送中的常見問題。公文的抄送是將文件在主送的同時(shí)發(fā)送給與公文相關(guān)的單位或遵照?qǐng)?zhí)行的單位，抄送單位是公文結(jié)構(gòu)的組成部分。這里常出現(xiàn)的問題有三個(gè)方面：一是抄報(bào)抄送同時(shí)使用。新的國(guó)家公文處理辦法已將過去用于上級(jí)機(jī)關(guān)的抄報(bào)和用于下級(jí)機(jī)關(guān)的抄送統(tǒng)一改為抄送，至今仍然有個(gè)別單位使用抄報(bào)。二是主送上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！稐l例》規(guī)定，主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。有些部門在上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示的同時(shí)抄送給下級(jí)部門，給工作帶來混亂，特別是有些請(qǐng)示件，因?yàn)樯霞?jí)未批準(zhǔn)時(shí)，文件內(nèi)容尚未確定，尚處于內(nèi)部研究決策的階段，故不宜讓信息擴(kuò)散，否則會(huì)造成工作被動(dòng)。三是抄送格

式錯(cuò)誤。一方面是有些文件上的抄送單位順序排列錯(cuò)誤；另一方面是錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《條例》規(guī)定抄送單位之間要用逗號(hào)隔開，結(jié)尾一定要用句號(hào)結(jié)束（這是為了避免公文造假），而有些文件中抄送之間全用頓號(hào)隔開，且結(jié)尾沒有用句號(hào)。

（市委辦公室秘書科：錢興明）