第一篇：檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

本單位實行檔案集中統一管理的原則，按檔案法的有關規定，由各部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。

各業務部門在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢。檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數：本單位一般歸檔兩份，且必須保存一套檔案原件。

4、歸檔手續：各部門整理歸檔后按規定移交檔案中心，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，張貼相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按成都辰堅市場信息咨詢有限公司資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續，由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還，統一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按公司有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應追究其責任。

2、未經領導批準，不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規定，做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各部門有關資料檔案業務工作，貫徹執行有關檔案工作的方針、政策，制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業務，工作認真負責，積極熱情地為本機關領導和各部門服務。

4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。

5、認真履行工作職責，嚴格執行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節論處。

第二篇：2016資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

盤縣雞場坪鄉云腳煤礦

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及

銷毀制度

盤縣雞場坪鄉云腳煤礦

2016年

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度 本單位實行檔案集中統一管理的原則，按檔案法的有關規定，由各部門科室收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔 凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。各業務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢。科研檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關科室業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數：本單位發文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應門類檔案，另一份編制“本單位發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續：各部門整理歸檔后按規定移交檔案中心，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續，由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還，統一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應追究其責任。

2、未經領導批準，不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規定，做好檔案保密工作。

五、登記 申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各部門有關資料檔案業務工作，貫徹執行有關檔案工作的方針、政策，制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業務，工作認真負責，積極熱情地為本機關領導和各部門服務。

4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。

5、認真履行工作職責，嚴格執行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節論處。

第三篇：檔案保管、保密、利用、借閱、移交和檔案人員崗位責任制制度

檔案保管制度

一、集中統一管理本單位檔案，任何個人不得據為已有。

二、檔案庫房、辦公用房分開。庫房要有防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲等措施。

三、檔案柜架統一、規范，排列合理，案卷裝具符合國家標準。

四、堅持溫濕度記錄，溫濕度控制達到省有關規定標準。

五、庫內清潔衛生，無霉、蟲及雜物堆放現象。

六、嚴格履行檔案交接手續，建立收進、移出登記簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷規范》。

檔案保密制度

一、檔案員要有高度的政治責任感，嚴格執行保密法，增強保密意識，做好保密工作。

二、保守黨和國家的秘密，嚴格執行保密規定“十不準”。

三、檔案庫房、柜架要牢固安全，門窗堅固，并配有安全保險裝置。

四、任何人和部門不準出賣檔案和內部資料，不得丟失文件或檔案，非歸檔的文件要集中上交有關部門。

五、凡利用涉及保密的檔案，應按規定的范圍使用，并嚴格履行查閱登記手續。

六、凡違犯保密規定者視其情節輕重給予黨紀政紀處分直至法律制裁。

檔案利用制度

一、檢索工具齊全，檢索效果較好。

二、堅持做好檔案查借閱登記、利用效果登記。

三、編有全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯集等編研資料，各種資料編寫規范、使用價值高。

四、利用檔案材料一般在閱文室進行，特殊情況需借出或復印，須經辦公室主任批準，并辦理借閱、復印手續。

五、查閱檔案時要愛護檔案，不準吸煙、喝水，對檔案資料不準拆卷、調換、涂改、勾劃、剪裁。

六、對歸還的檔案要進行認真的檢查，發現有撕毀、涂改情況，要及時報告領導，追究責任。

檔案借閱管理制度

1、本單位各科室借閱檔案，必須辦理借閱手續；

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經本單位主管領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出；

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理；

4、查閱檔案應在檔案室內進行，不得劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀。特殊情況需借出的，須經單位負責人批準，借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦理續借手續，確保檔案的完整與安全；

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出；

6、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。

檔案移交制度

一、檔案實行集中統一管理。各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。

二、移交的檔案資料，要保證按歸檔要求，做到整理規范，檔號編制規范，編目清晰，并編制好移交清冊。移交檔案時，檔案目錄（含電子目錄）一并移交。

三、移交人員同檔案人員在檔案室辦理交接手續。檔案人員對照移交清冊，對移交人員移交的檔案逐一進行核對，確認無誤后，雙方在《檔案交接文據》上簽字。《檔案交接文據》一式兩份，雙方各執一份。

四、檔案人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案室對年滿20年的屬國家綜合檔案館接收范圍的檔案，要及時編制清冊，向市檔案局報送移交計劃。

六、根據市檔案館統一安排，按要求按時向市檔案館移交應進館的檔案資料，并做好后續室存檔案的整理編目工作。

檔案管理人員崗位責任制

一、認真學習貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《湖北省檔案管理條例》，遵守國家保密制度，確保檔案完整與安全，嚴格執行檔案管理的各項制度。

二、嚴格履行綜合檔案室職責，熟悉檔案業務工作，忠于職守，扎實做好檔案管理工作。

三、集中統一管理各種門類和載體的檔案。

四、對本單位內部各部門歸檔工作進行監督和指導。

五、對檔案工作進行監督、檢查和指導。

第四篇：檔案歸檔與銷毀管理制度

長三角快遞公司

檔案歸檔與銷毀管理制度

為了加強公司檔案歸檔與銷毀管理，特制定本制度。

公司在業務及各項工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應歸檔。各部門負責業務文件立卷并定期向檔案室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室應對各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

一、檔案歸檔管理

1、歸檔范圍計劃、統計資料、財務審計、經營情況、人事檔案、會議記錄等有參考價值的文件資料。

2、應歸檔的文件材料要齊全、完整；按其內容的聯系，合并整理、立卷；

3、歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

4、有關干部人事管理、工資、職稱、編制等方面的文件材料及檔案，由辦公室統一管理。

5、有立卷和歸檔職能的部門應每向檔案室移交檔案，檔案管理人員和部門移交人根據移交目錄，清點核對，并履行簽字手續。財務檔案從立卷之日起可以在財務部門保管，但應指定由專人保管。

6、檔案管理人員應會同各部門，根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務，并注意掌握檔案的利用效果。

二、檔案銷毀

公司檔案可以分四大類：絕密、機密、秘密、普通。

絕密檔案銷毀，由董事長和相關部門領導，鑒定確認；機密檔案銷毀，由總經理和相關部門領導共同確認；秘密檔案銷毀，由辦公室和分管領導確認；普通檔銷毀，由辦公室和檔案管理員確認；銷毀前由檔案員登記造冊，辦公室主任和有關部門負責人共同簽字，報主管領導批準后，由兩人以上在指定地監銷，并在銷毀清冊上簽字。

本制度自二○一○年五月一日起執行。

長三角快遞公司辦公室

二○一○年四月二十五日

第五篇：檔案銷毀制度

檔案銷毀制度

一、認真執行檔案銷毀原則，堅持檔案銷毀標準，按照檔案保管期限表規定的標準，對保管期滿的檔案進行銷毀。

二、檔案銷毀前，要經過檔案銷毀鑒定領導小組對其準備銷毀的檔案進行統一鑒定，并提出銷毀意見。

三、凡是需銷毀的檔案，須編制銷毀清單，同時要提出銷毀檔案內容分析報告。銷毀清單永久保存。

四、要嚴格履行審批手續，凡準備銷毀的檔案，經辦公室領導審查后，由主管行長批準方可銷毀。

五、銷毀檔案時，要指定兩人負責監銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀會計檔案，還要有同級財政、審計部門派人監銷。對銷毀的檔案要在銷毀清單上標明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人要在銷毀清單上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。

檔案借閱復印制度

一、檔案借閱

（一）、凡本行工作人員因工作需要查閱檔案，須填寫查閱檔案登記表。

（二）、利用者應在指定地點閱檔，遵守檔案保管和保密制度。

（三）、查閱永久保存的檔案，均不得借出檔案室，確因工作需要，要經辦公室主任批準；短期保存的檔案，原則上也不得借出檔案室，但因需要，要經檔案室負責人同意。凡借出的檔案，要嚴格履行手續，永久、長期案卷要當日借、當日還，不過夜；短期案卷最遲不得超過三天。

（四）、查閱黨委會議記錄，須經黨委書記或副書記批準。行務會議、行長辦公室會議記錄須辦公室主任批準，由檔案員按指定內容調出，查閱人員不得隨意翻閱案卷。

（五）、借閱檔案，不準損壞、不得任意刪改、涂寫、拆卷。要保證案卷完整無損。如：發現涂改、拆頁等或丟失、泄密，造成嚴重后果者，要給予必要的紀律處分，或按《中國光大銀行員工違反規章制度處理暫行辦法》進行處理。

二、對外部查閱檔案

（一）、凡外單位來本機關檔案室查閱檔案者，需持有單位介紹信及工作證，并有正當理由方可查閱。

（二）、利用者應認真遵守本機關檔案室的檔案管理制度和保密制度。

（三）、利用者應在指定地點閱檔，謝絕借出。

三、檔案復印

（一）、查閱摘錄或復印的重要文件，須經辦公室主任批準，并嚴格遵守保密制度，用后限期退回。

（二）、凡中共中央、國務院，省級絕密、機密和尚未公開的文件、材料，一律不得復制或翻印。

（三）、復印件必須履行審批手續，嚴格掌握復印范圍、數量。