第一篇：采購業(yè)務(wù)控制制度

采購業(yè)務(wù)控制制度

第一條

為了加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購業(yè)務(wù)行為，防范采購業(yè)務(wù)活動中的差錯和舞弊，根據(jù)財政部《中華人民共和國會計法》和《內(nèi)部會計控制制度—采購與付款》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司采購業(yè)務(wù)特點和管理需要，制定本制度。

1、本制度所指采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。

2、本制度適用于公司的總部及所屬各子公司的采購業(yè)務(wù)管理與控制。

第二條

崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

1、公司建立采購業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確規(guī)定相關(guān)的部門和崗位的職責(zé)與權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

2、公司物資采購業(yè)務(wù)嚴(yán)格規(guī)范和執(zhí)行如下程序：

（1）計劃與審批

（2）請購和審批

（3）詢價和核價

（4）確定供應(yīng)商

（5）訂立合同

（6）采購與驗收

（7）物資入庫

（8）賬簿登記與支付采購款

3、公司采購業(yè)務(wù)聯(lián)系崗位的基本分工如下：

（1）采購部負(fù)責(zé)編制采購計劃、填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購物資等業(yè)務(wù)；

（2）財務(wù)部價格負(fù)責(zé)人員核定物資采購價格；

（3）財務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項、登記存貨及應(yīng)付款項；

（4）生產(chǎn)部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃和物資請購單辦理物資入庫，安排登記保管賬等；

（5）質(zhì)量部負(fù)責(zé)物資入庫前的質(zhì)量驗收等；

（6）審計部負(fù)責(zé)定期審計檢查采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性、合理性和會計記錄的正確性與及時性。

4、公司負(fù)責(zé)計劃、核價、定購、招標(biāo)、檢驗、收存、付款等采購業(yè)務(wù)的員工，必須參加人力資源部的崗位培訓(xùn)，并獲得崗位合格證后方能獨立上崗辦理采購業(yè)務(wù)。

5、公司辦理物資采購、核價與付款業(yè)務(wù)員工應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，辦理采購、核價與付款業(yè)務(wù)的人員在同一個工作崗位連續(xù)工作時間不得超過三年。

6、物資的采購價格、付款政策要嚴(yán)格執(zhí)行公司授權(quán)文件的規(guī)定，各級審批人要在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)，不得超越審批權(quán)限。

7、公司授權(quán)負(fù)責(zé)采購的部門、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、財務(wù)部分別辦理物資訂購、檢驗、收存和付款業(yè)務(wù)。其他任何部門均無權(quán)經(jīng)辦采購與付款業(yè)務(wù)。

8、公司對于重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)專家評審、集體決策制度。

9、公司對機(jī)器設(shè)備的采購，以及一次采購價值超過50萬元的材料采購一律實行公開招標(biāo)辦法采購。

第三條

計劃與審批控制

1、公司對采購業(yè)務(wù)實行嚴(yán)格的計劃管理和采購目標(biāo)責(zé)任制。每年12月份，公司總經(jīng)理與采購部經(jīng)理簽訂下年度的《采購目標(biāo)責(zé)任書》，明確全年的采購目標(biāo)、價格目標(biāo)、費用指標(biāo)及獎懲兌現(xiàn)政策。

2、采購部要將年度采購目標(biāo)層層分解落實到各個采購科室和每個采購員，并將目標(biāo)分解落實情況報公司備案。

3、物資采購計劃的制訂、審批程序和責(zé)任分工如下：

（1）生部每月根據(jù)《產(chǎn)品生產(chǎn)計劃》編制《物資耗用計劃》；

（2）庫管部每月根據(jù)《物資耗用計劃》和庫存儲備情況編制《物資補(bǔ)庫計劃》；

（3）采購部根據(jù)《物資補(bǔ)庫計劃》編制《物資采購計劃》；

（4）預(yù)算管理辦公室審核、平衡上述各項計劃與公司的全面預(yù)算相吻合；

（5）公司總經(jīng)理審查并批準(zhǔn)《物資采購計劃》；

4、實施物資采購的具體依據(jù)是“物資請購單”，“物資請購單”的填制、審批程序如下：

（1）采購部根據(jù)《物資采購計劃》填制的“物資請購單”，“物資請購單”中必須列明如下事項：采購物資的依據(jù)；采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量和技術(shù)要求；物資用途及最遲入庫時間；供應(yīng)廠家和詢價結(jié)果；采購金額、付款方式與付款時間；采購員及采購部負(fù)責(zé)人簽字。

（2）財務(wù)部價格部門對“物資請購單”中的價格進(jìn)行核定。

（3）公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按以下審批權(quán)限在“物資請購單”審批：

采購總額在5000元以下的，由采購部部長審批；5000元-5萬元的由分管采購的副總經(jīng)理審批；5-50 萬元的由總經(jīng)理審批；50-100 萬元的由總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)共同審批；100萬元以上的，由總經(jīng)理辦公會議集體研究審批。

第四條

經(jīng)過公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的“物資請購單”，是采購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據(jù)。

第五條

采購價格控制

1、物資采購過程中的價格決策要做到科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約，杜絕采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。

2、采購部和價格管理部門要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。

3、物資采購價格的確定要履行詢價、核價、審批、談判和備案五項程序。

第六條

采購與驗收控制

1、根據(jù)采購物資的性質(zhì)不同，公司分別采取如下采購方式：

（1）單項采購價值在3萬元以上的大宗物資，從生產(chǎn)廠家直接采購；

（2）一般采購物資在貨比三家的基礎(chǔ)上，采用訂單或合同訂購方式采購；

（3）小額零星物品采用擇優(yōu)采購方式；

（4）重大采購業(yè)務(wù)及設(shè)備購置實行招標(biāo)采購。

2、除僅有唯一供貨單位或公司、生產(chǎn)經(jīng)營特殊要求外，公司主要物資的采購應(yīng)當(dāng)選擇兩個以上供貨商，要從質(zhì)量、價格、供貨能信譽(yù)等方面擇優(yōu)定點采購。

3、公司主要物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當(dāng)審查供貨單位資格，對已確定的供貨單位，應(yīng)當(dāng)及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽(yù)等的變化情況。

4、物資采購到廠，需辦理如下驗收入庫手續(xù)：

（1）庫管驗收員核實到庫物資是否與“物資請購單”規(guī)定的品名、數(shù)量、供貨廠家相符，凡核實無誤的驗收員開具“采購物資待檢單”；

（2）質(zhì)檢部根據(jù)“采購物資待檢單”對待檢物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，并將檢驗結(jié)果填寫“質(zhì)量檢驗報告單”；

（3）生產(chǎn)部保管員將檢驗合格的物資驗收無誤后，收存物資并開具“物資收存單”

（4）供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票后，經(jīng)財務(wù)部材料核算會計對價格、數(shù)量等項

目審核無誤后，開具正式“物資入庫單”；

（5）“物資入庫單”經(jīng)保管員簽字后生效，財務(wù)部據(jù)此登記賬簿和輸有關(guān)結(jié)算事宜。

5、到庫物資與“物資請購單”不符或未經(jīng)質(zhì)量檢驗的，一律不予辦理入庫和結(jié)算手續(xù)。

6、質(zhì)量檢驗人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗，并對檢驗結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。

第七條

貨款支付與賬目核對

7、采購物資付款時，必須符合以下三個條件“

（1）已經(jīng)列入當(dāng)期貨幣資金支出預(yù)算；

（2）雙方往來賬核對無誤；

（3）“付款申請單”已經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。

1、采購物資的付款由財務(wù)部負(fù)責(zé)，付款的依據(jù)要同時滿足如下條件：

（1）訂有采購合同的，要參照合同規(guī)定的時間、方式、金額付款；

（2）要在公司預(yù)算范圍內(nèi)付款；

（3）要在對采購發(fā)票、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性有合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核、確認(rèn)無誤的前提下，辦理付款。

2、采購付款，由采購員部填寫“采購物資付款單”，財務(wù)總監(jiān)按預(yù)算審批；超出預(yù)算的付款，必須由采購部申明理由，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，從預(yù)算外資金列支。

3、財務(wù)部要加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，已到期的應(yīng)付款項必須安排到貨幣資金支出預(yù)算中，并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)的審批后，方可辦理結(jié)算與付款事宜。

4、財務(wù)部往來核算會計負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的核對與清理，要每個季度至少與供應(yīng)商核算一次賬目核對結(jié)果要填制《應(yīng)付賬款核對表》備案；核對出的未達(dá)賬項，要逐頂逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。

5、采購部要按供應(yīng)商設(shè)置物資采購臺賬，及時登記每一供應(yīng)商的供貨、開票、采購部要及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并分別情況按以下程序進(jìn)行處理：

（1）數(shù)量不足的，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，存在質(zhì)量問題，尚能使用的，要求供應(yīng)商給予價格折讓，不能使用的要求供應(yīng)商退貨或換貨；

（2）需要退貨或折讓的物資，均需供應(yīng)商開出紅字發(fā)票；

（3）退貨通知單、紅字發(fā)票均應(yīng)及時報送財務(wù)部入賬。

第八條

采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制

1、審計部負(fù)責(zé)對公司的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。

2、采購業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

（1）采購業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；

（2）采購業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；

（3）采購計劃與合同情況；

（4）采購價格及采購渠道情況；

（5）貨款結(jié)算情況；

（6）應(yīng)付賬款和預(yù)付款的管理情況；

（7）有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。

3、審計部對監(jiān)督檢查的結(jié)果要出具內(nèi)部審計報告，發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)和問題，有關(guān)部門要采取措施，及時加以糾正和完善。

第二篇：政府采購業(yè)務(wù)控制

一、政府采購業(yè)務(wù)控制

（一）政府采購業(yè)務(wù)的內(nèi)涵

《政府采購法》（主席令第68號）第二條規(guī)定：“本法所稱政府采購，是指各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。本法所稱采購，是指以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等。本法所稱貨物，是指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設(shè)備、產(chǎn)品等。本法所稱工程，是指建設(shè)工程，包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴(kuò)建、裝修、拆除、修繕等。本法所稱服務(wù)，是指除貨物和工程以外的其他政府采購對象?！?/p>

政府采購業(yè)務(wù)是行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動中的一項重要業(yè)務(wù)，通過政府采購取得的貨物、工程和服務(wù)被用于行政事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)活動之中，而且政府采購業(yè)務(wù)與預(yù)算業(yè)務(wù)、支出業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、合同管理等密切相關(guān)。為此，《單位內(nèi)控規(guī)范》在第四章“業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制”專設(shè)第三節(jié)“政府采購業(yè)務(wù)控制”，針對行政事業(yè)單位政府采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險點提出相應(yīng)的控制措施。為加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，行政事業(yè)單位使用財政性資金采購的集中采購目錄以外和采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的貨物、工程和服務(wù)，也應(yīng)當(dāng)比照政府采購業(yè)務(wù)控制程序執(zhí)行。

（二）政府采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險

行政事業(yè)單位政府采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險，通常包括以下幾個方面：（1）政府采購、資產(chǎn)管理和預(yù)算編制部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，政府采購預(yù)算和計劃編制不合理，導(dǎo)致政府采購活動與業(yè)務(wù)活動相脫節(jié)，出現(xiàn)資金浪費或資產(chǎn)閑置等問題。

（2）政府采購需求審核不嚴(yán)格，需求參數(shù)不公允，驗收不嚴(yán)格，導(dǎo)致采購的貨物或服務(wù)質(zhì)次價高等問題。

（3）政府采購活動不規(guī)范，未按規(guī)定選擇采購方式、發(fā)布采購信息，甚至以化整為零或其他方式規(guī)避公開招標(biāo)，導(dǎo)致單位被提起訴訟或受到處罰，影響單位正常業(yè)務(wù)活動開展。

（4）政府采購業(yè)務(wù)檔案管理不善，信息缺失，影響政府采購信息和財務(wù)信息的真實完整等。

（三）政府采購業(yè)務(wù)的控制措施

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對單位政府采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險，根據(jù)《單位內(nèi)控規(guī)范》的規(guī)定，采取相應(yīng)的控制措施，主要包括八項措施：一是建立健全政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度，二是合理設(shè)置政府采購業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和崗位，三是加強(qiáng)對政府采購活動的管理，五是加強(qiáng)對政府采購項目驗收的管理，六是加強(qiáng)對政府采購業(yè)務(wù)質(zhì)疑投訴答復(fù)的管理，七是加強(qiáng)對政府采購業(yè)務(wù)的記錄控制，八是加強(qiáng)對政府采購項目安全保密的管理。

1.建立健全政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度

行政事業(yè)單位在執(zhí)行政府采購業(yè)務(wù)的過程中，既涉及到外部的相關(guān)環(huán)節(jié)與程序，也涉及到內(nèi)部的相關(guān)環(huán)節(jié)與程序。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在符合國家有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，通過梳理政府采購業(yè)務(wù)流程，對單位政府采購業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析與評價，按照《單位內(nèi)控規(guī)范》第三十二條的要求，建立健全政府采購預(yù)算與計劃管理、政府采購活動管理、驗收管理等政府采購內(nèi)部管理制度。

政府采購內(nèi)部管理制度主要明確以下幾個方面的內(nèi)容：

（1）政府采購業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)崗位的設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限。（2）政府采購業(yè)務(wù)的工作流程。

（3）與政府采購業(yè)務(wù)相關(guān)的審核責(zé)任和審批權(quán)限。（4）與政府采購業(yè)務(wù)相關(guān)的檢查責(zé)任等。2.合理設(shè)置政府采購業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和崗位

由于行政事業(yè)單位的政府采購業(yè)務(wù)規(guī)模、內(nèi)外環(huán)境等因素各不相同，各個單位政府采購管理組織體系的具體設(shè)置也有所不同，但一般情況下都應(yīng)當(dāng)包括政府采購業(yè)務(wù)決策機(jī)構(gòu)、政府采購業(yè)務(wù)實施機(jī)構(gòu)及政府采購業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。

（1）合理設(shè)置政府采購業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)。① 政府采購業(yè)務(wù)決策機(jī)構(gòu)。

行政事業(yè)單位可以成立政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組，作為專門履行政府采購管理職能的決策機(jī)構(gòu)。政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組在政府采購管理組織體系中居于領(lǐng)導(dǎo)核心地位，其成員由單位領(lǐng)導(dǎo)、政府采購歸口部門、財會部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人組成。政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組一般為非常設(shè)機(jī)構(gòu)，主要通過定期或不定期召開政府采購工作會議開展工作，其主要職能：一是審定政府采購內(nèi)部管理制度；二是研究決定重大政府采購事項，審定政府采購預(yù)算和計劃；三是督促政府采購實施機(jī)構(gòu)按照內(nèi)部管理制度的規(guī)定和政府采購預(yù)算辦理政府采購業(yè)務(wù)，協(xié)調(diào)解決政府采購業(yè)務(wù)執(zhí)行中的重大問題；四是其他相關(guān)決策事宜。

② 政府采購業(yè)務(wù)實施機(jī)構(gòu)。

行政事業(yè)單位的政府采購實施機(jī)構(gòu)包括政府采購歸口部門、財會部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門等。

行政事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門是單位政府采購申請的提出部門，在政府采購業(yè)務(wù)方面的主要職能：一是申報本部門的政府采購預(yù)算建議數(shù)；二是依據(jù)內(nèi)部審批下達(dá)的政府采購預(yù)算和實際工作需要編制政府采購計劃，進(jìn)行政府采購需求登記，提出政府采購申請；三是對政府采購文件進(jìn)行確認(rèn)，對有異議的政府采購文件進(jìn)行調(diào)整、修改；四是對實行公開招標(biāo)的政府采購項目的預(yù)中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，領(lǐng)取中標(biāo)通知書，并依據(jù)中標(biāo)通知書參加政府采購合同的簽訂；五是對政府采購合同和相關(guān)文件進(jìn)行備案；六是提出政府采購資金支付申請。

辦公室通常是單位政府采購業(yè)務(wù)的歸口管理部門。政府采購業(yè)務(wù)比較多的行政事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)成立政府采購部門或者指定政府采購部門歸口管理部門，負(fù)責(zé)對政府采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)；政府采購業(yè)務(wù)比較少的單位，可以成立專門的政府采購工作小組來承擔(dān)此項任務(wù)。政府采購部門或政府采購工作小組在下文中統(tǒng)稱政府采購部門。政府采購部門負(fù)責(zé)單位政府采購業(yè)務(wù)的日常管理工作，其主要職能：一是擬定政府采購內(nèi)部管理制度，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時更新和調(diào)整單位的政府采購工作細(xì)則；二是匯總審核各業(yè)務(wù)部門提交的政府采購預(yù)算建議數(shù)、政府采購計劃、政府采購申請；三是按照國家有關(guān)規(guī)定確定政府組織形式和政府采購方式；四是對單位自行組織的采購活動加強(qiáng)采購組織實施的管理；五是指導(dǎo)和督促業(yè)務(wù)部門依法訂立和履行政府采購合同；六是組織實施政府采購驗收；七是組織處理政府采購糾紛；八是妥善保管單位政府采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，但是政府采購合同文本和驗收證明應(yīng)當(dāng)同時提交財會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)；九是定期對政府采購業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類統(tǒng)計和分析，并在內(nèi)部通報；十是做好政府采購領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他工作。

財會部門負(fù)責(zé)單位政府采購預(yù)算的匯總及政府采購資金的支付，在政府采購業(yè)務(wù)方面的主要職能：一是負(fù)責(zé)匯總編制單位政府采購預(yù)算、計劃，報同級財政部門批準(zhǔn)后，下達(dá)各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行；二是及時轉(zhuǎn)發(fā)財政部門的有關(guān)管理規(guī)定及政府采購相關(guān)信息；三是審核各業(yè)務(wù)部門申報政府采購的相關(guān)資料，確定資金來源；四是復(fù)核政府采購支付申請手續(xù)，辦理相關(guān)資金支付；五是根據(jù)政府采購部門提交的政府采購合同和驗收證明，依據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度，對政府采購業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理；六是定期與政府采購部門溝通和核對政府采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行和結(jié)算情況。

（2）政府采購業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。

按照政府采購決策、執(zhí)行與監(jiān)督相互分離的原則，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)指定政府采購監(jiān)督部門，通常為內(nèi)部審計部門，其在政府采購業(yè)務(wù)方面的主要職能：一是監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)部門和政府采購部門執(zhí)行政府法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的情況；二是參與政府采購業(yè)務(wù)質(zhì)疑投訴答復(fù)的處理。

在政府采購業(yè)務(wù)方面，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督作用。

（3）合理設(shè)置政府采購業(yè)務(wù)崗位。

《單位內(nèi)控規(guī)范》第三十三條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，確保政府采購需求制定與內(nèi)部審批、招標(biāo)文件準(zhǔn)備與復(fù)核、合同簽訂與驗收、驗收與保管等不相容崗位相互分離?！?/p>

根據(jù)這一規(guī)定，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的“三定”規(guī)定、單位的實際情況和《單位內(nèi)控規(guī)范》的要求，合理設(shè)置政府采購業(yè)務(wù)崗位，應(yīng)當(dāng)主要把握兩個原則：一是牽制原則。確保每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩名或兩名以上工作人員處理，真正做到相互牽制。二是效率原則。這種分離應(yīng)體現(xiàn)在不相容崗位之間，而不是所有崗位都要分離。政府采購業(yè)務(wù)不相容崗位應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)相互分離，如果受到人員編制的限制而無法完全實現(xiàn)不相容崗位相互分離，可以結(jié)合本單位實際采取提高透明度、加強(qiáng)檢查監(jiān)督等方法進(jìn)行替代控制。

與政府采購業(yè)務(wù)相關(guān)的不相容崗位主要包括： ① 政府采購預(yù)算的編制和審定。② 政府采購需求制定與內(nèi)部審批。③ 招標(biāo)文件準(zhǔn)備與復(fù)核。④ 合同簽訂與驗收。⑤ 驗收與保管。⑥ 付款審批與付款執(zhí)行。⑦ 采購執(zhí)行與監(jiān)督檢查。

其中，與政府采購業(yè)務(wù)最密切相關(guān)的是政府采購需求制定應(yīng)當(dāng)與內(nèi)部審批相分離。

3.加強(qiáng)對政府采購業(yè)務(wù)預(yù)算與計劃的管理

《單位內(nèi)控規(guī)范》第三十四條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對政府采購業(yè)務(wù)預(yù)算與計劃的管理。建立預(yù)算編制、政府采購和資產(chǎn)管理等部門或崗位之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。根據(jù)本單位實際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制政府采購預(yù)算，按照已批復(fù)的預(yù)算安排政府采購計劃?！?/p>

根據(jù)這一規(guī)定，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對政府采購業(yè)務(wù)預(yù)算與計劃的管理，嚴(yán)格遵循“先預(yù)算，后計劃，再采購”的工作原則，根據(jù)本單位實際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制政府采購預(yù)算，按照已批復(fù)的預(yù)算安排政府采購計劃，實現(xiàn)預(yù)算控制計劃，計劃控制采購，采購控制支付，具體包括以下四個方面：（1）政府采購預(yù)算的編制與審核。

各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照實際需求提出政府采購預(yù)算建議數(shù)，政府采購部門作為歸口管理部門，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核政府采購預(yù)算，財會部門作為預(yù)算編制部門應(yīng)當(dāng)在政府采購部門審核的基礎(chǔ)上，從預(yù)算指標(biāo)額度控制的角度進(jìn)行匯總平衡。

為了確保政府采購預(yù)算編制的科學(xué)性、合理性，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算編制、政府采購和資產(chǎn)管理等部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實現(xiàn)部門之間的信心共享，使政府采購預(yù)算能夠滿足單位各項業(yè)務(wù)工作計劃的需要，同時也能夠和資產(chǎn)存量情況相適應(yīng)，根據(jù)工作計劃和資產(chǎn)存量情況在各業(yè)務(wù)部門之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性并控制政府采購成本，避免出現(xiàn)重復(fù)購置、浪費資金，或出現(xiàn)未予購置、影響業(yè)務(wù)工作的情形。（2）采購計劃的編制。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在政府采購預(yù)算指標(biāo)批準(zhǔn)范圍內(nèi)，定期（如按季度）提交本部門的政府采購計劃。業(yè)務(wù)部門編制政府采購計劃應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)要求，主要包括：一是政府采購計劃應(yīng)當(dāng)在財政部門批復(fù)的政府采購預(yù)算范圍內(nèi)，依據(jù)本部門的政府采購需求進(jìn)行編制，完整反映政府采購預(yù)算的落實情況；二是政府采購項目數(shù)量和采購資金來源應(yīng)當(dāng)與財政部門批復(fù)的政府采購預(yù)算中的采購項目數(shù)量和采購資金來源相對應(yīng)，不得編制資金尚未落實的政府采購計劃；三是在編制政府采購計劃時，應(yīng)當(dāng)注重政府采購的規(guī)模效益，同一季度內(nèi)對同一采購品目盡量不安排兩次以上采購計劃；四是業(yè)務(wù)部門不得將應(yīng)當(dāng)以公開招標(biāo)方式采購的貨物或者服務(wù)化整為零，或者以其他任何方式、理由規(guī)避公開招標(biāo)采購。

第三篇：采購內(nèi)部控制制度

采購內(nèi)部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》，結(jié)合公司的實際情況,制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位包括：

（一）請購與審批。

（二）供應(yīng)商的選擇與審批。

（三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關(guān)記錄。

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。

第五條 公司根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害公司利益。

第六條 按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

公司采購需求應(yīng)當(dāng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。

需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。

采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任何物資。

第八條 建立嚴(yán)格的請購審批制度。加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。

(一)為生產(chǎn)儲備的周轉(zhuǎn)材料請購程序：由庫管員根據(jù)最低庫存量或使用單位的所需，材料員編制采購計劃單—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—總工程師審核—總經(jīng)理審批。

（二）生產(chǎn)使用固定資產(chǎn)請購程序：由使用部門提出申請—材料員根據(jù)庫存量編制采購計劃單—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—總工程師審核—總經(jīng)理審批。

第九條 加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目由董事長審批。

第四章 采購與驗收控制

第十條 建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。

第十一條 公司采購方式：大宗物資或服務(wù)等的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品的采購可以采用詢價的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品的采購可以采用直接購買等方式。

30萬元以上的為大宗物資，10萬元以上30萬元以下的為一般物品，10萬元以下為小額零星物品。

第十二條 委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。

第十三條 公司應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。

對小額零星采購，按照“比質(zhì)比價、貨比三家”的詢價原則，確保公開透明，降低采購成本。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的請購單、合同協(xié)議等采購文件，辦理相關(guān)的驗收手續(xù)。

公司對外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經(jīng)地磅房計量，合理損耗以外的由承運車輛承擔(dān)。合理損耗一般為3‰。

對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制 第十五條 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。公司供應(yīng)部在申請付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請，財務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進(jìn)行復(fù)核后，按《資金活動內(nèi)控制度》和《工程項目內(nèi)控制度》的相關(guān)審批程序辦理。

第十六條 公司建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。

對招標(biāo)合同的首次預(yù)付款不得超過合同總價的30%；除特殊采購?fù)?，一般物品和小額零星物品的采購不得使用預(yù)付款采購。

公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第十八條 公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第六章 附 則

第十九條 本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第二十條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

銷售內(nèi)部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。

第二條 本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

銷售與收款不相容崗位包括：

（一）銷售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。

（二）銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會計記錄。

（三）銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄。

（四）銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。

（五）壞賬準(zhǔn)備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經(jīng)信用授權(quán)客戶發(fā)出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進(jìn)行交易而損害公司利益。第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)。

第六條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整。

第三章 銷售與發(fā)貨控制

第七條 公司對銷售業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的預(yù)算管理制度，制定銷售目標(biāo)，建立銷售管理責(zé)任制。

第八條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴(yán)格執(zhí)行。

第九條 公司在選擇客戶時，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信用、財務(wù)狀況等有關(guān)情況。

第十條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)定的銷售政策、信用政策及程序。

第十一條 公司應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。

（一）銷售談判。公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當(dāng)指定銷售部人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進(jìn)行談判。對談判中涉及的重要事項，應(yīng)當(dāng)有完整的書面記錄。

（二）合同協(xié)議審批。由銷售部通過雙方協(xié)商，初步確定銷售數(shù)量、銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等信息，由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長審核或?qū)徟?/p>

審批人員應(yīng)當(dāng)對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查。

（三）合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后，與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。簽訂合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)符合《合同法》的規(guī)定。

合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、銷售部留存一份。

（四）組織銷售和發(fā)貨。

1.公司銷售部按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同協(xié)議編制銷售計劃，向調(diào)撥員下達(dá)銷售通知單。銷售通知單上應(yīng)填寫購貨單位名稱、產(chǎn)品名稱、合同數(shù)量。

2.調(diào)撥員根據(jù)客戶經(jīng)蓋章有效提貨單，開具發(fā)貨通知單，在發(fā)貨通知單上注明“現(xiàn)金煤”、“合同煤”，并登記調(diào)撥明細(xì)表。

3.承運車輛持發(fā)貨通知單到地磅房過空磅，司磅員在產(chǎn)品出廠登記表上登記空磅、車號、購貨單位等信息，并在發(fā)貨通知單蓋章。

4.發(fā)貨員(裝車工)憑司磅員蓋章的發(fā)貨通知單發(fā)貨，發(fā)貨通知單妥善保管，次日交銷售會計核對。

5.承運車輛裝重車后到地磅房計量，司磅員辦完相關(guān)手續(xù)后，在出門證上蓋章。

6.司磅員認(rèn)真登記產(chǎn)品出廠明細(xì)表，妥善保管提貨單和產(chǎn)品運單，做好交接班記錄，確認(rèn)無誤后雙方在產(chǎn)品出廠登記表上蓋章，末班司磅員次日負(fù)責(zé)交銷售會計。

7.承運車輛到門衛(wèi)室交出門證，門衛(wèi)準(zhǔn)予放行，出門證要妥善保管，次日交調(diào)拔員統(tǒng)計。8.調(diào)拔員根據(jù)調(diào)撥明細(xì)表和出門證，統(tǒng)計產(chǎn)品銷售量，并于上午11點前上報銷售日報表，月末，上報銷售月報表。

9.零售現(xiàn)金業(yè)務(wù)，駕駛員到地磅房計量后，憑司磅員打出的計量單到財務(wù)出納處交款，司磅員核對收款數(shù)量、金額后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。

10.銷售會計每天與調(diào)撥員核對銷售數(shù)量，月末核對無誤后雙方簽字認(rèn)可，并進(jìn)行帳務(wù)處理。

第十二條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。公司的銷售退回必須經(jīng)分管銷售領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。

第十三條 公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強(qiáng)銷售訂單、銷售合同協(xié)議、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

銷售會計應(yīng)當(dāng)設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種產(chǎn)成品銷售的開票、發(fā)貨、收款情況。

第四章 收款控制

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結(jié)轉(zhuǎn)。

第十五條 公司應(yīng)當(dāng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員嚴(yán)禁收取銷售現(xiàn)金。

第十六條 公司建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財務(wù)部督促銷售部加緊催收。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。

應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取不同方法和程序。應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度以及責(zé)任追究和處罰制度，以有利于及時清理催收欠款，保證公司營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。

第十七條 公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備，并按照權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行審批。對確定發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會計處理。

第十八條 公司核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應(yīng)當(dāng)及時入賬，防止形成賬外款。

第十九條 公司結(jié)合銷售政策和信用政策，明確應(yīng)收票據(jù)的受理范圍和管理措施。

加強(qiáng)對應(yīng)收票據(jù)合法性、真實性的審查，防止購貨方以虛假票據(jù)進(jìn)行欺詐。

應(yīng)收票據(jù)由出納保管，貼現(xiàn)必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，對于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)但仍承擔(dān)收款風(fēng)險的票據(jù)應(yīng)當(dāng)在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

第二十條 公司每半年與往來客戶通過函證等方式,核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。

第五章 附 則

第二十一條 本制度由公司銷售部負(fù)責(zé)解釋。第二十二條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

第四篇：采購內(nèi)部控制制度

指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。

·采購業(yè)務(wù)流程主要涉及的九大環(huán)節(jié)：

編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收（退貨）、付款、會計控制等。

9.1編制需求計劃和采購計劃

需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。

·主要管控措施：

第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。

需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。

對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，需經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后審批。

第二，在制定生產(chǎn)經(jīng)營計劃中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。

第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

9.2請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

·主要管控措施：

第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容：

·是否準(zhǔn)確、完整

·是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要

·是否符合采購計劃

·是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。

9.3 選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

·主要管控措施：

第一，建立供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。

第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。

9.4 確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

采購定價機(jī)制不科學(xué)，采購定價方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

·主要管控措施：

第一，健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。

第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。

9.5 訂立框架協(xié)議或采購合同

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

1.框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；

2.未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保其具備履約能力。

第二，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。

9.6 管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，以評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。

·主要管控措施：

第一，跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。

第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。

第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

9.7 驗收

驗收以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

·主要管控措施：

第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。

第二，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。

第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。

9.8 付款

付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

·主要管控措施：

第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。

第二，根據(jù)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。

第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。

9.9 會計控制

會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

·主要管控措施：

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖⅡ炇兆C明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，對供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時查明原因，報有權(quán)管理的部門或人員批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。

采購業(yè)務(wù)的后評估

定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)調(diào)或合同簽約與履行情況等物資采購供應(yīng)活動進(jìn)行專項評估和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程。

將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績考核體系，促進(jìn)物資采購與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購風(fēng)險，全面提升采購效能。

第五篇：內(nèi)部控制制度-采購

內(nèi)部控制制度

——采購 第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)某某公司（以下簡稱“公司”）對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。請購是指尚未發(fā)生采購行為前的申請購置行為。公司外購服務(wù)并支付價款的控制，可以參照本制度的規(guī)定執(zhí)行。

第三條 公司在日常經(jīng)營活動中，至少應(yīng)關(guān)注涉及采購業(yè)務(wù)的下列風(fēng)險：

（一）采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。

（二）采購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

（三）請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊。

（四）采購行為違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的規(guī)定，可能受到有關(guān)部門的處罰造成資產(chǎn)損失。

（五）驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失。

（六）付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致公司資金損失或信用受損。第四條 公司在建立與實施采購內(nèi)部控制過程中，至少應(yīng)強(qiáng)化對下列關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：

（一）職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)明確規(guī)范，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)科學(xué)合理。

（二）請購事項應(yīng)明確，請購依據(jù)應(yīng)充分適當(dāng)。

（三）采購行為應(yīng)合法合規(guī)，采購與驗收流程及有關(guān)控制措施應(yīng)明確規(guī)范。

（四）付款方式和程序、與供應(yīng)商的對賬辦法應(yīng)有明確規(guī)定。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn) 第五條 公司應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批。

（二）供應(yīng)商的選擇與審批。

（三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關(guān)記錄。

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。

第六條 公司應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。各分、子公司應(yīng)盡量集中采購職責(zé)權(quán)限，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。

第七條 公司可以根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害公司利益的風(fēng)險。

第八條 公司應(yīng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第九條 公司應(yīng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。公司采購需求應(yīng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。需求部門提出的采購需求，應(yīng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。各分、子公司應(yīng)設(shè)置專門的請購部門或請購負(fù)責(zé)人，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排公司的采購計劃。

第十條 公司應(yīng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)由審批人對請購申請進(jìn)行審批，設(shè)置請購部門的，應(yīng)由請購部門對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦理請購手續(xù)。

第十一條 公司應(yīng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及公司實際需要對請購申請進(jìn)行審批。

第四章 采購與驗收控制

第十二條 公司應(yīng)建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。公司應(yīng)建立供應(yīng)商評價制度，由公司的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。公司應(yīng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。

第十三條 公司應(yīng)根據(jù)商品或服務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。非約定品牌代理商供應(yīng)的大宗商品或服務(wù)等的采購應(yīng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般商品或服務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。

第十四條 公司應(yīng)明確采購價格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)采購等應(yīng)采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進(jìn)行采購的可以適當(dāng)方式予以獎勵。公司應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)加強(qiáng)對中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。

第十五條 公司應(yīng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對采購價格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。對單價高、數(shù)量多的物資采購，公司應(yīng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。

第十六條 公司應(yīng)根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應(yīng)商等各方共同對所購物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，出具檢驗報告、計量報告或驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)立即向采購部門或請購部門和財會部門報告；相關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制

第十七條 財會部門應(yīng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。公司采購部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請，財務(wù)部門依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票、驗收證明等對付款申請進(jìn)行復(fù)核后，提交公司相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，辦理付款。

第十八條 公司應(yīng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。公司應(yīng)加強(qiáng)對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進(jìn)行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進(jìn)行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

第十九條 公司應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第二十條 公司應(yīng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第二十一條 公司應(yīng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，核對工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，一般在月末、季末、半末、末進(jìn)行，與各供應(yīng)商每年應(yīng)至少做一次以上核對工作。如有不符，應(yīng)上報財會部門主管并查明原因，及時處理。核對記錄應(yīng)存檔備查。

第六章 附 則

第二十二條 本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。

第二十三條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關(guān)實施細(xì)則或具體執(zhí)行辦法，實施細(xì)則或執(zhí)行辦法不得違反本制度相關(guān)規(guī)定。實施細(xì)則或執(zhí)行辦法經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后執(zhí)行，并上報公司備案。

第二十四條 本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二十五條 本制度自公司董事會審議批準(zhǔn)之日起執(zhí)行，修改時亦同。