第一篇：《上市公司檔案管理辦法》

《上市公司檔案管理辦法》

第一章 總 則 第一條

為加強(qiáng)上市公司檔案的科學(xué)管理，更好地為上市公司監(jiān)管工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中國(guó)證監(jiān)會(huì)及廣東省檔案局關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合上市公司、擬發(fā)行公司監(jiān)管工作實(shí)際，特制定本辦法。

第二條

上市公司檔案是指本辦的上市公司監(jiān)管處對(duì)轄區(qū)內(nèi)上市公司、擬發(fā)行公司監(jiān)管過程中形成并處理完畢的、具有保存價(jià)值的、經(jīng)過整理歸檔系統(tǒng)保管的上市公司檔案。

第三條

上市公司檔案工作在中國(guó)證監(jiān)會(huì)辦公廳、省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查下，實(shí)行分級(jí)管理。

廣州證管辦綜合處檔案室對(duì)上市公司檔案進(jìn)行指導(dǎo)和管理等業(yè)務(wù)工作，上市公司監(jiān)管處進(jìn)行檔案收集、登記、整理、歸檔、裝盒等工作。

第四條

上市公司檔案管理應(yīng)采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，提高工作效率。第五條

對(duì)上市公司檔案管理應(yīng)樹立高度的保密意識(shí)，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)保密規(guī)定，自覺遵守證監(jiān)會(huì)保密制度，嚴(yán)守工作機(jī)密。

第二章 整理與歸檔 第六條

檔案材料實(shí)行承辦處歸檔制度，做到誰(shuí)承辦誰(shuí)歸檔，事結(jié)卷成。第七條 上市公司檔案分為二種大類：

(一)上市公司檔案類：包括發(fā)行申報(bào)、資產(chǎn)重組、股權(quán)變更、定期報(bào)告、臨時(shí)信息、巡檢、專項(xiàng)調(diào)查和其它；

(二)擬發(fā)行公司檔案類：包括首次報(bào)備、輔導(dǎo)備案、改制輔導(dǎo)和其它； 具體分類方法可查閱《上市公司檔案歸檔分類表》（見附件二）。第八條

事件承辦人員應(yīng)從受理事件開始，注意收集事件全過程形成的材料，事件結(jié)束后及時(shí)整理。事件材料若有遺漏或缺損，應(yīng)說明。事件材料以事件為單位逐件整理歸檔。兩個(gè)或兩個(gè)以上處室合辦的事件，主辦處保存原件并整理歸檔。

第九條 檔案材料歸檔原則：

(一)檔案材料要有合法性及有憑證作用，并做到完整、系統(tǒng)。

(二)歸檔文件原則按實(shí)際辦理程序逐件依次排列。公司申報(bào)類材料原則不改變申報(bào)材料順序，審核中發(fā)現(xiàn)問題、補(bǔ)充材料及審核報(bào)告、批復(fù)等應(yīng)放在首份。專題卷可按重要程度、時(shí)間順序(由近及遠(yuǎn))排列，并裝訂成冊(cè)。

(三)可根據(jù)事件材料的多少，一事一件或一事多件。

(四)歸檔文件每件應(yīng)有檔案章、頁(yè)碼，檔案盒內(nèi)備考表應(yīng)蓋上立卷人(整理人)和檢查人的姓名印章及歸檔時(shí)間。

第十條

歸檔的事件材料不論辦理時(shí)間的長(zhǎng)短，均應(yīng)在結(jié)案年度歸檔。事件承辦處應(yīng)將當(dāng)年結(jié)案后整理完畢的歸檔文件，在第二年4月份前移交綜合處檔案室，并辦妥移交手續(xù)。

第十一條

歸檔時(shí)由主辦處編制移交目錄一式三份。二份隨檔案交綜合處檔案室，一份留主辦處備查。

第三章 接收與管理

第十二條 綜合處檔案室要做好檔案的接收工作。第十三條

接收歸檔文件時(shí)，要逐件進(jìn)行核對(duì)，并按照歸檔的有關(guān)規(guī)定審查，對(duì)符合要求的檔案要及時(shí)辦理移交手續(xù)。

第十四條

綜合處檔案室應(yīng)將接收后的檔案的按規(guī)定排列、存放。第十五條

在分類、排列的基礎(chǔ)上，編制紙質(zhì)檔案目錄和錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，為檔案的利用創(chuàng)造必要的條件，提高查準(zhǔn)率、查全率。

第四章 借調(diào)與查閱 第十六條

上市公司檔案應(yīng)建立借閱制度和借閱登記簿，便于檔案工作的利用，確保檔案的安全，防止失密和遺失。

第十七條

主辦處工作人員因工作需要可以借閱與工作有關(guān)的檔案。其他處室工作人員因工作需要借閱上市公司檔案要經(jīng)所在處室處長(zhǎng)簽字。外單位借閱需持單位介紹信和上市公司監(jiān)管處處長(zhǎng)簽字。如所借檔案屬密級(jí)件還須辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

第十八條

凡借閱檔案者，要盡可能提供所需檔案的具體信息，填寫《借閱檔案登記簿》并辦理借閱手續(xù)。借閱者在歸還時(shí)，必須填寫檔案利用效果記錄。

第十九條

絕密檔案原則只能在檔案室閱覽，因工作需要必須借出的，需經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十條

借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、拆散，確保檔案原貌，未經(jīng)同意，不得復(fù)印。第二十一條

借出的檔案用完應(yīng)及時(shí)歸還，最多不得超過15天，過期不還者必須講明理由并辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十二條

檔案管理人員應(yīng)定期檢查借閱登記表，對(duì)到期未還的檔案及時(shí)催還。第二十三條

計(jì)算機(jī)查找可在本辦上市公司監(jiān)管處和綜合處檔案室計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，具體使用方法可查閱《上市公司檔案歸檔操作規(guī)程》（見附件一）。

第五章 保管、統(tǒng)計(jì)與移交 第二十四條

上市公司檔案移交后由本辦綜合處檔案室統(tǒng)一保管。第二十五條

上市公司監(jiān)管處對(duì)檔案的收進(jìn)、整理、保管及利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向綜合處檔案室報(bào)送檔案工作的基本情況。并按期向綜合處檔案室移交。

第六章 附 則

第二十六條 本《辦法》由綜合處負(fù)責(zé)解釋。第二十七條 本《辦法》自發(fā)布之日起執(zhí)行。

主題詞：檔案 管理 辦法 通知

分送：辦領(lǐng)導(dǎo)，存檔

廣州證券監(jiān)管辦公室綜合處 2003年12月28日印發(fā) 打字：馮友琴 校對(duì)：卓景玲（共印16份）

第二篇：上市公司合同管理辦法

公司合同管理辦法

第一章 總則

第一條 根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)貫徹落實(shí)“三重一大”決策制度的意見》，為加強(qiáng)中冶美利紙業(yè)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”或“本公司”）合同管理工作，規(guī)范合同審批的決策程序，防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，減少因合同簽訂、履行過程中不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合《公司章程》及公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司、子公司,下屬參股公司亦可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條 本辦法所稱的“合同”是指公司對(duì)外簽訂的所有建設(shè)工程合同、招（投）標(biāo)合同、物資設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)合同、銷售合同、租賃合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同等各類合同、協(xié)議，除對(duì)外擔(dān)保合同和勞動(dòng)合同公司另有規(guī)定外，均適用本辦法。

第四條 本辦法所稱“合同文件”指與合同的簽訂、履行、變更和解除、糾紛處理相關(guān)的法律性文件。

第五條 本辦法所稱“重大合同”是指:(一)法律關(guān)系復(fù)雜的合同;(二)其簽訂和履行將對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同;(三)合同標(biāo)的金額超過人民幣 1000 萬(wàn)元的。

第六條 本辦法所稱“一般合同”是指除本辦法規(guī)定的重大合同以外的合同。

第七條 公司下屬各分公司、分廠、部室及車間均不得以自己名義對(duì)外簽訂合同。

第八條 利用傳真、電子郵件等其他方式訂立合同的,應(yīng)當(dāng)有書面確認(rèn)文件。第九條 凡國(guó)家或公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用,并應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)文本或示范文本的要求填寫。

第十條 如無國(guó)家或公司標(biāo)準(zhǔn)示范合同文本,合同的起草工作應(yīng)爭(zhēng)取由己方或以己方為主承擔(dān),語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確,條款齊全,權(quán)利義務(wù)清楚。

第十一條 合同有效期限原則上不超過一年。特殊情況下,如需簽訂有效期限超過一年的長(zhǎng)期合同,需按本辦法要求完成相關(guān)審批手續(xù)。

第十二條 合同正式文本應(yīng)當(dāng)打印或印刷制成。合同文本應(yīng)使用中文,或至少應(yīng)當(dāng)制作中文文本。

第二章 公司合同管理機(jī)構(gòu)

第十三條 公司證券與法律事務(wù)部是公司合同審查管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)修訂和完善公司合同管理的規(guī)章制度，并制訂公司自用合同的格式文本；負(fù)責(zé)審查合同條款、內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性，提出意見供業(yè)務(wù)部門參考；會(huì)同公司有關(guān)部門對(duì)重大、重要合同進(jìn)行評(píng)審并出具審查意見；參與合同糾紛的調(diào)查處理，制定解決方案；負(fù)責(zé)公司合同資料的歸檔等相關(guān)管理工作。

公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)該部門的合同管理工作，有條件的，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)具體工作。

第十四條 公司財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理部等相關(guān)部門依據(jù)各自不同的職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核監(jiān)督。

第三章 公司合同審批權(quán)限的劃分

第十五條 為加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，有效執(zhí)行合同，對(duì)第三條所指的公司合同，按以下規(guī)定審批執(zhí)行：

（一）公司簽訂的合同標(biāo)的金額（除涉及關(guān)聯(lián)交易的）在300 萬(wàn)元以下的，由分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理決定，報(bào)總經(jīng)理（或經(jīng)總經(jīng)理書面授權(quán)后由分管業(yè)務(wù)副總）審批后實(shí)施。

（二）公司簽訂的合同標(biāo)的金額（除涉及關(guān)聯(lián)交易的）在300 萬(wàn)元以上 3000 萬(wàn)元以下的，由總經(jīng)理辦公會(huì)議決定后，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)實(shí)施，同時(shí)報(bào)董事會(huì)備案。

（三）公司簽訂的合同標(biāo)的金額（除涉及關(guān)聯(lián)交易的）在3000 萬(wàn)元以上，且不超過公司最近一期經(jīng)審計(jì)的凈資產(chǎn) 20%以內(nèi)的（含 20%），由董事會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（四）公司簽訂的合同標(biāo)的金額（除涉及關(guān)聯(lián)交易的）高于公司最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn) 20%的，需報(bào)經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，呈報(bào)公司股東大會(huì)審議批準(zhǔn)方可實(shí)施。

第十六條 公司簽訂的合同涉及關(guān)聯(lián)交易時(shí)，按公司關(guān)聯(lián)交易管理辦法規(guī)定執(zhí)行。

第四章 合同的簽訂

第十七條 簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對(duì)獨(dú)立、互相制約的原則。經(jīng)辦人、審查人、批準(zhǔn)人各司其職，分工負(fù)責(zé)。任何合同均需經(jīng)過審查程序?qū)彶楹螅娇膳鷾?zhǔn)簽訂。

第十八條 公司實(shí)行法定代表人授權(quán)委托制度，簽訂合同應(yīng)先取得授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。授權(quán)分為長(zhǎng)期授權(quán)和臨時(shí)授權(quán)，授權(quán)委托書必須明確委托范圍、權(quán)限和期限,禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。

第十九條 合同簽訂前，經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)需求、產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查，并審查對(duì)方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對(duì)方提供資料的真實(shí)性與合法性。

第二十條 合同簽訂前,業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)首先將合同草 案、與合同相關(guān)資料及《合同（協(xié)議）審批表》（附件１，以下簡(jiǎn)稱“審批表”）提請(qǐng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核;業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審批表上出具審核意見,并對(duì)該意見負(fù)責(zé)。第二十一條 合同通過業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后,業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)將合同草案、與合同有關(guān)資料及審批表按先后程序提交財(cái)務(wù)與資產(chǎn)部、招標(biāo)辦及證券與法律事務(wù)部審核，并根據(jù)審 核結(jié)果出具對(duì)該合同的審核意見。合同審核通過后送分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。

分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理對(duì)審核意見負(fù)責(zé)。

第二十二條 合同審核意見應(yīng)為無保留意見。審核部門對(duì)合同條款持有保留意見的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新制定合同。

相關(guān)人員審核合同草案時(shí),可根據(jù)需要,要求經(jīng)辦人提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料,經(jīng)辦人應(yīng)予以配合。

第二十三條 審核意見應(yīng)明確、具體,禁止使用“原則同意”、基本可行”等模糊性語(yǔ)言,一旦使用,視為未對(duì)合同審核。

第二十四條 公司對(duì)外簽訂的合同，必須采用合同書形式，嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。所有合同均應(yīng)約定以加蓋公司合同專用章為合同成立要件。

第二十五條 公司合同原則上應(yīng)由法定代表人親自簽署合同，如果需要非法定代表人簽署合同，必須要有經(jīng)法定代表人親筆簽名的書面委托書，非經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，任何人不得代表公司與任何單位、任何自然人簽署合同。

第二十六條 公司綜合辦公室是公司公章和合同專用章的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)證券與法律事務(wù)部最終審核意見，在合同文本上加蓋合同專用章。

第五章 合同的履行

第二十七條 合同依法簽訂后，即具有法律約束力。履行部門必須嚴(yán)格履行合同賦予的權(quán)利和規(guī)定的義務(wù)，確保公司信譽(yù)。第二十八條 對(duì)履行過程中對(duì)方當(dāng)事人的違約行為，履行部門應(yīng)當(dāng)立即查明情況，認(rèn)真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r要求。

當(dāng)公司接到對(duì)方當(dāng)事人的索賠要求后，履行部門應(yīng)當(dāng)立即通知公司證券與法律事務(wù)部，共同商定應(yīng)對(duì)措施。

履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，履行部門應(yīng)立即通知對(duì)方當(dāng)事人，查明原因，及時(shí)化解，并收集好相關(guān)證據(jù)。

第二十九條 履行部門應(yīng)對(duì)合同履行中發(fā)生的情況，建立臺(tái)賬，由專人負(fù)責(zé)書面簽證、來往信函等資料的保管。

第三十條 合同履行過程中，確需簽訂補(bǔ)充協(xié)議或者變更、解除合同的，履行部門應(yīng)當(dāng)按照本管理辦法第四章關(guān)于合同簽訂程序辦理。

第三十一條 合同履行完畢后，對(duì)所遺留的問題，履行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。

第三十二條 合同訂立后,不得因業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人或法定代表人的變動(dòng)而影響合同履行。在合同履行過程中,業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人變更時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù)。

第六章 合同的變更、解除

第三十三條 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序,與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。

第三十四條 變更、解除合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

第三十五條 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng):(一)主體變更、解除,應(yīng)征得合同各方同意;(二)經(jīng)登記、批準(zhǔn)、鑒證、見證、公證的合同,變更協(xié)議應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、鑒證、見證、公證;(三)合同中訂有保密條款或附有保密協(xié)議的,合同解除后,其效力并不受影響。合同變更時(shí),如果涉及到雙方當(dāng)事人的變更或合同內(nèi)容的變更,應(yīng)變更保密款或保密協(xié)議;(四)聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、涉外等合同的變更或解除,法律有特別規(guī)定的,應(yīng)依特別規(guī)定辦理。

第三十六條 變更、解除合同的協(xié)議在達(dá)成之前,根據(jù)實(shí)際情況,應(yīng)采取繼續(xù)履行、補(bǔ)救或中止履行等措施。

第七章 合同糾紛的處理

第三十七條 合同在履行過程中發(fā)生糾紛的,應(yīng)按《中華 人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。

第三十八條 處理合同糾紛的原則:(一)及時(shí)處理的原則;(二)雙方協(xié)商解決的原則;(三)維護(hù)公司合法權(quán)益的原則。

第三十九條 糾紛發(fā)生后,經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)《訴訟案件傳輸單》（附件 3）向所在業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理部和證券與法律事務(wù)部遞交合同糾紛說明,同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān) 證據(jù)(原件或復(fù)印件):(一)合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書,介紹信及其他有關(guān)資料等);(二)送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù);(三)貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)財(cái)務(wù)賬目;(四)作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等;(五)證人證言;(六)其他證據(jù)材料。

第四十條 經(jīng)辦人根據(jù)財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理部及證券與法律事務(wù)部的意見,提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

第四十一條 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見的,應(yīng)訂立書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋公章或合同專用章。

第四十二條 對(duì)經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛,如屬對(duì)方過錯(cuò)或違約,經(jīng)公司同意,法務(wù)人員可向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁或向人民法院起訴;若對(duì)方已經(jīng)向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁或向人民法院 起訴,法務(wù)人員應(yīng)積極參加仲裁或應(yīng)訴,并應(yīng)當(dāng)在 3—5 日內(nèi)提出參加仲裁或應(yīng)訴意見,提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

第四十三條 糾紛處理完畢后,由證券與法律事務(wù)部負(fù)責(zé)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;重大合同的糾紛處理,應(yīng)隨時(shí)向總經(jīng)理及董事會(huì)報(bào)告進(jìn)展情況。

第四十四條 處理合同糾紛,應(yīng)特別注意下列問題:(一)證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下,及時(shí)向法院申請(qǐng)采取證據(jù)保全措施;(二)發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)將使公司權(quán)利難以實(shí)現(xiàn)時(shí),及時(shí)向法院申請(qǐng)采取財(cái)產(chǎn)保全措施;(三)做好每起合同糾紛實(shí)況記錄,存檔備查;(四)凡屬公司責(zé)任的合同糾紛,應(yīng)逐筆查明原因,分清責(zé)任,要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任,并責(zé)令其提出補(bǔ)救措施。第四十五條 雙方已簽署的解決合同糾紛協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書,仲裁裁決書及法院的調(diào)解書、判決書,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,交證券與法律事務(wù)部、業(yè)務(wù)部門收?qǐng)?zhí),督促該文書的履行。

第四十六條 對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿后沒有履行上述文書規(guī)定義務(wù)的,業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)人員。

第四十七條 對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書,由法務(wù)人員代表公司依法向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。

第八章 合同檔案的管理

第四十八條 合同簽訂后，經(jīng)辦人應(yīng)將合同文本和相關(guān)資料報(bào)公司證券與法律事務(wù)部備案。

第四十九條 合同履行完畢后，履行部門應(yīng)將與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報(bào)告、合同臺(tái)賬等全部資料及時(shí)移交公司證券與法律事務(wù)部。

第五十條 按公司保密制度有關(guān)規(guī)定確定合同的密級(jí)并采取保密措施,密級(jí)標(biāo)注于合同正本的封面。

第五十一條 公司證券與法律事務(wù)部應(yīng)當(dāng)做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作，并定期將合同管理情況報(bào)告公司管理層。

第九章 責(zé)任與獎(jiǎng)懲

第五十二條 對(duì)嚴(yán)重?fù)p害公司利益的下列行為，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)全部損失：

（一）在合同簽訂、履行過程中收受賄賂，與他人惡意串通，出賣公司利益；

（二）在合同簽訂、履行過程中，玩忽職守，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失；

（三）其他故意違反本管理辦法的行為。

第五十三條 對(duì)嚴(yán)重違反本管理辦法的行為，公司除給予有關(guān)人員紀(jì)律處分外，還可視情況要求其承擔(dān)所造成的部分損失或通過法律措施追究其法律責(zé)任。

第五十四條 公司職工均有權(quán)檢舉、揭發(fā)違反本管理辦法、損害公司利益的行為。對(duì)于檢舉、揭發(fā)屬實(shí)的，公司除給予該職工一定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)外還負(fù)責(zé)保密。

第五十五條 對(duì)于認(rèn)真執(zhí)行本管理辦法并為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益的有關(guān)部門和人員，公司將公開表彰并給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第十章 附則

第五十六條 本管理辦法由公司證券與法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第五十七條 本管理辦法經(jīng)公司董事會(huì)審議批準(zhǔn)后生效。

二 0 一一年八月十五日

第三篇：檔案管理辦法

會(huì)簽日期：2016-8-12

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東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

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（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔

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案借閱申請(qǐng)表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購(gòu)類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購(gòu)設(shè)備所帶來的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長(zhǎng)久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和專用檔案柜架，庫(kù)房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請(qǐng)，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對(duì)超過保存期限且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長(zhǎng)保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對(duì)保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱審批過程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規(guī)范國(guó)網(wǎng)*******公司負(fù)責(zé)管理建設(shè)的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設(shè)、明確職責(zé)、規(guī)范工作程序、明確服務(wù)范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的產(chǎn)品滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規(guī)定了工程建設(shè)檔案管理的整個(gè)流程,適用于******工程建設(shè)有限公司各部門及工程建設(shè)部。編制依據(jù)

3.1《 中華人民共和國(guó)檔案法》 3.2《 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

3.5國(guó)家檔案局2001年頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》 3.6能源辦（1991）231號(hào)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》 職

責(zé)

4.1主管檔案工作的副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的整個(gè)流程； 4.2公司檔案室的職責(zé)包括：

a)貫徹執(zhí)行《檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)制定公司工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

b)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；

c)及時(shí)了解工程建設(shè)計(jì)劃與進(jìn)度，做到工程檔案歸檔與工程建設(shè)同步；

d)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，按公司下達(dá)的工程名稱和項(xiàng)目代號(hào)，負(fù)責(zé)組織各部門完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投評(píng)標(biāo)文件、試運(yùn)行文件及竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。對(duì)建設(shè)公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)工程竣工預(yù)驗(yàn)收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)運(yùn)行部主持的工程竣工驗(yàn)收工作；

h)對(duì)工程建設(shè)部實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)工程檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對(duì)工程建設(shè)全過程的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理；

i)負(fù)責(zé)工程檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)填報(bào)上級(jí)要求報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.3計(jì)劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時(shí)，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量并實(shí)行歸檔保證金制度；負(fù)責(zé)做好各自職責(zé)范圍內(nèi)，按《檔案實(shí)施細(xì)則》和合同規(guī)定本部門負(fù)責(zé)管理的工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)及竣工驗(yàn)收全過程中形成的應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)文件預(yù)立卷工作，并填寫單項(xiàng)工程歸檔清單，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交，按工程建設(shè)階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結(jié)算前審核工程檔案是否驗(yàn)收合格；

4.4工程建設(shè)部負(fù)責(zé)工程檔案資料的技術(shù)審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；參加工程初驗(yàn)和竣工預(yù)驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對(duì)各參建單位工程檔案目錄進(jìn)行合并整理，并移交公司檔案室。5 內(nèi)容與要求

5.1各個(gè)工作階段應(yīng)該存檔的文件如下： 5.1.1可研報(bào)批階段

前期可研結(jié)果；發(fā)改委批復(fù)文件； 5.1.2初步設(shè)計(jì)階段

初步設(shè)計(jì)結(jié)果；初步設(shè)計(jì)報(bào)批文件； 5.1.3工程準(zhǔn)備階段

主設(shè)備供應(yīng)合同；監(jiān)理、施工招標(biāo)流程文件；監(jiān)理、施工合同；征地的相關(guān)文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、信息管理會(huì)議記錄、相關(guān)文件；轉(zhuǎn)序驗(yàn)收資料；圖紙現(xiàn)場(chǎng)交底、會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì)變更記錄；質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄；物資設(shè)備到貨及開箱記錄；網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工方案報(bào)批及實(shí)施記錄；安全文明規(guī)劃、二次策劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工記錄； 5.1.5調(diào)試、試運(yùn)行階段

啟委會(huì)工作紀(jì)要及文件；站系統(tǒng)、系統(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行方案、試驗(yàn)記錄；工程預(yù)驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備單體及分系統(tǒng)調(diào)試記錄；工程初步驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備帶電簽證；向生產(chǎn)移交相關(guān)文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗(yàn)收階段

工程驗(yàn)收相關(guān)文件；竣工決算相關(guān)文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運(yùn)行、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)階段

達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查相關(guān)文件；各單位工程總結(jié)、聲像資料； 5.1.8后評(píng)估階段 工程后評(píng)估相關(guān)資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細(xì)則》的要求進(jìn)行編制；

b)合同、竣工簽證書、評(píng)標(biāo)文件等應(yīng)制作規(guī)范。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各項(xiàng)內(nèi)容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質(zhì)量，文件題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確表達(dá)文件的主要內(nèi)容，不能抽象。如協(xié)議書，應(yīng)明確關(guān)于什么問題的協(xié)議書。各種文件應(yīng)標(biāo)明編制日期，各種表格應(yīng)注明制表日期。

d)進(jìn)口設(shè)備資料編制中英文對(duì)照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標(biāo)的文件要按單項(xiàng)工程移交。

g)單項(xiàng)工程資料預(yù)立卷時(shí)做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)；資料移交

不能缺頁(yè)、缺卷、簽字手續(xù)完備，自產(chǎn)文件必須原件歸檔，批復(fù)文件要有原文、附件，簽報(bào)附件要齊全；評(píng)標(biāo)打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規(guī)定在一個(gè)月內(nèi)移交。