第一篇：物業公司檔案整理操作程序

檔案整理操作程序

一、標準

按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《歸檔文件整理標準》（DB12/T127-2001）等國家和地方的有關標準，進行規范化的整理，制作檢索工具。

二、整理原則

遵循文件形成規律、保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

三、檔案整理所需工具

（1）穿線錐子、剪刀、棉線、電鉆、3mm鉆頭、塑料別針若干。

（2）制作穿孔定位模板 裝訂文件采用由右向左翻起的方式，裝訂孔距離紙張左邊邊緣1.5cm，三孔之間距離間隔4cm。中間孔取紙張中心。

3、制作相關類目、編號印章，購買藍色印泥。

四、檔案整理方法

（一）編制分類方案

根據本企業檔案內容和數量編制檔案分類方案。分類方案要遵循涵蓋全部檔案內容、類目清晰、邏輯嚴密、科學適用的原則。

1、參照附件1，企業管理性文件材料可設一級類目十一個，用阿拉伯數字表示，分別是：黨群管理（01），行政管理（02），經營管理（03），物業管理（04），基本建設（05），設備儀器（06），會計文件（07），職工檔案（08），特殊載體檔案（09），項目管理（10），其它文件（11）。

2、在一級類目下根據檔案實際情況可下設若干級類目，分別用阿拉伯數字表示，各級類目間用“· ”隔開。物業管理項目類按項目先后順序分別排列，每個項目形成的文件材料可下設類目11個，分別用阿拉伯數字1－11表示。例(見圖1)：

（二）文件材料整理

除基建、設備、業主、會計、職工個人檔案外，其它文件材料均按“件”整理。

1、件的確定原則

（1）企業文件材料原則上每份自然件為一件。

（2）正文（正本）與定稿為一件。

（3）正文（正本）與附件為一件，原件與復印件為一件。

（4）正文與文件處理單為一件。

（5）轉發文與被轉發文為一件。

（6）報表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。

2、文件材料歸檔年度的確定

（1）計劃、總結、合同（協議）、統計等材料歸入文件內容針對的年度。

（2）請示與批復等來往文件，歸入文件的批復年度。

（3）跨年度形成的文件材料，歸入事項的辦結年度。

（4）會議文件歸入會議的開幕年度。

3、文件材料保管期限的劃分

企業文件材料保管期限按照永久、長期（15-50年）、短期（15年以下）劃分。

4、文件材料的排序

將文件材料在分類方案最低一級類目下，按年度分為不同的保管期限。排序的要求：

（1）同一級類目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件結合時間和重要程度排列。

（2）不同級類目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

（3）文件處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉文在后；批復在前，請示在后。

（4）會議文件、統計報表、刊物等材料分別集中排列。

5、文件材料的裝訂

文件材料按件裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物。

（1）文件頁數多的采取三孔一線的裝訂方法。

（2）文件頁數少的采取塑料曲別針的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

6、文件材料的編號

歸檔的企業文件材料要逐件編號，在文件首頁上方的空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。

（1）機構（問題）：按分類方案劃分該份文件的類別號。形式為各級類目間以“·”隔開，例如：01·01表示為黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料。

（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯數字標注。

（3）保管期限：永久用“Y”、長期用“C”、短期用“D”。

（4）室編件號：按文件的排列次序從“1”編寫流水號。

（5）室編盒號：在一級類目下按年度從“1”編寫流水號（由企業檔案室編制）。

（6）全宗號、館編件號、館編盒號可為空。

7、企業文件材料編目

（1）盒內目錄。文件材料應逐件編目，并按室編件號編制歸檔文件目錄，內容有室編件號、館編件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、盒號等項目。

件號：依歸檔章件號填寫。

責任者：制發文件的組織或個人。

文號：文件的發文字號。

題名：文件標題。沒有標題或標題不能客觀反映文件內容的，要自擬標題。

日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯數字標注。

頁數：登記每一件歸檔文件的實際頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。

備注：注釋文件需要說明的情況。

（2）歸檔文件目錄。按一級類目依年度—保管期限裝訂成一冊。并要編制目錄索引，置于目錄前面，內容包括：類目名稱、年度、保管期限、起止件號等項。

8、裝盒

按照本盒的文件目錄、整理完畢的企業文件材料、備考表順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒背脊和封面。

盒內備考表的編制：

盒內文件情況說明:說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人：歸檔文件整理部門負責檢查質量的人員姓名。

日期：歸檔文件整理完畢的日期。

9、檔案盒格式

檔案盒外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30 mm、40 mm、50 mm。檔案盒封面應標明全宗名稱、年度、保管期限、起止件號、盒號。檔案盒采用337克以上無酸牛皮紙制作。

（三）基本建設、設備儀器設施管理文件材料的整理

1、具體項目的管理性文件材料應放入所針對的項目內組卷。

2、基建項目、設備儀器設施方面的文件材料按其結構或階段分別組卷。

3、基建項目維修、改建形成的企業文件材料單獨組卷并排列在原項目案卷之后。

4、設備維修、技術改造形成的企業文件材料單獨組卷并排列在原設備案卷之后。

5、排列

（1）管理性企業文件材料按問題、時間或重要程度排列。

（2）案卷內文件材料排列，文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

（3）基建類文件材料按項目依據性材料、基礎性材料、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工驗收排列。

（4）設備類文件材料按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修順序排列。

6、案卷的編目

（1）卷內文件材料頁號的編寫

案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

成套圖樣印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

（2）案卷封面的編制

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

立卷單位：應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。

起止日期：應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。

保管期限：應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。

密級：應依據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。

檔號：應填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規則劃分該卷檔案類別號；案卷號指檔案按一定順序排列后的流水號。

（3）案卷脊背的編制

案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名。

（4）卷內目錄的編制

序號：應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。

文件編號：應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。

責任者：應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。

文件材料題名：應填寫文件材料的全稱。

日期：應填寫文件材料的形成日期。

頁號：應填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。

卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。

（5）卷內備考表的編制

說明包括:案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人：應由責任立卷人簽名。

立卷日期：應填寫完成立卷的日期。

檢查人：應由部門或項目負責人簽名。

檢查日期：應填寫審核的日期。

互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式。

卷內備考表排列在卷內文件材料之后。

7、案卷的裝訂

（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

（2）案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統一幅面,破損的要先修復.幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。圖樣折疊時標題欄露在右下角。

（3）案卷內不允許有金屬物。

（4）不裝訂的案卷,應在每份文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內容有：檔號、序號。

8、卷盒格式

外型尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可根據需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的無酸牛皮紙制作。

（四）業主檔案的整理

業主檔案要以每戶業主為保管單位，組成一卷，卷內以件為單位按文件產生的先后順序排列，每件蓋檔號章，檔號章、頁號、卷內文件目錄、備考表的編寫同基建、設備檔案。整理完結后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫小區名稱、樓棟號、房間號及業主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內視檔案袋材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫小區名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內容。

（五）結合項目實際檔案情況建議按如下類目分類

（1）按部門分為管業、維修、保安、保潔、基礎設備設施圖紙、業主檔案等六類。

（2）圖片資料購買專用照片檔案盒，檔案目錄購買專用歸檔文件目錄冊。2009-6-23

名仕達物業服務中心徐瑋

《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）

第二篇：物業公司檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規范物業公司和項目客服中心檔案管理工作，特制定本制度。

查閱檔案：向辦公室申請填寫《檔案查閱登記表》經辦公室主任批準方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調閱檔案：向辦公室申請填寫《檔案調閱登記表》經辦公室主任批準方可調閱，所調閱檔案可以帶出檔案室，規定期限內完整歸還，不得復印。

（二）項目檔案查/調閱

查閱檔案：向檔案管理員申請填寫《檔案查閱登記表》經綜合部經理批準方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調閱檔案：向檔案管理員申請填寫《檔案調閱登記表》經綜合部經理批準方可調閱，所調閱檔案可以帶出檔案室，規定期限內完整歸還，不得復印。

（三）密件檔案查/調閱

密件檔案查、調閱、摘抄、復印須經公司總經理批準，并有辦公室主任陪同。非物業公司內部工作人員查看業主檔案時，須有檔案管理員在場，并不得把業主檔案帶出檔案室外。

除政府部門執行公務外，其他外部人員要查看業主檔案資料，須經業主本人同意。密件檔案查/調閱、摘抄/復印手續辦理參照“公司檔案查/調閱”辦理。第十一條 檔案室內嚴禁吸煙。

第三篇：物業公司檔案管理制度

樂居物業管理有限公司

檔案管理制度

物業管理公司檔案管理制度提要：

一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

物業公司檔案管理制度

第一章 總則

檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

第二章

檔案分類

一、綜合類

（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

永久

（二）公司編文號的全部文件；

永久

（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；

長期

（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

永久

（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

永久或長期

（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；

長期或永久

（七）政府各級部門發送的文件；

長期

（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

長期

（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

短期

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

長期

（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

永久

二、經營管理類

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

永久

（二）公司下達的考核經濟指標及完成情況；

永久

（三）公司各部經濟考核指標；

短期

（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

永久或長期

（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。

長期

三、財務類

（一）審計報告；

永久

（二）年初預算報告；

長期

（三）財務分析報告；

長期

（四）財務存檔資料、文件目錄。

永久

四、人事類

（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；

永久

（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

永久

（三）職工獎懲情況記錄；

永久

（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；

永久

（五）勞動工資報表（年報）；

永久

（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

短期

五、行政類

（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

永久

（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

永久

（三）購買固定資產計劃、資料。

永久

六、工程類

接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5－10年，短期指5年以下。

第三章 檔案保管

一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

第四章 檔案借閱

一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

第五章 立卷歸檔

一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

第六章 其 他

一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

第四篇：物業公司文件檔案管理制度

物業公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

第五篇：物業公司檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章總 則

第一條為了搞好公司檔案的管理，加強物業管理工作的運作，根據《檔案法》和《山東省物業管理條例》、《淄博市物業管理條例》的規定特制定本辦法。

第二條物業項目檔案是指：為了從事物業項目管理接收或在管理活動形成的文件材料（包括小區規劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結構、設備的竣工圖[安裝圖]、綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等基礎管理文件材料以及房屋管理與維修養護等業務管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然規律、保持文件之間的歷史聯系、便于保管和利用的原則，經過分類、組合起來的案卷。

第三條為了便于管理和妥善保管物業項目檔案，根據檔案管理原則，凡在物業項目管理工作中形成的文件材料都應按其形成的規律立卷歸檔，定期向檔案室移交，實行集中統一管理，項目單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第二章項目檔案的分類與歸檔

第四條物業項目檔案的歸檔范圍包括：基礎管理文件材料、房屋管理與維修養護、共用設施設備管理和公共秩序維護、消防、車輛管理以及環境衛生管理、綠化管理、社區文化管理、項目管理效益等文件材料。

第五條物業項目檔案的歸檔時間規定在第二年由各項目單位兼職檔案人員整理立卷5月底前向檔案室移交歸檔。

第六條物業項目檔案分類是按照文件材料的來源與形成結合載體的不同分為“基礎管理類”和“業務管理類”兩個二級類目，結合文件材料的形成過程在二級類目下設置若干個三級類目，如下表：

第三章項目檔案的整理

第七條物業項目類檔案按照三級類結合文件材料內容和數量分別組卷。

第八條基礎管理類檔案的組卷與編目

基礎管理類檔案分為3個三級類目，組卷的方法有所不同：

（一）建筑類是指接收物業服務項目的竣工圖文件及竣工驗收報告、交付使用證與接管驗收手續等基礎管理文件。

1、圖樣文件參照建設工程檔案整理標準進行。區分專業的不同結合圖紙目錄組合成一個或若干個案卷，案卷內文件按照圖號的順序排列并編制卷內目錄。

2、文字材料采取“卷”、“件”結合的方法組卷。即：按單件文件或多件文件組合的整理方法。

（1）單份文件整理是指以“件”為保管單位整理，逐份文件編制“件號”，按件號的順序編制卷內目錄。

（2）多件文件整理是指一組密不可分的相關文件組合立卷，卷內文件要編制頁號，以確定文件在案卷內的位置并編制卷內目錄，用統一的軟卷皮裝訂成冊裝入檔案盒內保管。

（二）設備類是指共用設備的使用說明書、合格證及質量驗收文件等。其組卷方法按照基建類第2條的規定執行。

（三）業主檔案是指為每個業主建立的檔案包括：業主公約、業主購房合同、鑰匙發放單、業主基本情況登記及有關協議書等。

1、業主檔案要以每戶業主為保管單位，組成一卷，卷內以“件”為單位按文件產生的先后順序排列，每件蓋檔號章。整理完結后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫項目名稱、樓棟號、房間號及業主名稱。

2、檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內視檔案袋材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫項目名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內容。

第八條業務管理類檔案的組卷與編目

業務管理類檔案是指項目管理過程中形成的有關業務文件共分為7個三級類目，一般均屬于文字材料，其立卷方法可按照基建類

第2條的規定執行。即：在二級類目下區分三級類目所產生的文件材料分別組卷。

第九條物業項目類檔案的排列與編號

物業項目檔案的案卷編號是：在每個項目單位下，按照二級類目的順序分別進行排列并編制案卷順序號，其檔號是由項目代號——二級類目號——案卷順序號組成。

第十條 項目檔案整理標準

（一）案卷的編目與裝訂要求

1、卷內文件材料頁號的編寫

案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

成套圖樣印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

2、案卷封面的編制

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

立卷單位：填寫負責文件材料組卷的項目管理單位。

起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。

保管期限：依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。

密級：應依據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。

檔號：應填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規則劃分該卷檔案類別號；案卷號指檔案按一定順序排列后的流水號。

3、案卷脊背的編制

案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名。

4、卷內目錄的編制（由各項目單位按照統一電子版格式編制）序號：用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料的順序。

文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號等。責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。

文件材料題名：填寫文件材料的全稱。

日期：填寫文件材料的形成日期。

頁號：填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。

卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。

5、卷內備考表的編制

卷內情況說明包括:案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人：由責任立卷人簽名（指兼職檔案員）。

立卷日期：填寫完成立卷的日期。

檢查人：由項目負責人簽名。

檢查日期：填寫審核的日期。

6、案卷的裝訂

（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內不允許有金屬物。

（2）案卷內不同幅面的圖樣文件材料要折疊為統一幅面,破損的要先修復，幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm），圖樣折疊時標題欄露在右下角。圖樣文件可采取不裝訂的形式。

（3）不裝訂的案卷（這里指文字材料按“件”整理）,應在每件文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內容有：檔號、、件號。

7、“件”的確定原則與整理

（1）文件材料原則上每份自然件為一件；正文（正本）與定稿為一件；正文（正本）與附件為一件；原件與復印件為一件；正文與文件處理單為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。

（2）文件材料的裝訂是按“件”裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物。文件頁數多的采取三孔一線裝訂或兩孔塑料釘的方法；

文件頁數少的采取塑料曲別針或線縫的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

第四章項目檔案的管理

第十條物業項目類檔案的管理要遵循物業管理工作的實際，以方便利用為前提。項目基礎管理類檔案由項目單位按照規定整理立卷并按照規定與檔案室辦理移交手續，檔案室進行輸機編目后可由原項目單位借出，項目單位安排專人負責保管并提供利用。

第十一條物業項目檔案的借閱利用及相關檔案管理環節按照本檔案管理辦法和有關檔案管理制度執行。

本辦法于2014年4月修訂