第一篇：XXXX基金會檔案管理辦法

XXXX基金會檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了全面遵守《基金會管理條例》和《XXXX基金會章程》，規范發展，保障基金會的合法權益，使基金會的檔案管理更加規范，特制定本辦法。

第二條 基金會各類行政收發文件，要統一由管理部備案登記，隨時收發，隨時登記。

第三條 年度結束后，所有檔案資料應于次年三月底前全部分類歸檔入庫。

第四條 調閱存管行政資料和正在撰寫中的行政文件，要嚴格辦理手續。理事長批準后方可調閱。非基金會工作人員調閱時，需持有正式文件或證明材料，經理事長和秘書長、管理部部長共同簽字同意后，方可查閱。調閱檔案及文件嚴禁帶出檔案室。

第五條 各部門應將項目資料匯集、歸類和建檔存管，杜絕將存管項目資料和正在設計中的項目方案帶出基金會。所有工作人員都負有項目資料和設計中項目方案的保密義務。

第六條 各部門在項目計劃完成后，應及時將項目檔案進行備份，并將項目檔案原件交由管理部歸類存放，并按要求年限妥善保管。

第七條 基金會財務報表，月報表應于每月10日以前報理事長、副理事長、秘書長，季報應于季終后20日前上報，年報應于年終后45日前上報。

第八條 年度結束后，當年所有會計檔案資料可在財務部門保存一年以備臨時查閱，一年后三月底以前全部分類歸檔入庫。

第九條 對入庫會計檔案應進行登記，并編制庫存檔案資料索引；并按要求年限妥善安全保管。

第十條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第十一條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的完整(各種附件一律不準抽存)，并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文件材料的收集管理

第十二條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知管理部。

第十三條 凡本基金會印發的公文的正件與附件、請示、批復、轉發文件（含原件），一律由管理部統一收集管理。

第十四條 由部門共同參與的活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

（一）基金會工作人員外出學習、考察、調查研究、參加相關部門召開的會議等公務活動后，應將會議的主要文件資料向管理部辦理歸檔手續；

（二）本基金會召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向管理部辦理歸檔手續。

第十五條 各部門專(兼)職檔案管理人員的職責：

（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

（二）認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向管理部辦好交接簽收手續。

（三）承辦人員借用文件材料時，應按規定辦理臨時借用文件材料的登記手續。

第三章 歸檔范圍

第十六條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第十七條 相關部門發來的與本基金會有關的決定、條例、規定、批復等文件材料。

第十八條 本基金會對外發文與有關單位來往的文件。第十九條 本基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第二十條 本基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第二十一條 本基金會工作人員任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第二十二條 本基金會職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第二十三條 本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第四章平時歸卷

第二十四條 各部燜都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案管理人員集中統一保管。第二十五條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第五章 會計檔案管理

第二十六條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料。會計檔案管理應嚴格按照《非營利組織會計制度》執行。

第二十七條 每年形成的會計檔案，應當由財務按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，期滿之后，應當由財務部編制移交清冊，移交管理部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交管理部保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，管理部應當會同財務和經辦人員共同拆封整理。

第二十八條 由于會計人員的變動會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第二十九條 本辦法由XXXX基金會負責解釋。第三十條 本辦法自公布之日起執行。

中國人口福利基金會

第二篇：基金會管理辦法（定稿）

愛心基金會管理辦法

1.4愛心基金的募集原則

堅持自愿捐贈和員工違規樂捐相結合的原則。1.5適用范圍

本管理辦法適用于公司全體員工、適用于公司愛心基金的使用和日常管理。

3.2.4捐贈人指定的慈善項目或救助對象。3.3愛心基金使用方式：

3.3.1臨時性救助。包括醫療救助、災難救助、特困救助等。在同一內，同一對象原則上只享受一次救助；

3.3.2定向性救助。即按捐贈人意向用于指定項目或對象。對有特殊需求的對象，如因求助數額較大，可開展專項募集活動；

3.3.3項目性捐助。即對符合管理辦法規定的慈善公益項目實施資助。3.4愛心基金捐助申請

3.4.1公司員工可向愛心基金會辦公室提出愛心基金捐助申請，申請者須具備以下條件

a)遵守公司規章制度、積極維護公司利益、工作積極認真、生活簡樸、公司合同期內的在職員工； b)員工個人或家庭成員因發生重大疾病、嚴重意外傷害或確有較大困難需要救助者； c)員工家庭貧困，影響其子女上學者。3.4.2公司員工有下列行為之一的，基金會不予捐助

a)有酗酒、賭博、家庭暴力和個人鋪張浪費行為的；

b)由于本人責任造成火災、失竊、意外事故等產生臨時性生活困難者； c)工作消極怠工、紀律散漫、績效低下者； d)違法犯罪者；

e)多次違反公司制度或給公司造成重大損失的。3.5愛心基金使用審批

3.5.1屬于臨時性救助的（包含員工捐助申請的），由綜合辦主任組織各委員長審核后，報基金會長把關審批；

3.5.2屬于定向性救助的，憑捐贈人的捐贈意向書，由綜合辦主任向基金會長報告后實施； 3.5.3屬于項目性捐助的，由綜合辦主任向基金會長報告后審批。

第三篇：基金會專項基金管理辦法

云南星原扶貧基金會專項基金管理辦法

第一章 總 則

第一條 為促進公益事業的發展，規范本基金會專項基金管理，依據《中華人民共和國公益事業捐贈法》、《基金會管理條例》和本基金會章程，制定本辦法。

第二條 本基金會專項基金，是在本基金會宗旨和業務范圍內，為推動某項公益活動開展，由本基金會或者自愿捐贈的自然人、法人或其他組織經協商設立的專門用于開展該活動（或項目）的基金。第三條 本基金會所設立的專項基金是非獨立法人的動本基金（即資助活動從本金中直接支出）；負責組織實施專項基金項目和活動的管理委員會是非常設機構。

第四條 專項基金統一設立在本基金會名下，使用本基金會捐贈帳戶，由捐贈人與本基金會共同運作管理。第二章 專項基金的分類

第五條 本基金會專項基金由捐贈人一次或多次捐贈、有限定性捐贈方向和使用范圍的專項基金。起設金額為十萬元人民幣（或等額外幣，下同）。

第六條 專項基金捐贈款分批到帳的，首批捐贈款不得低于五萬元，余款到帳時間由捐贈人與本基金會以合同形式確認。

第七條 專項基金的資金來源及使用必須符合國家有關法律、法規和本基金會接受捐贈的有關規定。第三章 專項基金的設立

第八條 凡國內外熱心公益事業的自然人、法人或其他組織均可向本基金會提交設立專項基金的申請。申請設立專項基金須提交以下材料：

（一）發起設立專項基金的申請報告；

（二）擬發起設立專項基金的立項申請表；

（三）擬發起設立專項基金的章程或實施辦法；

（四）發起人的身份證明；

（五）發起人的情況介紹。

第九條 本基金會收到上述材料后，按以下程序予以審批：

（一）專項基金的起設金額在二百萬元人民幣以下的，經秘書處審議后報理事長決定，并報理事會備案；

（二）專項基金的起設金額在二百萬元人民幣以上的，報理事會會議決定。

第十條 設立專項基金，發起人應與本基金會簽訂協議，明確雙方的權利、義務。協議書應包括以下主要內容：

（一）捐贈設立專項基金的數額、名稱和設立時限；

（二）捐贈人的捐贈意向及管理、使用要求；

（三）專項基金管理機構的組成人數；

（四）專項基金管理成本的控制要求；

（五）其他需要約定的事項。

第十一條 專項基金捐贈到帳后，本基金會履行以下義務：

（一）向所有捐贈人開具捐贈收據，頒發捐贈證書；

（二）資金使用和監督充分尊重捐贈人的意愿和合理要求；

（三）定期通過媒體向社會公布基金使用情況，接受社會監督。第十二條 專項基金設立后，可使用“云南星原扶貧基金會某基金”的名稱，不刻制專門印章。第四章 專項基金的管理

第十三條 本基金會秘書處負責對專項基金的日常管理。

第十四條 專項基金均設管理委員會進行管理。管理委員會由委員若干名組成，由本基金會與發起人協商指派人員出任，設管委會主任一人、委員若干人。

第十五條 專項基金管理委員會的職責是：

（一）根據該專項基金設立的目的和年限，制定實施辦法；

（二）制定該專項基金的工作計劃和業務活動計劃，并組織實施；

（三）審定資助對象；

（四）負責該專項基金的資金籌集；

（五）擬訂該專項基金的收支預算，報本基金會審定后組織實施；

（六）擬訂該專項基金的財務結算，報本基金會審定；

（七）定期向理事會報告工作計劃和業務活動計劃進展情況以及財務計劃執行情況，接受秘書處、理事會和監事會的監督和檢查。第十六條 專項基金管理委員會以本基金會名義發文件，須經本基金會同意，由理事長簽發；專項基金工作人員經本基金會秘書處同意，可以印制名片，名片樣式由秘書處審定。

第十七條 專項基金管理委員會每年至少召開一次會議，會議由管理委員會主任負責召集，會議決議須經二分之一以上成員通過方為有效。第十八條 專項基金的管理成本從嚴控制，不得超過該專項基金當年支出總額的百分之十。專項基金的管理成本，可以由捐贈人另行捐贈。第十九條 本基金會每財務審計時，對專項基金進行單項審計，并公布審計報告。

第五章 專項基金的終止和撤銷

第二十條 專項基金區分下列不同情形，以不同方式終止：

（一）已完成協議中設定工作任務的，自行終止；

（二）自成立之日起一年內未開展活動的，自行終止；

（三）成立后一年內，公共基金沒有募集到資金、獨立基金的捐贈資金沒有按規定時間到帳的，自行終止；

（四）未按規定上報財務決算和工作總結的，本基金會可以決定終止；

（五）違反協議內容，在社會上給本基金會造成不良影響、損壞本基金會名譽的，本基金會可以強制終止。

第二十一條 管理委員會會議對專項基金終止事項發生爭議時，由本基金會理事會會議裁定。

第二十二條 擬終止的專項基金由本基金會與管理委員會成立清算小組進行清算。清算報告應向社會公告。

第二十三條 專項基金終止后，該專項基金工作人員應停止使用專項基金專用名片，不得以該專項基金的名義繼續開展活動。

第二十四條 專項基金終止后的剩余財產，由管理委員會按照捐贈人意愿形成決議，經本基金會批準后處理；剩余財產無法按照上述方式處理的，由本基金會用于發展與本基金會宗旨相關的公益事業。第六章 附 則

第二十五條 專項基金捐贈人應維護本基金會的公益形象。未經本基金會書面許可，不得在日常經營活動中使用本基金會的名稱及標識。第二十六條 專項基金管理委員會成員、工作人員以及其他有關聯的人員不得從基金運作中獲取利益。

第二十七條 本辦法未盡事宜，依據《基金會管理條例》和本基金會章程的規定辦理。

第二十八條 本辦法由本基金會秘書處負責解釋。第二十九條 本辦法自理事會會議通過之日起施行。

第四篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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會簽日期：2016-8-12

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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第五篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。