第一篇：企業財務人員對財務會計工作應具備的基本技能分析

企業財務人員對財務會計工作應具備的基本技能分析

眾所周知，財務工作是一項事無巨細的工作，是具體瑣碎的活，所有事務都與個、十、百、千??或1、2、3、4??等數字相關，即所謂的和數字打交道，用數據說話。筆者認為，作為一名合格的財務工作人員，手頭離不開單據，而以下幾大基本功則是必須具備的。

一、有序整理會計憑證

財務的記賬過程，就是一個對單據進行整理、歸納、分類、定性的過程。每一筆經濟業務的發生，在財務上反映為單據的書面記載。單據的填寫和單位的各個部門有關，財務部門需要根據單位制定的財務制度，對單據的使用、填開等做出詳盡的要求。而對單據的整理等工作，則是財務人員必須諳熟的基本功之一。

1.會計憑證的分類

會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證，常用原始憑證有因具體業務發生所開具或收到的發票、各單位自制的入（出）庫單、工資表以及印制填寫的費用報銷單、支出憑單、借款單等。記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類并確定會計分錄而填制的憑證。

2.原始憑證的粘貼要求

財務部負責人應制定并規范單位財務制度，事先派專業人員指導各部門對各類票據正確填開。原始票據的粘貼是一項日常化的工作，所有票據一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據粘貼單上，從右至左，兩張票據不完全重合，便于翻找核對金額。

3.記賬憑證的整理要求

一筆款項在支付或一項經濟業務發生后，票據傳遞到財務記賬人員手中，出納據以記賬并做到日清月結，負責編制記賬憑證的財務人員檢查單據是否保持完好、整齊，對經濟業務性質相同的歸放在一張記賬憑證里，并予以編號。

每個單位從管理角度出發，在核算各項支出時一般會分部門核算，在填制記賬憑證前，可以將同一部門的相關單據擱放在一起，簡化工作量。

記賬憑證編制完成后，負責憑證審核崗位的財務人員對每張憑證逐一審核。記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后，連續打印，使用專用配套紙張。打印后與對應的原始憑證粘貼在一起，注意一般是將左上角粘牢即可，不必將紙張左側全部粘緊，對于原始憑證較多的，可以不進行粘貼，折疊整齊，順序放置，然后用回形針別緊，裝訂時再一并裝訂。

二、熟練操作應用計算機

當前，隨著計算機運用的普及發展，會計電算化的推行，一些傳統的計算工具已逐步被淘汰，計算機已廣泛運用在財務工作的各個環節。因此，辦公軟件特別是財務軟件的熟練操作，是財務人員應掌握的基本功之二。

（一）辦公軟件是財務人員需要掌握的基本技能。

在實務操作中，Word、Excel、PowerPoint成為工作的主要手段，Word 是現代辦公中使用最多的字處理軟件，滿足對各種文檔的處理要求。Excel電子表格發揮著極大的計算、排序、匯總等功能，給會計的核算職能帶來極大方便。利用PowerPoint可以創建展示演示文稿。

（二）財務軟件是財務人員重要的工作工具。

財務軟件不僅提高了財務人員賬務處理速度，優化了工作質量，同時還滿足信息使用者查詢、輸出等需求，其信息量的擴充也是不可比擬的。財務軟件的操作將計算機知識和財務專業知識融合在一起，財務人員必須了解和掌握財務軟件，熟悉總賬管理、庫存管理、往來款管理、報表、固定資產管理等各個模塊的具體操作。

1.總賬管理

總賬管理適應于進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等。

（1）在開始使用總賬系統前，先進行初始設置，包括會計科目、外幣設置、期初余額、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等，根據經濟業務內容編制錄入記賬憑證，單位財務主管或指定人員進行審核憑證，月末記賬，系統自動完成期間損益結轉等業務。

（2）個人往來主要進行個人借款、還款管理工作，通過個人借款明細賬及時了解個人借款情況，實施控制與清欠。

（3）部門核算做到會計業務以部門為單位歸集，通過各部門費用收支情況，及時控制各部門費用的支出，財務人員應進行部門收支分析，為部門考核提供依據。

（4）項目核算可以反映出現金流量的走勢，也是月末生成現金流量表的數據來源。

（5）出納管理詳細核算貨幣資金賬務情況，為出納人員提供了一個辦公環境，完成銀行日記賬、現金日記賬，提供銀行對賬單的錄入、查詢等功能。

2.庫存管理

庫存管理適應于對庫存商品、原材料等進行供銷存核算與管理。許多企業如商品零售業、制造業存貨的數量與品種繁多，對存貨實行嚴謹科學的管理是財務部門和倉庫部門的重要工作目標，一方面對實物進行分類管理，另一方面建立完整的供銷存管理體系，從賬面上進行核算、控制、監督，為實現賬實相符提供可信的依據。當發生存貨的購入、領出、調撥、報廢、贈予等業務時，按原始入庫單、出庫單等記載的名稱、數量、單價等信息錄入到庫存模塊中，該模塊也具有強大的計算、查詢等功能，提供存貨的進銷存完整信息。

依實際情況的不同，有的單位對于庫存管理不是由財務軟件來實現，而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統來完成，其職能和財務軟件是一致的。

3.往來款管理

往來款管理適應于對與本公司有經濟活動業務關系的客戶和供應商之間的往來款項，主要通過預付賬款、應付賬款、其他應付款等會計科目來核算。初始設置時，將此類科目設置為客戶或供應商往來輔助核算，建立客戶及供應商檔案，每筆往來業務發生時，錄入相應的輔助核算內容，在實際工作中還應定期與往來單位核對賬目，及時核實往來款項的最新情況。

4.報表管理

報表管理和上述的總賬管理相輔相成，總賬系統提供財務數據生成財務報表。月末，完成憑證記賬、損益類結轉的月末處理后，進入報表管理系統，打開報表表格，進行數據關鍵字錄入，系統經過數據計算整理完畢即生成基本財務報表。注意報表需要在計算機硬盤形成電子表格，打開報表管理系統中查找出對應的路徑。

5.固定資產管理

固定資產管理進行固定資產凈值、累計折舊等數據的核算與管理，反映固定資產增減、原值變化、使用部門變化等。系統啟用前，對資產類別、增減方式、使用狀況、折舊方法等進行初始設置。購置固定資產時，以每一項資產名稱錄入固定資產卡片，詳細錄入其類別、名稱型號、原值、使用部門、折舊年限等信息，這一步驟的作用非常重要，它是這一模塊的數據來源和基礎，錄入的原始卡片應準確無誤。系統具有自動計提折舊的功能，生成折舊分配憑證，它可以通過記賬憑證的形式傳輸到總賬系統。

三、做賬及時準確

做賬，通俗的說，就是把發生的經濟業務記錄下來，會計電算化的做賬過程，即為錄入記賬憑證的過程。在實行計算機處理賬務后，記賬憑證成為電子賬薄的來源和生成賬薄的依據。

在實務操作時，財務人員直接在計算機上使用財務軟件，填制記賬憑證的基點是根據審核無誤的原始憑證，每一張原始憑證應該做到手續完備，內容真實，數字準確，財務人員對不真實、不合法的原始憑證，不予受理；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正補充。

記賬憑證是總賬系統的起點，也是所有查詢數據的最主要的一個來源。在錄入憑證時，需要根據每筆經濟業務的性質來確定對應的會計科目，這就是理論基礎知識的運用了。各單位還會根據管理需要，在財務軟件初始化過程中，設置科目輔助或備查內容，如果組成分錄的科目有輔助核算屬性，財務軟件系統提示輸入輔助明細內容，如現金、銀行存款的現金流量的項目核算，經營費用、管理費用等的部門核算，應收（應付）賬款的客戶及供應商往來核算，這些內容在錄入分錄時都需要輸入相關的信息。

做賬基本功，和前面提到的計算機運用能力的基本功，兩者密不可分，只有在熟練掌握計算機并且具備扎實的會計基礎理論的前提下，才能順利完成做賬工作。

四、查賬、找錯嚴謹細致

財務工作是一項很嚴謹的工作，財務體系、財務制度都具有嚴謹性，數字與數字之間存在許多勾稽關系，賬賬、賬表、賬實相符是對財務工作的基本要求。在做賬過程中，一處差錯往往會導致另一處差錯，財務人員必須具備查賬、找錯的基本功。

財務軟件可以通過查賬、匯總等方式將所需數據統計出來，并將需要的發生項找出來。俗話說：“做賬容易查賬難”。避免賬務差錯的產生，可以先從做賬及時性著手，對現金日記賬、銀行日記賬等資金類賬戶，做到日清月結，每日核對賬款是否相符，發現問題及時查找。對于月末匯總的如原材料出庫單、庫存商品出庫單等，在輸入各管理軟件或表格時，記載日期、單據號等原始信息，便于日后查找，對單據數量較多的分次分批輸入和核對，減少初次錄入時產生的差錯。出現差錯當月及時查找，縮小范圍，找出重點，并在實際工作中注意不斷的總結，收集和積累經驗。

五、編報報表

完整及時報表是數字的最后輸出工具，報表使用者通過閱讀報表了解整個經營狀況、經營成果。財務軟件的報表模塊已經實現了強大的制作表格、數據運算、圖形制作、打印等功能。在總賬模塊中通過編制憑證、審核憑證、記賬、月末結賬等環節后生成基本財務報表，包括資產負債表、損益表、現金流量表。除通用財經報表之外，各單位根據經營管理需要制定內部報表體系，具體核算考核資金、費用、成本等各指標的執行及績效情況，財務人員必須有敏感的數字概念，具備編制報表的能力，并且真正的理解其含義，為單位高層管理人員經營決策提供數據支持。

六、數據分析

科學有效數據分析是以財務報表及其他相關資料為依據，采用一系列專門的分析技術和方法，對過去和現在有關經營業績、分配、籌資、投資等進行分析與評價，根據財務活動的歷史資料并考慮到現實狀況，對未來財務活動進行預測。報表里的每一個數據，都反映出一個財務指標。

財務分析的基本方法有比較分析法和因素分析法。指標分析包含有償債能力、營運能力、盈利能力、發展能力等多項財務指標的計算和分析。應收賬款資產總額比、應收賬款周轉率、現金流動負債比、凈資產收益率等指標綜合反映應收賬款規模和周轉速度、短期償債能力和盈利發展能力。

財務指標是數字化的一種方式，財務人員應充分了解其含義，理解其表達的動態過程或趨勢，并且注意其時效性。這既是提升財務人員自身業務能力的要求，也是發揮財務工作管理職能的要求。

七、裝訂保管會計檔案

裝訂保管會計檔案不容忽視以下幾點：

1.憑證的裝訂與保管會計憑證是單位會計檔案的重要組成部分，會計憑證一般以月為單位，財務人員需要對每月的會計憑證及時裝訂，以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當月結賬工作完成后，不應積攢甚至雜亂的堆放。

各單位應配備財務裝訂用工具，如裝訂機、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩固下來，便于裝訂成冊。

裝訂時，把當月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適？將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數、憑證號數等等相關內容填寫完整，加蓋公章。

2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發揮其作用，財務軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄。現金日記賬、銀行日記賬可以根據管理需要每月打印，總分類賬、明細分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。

3.財務報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應做好電子文件存檔工作，同時根據需要打印紙制報表，按報表所屬期間、性質做好分類保管。

4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、合同文件等其他應當保存的會計核算專業資料。經濟合同比如單位購銷合同等，是財務收付款的重要依據，歸屬財務人員負責保管的，應認真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務人員還應做好單位財務文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。

第二篇：企業辦公室員工應具備的基本技能

企業辦公室員工應具備的基本技能

辦公室作為企業管理的中樞及信息反饋機構，是企業上下連接的橋梁，是企業正常運轉的內在“轉盤”，是企業生產經管理工作有序進行的重要節點。在經濟全球化競爭愈演愈烈的背景下，辦公室員工不僅要具備良好的協調能力、寫作能力、語言表達能力，更應不斷學習新理論、新方法，改善思路，拓展思維，推陳出新，不斷提高工作效率和服務意識。

華錫集團是集探、采、選、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下屬單共15家，近年來隨著公司不斷加大人力物力的投入，辦公室系統隊伍建設逐步走上了規范化、科學化、現代化。當前整合資源，優化產業，全力以赴實現上市是集團公司的工作重中之重，新形勢下辦公室的地位和作用越顯突出，工作勢必面臨新的挑戰，對辦公室員工能力要求將會更高。辦公室作為一個單位職能的中心樞紐部門，是各部門的協調中心，未來一段時期，辦公室工作者發揮職能的強度也將進一步加大，工作綜合能力高低將直接影響企業的形象，并在一定范圍內體現著企業領導班子的執政能力，因此加強對辦公室工作的管理，大力培養一批德才兼備、具有真才實學、有高度責任心的辦公室人員隊伍，才能適應新時期的要求。本文將結合供職辦公室以來的感受，從統籌協調能力、學習能力、文字寫作能力等六個方面試談辦公室員工應具備的能力。

一、要具有良好的統籌協調能力

在現代企業管理中，辦公室主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。對于現代企業來說，辦公室是一個綜合性的管理服務部門，是企業正常運行的橋梁和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協調，做好領導關系的協調，也要做好上下左右、部門之間關系的協調；既要做好內部協調，也要從統觀大局和統攬全局的高度做好外部關系的協調。”因此，辦公室員工應具有良好的統籌協調能力，為決策的執行和企業目標的實現提供組織保障。

（一）、統籌協調企業內部各部門。辦公室是領導意志和決策的傳聲筒，領導得出決策后，會通過辦公室傳達到下級各個部門，并往往由辦公室具體執行、承辦和催辦；辦公室不僅要協調各部門開展工作，而且要及時監督和了解工作的進度。因此，當某項決策或文件下達辦公室，辦公室第一時間最重要的就是組織好各部門協調配合，為企業決策的具體執行掃清障礙，為目標的實現提供組織保障力量。

（二）、統籌協調上下關系。辦公室是企業上級和下級有效連接的橋梁和紐帶。辦公室既要為領導的決策提供參謀和服務，又要為下級服務，代表企業職工傳達意見，協助他們解決問題，使領導層和基層員工有效連接。協調好了上下關系，也就協調好了生產運行關系，為企業營造良好的領導和被領導關系、為企業的和諧發展提供強有力的基礎和保證。在生產決策上，辦公室要及時了解生產一線的情況，把最真實的基層情況及時準確地反映給領導，做好領導的“耳目”和“左右手”，為領導正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現實、上級與下級的脫節。

（三）、統籌協調內外關系。辦公室既是企業的服務部門又是企業的公關部門，在外出公關、客戶來訪的過程中，辦公室員工是企業形象的代表，辦公室人員形象關系到企業形象、聲譽好壞，協調好企業內外的關系，是辦公室員工的職責所在。

二、要具備扎實的寫作能力

寫作能力是辦公室工作人員的基本功。“作為領導的助手，辦公室人員首先應具有基本的寫作能力和辦事能力”。在辦公室日常工作中，起草文件、擬寫報告、發言稿、講話稿是最常見的工作。這就要求辦公室人員要具備扎實的寫作功底，熟知各種應用文的寫作，了解各種應用文的寫作特點和技巧，才能及時完成領導交辦的寫作任務。

以公文標題為例，在近期瀏覽的一些公文中發現有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。

（一）、語句不合語法規范

例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***公司關于加快發展彩色印刷品生產若干措施的通知。

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。本文地址:

（二）、請示、函、報告三者混淆

例

3、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例

4、***關于申請XX年公費醫療補助費的報告。

病例分析：

例3的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例4的標題內容是某國企請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

葉圣陶先生在《大學國文序》里說過這么一段話：所謂能力不是一會兒就能從無到有的，看看小孩子養成走路跟說話的能力多麻煩。閱讀跟寫作不會比走路跟說話容易，一要得其道，二要經常的歷練到成了習慣，才算有了這種能力。

葉老所說的能力標志，一是“得其道”，我們認為是寫作的路子，寫作的要領。各行有各行的路子，內行人一說路子歪了，就麻煩了，恐怕比沒踏上路子還糟糕，因為糾正起來很難；但摸準了路子也還不算有能力，還要“歷練到成了習慣”，這就需要學習者從事刻苦的實踐了，要通過自己的體味、揣摩，把理論轉化為自己的心得體會，然后才能真正指導自己的寫作，使之轉化成一種熟練的技能技巧，一種運用語言文字的能力，一種自然而然、心到筆隨的“習慣”，這才算有了“能力”。

辦公室的寫作范圍極廣，有時經常根據領導的授意擬寫各種文稿，寫作能力的提高沒有捷徑可達，唯有勤學多練，方能提高自己的寫作能力。在工作中應廣泛涉獵政治、經濟、文化等學科的知識，保持職業的敏感性，善于總結歸納，不斷提高自己的寫作能力。

三、要具備良好的語言表達能力

這里的語言表達能力是指口頭表達能力。“語言既是人們進行思維的工具，也是人們交流思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運用語言文字，與溝通的效果關系十分密切”。辦公室人員不僅要與領導溝通而且還要與基層員工溝通，有時還需要協調人與人之間、部門于部門之間的矛盾。在工作中，辦公室人員上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，??因此說話的技巧與藝術無時無刻不在我們身邊。

這是某公司辦公室主任處理因酒店電梯故障而遭到顧客上門投訴時的對話：

“您早，先生!您早，小姐!”辦公室主任面帶笑容，很有禮貌地迎上前打招呼。

“你是??”男客人的聲音比在總經理室門外時壓低了一些。

“請兩位這邊坐。”辦公室主任沒有直接回答，而是先領客人到隔壁會客室，請客人在沙發上坐定。

“你就是總經理？”客人望著年輕的辦公室主任，將信將疑地問道。

“請用茶!”辦公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。

“如果你是總經理的話，我就對你說吧。”客人還想試探一下對方的身份。

“小姐，請用茶!”辦公室主任“王顧左右而言他”地招呼些在一旁沒有作聲的小姐。

“你們是怎么搞的，該死的電梯把我們關在里面這么久!”客人開始投訴了，“我花了錢住飯店，不是花錢買倒霉的。我拒付房金。”

“電梯出故障，雖說是偶然，但當然是我們飯店的責任，我先向您兩位表示歉意。”辦公室主任邊說，邊為客人斟加了茶。

“道歉有什么用？我還是要拒付房費，我們的性命都差點給丟了。”客人用日語對身邊的小姐嘰咕幾句。

“先生是日本人？中國話說得不錯嗎。”

“half japan”客人冒出一句英語。

“先生挺風趣，‘半個日本人’。”

“是呀。我母親是中國人，我父親是日本人，我小時在東北外婆長大的。”

“噢，您是第一次來上海嗎？”

“當然是第一次。到了上海生意還沒有談，就碰到不順心的事，幾家五星級飯店都客滿了，只好住你們這家四星級的，倒霉的事今天又讓我給碰到了。”

“想必您聽說過我國有句古話叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好運喏。”辦公室主任做著祈禱的手勢。

“什么意思？”客人有點好奇不解。

“我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話。可不是，您未住進五星級飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來，沒出過一點故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會談得很成功。”辦公室主任說得象真的一樣。

“是嗎？”客人的情緒到此時已完全變得正常了。

“當然啦，我國還有一句古語，叫做‘大難不死，必有后福’，雖然電梯出故障，我們要承擔責任，但先生小姐有‘后福’我也該祝賀呀。”

“你真會講話。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果談成功，一定忘不了你。”

“您兩位有沒有受到了點小傷什么的？”辦公室主任關切地詢問。

“傷倒沒傷著，就是??早餐到現在還沒有用呢。”客人似乎沒有什么可說的了。

“噢，非常對不起，我耽誤你們用餐了。”辦公室主任站了起來說：“很抱歉，我還沒有自我介紹呢。我是總經理辦公室主任，等總經理來了以后再請他拜訪您兩位。”

“不必了，你的接待使我們很滿意，我也不是不愿意付房金，不過碰到這種不順心的事，在氣頭上說說而已。”

辦公室主任送客人到電梯口，打招呼道別。客人用完早餐一進客房，看到一盆水果和一份總經理簽名的道歉信已放在臺上。男客人看著信，滿面笑容地對女秘書小姐說了些什么。

此案例中，正是由于辦公室主任善用溝通技巧，使得問題輕松的解決了，可見辦公室工作員工的言語表達能力有多重要。這就要求辦公室人員具備良好的語言表達能力，掌握溝通的技巧和說話的藝術。

第一，掌握溝通的技巧。辦公室員工說話時應做到：語言真摯動人，具有感染力；使用有意義準確的語言和文字；語言要純樸；措詞恰當，通俗易懂；借用動作、表情來表達情感；盡量使用短句；推論要嚴密，切忌講粗話；交談中的人稱要明確；學會聆聽，對方講話時不要插嘴，少講多聽等等。

第二，掌握說話的藝術。說話是一門藝術，辦公室人員不僅要能說，而且要“會說”，要善于言辭，善于化解分歧和矛盾，注意把握好說話的尺度，做到該說的說，不該說的不說。

四、要具有較好的時間管理能力

辦公室從某種意義上看就似企業行政系統的“司令部”，是領導指揮全局和推動各職能部門以及下屬單位工作正常運轉的紐帶，是溝通上下、銜接左右、聯系內外的橋梁。同時，辦公室又好比一個單位的后勤部，承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等日常工作。辦公室的工作量之大，事務之多可想而知。但辦公室的一項重要責任就是節省上司的時間，保證上司高效率的工作。面對這些林林總總，繁雜瑣碎的工作，工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作，工作無論理解還是不理解都要按照要求完成，不能只考慮完成自己已制定的小計劃而貽誤上司的工作和整個組織的大事。有效利用時間，事半功倍。時間既是一個常數，公平地分配給每一個人，又是一個變數，善用則多，妄用則少。珍惜時間，一分鐘勞動就有一分鐘成果。為了有效利用工作時間，辦公室人員應該：

（一）、明確自己的工作任務和職責。你必須非常的清楚上司給你安排的工作任務中，哪些工作應由你自己完成；哪些工作應協助他人做；哪些工作部參與。

（二）、要區分常規工作和非常規工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。

（三）、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學的有序的一項一項完成任務，而不是機械的來一件事干一件事。

（四）、巧妙的運用一些方法，合理分配精力，精明的利用時間，以提高效率。如有些時候可以合并同類任務，集中起來專心致志一次完成，避免多次重復。

（五）、使用辦公輔助手段幫助組織工作。包括工作日志、時間表、計劃表、日程安排或印制好的“效率手冊”等，在上面編制日安排和周計劃，幫助個人管理時間，使工作有條不紊。那些非常規的、重要的、緊急的或定時的工作，應在計劃表中明顯標注，以引起自己的注意，使那些無論如何要完成的事絕不留到下一天。

（六）、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。工作時，應考慮到你只是團隊中的一員，應考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接受和轉交，要盡量在自己的范疇內多做些，給他人以方便。能與同事們協調你的工作，團隊的工作效率才會提高。

（七）、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。例如公司要求在當天對某個請示進行批復，這就嚴格執行，安排進自己的計劃。

（八）、應盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費了時間，有哪些做法給他人帶來不便，從而得到啟發，繼續改進。文章來源：

五、要具有較好的學習能力

“問渠那得清如許，為有源頭活水來。”不斷學習和總結前人的經驗是人類社會得以進步、發展的前提。“未來最可靠的競爭優勢就是克服各種學習障礙去有效地學習，學習政治理論、學習辦公業務，學習前人、別人的思想和經驗，豐富我們的思維”。在信息化的時代背景下，辦公室工作對工作人員的學習能力提出了更高的要求，辦公室工作人員不僅要學習好辦公室業務知識，而且要提高政治素養，掌握社會政治經濟動態，掌握各種信息，培養思想的遠見性和預見性，為領導決策服務，做好領導的參謀。

（一）、學習理論政策，提高政策理論水平：要認真學習黨的理論知識，學習國家和行業的重大方針、政策，不斷提高政治覺悟和理論水平，以科學的發展觀指導工作。

（二）、學習專業知識：當今社會信息發達，知識更新急劇加快，專業知識是我們勝任工作的要求，只有通過勤奮學習，特別是寫作、信息化辦公等方面的專業知識的學習，才能不斷積累新知識，豐富新理念，拓寬新思路，富有創造性，適應新形勢下企業快速發展的需要。

（三）、刻苦鉆研業務：了解掌握信息、調研、文書、信訪、檔案、行政管理等方面的業務知識和辦公自動化系統等新辦公手段；同時，要致力提高科學辦事和綜合協調能力，學用結合、學以致用，增強知識素養，提高綜合素質。

辦公室人員要通過不懈地學習和積累，通過系統的學理論、學政策、學知識、學業務，不斷提高工作的系統性、預見性和創造性，使自身作風優良，業務精通，知行結合，學用相長，不斷適應企業發展的需要。

六、要具有創新能力

“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”為適應新形勢,實現辦公室職能轉變和工作創新是辦公室工作的需要, 更是企業發展的需要。創新既是一種思想觀念、思想方法，更是一種精神狀態。辦公室人員只有具備創新能力，才能適應時代的要求，適應企業發展的需要。

“創新就是要不斷解放思想，實事求是，與時俱進。實踐沒有止境，創新也沒有止境。”辦公室作為一個單位的神經中樞，起著溝通上下，聯系左右，協調內外的重要作用。要做好辦公室工作，就必須有創新的工作思路、創新的工作措施，加強學習，創新工作思路，增強創新能力。

（一）、拓展創新思維。創新思維是創新能力的核心，有新思路才能有出路，創新思維是創新的前提，辦公室人員想要在工作中不斷創新，就要不斷拓展自己的創新思路，拓展自己的思維。要敢于打破已有的經驗，反對經驗主義，摒棄古板的工作作風，用靈活、創新的思想引導自己的工作。另外，創新是一個不斷學習的過程，創新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用。要提高創新思維能力，就是要解放思想，胸懷全局，勤于思考，勇于實踐。辦公室人員要提高自己的創新能力，就要通過不斷的學習來提高自己的精神境界，豐富自己的思維，改變自己的知識結構，增強自己的各種技能，同時要勤于思考，勇于實踐，從而實現工作上的不斷創新。

（二）、敢于嘗試，敢為人先。創新是在沒有任何經驗和前例的條件下進行的。因此，辦公室人員要想創新，就要有“鑿空”精神，敢于嘗試，敢作敢當；想別人所不敢想，做別人所不敢做。只有這樣，才能在實踐中不斷創新，在工作中不斷提高自己的創新能力。

總之辦公室是一個協調部門、參謀部門、服務部門，是企業正常運行的中樞機構及紐帶。在企業管理中，辦公室的最大作用和功能是保持各部門之間、本單位和上級主管部門、業務相關單位之間的動態平衡。辦公室人員唯有掌握工作技能，提高各項能力素質，加強學習，不斷創新，以高度敬業的精神為企業服務，才能適應新形勢的需求，為企業的發展作出新的更大的貢獻。

作者：廣西華錫集團股份有限公司車河選礦廠辦公室 韋 師 梁大鵬

電話：07787361008

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參考文獻：

﹝1﹞《新編辦公室人員管理執行標準》 張浩編著 北京：藍天出版社

﹝2﹞《新編辦公室主管必備全書》 許燕編著 北京：企業管理出版社

﹝3﹞《論企業應加強辦公室管理工作》 余仕興 徐丹 《行政與管理》雜志

﹝4﹞《論現代企業辦公室管理》 羅勇智 《企業研究》第24期 XX年12月

﹝5﹞《淺談對企業辦公室管理的認識》 呂鳳利 《現代營銷》雜志

﹝6﹞《辦公室管理點滴談》 李志平《廣西經貿》

﹝7﹞《大型企業辦公室管理創新和實踐》 李曉丹 《廣東科技》 第4期

﹝8﹞《有效溝通：辦公室管理的潤滑劑》 才君 《辦公室業務》

﹝9﹞葉圣陶：《葉圣陶語文教育論集》 教育科學出版社 1980年版

﹝10﹞《秘書國家職業資格培訓教程》 勞動和社會保障部中國就業培訓技術指導中心 海潮出版社 XX 本章鏈接：

第三篇：企業辦公室員工應具備的基本技能

企業辦公室員工應具備的基本技能

辦公室作為企業管理的中樞及信息反饋機構，是企業上下連接的橋梁，是企業正常運轉的內在“轉盤”，是企業生產經管理工作有序進行的重要節點。在經濟全球化競爭愈演愈烈的背景下，辦公室員工不僅要具備良好的協調能力、寫作能力、語言表達能力，更應不斷學習新理論、新方法，改善思路，拓展思維，推陳出新，不斷提高工作效率和服務意識。

華錫集團是集探、采、選、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下屬單共15家，近年來隨著公司不斷加大人力物力的投入，辦公室系統隊伍建設逐步走上了規范化、科學化、現代化。當前整合資源，優化產業，全力以赴實現上市是集團公司的工作重中之重，新形勢下辦公室的地位和作用越顯突出，工作勢必面臨新的挑戰，對辦公室員工能力要求將會更高。辦公室作為一個單位職能的中心樞紐部門，是各部門的協調中心，未來一段時期，辦公室工作者發揮職能的強度也將進一步加大，工作綜合能力高低將直接影響企業的形象，并在一定范圍內體現著企業領導班子的執政能力，因此加強對辦公室工作的管理，大力培養一批德才兼備、具有真才實學、有高度責任心的辦公室人員隊伍，才能適應新時期的要求。本文將結合供職辦公室以來的感受，從統籌協調能力、學習能力、文字寫作能力等六個方面試談辦公室員工應具備的能力。

一、要具有良好的統籌協調能力

在現代企業管理中，辦公室主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。對于現代企業來說，辦公室是一個綜合性的管理服務部門，是企業正常運行的橋梁和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協調，做好領導關系的協調，也要做好上下左右、部門之間關系的協調；既要做好內部協調，也要從統觀大局和統攬全局的高度做好外部關系的協調。”因此，辦公室員工應具有良好的統籌協調能力，為決策的執行和企業目標的實現提供組織保障。

（一）、統籌協調企業內部各部門。辦公室是領導意志和決策的傳聲筒，領導得出決策后，會通過辦公室傳達到下級各個部門，并往往由辦公室具體執行、承辦和催辦；辦公室不僅要協調各部門開展工作，而且要及時監督和了解工作的進度。因此，當某項決策或文件下達辦公室，辦公室第一時間最重要的就是組織好各部門協調配合，為企業決策的具體執行掃清障礙，為目標的實現提供組織保障力量。

（二）、統籌協調上下關系。辦公室是企業上級和下級有效連接的橋梁和紐帶。辦公室既要為領導的決策提供參謀和服務，又要為下級服務，代表企業職工傳達意見，協助他們解決問題，使領導層和基層員工有效連接。協調好了上下關系，也就協調好了生產運行關系，為企業營造良好的領導和被領導關系、為企業的和諧發展提供強有力的基礎和保證。在生產決策上，辦公室要及時了解生產一線的情況，把最真實的基層情況及時準確地反映給領導，做好領導的“耳目”和“左右手”，為領導正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現實、上級與下級的脫節。

（三）、統籌協調內外關系。辦公室既是企業的服務部門又是企業的公關部門，在外出公關、客戶來訪的過程中，辦公室員工是企業形象的代表，辦公室人員形象關系到企業形象、聲譽好壞，協調好企業內外的關系，是辦公室員工的職責所在。

二、要具備扎實的寫作能力

寫作能力是辦公室工作人員的基本功。“作為領導的助手，辦公室人員首先應具有基本的寫作能力和辦事能力”。在辦公室日常工作中，起草文件、擬寫報告、發言稿、講話稿是最常見的工作。這就要求辦公室人員要具備扎實的寫作功底，熟知各種應用文的寫作，了解各種應用文的寫作特點和技巧，才能及時完成領導交辦的寫作任務。以公文標題為例，在近期瀏覽的一些公文中發現有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。

（一）、語句不合語法規范

例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***公司關于加快發展彩色印刷品生產若干措施的通知。

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。

（二）、請示、函、報告三者混淆

例

3、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例

4、***關于申請2011年公費醫療補助費的報告。

病例分析：

例3的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例4的標題內容是某國企請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

葉圣陶先生在《大學國文序》里說過這么一段話：所謂能力不是一會兒就能從無到有的，看看小孩子養成走路跟說話的能力多麻煩。閱讀跟寫作不會比走路跟說話容易，一要得其道，二要經常的歷練到成了習慣，才算有了這種能力。

葉老所說的能力標志，一是“得其道”，我們認為是寫作的路子，寫作的要領。各行有各行的路子，內行人一說路子歪了，就麻煩了，恐怕比沒踏上路子還糟糕，因為糾正起來很難；但摸準了路子也還不算有能力，還要“歷練到成了習慣”，這就需要學習者從事刻苦的實踐了，要通過自己的體味、揣摩，把理論轉化為自己的心得體會，然后才能真正指導自己的寫作，使之轉化成一種熟練的技能技巧，一種運用語言文字的能力，一種自然而然、心到筆隨的“習慣”，這才算有了“能力”。

辦公室的寫作范圍極廣，有時經常根據領導的授意擬寫各種文稿，寫作能力的提高沒有捷徑可達，唯有勤學多練，方能提高自己的寫作能力。在工作中應廣泛涉獵政治、經濟、文化等學科的知識，保持職業的敏感性，善于總結歸納，不斷提高自己的寫作能力。

三、要具備良好的語言表達能力

這里的語言表達能力是指口頭表達能力。“語言既是人們進行思維的工具，也是人們交流思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運用語言文字，與溝通的效果關系十分密切”。辦公室人員不僅要與領導溝通而且還要與基層員工溝通，有時還需要協調人與人之間、部門于部門之間的矛盾。在工作中，辦公室人員上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，??因此說話的技巧與藝術無時無刻不在我們身邊。

這是某公司辦公室主任處理因酒店電梯故障而遭到顧客上門投訴時的對話：

“您早，先生!您早，小姐!”辦公室主任面帶笑容，很有禮貌地迎上前打招呼。

“你是??”男客人的聲音比在總經理室門外時壓低了一些。

“請兩位這邊坐。”辦公室主任沒有直接回答，而是先領客人到隔壁會客室，請客人在沙發上坐定。

“你就是總經理？”客人望著年輕的辦公室主任，將信將疑地問道。

“請用茶!”辦公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。

“如果你是總經理的話，我就對你說吧。”客人還想試探一下對方的身份。

“小姐，請用茶!”辦公室主任“王顧左右而言他”地招呼些在一旁沒有作聲的小姐。

“你們是怎么搞的，該死的電梯把我們關在里面這么久!”客人開始投訴了，“我花了錢住飯店，不是花錢買倒霉的。我拒付房金。”

“電梯出故障，雖說是偶然，但當然是我們飯店的責任，我先向您兩位表示歉意。”辦公室主任邊說，邊為客人斟加了茶。

“道歉有什么用？我還是要拒付房費，我們的性命都差點給丟了。”客人用日語對身邊的小姐嘰咕幾句。

“先生是日本人？中國話說得不錯嗎。”

“half japan”客人冒出一句英語。

“先生挺風趣，‘半個日本人’。”

“是呀。我母親是中國人，我父親是日本人，我小時在東北外婆長大的。”

“噢，您是第一次來上海嗎？”

“當然是第一次。到了上海生意還沒有談，就碰到不順心的事，幾家五星級飯店都客滿了，只好住你們這家四星級的，倒霉的事今天又讓我給碰到了。”

“想必您聽說過我國有句古話叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好運喏。”辦公室主任做著祈禱的手勢。

“什么意思？”客人有點好奇不解。

“我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話。可不是，您未住進五星級飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來，沒出過一點故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會談得很成功。”辦公室主任說得象真的一樣。

“是嗎？”客人的情緒到此時已完全變得正常了。

“當然啦，我國還有一句古語，叫做‘大難不死，必有后福’，雖然電梯出故障，我們要承擔責任，但先生小姐有‘后福’我也該祝賀呀。”

“你真會講話。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果談成功，一定忘不了你。”

“您兩位有沒有受到了點小傷什么的？”辦公室主任關切地詢問。

“傷倒沒傷著，就是??早餐到現在還沒有用呢。”客人似乎沒有什么可說的了。

“噢，非常對不起，我耽誤你們用餐了。”辦公室主任站了起來說：“很抱歉，我還沒有自我介紹呢。我是總經理辦公室主任，等總經理來了以后再請他拜訪您兩位。”

“不必了，你的接待使我們很滿意，我也不是不愿意付房金，不過碰到這種不順心的事，在氣頭上說說而已。”

辦公室主任送客人到電梯口，打招呼道別。客人用完早餐一進客房，看到一盆水果和一份總經理簽名的道歉信已放在臺上。男客人看著信，滿面笑容地對女秘書小姐說了些什么。

此案例中，正是由于辦公室主任善用溝通技巧，使得問題輕松的解決了，可見辦公室工作員工的言語表達能力有多重要。這就要求辦公室人員具備良好的語言表達能力，掌握溝通的技巧和說話的藝術。

第一，掌握溝通的技巧。辦公室員工說話時應做到：語言真摯動人，具有感染力；使用有意義準確的語言和文字；語言要純樸；措詞恰當，通俗易懂；借用動作、表情來表達情感；盡量使用短句；推論要嚴密，切忌講粗話；交談中的人稱要明確；學會聆聽，對方講話時不要插嘴，少講多聽等等。

第二，掌握說話的藝術。說話是一門藝術，辦公室人員不僅要能說，而且要“會說”，要善于言辭，善于化解分歧和矛盾，注意把握好說話的尺度，做到該說的說，不該說的不說。

四、要具有較好的時間管理能力

辦公室從某種意義上看就似企業行政系統的“司令部”，是領導指揮全局和推動各職能部門以及下屬單位工作正常運轉的紐帶，是溝通上下、銜接左右、聯系內外的橋梁。同時，辦公室又好比一個單位的后勤部，承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等日常工作。辦公室的工作量之大，事務之多可想而知。但辦公室的一項重要責任就是節省上司的時間，保證上司高效率的工作。面對這些林林總總，繁雜瑣碎的工作，工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作，工作無論理解還是不理解都要按照要求完成，不能只考慮完成自己已制定的小計劃而貽誤上司的工作和整個組織的大事。有效利用時間，事半功倍。時間既是一個常數，公平地分配給每一個人，又是一個變數，善用則多，妄用則少。珍惜時間，一分鐘勞動就有一分鐘成果。為了有效利用工作時間，辦公室人員應該：

（一）、明確自己的工作任務和職責。你必須非常的清楚上司給你安排的工作任務中，哪些工作應由你自己完成；哪些工作應協助他人做；哪些工作部參與。

（二）、要區分常規工作和非常規工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。

（三）、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學的有序的一項一項完成任務，而不是機械的來一件事干一件事。

（四）、巧妙的運用一些方法，合理分配精力，精明的利用時間，以提高效率。如有些時候可以合并同類任務，集中起來專心致志一次完成，避免多次重復。

（五）、使用辦公輔助手段幫助組織工作。包括工作日志、時間表、計劃表、日程安排或印制好的“效率手冊”等，在上面編制日安排和周計劃，幫助個人管理時間，使工作有條不紊。那些非常規的、重要的、緊急的或定時的工作，應在計劃表中明顯標注，以引起自己的注意，使那些無論如何要完成的事絕不留到下一天。

（六）、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。工作時，應考慮到你只是團隊中的一員，應考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接受和轉交，要盡量在自己的范疇內多做些，給他人以方便。能與同事們協調你的工作，團隊的工作效率才會提高。

（七）、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。例如公司要求在當天對某個請示進行批復，這就嚴格執行，安排進自己的計劃。

（八）、應盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費了時間，有哪些做法給他人帶來不便，從而得到啟發，繼續改進。

五、要具有較好的學習能力

“問渠那得清如許，為有源頭活水來。”不斷學習和總結前人的經驗是人類社會得以進步、發展的前提。“未來最可靠的競爭優勢就是克服各種學習障礙去有效地學習，學習政治理論、學習辦公業務，學習前人、別人的思想和經驗，豐富我們的思維”。在信息化的時代背景下，辦公室工作對工作人員的學習能力提出了更高的要求，辦公室工作人員不僅要學習好辦公室業務知識，而且要提高政治素養，掌握社會政治經濟動態，掌握各種信息，培養思想的遠見性和預見性，為領導決策服務，做好領導的參謀。

（一）、學習理論政策，提高政策理論水平：要認真學習黨的理論知識，學習國家和行業的重大方針、政策，不斷提高政治覺悟和理論水平，以科學的發展觀指導工作。

（二）、學習專業知識：當今社會信息發達，知識更新急劇加快，專業知識是我們勝任工作的要求，只有通過勤奮學習，特別是寫作、信息化辦公等方面的專業知識的學習，才能不斷積累新知識，豐富新理念，拓寬新思路，富有創造性，適應新形勢下企業快速發展的需要。

（三）、刻苦鉆研業務：了解掌握信息、調研、文書、信訪、檔案、行政管理等方面的業務知識和辦公自動化系統等新辦公手段；同時，要致力提高科學辦事和綜合協調能力，學用結合、學以致用，增強知識素養，提高綜合素質。辦公室人員要通過不懈地學習和積累，通過系統的學理論、學政策、學知識、學業務，不斷提高工作的系統性、預見性和創造性，使自身作風優良，業務精通，知行結合，學用相長，不斷適應企業發展的需要。

六、要具有創新能力

“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”為適應新形勢,實現辦公室職能轉變和工作創新是辦公室工作的需要, 更是企業發展的需要。創新既是一種思想觀念、思想方法，更是一種精神狀態。辦公室人員只有具備創新能力，才能適應時代的要求，適應企業發展的需要。

“創新就是要不斷解放思想，實事求是，與時俱進。實踐沒有止境，創新也沒有止境。”辦公室作為一個單位的神經中樞，起著溝通上下，聯系左右，協調內外的重要作用。要做好辦公室工作，就必須有創新的工作思路、創新的工作措施，加強學習，創新工作思路，增強創新能力。

（一）、拓展創新思維。創新思維是創新能力的核心，有新思路才能有出路，創新思維是創新的前提，辦公室人員想要在工作中不斷創新，就要不斷拓展自己的創新思路，拓展自己的思維。要敢于打破已有的經驗，反對經驗主義，摒棄古板的工作作風，用靈活、創新的思想引導自己的工作。另外，創新是一個不斷學習的過程，創新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用。要提高創新思維能力，就是要解放思想，胸懷全局，勤于思考，勇于實踐。辦公室人員要提高自己的創新能力，就要通過不斷的學習來提高自己的精神境界，豐富自己的思維，改變自己的知識結構，增強自己的各種技能，同時要勤于思考，勇于實踐，從而實現工作上的不斷創新。

（二）、敢于嘗試，敢為人先。創新是在沒有任何經驗和前例的條件下進行的。因此，辦公室人員要想創新，就要有“鑿空”精神，敢于嘗試，敢作敢當；想別人所不敢想，做別人所不敢做。只有這樣，才能在實踐中不斷創新，在工作中不斷提高自己的創新能力。

總之辦公室是一個協調部門、參謀部門、服務部門，是企業正常運行的中樞機構及紐帶。在企業管理中，辦公室的最大作用和功能是保持各部門之間、本單位和上級主管部門、業務相關單位之間的動態平衡。辦公室人員唯有掌握工作技能，提高各項能力素質，加強學習，不斷創新，以高度敬業的精神為企業服務，才能適應新形勢的需求，為企業的發展作出新的更大的貢獻。

第四篇：策劃人應具備的基本技能

策劃人應具備的基本技能

2005-12-20閱讀3323次

策劃是一種跨學科的行為，因此作為策劃人就應該具有綜合能力。這其中具體包括：創意能力、創新能力、市場調研能力、組織能力、洞察能力、競爭能力、整合能力和執行能力。

一、創意能力 創意是指具有獨創的思維。“運籌帷幄，決勝千里”就是對策劃人的創意的要求。“運籌帷幄”，是指對外界所有相關趨勢的掌握，并能立足于現實推斷未來的變化；“決勝千里”則意味著策劃的事業不只是立足于現實，更是跨越時空的限制。

因為策劃是為了未來，而未來充滿了不可知，所以，創意就帶有一定的幻想成分，需要反常規思維。當然這種幻想和反常規，不是為所欲為的，是要遵循所掌握的信息和已有的基礎。

創 意是企業策劃人心智的最高體現，是企業策劃人駕馭知識、駕馭信息的整體能力。創意能力首先要求，策劃人必須運用形象思維描繪出企業策劃全局的框架，然后再 用簡潔的語言描繪企業策劃的概要，并能夠充分把握人力資源、物力資源、財力資源、社會資源以及各種可以動用資源的變動趨勢和發展趨勢。

創意如同建筑中的框架結構，是企業策劃的重要因素。創意是否合理，將決定企業的成敗。例如，微軟公司在1998年對陷入危機的蘋果電腦公司注資1.5億美元，使昔日的競爭對手的險情有所緩解，這一創意震驚了世界的同行。那么，比爾?蓋茨的這種做法的意義何在？

首先，他的這種創意旨在于使微軟公司在商業性競爭中尋求新的能量補充。畢竟，蘋果公司曾經是一家輝煌的電腦霸主，盡管元氣大傷，但其潛在勢力仍然不可低估，況且，許多電腦公司在蘋果公司乏力的時候，謀求與其合作。而微軟公司的一些主要競爭對手，如國際商用機器公司（IBM）、大智公司（Oracle）、太陽微系統公司，特別是網景公司都在借助與蘋果的合作來與微軟公司明爭暗斗。因此，比爾·蓋茨的這種創意，有可能提高微軟公司經營的安全度。

其次，如果蘋果公司徹底垮了，那么微軟公司操作系軟件的市場占有率將達到約為92％。按照美國《反壟斷法》規定，如果某一個企業的市場占有率超過一定標準，而且市場中無對應的制衡產品，它就要面臨反壟斷方面的調查。一旦蘋果公司不存在，則 微軟公司就要受到美國司法部門和聯邦貿易委員會按反壟斷法進行質疑，如若這樣，微軟公司為這場訴訟要付出的費用將大大超過它能從蘋果公司讓出的市場份額中 賺取的利潤。

第

三、在網上瀏覽器方面，由于網景公司捷足先登，占領了大部分市場，微軟公司一直在暗中尋求機會，試圖奪回自己在網絡電腦方面的優勢。現在，由于與蘋果公司 的聯手，微軟公司就可以將自己生產的英特網搜尋器附裝在每一臺蘋果電腦的包裝盒里，用戶如果想用網景瀏覽器，就得自己去買軟件，自己安裝，很不方便。這就 為微軟公司的英特網搜尋器增加了競爭獲勝的籌碼。

最后，比爾?蓋茨的創意還在于拉蘋果公司入懷，可以緩解由于其他大的軟件公司聯手開發的“爪哇”程序語言，對微軟公司“視窗”造成的威脅程度。

可見，作為策劃人，創意能力是最基本的素質。

二、創新能力 創新就意味著突破。而策劃就是通過對資料、信息的整理運用，謀求一種突破。創新能力在整個企業策劃方案中起著重要作用。從主意的產生、選擇到構思的精細巧妙，從方案的表現、描述，導向企業建議實施，每一個階段都需要創新能力。

創 新能力是基于學習能力之上的創造、更新。創新是所有進步的源泉。創新在企業策劃構思階段是對資源的創新利用，在企業策劃完成階段是對舊又機制的更新，在企 業策劃表現階段是對理性思維的感性表現，在企業策劃實施階段又表現為新思想、新知識得到了驗證并取得成功。因而，創新對于企業來講十分重要。創新是新價值 的體現。創新能力的發揮，來自于對事物發展的敏銳觀察力，即“察人所未察”。例如，被西方傳媒譽為“藍色巨人救世主”的IBM公司總裁路易斯·格斯特納的創新能力使得IBM重振雄風，取得輝煌的業績。

綽號“藍色巨人”的IBM 公司，鼎盛于80年代，曾經雄居于《財富》雜志評選的世界500強的第二位，長期以來IBM執世界計算機產業之牛耳，被視為美國科技實力的象征和國家競爭 的堡壘。但是，進入90年代，整個計算機產業的競爭格局發生了重大的變化，由少數大公司壟斷技術、瓜分市場的昔日美景已經散盡。個人電腦和工作站技術發展 迅速。但IBM公司沒有及時進行創新，仍然固執地堅持以大型主機系統為核心的經營戰略，錯失良機。從1991年開始連續三年嚴重虧損，1993年更是創下 了美國企業經營虧損81億美元的天文數字。股東的信心嚴重受損，股價一路下瀉，從1987年的175美元跌到1993年的41美元的最低谷。美國輿論 稱之為“國家的災難”。就連剛上臺不久的克林頓總統也對此深表惋惜。這時的IBM已經到了最危急的時刻。前任總裁埃克斯引咎辭職，而路易斯?格斯特納臨危 受命，接任IBM公司總裁職務。

這位靠經營香煙和快餐起家、對計算機外行的人，硬是靠著不斷的創新，使IBM恢復了往日的輝煌。

他認為IBM 公司最需要的是一種遠見，而這種遠見來自于創新。他在接任總裁后，對人事、技術、營銷、合作等各個方面進行破舊立新，經過6年的努力，1997年，IBM 公司的營業額為785億美元，取得68億美元的稅后凈利潤（IBM公司易主的當年虧損81億美元），股價也達到了空前的185美元的水平，比最低的 1993年翻了4倍。由此可見，創新與不創新的差異。策劃人就應該具有捕捉信息不斷利用信息進行創新的能力。

三、市場調研能力

策劃人活的靈魂就在于他能夠準確預測和善于把握歷史發展的機遇，不失時機地成為引領市場潮流的領導者。

市場調研能力是指策劃人對市場現狀的分析進而預測未來趨勢的能力。它要求策劃人要有深謀遠慮、未雨綢繆的戰略眼光。市場調研能力如何，會直接影響策劃的結果。

四、組織能力

組織能力是指策劃人能夠根據策劃本身的要求，將策劃資源進行有機結合的能力。包括對策劃人才的找尋、策劃資料的搜集、策劃方案的制定等等，也就是

對人、物、事實行統籌安排。因此策劃經理人的組織能力是否強，將直接影響企業策劃結果。

具體來講，策劃經理人的組織能力包括了內部組織的調配和外部組織協調，以此達到共同策劃、制作、實施的目的。

組 織能力除了要求企業策劃人具有極強的組織紀律性和團隊協作精神之外，還要求企業策劃人必須具有較強的組織領導能力——統率力。在任何一個企業策劃活動中，任何一個個人的能力總是不能夠代替所有，況且，個人能力再強如果沒有團隊的合作，也難以發揮作用，有時甚至會起到相反的作用。可見，企業策劃是一項集體活 動，需要策劃團隊中每一個策劃人的通力合作，才能形成策劃效益——有效的策劃結果。

因此，在策劃活動中，組織能力越強，內部合力就會越大，目標也就越能夠一致。此外，組織能力對外部組織的協調更為重要，因為外部資源的充分利用將為企業策劃提供很大的構思空間和實施空間。

五、洞察能力

洞察能力就是指策劃人能夠全面、正確、深入地分析認識客觀現象的能力。企業策劃人的洞察力對于策劃的結果的質量具有直接的影響。策劃人應該具備統觀全局、全面分析的能力；具有能夠透過現象抓住本質以及著眼發展、科學預見的判斷能力。只有這樣，策劃人才能夠保證策劃的針對性，找到解決問題的關鍵所在，獲得策劃的成功。

“察人之所未察，見人之所未見”是對策劃人洞察力要求的具體描述。策劃人應該善于從過去和現在的資料文獻中，迅速發現可供策劃所用的一切有關的資料，并將其轉化為策劃中具有創意策劃的重要素材。

洞察力有時也被稱為對事物發展變化的敏感力和分析力，亦或稱為觀察力。是策劃人應具備的最基本素養。

六、競爭能力

競爭實際上就是實力的較量。競爭能力也就是與對手較量獲勝的能力。策劃人的策劃活動結果是否能夠是企業有長足的發展，就是策劃實力的驗證。

企業策劃是企業獲得競爭主動權的關鍵動能，因此，策劃人必須要在進行策劃活動之前搞清楚這樣幾個問題：

這個企業策劃能否給企業帶來利潤？

這個企業策劃案在實施過程中會遇到很大困難嗎？

這個企業策劃與其他同類型企業的企劃有何區別，是否具有競爭力？

只有對這些問題進行合理的有針對性的企業策劃活動，才能確保策劃的競爭性和企業的競爭優勢。

例如，柯達和富士兩大公司，在市場競爭中經常是不分伯仲。但是在1998年，柯達公司的銷售業績出現滑坡，業績增長率從20％下滑到7％，在美國國內，柯達的市場份額下降了4％，其中大部分為富士公司奪走，結果使柯達公司的營業收入下降了24％。

面 對這種情況，柯達的首席執行官費希爾反復找原因，他說：“如果我們認為我們過去是造膠卷，我們今后是搞數碼，那我們會出問題。但是，如果我們清楚地知道我 們過去的業務是照片，今后也是照片的話，那我們就會利用一切現有的技術。”這其中的關鍵就是要使柯達“數碼化”。以次來恢復和增強可達的競爭力。

柯達正是注意到了人們將來將利用影像革命的成果，豐富生活。影像可以用數碼相機拍照，也可以由傳統的照相機拍攝在膠卷上，然后把它掃描到計算機或CD上去，以便剪裁、儲存、查找和印制。經過掃描的影像，可以通過互聯網發送到親朋好友那里去，或隨心所欲地進行處理。柯達公司的新發明——魔術相機只要花3美元，就能把你的照片印到一個啦啦隊員的身上。柯達公司的另一項新發明——魔術成像中心，花10美元左右就可以坐上蘭治一羅孚越野車在火星上拍照，或和你所喜歡的大怪獸合影。柯達已經將第一批10個魔術影像中心運到宇宙主題公園和迪士尼樂園等地。

這一競爭策劃的結果，使柯達在數碼照相機方面占了全世界市場的25％，在美國國內市場一美元計算名列前茅，歐洲第一，在日本市場上也不錯。柯達認為“應該在能產生附加值的環節上多下功夫，在不能產生附加值的環節上實行商品 化”。為了推進世界范圍數碼照相機的銷售，柯達公司又買下了日本千根工業株式會社的51％的股權，準備利用該公司裝備最新的數碼機。如果其設想能夠全部實 現，柯達公司就可以恢復競爭優勢，并能夠取得穩定持久的增長，預計每股收益10％遞增。

七、整合能力 整合能力是指策劃人對信息的有效使用能力，即指策劃人在占有大量信息資源的基礎上，所應具備的有效取舍信息元素，形成策劃要素組合的合力效應的能力。

企業策劃人對策劃活動中的系列行為和措施需要進行整合。整合就是對所擁有的信息進行提綱挈領地分析，抓住主要信息，使其與要進行的策劃活動相關。然后抓住事物的主要環節，以主題思想作為策劃活動的指導，將相關的內容統串起來。

整合的過程就是對對象事物進行取舍的過程。如何進行取舍、如何進行彼此的銜接、如何突出主題、以及如何點出要害等環節的操作過程和操作效果，是評判企業策劃人整合能力強弱的試金石。

策劃人的整合能力，基于他的理性思維能力，即在一定理論指導下的系統思維。還在于策劃人對信息情報資源的大量、合理、高效的占有能力。所以策劃人的整合能力是有前提的。只有在他占有足夠多的信息，并且具有理性分析之后的合理取舍，才能是策劃活動具有創新性和創造性。

八、執行能力 執行能力就是企業策劃人將創意整理為可實行方案，并指導操作者予以有效實施的能力。

任 何一種好的創意，不實施的話，就不可能自動產生效益，企業策劃創意也如此。策劃人要盡可能地是企劃創意及其策劃方案能夠付諸實踐。一位出色的企業策劃人不 僅善于創意，更要有將其付諸實踐，并在實踐后能得到良好的效益。比如，企業在實施策劃案之后，能夠提高營業額、增加收益、降低成本、提高職工士氣、經銷商 共識增加以及企業品牌和形象蓄勢增值等。

杰出的策劃人應該具備較強的執行能力，他應該善于把自己的獨特創意、構思予以整理、修正，并能巧妙地融入企業策劃中，讓企業中的每一位具體操作者都能夠準確地理解、領悟并支持策劃案的實施，這樣才使策劃人的執行能力真正得以實現。

第五篇：會計工作崗位應具備的基本技能

財務成本管理標準范圍

本標準規定了企業財務管理和企業成本管理與定額管理的規定。

本標準適用于全公司。職責范圍

2.1 總公司財務處制定本標準并按本標準監督審查各分公司財務。

2.2 各分公司財務科按本標準規定管理好各自業務，保證本公司在生產經營中發生的資金籌集、使用、償還合理守法而有效運行。財務管理

3.1 貨幣資金管理與應收帳款管理按總公司《財務管理制度》規定執行。

3.2 財產清查：認真負責地管好用好公司全部資產（固定資產與低值及耗品），明確產權關系，保證以最少的資金占用和耗費取得最佳經營成果。

3.3 編制企業財務計劃。完整確切實際地按時向總經理提供資金流轉計劃、成本計劃、利潤計劃、財務收支計劃、營銷收入計劃及其完成情況。

3.4 建立內部經濟核算制。按期將財務指標層層分解，下達各經營管理部門與單位，歸口核算管理，并嚴格考核。各車間、工段必須完成經濟目標責任制。

3.5 財務分析。財務主管每日必須按時將“企業統計分析報告”、“財務分析報告”送交總經理審查，并同時上報業務上級或行政管理部門。

3.6 財務審計。總公司每年至少一次對下屬各分公司財務進行一次審計。以國家的政策法令和總公司的“財務計劃”與本標準規定等帳務處理、財產清查、流動資金運用等查明各公司的財務實況。各分公司財務也要各自對下屬承包單位進行相關的監督審查與清查。成本管理規定

4.1 成本管理分類。本公司實施的成本管理是按批次產品實際消耗成本加權平均法核算成本。成本管理實行計劃成本與實際成本對比分析的方法控制本批次實際成本管理體系。

4.2 成本控制。為了降低直接成本，除實行費用包干與加強經濟責任制的落實與考核外，平時重點增強全員成本意識，在保證產品質量穩定提高的前提下，提倡“節約一分錢光榮，跑冒滴漏可恥”的企業精神。

4.3 實施直接費用和消耗批次產品實際成本核算制和超罰節獎制，直接進入工段負責人經濟責任制考核。

4.4 加強半成品的管理與考核。工段統計員嚴格真實統計好半成品投料數量與副產品廢品和可再利用廢料數量，按批次報給財務處。

4.5 信息捕捉弄與評價。在加強批次核算的責任制管理中，應特別注意觀察成本控制系統中出現的蛛跡馬跡信息，一經捕捉到就不能輕易放掉，要進行認真的調

研與評價機制，以保證及時糾正管理中的編差，堵塞漏洞，從而持續逐步降低產品成本和企業成本。

定額管理

5.1 物資儲備定額管理

5.1.1 物資儲備額按實物數量（kg）為單位儲備，按批次產品設計配方數量的105%儲備，或采購到貨時間與車間日耗量計算各種料最低儲備定額。

5.1.2 按目前國際國內市場物資供應信息，合理確定某種原輔材料的常規儲備、季節儲備、保險儲備、季節儲備的儲備定額。

5.1.3 加強儲備定額與流動資金管理。盡可能壓減物資儲備定額，關鍵是加強實際物資消耗定額的管理，減少流動資金占有的有效管理。

5.1.4 加強日常庫存儲備結算，使實際儲備既能保證車間批次產品完成計劃，又能減少資金占用，使儲備定額經常保持在合理水平的標準上。

5.1.5 對供應辦物資采購責任人和倉儲管理人員實行嚴格的責任制和檢查儲備計劃管理，實施情況落實到經濟責任制上。

5.1.6 加強采購到貨時間的管理和質量的管理，供應商報價采用最低（保證）報價投標（暗標）式管理。

原始憑證的填制

1.原始憑證上需要填制的文字和數字要清晰、工整 , 符合規定要求。

2.內容填寫齊全、文字簡明準確、數字計算正確;凡填有大寫和小寫金額的原始憑證 , 大寫與小寫金額必須相符。

3.填制印有金額欄而沒有小寫合計項的原始憑證 , 不論填寫幾筆金額 , 如有空行均應劃斜線注銷 , 注銷線由金額欄填寫的最后一行右下角劃至最低一行的左下角。

4.原始憑證不得涂改、挖補。發現原始憑證有錯誤的 , 應當由開出單位重開或者更正 , 更正處應當加蓋開出單位的公章。

5.增值稅專用發票按照稅務部門的規定填制。

6.從外單位取得的原始憑證如有遺失 , 應當取得原開出單位記賬聯的復印件和蓋有公章的證明 , 由經辦人寫出說明 , 經單位有關領導批準后 , 才能代作原始憑證。如果確實無法取得 證明的 , 如火車、輪船、飛機票等憑證 , 由當事人寫出詳細情況 , 經單位有關領導批準后 , 代作原 始憑證。

記賬憑證的填制

1.記賬憑證上需要填制的文字和數字要清晰、工整、符合規定要求。

2.記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制 , 或者根據若干張同類原始憑證匯總填制 ,也可以根據原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

3.填制記賬憑證的日期應以財會部門受理會計事項日期為準 , 年、月、日應寫全。

4.記賬憑證摘要應簡明扼要的反映經濟業務內容。

5.會計科目的使用 , 應符合國家統一會計制度的規定。不得改變會計科目的核算內容 ,不得簡化或改變會計科目的名稱。使用會計科目圖章的，應與橫格底線平行蓋正。

6、記賬憑證填制完經濟業務事項后，應在金額欄最后一筆數字與合計數之間的空行處，從右上角向左下角劃斜線注銷。

7、記賬憑證填寫的金額要與原始憑證金額相同。

8、使用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的單位，對于將現金存人銀行、從銀行存款中提取現金，或辦理各銀行存款之間的劃轉業務，一律填制付款憑證。

9、在記賬前，發現記賬憑證中的會計科目用錯、記賬方向填錯或全額錯誤，一律作廢，重新填制記賬憑證。

10、已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”宇樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，說明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另縛一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字。發現以前記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的匯賬憑證。

會計憑證的裝訂及保管

1、會計憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。

2、會計憑證裝訂前，應先檢查會計憑證及其附件是否齊全，編號是否連續完整，確認無誤后再進行裝訂。

3、記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表、按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、、月份和起訖日期、憑證種類、起訖起碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。對于數量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類；同時在記賬憑證上注?“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。

4、各種經濟合同、存出保證金收據、上級有關部門批淮文件以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

5、原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批淮，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應當在登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

賬簿記錄錯誤更正及結賬

1、賬簿記錄錯誤的更正

（1）賬簿發生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫。

（2）登記賬簿時發生錯誤，應當將錯誤的文字或者數字劃紅字注銷，但必須使原有字跡仍可辨認，然后在劃線上方填寫正確的文字或者數字，并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數字，應當全部劃紅線更正，不得只更正其中的錯誤數字。對于文字錯誤，可只劃去錯誤的部分。

（3）由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發生錯誤，應當按更正的記賬憑證登記賬簿。

2、賬簿對賬

（l）各單位應當定期對會計賬簿記錄的有關數字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單位或者個人等進行相互核對，保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。對賬工作每年至少進行一次。

（2）賬證核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否－致，記賬方向是否相符。

（3）賬賬核對。核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符，包括：總賬與有關賬戶的余額核對，總賬與明細賬核對，總賬與日記賬核對，會計部門的財產物資明細賬與財產物資保管和使用部門的有關明細賬核對等。

（4）賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產等實有數額是否相符。包括：現金日記賬賬面余額與現金實際庫存數相核對；銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對；各種財物明細賬賬面余額與財物實存數額相核對，各種應收應付款明細賬賬面余額與有關債務、債權單位或者個人核對等。

3．賬簿結賬

（l）結賬前，應當將本期內所發生的各項經濟業務全部登記入賬。

（2）結賬時，應當結出每個賬戶的期末余額。需要結出當月發生額的，如現金、銀行存款日記賬和收人費用等明細賬，每月結賬時，應在摘要欄內注明“本月合計”字樣，并在下面通欄劃單紅線。

（3）不需要結出當月發生額的某些明細賬戶，每次記賬以后，都要隨時結出余額，每月最后-筆余額即為月末余額。月末結賬時，只需要在最后一筆經濟業務記錄之下通欄劃單紅線，不需要再結計一次余額。

（4）需要結出本年累計發生額的某些明細賬戶，每月結賬時，應在“本月合計”行下結出自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄內注明“本年累計”字樣，并在下面通欄劃單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，全年累計發生額下通欄劃雙紅線。

（5）總賬賬戶平時只需結出月末余額。年終結賬時，為了總括反映全年各項資金運動情況的全貌，核對欄目，要將所有總賬賬戶絳出全年發生額和年末余頷，在摘要欄內注?“本年合計Ⅱ字樣，并在合計數下通欄劃雙紅線。

4、賬簿更換新賬

終了更換新賬時，要把各賬戶的余額結轉到下一會計，并在摘要欄注明”結轉下年“字樣，在下一新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄注明”上年結轉"字樣。結轉下年、上年結轉均不需要編制記賬憑證或科目結轉表。如果會計科目名稱發生變化，應在上年結轉后面填寫舊科目名稱。