第一篇：什么是人事檔案及人事檔案的特點及作用

人事檔案

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

人事檔案具有以下特點：

全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎

人事檔案

勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。動態性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

存檔方式

目前國家對于畢業后尚未就業的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：

一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準

人事檔案

備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生，優點是在生源地就業后辦理手續簡單方便，而缺點是兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。

二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。這種方式適合有就業愿望但尚未就業的畢業生，優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

三是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，優點是易于畢業生解決一些實際問題，缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

作用

目前，畢業生中有一種比較普遍的現象是對檔案不了解，也不關心；甚至已經畢業幾年，但檔案還放在學校；還有的將檔案放在家里，更甚者檔案早已丟失，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，在國家公務員的選拔,國有企事業單位的招聘，成熟的民企在招聘時都要審查相關人員的檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要本人的人事檔案。總之，現實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，應給予足夠的重視，在參加工作以后，真正發揮作用的恰恰就是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜。所以在高校畢業生在畢業的當年一定要在規定的時間內到各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科去存放檔案（或者有人事檔案管理權的單位落下檔案，這種情況集中在國有企業，國有事業單位，公務員單位，學校基本是把學生檔案直接寄送到這些部門），存放之后學籍檔案就轉化成了人事檔案！人事檔案在當年沒有落下的話會在以后的工作中存在很大的問題，例如有的評定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以！

真正能證明學生學習經歷的就是該學生的學籍檔案，而工作經歷的證明就是該檔案袋里面的工作檔案！

學籍檔案里面有本人在各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有本人的黨團材料，全部屬于原始材料，不可復制。（學籍檔案一般是從高中算走，也就是從你的高考檔案開始計算，黨團關系的一般是由有黨組織部門來接收，有的學校是把學籍檔案和黨員關系檔案一起轉檔，有的學校是分開轉檔，即學籍檔案一個袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關部門遞交于各地的人事檔案管理科，黨員關系則是由自己轉交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之后的評級、獲獎、晉升等這些材料！）所以，保存好自己的檔案是一項重中之重的工作。根據有關規定，是要把檔案轉遞給各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權的單位！

管理制度

人事檔案

一、人事檔案保管制度

1.目的 第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

2.人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

1.目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

2.人事檔案利用的方式

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案； 公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

(2)外借手續。借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

第二篇：什么是人事檔案及人事檔案的特點及作用

人事檔案

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

人事檔案具有以下特點：

全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎

人事檔案

勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

動態性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

存檔方式

目前國家對于畢業后尚未就業的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：

一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準

人事檔案

備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生，優點是在生源地就業后辦理手續簡單方便，而缺點是兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。

二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。這種方式適合有就業愿望但尚未就業的畢業生，優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

三是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，優點是易于畢業生解決一些實際問題，缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

作用

目前，畢業生中有一種比較普遍的現象是對檔案不了解，也不關心；甚至已經畢業幾年，但檔案還放在學校；還有的將檔案放在家里，更甚者檔案早已丟失，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，在國家公務員的選拔,國有企事業單位的招聘，成熟的民企在招聘時都要審查相關人員的檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要本人的人事檔案。總之，現實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，應給予足夠的重視，在參加工作以后，真正發揮作用的恰恰就是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜。所以在高校畢業生在畢業的當年一定要在規定的時間內到各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科去存放檔案（或者有人事檔案管理權的單位落下檔案，這種情況集中在國有企業，國有事業單位，公務員單位，學校基本是把學生檔案直接寄送到這些部門），存放之后學籍檔案就轉化成了人事檔案！人事檔案在當年沒有落下的話會在以后的工作中存在很大的問題，例如有的評定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以！

真正能證明學生學習經歷的就是該學生的學籍檔案，而工作經歷的證明就是該檔案袋里面的工作檔案！

學籍檔案里面有本人在各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有本人的黨團材料，全部屬于原始材料，不可復制。（學籍檔案一般是從高中算走，也就是從你的高考檔案開始計算，黨團關系的一般是由有黨組織部門來接收，有的學校是把學籍檔案和黨員關系檔案一起轉檔，有的學校是分開轉檔，即學籍檔案一個袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關部門遞交于各地的人事檔案管理科，黨員關系則是由自己轉交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之后的評級、獲獎、晉升等這些材料！）所以，保存好自己的檔案是一項重中之重的工作。根據有關規定，是要把檔案轉遞給各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權的單位！

管理制度

人事檔案

一、人事檔案保管制度

1.目的 第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效

地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

2.人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

1.目的第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

2.人事檔案利用的方式

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫

房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案； 公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

(2)外借手續。借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

第三篇：大學畢業人事檔案有什么作用呢？

檔

案

檔案，不管是以哪種形式，在哪里保管，在哪個國家，都是完全由政府部門或安全部門管理的。人事檔案是一種記錄，是通過合法手續獲取并管理的。

個人的轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關證明，都會用到檔案。因此，即使單位不能接受檔案，也一定要把檔案放到政府人事部門的人才交流中心委托管理。人才中心不但可以幫你管好人事檔案，還可以為你做人事代理等一系列服務：保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為依據的各種證明等等。否則，必然損害其自身利益，使本應享受的上述待遇得不到應有保障。譬如：在失業后將無法領取失業救濟金；用檔案辦理社會保險也成問題；單位派你出國公干，沒有人事檔案，就無法進行出國政審；就連結婚、生孩子時，沒有檔案開不成相關證明。所以，一定要“善待”自己的檔案！

李女士自94年大專畢業以后，決心自主創業。她認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的李女士又進入了一家大型企業工作，企業要審查她的檔案，了解她以往的學習、工作情況，并為她購買社保。于是她將檔案交與分公司的辦事人員，本想一切順理成章。沒想到，當總公司再次追問李女士的檔案所在的時候，檔案卻找不到了。李女士找到分公司的有關責任

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部門，但被告知當初負責檔案的工作人員已經離職無法聯系。李女士只好找到成都市人才服務中心尋求幫助。在成都市人才服務中心工作人員的幫助下，李女士只有通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。

隨著我國市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，也發生著重大的變化。“遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會普遍存在的現象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用仍不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障！從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。

檔案對用人單位的作用：

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能

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全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人更加謹慎，嚴把人才進口關成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。成都市人才流動服務中心也為各企事業單位免費提供擬錄人員人事檔案查詢。

檔案對個人的作用：

現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

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例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在申報技術職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。

根據國家規定，有人事檔案管理權限的機構可以統一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上（含縣）政府人事部門所屬人才服務機構統一保管；沒有人事檔案管理權限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務機構統一保管，嚴禁私人保管或放到沒有人事檔案管理權限的單位。

在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、調整檔案工資、辦理轉正定級、人才引進、黨團關系管理，代辦職稱評審、計劃生育指標、出具以檔案為依據的各種證明等等。如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其自身利益，使其應享受的上述待遇得不到應有保障。

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第四篇：人事檔案專題

人事檔案專題：人事權，接收函，就業方案，報到 什么是人事權？

人事權是指企事業、機關單位員工、干部及人事檔案的管理權，而非一般公司內部的行政人事權。一般處級以上的政府機關部門、國有企事業單位，都具有相應的人事權，在政府人事部門設立了人事專戶，這類用人單位辦理人事方面的業務可以直接或經上級管理部門向政府人事部門辦理手續，非公有制經濟性質的單位不能直接面對政府人事部門，只有通過人才交流中心才能辦理各類人事事宜。

特別提示：畢業生到各種非公有制經濟性質的單位就業，也就是說到三資企業、民營、私營、個體等無人事權的企業就業，一定要在人才交流中心掛靠人事和檔案關系。

什么是接收函？

接收函是有人事權的單位（一般是人事局）發給學校證明接收該畢業生的函件，是制訂就業方案和畢業生派遣的重要證明。到非生源地就業的必須要有接收函，接收函可以是當地人事局的接收證明，也可以是中央直屬、省直屬單位或企業的錄用函，或者是在就業協議書上蓋有具有人事權單位的公章。

若與用人單位簽訂《就業協議書》后，應及時向用人單位垂詢《接收函》事宜。畢業生拿到《接收函》后應及時交回校畢業生就業指導中心，以免錯失上報就業方案時間，造成不必要的麻煩。

什么是就業方案？

就業方案是以畢業生上交的就業單位所在地市人事局接收公函或有效的就業協議書依據，將畢業生所填寫的就業派遣登記表信息錄入到經畢業生資格審查后的畢業生資源信息庫而形成的。每年6月初要將此方案上報到國家教育部和廣東省教育廳，經批準后，以就業方案為依據打印《報到證》。

什么是報到證？

報到證全稱為《全國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，此證由國家教育部印制，省級高校畢業生就業管理部門簽發。報到證是列入國家統一招生計劃的學生才能持有的有效證件及畢業生轉檔案、遷戶口、到單位報到的憑證。什么是生源類別？

生源類別跟培養類別概念相近，一般分為統招統分生（國家計劃）、港澳臺生、留學生。

在協議書中畢業生與用人單位的權利和義務是什么？

畢業生的權利和義務有：

（1）可在規定的范圍內通過與用人單位的雙向選擇，自主選擇自己的就業單位；

（2）有權了解用人單位的各種情況（涉及國家機密的除外）和自己將獲得的待遇；

（3）如實向用人單位介紹自己的基本情況，在校表現和學習成績。用人單位的權利和義務：

（1）可通過與高校學生的雙向選擇，自主錄用高校畢業生；

（2）有權了解學生包括身心狀況在內的基本情況、在校表現和學習成績；

（3）制定高校畢業生用人計劃，及時辦理需求信息登記手續；

（4）通過供需見面、雙向選擇活動，如實向學生介紹本單位情況，包括單位基

本情況、崗位要求、基本待遇等。

協議書損壞或遺失怎么辦？

我校畢業生統一使用由廣東省教育廳就業中心印制的《普通高校畢業生、畢業研究生就業協議書》（以下簡稱《協議書》），每位畢業生只能擁有一套（一式三份）。若畢業生本人不慎將《協議書》損壞可憑損壞的原件到學校就業中心換取；若遺失則需本人提出書面申請，經所在學院簽署意見同意后，由就業中心補發。

什么是無效協議？

無效協議是指因欠缺就業協議的有效要件或違反簽訂就業協議的原則從而不發生法律效力的協議。凡屬以下情況之一者，均為無效協議：

（1）畢業生本人簽訂的協議；

（2）不符合國家就業政策、就業規定或就業范圍的協議；

（3）采取欺詐、隱瞞、作假等手段簽訂的協議；

（4）未經用人單位及其主管部門簽署意見并加蓋公章的協議；

（5）其他違反法律法規的協議。

什么情況下可以申請重新簽約？重新簽約的程序是怎樣的？

一般來說，協議一旦簽訂，雙方必須認真履行，只有以下特殊原因可申請重新簽約：

（1）升學深造；

（2）出國；

（3）學校認為可以違約的情形。

申請重新簽約的程序：

（1）與用人單位辦理解除協議的手續，取得用人單位及其主管部門同意解除協議的書面意見；

（2）向學院提出申請報告，學院經過實質審查后準復；

（3）學院批準后，報學校就業指導中心審核；

（4）向學校就業指導中心出具新接收單位的接收函并交回原已簽署的協議書；

（5）學校就業指導中心負責人簽署批準意見；

（6）領取新的協議書，辦理新的簽約手續。

什么是試用期、見習期和實習期？

試用期又稱適應期或考察期，根據2008年1月1日起施行的《勞動合同發》第十九條規定：“勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月；勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月；三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月”。

見習期與在法律上明確規定的“試用期”不同，它并不是一個法律層面的概念。見習期一般是指行政、事業單位在人事制度的框架下對應屆畢業生進行業務適應及考核的一種制度。

實習期一般是專指尚未畢業的學生到用人單位進行的社會實踐活動。根據我國有關法律規定，學生在用人單位實習期間，與用人單位還不是勞動關系，因此，二者之間問題的解決依據尚不能援引《勞動合同法》。

就業協議與勞動合同有何區別？

1、主體不同

就業協議適用于應屆畢業生與用人單位、學校三方之間，學校是就業協議的鑒證方或簽約方，就業協議對用人單位的性質沒有規定，適用任何單位；而勞動

合同只適用于勞動者（含應屆畢業生）與用人單位（不含公務員單位和比照實行公務員制度的組織和社會團體以及軍隊系統）之間，與學校無關。

2、內容不同

畢業生就業協議的內容主要是畢業生如實介紹自身情況，并表示愿意到用人單位就業、用人單位表示愿意接受畢業生，學校同意推薦畢業生并列入就業方案，而不涉及畢業生到用人單位報到后應享有的權利義務。勞動合同的內容涉及勞動報酬、勞動保護、工作內容、勞動紀律等方方面面，勞動權利義務更為明確。

3、時間不同

一般來說就業協議應在畢業生就業之前簽訂，而勞動合同往往在畢業生到用人單位報到后才簽訂。

4、目的不同

就業協議是畢業生和用人單位關于將來就業意向的初步約定，是對雙方的基本條件以及即將簽訂的勞動合同的部分基本內容的大體認可，并經用人單位的上級主管部門和高校就業部門同意和鑒證，一經畢業生、用人單位、高校、用人單位主管部門簽字蓋章，即具有一定的法律效力，是編制畢業生就業方案和將來雙方訂立勞動合同的依據。

什么是無效合同？畢業生在與用人單位簽訂合同時要注意什么無效合同？

無效合同是指訂立的勞動合同不符合法定條件，不能發生當事人預期的法律后果的勞動合同。

勞動合同必須經雙方協商一致才能簽訂，任意一方被迫簽訂的勞動合同或未經協商一致簽訂的勞動合同為無效勞動合同。

下列勞動合同無效或者部分無效：

（1）以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同的；

（2）用人單位免除自己的法定責任、排除勞動者權利的；

（3）違反法律、行政法規強制性規定的。

另外，在簽訂的合同中，我們要注意盡可能避免與用人單位簽訂類似以下的勞動合同：

（1）口頭合同。

（2）格式合同：用人單位按照國家有關法律規定和勞動部門制定的合同示范文本事先打印好的聘用合同。從表面上看，這種合同似乎無可挑剔，可具體條款卻表述模糊，甚至有多種解釋。

（3）單方合同：只約定應聘方有哪些義務，違反約定要承擔怎樣的責任，毀約要交納毀約金等，而合同上關于應聘者的權利幾乎一字不提。

（4）生死合同：一些危險行業用人單位為逃避應該承擔的責任，常常在簽訂合同時，要求應聘方接受合同中的“生死協議”，即一旦發生意外，企業不承擔任何責任。如果簽訂這種合同，真的發生意外事故后，恐怕交涉起來會有更多的麻煩。

（5）兩張皮”合同：有些用人單位攝于有關部門的監督檢查，往往與應聘者簽訂兩份合同，一份合同用來應付勞動部門的檢查，另一份合同才是雙方真正履行的合同，而這份合同，是不能暴露在陽光之下的。遇到這種情況，應聘者一定要當心，認真對比兩份合同的異同，防止陷入只有利于用人單位而侵犯自己合法權益的不平等合同陷阱。

初就業出現勞動爭議有哪些處理途徑？

1、協商解決

勞動爭議發生后，當事人就爭議事項進行商量，使雙方消除矛盾，找出解決爭議的方法。不愿協商或者是協商不成的，當事人可以并有權申請調解或仲裁。

2、企業調解

向本單位勞動爭議調解委員會申請調解，企業調解達成協議的，制作調解書，雙方當事人應自覺履行（此協議不具有法律約束力）；從當時人申請之日起三十日內未達成協議，則視為調解不成。當事人可以在規定的期限60至90天內，向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁。另外，當事人不愿意調解或調解達成協議后反悔的，也可直接向仲裁委員會申請仲裁。

3、勞動仲裁

勞動爭議一般由所在行政區域內的勞動爭議仲裁委員會受理，當發生爭議的單位與職工不在同一勞動爭議仲裁委員會管轄地區時，由職工當事人工資關系所在地的勞動爭議仲裁仲裁委員會處理。如果當事人任何一方對裁決不服，則應在收到裁決書15日內向當地人民法院起訴，期滿不起訴的，裁決書即發生法律效力，當事人對發生法律效力的調解書和裁決書應當按照規定的期限履行。

4、法院裁決

當事人任何不服裁決向法院起訴的，法院將按照民事訴訟法的有關程序進行。首先對雙方當事人進行民事調解，如果雙方當事人就勞動爭議達成協議，法院將制定民事調解書，調解書一經送達當事人立即生效，與裁決書具有同等的法律效力。如果調解不成，法院應當在規定的時間內作出書面裁決。原被告任何一方對裁決不服的，可在法定期限（自收到裁決書起15日）內向上級人民法院提起上訴。

第五篇：人事檔案

畢業生檔案管理有關事項問答

2010-06-02 11:12:34

一直以來，不少畢業生由于對檔案的作用不了解和不重視，在簽訂就業合同時并未考慮應該如何管理自己的檔案，大多數畢業生認為檔案的管理并不重要，忽視對檔案的管理，這樣的狀況令人擔憂，忽視對檔案的管理，最后損失的還是畢業生自己，所以畢業生一定要了解和掌握檔案管理的相關政策，切實維護自己的合法權益，以免給自己今后的發展埋下“隱患”。下面是畢業生檔案相關問題的解答。

一、什么是人事檔案？人事檔案有什么作用？

答：

1、人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

2、人事檔案作用是：（1）辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關證明的依據；（2）職稱申報，需要根據人事檔案中所記錄的工齡來確定申報資格；（3）轉正定級，可以確定干部身份，計算工齡。在行政事業單位工齡是作為工資、職務晉升的主要依據，是辦理退休手續，享受社會保險的依據；同時干部身份是單位之間、城市之間流動的必備條件之一。（4）戶口可以根據檔案中是否具備干部身份，隨檔案調動而遷移。（5）錄用公務員、事業單位工作人員政審時所必備的材料。（6）公務員、事業單位、國有企業確定工資的依據。

二、什么是戶口？戶口有什么作用？

答：

1、戶口是國家個人基本信息的記錄憑據。

2、戶口的作用是：（1）辦理身份證、住居證、暫住證的憑據；（2）辦理結婚、生育指標的憑據；（3）辦理出國、買房、子女入學、入職的憑據；（4）、辦理銀行存款的憑據；（5）辦理社會保險的憑據；（6）公務員事業單位報考等各類考試的憑據；（7）住宿、乘飛機、火車等入行憑據。

三、什么是戶籍卡？什么是戶口遷移證？

戶籍卡即本人戶口本。戶口遷移證是戶口跨市遷移的憑據，隨著戶口遷移證的開出，其在校的戶籍信息將隨之消除，因此戶口遷移證不能做為戶口使用，畢業生在畢業前應盡快確定戶口的去向，領到戶口遷移證后應在規定時間內到遷往地辦理落戶手續。

目前我國銀行、保險等行業的業務辦理需要與戶籍信息掛鉤，如不及時處理好自己的戶籍，將直接影響你的工資、保險、信用卡等業務的辦理。

四、什么是人事代理

答：人事代理是與社會主義市場經濟體制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部門所屬人才服務機構受單位或個人委托，運用社會化服務方式和現代科技手段，按照一定的法律程序和政策規定，代辦有關人事業務。根據國家《人才市場管理規定》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》等規定，其他機構未經政府人事部門批準或授權一律不得從事該項業務，個人不得保管人事檔案。

推行人事代理制度，有利于實現人檔分離和人才社會化管理。對用人單位而言，可減輕大量的人事事務性工作，解決在人才引進、畢業生接收、職稱評審、人事檔案管理等方面遇到的問題；對各類人才而言，個人不再是“單位所有”，流動變得十分方便，權益得到有力保障。譬如畢業生憑報到證將檔案掛靠在人才交流中心后，可保留干部身份、連續計算工齡、轉正定級、職稱評定、購買各類保險等。

五、為什么要辦理人事代理？

答：人事代理是一種人事管理與人員使用分離的新型人事管理方式。三資、民營、私營等所有非國有企業對員工的人事檔案、戶口沒有相應的人事管理職能；改制后的股

份制企業員工，事業單位聘用員工也涉及到人事檔案、戶口的管理問題。上述員工都可能會遇到如：各類保險的繳納、戶口落戶、計劃生育證明、購買經濟適用房證明；干部身份的確認、檔案工資的調整、工齡的確認與計算；黨團關系的管理、技術職稱初任、評審或者企、事業單位調動、考公務員、考研究生等問題；護照中組部、人事部有關文件精神，政府人事部門所屬的人才服務機構負責上述上員的檔案、戶口等人事事務的管理，并為之提供配套的服務，以保護其合法權利。

六、什么是干部身份？干部身份對畢業生以后的發展有什么幫助？

按照我國現行人事管理政策，國家統一招收的全日制大中專院校畢業生，執行一年見習期考核合格辦理轉正定級手續后具備干部身份。干部身份是國家機關錄用公務員、進入事業單位的基本條件，同時也是單位之間，城市之間人才流動的必備條件之一。案例：某學生2003年畢業于長沙某高校，畢業后去了廣州某民營企業工作，因民營企業不能管理他的檔案、戶口，也就沒有簽就業協議書、開出報到證。2006年他跳槽到一家單位，因為工作業績好，這個單位要求他把檔案、戶口調入廣州。因為他畢業時沒有辦理就業和人事代理手續，檔案和戶口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他畢業已3年，指標已經作廢，所以不能作為干部身份調入廣州，這時候機會就永遠失去了。

七、什么是工齡？工齡對畢業生以后有什么作用？

工齡是指職工以工資收入為生活資料全部來源的以年為單位的工作時間，工齡是我國職工退休的一個條件，也是行政事業單位，國有企業工資計算的內容之一。

案例：長沙某高校2001年畢業生，畢業后在公安廳戶政中心工作，屬聘用員工。該單位在市人才服務中心為所有聘用員工辦了人事代理。工作兩年后，該畢業生考取了公務員，工齡、檔案工資從2001年計算，那么他到新單位的工資級別比同年畢業沒有

辦理人事代理手續的同學檔案工資要高一個檔次。

八、哪些單位能夠保管畢業生的檔案和戶口？

答：

1、畢業生如果是到國家機關、全民事業單位、國有大中型企業就業。這些單位又同意接受其檔案、戶口，那么檔案、戶口就可以在這些單位管理。如果這些單位采用聘用合同制，檔案、戶口須放在當地政府人事部門所屬的人才服務機構進行檔案管理。

2、畢業生如果是在三資、民營企業、股份制企業就業，這些企業按國家現行人事政策不具備人事檔案管理職能，檔案、戶口應交由當地政府人事部門所屬的人才服務機構進行檔案管理。

九、如何辦理改派？

答：

1、到原接收單位開具退函，提取原報到證；

2、到長沙理工大學就業指導中心辦理相關證明；

3、憑退函、證明、原報到證、畢業證、身份證原件到湖省

大中專就業指導中心辦理新報到證。

十、辦理人事代理手續，有報到證與沒有報到證有什么區別？

畢業生辦理人事代理手續，可要報到證也可不要報到證。但有報到證的，可取得干部身份；自開出報到證時間始，連續計算工齡；一年后可辦理轉正定級手續。而沒有辦理報到證的，就沒有干部身份、不能連續計算工齡、不能按時辦理轉正定級手續等等。

十一、應屆畢業生什么情況下需要辦理人事代理？

應屆畢業生在畢業后未找到正式的接收單位的（如私企、外資企業和暫時沒有人事編制的單位）或準備出國的，應盡快辦理人事代理手續。

十二、什么是報到證？

報到證是由省級高校畢業生就業管理部門簽發的列入國家計劃

招生的畢業生持有的證件。報到證為一式兩聯（正本和副本），正本為藍色由畢業生持有，到單位或辦理人事代理報到時交給單位或人才中心；副本為白色，由學校負責放入畢業生檔案。

十三、報到證具有何種功能？

1、是畢業生到接收單位（人才服務機構）報到的憑證；

2、證明持證的畢業生是納入國家統一招生計劃的學生；

3、憑報到證及其它有關資料辦理戶口和人事檔案等手續；

4、確定干部身份，調入調出的依據之一。

十四、應屆畢業生辦理人事代理有哪些好處？

1、向畢業生提供國家人事法律、法規和政策方面的宣傳咨詢服務。

2、為畢業生保管人事檔案

3、為畢業生申報專業技術資格考評。

4、按國家有關政策為畢業生調整檔案工資。

5、委托畢業生的養老、醫療保險、工傷保險等

6、負責管理畢業生的中共黨員的組織關系。

7、為在市區無入戶地址的畢業生掛靠戶糧關系。

8、負責接轉畢業生的人事關系手續，在委托代理期間，按規定保留干部身份、計算工齡，為畢業生辦理出國（出境）政審呈報手續。承辦與人事管理相關的其他事宜

十五、畢業時暫未落實工作單位以及準備考研的畢業生檔案如何處理？

答：可在湖南省大中專畢業生就業指導中心辦理檔案戶籍托管，因為在落實就業單位需要辦理就業派遣手續時，只需攜帶與省中心簽訂的《人事檔案與戶籍托管合同書》、與用人單位簽訂的就業協議書原件與畢業證復印件，即可直接到省中心辦理《報到證》，畢業生戶籍隨新辦《報到證》轉遷；考研畢業生憑報考學校調檔函即可在省中心辦理檔案調出手續，而不需要再到學校辦理任何相關有續。