第一篇：會議準(zhǔn)備工作流程

會議準(zhǔn)備工作流程

一、會前籌備工作

1、撰寫工作方案，確定會議主題、內(nèi)容、參會范圍等。

2、撰寫會議主持詞、講話稿，確定會議議程，草擬會議通知，根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會場的布局。

3、制作參會人員名單，確定聯(lián)系方式，準(zhǔn)備簽到表，繪制座位圖。

二、會期準(zhǔn)備工作

（一）會前工作

4、聯(lián)系會場提供單位，確定會議室（會客室）。

5、印發(fā)會議通知，準(zhǔn)備會議所需材料（確定份數(shù)、分發(fā)范圍、分發(fā)方式）。

6、制作會標(biāo)、桌簽（背簽）、指示牌。

7、聯(lián)系電視臺、宣傳辦，做好會議的宣傳工作。

8、會場布置：懸掛會標(biāo)、擺放桌簽、準(zhǔn)備紙筆（筆記本電腦、打印機(jī)、檔案袋、膠棒、膠帶、訂書機(jī)、曲別針、小刀、剪刀、封條等）、調(diào)試設(shè)備、增減桌椅、清潔衛(wèi)生，準(zhǔn)備其他會場所需用品（水果、茶水、紙杯、抽紙等）。

9、保持與參會領(lǐng)導(dǎo)、人員的聯(lián)系（參會領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等信息），及時了解行程（安排車輛接送），做好迎接準(zhǔn)備。

10、打印簽到表，組織簽到工作，維持會場內(nèi)外秩序。

（二）會中工作

11、會場內(nèi)后勤服務(wù)。

12、做好錄音、攝像、會議記錄等工作，及時歸檔留存。

13、測評票等資料的現(xiàn)場收發(fā)、整理及統(tǒng)計(jì)工作。

三、會后進(jìn)一步開展工作

14、整理會場。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、會議后需準(zhǔn)備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

17、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。

18、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

19、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

20、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

第二篇：會議準(zhǔn)備工作流程

公司會議準(zhǔn)備工作總結(jié)

會前準(zhǔn)備工作

一、確定會議內(nèi)容、會議時間、地點(diǎn)、對象、經(jīng)費(fèi)。

1、確定會議目的及內(nèi)容。

2、確認(rèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、確認(rèn)會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、向財(cái)務(wù)中心申請會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

二、確認(rèn)會議主要負(fù)責(zé)人，確認(rèn)會議主持人，確認(rèn)邀請參會嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)名單，確認(rèn)參會人員名單。

三、會議負(fù)責(zé)人安排會議議程。

1、確認(rèn)會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、控制會議時間，安排會中休息。

四、會議材料的撰寫

1、安排會議主旨材料撰寫。

2、通知發(fā)言人準(zhǔn)備講稿。

3、準(zhǔn)備會議需用材料，準(zhǔn)備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、撰寫領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言報告。

5、準(zhǔn)備主持詞。

五、會前會場準(zhǔn)備工作。

1、分配會議各項(xiàng)工作，提前落實(shí)到部門和個人。

2、布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準(zhǔn)備鮮花盆栽。

3、檢查會議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4、準(zhǔn)備會議需用道具。

5、給參會人員準(zhǔn)備紙和筆。

6、如參會人員距離會場過遠(yuǎn)，安排車輛接送。

7、制作會議指南，含會議時間、地點(diǎn)、流程、注意事項(xiàng)（會場紀(jì)律），分發(fā)或通知參會人員。

六、安排會議預(yù)演。

1、在會議召開前1-2天，會議準(zhǔn)備人員進(jìn)行會議效果預(yù)演，及時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準(zhǔn)備工作。

2、審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

會中現(xiàn)場工作

1、安排人員準(zhǔn)備會議茶水和就餐。

2、安排攝影、攝像人員。

3、分配簽到員和座位引導(dǎo)員，安排參會人員座位。

4、安排考核人員維持會場秩序，記錄參會人員會議中不良表現(xiàn)。

5、安排會議記錄人員。

6、主持人根據(jù)會議情況決定是否在會議中調(diào)節(jié)氣氛，提高會議人員參與度。會后善后工作

會后工作總結(jié)及后續(xù)工作安排。

1、會場衛(wèi)生清理，道具、設(shè)備收回。

2、會后及時總結(jié)工作缺陷并進(jìn)行彌補(bǔ)。

3、完成會議精神、措施或指令的落實(shí)。

4、計(jì)算會議開銷，審核經(jīng)費(fèi)使用情況。

第三篇：培訓(xùn)、會議準(zhǔn)備工作流程

培訓(xùn)、會議準(zhǔn)備工作流程

一、確定主題、老師、時間、地點(diǎn)

二、印發(fā)會議通知、匯總名單

三、進(jìn)一步確定場地及時間

四、會場準(zhǔn)備工作：

1、橫幅；

2、水；

3、名牌；

4、電腦（U盤、網(wǎng)絡(luò)）；

5、簽到表、簽到臺、簽字筆、會議學(xué)習(xí)資料（文件袋、書、筆、筆記本）；

五、與財(cái)務(wù)聯(lián)系，確認(rèn)費(fèi)用：老師講課費(fèi)（補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，簽收表）、各項(xiàng)支出費(fèi)用

六、聯(lián)系新聞中心做好報道；局自己相機(jī)、新聞稿

七、做好接待工作（酒店、住宿）

第四篇：會議準(zhǔn)備工作基本流程

會議準(zhǔn)備工作流程

1.會場預(yù)約

根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。

2.會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試

根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。

3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作

根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。

4.參會者的接送

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。

5.參會者的餐飲

根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。

6.參會者業(yè)余時間的安排

根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門的旅游線路。

如何選擇會議場所

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：★大小要適中

會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”

★地點(diǎn)要合理

臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點(diǎn)，免得與會者勞碌奔波。

★附屬設(shè)施要齊全

會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因?yàn)椤吧洗螘h就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。

★要有停車場

現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。

公開場合你會發(fā)言嗎

有些時候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機(jī)會，這時應(yīng)該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些什么呢?

◆為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實(shí)確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。

◆預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點(diǎn)。

◆對著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。

◆使用簡潔、明了、易懂的語言。

◆保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。

◆測定自己的發(fā)言時間，使它保持在一個許可的時間范圍內(nèi)。

◆用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。

◆控制講話的速度，要不快不慢、恰到好處。

◆演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽眾一個思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。

◆避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。

◆在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費(fèi)了聽眾的時間和精力。

展覽會安排規(guī)范

展覽會是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。

從內(nèi)容上看，展覽會既, 有專, 業(yè)性, 的，譬如“英國教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。

從形式上看，展覽會有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。

無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。

其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實(shí)參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費(fèi)用預(yù)算。

再次，制訂某些非常實(shí)用的策略，構(gòu)思某些獨(dú)特新穎的策劃，使一個簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。

將上述計(jì)劃與預(yù)算呈報上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。

最后，做好展覽會結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場所

安排談判場所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個藝術(shù)陳列室。

在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。

如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆?/p>

無論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。

與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。

無論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個座位具有權(quán)力感，中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往往禮待來賓坐上座，否則還不如在第三方場地舉行談判以避諱。

你如果在談判中想通過座位的安排暗示影響力，最好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對每個人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

第五篇：會議準(zhǔn)備工作

一、會議前會場準(zhǔn)備工作：

1.巡視現(xiàn)場，確定要執(zhí)行的任務(wù)和項(xiàng)目。

2.依據(jù)需要整改的任務(wù)和項(xiàng)目，安排人員和時間（限定時間內(nèi)），詳細(xì)安排如下：

① 場地衛(wèi)生：擦拭桌面及桌抽屜（主席臺、觀眾席、簽到處等）、打掃地面及地毯衛(wèi)生。

② 確定參會人員及桌椅的數(shù)量，并配套放置。

③ 打印相關(guān)人員的座位名單，剪裁并裝框，擺放在相應(yīng)的位置。④ 確定燈光開關(guān)及其位置（要標(biāo)明清楚）。

⑤ 嚴(yán)格掌握開關(guān)音響電源的順序。

⑥ 檢查音響功放的完好程度。調(diào)試每個開關(guān)并熟悉其作用。

⑦ 無線話筒的試音，配備足量的后備電池。

⑧ 功放箱位置移前，主席臺麥克風(fēng)線下移、隱蔽。（待做）

⑨ 條幅字幕的確定及制作、懸掛。

二、會議前相關(guān)資料及人員安排工作：

1.確定主持人、音響、攝像、燈光人員名單。

2.準(zhǔn)備兩個熱水壺，并安排人員為主席臺人員倒水。

3.準(zhǔn)備相關(guān)文檔資料（落實(shí)到相關(guān)人員），如：

① 主持人發(fā)言稿

② 會議議程

③ 相關(guān)ppt演示稿件

④ 簽到表

⑤ 選舉表、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表（競選時用）