第一篇：公文的格式 行文制度

第一節

公文的格式

在應用文書中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式以表現。

法規與規章文書在文面上表現為章條式，訴訟文書和部分經濟文書（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應用文書在文面上相對來說具有較強的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內容的組成與寫作規定。（參見公文示例

1、示例2）

一、文頭格式

公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。

（一）文件名稱

文件名稱，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“ ××公司文件”。

（二）發文字號

發文字號又稱發文號、文號、文件字號，是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。位于發文機關標識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發文字號使用與正文相同的字體。

發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。發文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內發的第14號文。

發文號中的年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06，括號須用六角括號“〔

〕”，不能用半圓括號“（）”。

聯合行文的發文字號，只標主辦機關的發文字號。

發文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。

（三）簽發人

上報的公文需在首頁標識簽發人姓名?！昂灠l人”是指批準發出公文的機關領導人，標明在發文字號右側空兩字位置處。

（四）秘密等級（密級）

秘密等級是指公文內容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密等級標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第1行。秘密標志為★，無密不標。前標密級，★后寫保密期限，如“機密★5年”。

（五）緊急程度（急度）

緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。緊急程度頂格標識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行。

（六）份號

份號，又稱份數序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

二、主文部分

公文的主文，包括標題、題注、主送機關、正文、發至級限、附件、發文機關、簽署、印章和成文年月日等。

（一）標題

公文的標題即公文的名稱，是公文內容和作用的高度概括。

完整的公文標題由發文機關名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。

概括事由是公文擬題的關鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

公文標題的三個組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是單位內部使用的公文，標題中可省略發文單位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。

（二）題注

題注即注釋、說明標題的文字。它位于標題之下、主送機關以上，一般用來注明法規性文件或經過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標識。

（三）主送機關

主送機關，又叫做“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。位于正文之前，標題之下，頂格寫。如主送機關不止一個時，同類型、相并列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（干部）部門，新疆生產建設兵團人事局：

普發性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。

上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。

（四）正文

正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容分開頭（又稱原由或引據）、事項、結尾三部分。

（五）發至級限

發至級限指文件發至層次，一般寫在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發至級限要用圓括號括上。

（六）附件

附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。

附件是公文的組成部分，指隨文發送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據需要而定。

附件必須寫所附內容的標題或名稱，附件若不止一件，則應標序號。序號使用阿拉伯數碼（如“附件：⒈××××”）。附件名稱后不加標點符號。

“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。

有的公文是專為報送一份材料或專為批轉、轉發、頒發某個文件而擬制的，被批轉、轉發的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準、發布的作用，正文文本已寫清這些文件、材料的名稱，因此不必再標“附件”。

（七）發文機關

發文機關，是公文的作者或發出單位。發文機關要寫全稱或規范化簡稱。若是聯合行文，主辦機關排列在前。

（八）簽署

簽署是簽發文件的領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發文機關位置、領導人職務名稱后空一格書寫。

（九）成文時間

一般文件，以領導人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準。

成文時間關系到公文的時效。成文時間要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數字書寫。成文時間，一般位于正文尾發文機關名稱下一行右側位置，會議通過的文件，則標在公文標題下。

（十）印章

公文，除會議紀要和以電報形式發出的以外，都應加蓋印章。印章要蓋得端正、合乎規范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。

三、文尾部分

文尾部分格式，包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、附注和頁碼等內容的規定。

（一）主題詞

主題詞，是指標識公文主題、文件類別的并經過規范化處理的名詞或名詞性詞組。標引主題詞必須使用有關主題詞表（如《國務院主題詞表》、《教育類公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2至3個主題詞，最多不超過5個，詞與詞之間，不寫標點，空1個字的間距。

（二）抄送單位（抄送機關）

指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關之間用逗號隔開。

（三）印發機關、印發日期和印數

印發機關，即印發公文的機關，要寫全稱。印發日期，以公文付印的日期為準。

印發機關和印發日期位于末頁頁碼上端，同置一行。前面左空1字寫印發機關，最后寫印發日期。印發日期右空1字。

印數，是指公文的實際印制份數，位于印發時間的正下方，寫“共印××份”，用圓括號括上。

（四）附注

附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明有關引文的出處；解釋有關名詞術語。發至級限，有時也以附注的形式來說明?！罢埵尽睉斣诟阶⑻幾⒚髀撓等诵彰碗娫?。附注應當加括號標注。位置居左空2字，在成文時間下一行。

（五）頁碼

頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。

（六）書寫與用紙

文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。

公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

有關公文的其他格式規定，請參見《國家行政機關公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T9704－1999）。

第二節

公文行文制度

行文制度是指應用文書在運行傳遞中應遵循的有關制度，行文制度包括行文方向、行文關系、行文方式和行文規則等。

本章只介紹行政公文的行文制度知識。

一、行文方向

行文方向，就是以發文機關為立足點，根據工作需要和行文關系，公文向不同層次的機關單位運行的去向。

按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。

1．上行文是下級機關對上級領導機關的行文。如請示、報告等。

2．平行文是平級機關或不相隸屬機關之間的行文。如函、平行性通知、議案等。

3．下行文是上級機關向屬下的機關行文。如命令（令）、決定、通報、批復等。

4．泛行文是既向發文機關的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。

二、行文方式 行文方式，是由工作需要和機關單位的組織關系所決定的行文方法和形式。其種類比較復雜，可從三個方面分類。

（一）按受文機關或行文對象的范圍分類

1．逐級行文。發文機關向自己的直接上級上行公文或向直接下級下行公文。

2．越級行文。發文機關越過自己的直接上級或直接下級，向非直接上級或非直接下級行文。

3．多級行文。發文機關向直接上級并向非直接上級或者向直接下級并向非直接下級的一次性行文。

4．普發行文。發文機關向所屬所有的機關一次性行文。

5．通行行文。發文機關向隸屬機關和非隸屬機關、群眾一次性泛向行文。

（二）按發文機關的個數分類

1．單獨行文。只有一個機關署名發出的公文。

2．聯合行文。由兩個或兩個以上平級機關聯合署名發出的公文。

（三）按行文對象的主次分類 1．主送。發文機關直接針對與行文內容關系最密切、需主要負責受理公文的機關單位行文。

2．抄送。發文機關在主送的同時，向需執行或知曉行文內容的其他機關單位行文。

三、行文規則

行文規則是行文中應遵循的規矩、要求和原則。它實際上是機關單位的組織關系原則在公文運行過程中的體現。公文的“行文規則”內容，可歸納為十個方面。

（一）行文應當確有必要，注重效用

機關行文必須本著“少而精”的原則，從實際需要出發，嚴格控制發文數量和發文范圍，行文應當確有必要。

（二）行文根據的規則

“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定”。

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間文件的往來關系。我國行政機關的組織關系，有上下級關系、平級關系、隸屬關系和非隸屬關系四種。所謂職權，是指各行政機關的職責權力。而行文關系根據隸屬關系和職權范圍而定，是指公文的運行，既必須考慮發文機關與收文機關是什么樣的關系，又必須注意公文的內容必須是本機關職責權力范圍內的事，否則，就是違規或越權。

（三）政府各部門行文規則

政府各部門即是政府的職能部門，如省政府的××廳、××局。政府各部門在自己的權限內，具體的行文規則包括：

1、屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。

2、政府各部門可以互相行文，如省農業廳和省林業廳可以互相行文。

3、政府各部門可以同下一級人民政府的有關業務部門互相行文，如省農業廳和市農業局互相行文，因為它們之間既存在對口職能業務工作上的緊密聯系，又存在這方面的指導與被指導關系。

4、政府各部門一般不得向下一級政府正式行文，但可以根據本級政府授權對下一級人民政府行文。如省農業廳或省林業廳得到了省人民政府的授權，可以在自己分工管理的業務范圍內對下級政府行文。在行文時，還必須在正文的開頭，說明授權的機關或領導人。

5、政府各部門可以以函的形式與下一級政府商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。

6、政府各部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（四）聯合行文規則

1、同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；

2、政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；

3、政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。

聯合行文應當明確主辦部門，而且聯合行文的機關、單位不僅要經過協商對有關事項取得一致意見，而且必須是平級的。平級是聯合行文的必要條件。

（五）協商一致的規則

部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

（六）抄送規則

1、向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

2、受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。

3、上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

（七）請示規則

1．各級行政機關一般要逐級請示，不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

2．請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。

3．請示應當一文一事

4． 除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人，而應該送交辦公廳（室）。

（八）報告規則

1．報告中不得夾帶請示事項。

2．一般不得越級報告。如遇緊急情況或特殊工作需越級報告時，應同時將報告抄送被越過的上級機關。

（九）報刊發表應視作正式公文的規則

經批準在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，不必再等“紅頭文件”。

（十）一般不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”

公文必須嚴格按照正確的渠道和程序進行處理，若以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”，可能延誤公務，或助長不正之風，產生誤會或制造不必要的矛盾。

第二篇：公文行文格式要求

格式要求

頁邊距：上3.5cm，下2.5cm，左2.8cm，右2.8cm 標題：方正小標宋簡體，二號字 副標題：楷體_GB2312，三號字

正文：仿宋_GB2312, 三號字，數字及字母字體為新羅馬3號Times New Roman 正文一級標題：黑體三號字 正文二級標題：楷體_GB2312三號字 正文三級標題：仿宋_GB2312三號字，加粗 行間距：固定值27-29磅，段前段后間距為0行 頁碼：外側（樣式：— 1 —）大小：半角宋體四號字 文號：例，城中政發?2015?1號，上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。（“??”此符號如用搜狗輸入法可直接輸入“v1”進行快捷符號選擇，勿使用“[ ]” “【 】”這兩個符號。）

落款：單位名稱右空兩個字符，日期右空四個字符。（注：需要套紅頭的文件可不落單位名稱，不套紅頭的文件需要落單位名稱。）

附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件

名稱的首字對齊。

版記：紅頭文件需要有版記，版記必須放在偶數頁，印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。

抄送：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

政辦、政發公開方式黑體三號 政報需要寫聯系人，寫在版記之上。

第三篇：公文行文規則

公文行文規則 1目的

規范公文種類、發文類別、公文格式、行文規則等公文處理工作，提高公文效用。2范圍

適用于公司公文行文的規范管理。3術語和定義

本公司所稱的公文：指公司在經營管理活動中形成的具有法定效力和規范體式的文書（不含簽報），是公司開展業務和管理活動的重要工具。4職責和權限 4.1公司辦公室

負責起草公司有關公文管理的規章制度，指導和管理公司的行文規范工作。4.2公司各部門

負責本部門公文行文規范管理工作。5工作程序

5.1公文種類及其適應范圍：

1）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出的安排，嘉獎和處分有關單位或人員；變更或撤銷部門不適當的決定。

2）通知：適用于傳達落實黨中央、國務院、上級單位和主管部門會議、文件、指示精神；發布規章制度；轉發上級單位、同級單位

和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；傳達要求下級機構辦理和需要周知、執行的事項；任免干部。

3）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。4）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復上級單位和主管部門的詢問。

5）請示：適用于向上級單位和主管部門的請求指示、批準。6）批復：適用于答復下級單位的請示事項。

7）意見：適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求對某項工作的意見。

8）函：適用于無隸屬關系的單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關部門請求批準和答復審批事項等。

9）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。5.2公文類別及適用范圍

以公司名義的正式發文：包括行政類、黨務類發文字號。5.2.1行政類發文

1）金交所發：適用于傳達黨中央、國務院及上級單位和主管部門的會議、文件精神，公司重大決策和部署全系統工作等的重要文件。

2）金交所函：適用于向無隸屬關系的單位，通報、商洽、詢問、答復有關事項。

3）金交所報：適用于向上級單位和主管部門請求指示、批準，匯報工作，反映情況，陳述問題，提出建議或答復上級單位和主管部門詢問等文件。

4）金交所任：適用于干部任免和聘用。5）金交所復：適用于答復下級單位請示事項。

6）金交所辦發：作為公司發文的補充，適用于日常業務和管理活動的文件。5.2.2黨務類發文

1）金交所黨發：用于公司黨委重要發文。2）金交所黨辦：用于公司黨委一般發文。

3）金交所黨：用于上行文，公司黨委向上級黨組織請求指示（包括干部任免請示）、報告工作和反映情況。

4）金交所黨任：用于公司系統黨內人事任免。5）金交所紀發：適用于公司紀委發文。6）金交所工：適用于工會委員會發文。7）金交所團：適用于公司團委發文。5.3公文格式

5.3.1公司公文由發文單位、發文種類、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文日期、主題詞、抄送單位、本公司發送部門、校對和時間等部分組成。

5.3.2發文單位：應使用全稱或規范化簡稱；聯合發文，應將主辦單位排列在前。

5.3.3公文密級：涉及國家秘密和公司商業秘密的公文應根據《保密工作管理規范》分別標明秘密、機密、絕密等密級，不標明密級的文件視為不涉密文件。

5.3.4緊急公文：應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，緊急程度不標明的文件視為“一般”。

5.3.5發文字號：發文字號包括單位代字、年份、序號。聯合發文，只標明主辦單位發文字號。發文單位標識下空2行，居中排列；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標公元全稱，用方括號“[]”括入；序號不編虛位（即1不編為001），發文字號之下為一條與版心等寬的紅線。

5.3.6公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類，不要包含公司名稱。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題居于紅線下適當位置，字體用二號宋體字。如標題字過多也可用三號黑體字。標題呈倒梯形排列，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5.3.7主送單位：主送單位即公文的主要受理單位，主送機關名稱應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

5.3.8公文字體：除標題外，發文字號、主送單位、正文、附注、落款年月日、抄報送單位、內部發送、印發機關和印發時間等文字使用3號仿宋字體。正文中如插入圖表或其他文字等，字體字號可自行設定，但要搭配美觀得體。

5.3.9公文正文：正文為公文的主體，包括事由、要求、建議和措施等。

5.3.10附件：公文如有附件，應在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件如有序號使用大寫數碼（如附件：“

一、XXXX”）；

附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識“附件”（或帶序號）。

5.3.11印章：公文除會議紀要外，應當加蓋印章。公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。聯合發文，發文單位都應當蓋章，聯合發文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。當公文排版后所剩余空白處不能容下印章位置時，應采用調整行距、字距或正文字數等措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

5.3.12成文日期：成文日期以簽發人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫成“O”。會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。

5.3.13主題詞：公文應標注主題詞。主題詞是用于文件的分類和檢索的標識符號，由類別詞、類屬詞和文種詞三部分組成。主題詞應按照《公司常用公文主題詞表》的內容和歸檔進行標引。上報的公文，應當按照上級單位的要求標注主題詞。主題詞一般不超過四個。5.3.14抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，并按上級、平級和下級的次序排列。抄送單位左空1字，后標全角冒號；抄送機關用頓號

或逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標句號。

5.3.15 內部發送：位于抄送單位之下位置，標明在本單位內發送范圍。5.3.16 印發單位和印發時間：印發單位左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印日期為準，用阿拉伯數碼標識。

5.3.17公文用紙：公文紙一般采用國際標準A4型，左側裝訂，每頁22－24行，每行26－28個字。

5.3.18 公文結構層次序數：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”，第五層為“a”，第六層為“a)”。5.3.19 公文中的數字：除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

5.3.20 計量單位：應當使用國家法定計量單位。5.4行文規則

5.4.1行文應當確有必要，注重效用。凡可發可不發的公文，可以以電話通知、發電子郵件等方式進行處理。

5.4.2公司各部門不得以部門名義對公司系統外行文，確因工作需要，可以部門名義對公司系統外發送便函。

5.4.3公司發文除有特定發送范圍的，均應發送公司領導和辦公室。一般性業務工作文件，應根據業務需要發送公司相關部室。5.4.4 根據來文擬辦的文稿，必須將來文附在文稿后面，以便審核和存檔。6相關文件

6.1《保密工作管理規范》 6.2《公司常用公文主題詞表》 7相關記錄

無

第四篇：公文行文規則

公文行文規則

行文規則的含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。行文規則的作用

遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型：

第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。

第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。

第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。

第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。公文行文分類

根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。行文的基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則：

一、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規則

這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業務上的確存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責范圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。

二、授權行文的規則

這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標注“經***同意”的字樣。

三、聯合行文的規則

這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致后可以聯合行文。

聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規則

不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。

五、不越權行文的規則

第一條規則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

七、“請示”規則

這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構統一處理的規則

為了使公文按正常的渠道運轉，按規范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文秘機構統一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。

行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經批準的報刊上全文發布的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印制少量文本，供存檔備查。非法定公文的格式和行文

[1] 何謂非法定公文？它在公文系統中處于什么樣的地位？它應具備什么樣的格式？如何行文？要解決這一系列問題，我們必須首先弄清楚什么是法定公文。

在公文寫作學界，非法定公文是相對于法定公文而言的，這已經是廣大文秘人員和研究者大家的共識。根據《中國共產黨機關公文處理條例》（1996年5月3日中共中央辦公廳發布，以下簡稱《條例》）和《國家行政機關公文處理辦法》（國務院2000年8月24日發，以下簡稱《辦法》）兩大公文法規規定，我們認為：公文是社會政治集團，即黨和國家機關在領導黨的事業和治理國家施政方面，表達意志，傳遞策令的重要文字工具和手段。我們通常所說的法定公文文種，即《條例》和《辦法》中明確規定的公文?！稐l例》中規定的文種有14個，分別是決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函和會議紀要。《辦法》中規定的文種13種，分別為命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。兩大公文法規共列舉了27個文種，其中決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要9個文種是兩大公文法規中共有的，所以，黨政公文的法定文種（亦叫“正式文種”或“主要文種”）合計為18個。

非法定公文，即《條例》和《辦法》中沒有明確規定的文種，它們中大至工作總結、計劃、規劃、調查報告、會議記錄、會議講話稿類文書，小到專用書信、便函等。非法定公文在整個公文體系中處于次要、從屬地位，既沒有法定的格式，也不具備獨立的行文資格。盡管如此，作為輔助性公文，非法定公文在國家機關、企事業單位、社會團體等機關中使用范圍廣，使用頻率較高，起著不可替代的作用。

機關公文行文格式（行文部分）

正文部分由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等構成。

（1）標題：完全性、省略性標題均可。位于行文部分開首居中。標題中除法規、規章加書名號外，一般不用標點符號。

（2）主送機關：

A.上行文只能標注一個主送機關，如果還有其他機關需要掌握有關情況，可以用抄送形式，但“請示”文種不得同時抄送下級機關。上行文的主送機關要寫全稱或規范化簡稱。

B.下行文分專發性和普發性。專發性的主送機關只能有一個，如“批復”。普發性在排列主送機關名稱時不能一一注出，要確定一個合理的順序，一般采用統稱的寫法，如“各區、縣人事局”。

C.公開發布的普法性公文和會議形成的公文，如“公告”、“通告”、“決定”、“會議紀要”等一般不標注主送機關。

D.主送機關的稱謂要準確科學，黨政機關不能混用，機關與個人不能混用。主送機關位于標題之下，頂格從左向右標注?；匦袝r仍頂格。

（3）正文：主要內容。

（4）附件說明：應注明附件順序和名稱。附件主要包括：隨文頒發的規章制度、文件中的報表、統計數字、人員名單等。

（5）發文機關：在正文下方（如有附件，則在附件下方），單一機關制發的公文落款處可不署發文機關名稱，只表示成文日期。聯合行文，應并列標注各發文機關名稱，主辦機關排列在前。

（6）成文日期：用漢字書寫，年、月、日三者俱全。確定成文日期，常規行文以單位負責人簽發之日為準；會議通過的文件，以會議通過之日為準；聯合行文，以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。（7）印章：盡管公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯合下發的機關公文，發文機關都應加蓋印章。

加蓋印章要清晰、端正、不丟不漏。位置在成文日期上側，會議通過的機關公文，成文日期標注在標題下圓括號之內。印章要求上不壓正文，下要齊年蓋月。

（8）附注：位于成文時間下方左側，頂格在圓括號內標注。

第五篇：公文格式及行文規則

行文規則及文本格式規定

作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。為了貫徹落實好《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）和《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012），進一步加強我校各類公文的規范性，確保廣大教職工能夠熟練、正確的制作公文、處理公文，特制定學校文本格式及行文規則。

一、公文用紙幅面尺寸、版面要求及印制裝訂要求

（一）幅面尺寸

公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

（二）版面要求

公文用紙頁邊距設置為上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右

2.6cm。

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當調整。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

–– 1 ––

（三）印制裝訂要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。

公文應當左側裝訂，不掉頁，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處（訂書針約距版面上下各四分之一處），允許誤差±4mm;釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。

二、公文格式

（一）封面

封面采用學校統一模板，名稱用宋體小一號，落款日期用宋體二號。

（二）標題

一般用2號小標宋體字，上下各空一行，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（三）正文

公文的主體，用來表述公文的內容。公文一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，一般每面排22行(行距可設置為28磅)，每行排28個字，并撐滿版心,特定情況可以作適當調整。文中結構層次序數依次可以用“

一、（一）“”“1.”（”“1）”標注；一般一級標題用黑體字、二級標題用楷體字、三級和四級用仿宋體字標注。

材料如有封面，正文最后不再需要落款署名和日期。–– 2 ––

（四）附件說明

公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

（五）署名

署全稱或者規范化簡稱。加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

不加蓋印章的公文，單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

（六）成文日期

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措 –– 3 ––

施解決。

（七）印章

公文中有機關署名的，應當加蓋機關印章，并與署名機關相符。

（八）附件

公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

（九）頁碼

公文頁數順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

三、本規定自2013年12月13日起施行

四、本文已按規范文本格式處理以供參考

2013年12月13日

–– 4 ––