第一篇：辦公也用品采購管理制度

采購管理辦法

依據公司《采購管理辦法》，為規范辦公用品的采購管理，特制訂本辦法：

第一條辦公用品的購買原則

（一）辦公用品的采購由采購管理中心負責。

（二）按照各部門的采購申請，每月集中采購一次。

第二條 采購方式

（一）按照貨比三家的原則，確定相對固定的供應商。

（二）定期對市場進行調查，評價供貨商的價格及信用。

第三條 采購程序

（一）采購申請單：集團職能部門每月需要采購的辦公用品，填寫好申請單，經分管領導審批準后，于每月29日下午報行政部門。

（二）采購：行政部門審核采購申請單的合理性后，根據申請單，聯系供貨商及時組織采購。

（三）驗收：行政部門將采購回來的辦公用品交申請部門，由申請部門根據采購申請進行質量和數量的驗收，并確認簽字。

第四條 費用報銷

各部門辦公用品費用由各部門自行承擔，由行政部統一報銷。

第五條 本管理辦法由行政后勤中心執行實施。

第六條 本管理辦法修改權屬于行政后勤中心。

第七條 本管理辦法的最終解釋權在行政后勤中心。

第八條 本管理辦法自公布之日起實施。

第二篇：辦公后勤用品采購及管理制度

辦公后勤用品采購及管理制度

一、總則

1、為了規范辦公后勤用品的采購、保管、領取和使用，確保辦公所需，倡導勤儉節約，杜絕浪費，在管理上貫徹“管用結合、合理調配、物盡其用”的原則，特制定辦公后勤用品管理制度。

2、本制度適用公司所有部門及員工。

二、辦公后勤用品的采購

1、所有辦公后勤用品的采購工作歸口行政部管理。

2、嚴格執行公司采購制度，凡采購物資商品等必須按采購規定標準程序進行。

3、嚴格采購審批制度，行政部負責控制公司辦公后勤用品預算和使用情況，審核物品采購及個人領用申請。

4、采購工作要科學合理，增強透明度，采購前應做好市場調查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件。貨比三家，講價壓價，實行陽光采購，避免和杜絕人情采購，努力達到貨真價實、物美價廉。

5、辦公后勤用品采購一般程序：

（1）部門提出采購申請，部門主管、分管領導審核（每周一各部門將申請清單報行政部）；（2）行政部按以下規定權限辦理審批。

A、一次性支出在500元以下的．由行政部經理審批；一次性支出在 500元以上3000元以下的，由分管領導審批；3000以上的，由總經理審批。

B、大宗、批量、貴重物品由行政部經理、分管領導在采購地點、規格型號和質量價格上予以把關，全程參與采購工作。必要時，申購部門也要派人參與采購工作。

（3）在分管領導、行政部經理監督指導下實施采購；

（4）所購物品交保管員驗收登記入庫；

（5）采購人員憑入庫單、發票等到財務部報賬；

（6）行政部應做好周、月、的《辦公后勤用品申購臺賬》。

三、辦公后勤用品的保管

1、辦公后勤用品由行政部安排專人負責保管。保管與采購人員應由2人以上分別擔任，各負其責，不得一人雙兼。

2、庫存物品的種類要科學確定，合理控制，常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公后勤用品可適量庫存，要避免不必要的儲存和過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。

3、批量購入的辦公后勤用品應即時入庫，分類存儲，注意防火、防盜、防濕。物品采購員和保管員要搞好驗收交接，在《辦公后勤用品入庫登記本》上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量并簽收。

4、定期對辦公后勤用品進行盤點，確保帳物相符，隨時撐握庫存物品數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。

四、辦公后勤用品領取

1、領取的原則：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用，由倉管負責人審核發放領用物品。

2、領取時，領取人須在辦公后勤用品領取登記本上寫明日期，領用物品名稱及規格、數量、用途，并由領用人簽字。

3、招待煙酒領取審批參照《招待管理制度》。

4、辦公用品管理部門及人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保證辦公需要，對于消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則制定領取基準。

5、領取非消耗性辦公后勤用品，應列入移交，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。

6、大件物品領取后，應列入行政部固定資產管理序列。

7、為接受民主監督，強化節約意識，每季度通報一次辦公后勤用品領用情況。

五、辦公后勤用品的使用

1、使用辦公用品要牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節約每一張紙，每一顆訂，每一滴墨，每一分錢，努力降低辦公成本。

2、辦公后勤用品應為辦公、后勤保障所用，不得據為已有，挪作私用，不

得用辦公后勤設備干私活，謀私利，不許將辦公用品隨意丟棄、廢置。

3、精心使用辦公設備，認真遵守操作規程，及時關用電源，定期維護、保養，最大限度的延遲辦公設備、后勤用品的使用壽命。

4、辦公后勤用品的使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用，應充分發揮各種辦公后勤用品的使用效率。

六、其他

1、本制度的解釋、修訂由行政部負責。

2、本制度自頒發之日起施行。

第三篇：行政采購、辦公家具設備及用品管理制度

四川華星錦業汽車銷售服務有限公司南充分公司 行政采購、辦公家具設備及用品管理制度

第一章 行政采購制度

第一條 目的

為了規范公司資產用品的采購和管理，確保物資設備采購、入庫驗收、倉儲保管以及申領發放等方面的工作制度化，保證公司生產經營活動的正常進行。

第二條 適用范圍

公司各部門員工。

第三條 資產設備及用品分類

資產用品包括：固定資產、低值易耗品和日常消耗用品。

1、固定資產：

1.1 指使用年限在一年以上、單位價值在1000元以上、可獨立發揮作用、并且在使用過程中基本保持原來物質形態的資產；

1.2 指單位價值雖不足規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資。

2、低值易耗品：

2.1 指單位價值在1000元以下、且不屬于日常消耗辦公用品和固定資產的； 2.2 指單位價值在1000元以上，使用期限不超過一年或不能獨立發揮作用的；

3、日常消耗用品：

指日常消耗辦公文具用品、生產單位日常消耗清潔用品和接待用品等。

第四條 資產設備用品的采購計劃與審批

公司資產用品的采購必須遵循計劃采購的原則，資產用品的采購計劃分為計劃、月度計劃和臨時計劃。

1、固定資產及大批同類物資價值在3萬元以上的資產用品必須列入公司綜合計劃，各部門應于每年12月1日前向行政部報送本部門下的資產用品購置計劃，經行政部審核后報總經辦審核和批準；

2、各部門應于每月10日前填寫《固定資產請購單》、《消耗品請購單》和《辦公用品請購單》并送至部門經理審核批準，1000元以上需由部門經理、財務經理及總經理共同簽字批準方可執行購買；

3、各部門急需而又未列入月度采購計劃的資產用品，由各部門填寫相關請購單，由行政部按照與請購部門約定的期限進行采購。

第五條 資產設備用品采購管理

供應商的選擇

1、采購根據所需物資或服務的要求，組織安排對供應商進行初步調查，并按以下評價原則擬定3家左右供應商：

1.1滿足公司所需物資或服務的質量要求； 1.2信譽好；

1.3價格合理且按要求開具發票； 1.4供貨能力滿足要求； 1.5服務好；

1.6交通方便，運距短，便于聯絡。

2、行政部將評估認可的供應商列入《定點采購供應商一覽表》報送行政、財務經理審核、總經理審批。經總經理批準最新的《定點采購供應商一覽表》原件由行政部保管，復印件交財務部門備案，作為今后購買資產用品時選擇供應商及報銷的依據。

3、采購人員每半年收集一次各使用部門對現使用的資產用品及供應商服務質量反饋意見，對多數人反映不好的供應商，則立即更換。

第六條 資產設備用品的采購

1、資產用品的采購由采購員根據批準的請購單負責實施采購，具體落實商品的品種、規格、數量及供應商；對技術性高的采購項目，由部門負責人安排專職人員或請生產單位技術人員配合；

2、采購在購買資產設備用品時，應從《定點采購供應商一覽表》中選擇最符合公司要求的供應商；

3、資產設備用品采購時，原則應簽訂采購合同。1萬元以上的（包括1萬元）的，由行政部簽訂合同；

4、簽訂采購合同后，供應商供貨，由采購跟蹤落實并報行政部。

第七條 資產設備用品的驗收

1、采購人員負責跟需求部門的行政人員對所購資產用品進行品種、規格、質量、數量的核驗。批量較大或專業技術性較強的資產用品驗收，應有專業技術人員和部門主管負責驗收；

2、資產用品驗收后，應辦理入庫手續。采購人員及保管人員應在《物資驗收入庫單》上簽字，有專業技術人員參加的驗收，專業技術人員應在相關欄目簽字，由行政部負責備案保存，并建立臺賬。

3、各部門保管人員將接收的資產設備用品根據不同類別和存放要求存放于各自的倉庫保管，并作登記入庫。

第八條 資產用品費用的結算

采購費用報銷按公司財務制度執行。原則上每周結算一次，采購員需將《物資驗收入庫單》復印件、請購單復印件作為報銷附件。第九條 倉庫管理及領用

固定資產、低值易耗品管理 資產的編號：

1、新購資產驗收合格后，保管人員根據資產的類別、性質等進行編號。資產編號的規則為：公司+種類+類別+年份+月份+順序號（001-999）。①公司：NCHXJY；

②種類：固定資產G和低值易耗品D。

③年份與月份采用兩位數，在同一月份內購買的同類別資產按順序編號。例如南充華星錦業于2012年1月1日購買了發電機開關觸頭，假設其為該月份內電廠購買的第5筆業務，其編號為NCHXJYDBP1201005；

2、資產編號與相應資產一一對應，應保證資產編號的唯一性。資產編號除了資產的調出、報廢等原因才能注銷外一律不得注銷或更改，編號注銷后不得補空；

3、保管人員應對沒有編號登記的低值易耗品和日常消耗辦公用品建立備查登記簿。

第十條 資產的登記

1、保管人員對新購資產進行編號后，登記《物資明細表》，建立資產用品臺帳，每月上報至行政部門；

2、采購人員根據各保管人員提供的《物資明細表》進行匯總建立資產用品總臺帳和相應電子文檔。

3、采購人員對新購資產進行財務費用結算時，財務部根據采購資產發票應建立相應帳簿。

第十一條 資產的領用

1、各部門原則上按本部門的請購單領用資產用品；

2、保管人員填寫《物資設備出庫單》，并及時消帳。

第十二條 資產的回收

行政人員接到各部門資產使用人員提交的資產回收通知后，與各部門保管人員安排資產存放地點，并做好記錄。

第十三條 資產的報廢與變賣

1、不能繼續使用或因繼續使用產生較高費用的固定資產，可提請報廢。

2、對各部門需要報廢的資產，保管人員應填寫《資產用品報廢申請單》（附件六），經使用部門負責人、分管領導、財務部負責人審核，總經理審批。保管人員在原《物資明細表》作“報廢”注明，并修改相應臺帳記錄。生產技術部統計登記后報送財務部門且據以銷賬。

3、資產的變賣由財務及行政部組織，采取公開競標的方式進行；變賣所得款項由財務部核算會計負責記入公司營業外收入項目。

4、變賣后，保管人員及物資專責應在《物資明細表》和臺帳上注銷，并修改相應電子文檔。

第十四條 資產的盤點

1、每月30日，保管人員根據《物資明細表》和《物資設備出庫單》對當月資產用品庫存及領用情況進行匯總；

2、行政部負責組織物資專責（盤點人）、保管人員及財務部核算會計（監盤人）根據各部門提供的報表對庫存資產進行全面盤點，物資專責編制《資產盤點表》。盤點時，將保管人員的資產記錄、財務部的賬簿記錄和實物一一核對。

3、盤點工作結束后，盤點人、監盤人、保管人員應在《資產盤點表》上簽字。

第二章 辦公家具、設備及用品管理

第一條 目的

規范辦公用品、設備、家具的領用和配置，提高資產使用效率，降低辦公成本費用。

第二條 范圍

本制度適用于公司全體員工。

第三條 規范內容

1、辦公家具、設備配置標準：

參照《各辦公室及客戶區域家具標準配置清單》。

2、辦公用品配置標準：

2.1 辦公用品分級管理

2.1.1 員工通用辦公用品：指公司所有員工根據工作需要均可以領用的辦公用品，例如：簽字筆、普通記事本、簽字筆芯、橡皮、記事貼等易消耗的辦公用品。

2.1.2 部門專用辦公用品：指責任部門才能領取的辦公用品，如：復印紙、收據等。

2.1.3 部門共用辦公用品：指各個部門可共同使用的辦公用品，如：打孔器、計算器等。2.1.4 辦公用品：是指支持工作和業務開展所需的文具類物品，只針對該項進行發放。其他用途所需要使用辦公用品時，由需求部門進行請購申請，行政部負責代購。

2.2領用和配置

2.2.1 員工配備標準：簽字筆(藍、紅色，第二次以后為筆芯)、鉛筆、普通記事本、訂書機、膠水、計算器、便簽紙、文件夾。每月5號前由部門行政統計部門需求、統一至行政部進行采購，于每月10日發放。新入職員工到行政部領用“員工通用辦公用品（即配備標準）”，特殊崗位可依據工作需要申領其它辦公用品，需獲得本部門經理和行政部經理審核批準。

2.2.2 經理級及以上員工配備標準：簽字筆((蘭、紅色)、硬皮記事本及其它必須用品。

2.2.3 所有領用的辦公用品數量均為一個單位，耐用品更新時以舊換新，非人為損壞需以壞換新，丟失責任自負。

四、辦公家具、設備的申領流程

3.1職能部門新員工報到或其他原因需添加配套辦公家具、設備。3.2由各職能部門行政人員填寫資產申購審批表報部門主管和經理。3.3職能部門主管和經理對進行資產申購審批表審核后報行政部。3.4行政部對申購需求進行審核。

3.5資產管理部門確認資產庫存有無庫存實物（如無庫存進入采購程序）。3.6如有庫存調撥資產庫存發放出庫（出庫單據填寫，固定資產登記表記錄變更）。

五、辦公家具、設備的采購

4.1行政部對資產申購審批表進行審核。

4.2行政部對辦公家具、設備庫存進行核對確認庫存數量。

4.3庫存數量如不能保證部門需求由行政部對辦公家具、設備需求做出統計。4.4行政部根據辦公家具、設備需求統計進行采購計劃。4.5行政部負責聯系辦公家具、設備供應商提供相關報價。

4.6行政部對供貨商報價進行對比確認后報財務經理和總經理核準。4.7采購計劃和采購預算獲批準后資產管理部門通知相關供應商供貨。

4.8貨物送達現場后資產管理部門進行入庫驗收及入庫手續辦理（固定資產登記表記錄變更）。

4.9行政部憑相關單據進行采購費用支付和報銷。

六、辦公家具、設備的出入庫管理

5.1辦公家具到貨后必須辦理入庫手續。

5.2入庫單作為固定資產登記表變更記錄的依據。5.3入庫單填寫必須詳細填寫。

5.4行政人員和采購人員必須在入庫單簽字確認。5.5行政部通知資產申購部門的行政人員辦理出庫手續。5.6辦公家具、設備出庫必須填寫出庫單。

5.7出庫單作為部門固定資產登記表變更記錄的依據。5.8出庫單填寫必須詳細填寫。

5.9資產管理人員和申購部門的行政人員必須在出庫單簽字確認。

七、辦公家具、設備的使用管理

6.1辦公家具、設備的使用管理由行政部統一進行。6.2各部門有義務配合行政部做好公司的資產管理工作。

6.3行政部編制固定資產總表和部門固定資產分表對公司資產進行控制管理。6.4行政部對公司資產進行統一編號。

6.5部門和員工個人配套辦公家具、設備由行政專員按照配套內容進行該部門固定資產分表登記。

6.6每個員工對自己的配套辦公家具、設備負管理責任。

6.7部門負責人和部門行政人員對部門配套辦公家具、設備負管理責任。6.8如出現因人員變動、工作交接而造成資產變動須做好辦公家具、設備交接檢查，并由行政專員進行變更記錄。

6.9所有涉及辦公家具、設備交接而造成的資產變動情況必須上報資產管理部門。6.10行政部對各部門出現的資產變動必須進行固定資產總表的變更記錄。

八、辦公家具、設備的維護、報修和報廢

7.1辦公家具、設備的日常維護由使用人員負責。7.2辦公家具、設備的檢查和修理由行政部負責。

7.3辦公家具、設備如出現故障和損壞，使用人和使用部門應填寫資產維修申請單報行政部進行維修登記。7.4行政部對報修的的辦公家具、設備進行檢查，確認損壞原因、維修項目和維修預算報批后進行維修。

7.5行政部確認無維修價值的辦公家具、設備應填寫資產處置表經審核后做相應報廢處理。

7.6辦公家具、設備報廢后應在固定資產登記總表和部門資產登記分表作相應變更記錄。

九、辦公家具、設備維修費用的支付責任

8.1辦公家具、設備屬人為損壞的由使用者負責，按本身設備或家具的剩余價值按比例賠償。

8.2正常使用損耗需要修理費用由行政部和技術部納入正常維修成本。8.4如查實屬于故意破壞辦公家具和辦公設備的行為對當事人處以維修成本2倍的罰款。

8.5如因產品質量問題造成損壞，行政部通知相關供應商進行處理。

第三章 車間配件部管理制度

一、零配件采購規定

1、對于索賠的文件，必須要有維修部關于此零件故障診斷的書面報告和相關人員簽字，由維修接待出具訂單到零件部，零件部方可訂貨；做GOODWILL的零件，維修接待必須向索賠員了解該零件有沒有被批準，廠家是全額賠付，還是只賠付其中一部分。在確認MB全額賠付后，可向零件部直接下訂單；如果MB只是賠付一部分，對于客戶須承擔其余部分的零件款項，必須收取客戶相應的零件定金。

2、凡在廠的車輛，在客戶同意訂零件時，須客戶在相關報價或零件訂單上確認簽字，由維修接待下訂單到零件部，零件部方可訂貨；（如無特殊情況，需零件到貨進行維修、結算后，方可放行車輛；如果有特殊情況需要出公司的車輛，需收取相關零件的定金，定金參考下一條規定）

3、凡不在公司的車輛，或檢修完畢后，需要訂購零件而無法把車留在公司的車輛，進行訂購零件時，必須收取客戶至少50%的零件定金；對于特殊零件必須全額收取定金，特別是如下零件：有顏色代碼的零件，不常用的零件，有代碼的零件，舊款車型的零件，唯一適用的零件等，然后由財務部收取定金，交其中一聯定金收據給零件部，并且由維修接待下訂單到零件部，零件部方可訂貨。

4、在沒有收取客戶零件定金的情況下訂貨、客戶又不回公司進行更換該零件、公司在半年內又不能處理該零件的，對交訂單的人員或擅自訂貨的人員處罰以該零件進貨成本的20%~30%（2000元封頂）；特殊情況的，需要申報售后服務經理和總經理。

5、零件到貨后2天內，接到零件部到貨通知，SA需將到貨信息通知客戶，并記錄通知時間，并根據工場的能力，與客戶預約回廠時間維修。

6、零件到貨后2周后，客戶仍未進廠換件，SA需再次通知客戶，并記錄再次通知時間，并將通知客戶的電話號碼記錄下來，以備客戶質問，做好相應的解釋工作。

7、零件到貨1個月后，仍不進廠更換所訂零件，零件部員工再次要求SA通知客戶，并雙方在訂貨單上再次確認簽字，并且將此單交服務經理簽名，注明通知客戶日期和電話號碼。

8、如果客戶已交定金，但長時間不來廠更換，SA需告知客戶，我司只能保留3個月。3個月還不回廠更換，我司有權將該零件自行處理；并且，客戶交付的零件定金不給予退回。

9、如果由于維修部診斷失誤導致訂錯零件，需維修部出具相關的診斷及檢修報告，并需售后經理簽名確認。

10、對于多項零件訂貨，需待所有定購零件維修完畢后，相應定金方可進行結算抵扣。如果所交定金高于未到貨零件的金額，在扣除未到貨零件的全部金額后，多出的這部份金額，可以在這此維修費用中進行抵扣。

二、配件部獎懲制度

1、報價

1）因自身粗心原因導致配件報錯，罰50；

2）在報價過程中出現失誤導致內部客戶（公司內部同事）投訴者，罰100； 3）因報錯價導致客戶重大投訴者，罰200；

2、訂貨

1）漏訂配件，罰50；

2）訂錯配件導致成為積壓庫存，罰100；

3）沒有及時將配件訂出，導致客戶延長交車，引起客戶投訴者，罰200；

3、到貨

1）到貨后沒有第一時間通知者罰，100；

2）對于長時間未到貨配件沒有進行跟蹤，導致SA投訴，罰100； 3）沒有運用DMS中的報表及時告知SA長時間到貨未用配件者，罰100；

4、出庫

1）出錯配件，罰50； 2）漏出配件，罰50；

3）沒有及時向財務遞交領料憑證，罰50；

4）每日流動盤點報告沒有在規定時間內完成，罰50；

5、收貨入庫

1）到貨后在清點配件的過程中沒有及時檢查出問題配件者 罰100；

2）在配件上貨架時沒有將倉位與實物統一，導致出庫后無法找到該配件者 罰100； 3）接收入庫時將金額和數量入錯，罰100；

4）沒有及時將文檔歸檔，YO5報表，采購訂單，領料單等有漏掉，罰100； 6、5S管理

1）違反公司規章制度，不遵守公司的紀律，視情節嚴重 罰50-200；

2）尊重公司企業文化，與企業共成長，制造對公司不利的謠言，煽動公司同事制造消極情緒者 罰500；

3）愛護公共環境，公共設施和財產；

4）維護公共區域衛生，定期對倉庫進行大掃除。

附件

1、本制度由行政部負責制訂并負責解釋，未盡事宜另行通知。

2、本制度自頒布之日起生效。

第四篇：辦公行政用品管理制度

辦公行政用品管理制度

為規范分公司屬項目部行政辦公用品申購、保管、發放、使用、報廢及交接等程序，使之管理有序、責任明確，充分發揮資產的使用價值，特制訂本制度。

第一條：分公司屬項目部購置辦公行政用品原則

應遵循“節約、適用、環保、安全、可重復使用”的原則。

第二條：行政辦公用品的分類

按使用的性質分為低值易耗和高值管理品兩類。其中低值易耗主要有：簽字筆、簽字筆芯、膠水、膠帶、曲別針、打印紙、墨粉、夾子、文件盒、記事本、電插排、訂書機、計算器、電話機以及裝訂機等。

高值管理品為：空調、打印機、投影儀、復印機、相機、傳真機、文件柜、辦公桌等價值較高的物品。

第三條：購置辦公行政用品審批程序

1．分公司屬項目部如需購置的行政辦公用品為50元以下單件物品，應由各科室填寫《辦公行政用品計劃申請表》，經由分管經理審批后由辦公室負責采購，并建立發放簽字登記簿。

2．購置大宗行政辦公用品（百元以上物品），屬項目部需填寫《辦公行政用品計劃申請表》，分管經理簽字后并報分公司經理審批，方可由項目人員會同分公司辦公室負責集體采購。

3．新建項目部采購行政辦公用品，應向分公司提交采購明細報告。內容包括：項目工期、人員配置等，需由分管經理認真審閱《辦公行政用品計劃申請表》并報分公司經理批準后，方可由在建項目部人員會同分公司辦公室協助統一購置。

第四條：辦公用品管理，調配程序

1．屬項目部所購置的行政辦公用品（包括大包施工隊辦公行政用品），必須建立辦公行政用品登記臺賬，并由專人負責，如工作變動應及時做好移交簽字手續。

2．屬項目部所有行政辦公用品，分公司可根據各項目部實際情況與項目部協商合理調配使用，如施工項目結束后，所有行政辦公用品應及時盤存并移交分

公司負責人，并及時辦理移交簽字手續。

第五條：行政辦公用品報廢審批程序

分公司屬項目部所有辦公行政用品出現下列情況可申請報廢

（1）因固定資產已超過使用壽命，確實不能使用的。

（2）因固定資產出現故障，維修價值過高或無需再有修復使用價值的。

（3）因辦公設備使用成本過高，超過當前使用價值的。

凡辦公用品需報廢的，應由責任人提交書面報告，經分公司經理、書記研究確認批準后方可按報廢處置。

第六條：辦公行政用品移交程序

分公司屬項目部所有辦公行政用品所有權歸分公司所有，如因職工崗位變動所領用的辦公用行政用品應及時移交責任人，并及時注銷原登記臺賬，方可辦理變動新工作崗位，辦公室責任人應及時重新登入分公司辦公行政用品臺賬。

江南分公司

2012年3月2日

第五篇：辦公物料、用品管理制度

辦公物料、用品管理制度

一、目的為了規范公司內部辦公物料及用品的申購、采購、領取、統計、使用等行為，合理控制公司運營成本，減少浪費，特制定本制度。

二、職責

1、各部門負責人負責本部門人員辦公物料及用品的審報、保管、下發及使用，嚴格控

制本部門辦公用品成本；

2、公司辦公室負責收集各部門辦公物料及用品的審報匯總，審核、采買、保管統計及

下發，嚴格控制各部門辦公用品成本；

三、辦公物料、用品的類型

1、辦公物料、用品

（1）辦公家具；（辦公桌椅、柜子等）

（2）辦公設備及器械；（電腦、打印機、電話、音響等）

（3）辦公用品及耗材；（本、筆、紙等）

（4）辦公物料（名片、展板、宣傳冊、光盤等）

（5）推廣物料

2、生活物料、用品

（1）生活家具；（桌椅、沙發、柜子、床等）

（2）生活設備及器械；（飲水機、電視、煤氣灶等）

（3）生活用品及耗材；（筷子、碗、垃圾袋等）

3、其它用品

四、辦公物料、用品的申請與發放

1、各部門日常辦公物料及用品的申請需于每月3號～5號統一申報；

2、各部門負責人在實際工作中產生辦公物料及用品的需求時，以《辦公用品申請單》

或《費用/物料請示卡》的形式提報辦公室；

3、辦公室根據申請部門的實際情況及已領取記錄進行審批和發放（每月10號～12號

發放）；

4、辦公室根據領取、發放情況，做好出入庫記錄。

五、辦公物料、用品的采買

1、辦公室負責辦公物料及用品的詢價、談價、采買、驗收等事宜；

2、辦公室根據公司辦公物料、用品的庫存情況，結合《辦公用品申請單》或《費用/

物料請示卡》審批意見確定采買時間，付款情況，進行所需費用初步預算；

3、辦公室主任根據所需費用預算填寫《財務借款單》，持填寫完畢的《財務借款單》

及《辦公用品申請單》或《費用/物料請示卡》，報總經理進行《財務借款單》審批，審批完成后于財務部出納進行借款；

4、辦公室采購時須兩人以上進行，通過走訪市場進行詢價比較，進行采購、入庫登記；

5、采購完成后辦公室主任持采購收據或發票，財務部進行費用報銷（報銷單據需標明

供貨商的名稱、住址及聯系方式，不可寫在發票上）

備注：如已確定長期供貨商家的物料，由辦公室根據《辦公用品申請單》或《費用/物料請示卡》審批意見通知供貨商報價，根據供貨商報價單結合歷史供貨記錄及市場價格對比進行價格審核，確認價格合理后通知送貨并進行驗收、入庫、登記，同時根據采購收據或發票進行費用報銷（報銷單據需標明供貨商的名稱、地址及聯系方式），如有供貨商價格不合理，按照以上5點進行市場采買。

六、辦公設備、設施的維修

1、各部門在實際工作中產生的辦公設備維修、零部件更換等需求時，部門負責人以《辦

公設備維修申請單》形式報辦公室（申報時間為設備損壞3日內）；

2、辦公室根據申請部門的實際情況及已領取記錄進行調查、確認損壞原因，并作出處

理意見后，報總經理審批，按照審批情況進行處理、維修；

3、辦公室根據《辦公設備維修申請單》審批意見確定維修時間，付款情況，進行所需

費用初步預算；

4、辦公室主任根據所需費用預算填寫《財務借款單》，持填寫完畢的《財務借款單》

及審批后的《辦公設備維修申請單》，報總經理進行《財務借款單》審批，審批完成后于財務部出納進行借款；

5、辦公室維修時須兩人以上進行，通過走訪市場進行詢價比較，進行維修、驗收、登

記；

6、維修完成后辦公室主任持維修收據或發票進行費用報銷（報銷單據需標明維修商的名稱、地址及聯系方式，不可寫在發票上）；

7、辦公室根據實際維修、維護情況作好記錄。

備注：如已確定長期維修商家，由辦公室根據《辦公設備維修申請單》審批意見通

知維修商報價，根據維修商報價結合歷史維修記錄及市場價格對比進行價格審核，確認價格合理后通知維修并進行驗收、登記；同時根據維修收據或發票進行費用報銷（報銷單據需標明供貨商的名稱、地址及聯系方式），如有維修商價格不合理，按照以上7點進行市場詢價后維修。

七、外阜項目部采購管理辦法

1、外阜項目部采購條件

A.項目在實際工作中遇特殊情況，未能提前按照公司規定申請的，臨時補打《辦

公用品申請單》或《費用∕物料請示卡》經辦公室主任審核且總經理審批后，方可在當地購買。

B.按照公司規定申請，經得辦公室主任審核且總經理書面審批本地購買的，方可

在當地購買。

2、項目部采購時須兩人以上進行，通過走訪市場進行詢價比較，進行采購、入庫登記；

3、采購完成后項目負責人持《辦公用品申請單》或《費用∕物料請示卡》、采購收據

或發票進行費用報銷（報銷單據需標明供貨商的名稱、地址及聯系方式）

八、辦公物料的制作

1、各部門在實際工作中產生辦公物料制作的需求時，以《物料制作申請單》的形式提

報辦公室；（附制作效果圖并標明規格、工藝）

2、辦公物料的制作特指：名片、宣傳冊、展板等相關銷售及策劃等物料；

3、辦公室根據申請部門的實際情況及歷史制作記錄進行初審，初審后統一報總經理審

批，按照審批意見進行制作；

4、由辦公室根據《物料制作申請單》審批意見通知制作商報價，根據制作商報價單結

合歷史制作記錄及市場價格對比進行價格詢問、審核，確認價格合理后填寫《物料制作發包單》報財務部及總經理再次價格審批，審批完成后通知制作商進行制作，制作完成后辦公室與申請部門共同驗收、登記，同時根據制作收據或發票進行費用報銷（報銷單據需標明制作商的名稱、地址及聯系方式）

5、辦公室在價格審核過程中發現制作商如有價格不合理或與歷史制作記錄懸殊較大，由辦公室負責重新詢價比較確立制作商，確立制作商時，必須進行三家以上詢價比較，并將詢價記入《物料制作發包單》

6、辦公室根據制作情況，做好制作以及付款情況記錄。

九、其他事項

1、公司將不定期組織財務部對部分發票與收據進行抽查，如發現假報或虛報時，處以

假報或虛報金額5倍的罰款，情節嚴重的給予開除處理并追究其經濟責任；

2、公司內部日常辦公用品按照部門月度申請進行統一審核發放，其余時間不予領取及

發放（部門副總或總經理特批除外）

3、辦公室及各項目部辦公物料及用品的入庫、出庫需作好相關登記及領取簽名；

4、公司只提供部門共同物品，個人使用物品須自備，不得領用；

5、公司會根據情況給員工制作胸牌一個，名片一盒（各部門根據情況確定制作數量），如果員工不滿3個月離職，扣除名片制作費用。

辦公室

2014年 3月 13日