第一篇：酒店采購部工作流程

酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱，規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議，酒店采購部工作流程。

經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成，工作總結《酒店采購部工作流程》。如有特殊情況，要向主管領導匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批后,連同 “采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.3、部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：

如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱，規格;

(2)最近一次訂貨單價;

(3)最近一次訂貨數量;

(4)提供本次訂貨數量建議。

（www.tmdps.cn ■）

第二篇：采購部工作流程

采購部工作流程

一、合同簽約前，工程部、技術部應根據市場部提供的圖紙對應采購的原材物料進行明細，制定出《**工程材料采購明細單》，采購部根據《材料采購明細》及時到市場落實要采購的材料供應的價格、數量、時間，為公司材料供應提供準確的報價和前期的準備工作。此項工作由采購部長將采購明細分解到各采購員，在2天內完成全部的詢價結果并匯總上報預算部。

二、合同簽約后，工程部應在簽約后的2日內按照施工計劃列出相應的采購計劃《**工程一 期材料采購明細單》，該明細由

負責制定，該明細一式四份，分別報采購部、審計部、技術部。采購部根據明細做好采購準備工作。以后的采購計劃都按照工程的進展分期進行。

三、采購部針對《**工程一期材料采購明細單》，首先落實庫存情況，然后確定實際采購物品種類和數量，確定好之后，然后進行詢價。

四、采購部在詢價時，一定要參考報價時價格，向公司已經確定的合格供應商中的3家—5家發出《材料詢價單》（附件一）。供應商根據要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據之一，需妥善保存。采購部根據供應商的報價對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。并將《**工程材料采購單》一式四份，分別報總經理、財務部、審計部。完成審批后，向供應商簽訂《采購合同》并發出《材料訂購單》進行采購。

五、《采購合同》一定要注明所供應的材料的規格型號，要提供合格證、產品檢驗證明、3C認證證明、材質證明等材料，為驗收做好基礎。《采購合同》簽訂后三日內存檔。否則對采購部長處罰

元。

六、材料購進以后，采購部應將總經理簽字的《材料采購單》復印件、本期實際采購的材料明細單發給工程部，作為工程部接收的依據。

七、材料進場后，工程部應安排

負責對材料是否有缺貨、少貨、次品、殘品進行全面的檢查，檢查中必須將供應商的《送貨單》與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨會簽單》，該單一式四份，有接收人分別交到采購部（供應商）、審計部、財務部。《送貨單》交采購部保存。

八、現場接收人必須要驗收產品的合格證、產品檢驗證、3C認證等證件，否則可以拒收。將收集好的上述證件及時交到技術部完成交接手續。如有丟失又無法補回的情況下，對責任人處罰

元。

九、采購部在采購過程中，要合理安排材料購進時間，確保工期。同時要本著節約的原則，合理安排車輛，節約運輸成本。

十、采購部要不定期的到現場跟蹤材料的使用、質量、產地等問題，及時糾正出現的問題，每個工程結束后，采購部、審計部、工程部一起將剩余的材料歸集并辦理退庫手續。對沒有利用價值的廢棄物，由工程部負責處理，同時采購部要對工程的材料供應問題進行總結。

十一、采購結束后，采購部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統一的《付款申請單》（附件一），同時向財務部遞交此批次材料的《材料材料單》和《到貨會簽單》、供應商簽字蓋章的《材料詢價單》以及審計部審理材料采購意見，由財務部根據實際情況安排付款額度。

十二、財務部審核同意付款后，采購部應與供應商及時聯系，要求供應商于付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票后即向供應商付款。

十三、在施工過程中，如果發現有材料質量不過關、規格型號有錯誤等異常情況，采購部要負責進行調換、退貨。

十四、采購部要根據工程部和技術部的工程變更情況，及時跟蹤掌握材料的變更，適時調整采購計劃，避免造成物資積壓。如果因為變更后材料計劃沒有變更造成的物資積壓，對采購部長進行

元處罰。

附件一：

**公司材料采購詢價單序號材料名稱規格型號單位數量報價（含稅）是否送貨

第三篇：采購部工作流程

第一章 貨品采購

一、采購進貨流程

1、對品種及供應商進行初步洽談。

2、確定進貨品種及供應商。

3、向供貨商索取相關資質文件，轉交質管部審核。

4、協助質管部對供應商的業務員進行合法資格的審查。

5、采購合同簽訂。

（1）確定采購進貨明細，包括進貨品種及數量，采購計劃報出后的到貨時間；（2）確定相應的優惠政策；（3）確認結款方式及帶票與否； ①帶票月結 ②帶票現款 ③帶票實銷實結

（財務打款轉賬的及時性）

6、做出計劃，通知發貨并跟進到貨情況。采購已經上報的計劃需保存，留做入庫依據。

二、采購進貨分類

1、常規商品進貨

保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規范如下：(1)低于庫存下限品種的收集途徑：

① 采購部自查

② 門店斷貨品種報采購 ③ 配送中心斷貨報采購部

(2)采購品種的篩選，結合日常門店總銷售量，進行采購貨品的確定。(3)采購人員通過電話聯系或者其他方式直接與廠家訂貨。(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。

2、新品采購

新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規新品采購三大類。（1）替代品的采購，功效類似、比現有銷售商品有優勢的商品采購。替換商品產生的原因如下： ①格過高，貨比三家，處于劣勢。②廠家新品替代老化品種。③毛利低，市場淘汰。

（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。

①采購確定到貨時間，超過約定時間導致門店不能銷售的由采購負責。（特殊情況除外）

②這類商品采購數量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。

③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內未售出由店長負責（3）常規新品的引進，是為滿足公司發展的需要引進的新品。①結合本公司實際情況，對現有品類進行規劃，確定新品引進。②門店部及采購部每周一次對當地市場進行了解。

第二章 到貨入庫跟進

一、落實到貨情況

1、查當日到貨入庫記錄

（1）核對到貨的準確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發了未計劃貨品，退單處理。

（2）核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結款方式等；

（3）倉儲部收到貨后嚴格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內準確上報采購部。

2、審核當日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。（1）查看到貨新品，跟進新品到貨情況。

①門店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店；

②常規新品采購，入庫后，在最短時間內（最遲不超過入庫后第三天）鋪貨至門店銷售并跟進。

③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進行核定；（2）查看貨品漲價情況

①了解核對廠家（供應商）通知漲價與實際到貨價是否一致 ②核查計劃時答應給的返點及贈品是否一致；（3）查看效期本情況

配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當天內與廠家聯系，做出退貨或者承諾換貨處理；

二、追蹤未到商品

1、廠家不再生產或銷售商品的追蹤（1）拓寬渠道，從其他廠家進貨；（2）考慮功效相似替代品的進貨；

2、廠家有貨但未發商品追蹤

（1）當天與廠家聯系，詢問未發貨原因。

①暫時斷貨不能發貨的，及時追蹤，最短時間內保證商品到庫； ②提價而暫不發貨的，與廠家談協議，爭取最后一批不漲價貨品；（2）考慮一個品種多渠道進貨。

①貨比三家，選取最低價進貨； ②充分保證貨源。

三、關注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。

第三章 業務洽談

一、廠家合作協議的簽訂

1、合作協議的分類：（1）協議：

①雙方約定進貨量、返點；

②指定供貨渠道：保證貨源及價格統一。（2）臨時協議：短期的促銷獎勵

2、合作協議包括的主要內容：參照采購合同。

3、對于長期合作的廠家，應在原有合作的基礎上，為公司爭取最大優惠政策。（1）精減供貨商的數量，加大深度合作；

（2）把握最佳進貨時機，結合公司銷量，爭取最大優惠政策。

二、返點的管理

1、協議好的返點嚴格做好登記。

2、依據簽訂的合作協議在規定時間內追蹤廠家返點；（1）確定返點金額，確定兌換返點金額商品；（2）確定返點商品到貨時間；

3、返點商品到貨入庫

（1）返點商品的入庫按照“不帶票”“月結”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點”，便于核查；

（2）返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，注明返點商品名稱及數量；

（3）采購審核《漲價本》后，對返點商品做采購退補價、勾賬，系統里恢復進貨金額。

①退補后的價格是采購下次計劃價格參考 ②退補后的價格是開單入庫價格參考。

（4）現金返點，采購做好登記，做進系統，由返點方直接上交財務部，財務部收款后開據收據，進行勾賬。

4、對于不按時按量返點的廠家，依據《合作協議》條款作出相應的處理。

三、新業務到訪：

新品：有意向品種按進貨流程進貨。

四、老業務到訪：（1）流向查詢；

（2）查詢進銷存；（3）臨時促銷；

要求廠商提前做好方案，與門店部負責人溝通。（4）配合廠家統一調整商品零售價；

①廠家必須提供統一的調價函

②下發通知由門店部具體落實后反饋價格，再進行調整。（5）效期及不動銷退換貨跟進

第四章 退貨及維修

一、公司統一要求效期、質量問題的退貨

1、退貨通知內容。

①通知退貨的對象（門店、門店經理和開單退貨）； ②退貨商品明細； ③商品有批號效期的限制 ④退貨時間段；

2、通知途徑。①騰訊通；

② 手機短信的方式（騰訊通斷網時）。

3、退貨要求：

①退貨通知統一由采購部在每個周二、周四十二點前下發到有關部門。②采購部在發退貨通知時，門店必須在規定的時間內嚴格按照退貨要求完成退貨；

④退貨打單員收到退貨后，在供應商要求的退貨時間內完成，并反饋采購部。

二、門店及倉庫自查，發現效期及質量問題的商品，上報采購部，采購部確認可以處理的，整理下發退貨通知。

三、配送中心驗收時拒收商品退貨

1、破損，批號效期不明商品退貨：

2、資質不全，不合格商品退貨；

3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨；

四、返修商品處理

1、門店發現有質量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認處理方式；

2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品進行登記；

4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由采購確認簽字，發回廠家維修；

5、維修返回后由退貨開單員返回門店。

第四篇：采購部工作流程（推薦）

采購部工作流程

（2）采購工作管理

①測定最好的商品來源、商定采購合約內容，包括訂價、品質、按時交貨、規則、保證、零件之補充及退貨。

②致力于對公司最有利的地方、采購時考慮到“公司優勢”的貨源以及以盡可能的低價購進。

③要向營運負責人提出忠告：有關主要貨源和需求因素的狀況，而這些狀史是會影響到將來采購成本的有利或不利的一些因素。

④與市場營銷部、營運促銷部協調部促銷計劃中各人應負責、聯系的事項。

⑤創立或建立一個標準的陳設或是商品分類容積所需要的適當空間。

⑥為了增加銷售，要選擇適當的商品及提出合理的價格并與廠商及營運部門合作，來改善銷售。⑦檢討營銷部的促銷計劃活動，例如：廣告方式、陳列介紹的正確性等。

⑧一項一項檢討及分析銷售及庫存的報告，以便決定那些商品的庫存是否適當，那些應該降價，那些應清。

（3）監督：指導所有采購員的采購作業，分派采購職責，協助他們選商品及訓練，建立工作的標準，訂

定責任和考評績效。

（4）業務與責任：

①改善實際銷售計劃以達到滿意的銷售額，適當的周轉數及高利潤目標。

②建立適當的商品結構，以適合市場需求及達成預期的庫存及周轉能力。

③是否有能力在商品品質、效用和價格方面做改進以達到有競爭潛力。

④能否改善商品來源、以達成品質、樣式、價格及時間上能適合的程度。

⑤能否與有關支援單位營銷部協調達到對促銷有貢獻這方面的能力。

⑥能否與廠商保持良好關系的能力，而這良好關系導致廠商愿意提供我們所要求的商品。

（二）、職稱：采購副經理

1、基本職能：

在公司的政策之下，配合協助采購部長制定采購、銷售計劃，負責采購業務工作的日常管理，負責商

品采購業務的具體談判，負責采購合同的審核、商品價格、毛利水平的擬定，商品變價、調價的審核，商品促銷計劃、跟進銷售情況、對比分析銷售業績及銷售方式改進的擬定。對于所負責部門商品的挑選、訂價和銷售擔負完全責任。

2、職責與任務：

（1）負責采購員的甄選、訓練及工作指導；

（2）負責對新品的開發選擇，要確保所選購之商品能銷售、進貨成本低；

（3）與廠商合作發展：①新商品。②獨占性商品③廉價品。④促銷廣告用之商品。

（4）盡可能在促銷廣告時爭取到廠商的協作贊助；

（5）向營運部建議某項商品促銷陳列；

（6）以下列原則為準來訂價：

①以人們對顧客所愿意付出之價格來判斷；②與別家公司相同的或相似的貨品要訂出競爭性的價

格；③進貨成本；④廠商建議的價格；

（7）下列原則降價、漲價：①銷售的速度；②商品的存放時間；③同行之價；④庫存狀況；⑤季節變

換。

（8）屬于協助方面的責任：①督導銷售人員；②追加補貨時協助計算庫存；③使倉庫保持整齊清潔；

④處理賒欠并確保顧客能馬上收到商品及周到的服務

（9）在其他人協助的情況下，遵照規定，使正確的實物盤存。

3、組織關系：報告——采購部經理、總經理；督導——采購主管、采購員；

協調——營業部、市場營銷部。

4、考核事項：工作表現依下陳述之事項衡量：①商場的營業情形與商品計劃及預算相符合的程度；

②商品所獲毛利和商品計劃及預算相符合的程度；

（四）鮮食、食品、非食品采購員及聯營租賃業務的職責說明

1、采購員的職責說明：負責當地市場農副產品、水果蔬菜的采購談判，按公司的采購政策，盡力減少供

應商中間環節，直接向生產商采購；負責鮮食部每日銷售商品的采購補貨。

2、我商場銷售商品的主要貨源基地主要靠市場采集。通過市調、談判、開發引進適合消費市場的銷售商

品。

3、聯營招商業務的職責說明：按公司政策開發引進新品名牌，洽談招商租賃業務；并對該項

目跟進監督；對市場情況、銷售情況及時反饋并做出調整改進措施。

4、采購員基本要求：

① 具有誠實敬業的個人素質，有相當的采購經驗，具有敏銳的市場意識，較強的談判能

力；

② 作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠；不接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會，違者將按公

司有關規定處理；

③ 采購人員應密切注意市場行情的變化，掌握市場信息；

④ 采購人員必須了解本部門的專業知識，避免采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙；

⑤ 采購人員必須具備豐富的商品知識，慎重選擇商品，建立商品類別組織，控制品項結構，清除滯銷

商品，經常引起新商品，維持商品的快速周轉及新鮮度；

⑥ 采購員應了解商品特性，并突顯其特性；控制毛利，盡量達到目標毛利；創造銷售業績，完成目標

值；

⑦ 采購員必須考慮新商品的陳列問題，對正常陳列的商品要畫出陳列圖（MODULAR），促銷商品應

注明其陳列方式；

⑧ 采購員應隨時關注天氣的變化，及時調節受較大影響的商品庫存；

⑨ 采購人員應經常深入賣場，了解商情，客情，以期創造最佳的銷售業績；

⑩ 采購員應建立穩定的采購渠道，尋找充足的貨源，避免商品脫銷斷檔；

⑾ 采購員必須適時開發新商品；

⑿ 采購員應經常做市場調查，掌握競爭對手的商品構成、價格策略、促銷手段等；并采取相應對策； ⒀采購人員應定期收集銷售數據，分析銷售狀況；且應定期擬定促銷計劃，并策劃實施。

4、專業知識：作為一個合格的采購員，除應具備豐富的商品知識外，還應了解與采購有關的法律、法規

等相關的專業知識。具體如下：

△ 國家規定的商品檢驗標準。△商品安全期限。△商品品質的辨別方法。△商標認識。

△銷售技巧。△商品功能。△商品的制作技術。△商品制造成本的構成。△商品價值的顯現方法。△供應商的優缺點。△商品的季節變化規律。△供應商談判技巧。

（五）商品行政部的職責說明

懂商品知識、熟悉操作電腦、基本電腦維護、商品分類編碼、商品登信息錄入、供應商檔案管理、商品變價調價的執行以及每日價格單據、公司文件等資料的存檔、傳遞，每日或每周交配送中心配送員，傳交松原公司財務部。

一、商品行政部主管崗位職責

1、采購員簽完合同拿到財務處加蓋合同章、布置錄入工作；

2、核查商品的報告表，布置錄入工作；

3、供應商檔案、商品信息的錄入；

4、審核生效訂單，調價單、恢復采購、停止采購單、并轉移更換供應商的商品信息；

5、修改供應商檔案、錯誤條碼、商品信息等系統資料；

6、為經理、采購員查尋、提供系統中資料；

7、錄入、打印商品計劃表、備忘錄、報告等采購部所需資料；

8、申領、保管、控制采購部所需辦公用品；

9、考勤，制定商品行政部文員排班表；

10、嚴格遵守公司企業文化及公司規章制度。

需掌握技能：①熟練使用微機及應用系統；②能維護微機及設備；③熟悉商品知識及商品分類編碼。

二、商品行政部文員崗位職責

1、錄入供應商檔案、商品信息、競爭商品、停止采購單、恢復采購單；

2、錄入調整商品進、售價單；

3、錄入打印未生效訂單、生效的商品進、售價單、商品計劃表、備忘錄、報告等資料；

4、為經理、采購員查尋、提供系統中的資料；

5、打印商品自產制作打印各種報表；

6、向相關部門傳送有關單據；

7、為采購部制作打印各種報表；

8、修改錯誤商品信息；

9、系統維護；

10、嚴格遵守公司企業文化及規章制度。

需掌握技能：

1、熟練使用微機；

2、打字速度快；

3、熟練應用系統。

第二章 采購流程

一、采購業務流程圖

第五篇：酒店采購部工作程序

酒店采購部工作程序

采購部工作程序

第一節：采購基本程序

一、采購審批程序：

流程表：使用部門經理——倉庫主任——采購部經理——財務部成本主管——財務部經理——主管副總——總經理

二、采購審批權限

采購內容限制金額批準人

三、基本程序：

1、使用部門申購；

2、報價；

3、報批；

4、訂貨入倉。

四、采購貨品分為：

1、貨倉存貨補充：倉庫管理人員要經常檢查庫存貨品的存量的變化，貨品庫存量到達最低界線時，填寫“采購申請單”。庫存最低線，也稱采購線，是酒店為保證供應，減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量，它主要根據各種貨品的每日消耗數量保存期限，進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天數等因素確定。

2、部門新增物料：各部門固業務所需要設備或物料時，由各部門填寫采購申請單，按采購審批程序獲得批準后，由采購部組織實施。

3、部門更替舊有設備或物品：當酒店的經營活動至一定周期時，操作設備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。

4、食物和飲料以及煙酒供應：食物和飲料以及煙酒供應品性質不同，且受客人流量和消費高低的影響，故每大都有很大的流量，食物和飲料以及煙酒品質方面的選定，需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主任、倉庫主任的合作，以便以最佳的食物，產出最好的菜。因此，食物和飲料以及煙酒的采購申請和程序與其他物品不同，除了批量的采購外，每天用料即日采購。

5、燃油和燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序

1、貨倉存貨補充采購程序：

倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補貨“采購申請單”，采購申請單內必須注明以下資料。

（1）貨品名稱，規格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數量；

（6）提供本次訂貨數量建議。

送采購部經理初審，采購部經理應把倉庫交來采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間，退一份回倉庫。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，選定相應供應商，提出采購意見，標明本次申購單每種商品的價格，按采購審批程序報批，經總經理批準后，采購部立即組織實施