第一篇：M公司采購流程案例分析報告

M公司采購流程案例分析報告

（1）前言

本案例分析了M公司的現有采購流程和針對采購流程進行的調整和優化。M公司是一家設計和制造精密檢測儀器的大型科技企業，產品主要是高科技產品，包括萬能電子檢測儀、內部損傷檢測器、機械類自動校正機、專用檢測機等百余種類型。目前，M公司的采購屬于典型的分散化采購，一公司主要從事采購的宏觀控制和管理，二各二級單位都設置了自己的獨立采購部門。為此，對M公司的采購流程進行分析，發現問題，探究原因，進而提出相關建議。

（2）現狀描述

M公司經過多年的發展，已經形成相當規模的本地化零部件配置生產，有20多家零部件供應商和分銷商。制造產品所需原材料部分需要從國外進口，核心零部件也是海外采購。M公司的定位是以OEM的方式生產配套產品與國際大公司合作，使M公司保持競爭力、先于市場，通過對M公司供應鏈系統的整合，改進采購管理體系，進行柔性生產，降低庫存和提高倉儲管理的效率，縮短訂單交付周期，為爭取更多的跨國公司的訂單打下基礎，進一步提高企業利潤水平。

（3）識別問題與分析

M公司采購組織和采購流程的主要問題有：

① 機構職能重復，造成公司人力資源浪費；

② 采購手段落后，工作效率低下；

③ 采購信息缺乏溝通與共享；

④ 不享受批量折扣，采購成本高；

⑤ 采購環節監控困難，采購流程不透明。

M公司采購組織調整和采購流程優化效果的分析評價：

① 設立采購部，實行集中采購。將各二級單位和職能處室的物資采購權收回，成立了專門的物資采購部門——采購部，負責公司大部分公司物資的采購工作，實行集中采購。② 加強供應商管理和質量管理。在M公司的采購管理組織中，除了負責采購任務外，還需要負責采購物資的質量管理和供應商管理。

③

第二篇：煙草行業采購師：采購流程案例分析[定稿]

全國官方采購師職業資格培訓中心：www.tmdps.cn

煙草行業采購師：采購流程案例分析

一 行業背景

煙草行業作為嗜好類消費品工業，有著明顯的行業特殊性。為了加強該行業的管理，更好的服務于國民經濟發展，中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。并出臺了《中華人民共和國煙草專賣法》和《中華人民共和國煙草專賣法實施條例》。中國煙草行業實行統一領導、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。國家煙草專賣局（中國煙草總公司）主管全國的煙草專賣工作及統一管理和經營全國煙草行業的產供銷、人財物、內外貿業務。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國省、地、縣設有各級煙草專賣局和煙草公司、全系統有50多萬名員工，分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術指導和收購、煙葉復烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工，煙草機械和煙用輔助材料的生產，卷煙批發，煙草行業對外貿易與合作等等。

二 某省煙草公司的簡介

某省煙草公司暨某省煙草專賣局隸屬于中國煙草總公司暨國家煙草專賣局，是某省煙草行業的省級管理機構，具有煙草專賣市場的行政管理職能；同時作為企業，依法承擔煙草產品購進、生產、調撥、營銷及行業管理工作，具有半行政（計劃）半企業（市場）的特點。目前管轄有地市州煙草（分）公司、縣公司等獨立核算單位，同時對省內煙廠進行行業管理和指導。另外各級市縣公司擁有近千家批發部具體承擔卷煙批發銷售工作（批發部不作為獨立核算單位）。

三 案例的背景

某省煙草公司營銷管理資訊系統是由某省煙草公司立項，省公司銷售處牽頭，省公司資訊中心配合實施的服務于各級煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業環節的營銷管理資訊系統。

本專案分為業務流程改進、營銷管理資訊系統客戶化及實施等幾個階段。本文介紹了業務流程改進中的采購流程在此營銷管理資訊系統基礎上的改進。

四 目前的采購業務流程及存在的問題

在各級煙草公司及各相應批發部調研報告的基礎上，整理出某省煙草行業目前的基本采購流程。其采購流程圖見圖一，這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中，大部分公司按此流程開展采購業務的，有些公司可能只是執行了大部分流程。下面描述一下各公司的基本采購流程，這 的供應商分為省內外煙廠、調撥站、煙草公司等。某公司可以向省內外煙廠及調撥站采購卷煙，同時，它也可以向省外煙草公司采購。1省外卷煙的采購流程 全國官方采購師職業資格培訓中心：www.tmdps.cn

1、簽定合同某公司業務部門根據市場變動情況、結合歷史銷售業績和上級公司下達的購銷指標，做出銷售預測，在每年的5月和10月和全國主要供應商進行業務洽談，形成購銷意向。然后某公司在一年兩次的全國定貨會上和供應商簽定合同。由于運輸中存在專賣檢查問題，一般需要按每次發貨的實際運輸能力簽定數張合同，每張合同明確到品牌、數量、價格、運輸方式等。在購銷總指標內，某公司經過與省外供應商協商可以調整合同的執行如推遲發貨時間、取消合同執行等。如果需要臨時或追加采購，某公司可以到中國煙草交易中心批發市場進行交易，重新簽定合同。

2、供應商通知發貨并開出發票省外供應商在發貨之前與業務部門協商，確定 是否執行合同，一般是按合同執行，但也有不執行、變更合同和推遲執行等情況。確定執行合同后，省外煙廠根據合同安排發貨。同時該供應商開出銷售發票遞交到業務部門。

3、驗收入庫貨到達倉庫以后，倉庫保管員根據隨貨同行聯驗收入庫，填寫卷煙入庫驗收單，一式四聯，其中第一聯存根、第二聯業務部門、第三聯財務、第四聯統計。第三聯送交財務科作帳，第二聯送交業務部門，以便業務員根據庫存情況開展銷售業務。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。

4、申請付款業務員收到供應商轉來的發票，核實無誤后填寫付款申請單，經業務主管簽字后將發票和付款申請單一并交財務部門。另外，如供應商要求先付款后發貨，業務員填寫預付款申請單，經業務主管同意簽字后交財務部門。

5、財務付款財務部門收到業務部門轉來的付款申請單、采購發票以及庫管部門轉來的入庫驗收單，審核無誤后付款，或者根據預付款申請單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。2省內卷煙的采購流程

對省內卷煙的采購業務流程與省外的情況基本相同。只是在省內的兩次定貨會上簽定的不是合同，而是計劃銜接書。在計劃銜接書中沒有細化到品牌，只明確購進總量。在總量不變的情況下，由省內供應商（中央直屬煙廠）為主確定每月安排發貨的卷煙品牌及數量。3現在采購流程存在的問題

由于煙草行業是一個半市場半計劃的行業，其業務流程不太規范，管理也有待于加強。目前采購流程主要存在的問題概述如下。

1.存在代簽的情況：有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的許可權，所以由其上一級分公司代它簽合同。

2.縣級公司或分公司向其上級公司購進卷煙：由于市場行情好，縣級公司 全國官方采購師職業資格培訓中心：www.tmdps.cn

可能出現某種品牌短缺，這時可以向其上級分公司要貨，如果分公司同意則成交，但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。這給以后的營銷資訊系統的錄入采購訂單造成麻煩。

3.向省外煙草公司購進卷煙：省公司或分公司可以從省外煙草公司購進卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同，這勢必造成公司的開支增大。

4.目前，在采購的過程中存在一些違規行為，上級公司規定下面不執行。如，從平級公司購進。

5.單據不統一，這樣不利于統計和日后此營銷系統的實施。例如： 倉庫驗收入庫的單據在有些地方稱為入庫驗收單，有些稱為商品驗收單，這些內部單據建議應在名稱、格式和聯數上作到統一規范

6.缺少明確的采購訂單，采購合同嚴肅性差。

7.對地方煙廠缺乏管理，對其限區銷售執行不嚴，這樣，有些公司從不允許購進的地方煙廠購進卷煙。

8.計劃銜接書沒有明確品牌和相應的數量，只有總數控制，給采購工作帶來很大不確定性。同時也給以后的營銷系統的采購訂單的錄入帶來困難。

9.煙廠調撥站給市縣公司開的隨貨同行聯不是發票的隨貨同行聯，這樣給財務計帳和處理帶來麻煩。

五 對采購流程的改進

在某省煙草公司現有流程基礎之上，結合IT技術的最新發展，提出改進的采購流程。出發點是依托資訊技術，最大程度實現資訊的共享。改進后的流程圖見圖二。1基本流程

1、供應商管理收集整理有關當前市場資訊，了解市場上供應商的資訊，如規模、實力、市場分額、產品品種、價格（進價和銷售價）、付款條件、供貨能力等等，從中篩選出候選的供應商以便進一步聯系。如果該供應商已經實現網上資訊發布或電子商務，則業務員根據系統儲存的供應商主頁地址登錄到供應商的主頁了解其最新資訊。

第三篇：某煙草公司采購流程案例分析

某煙草公司采購流程案例分析 ?一． 行業背景

煙草行業作為嗜好類消費品工業，有著明顯的行業特殊性。為了加強該行業的管理，更好的服務于國民經濟發展，中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。并出臺了《中華人民共和國煙草專賣法》和《中華人民共和國煙草專賣法實施條例》。中國煙草行業實行統一領導、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。國家煙草專賣局（中國煙草總公司）主管全國的煙草專賣工作及統一管理和經營全國煙草行業的產供銷、人財物、內外貿業務。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國省、地、縣設有各級煙草專賣局和煙草公司、全系統有50多萬名員工，分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術指導和收購、煙葉復烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工，煙草機械和煙用輔助材料的生產，卷煙批發，煙草行業對外貿易與合作等等。



二．某省煙草公司的簡介



某省煙草公司暨某省煙草專賣局隸屬于中國煙草總公司暨國家煙草專賣局，是某省煙草行業的省級管理機構，具有煙草專賣市場的行政管理職能；同時作為企業，依法承擔煙草產品購進、生產、調撥、營銷及行業管理工作，具有半行政（計劃）半企業（市場）的特點。目前管轄有地市州煙草（分）公司、縣公司等獨立核算單位，同時對省內煙廠進行行業管理和指導。另外各級市縣公司擁有近千家批發部具體承擔卷煙批發銷售工作（批發部不作為獨立核算單位）。

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三．案例的背景



某省煙草公司營銷管理信息系統是由某省煙草公司立項，省公司銷售處牽頭，省公司信息中心配合實施的服務于各級煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業環節的營銷管理信息系統。

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本項目分為業務流程改進、營銷管理信息系統客戶化及實施等幾個階段。本文介紹了業務流程改進中的采購流程在此營銷管理信息系統基礎上的改進。

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四．目前的采購業務流程及存在的問題

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在各級煙草公司及各相應批發部調研報告的基礎上，整理出某省煙草行業目前的基本采購流程。其采購流程圖見圖一，這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中，大

部分公司按此流程開展采購業務的，有些公司可能只是執行了大部分流程。下面描述一下各公司的基本采購流程，這里的供應商分為省內外煙廠、調撥站、煙草公司等。某公司可以向省內外煙廠及調撥站采購卷煙，同時，它也可以向省外煙草公司采購。

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4．2省內卷煙的采購流程

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對省內卷煙的采購業務流程與省外的情況基本相同。只是在省內的兩次定貨會上簽定的不是合同，而是計劃銜接書。在計劃銜接書中沒有細化到品牌，只明確購進總量。在總量不變的情況下，由省內供應商（中央直屬煙廠）為主確定每月安排發貨的卷煙品牌及數量。

4．3現在采購流程存在的問題



由于煙草行業是一個半市場半計劃的行業,其業務流程不太規范,管理也有待于加強。目前采購流程主要存在的問題概述如下。



1.存在代簽的情況：

有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權限，所以由其上一級分公司代它簽合同。

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2.縣級公司或分公司向其上級公司購進卷煙：

由于市場行情好，縣級公司可能出現某種品牌短缺，這時可以向其上級分公司要貨，如果分公司同意則成交，但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。這給以后的營銷信息系統的錄入采購訂單造成麻煩。



3.向省外煙草公司購進卷煙：

省公司或分公司可以從省外煙草公司購進卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同，這勢必造成公司的開支增大。



4.目前，在采購的過程中存在一些違規行為，上級公司規定下面不執行。如，從平級公司購進。



5.單據不統一，這樣不利于統計和日后此營銷系統的實施。例如：倉庫驗收入庫的單據在有些地方稱為入庫驗收單，有些稱為商品驗收單，這些內部單據建議應在名稱、格式和聯數上作到統一規范



6.缺少明確的采購訂單，采購合同嚴肅性差。



7.對地方煙廠缺乏管理，對其限區銷售執行不嚴，這樣，有些公司從不允許購進的地方煙廠購進卷煙。



8.計劃銜接書沒有明確品牌和相應的數量，只有總數控制，給采購工作帶來很大不確定性。同時也給以后的營銷系統的采購訂單的錄入帶來困難。



9.煙廠調撥站給市縣公司開的隨貨同行聯不是發票的隨貨同行聯，這樣給財務計帳和處理帶來麻煩。

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五．對采購流程的改進

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在某省煙草公司現有流程基礎之上，結合IT技術的最新發展，提出改進的采購流程。出發點是依托信息技術，最大程度實現信息的共享。改進后的流程圖見圖二。

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5．1基本流程

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1、供應商管理

收集整理有關當前市場信息，了解市場上供應商的信息，如規模、實力、市場分額、產品品種、價格（進價和銷售價）、付款條件、供貨能力等等，從中篩選出候選的供應商以便進一步聯系。如果該供應商已經實現網上信息發布或電子商務，則業務員根據系統儲存的供應商主頁地址登錄到供應商的主頁了解其最新信息。

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2、詢價和交易

有了候選的供應商后，業務員輸入必要的信息如采購數量、品種、批次等，由系統自動生成詢價單。業務員將詢價單以傳真或電子郵件形式發往供應商處以了解其供貨意向，進行業務交易。

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3、采購計劃管理

將詢價結果處理后可以由系統自動生成或手工錄入生成采購計劃。采購計劃通過工作流方式傳遞到本級公司主管做初步審核，并匯總采購計劃報上級公司平衡。然后根據上級公司確定的總量指標調整、確定采購計劃。

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4、簽定合同

業務員根據批準的采購計劃在每年兩次的全國定貨會或省內銜接會上和供應商簽署合同或計劃銜接書（為簡便起見，本文以后把合同和計劃銜接書統稱為合同）。對省外購進業務來講，由于運輸中存在專賣檢查問題，一般需要根據每批次的運輸能力，簽多張明確到品牌、數量、運輸方式等信息的合同；對省內購進業務來講，合同只規定了總量，需要供應商進一步分解。但省內外購進數量之和不能超過采購計劃指標。這步工作在系統外執行。

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5、合同管理

對省外購進業務，簽完合同后，業務員將一張或多張合同直接輸入到系統中；對省內購進業務，需要按供應商分解的計劃安排表作為合同輸入到系統中。然后由系統自動匯總所有合同的合計數，判斷是否超過采購計劃指標。如果超過系統給予提示或禁止進一步處理。在合同管理中，可以對合同進行更新、暫掛和終止等處理，如貨物入庫后系統自動根據驗收入庫單上的實收數（應收數-差異數）核減合同數量和金額。

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6、生成采購訂單

供應商發貨前通知業務員發貨計劃，業務員如果同意執行，則在系統中根據合同自動生成采購訂單。對于有些購進業務可以從手工輸入采購訂單開始采購流程處理。

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7、訂單審核確認

采購訂單審核確認后，自動生成入庫通知單和電子發票。其中，入庫通知單和電子發票存儲在中央數據庫中，以便倉庫調用入庫通知單和財務部門調用電子發票。

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8、匹配發票

業務員收到供應商轉來的實物發票后，將該發票的票號補入到系統生成的電子發票有關字段中。

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9、倉庫驗收入庫

庫管員根據供應商轉來的隨貨同行聯的合同號（或訂單號）從系統中調入對應的入庫通知單，審核無誤后由系統根據入庫通知單自動生成（也可以手工錄入）驗收入庫單。如入庫數量和隨貨同行聯上的數量有差異，可由庫管部門會同業務部門判明原因，如果是供應商的責任，則可以由驗收入庫單上“差異”字段反映出來，同時按實收數核減合同數量和金額，由供應商下次補發或做其它處理。如果是承運方的責任，則按零售價銷售方式銷售給對方，由對方承擔損失，同時按應收數核減合同數量和金額。如果沒有對應的入庫通知單，庫管員應向業務部門聯系，明確這批貨物處理意見。

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10、財務做相應處理

財務部門可以在系統內根據合同號調出相應的驗收入庫單、電子發票，結合供應商的實物發票 進行財務處理。如根據電子發票票號字段判斷是做正常財務處理（有票號信息）還是做暫估處理（無票號信息）。然后經過主管審批后向供應商付款。

六、對采購流程改進的總結

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從上述的采購流程及改進后的采購流程中，我們可以看出目前煙草企業的行業特殊性，其中的問題不是一兩個煙草公司所能解決的，作為煙草行業本身，需要國家調整煙草行業運作模式及相應的政策法規。而我們提出的方案是在原有的管理體制下進行改進的解決方案。

1.在改進的方案中，增加了電子商務的某些模式，如業務員根據系統儲存的供應商主頁地址登錄到供應商的主頁了解其最新信息。

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2.在供應商管理模塊中，業務員可以充分掌握供應商的信息，以及交易的記錄。

3.合同管理模塊對合同進行有效的管理，如用入庫驗收單核減合同數量等。

4.增加了入庫通知單和電子發票，倉庫保管員通過入庫通知單、隨貨同行聯和實際的到貨情況填寫入庫驗收單，在此入庫驗收單中包含了合同信息和采購訂單信息，電子發票和供應商的實物發票相關聯，關聯后在電子發票上同樣包含了合同信息和采購訂單信息，這樣方便了財務處理。

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5.我們建議加強計劃銜接書的嚴肅性，煙廠調撥站要把分解的發貨計劃及時通知煙草公司，以便煙草公司的采購流程順利進行。



6.通過使用此營銷系統，單據名稱、格式都規范化了，便于管理工作。



7.業務人員可以及時查詢庫存情況，進行合理的采購安排和銷售業務。



在研究項目的解決方案中，一定要把一個行業的最佳做法與該企業的實際情況相結合，制定出切實可行的方案，這樣即能保證以后項目的順利進行，有能真正提高企業的效益，這也正是解決方案的真正意義。

第四篇：采購案例分析

電梯采購案例分析

班級:12級物流管理三班

姓名：張雪麗

學號;201228023323

一、概述

采購項目：電梯。

采購機關：××部門

采購數量：１９７部。采購方式：公開招標。

招標機構：××招標中心。

開標日期：××年××月××日。

投標人數量：１３家。中標人數量：４家。

合同簽訂方式：由各用戶在規定時間內與中標人簽訂合同。

鑒于我國政府采購還處于試點階段，總的來看，該項采購活動基本符合《中華人民共和國招標投標法》（簡稱《招標投標法》，下同）、《政府采購管理暫行辦法》（簡稱《暫行辦法》，下同）、《政府采購招標投標管理暫行辦法》（簡稱《招標投標管理暫行辦法》，下同）和《政府采購合同監督暫行辦法》（簡稱《合同監督暫行辦法》，下同）等法律、規章的有關要求；政府采購主管機關也基本上抓住了關鍵的監管環節；為了確保“公開、公正、公平”的原則得到貫徹落實，采購機關還采取了臨時監督措施，即成立協調小組。這次采購活動采取全國性公開招標，競爭充分，達到了預期目標。該項采購活動也表明，在政府采購活動的管理等方面與政府采購的有關規章仍有一定的差距，尚待進一步完善。

二、政府采購預算（計劃）

《暫行辦法》第七條關于財政部的職責規定中的第九款明確“編制中央采購機關政府采購預算”，相應地地方財政部門負責編制地方采購機關采購預算。采購預算是確定評標價最重要的參考標準，從嚴格意義上講，采購預算應是招標的底價，如果采購預算與評標價之間出現了較大的偏離，則說明采購預算在編制過程中對采購活動的有關因素缺乏全面、準確的評估，需要改進預算編制方法。目前，我國的預算編制方法還是粗放型的，缺乏詳細、明確的標準，因而，采購預算通常是高于評標價的。當前，我國正在進行細化預算的改革嘗試，積極推行部門預算。當然細化預算編制有一個過程，在我國預算評估體系還未建立之前，為了提高預算編制的質量，減少采購預算與評標之間的偏差，根據我們現有的認識水平和實踐的可行性，在編制采購預算時，可以采取下列方法：第一，詢價。通過貨比三家確定采購項目的平均價格；第二，積累經驗。向招標機構或曾購買過此類物品的用戶了解其實際購買價格；第三，請行業協會或專家論證。這種方法主要適用于編制大型復雜或新產品項目的預算。

１９９９年，本級政府采購管理機關沒有編制采購預算。據了解，這次電梯采購的資金來源于兩個方面：財政補助、××部門自籌資金。根據實際執行結果，雖然中標價大大低于市場價，但采購預算低于合同金額，說明了財政部門及采購機關在臨時編制預算時未能全面考慮到影響合同價格的有關因素，同時也說明了我國現行的預算編制方法亟待改革。

三、采購程序

（一）成立協調小組

本次的電梯更新改造政府采購項目中，協調小組的具體職責是審核、認定專家小組確定的電梯更新改造方案；成立采購專家小組；確定招標機構；監督招標采購過程；確定對醫院電梯采購的資金補助辦法。

點評：本次政府采購不同于一般的采購，它具有數量多，投資大，使用單位較多，地點分散的特點。因此，就迫切需要一個能夠代表上級管理部門行使相應職能和使用單位的利益的機構。而該協調小組恰恰是這樣的機構。從總的運作結果來看，該小組對提高采購效率和采購質量都起到了積極的作用。

（二）成立專家小組

該專家小組是由主管部門推薦人選，并經協調小組同意而成立的。在本次采購中，專家小組完成了調查、論證并提交電梯更新改造的具體方案，還將組織電梯更新工程的驗收和參與實施電梯更新項目管理工作。

點評：專家小組不但可以根據主管部門的要求，提出體現電梯性能的技術指標，而且可以對項目實施順利高效的進行是很有幫助的。

（三）委托招標機構

電梯更新改造政府采購項目中，由協調小組組織。招標人與招標機構簽訂了委托招標協議。協議明確了雙方的工作職責、工作中應遵循的原則等。

點評：目前在委托招標機構的過程中，有些單位不按招標投標法律的有關規定，選擇沒有招標資格的機構代理招標，或者自行招標。這樣做不但違反規定，還有可能由于沒有經驗使業主遭受不必要的損失。本次的電梯更新改造政府采購項目中選擇的招標機構是有著多年經驗的有招標資格的機構。從實際運行情況來看，本次招標在該機構的協調組織下，投標廠商競爭充分，使有關部門采購到了滿意的電梯。

（四）編制招標文件

本次電梯更新改造項目招標，由招標機構負責編制工作。在編制過程中，招標機構與協調小組密切合作，編制出了能夠明確電梯性能指標和商務要求的招標文件。

點評：

（１）招標機構與協調小組密切配合，憑借招標機構的經驗，并結合當時的具體情況，編制出了相應的招標文件。

（２）本次編的招標文件按照招標文件的一般格式進行編寫，條理清晰，體現了采購的商務條件和技術性能要求。

（３）在此次編制招標文件中，經過招標中心與協調小組共同研究協商，雙方最后確定采用將電梯分包的方式，分包的標準以醫院為單位。招標文件規定，投標廠商可以根據自身情況決定對其中的一個或幾個包進行投標，這樣不但可以促使每個廠商對自己所作的每一包的標書做認真的準備，而且充分吸引了一些規模不大的廠家參加投標，對于引起充分競爭還是很有好處的。從這次投標廠商的數量看，也可以說明這一點，在１８家購買標書的廠家中，共有１３家廠商參加了投標。

（五）招標項目

本次電梯政府采購招標項目，在《中國財經報》和《中國招標》上，刊登了有關電梯采購的標訊，基本上使國內生產電梯的廠商得到了標訊。

（六）開標，評標

本次電梯政府采購采取了公開開標的形式，不但使參加投標的廠商可以充分了解到自己的報價在競爭中所處的位置，而且可以使政府采購透明度加強。在本次評標過程中，首先在專家小組會議中通過了評標管理辦法和評標細則，明確了評委的職責和應盡的義務。本次評標采用打分的形式，對投標廠商的價格、信譽、技術等性能進行了綜合的評價。

點評：

（１）本次開標采取公開開標的形式，聘請了公證人員，保證了開標是在公正、公開、公平的情況下進行。

（２）本次電梯政府采購招標采用了打分的辦法，防止了評委帶有傾向性的選擇，使得對每一個包的評價都是客觀、公正的。廠家只有憑借自己的真正實力才有可能中標。在這種情況下選擇了綜合評價前三名的廠家作為預中標廠商，并將統計的評分的結果送協調小組審定，并將結果通知到每一個評委。隨后評委們認真地對每一包的預中標廠家，進行了認真、詳細的評定，得出評標報告。從實際的結果來看，被選種的廠家或價格低廉，或價格稍高但性能優良。達到了令人滿意的效果。

（３）這次評標是在協調小組的監督下進行的，由于協調小組主要起的是監督作用，所以在評標過程中所做的談話只是講了上級部門的需要和評標的有關原則，而未對其他方面進行評論。使得評標工作得以在公平、公正的情況下展開。

（七）定標、合同、履約和驗收

經過前面的準備工作，由招標中心和協調小組共同主持，召開了定標大會。參會者主要是各個醫院的負責人和相應的技術人員。在定標大會上，協調小組向各家醫院通報了這次招標的情況和評標過程，并將每包的預中標廠商名單和其投標書給了相應的醫院，由醫院自己決定中標廠商。隨后，醫院與所選的廠商碰頭，安排廠商到現場進行實地考察并商議了具體合同事宜。經過談判，現在所有的醫院都與選中的投標商簽訂了合同。到此，本次電梯采購的過程也基本結束。

點評：在這次的定標大會上，各醫院基本選擇到了合適的單位，定標和簽訂合同的過程符合現行政府采購有關規章的規定。

總之，本次電梯更新改造政府采購項目招標，從全過程來看是符合財政部政府采購規章的有關規定的。在本次招標過程中，協調小組對整個的采購過程起到了積極的作用。協調小組一方面是各使用單位和各上級部門利益的忠實代表，另一方面也是使上級各部門聯系的一個橋梁。本次協調小組成功的真正原因是它確實要維護上級管理部門和使用部門的利益，也就是說，它必須既要想辦法節省投資，也要使用單位滿意。也正因為如此，它才起到了積極的作用，沒有產生排他性的消極作用，也沒有在評標過程中，給評委們以傾向性的壓力。但這種成立評標小組的辦法還有待商榷。因為成立協調小組并不能排斥管理單位介入過深以至于影響評標的客觀性的情況。本次政府采購中選擇了有資格的招標代理機構，利用了招標機構的豐富經驗，也是使得招標工作得以順利展開的原因。

四、政府采購管理

根據《暫行辦法》的規定，財政部門負責政府采購的管理和監督工作，通過管理和監督，使政府采購應當遵循的公開、公平、公正、效益及維護公共利益的原則落到實處。財政部門對政府采購的監督包括內部監督及政府采購管理機關對采購活動的監督。內部監督的表現方式之一，就是要求將政府采購的管理機關和采購機關分離，管理機關不參與和干涉政府采購中的具體商業活動。這一要求與《合同法》的精神是一致的，即采購機關和供應商屬于平等主體，管理機關為監督主體活動的“裁判”。政府采購管理機關對采購活動的監督，不是全過程參與，而是通過一定的方式抓住重點環節，掌握采購活動的動態和進展。

根據現行有關規定，政府采購管理機關監督政府采購活動的主要環節及方式有：

１．委托采購代理機構。《招標投標程序暫行辦法》第二條規定：“招標人委托政府采購業務代理機構（以下簡稱代理機構）招標的，招標人應與代理機構簽訂委托協議，并報同級政府采購管理機關備案。”

２．招標通告的發布。《招標投標暫行辦法》第三條規定：“采用公開招標方式的，招標人（或者代理機構，下同）必須在《中國財經報》上發布招標公告，同時也可在省級以上政府采購主管機構指定的其他報刊和信息網絡上發布。”

３．開標。《招標投標暫行辦法》第二十一條規定：“開標由招標人主持，在公證機關的監督下進行。招標人、所有投標人、評標委員會成員和政府采購管理機關等有關部門的代表參加開標會。”

４．全部廢標。《招標投標暫行辦法》第二十四條第二款規定：“全部投標報價均超出標的或預算時，評標委員會有權決定全部廢標或要求全部投標人重新報價，并報政府采購管理機關備案。”

５．中標人。《招標投標暫行辦法》第二十五條第五款規定：“中標人的情況應報政府采購管理機關備案。”

６．投標投標情況。《招標投標暫行辦法》第二十五條第九款規定：“招標人應當自確定中標人之日起１５天內，向政府采購管理機關提交招標投標情況的書面報告。??”

７．投標文件保存。《招標投標暫行辦法》第二十五條第十款規定：“所有投標文件的正本由招標人妥善保管，政府采購管理機關可隨時抽查。”

《合同監督暫行辦法》對政府采購合同的訂立、變更、供應商違約、合同驗收、付款以及合同履行后的監督管理都作出了明確規定。其中，第三條規定：“政府采購合同訂立后７日內，采購機關應當將合同副本報政府采購管理機關備案。”第八條第二款規定：“政府采購合同的質量驗收，原則上應由第三方負責。”

第三款規定：“政府采購管理機關不得參加合同履行驗收工作。”第九條規定：“采購機關依照合同約定需要向供應商付款的，應當向政府采購管理機關報送下列文件，以備審查。??”

關于投訴。《暫行辦法》第七條

（十）規定：“處理中央政府采購中的投訴事項；”第四十一條規定：“政府采購當事人認為自己的合法權益受到損害，可以向財政部門提出書面投訴。財政部門應當在收到投訴書之日起３０日作出處理。”

需要特別說明的是，在政府采購管理機關對采購活動進行監督時，通常是實行備案制，而在國際上如世界銀行一般是采取審批制。我國實行備案制的主要原因，是考慮到我國的政府采購工作還處于起步階段，各級政府采購管理機關都缺乏審批的經驗。一旦條件成熟，我國很可能也要實行審批制。

按上述有關規定來衡量，在這次電梯采購活動中，在政府采購管理方面還存在一些需要改進之處。最突出的問題有：

１．政府采購主管機關管理“越位”。表現就是政府采購主管機關為協調小組成員。協調小組是一個非常設機構，在我國政府采購制度建立之初，這一機構確實在加強監督、協調有關方面的關系方面起到了非常重要的作用。在采購活動涉及面廣或兩個以上采購機關聯合采購時，作為一項措施，由采購機關或相關的采購機關成立協調小組似有必要，但政府采購主管機關（設在財政部門的政府采購中心除外）不應參加協調小組的工作。因為，這一機構的成立并非現行有關政府采購規章的要求，按現行規定，政府采購主管機構及相關采購主體各自的職責是非常明確的，政府采購主管機構對政府采購活動的監督主要是抓主要環節，通過備案制或審核制來掌握采購活動的動態和進程，并通過處理投訴來裁決采購爭端，保護供應商的正當權益。

２．撥款方式沒有突破。在該項采購中，貨款由用戶支付。這種撥款方式雖然符合現行行政、事業單位會計管理體系和國庫制度的要求，但弱化了貨款直接支付在推動政府采購工作方面的力度。根據《暫行辦法》及《合同監督暫行辦法》規定，政府采購管理機關依據采購機關提交的有關申請撥款的文件辦理政府采購資金的撥款手續。在國庫集中收付制度尚未建立以前，政府采購資金的撥付方式有兩種選擇，一是在總會計設立政府采購資金專戶，貨款由財政部門直接支付給供應商；二是在沒有設立政府采購資金戶的地區，財政部門可按現行撥款方式根據合同金額劃撥資金，最后由用戶向供應商付款.

第五篇：采購案例分析

1、案例分析題

某企業倉庫保管員負責登記存貨明細帳，以便對倉庫中的所有存貨項目的驗收、發、存進行永續記錄。當收到驗收部門送交的存貨和驗收單后，根據驗收單登記存貨領料單。平時，各車間或其他部門如果需要領取原材料，都可以填寫領料單，倉庫保管員根據領料發出原材料。公司輔助材料的用量很少，因此領取輔助材料時，沒有要求使用領料單。

各車間經常有輔助材料剩余（根據每天特定工作購買而未消耗掉的，但其實還可再為其他工作所用的），這些材料由車間自行保管，無須通知倉庫。如果倉庫保管員有時間，偶爾也會對存貨進行實地盤點。

根據上述描述，回答以下問題：

（1）你認為上述描述的內部控制有什么弱點？并簡要說明該缺陷可能導致的錯弊。

（2）針對該企業存貨循環上的弱點，提出改進建設。答案： 1．存在的弱點和可能導致弊端。

（1）存貨的保管和記帳職責未分離。將可能導致存貨保管人員監守自盜，并通過篡改存貨明細帳來掩飾舞弊行為，存貨可能被高估。

（2）倉庫保管員收到存貨時不填制入庫通知單，而是以驗收單作為記帳依據。將可能導致一旦存貨數量或質量上發生問題，無法明確是驗收部門還是倉庫保管人員的責任。

（3）領取原材料未進行審批控制。將可能導致原材料的領用失控，造成原材料的浪費或被貪污，以及生產成本的虛增。

（4）領取輔助材料時未使用領料單和進行審批控制、對剩余的輔助材料缺乏控制。將可能導致輔助材料的領用失控，造成輔助材料的浪費或被貪污，以及生產成本的虛增。

（5）未實行定期盤點制度。將可能導致存貨出現帳實不符現象，且不能及時發現，及計價不準確。

2．存貨循環內部控制的改進建議：

（1）建立永續盤存制，倉庫保管人員設置存貨臺帳，按存貨的名稱分別登記存貨收、發、存的數量；財務部門設置存貨明細帳，按存貨的名稱分別登記存貨收、發、存的數量、單價和金額。

（2）倉庫保管員在收到驗收部門送交的存貨和驗收單后，根據入庫情況填制入庫通知單，并據以登記存貨實物收、發、存臺帳。入庫通知單應事先連續編號，并由交接各方簽字后留存。

（3）對原材料和輔助材料等各種存貨的領用實行審批控制。即各車間根據生產計劃編制領料單，經授權人員批準簽字，倉庫保管員經檢查手續齊備后，辦理領用。

（4）對剩余的輔助材料實施假退庫控制。

（5）實行存貨的定期盤存制。

2、某公司材料采購業務內部控制制度可表述如下：

（1）首先由倉庫根據庫存和生產需要提出材料采購業務申請，填寫一份“請購單”。“請購單”交供銷科批復。

（2）供銷科根據之前制定的采購計劃，對“請購單”進行審批。如符合計劃，便組織采購；否則請示公司總經理批準。

（3）決定采購的材料，由供銷科填寫一式二聯的“訂購單”，其中一聯供銷科留存；另一聯由采購員交供銷單位。采購員憑“訂購單”與供貨單位簽訂供貨合同。

（4）供貨合同的正本留供銷科并與“訂購單”核對；供貨合同的副本分別轉交倉庫和財務科，以備查。

（5）采購來的材料運抵倉庫，由倉庫保管員驗收入庫。驗收時，將運抵的材料與采購合同副本，供貨單位發來的“發運單”相互核對。然后填寫一式三份的“驗收單”一聯倉庫留存，作為登記材料明細帳的依據；一聯轉送供銷科；一聯轉送財務科。

（6）供銷科收到“驗收單”后，將驗收單與采購合同的副

本、供貨單位發來的發票，其他銀行結算憑證相核對，相符或不符，以確定此采購業務的完成情況。

（7）財務科接到驗收單后，有主管材料核算的會計，將驗收單與采購合同副本，供貨單位發來的發票，其他銀行結算憑證相核對。以符或不符作為是否支付貨款的依據。

（8）應支付款的，由會計開出付款憑證，交出納員辦理付款手續。

（9）出納員付款后，在進貨發票蓋章“付訖”章。再轉交會計記帳。

（10）財務科的材料明細帳，定期與倉庫的材料明細帳核對。要求：針對該公司材料采購業務的內部控制制度進行評審，指出控制的缺點，并提出改進意見。

1.控制弱點：

（1）倉庫只填一張“請購單”，無法核對供銷科所訂立的材料是否為本公司所需，也不宜發現供銷科未經公司領導批準前，自行定貨現象。

（2）雖然要求材料采購按計劃執行，但對無相應的檢查措施，加上對采購業務的批準與執行均由一個部門來負責，因而缺乏必需的控制。

（3）供銷科未設立材料明細帳，不便于隨時掌握材料的收發動態，不便于確定相適當的采購時間。

2.改進意見：

（1）倉庫填制的“請購單”改為“一式三聯”。

（2）采購業務的審批，應由生產計劃科負責，供銷科只負責材料的采購業務。

（3）“請購單”的處理程序：

A．倉庫填寫“請購單”后，交生產計劃科審批。

B．生產計劃科審批后，一聯留存，一聯退回倉庫備查，一聯交供銷科辦理定貨和采購手續。

C．倉庫將批準的“請購單”內容與原定的采購計劃不一致的，由公司領導審查批準。

（4）相應增加一份采購合同副本轉給生產計劃科，以便與批準的“請購單”相核對。

（5）供銷科增加一套材料明細帳（可只記數量），以便隨時掌握材料的增減變動。