如何辦好會議

（提綱）

一、辦公室三件事：辦文、辦會、辦事，辦會之中包含了辦文、辦事

辦會屬于辦公室的三項基本功之一，同時它對另外兩項工作聯系十分緊密，但凡辦會，一般都會涉及到辦文、辦事，可以說，能夠辦好會，也就能辦好文、辦好事，或者換過來說，只有做好了辦文、辦事兩項基本功，才能辦好會。

二、會議的作用與分類

對我們黨政機關來說，會議的作用主要有三個方面：一是統(tǒng)一思想（如學習貫徹中共十七大精神以及省、市、縣各種會議精神的會議、各種培訓會等等）；二是做出決策（如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的黨政班子會、各單位的領導辦公會等等）；三是布置工作（如各種工作推進會、各單位每年召開的年度工作會議等等）。有的會議具有上面的一個功能，有的則具有兩個甚至三個功能。如我們每年都要召開的縣委全會、“兩會”等就同時具有統(tǒng)一思想、做出決策、安排工作三個方面的功能和作用。至于其他諸如辯論會、茶話會、慶功會、生日會等等就具有另外的一些功能，但與黨政機關工作聯系相對較小，就不納入今天的討論范圍。

會議的分類，從人數的規(guī)模來講，大體上可以分為小型會議（100人以下），中型會議（100人到1000人），大型會議（1000人到10000人）,超大型會議（10000人以上）。從會議召開的形式來講，大家平時接觸比較多的有這么幾種：一是各系統(tǒng)內或各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為推進某一項或某幾項工作而召開的會議；二是各單位、各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為研究某一項或某幾項工作的班子會；三是為某個主題召開的紀念會議、座談會議等等。

三、辦會要做到“三個到位”，抓好“三個步驟”，注意“兩個問題”

下面我重點就具有一定規(guī)模的系統(tǒng)性會議，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)人代會、部門年度工作會議講一講如何搞好會務工作。概括起來，就是要做到“三個到位”，抓好“三個步驟”，注意“兩個問題”。

做到“三個到位”。首先，認識要到位。辦公室工作無小事，辦會工作更是無小事，一個細節(jié)沒有考慮好，一個該通知的人沒有通知到，都會影響會議的效果和質量。會議辦得怎么樣，體現了一個機關，一個地方的工作水平、管理水平和干部水平。辦會雖不是機關、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）全局性的工作，但影響著全局性工作的開展，辦會雖不是中心工作，但牽動著中心工作的推進。二是協調要到位。辦好會務，要與上級領導部門搞好協調，與開會所涉及的各部門、各單位加強協調，還要協調好吃、住、行等有關方面的問題。如果其中一個環(huán)節(jié)的信息掌握不準確，協調不到位，都會影響辦會的質量和效果。三是服務要到位。辦會是辦公室服務工作的集中體現，從會場準備到食宿安排等各個方面，無不體現了服務，越是級別高的會議，對會議服務質量的要求也越高。

抓好“三個步驟”。就是要抓好會前、會中、會后三個步驟。

會前要做的工作：一是制定方案。方案是辦好一個會議的基礎，有了方案可以達到細化分工、細化責任的作用。方案必須明確的內容大的方面就是四個：時間、地點、人員、議程。這四個問題確定以后，重點考慮好以下環(huán)節(jié)：①會議文件起草（包括主題報告、會議須知、需要印發(fā)的文件、主持詞等）；②會場布置（包括主席臺的設置、布標、音響、燈光的落實等）；③會議通知（包括參會對象、新聞媒體等）；④參會人員食宿安排（包括住宿安排、用餐食譜、車輛調度等）；⑤會議日程（包括發(fā)言領導的銜接、主持人的銜接等）。制定方案一定要有系統(tǒng)思考問題的思維和習慣，周密地考慮每一個環(huán)節(jié)。如果是較大的會議，還應當成立會議工作機構，分別負責文秘、會務、生活、保衛(wèi)等方面的工作。一般來說，辦會要辦得好，應該有一個方案，不管是文字的還是沒有文字的方案，小型會議可以不寫書面方案，但會務人員必須在腦子里或在自己的筆記本上有一個方案。二是請示報批。方案制定后要及時報領導審批，審批的過程，也是領導和辦公室相互交換意見、完善會務細節(jié)的過程，可以起到把關定向的作用。三是模擬預演。重要的會議有些內容必須提前模擬預演。如頒獎儀式就必須應當提前走臺，從哪上，從哪下，一次上幾個人等，再如主席臺誰牌的擺放，會務人員一定要提前到位檢查。

會中應重點注意的環(huán)節(jié)：①做好會議記錄（包括討論記錄），②會議期間突發(fā)事件的處理（如話筒、燈光、音響等），③茶水服務，④參會人員的吃住行，⑤會議宣傳報道等。

會后應重點注意的環(huán)節(jié)：①會議材料立卷歸檔，②財務結算，③會議精神的貫徹落實與督查等。

注意“兩個問題”。一是把握重點：如會場的準備、日程確定后，與需在會上講話、發(fā)言領導的材料對接安排等都是辦會的重點。二是注重細節(jié)。辦公室有一句話叫“細節(jié)決定成敗”，對于辦會尤為如此。如主席臺座次的擺放，我們國家開會，誰坐哪個位置是很講究的，再如站立式發(fā)言席的話筒高低，燈光的明暗等等。

四、辦好會議要求辦公室工作人員必須做到：對外要善于協調，對內要有系統(tǒng)處理問題的能力。

對外要善于協調：要協調好上級部門及領導，明確哪些人參會，是否需要接送，主席臺上的座次，發(fā)言的先后順序等等；協調好本單位、本部門內部參與會務服務人員關系，做到各司其責，充分調動大家的積極性，不然就會形成“主將不力，累死三軍”；協調好參會人員吃住行等方面的關系。

對內要有系統(tǒng)思考問題的能力，概括起來就是要努力提高辦公室的參謀助手能力、服務保障能力、機關內部管理能力等。