如何做好新形勢下的辦公室工作

在一個單位，辦公室是個十分重要崗位，也是個富有挑戰(zhàn)性的崗位，下面我以一位老辦公室工作者的身份，結(jié)合自己的工作經(jīng)歷和當(dāng)前辦公室工作實際，就如何做好辦公室工作，當(dāng)好辦公室主任，談幾點體會，與大家共同研究探討。

一、辦公室的職責(zé)、作用和特點

辦公室是黨委、政府和單位的左右手，是直接為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)。第一，辦公室是機關(guān)綜合工作的“龍頭”。作為領(lǐng)導(dǎo)決策的助手和機關(guān)日常工作運轉(zhuǎn)的樞紐，辦公室所承擔(dān)的各項工作任務(wù)，都是涉及全局的工作。第二，辦公室是機關(guān)高效運轉(zhuǎn)的“紐帶”。辦公室起著上情下達，下情上報，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的作用。第三，辦公室是機關(guān)工作的重要“窗口”。辦公室在很大程度上代表著機關(guān)的形象，反映著機關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和干部的精神風(fēng)貌，關(guān)系著機關(guān)在干部群眾中的威信。第四，辦公室是掌管黨和國家機密的“要地”。黨和國家的涉密文件、涉密事項，都是通過辦公室來運轉(zhuǎn)、辦理和保管。

近年來，我縣各級各部門辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的能力和水平有了明顯提高。但是，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，辦公室工作的內(nèi)容和性質(zhì)也發(fā)生了很大的變化。主要表現(xiàn)在：一是承擔(dān)的任務(wù)越來越重。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會議籌備、信息反饋、督促檢查、接待應(yīng)酬等任務(wù)，而且一些臨時性的、牽總性的、沒有專門部門管理的工作也大都由辦公室承擔(dān)，因此辦公室工作的責(zé)任更加重大。二是領(lǐng)導(dǎo)的要求越來越高。由于各級黨委、政府和各部門領(lǐng)導(dǎo)同志的實踐經(jīng)驗豐富，接觸基層多，信息來源廣，工作水平高，對辦公室工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)的要求。三是突發(fā)性事件越來越多。當(dāng)前正處于社會的轉(zhuǎn)型期，各種矛盾糾紛，群體性事件不斷增多，各種自然災(zāi)害時常發(fā)生，這些都需要辦公室參與處置。四是工作領(lǐng)域越來越寬。現(xiàn)在辦公室承擔(dān)的任務(wù)、協(xié)調(diào)的范圍已經(jīng)覆蓋社會各個領(lǐng)域。

二、如何提高辦公室工作的質(zhì)量和水平

（一）強化“三種意識”

學(xué)習(xí)意識。只有善于學(xué)習(xí)，不斷更新知識，充實自己，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，提高對黨的路線、方針、政策和縣委、政府重大決策的理解，對重大事情的判斷，更好地落實黨委、政府的工作意圖。余書記在縣委十二屆二次全會上要求全體黨員干部要做到學(xué)以立德、學(xué)以明志，學(xué)以增才、學(xué)以致用。作為辦公室工作人員更應(yīng)不斷加強政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟和政策水平；不斷加強前沿知識學(xué)習(xí)，提高超前思維和參謀能力；不斷加強法治常識學(xué)習(xí)，提高依法行政和管理水平；不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高辦文辦會辦事能力。在平時的工作和生活中要少一些應(yīng)酬，多一些讀書，少一些閑聊，多一些思考，始終做到觀念不落后，工作不落伍，努力成為文稿創(chuàng)作的寫手，綜合協(xié)調(diào)的能手，搞好服務(wù)的多面手。

責(zé)任意識。辦公室工作突擊性強、事務(wù)性多，經(jīng)常加班加點，甚至通宵達旦，但辦公室人員往往是幕后英雄，無名無利，很辛苦、很清苦、很艱苦，沒有強烈的責(zé)任意識和奉獻精神就干不好辦公室工作。辦公室的任何一項工作、任何一個環(huán)節(jié)出了紕漏都可能造成嚴(yán)重的后果，大到黨委、政府決策部署和重要工作的落實，小到一篇文稿、一條信息、一個電話、一份電報，甚至?xí)h室座次誰牌擺放、話筒音量，一旦出現(xiàn)失誤都會造成不可挽回的影響和損失。因此，從事辦公室工作的同志只有樹立強烈的責(zé)任心、責(zé)任感和責(zé)任意識，做到嚴(yán)而又嚴(yán)、細而又細、慎之又慎，決不能麻痹大意、掉以輕心，力爭少出錯、零失誤。在日常工作中要做到“五個一”：即說好每一句話、辦好每一件事、接好每一個電話、接待好每一位同志、干好每一天工作，做到“六個不讓”：即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作在自己手中延誤、不讓辦理的文件在自己手中積壓、不讓各種差錯在自己身上發(fā)生、不讓來辦公室辦事的同志在自己這里受到冷遇、不讓辦公室的形象在自己這里受到損害、不讓領(lǐng)導(dǎo)為自己的言行操心。

大局意識。胸中無大局，不能成大事，更不足以謀一域。辦公室人員要時刻關(guān)注大局，認(rèn)真研究大局，準(zhǔn)確把握大局，站在大局的高度，把注意力集中在牽動全局、情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點難點問題上，做到對上情心中有數(shù)，對下情了如指掌，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮。圍繞社會穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展這個大局搞好信息調(diào)研、協(xié)調(diào)聯(lián)系、督查落實。圍繞維護領(lǐng)導(dǎo)班子團結(jié)大局，做到不說不利于領(lǐng)導(dǎo)班子團結(jié)的話，不做有損領(lǐng)導(dǎo)形象的事。要促進人與人、股室與股室、單位與單位之間的團結(jié)，充分發(fā)揮各方面的積極性、能動性，形成抓工作、干事業(yè)的強大合力。

（二）提高“三辦能力”

辦文能力。文稿起草要精益求精。文稿起草中，要重視材料和語言的積累，重視文章的結(jié)構(gòu)，重視材料與觀點的統(tǒng)一。要樹立精品意識，多方征求意見，認(rèn)真研究，反復(fù)修改，力求文稿起草體現(xiàn)上級精神，體現(xiàn)中心決策、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、清晰地反映中心決策和工作部署。公文處理要嚴(yán)格規(guī)范。無論是發(fā)文過程中的擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、印制、核發(fā)等環(huán)節(jié)的處理，還是來文來電過程中的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序的落實都要嚴(yán)格規(guī)范，確保公文辦理規(guī)范、順暢、安全。

辦會能力。會前籌備縝密細致。不論會議規(guī)模大小、性質(zhì)是否重要、在什么地方開、由誰主持等，會前都要早計劃、早安排、早準(zhǔn)備，充分考慮會議的各個細節(jié)，制定全面、細致地籌備方案，包括會議材料的準(zhǔn)備、會議通知的發(fā)送、資料的分發(fā)、會場的布置、車輛和食宿的安排、應(yīng)急的準(zhǔn)備等等。只有把這些細節(jié)考慮到位、安排到點、責(zé)任到人，才能使會務(wù)準(zhǔn)備工作有條不紊、主動從容，從而保證會議的質(zhì)量和效果。會中服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。要及時清點參會人數(shù)。對參會人員到會情況要了如指掌，清楚每個地方或單位的參會人員。要認(rèn)真維持會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開時，既要在會議室門口安排專人值班，必要時可請公安部門協(xié)助搞好會場的警衛(wèi)，防止無關(guān)人員進人會場，還要認(rèn)真維持好會場內(nèi)的紀(jì)律。要密切關(guān)注會議進程。辦公室人員心中必須裝好兩張表，即會議議程表和每一項議程的時間表，時刻掌握會議進程。同時，要注意臨時性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時補救。若遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理。如把情況寫在紙條上，請服務(wù)員利用倒水之機悄悄放到主持人面前，盡可能減小對大會的影響。會后工作盡心盡責(zé)。會議結(jié)束后要及時完成相關(guān)會議資料的整理，對重要的資料或錄音、視頻等及時做好收集整理，對會議過程中沒有及時完善的工作立即予以補充。該存檔的資料要按照密級、保存期限等相關(guān)規(guī)定及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，對需要形成會議紀(jì)要的要盡快形成并下發(fā)?？傊龅剑好總€會議有安排，有會就有秘書在；會場內(nèi)外協(xié)調(diào)好，會議內(nèi)容有記錄；紀(jì)要起草不過夜，主要精神宣傳開；重大事項列查辦，督查貫徹收回來。

辦事能力。辦公室是一個干事的崗位，多做一件事情，就多一次學(xué)習(xí)的機會，就多一個展示自我的平臺。辦公室的同志都要勤于干事，樂于干事。辦事時要注意堅持原則，對涉及政策性、原則性的問題，嚴(yán)格按規(guī)定、按程序辦，不拿原則送人情；要注意靈活性，在不影響全局、不涉及大原則、大政策的前提下，講究策略，靈活善變。要牢固樹立

“辦公室無小事”的意識，有時九件事干好了，一件沒干好，將前功盡棄，有時十減一并不等于九，而是等于零，因此要認(rèn)真對待和干好每一件事。要養(yǎng)成“好記性不如爛筆頭”的好習(xí)慣，不忘事、不漏事、不誤事，及時記下上級交待、領(lǐng)導(dǎo)交辦、份內(nèi)要辦的具體事。

（三）搞好“三項服務(wù)”

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室工作首先要突出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員要干事不添亂，踏踏實實干好工作，完成好領(lǐng)導(dǎo)交給的各項任務(wù)。要抹事不激事，在協(xié)調(diào)工作時做到影響團結(jié)的話要兩頭瞞，有利團結(jié)的事要兩頭傳。要攬事不躲事，對于一些與領(lǐng)導(dǎo)密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)又顧及不到的事情，要主動承攬，不能一推了事。要成事不敗事，要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和角度去分析、考慮事情，為領(lǐng)導(dǎo)設(shè)身處地地去想、去辦，切忌沖撞領(lǐng)導(dǎo)，得罪群眾，捅漏子，幫倒忙，成事不足，敗事有余。

為機關(guān)服務(wù)。一是要搞好領(lǐng)導(dǎo)工作之間的協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排好領(lǐng)導(dǎo)的日?；顒樱垢魑活I(lǐng)導(dǎo)之間的工作連接成有機整體。二是要協(xié)調(diào)好各部門關(guān)系，發(fā)揮最大效力。在重要工作、重大活動安排醞釀階段，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，征求各方意見，互相通氣、達成共識、形成合力。三是加強與上級機關(guān)的聯(lián)系溝通，爭取工作上的理解與支持；向基層單位傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖，將決策貫徹下去；了解和反饋決策落實情況，為領(lǐng)導(dǎo)修正決策、總結(jié)經(jīng)驗提供依據(jù)。

為基層服務(wù)。要深入宣傳黨的方針政策，按照便于群眾理解接受的原則，采取靈活多樣、喜聞樂見的方式，說群眾話、講群眾理，使黨的方針政策宣傳家喻戶曉、入腦入心。認(rèn)真傾聽群眾心聲，熱情接待群眾來訪，語言溫和，講究禮貌，平等待人，尊重他人。對群眾合理訴求而又暫時無法滿足的，要說明原因，并爭取理解；不可能解決的要講清政策，正確引導(dǎo)，善于化解可能引起激化的矛盾，樹立好黨委、政府在群眾心目中的良好形象。要善于疏導(dǎo)群眾情緒，及時解開他們的思想疙瘩，理順?biāo)麄兊乃枷肭榫w，切實把群眾的思想和精力引導(dǎo)到推動經(jīng)濟社會發(fā)展上來。

（四）發(fā)揮“四個作用”

當(dāng)好參謀助手。參謀重在謀劃，助手側(cè)重幫助。善于站在全局高度，從領(lǐng)導(dǎo)角度去把握領(lǐng)導(dǎo)決策的需求，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。辦公室人員雖然“身在兵位”，但要善于“胸為帥謀”，時刻做到心懷全縣發(fā)展大局，始終站在領(lǐng)導(dǎo)的高度去思考問題、謀劃工作。要參之及時，做到未雨綢繆，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，服務(wù)在前，參與在前，比領(lǐng)導(dǎo)想的更早一點、更細一點、更深一點，及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供前瞻性的預(yù)案，不能當(dāng)事后諸葛亮。要謀之有度，既要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要補缺，通過參謀，使整個決策更加完善、科學(xué)，決不能順竿子爬，做應(yīng)聲蟲；既要到位又不能越位，既要參與又不能摻和，真正做到幫忙而不添亂，成為領(lǐng)導(dǎo)的左右手。

搞好綜合協(xié)調(diào)。辦公室既要協(xié)調(diào)上下，又要協(xié)調(diào)左右，還要協(xié)調(diào)內(nèi)外。在具體工作中紅臉、白臉都要唱，有時寧可自己受委屈，也要耐著性子處理和解決好各種問題。在協(xié)調(diào)工作中必須尊重上級，理解同級，幫助下級，外求支持配合，內(nèi)求團結(jié)協(xié)作。找準(zhǔn)綜合協(xié)調(diào)的切入點、著力點，力求做到及時、果斷、主動，要以高度的政治責(zé)任感，盡心盡責(zé)搞好黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)之間的工作協(xié)調(diào)，搞好上下和左右部門之間的工作協(xié)調(diào)；要從維護大局出發(fā)，把有利于團結(jié)的工作做好、做細、做深、做實。在協(xié)調(diào)工作中無論大事、小事，都要考慮周全，部署嚴(yán)密，認(rèn)真負(fù)責(zé)，有始有終，做到人人有專責(zé)、件件有著落、事事有回音。協(xié)調(diào)工作要講究方式方法，具體應(yīng)做到

“六多六少”：即執(zhí)行決策多解釋、少強硬；說話辦事多商量、少蠻橫；協(xié)作當(dāng)中多伸手、少旁觀；利益面前多謙讓、少爭利；同事遇事多關(guān)心、少袖手；有了紛爭多疏導(dǎo)、少添亂。

抓好督促檢查。圍繞黨委、政府中心工作抓好督促檢查，是辦公室的重要職責(zé)，也是推動工作的重要環(huán)節(jié)和有效手段。督促檢查要注重實效，緊緊圍繞中心工作開展，及時反饋決策落實過程中的各種情況和問題，提出解決矛盾和完善政策的建議。要敢于督查，對難點、熱點問題要一查到底，該堅持的原則要堅持，該講的話要敢講，做到不講人情，不講關(guān)系，不講面子，敢于批評，敢于擔(dān)事，敢于碰硬。要突出督查重點，把主要精力、主要力量放在黨委、政府的重大決策部署的督查上，放在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、群眾關(guān)心的問題上。要改進督查方式，在繼續(xù)做好決策督查、專項督辦的同時，加大暗訪督查和督查調(diào)研的力度，要把領(lǐng)導(dǎo)督查與督查領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合起來，把書面督查與實地督查結(jié)合起來，把部門督查與聯(lián)合督查結(jié)合起來，把被動督查與主動督查結(jié)合起來，把突擊督查與跟蹤督查結(jié)合起來。要以督查樹黨委、政府權(quán)威，以督查樹辦公室形象，做到敢于督查、善于督查，確保黨委、政府決策的貫徹落實，推動群眾工作順利開展。

抓好后勤保障。要為廣大干部職工提供優(yōu)良的工作和生活環(huán)境，在搞好全面服務(wù)的基礎(chǔ)上，重點保證對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，想方設(shè)法為他們創(chuàng)造滿意的生活環(huán)境和工作環(huán)境，使他們?nèi)硇耐度牍ぷ?。要不斷提高對外接待質(zhì)量和水平。從政治的高度、形象的角度，認(rèn)識接待工作、重視接待工作，決不能把接待工作簡單地看作是安排食宿、沏茶倒水、迎來送往，而要真正把接待工作作為體現(xiàn)工作水平、展示發(fā)展環(huán)境的重要窗口，作為溝通上下，聯(lián)系左右的重要紐帶，通過熱情、優(yōu)質(zhì)、高效的接待服務(wù)，達到保證工作、聯(lián)絡(luò)感情、加深友誼、樹立形象的目的。

三、如何成為一名稱職的辦公室工作者

“萬事人為本”，辦公室工作做得好壞，關(guān)鍵在于建設(shè)一支充滿朝氣和活力、能擔(dān)當(dāng)工作重任的干部隊伍。我們要以“五個好”為標(biāo)準(zhǔn)，即：政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平高、群眾情懷深、現(xiàn)代意識強、作風(fēng)紀(jì)律明。

第一個好：政治素質(zhì)好。政治素質(zhì)好是做好辦公室工作的前提，任何時候都必須忠誠堅定，辦公室工作人員要始終把思想政治建設(shè)擺在突出位置，把政治素質(zhì)作為自身的第一素質(zhì)，牢固樹立政治意識和大局意識，學(xué)會從政治上和全局上觀察問題、思考問題、處理問題，在思想政治上始終與黨委、政府保持高度一致，與黨委、政府的決策保持一致，堅決維護黨委、政府的權(quán)威，維護領(lǐng)導(dǎo)的形象。

第二個好：業(yè)務(wù)水平高。要不斷提高辦文、辦會、辦事能力，緊扣黨委、政府和部門的重點工作，針對熱點難點問題開展督促檢查，不斷提高調(diào)研能力，圍繞黨委、政府的主要工作及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點、熱點、難點問題，收集整理和上報信息。

第三個好：群眾情懷深。感情決定態(tài)度，感情決定方法，沒有感情是很難對群眾負(fù)責(zé)的。對群眾充滿感情，就是要求我們樹立“以情補理”的工作理念，疏導(dǎo)群眾情緒，爭取群眾的理解和支持。在作決策參謀時，凡是關(guān)系群眾切身利益的事，都要作為大事、要事。凡是群眾需要解決的問題，都要盡快辦、馬上辦。做到謙虛謹(jǐn)慎、勤政為民、熱情服務(wù)，堅決克服“門難進、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象。

第四個好：現(xiàn)代意識強。辦公室人員要與時俱進，不斷更新知識，豐富知識。現(xiàn)在是“網(wǎng)絡(luò)時代”，電子設(shè)備應(yīng)用在工作中的每個環(huán)節(jié)，辦公室人員要熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備應(yīng)用技能。要充分發(fā)揮電子政務(wù)的優(yōu)越性，凸顯自動化辦公的高效便捷。

第五個好：作風(fēng)紀(jì)律明。要模范遵章守紀(jì)，各單位辦公室是窗口部門，凡事都要當(dāng)模范做表率，帶頭貫徹落實四項制度，清正廉潔抵得住誘惑。要甘于奉獻耐得住寂寞，辦公室的工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻，沒有奉獻就搞不好服務(wù)，沒有奉獻就干不成事業(yè)。要承受得住壓力，經(jīng)得起批評。辦公室工作量大、時間要求緊、質(zhì)量要求高，不可能做到每件事情都嚴(yán)密而無一紕漏，在具體工作中出現(xiàn)小的失誤要及時改正，領(lǐng)導(dǎo)批評要正確看待，認(rèn)真分析整改。

四、如何調(diào)動辦公室的積極性

辦公室的工作任務(wù)繁重，千頭萬緒，辦公室的干部職工工作比較辛苦，生活也比較清苦，許多同志長期承受著超負(fù)荷的工作，“早上班、晚下班、夜里還要加班”。這就要求各單位的領(lǐng)導(dǎo)特別是主管領(lǐng)導(dǎo)要對他們“高看一格、嚴(yán)管一層、厚愛一分”，讓大家感到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和組織的溫暖，充分調(diào)動和發(fā)揮辦公室干部職工的積極性，不斷開創(chuàng)“重要工作上檔次、后勤服務(wù)上水平、整體工作創(chuàng)一流、全員素質(zhì)步步高”的辦公室工作新局面。

一是政治上多關(guān)心。辦公室是個鍛煉人、出能人的地方，是人才培育的基地，是人才成長的搖籃。要多關(guān)心干部的成長，平時多看缺點，提拔重用多看優(yōu)點。要多搭建人才成長的舞臺，多創(chuàng)造人才成長的機會，要積極向有關(guān)部門推薦干部，大膽使用干部，使他們看到希望、感到溫暖。

二是工作上多支持。要放手使用辦公室工作人員，充分發(fā)揮他們的參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)作用。要積極改善辦公條件，在條件允許的的情況下，從辦公用房、車輛配備到辦公自動化設(shè)施購置都要優(yōu)先安排，以改進工作質(zhì)量，提高工作效率。

三是思想上多交流。要做辦公室人員的良師益友，多與同志們交流思想，增進了解，增加信任，建立健全談心制度，廣泛開展領(lǐng)導(dǎo)和同志們的談心活動，通過對話溝通，理順情緒，增強信心，激發(fā)廣大辦公室人員的工作熱情和工作積極性。

四是生活上多幫助。要在條件允許的情況下，著力解決干部在生活上存在的困難和問題，能安排的給予安排，能解決的妥善解決，以解決這些同志的后顧之憂，輕裝上陣干好工作。

同志們，辦公室工作地位特殊，責(zé)任重大。能夠在辦公室這個平臺上學(xué)習(xí)鍛煉，施展才華，是大家難得的機遇和緣分。希望大家倍加珍惜，倍加努力，以自謙的勇氣、自信的狀態(tài)、自律的意識，忠于職守，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻，努力開創(chuàng)全縣辦公室系統(tǒng)工作的新局面，為我縣經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展作出新的更大貢獻!