第一篇：與文秘相關論文精品

與文秘相關的論文集錦

下面是我整理整合的一些關于文秘方面的論文范文，歡迎閱讀借鑒，希望對你有幫助。

淺談如何提高機關公文處理水平

公文處理工作是機關實現職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現紕漏。由編輯老師為您提供的如何提高機關公文處理水平，希望對您有所幫助!

一、夯實基礎，嚴謹規范地做好文件的登記工作

文書處理要堅持集中統一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴把收文關口，認真做好文件的簽收登記工作。無論是下發的文件、通知，平級單位發來的函件，還是下級報送的請示、報告，都應做到專人來統收、統辦、統管，以便于規范管理、查閱利用。有的單位或部門，文件簽收不定人，對于每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會導致文件遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤后，要快速簽收，然后詳細登記。目前，大都采用電子表格登記(即 excel 表格)，蓋簽收章、編流水號并準確填寫公文處理單，送部門負責人簽批。

二、把握領導批示，科學有效地做好文件的傳閱工作

為便于領導更好地批示，文書人員要根據實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱

批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那么哪些文件是最重要的呢?標準是什么?

這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容，將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面，而那些關系不大的文件放在最后。在處理過程中，要準確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴大傳閱范圍。對于呈批件，嚴格按程序辦理，對于請示件要按領導職務由低到高的順序呈批，確保級別較高的領導對其他相關領導同志的意見、態度有一個全面把握，便于拍板決策;對于報告件則要按領導職務由高到低的順序呈批，確保級別較高的領導第一時間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉的登記工作，理清領導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡，便于領導在文件運轉期間隨時調閱。

三、講究時效，靈活多樣地做好文件的催辦工作

公文在傳遞、辦理過程中，都有明確嚴格的時效要求。及時是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機關工作處于組織和領導地位，從某種意義上講，時效性的強弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強的時間觀念，在各個環節上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學，操作手續簡便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時，如果領導外出不在辦公室時，文書人員要根據文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領導，一方面將文

件超前性地復印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領導忙于其他事項忘記批閱文件時，文書人員要適時委婉地予以提醒。

對需要催辦事項的文件，文書人員轉辦后，要跟蹤文件的落實情況，可采用靈活多樣的形式，主動聯系對方，不能將領導批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內落實承辦事項。催辦可采取發催辦單或打電話詢問等形式進行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結果、件件有回音。文件辦理完結，應及時注明落實單位、落實時間和落實結果，并將辦理情況進行整理后，反饋批示領導和分管領導閱知。重要文件，視具體情況，應隨時反饋。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機，貽誤工作，造成損失。

四、嚴細認真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作

公文辦完后，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的可以單獨存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件，也可復印多份或掃描成電子版存放于電腦里，以備查取。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環節。文書人員要站在對歷史負責的高度，認真做好每份文件的歸檔工作。

五、嚴守保密制度，認真做好文件的安全保密工作

在機關公文運行中，經常涉及到一些秘密事項的內容，文書人員要嚴格

按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意并經常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密文件，確保安全保密。

總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多總結、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強烈的責任感和事業心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至會給企業造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文處理水平提高了，才能真正達到以文輔政的作用。

簡論企業秘書如何處理好上下級關系

當今社會秘書作為社會的熱門專業之一，它越來越受到人們的普遍關注。編輯老師為您整理了企業秘書如何處理好上下級關系，希望幫助可以幫助到您。

秘書人員作為領導的參謀和助手，在輔助領導科學決策時，要和領導者和領導集體處好關系;在為領導或領導集體服務時，要認清服務角色，正確處理好與領導、下級的關系。秘書對上要處理好與領導的關系，對下要處理好與基層的關系，對內要處理好與同事的關系，對外要與各種機構、各色人等打交道。

一、企業秘書與領導關系的處理技巧

(一)領會領導意圖，做好領導交辦的事項 秘書工作往往是領導工作延

伸，在工作實踐中，領導是上級，處于主導地位;秘書是下級，處于輔助的地位。領導者，應幫助秘書認清事業發展目標，明確工作任務，并給予及時有效的指導和各項幫助，使秘書能夠盡職盡責，努力工作;對于秘書而言，要輔助領導確定事業目標，并為領導提供綜合性的服務，當好助手和參謀。

例如：一個周六的下午，某醫院分別召開門診患者、住院患者、離退休干部職工、社會義務監督員等幾個座談會，廣泛征求群眾意見。會后，幾個小組的會議記錄全部匯總到了秘書手中，辦公室主任吩咐下周一之前把材料整理出來交給黨委書記。會議記錄很凌亂，字跡也潦草不清，秘書整整用了一天的時間才將多達 180 條意見和建議整理完，并在用詞造句上對這些意見和建議做了一些修改，待工作結束時已經是周日晚上十一點多了。第二天交材料的時候等到的卻是主任嚴厲批評，因為秘書沒有按照領導的意思對所有的意見分門別類進行梳理。最后秘書將意見按照醫療、護理、后勤、服務態度、人事工作等幾個方面加以分類，相同相似的意見歸并，最后共梳理出了 4 個方面 68 條意見和建議。

(二)主動參謀，為領導分憂解難，提供信息主動參謀 在整個企業中，秘書是與領導關系最為密切，最了解領導的人。領導事務繁忙，難免有很多不如意不順心的時候，作為秘書，要敏銳地觀察到領導的思想活動，想領導之所想，急領導之所急。在領導工作上遇到困難的時候第一時間站出來鼎力相助，生活上遇到挫折時候也能盡自己最大努力撫平領導的情緒，做到顧全大局，不要因為領導個人的情緒影響這個公司的運轉。

市場經濟條件下現代企業處在一個信息爆炸的時代，市場瞬息萬變，隨

著全球化進程的不斷加劇，企業面臨前所未有的復雜和激烈的競爭局面。要想在市場競爭中獲勝，抓好信息工作成為一個不可或缺的環節。傳統的秘書工作只注重一般性的上情下達和下情上達的縱向信息，改制以后，秘書人員主要面向市場抓市場信息、經濟信息和產品信息。秘書人員要從信息的超前性、客觀性、多元性的特點出發，經常捕捉包括原料、生產、科技、產品、價格、市場、消費等各個方面的信息。并且把信息工作的立足點由原來著重為上級行政機構服務轉移到全力為企業經理的經營決策服務，做到提供的信息及時、準確、有用，真正當好領導的參謀和助手。

(三)小處著眼，注意細節 企業中的秘書，既可參與決策、組織協調等重要工作，也要細致扎實地干好每一件具體瑣事，做到從小處著眼，注意細節。這里舉三個例子來簡單說明一下秘書如何從小處著眼，注重細節。

例如：領導喜歡喝茶，秘書平時就要準備好上等的茶葉，待領導需要時，有好茶以備，在給領導沖茶時，一定要把茶具洗干凈，在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。倒如茶杯里的水要適量。這樣，既講究衛生，又顯得彬彬有禮。

(四)善于溝通，一視同仁 日常工作中，領導之間出現意見分歧是常有的事，企業秘書在工作中經常會處于領導與領導之間的夾縫中，受夾板氣。企業秘書要從大局出發，從和諧角度去處理，對每一位領導都一視同仁，千萬不能把某位領導對另一位領導的意見直接告訴對方，更不能厚此薄彼，添油加醋。企業秘書應善于在領導之間轉達意見，善于把了解到的不同的甚至于對立的意見轉變為自己的建議，私下與領導溝通，這樣可避免領導之間的矛盾，也可使自己免于尷尬的境地。

二、企業秘書與同事關系的處理原則

(一)顧全大局 在社會生活中每個人都有自己的個人利益，每個單位都有自身的局部利益，同時一切個人與單位又有不同層次的全局利益和最高層次的國家利益，秘書人員也不例外。如何處理個人與集體、局部與全局、單位與國家之間的利益關系，是人際關系中的一個重要問題。秘書人員應該對本單位的職能和工作范圍有個全面地了解，把自己的本職工作放在單位的全局當中考量，這樣才能更好地完成任務。在當今信息化和經濟全球化時代，秘書如果不了解大局就難以跟上時代的步伐，難以為領導提供卓有成效的參謀輔助。

(二)敏言慎行 辦公室是一個敏感地帶，身處其中的秘書，要盡可能地多觀察你周圍的同事如何做，虛心請教、模仿并把所從事的工作做得盡善盡美，而盡量避免言語、舉止方面的張狂。即使你十分健談，甚至是出口成章、口若懸河，也必須克制自己。同時，在單位里除了做好你的本職工作外，要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的衛生清掃、桌面整理、準備開水等)，它可以表現出你對單位的熱愛、對同事的關心，也體現出你個人良好的品質和修養。因此，你必須時時注意你言談的恰當，事事注意你舉止的適度。

(三)寬人嚴己 秘書長期工作在一起，因性別、性格、年齡、愛好等差異，同事之間因一些細微末節產生一些小誤會、分歧甚至爭吵是正常的，若爭強好勝，處理不當則會釀成糾紛、沖突進而造成傷害，其結果必然是兩敗俱傷。

當好秘書要有著高尚的道德品質，寬人嚴己，友愛合作，寬容待人，助

人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨而存嫌。以博大的胸懷接納身邊的同事，有時退一步海闊天空，適當地忍讓也會為自己贏得尊重，贏得好人緣。

(四)尊重別人 尊重和重視他人，是秘書人格品質的表現和人際交往的原則。為此，應做到：第一，真正地關心和幫助別人，這是人際關系的關鍵。如果用愛心和同情心去審視某一個人，那么這個人總有其可愛和可貴之處，而若缺少了愛心和同情心，我們就無法認識和理解別人，也無法與其和睦相處。當同事遇到困難處于困境時，應伸出援助友好之手，尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際間的堅冰，讓人感到你的仁慈和無私。這樣，當你面臨困境時，人們也會及時地對你施以援手。第二，要經常真心地表示自己對別人的感激之情，要真誠地贊揚別人的優點。這樣，不僅能加深雙方的友情，且能促進別人的發展。第三，尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他人，盡管有時是無意的。當自己與別人比較、強調自己的長處、優勢或直接貶低別人時，都有可能傷害對方的自尊，造成對方的自卑，甚至影響雙方的人際交流。

(五)誠信正直 秘書人員在處理人際關系時，要樹立誠信第一的觀念。因為誠信是品德之綱，而正直乃做人之本?，F實生活中不乏有些秘書利用領導的授權輕易許諾于人，但或置之腦后，或遲遲不辦、辦而不果而使自己陷入交際困境的實例頗多。因此秘書必須首先保持誠實的美德，以誠感人，這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠老實，言而有信，態度誠懇坦率，行止彬彬有禮，才能在社交活動中贏得廣泛的擁護和支持，進而擁有和諧的人際關系?？陀^的做法是：既不俯仰討好位尊者，也不藐

視冷落位卑者;既要言正，不為討好敷衍某人而歪曲事實，也要行正、身正，以自己良好的人格魅力去打動、影響周圍人的心靈;要端莊而不過于矜持，謙遜而不矯飾作偽。如此，你便會與周圍形成良好的交往氛圍，增進相互間的團結合作。

三、企業秘書接待來訪者的工作方法

(一)預約來客 這類客人的接待工作相對來說比較簡單，一般只需知會一聲便可以了。但是，雖然預約客人在心理上已經越過了秘書這道防線。秘書卻絕不能就此事不關己，高高掛起，擺出一副漠然置之的態度，給來訪者造成不快情緒，影響其與領導的會面質量。

(二)不速之客 這類來客又可以分為三種情況：

1.確有緊急事務須與領導直接商談者。與這類客人接觸，應在禮節允許范圍內盡量避免虛禮客套，直接進入實質，及時通知領導，聽候處理意見，努力使事情得到迅速有效的解決。

2.一般性事務來訪者。此類來訪者是隨機而又頻繁的，因此對他們的接待工作在很大程度上是對秘書耐心與應變能力的考驗。一方面，要一如既往地熱情周到。另一方面，又必須根據事情的輕重緩急分門別類地處理好。

3.興師問罪者。這是一類特殊的來訪者，其特點是來訪目的中摻雜了過多的感情因素。因此，秘書人員在接待時需格外小自在意，千萬不能火上澆油，引起更大麻煩。首先，平息對方的怒火是關鍵，接下來則應弄清楚對方來訪意圖及問題的癥結所在，作謹慎答復。若對方無理取鬧則可采取必要的強硬態度，以維護本組織利益及正常的工作秩序。

總之，在接待來訪的過程中，秘書應當不驕不躁，不卑不亢，將服務于

組織，服務于公眾的理念貫穿于工作始終。

美國成人教育家戴爾卡耐基認為，一個人事業上的成功，只有 15%是由于他的專業技術，另外 85%要靠人際關系和處世技巧。所以，無論是秘書，還是領導，都應主動地、積極地培養交際的能力，努力建立良好的人際關系，以利于工作的開展，利于提高工作效率。

[參考文獻]

[1]向國敏：《現代秘書學與現代秘書實務》。

[2]翁世榮：《現代秘書學》：1989 年版。

[3]周恩珍、周文建、史華楠：《秘書心理學》，1990 年版。

[4]王殿松：《助手之道談秘書工作》。

[5]趙國慶：《兩件難堪事交我做秘書》，《秘書》2008 年第 1 期。

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第二篇：文秘論文

關于企業秘書工作的探討

在21世紀，新的形勢要求企業經營管理工作必須制度化、規范化、法制化，客觀上對企業秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業秘書工作，就必須緊跟時代步伐，緊緊圍繞一個中心，樹立十種意識，提高四種素質，不斷完善自己，掌握科學的方法，付出艱辛的勞動，做好領導的參謀和助手，高效率、快節奏地圓滿完成領導交辦的各項任務。

一、以領導活動為中心

企業的秘書工作是為滿足領導活動的需要而產生和展開的，領導活動為主，秘書工作為輔，就決定著企業秘書工作始終要以領導活動為中心，否則，不是越位就是不到位。企業秘書就應該圍繞這個中心安排自己的工作和生活，對領導的指示做到招之即來，來之能戰，戰之能勝。對領導安排的工作一旦接受，即排除一切干擾，全身心地投入，高質量地完成任務，力求達到領導滿意。

二、牢固樹立十種意識

1、學習意識。知識就是力量，企業秘書的成功更離不開知識的積累，而知識的積累主要靠學習。作為一個合格的企業秘書，就應該象擴大電腦內存一樣儲存并不斷更新自己的知識。首先是加強有關的國家法律、法規學習，特別是與企業生產經營有關的法律法規知識，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《產品質量法》、《合同法》等。二是要學習生產方面的知識，了解生產現場設備和裝置的性能，了解生產工藝流程。三是向書本學習，博覽群書，鍥而不舍，從書本中吸取智慧和知識。四是向實踐學習，充分利用深入基層的時間，參加生產勞動，鍛煉自己，增長知識。五是向領導學習，學習領導同志的領導藝術和工作能力。六是向群眾和同事學習，學習他們的好經驗、好作法、好思想、好作風。企業秘書人員要學習、學習、再學習，養成學習的好習慣，不斷完善知識結構，拓寬知識面。

2、效率意識。樹立強烈的時效觀念，培養雷厲風行的辦事作風，是企業秘書工作的基本要求，也是企業發展形勢的需要。秘書人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風行，加快工作節奏，按照工作程序辦文、辦會、辦事，特別要注重時效。不能出現拖拖踏踏、慢慢騰騰的現象，要搶時間、趕速度，爭取最快的速度和最好的質量辦好每一件事。

3、奉獻意識。企業秘書工作是一項時效性強、任務繁重、生活清苦、默默無聞的工作，而且崗位重要，工作要求高，責任重大。這就要求秘書人員必須要有安于清貧、樂于奉獻、埋頭苦干、任勞任怨的精神，必須發揚“俯首甘為孺子牛”和甘當“無名英雄”的精神，絕不能為權力、名利所動，殫精竭慮地做好本職工作。

4、嚴謹意識。秘書工作無小事，秘書人員必須時時、刻刻、事事、處處堅持認真、認真、再認真，細致、細致、再細致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急，理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯辦，高質量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責。

5、創新意識。企業秘書要充分發揮主觀能動性，努力學習新知識，研究新情況，考慮新問題；要多動腦筋，多想辦法，為領導出點子，出好點子，出新點子；要多請示，勤匯報，主動為領導分憂解難；要開拓進取，大膽創新，力誡墨守成規、大出風頭。

6、超前意識?！胺彩骂A則立，不預則廢”。要做好企業秘書工作，就必須增強超前意識和主動意識；既要雪中送炭，更要“雨前送傘”，做到未雨綢繆。要超前接受新知識、新觀點，學會創造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍；要注意收集資料，掌握動態，篩選出有價值的材料及時提供給領導。

7、形象意識。秘書部門素有機關“窗口”之稱，因此秘書人員的形象不僅是秘書個人學識、才能、品格等的體現，更體現了所服務的機關和單位的形象。秘書人員如果衣冠不整、油頭粉面，或者格調低下，就會嚴重損害機關形象。特別是生產經營企業的秘書，經常與基層單位、外銷客戶打交道，更代表機關和企業的形象，更要加強自身修養，內強素質，外樹形象，潔身端行，勤政為公。

8、全局意識。企業秘書工作無論大小事，事事關系全局，無論是參與行政管理，搞好服務，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從企業工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助企業領導解決重點和難點問題，自覺地服從服務于企業工作的大局。

9、守紀意識。秘書人員在領導身邊工作，處于一種特殊位置，要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，正確對待個人利益，嚴格要求自己，不以領導名義辦個人私事，不打領導的旗號托人情、拉關系，努力做到自重、自省、自警、自勵。

10、保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范。秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格執行有關保密法律、法規和制度，切莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養成保密的好習慣。

三、企業秘書必須具備并不斷提高四種素質

1、過硬的政治素質。秘書工作是一項政治性、政策性都很強的工作。秘書工作的性質、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學、正確的方法處理日常事務，不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，特別要學好江澤民同志關于“三個代表”的重要思想，學習黨和國家的路線、方針和政策，多了解國際風云，不斷接受新信息，更新觀念，用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題，透過現象看本質，發揮好參謀和助手作用。

2、扎實的文字功底。有一定的文字功底是對秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責。寫作本不是一件易事，寫好就更不易。一篇脈絡清晰、用語簡潔的作品，使人看后一目了然，但沒有一定的功底不可能一蹴而就。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規定，不像詩歌、小說、散文那樣可隨心所欲自由創作。寫作的功夫需要長期的生活實踐，深厚的文化積累，系統的寫作技能，關鍵是要做到“三心”：一是留心寫作。要務一行勤一行，注意各種結構和格式的作品，要細讀、細品、細鉆、細研，取人之長，為我所用。二是潛心寫作。秘書人員要有長期寫材料的準備和習慣，自加寫作壓力，隨時做好接受任務、寫作材料的準備和習慣。三是用心寫作。寫作材料要專心專意，一絲不茍，精心寫作，清楚自己寫作時所代表的身份后，那種在思想高度集中下對事務方方面面的深思熟慮，具體到某個環節時所迸發的獨到見解，及對某些事務防患于未然的預見性想象，就如一位運籌于帷幄之中而決勝于千里之外的指揮官。切忌敷衍塞責、應付差事。

3、過硬的技術素質。隨著現代化辦公機具的普及，企業秘書肯定不能再滿足于傳統的工作方式和素質，試想一個現代企業秘書如果不會電腦、操作、不會復印、傳真、不會接發電子郵件、不會查閱網上信息，如何能干好本職工作。現代企業秘書必須主動去適應、掌握現代辦公技術，提高實際應用水平，做一名立場堅定、作風優良、技術過硬的新時代企業秘書工作者。

4、健康的身體素質。常言道：“身體是革命的本錢”。沒有好的身體，如何更好地為領導服務。作為企業秘書要有能承擔繁重的任務、不分晝夜和節假日去完成的身體，因為身心經常處于高度緊張狀態，稍不注意，身體可能就會被累垮。所以企業秘書工作者，必須加強體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態。

四、具有精明的辦事能力

1、理解和領會能力。日常工作中秘書一方面要接受領導的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預期的目的，就必須準確、快速地領會領導交待的意圖，同時也要準確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。

2、分析和駕馭能力。企業秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當，有條不紊。

3、應變能力。企業秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發展。有些辦事的計劃、預案和想象，會出現與現實情況不大相符，甚至把預案方案完全打亂。需要秘書臨機不亂，沉著鎮定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，達到預期目的。

4、交際能力。交際能力是處理好人際關系的重要因素。企業秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時，交際能力也反映出一個人的思想性格修養。

5、語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的關系。上傳下達、接待來客、洽談工作都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關系的一個基本條件。會說話的標準大致是口齒清楚、禮貌溫和、達意準確、繁簡得當、態度誠懇。同時還要注意說話的藝術：感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

21世紀的新時代，給企業的生存和發展帶來了新的機遇和挑戰，新的形勢和任務給新時代的企業秘書工作者提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，增強責任感和使命感，樹立強烈的敬業精神，從我做起，從現在做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質，完善自我，做一名合格的企業秘書。

第三篇：文秘社會實踐論文

文秘社會實踐論文

四個星期的實習圓滿結束，時間重游7月20號，日子悄然而逝，在社會的這段日子，有點難熬，有點乏味，也有點不平凡，有點不舍?？傮w來說，還是學有所

成。

實習地點：從xxx辦事處婦工委到人口與計劃生育辦事處。實習單位的變化，令我學習到很多在學校學習不到的東西，跟著政府人員學習，從而更好地接近社會，了解社會，一個人的變化體現在他的交際圈之中，在交際中不斷學習，從而我對社會的看法也不斷的深入，對于人與人的關系，也產

生了潛移默化的了解。

在婦工委，實習時間一個星期：

實習第一天：主任跟我介紹婦工委的職能工作，包括工作流程，工作時間，工作細要以及網上稿件處理。第一天的工作，就是看完網上的稿件，看完一份只有政府人員有的一份資料合編叫報紙新聞報道匯編，里面的內容我還歷歷在目，就是記錄我們大瀝鎮歷年來發生的重大事件和特殊新聞。主任要求我認真看完，并且學習如何寫，看稿件，一項簡單的工作，我很快的看完。第二天，我開始于主任熟悉起來了，就不斷追問主任問題。我了解到了主人一些問題，包括：主任是如何進入政府工作，如何在政府處理問題，如何兼顧政府人員之間的關系，如何搞好整個黃岐的工作。但是我更關注的是關于學習知識與社會之間的聯系。

一、為什么社會上要有本科和?？频膮^別？是不是本科更具是社會潛力？首先，我們要明白一點，人與人之間競爭是很激烈的，激烈的競爭需要無形中對人有一個要求，這個要求就成為一個標準。社會需要發展，就需要一些有能力的人，有能力的人社會是如何界定的，就是看你的學歷，或許這就是第一標準，也叫做表面標準。其次，就是內在標準，就是你的做事情的能力。有本事不僅包括做事能力，也包括做人的能力。做人是一個很大的學問，包括：人際關系，形

象，一技之長，溝通能力等。

在本科與專科一同畢業時，就業是一樣的，競爭也是一樣的，但是升職就不一樣了，這就是區別，現在的人要升職就要看你有沒有能力，學習能力就是他們

評判的一個標準。

主任給我的啟示：現在有能力讀書盡量度多一點書，而且要把一項東西學精，學好，把人際關系搞好，把性格修煉好，所謂修煉，就是能把自己融入集體，又

不缺乏自己的個性，這就是所謂的能進能出。

二、面對同一個問題，為什么現在的大學生與社會人的想法不同呢？

這就是父母為什么要我們努力讀書的原因之一。社會人，他們處于一個社會之中，社會閱歷是他們想問題的資本，面對很多問題社會人不先去表達自己的態度，因為他們先去思考，不去過早的判斷一些事情。往往很多孩子就是這樣，大學生也是，人家說的不聽，不去思考，盲目做事情就是失敗。很多前輩給我們忠告，就是因為他們受到社會的洗禮，希望我們在以后的日子里能過好一點，把這種社會不公平性降到最低程度，這樣，就需要我們自己進行說話教育，自己說服

自己，把自己的想法與實際結合，再次努力。

現在，考證很熱門，這個問題很學生只會盲目去考，一個真正意義上的證，應該是要滿足社會的需要，所謂滿足社會的需要，在我看來就是要為自己找到立

足的資本，得到這個證的內容，這是關鍵。

三、辦事注意事項

在政府機關里面，如果有人需要找主任，而主人剛好不在的時候，你又不知道主任去了哪里，不應該打電話找主任，應該說主任要開會，現在沒空。還要表

明自己的身份，讓對方知道自己是實習的拿不定主意。

在接待電話中，首先需要表明自己的身份，然后記下找主任有什么事情，把

那個人的電話號碼一同記下。

在整理檔案時，應當處理好不同村委和居委的資料，輸入時應當做到準確無誤，而且輸入要快，最好學會用小鍵盤盲打，這些如果在其他機關，如統計，就

需要每天對著數字，對小鍵盤的使用要求很高。

在人口與計劃生育辦事處，實習三個星期：

第二個星期開始，我就在人口與計劃生育辦事處上班。

我的感受：實習就是這樣，需要人員的調動，無論在哪里工作，就需要在哪里拼命，能夠學到東西就夠了，能夠認識到很多人搞好人際關系就好。學習溝通能力十分重要，在陌生的環境，就需要有一套溝通的方法，或許我已經學到一些，但是還需要完善。同時，我們還需要加強適應能力，珍惜在實習中的時間，在有

限的時間內盡可能的學到一些新東西。

第一天，我一個人在單位，靜靜地聽單位的人說單位的是是非非，感受一點很深的是：即使是在政府里面，人員之間的競爭是很大的，有什么不滿也只有在和自己比較熟悉的人說，內部競爭的激烈性讓我看到很強的社會性的東西。也同時看到領導與普通員工的區別，就是：領導打電話，下屬接電話，領導只是告知

性的，下屬就是執行性的。

一、學到一種整理檔案的方法

上班就要任務，我喜歡。整理1987年到2000年的檔案，我用了一個多小時就完成了，將案起丁，一份一份放好，起丁很簡單，為了就是不要讓檔案生銹，保存好檔案，讓檔案的保存時可以更長，這就是第一步。

第二天，今天將檔案用乳膠把散落的檔案黏貼好，而不是用膠水，乳膠的粘性更強。我就這樣一邊看文件，一邊粘文件，看大瀝鎮的文件是怎樣的和學習一下人家是怎樣學公文的。在看文件中，我學到一點東西，學到一些新的名詞。什么叫四術？什么叫早產？什么時候可以再生育小孩？什么人只可以生于一胎？總之有關一些生育問題的我都了解過，也都詢問過。也許就是這些詢問，讓我融

入了計生辦的家庭之中，開始接觸他們不一樣的計生工作之旅。

第四天，我就和人口與計劃生育流動人口調查小組下去居委進行調查。我們小組負責六聯的北村市場。對于我來說，是在是太新鮮了，下去調查流動人口計劃生育情況，分四個小組，每一組負責五份問卷。我就跟華姐下去。第一站是水果店，第二、三站是電話亭，第四第五站是隨機在街上抽查。從早上9點30分到10點45分結束，回到六聯村委會進行統計，反饋結果，我坐在外廳，總能聽

到內廳辦事員在匯總時的激烈的聲音。11點多，結果出來了，在抽查的

第四篇：管理文秘論文

結 課 論 文

題目：淺析如何做好會務工作 班級：事管11-1 姓名： 學號：

淺析如何做好會務工作

會議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優化決策的一種通用形式，一直被機關、企事業單位所廣泛利用。如何開好會、開短會，做好會務工作，是保證會議高效的前提。一名稱職的秘書一定是一個組織會務工作的高手。

會務工作即會議的組織、保證和服務工作。一般需要有會議的領導者、參加者和服務者三個方面的努力配合。這里主要就服務者即秘書人員所做的會務工作加以論述。秘書做好會務工作的關鍵在于會前精心準備、會中做好管理保證會后及時總結反饋。會務工作的繁簡，與會議的內容、級別有一定關系。一般來說，會議越大，規格越高，內容越重要，會務工作的內容就越多，難度就越大。小型會議，發個通知，確定時間、地點，做好記錄即可，會務工作非常簡單；某些決策性會議，人數雖少，卻十分重要，必須認真對待；大型和特大型會議，會務工作內容較為繁雜，必須成立專門的會務工作組來做好組織、籌備工作。

一、會務工作內容

（一）、會前超前籌措，精心準備

“凡事預則立，不預則廢”。要想做好會務工作，必須有目標、有計劃、有分析、有論證，準備充分。從某種程度上說，會務工作的成效，很大程度上取決于會議前期準備工作的細化程度。具體應做好以下幾方面的工作：

1、協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個原則，就是一定要弄清領導開會的真正意圖，即要解決什么問題，達到什么目的秘書人員對收集到的議題要仔細篩選，及時送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便領導選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上來。

2、做好會議經費預算。這包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等，做會議經費預算既要本著勤儉辦會、節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

3、做好會議議程、日程的制訂。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列；會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式將各項議程分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，讓與會者一目了然。下面是一個會議的日程安排表：

5月14日 預備會議 5月15日 正式會議 5月16日 會議結束

該日程安排表違反了會議日程的制定方針，即把與參會者有關的需配合的事項以會務手冊的形式準確無誤地事先告之參會者，因而它的制訂不能算是成功。在會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無誤。可對上面這個會議日程加以完善，就會形成下面的日程：

5月14日

下午13:30 與會人員報到 信息報告大廳 晚上18:00 報到人員統一用餐 沁芳園 5月15日

上午8:30 正式會議 信息報告大廳 中午12:00 全體人員午餐 沁芳園

下午16:30 全體參會人員集體活動 俱樂部 5月16日

上午8:30 會議總結 信息報告大廳 上午10:30 集體合影 陽光大廳

修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會人員做好參會準備。

4、做好與會人員范圍的確定。要按會議的規格檔次及議題內容確定參會人員，不要動輒請上一堆“名人”，根本不考慮會議的議題與這些人有無關系，這樣做除了給會議主辦方與會議組織者、服務人員增加會務負擔外，什么作用也起不到。

5、做好會議通知的發送。按照確定的參會人員范圍擬定參會人員名單，做到應參加者不漏，不應參加者不發通知。發送會議通知時，一定要細致，落實到位，可以把參加人、會議時間、會議地點及注意事項預先打在一張通知單上，提前按參會人員范圍通知至相關單位與個人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉達人員，必要時要再次通知，以確保每位參會人員都能按時與會。

6、做好會議材料的準備。一般要準備好兩方面材料：一是做好參會領導講話稿、總結材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會議文件材料的復制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領導講話、報告等材料時一定要打提前量，給領導留出足夠的修改、熟悉及審稿時間，以免領導倉促上陣，言詞漏洞百出。在復印分裝會議材料時，工作人員要做好分工，避免分工不清，導致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。

7、做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議用品的準備、會議設備的調試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾，具體依會議性質及會議要求而定。會場布置以簡單、大方、熱烈、烘托主題、節儉為宗旨；會場用品的準備一般包括會議必備用品（文具用品、桌椅、臺布、茶具，擴音、照明、照相、錄像通訊設備等）的準備及會議特殊用品的準備。專業性會議還需準備特定的會場用品，如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領獎時播放的樂曲，展示性會議所需的幻燈機、投影儀，談判性會議需準備的簽字筆等。這些必備用品及會議的特殊用品須提前送到會場，指定專人負責保管。會議用品可適當多準備一點，以備應急。

8、做好會議行政事務性工作。這主要包括做好與會人員的迎送、用車、食宿、后勤保障、醫療、參觀訪問、文化生活等安排。這些工作須在與參會者充分溝通的前提下提前準備，并細化至每個人，由專人負責。

9、做好與會人員的接待工作。秘書人員作為會議接待服務的主力，一定要訓練有素，做到儀表舉止端莊得體，用語禮貌謙和，態度熱情大方，善于溝通協調與辦事。不難想象，一個不注重外在形象、禮儀，不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的秘書人員，能夠把一個會議組織好，服務到位。

只有做好上述八個方面的工作，會前的準備工作才可謂充分；也只有做好這些工作，才能保證會中及會后階段各項工作的順利進行。

（二）、會中協調控制，科學管理 會中主要應做好以下四方面的工作：

1、做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，簽到時發放的文件材料、文具用品一定要準備充足，放到會場指定位置，并設專人負責。

2、做好會場各種設備的調試和維護工作。秘書要時時監控會場內的音響、燈光及視頻、網絡設備、安全設施的運行狀態，確保在設備出現故障時第一時間到達并做好操作調整，確保會議順利進行。

3、做好會議記錄工作。秘書人員在做好文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄像設備做好實況記錄，一來便于會后整理會議紀要，二來可滿足以后文件存檔及利用的要求。

4、做好會場內外的保衛與保密工作。包括協助安保人員做好入場的驗證監票工作，會場秩序的維護工作，會場內的安全保衛工作，會議材料的保密工作等。

（三）、會后及時總結與反饋

會議結束并不意味著會務工作的終結，秘書人員還要做好會議重要文件的清退、收集，會議紀要的整理及會后的反饋、立卷歸檔工作。會議結束后，該收回的文件要盡快收回，該匯總的要及時匯總；對搜集的會議前后產生的有關文字、聲像材料要分類歸檔；同時，做好會后督辦與反饋工作。這些工作雖在會后進行，卻能夠直接反映會議效果的好壞及會議主旨精神是否落到實處。

盡管會前、會中、會后各個階段的會務工作各不相同，但它們相互關聯、相輔相成，一個環節出現問題，就會影響到下一環節甚至整個會議。只有把各個環節的工作安排好、部署好，銜接好，才能保證會議的高質量、高效率及會議的圓滿成功。

二、會務工作技巧

開會時，面對各項瑣碎繁雜的工作，要用最短的時間、最少的精力，取得最佳的效果，就要講究會務工作的技巧。

（一）、明確目的與作用，認真細致做好會前各項工作

1、秘書人員首先要了解會務工作的任務、目的及做法，以便把握領導意圖，與領導搞好配合。

2、在會前議題一旦確定下來，除特殊情況外，秘書應提前兩天、重大會議應提前十天通知與會人員，以便與會人員有充足的時間準備。

3、在確定與會人員名單時應注意，該參加的一定要提及到，列席人員不可過多，以免影響會議效果；發放會議通知時，應注意對于擬調動但尚未調動人員的通知一定不要發錯或忘記，同時務必附上參會回執。

4、布置會場不可千篇一律，應本著什么性質的會議就突出什么氣氛的原則。在安排人員座位時，有多少人參加就擺多少椅子（可以稍多幾把），因為椅子過多與會人員總會謙虛地往后坐，會場會顯得很分散，不便于集中討論問題。

5、會場設施的安裝調試一定要提早進行，會議用品也要提前送至會場并做到專人專管。

6、會議文件準備務必落實到人，有具體的時間限制。

7、在做好會議常規工作的同時，還要安排足夠的通訊員、聯絡員及服務人員，以便在會議期間提供臨時性服務。

8、在正式會議前一天，要再次對會前的各項準備工作進行核查、確認。

（二）、會中嚴密組織，熱情周到做好服務

會議進行當中，主要由會議主持人指揮調度控制會議的進行。秘書此階段的主要任務是，掌握會議動態與信息，做好會議記錄與會議信息的收集及會中的臨時性工作，協助領導使會議按事先規劃的議程進行，對于會議進行當中出現的不好的苗頭及不良傾向，及時提出建議和補救措施，第一時間報告主管領導尋求解決。

1、在組織與會人員簽到時，手中要備一份與會人員名單、聯系方式及抵離時間表，在證實報到人員的身份后，發給文件袋，做好報到人員所住房間號及聯系電話號碼的登記。

2、要隨時掌握報到人數，發現該報到而未報到的，應抓緊催促，保證在開會之前與會人員全部按時參會。

3、會中發放文件要準確并履行好登記手續。另外，秘書人員還應不斷強化記人的本領，在可能的條件下熟悉所有可能參加開會的各級領導，這對于簽到工作是必要的，在會議進行中，對于傳遞文件、做好會議記錄、會中隨時溝通與協調也非常必要。

4、做會議記錄一定要認真、準確、完整。

5、會中各項活動的安排，要切身考慮到各位參會領導的工作任務，以不增加領導工作負擔為準則。

（三）、會后要妥善處理一切事宜

會后的會務工作主要是安排送別與會人員、清理會場、歸還借用物品、結算會議經費等，重點是會議文件的整理，會議精神的傳達落實。這些工作處理的好壞直接關系到會議質量的高低。

1、做好會議文件的清退。會議結束前應開具一份應退文件清單，按單做好相關文件收集工作。

2、在統計到會人數時，注意不要把原定到會人數、通知人數、報名人數、報到人數等混淆。

3、會后文件整理歸檔時，無論大會還是日常工作會議，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、兩份印稿，以備存查。

另外，要做好會務工作，在各部門分工明確、各負其責的同時，還須密切協作、主動配合、步調一致進行工作。由于大型會議的工作人員來自各個不同的部門，任務要求各不相同，必須實行集中統一領導，做到一切行動聽指揮，重大問題及時請示匯報，不得各行其是。同時，要保證良好的會風，各項工作要堅持高標準、嚴要求，各項活動的安排要想在前、做在前。

總之，對于每次會議的指導思想、目的、任務一定要明確，不開糊涂會。圍繞主題，做好會議各種文件、方案的準備工作，或會前發給與會者，或根據會議的要求發放，不開無準備的會。再一個就是領導要加強對會議的控制與指導，“不能放羊跑馬”不著邊際地亂跑，而要隨時掌握情況，及時研究適時決定和總結。

綜上所述，做好會前、會中、會后精心準備與落實是保證會議成功的前提，同時注重會務工作的技巧與藝術性，秘書人員就一定能夠把會務工作組織好，讓領導滿意、與會各方滿意。

第五篇：文秘專業論文

摘要：從“秘書素質的系統性”角度出發，探討秘書能力素質新結構應該具備的四個意識：應變意識、創新意識、獨立意識和現代意識。

關鍵詞：秘書從業人員；素質；新結構

“秘書素質”的話題伴隨著秘書隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多強調“專業技巧，即如何應對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質的系統性。知識經濟背景下的企事業單位對秘書從業人員提出了更高的能力素質要求。

一、社會對秘書從業人員的需求狀況分析

根據近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務型秘書。如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書等；二類為事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任。基層行政事業單位辦公室主任等。

依據職責的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務為主。比如企業的初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責比較單一，技術含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書——能夠寫一般信函。起草報告和準備會議等，多為大?；虮究飘厴I。比如，企事業單位中的部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。高級秘書是隨著市場環境下。組織橫向聯系的加強以及現代化辦公手段對組織的滲透而出現的?，F代高級秘書特別強調的素質有公關才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業單位中的高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書以及總經理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。

二、秘書從業人員能力素質現狀分析

高科技日新月異的發展，新技術的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進入了信息傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機、計算機所代替，通信技術、網絡技術，改變了人們獲得信息和交流信息的方式?，F代辦公室設備的使用。不僅要求從事辦公室事務的秘書從業人員具有傳統意義上秘書應具有的基本素質，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現代秘書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復合型”方向發展，其知識體系日趨復雜和全面。隨著我國市場經濟的不斷發展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領導或經理分擔日常事務，職責涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面，已經成為黨政機關、企事業單位不可或缺的職位。目前。我國秘書從業人員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業，其地位日益提高。以往只負責抄抄寫寫的秘書已經不能適應黨政機關、企事業單位對人才渴望的需求，這對秘書從業人員的能力結構提出了新的要求。

當前的主要問題：一是素質單一化，過多地強調技巧訓練。某些民營培訓學?；蛘吣承└呗氃盒榱丝s短培養周期，追求短期的經濟效益，以速成班培養速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學習辦公自動化、速記、應用寫作等幾門課程。學成經考試合格后頒發國家承認的結業證書。單純地教與他們處理日常事務的技巧，如何應對領導需求，處于被動式的應付事務。其次。中文專業畢業生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業人員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨著行業的分化，社會分工的細化，各行各業對秘書從業人員的要求也越來越專業化。因此，這類秘書從業人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學科、跨專業、跨領域地加強自己的綜合素質適應新的崗位。二是素質

模式化。秘書角色意識淡化。秘書從業人員處于從屬地位，領導說什么就是什么，領導讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱為領導的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創新意識，秘書“獨立自主”角色意識淡化。

三、秘書從業人員能力素質的新要求

(一)應變意識——秘書專業自身生存的特點

秘書工作的具體內容也完成了四個轉變：由原來簡單的辦文辦事，發展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發信息轉向綜合處理信息：由原來的單憑老經驗辦事轉向實現科學化管理：由被動服務轉向主動服務。政策的轉變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢，用變化發展的眼光看問題。

哲學一直被看作智慧的象征，而哲學從根本上講就是“變”的科學。發展的科學。秘書工作思維方法和工作方法的基礎堅持哲學“變”的觀點，堅持客觀性，按客觀規律辦事，以“思辨”達到“思變”。秘書工作要忠于事實，以客觀實際作為出發點，不是把原則作為出發點。同時，在綜合處理信息、科學化管理方面，秘書部門必須發揮靈活性的特點。堅持變化、發展、求新，不能墨守陳規，以不變應萬變。要積極主動地關注變化、新情況、新問題，及時關注社會動態，了解市場熱點和“敏感點”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領導服務。作為新世紀的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動。充分發揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發揮參謀助手作用。古人講“登高望遠”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。

(二)創新意識——秘書從業人員參謀決策性體現

秘書部門的首要任務是為領導機關和領導者在正確決策并有效執行方面提供參謀服務，即輔助領導進行科學決策。有人比喻得力的秘書是領導的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應該正確領會領導意圖，更應該及時補充領導思想盲區，幫助領導打開思路，激活思想。因此。秘書從業人員必需增強創新意識，學會獨立思考，打破常規，張揚個性。而回到現實中來，“秘書工作被動論”的論調占據主導地位，不少秘書在工作中對領導是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創新精神更是無從談起。秘書從業人員要有自我實現的追求，要實現自我價值，必須當好領導的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現自我。在規范的角色位置上塑造自我。在21世紀這樣一個高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優劣，區分秘書水平的高低的最重要標準就是看對領導決策及實施輔助得如何?！翱泼ぁ泵貢请y以完成輔助領導科學決策任務的，科學知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯系，共同構成完整的社會文化?？墒情L期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學者往往認為科技學者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學者則認為人文學者缺乏遠見。只熱衷于關注藝術和思想存在的瞬間，他們對待問題的態度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎，這種文化分裂現象直接導致了我們人才素質培養方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學教育，受其母體中國語言文學的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學基礎課大部分內容就是語言、文學。甚至。受社會浮躁心態和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術，所學課程，幾乎與科學無關。中國人受漢字的影響，在強化具體思維的同時，卻忽略了抽象思維能力的培養。而抽象思維則是培養創新性意識的關鍵。立體幾何學的學習培養了我們抽象思維能力；普通邏輯學的學習，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數學、算學的學習又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細、嚴密。人文與科學的力量相借重，藝術與邏輯的力量相補充，數理科學不僅賦予發散思維的秘書專業以必要的收斂思維能力，而且會使人們在秘書工作中更善于理性思考，善于發現。展示自我，變被動服務為主動服務。相信我們的創造力會使我們在工作領域更加游刃有余。

(三)獨立意識——秘書的獨立人格的體現

在秘書行業，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點：領導兩袖清風，秘書也清正廉潔；領導人腐敗犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領導的“跟班”。其實多年之后，不少秘書對于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里?

秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關系。人的自我意識表現為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進取、自我實現的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個人在進入自我實現的某個階段后，又會出現新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現出獨特的自我。

(四)現代意識——秘書與時俱進能力的體現

二十一世紀，是個嶄新的世紀，是個知識與技能飛速發展變化的時代。因特網和電子郵件的廣泛應用，物理上的時空距離進一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機中文語音輸入系統的實現，使秘書動口不動手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會?！睆氐壮蔀闅v史，也把秘書從業人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強度。隨著電腦的普及，固定的上下班時間將會被打破，秘書可以在家里完成領導交給的大部分任務，傳統的聚集在一個擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網”工程的啟動，網上共享信息成為信息社會的必然選擇。這使代表著時代價值觀念的口號“時間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉變。然而受長期以來文化積習的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規、滿足現狀的傳統套子中。時代在變化、生活在變化，我們的傳統意識也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創新；變保守為寬容；變被動為主動；變傳統為現代。增強秘書從業人員的現代意識，應該做到以下幾點：一是公關意識。在現代社會，秘書從業人員沒有一定的公關意識是難以立足的。一個單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽度對單位生存和發展的價值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發展空間。群眾是事業發展的基石，如何有效地實現與公眾的溝通，是秘書從業人員的一項重要職能。秘書從業人員要開展好工作，還必須協調好與單位內部各部門的關系。秘書從業人員在實際工作中要強化公關意識，就必須掌握基本的公關理論知識和實務知識，要有良好的精神風貌和心理承受能力，要有較強的協調組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當今社會是一個充滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環境，秘書從業人員必須強化競爭意識。隨著領導水平的不斷提高，作為領導的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經濟體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業與法律的關系日益密切。這必然要求秘書從業人員熟悉法律知識，樹立較強的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當好領導的參謀助手。四是協作意識。當今世界，許多生產、工作離不開部門、行業的協作，而市場經濟的發展更強化了人們相互依賴、相互協作的社會關系。對一個秘書從業人員來說，不依靠集體的力量，個人再有能力和抱負都難以成就事業。因此，秘書從業人員要自覺地與其他同事加強溝通和交流。這樣才能提高工作效率

淺談辦公室秘書的基本素質

摘 要：現代秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者的素質要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書，必須具備扎實的文字功底，敏銳的政治頭腦，刻苦的學習態度，較強的交際能力，熟練的協調技術，務實的工作作風。

關鍵詞：辦公室；秘書；素質。

近些年來，隨著形勢的發展，秘書工作內容越來越豐富，工作領域越來越寬廣，工作要求越來越嚴格。這就需要我們不斷與時俱進，開拓進取，進一步增強“講學習、講奉獻、講責任”的工作意識，倡導“團結、務實、創新”的工作精神和樹立“精、緊、細、嚴”的工作作風，只有這樣，秘書人員才能取得領導的信任和支持、贏得群眾的認可和擁護，才能不斷樹立務實、創新、高效的新形象。要做好秘書工作，必須具備以下基本素質。

首先，要有扎實的文字功底。秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應盡的責任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

其次，要有一個敏銳的政治頭腦。一是堅定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面，政治性都很強。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。對事關政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。二是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養越高，預測、把握和解決問題的能力就越強。必須善始善終地把學習放在第一位，扎實、認真地學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀。

三是辯證的思維頭腦。隨著改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革，辦公室秘書應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實的科學頭腦。實事求是是我們的一大工作作風，也是職業道德，工作紀律。辦公室秘書想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品。[論文網 LunWenNet.Com]

第三，要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學的功夫。在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣。二是深入實踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰場和基層最前沿，主動、積極地與人交往，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、情節，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實踐中獲取新知，收到實效。三是善于領悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是學院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律；在接受任務時，充分聽取要求和主張，盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，做到準確，有原則性；嚴謹，有邏輯性；獨到，有精辟性。四是精于表達的功夫。口頭表達和書面表達能力，是機關干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，是辦公室秘書的最基本要求。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結等復雜過程，使文章具有“真、實、準、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪?！罢f”和“寫”同樣重要，辦公室秘書都要加強鍛煉，力求做到精雕細刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關”，個個都是“多面手”。

第四，要有一種務實的工作作風。一是對事業有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨，執著地追尋它，盡力地干好它。只要每一件工作當成一種事業去追求，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心，只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。要堅持正確的思想導向，大力提倡埋頭苦干，任勞任怨的奉獻意識。要經得住誘惑，耐得住寂寞，以苦為榮，以苦為樂，把精力用在想事干事上，要通過默默無聞的工作，實現自身的價值，贏得社會的尊重。

總之，作為一名合格的辦公室秘書，除了要具備良好的職業素質外，更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力，不斷提升自己的綜合實力，在工作中與同事建立融洽的協作關系，增強同事對你的信任感和認同感，與大家和諧相處，就一定能成為一名合格的辦公室秘書。淺談修辭在秘書口語表達中的運用

[內容提要] 文章從交流語境、交流對象、交流內容三個方面分析了修辭在秘書口語表達中的運用。

[關鍵詞] 修辭；秘書；口語表達。

有人說“能說會道”是秘書的看家本領，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經常要說話，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協調工作等等，大量使用的是口語表達。因

此，口語表達在秘書工作中起著非常重要的作用。

那么，秘書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢？近年來，有不少有關秘書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白；誠實；語言生動；口齒清楚；條理分明，表達準確；說話得體；正確等等。

在探討秘書口語表達時，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠遠不夠的，為此，在秘書口語表達中加強對修辭的研究是十分必要的。

中國現代修辭學大師陳望道先生在《修辭學發凡》中指出：“修辭以適應題旨情境為第一要義?！背晒Φ难哉Z交際，往往是在“適應題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態運行的過程，在這一過程中，無論是言語表達者，還是言語接受者，都是在一種相互適應的狀態下完成交際的任務的。”同時，在這一過程中，“要求言語表達者調整語言，以適應言語接受者”。在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒有適應老板的要求。如果她能適當地調整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。

在秘書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術，會有效地提高語言表達能力，從而實現有效的溝通。

一、秘書在進行口語表達時，要注意與其所處的環境相一致。

即“話隨境發，要求言語表達者根據語言環境來發話。

這里，語言環境對言語表達者的制約作用是如何構建言語的結構體，只有當言語表達者所講的話適應語境時，才能發話，不注意這一點，倉促發話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當秘書發現上司做出明顯的錯誤決定時，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強烈反感，進而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時秘書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達到。

二、秘書在進行口語表達時，要根據不同的交流對象來確定合適的表達方式。

在秘書工作中，秘書要經常與眾多的不同對象進行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達到理想的交際效果，這就要求秘書在進行口語表達時，要根據交流對象的變換，隨時調整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規定?！比绻麃碓L者是一位公司經常聯系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。

三、秘書在進行口語表達時，要根據不同的交流內容來確定合適的表達方式。

秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。

（一）委婉式。

當交流的內容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時，采取不直截了當而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達的內容說出來，以使言語接受者更易于接受。

銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數據，沒有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對此不滿意，讓秘書于雪把報告退回銷售部重寫。于雪把報告交給銷售部經理時，向銷售部經理一個勁說總經理如何如何不滿意。開始銷售部經理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經理心里開始后不舒服了，進而產生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。

在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個行業的大環境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經理不滿意，要求增加內容、找出原因”的意思。銷售部經理可能會是另外一種態度，溝通的目的自然就達到了。

（二）直截了當式。

當交流的內容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時，秘書在表達時就不要拐彎抹角，而應直奔主題。如總經理讓秘書通知各部門經理下午兩點召開緊急會議，秘書在表達時可以這樣說；“×經理，今天下午兩點在××會議室召開會議，主題是××××，希望您準時參加，不能缺席。”

（三）贊譽式。

當秘書對交流的內容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時，適當地對聽話人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內容。當然，這種方式在運用時要注意適度。

如秘書要同事幫他準備會議室，他可以這樣說；“喲，做了新發型了啦！這個發型使你看上去很精神……，能否將××會議室準備一下，下午總經理開會要用?！?/p>

（四）迂回式。

當秘書對交流的內容不適于采取正面回答的方式，如交流的內容涉及到公司的機密等，秘書采取此方式既不失禮節，又能保護公司的機密。

如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進行人事調整，誰有可能擔任銷售部經理？”“有能力的人。”秘書回答道。

古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強自身的語言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言 的 能 力。

[參考文獻]

[1] 陳望道。

[2] 馮廣藝。修辭學發凡[M].上海：上海人民出版社，1976.漢語修辭論[M].武漢：華中師范大學出版社，2006.