第一篇：文秘基礎_公文寫作說明

文秘基礎_ _ 公文寫作說明

文秘基礎技能說明(一)

講話稿：主要有工作報告(政府工作報告)、會議講話(報告)、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式(主標題、副標題構成，主標題是報告內容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結奮進，奪取改革開放和現代化建設的新勝利》，是主標題，副標題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標題);還有一種常用的標題，就是講話人+會議名稱+文種構成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內容和基本要求：上年(上一階段)工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢，統一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數據說話，一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現個人風格，可以臨場脫稿發揮。(脫稿講話責任認定)

要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀;二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現時代性;三是高度要站夠，(高度不夠是現在部門起草報告最突出的毛病)，你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講

什么，該怎樣講，都有講究;你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。

部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強(段落之間、層次之間)。比如，去年我們縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議，總結近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創性的重要政策措施(教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等)。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領導擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內容都沒用，原因就在于沒有結合我們的實際，沒有突出我們的亮點(通篇基本講的是黨中央國務院關于教育發展的意見綱領精神)。

講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現講話人的心聲;既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經據典，我們就要考慮和體現他的風格，有人說我不具備豐厚的古典文學修養怎么辦，現在網絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇。

文秘基礎技能說明(二)

1、定義：是黨政機關、人民團體、企事業單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

2、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部

分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充;它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分;它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態的資料，而沒有從溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉鎮和部門上報的信息中，多數是新聞報道式的會議信息，即х年х月х日開個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑒和推廣的工作經驗，去思考、調研某項政策執行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務院信息直報點的機遇，及時編寫、上報各類信息，通過國務院領導批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設項目中一些問題的解決，其中關于林業采伐政策的調研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務院領導批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快，以及經濟社會的快速發展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發生變化。主要體現為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。近年來，從國務院

到省、市政府領導及辦公廳(室)領導都反復強調和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內容，使信息工作真正成為領導了解情況的一個重要窗口和向領導同志反映情況的一個重要渠道。從國務院到省、市政府辦公廳(室)都設立了一定比例的信息直報點，將一些重點省、市、縣(區)列為直報點，便于第一時間將各類信息傳遞到上級領導手中，提供真實、及時的決策參考(如昭通、水富)。2002 年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報工作，讓黨中央和國務院了解云南省的工作情況。縣委、政府領導經常對信息工作提出明確、具體的要求，(張縣長批示、我縣的成績、名次)。建立了鄉鎮(部門)信息上報、采用臺帳，實行縣政府辦文秘人員信息上報責任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少于 1 條，對全縣辦公室系統信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發計、田壩等少數部門(鄉鎮)還實行了信息工作考核獎勵制度，大多數部門和鄉鎮加強了信息報送工作。總的說來，信息工作已經逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經濟體制的日益完善，政府職能轉變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經驗、拍腦子轉化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經濟全球化迅猛發展，經濟轉軌和社會轉型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經濟容易失調，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領導同志也需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調整策略，指導決策。

文秘基礎技能說明(三)

(一)含義、功用和性質

“公告”是“適用于向國內外宣布重大事項或者法定事項”的公文文體。

“通告”，是“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”的公文文體。

本類兩種，被稱為發布性公文或知照性文告，中心是曉喻告語，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規定、要求發布出去，或者說是告知、關照到有關方面。由于告白的對象范圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。

(二)二者之分工

“公告”，發文機關級別更高(多為省、部以上機關)，宣布的事件更重大;或告知的范圍更廣，有時包含國外;發布的方式一般不張貼，而足通過通訊社、電臺、報刊。

“通告”，使用機關范圍最大，各種機關單位都可發布;內容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，而事項則更一般化;發布方式多種式樣，可張貼，也可在報刊、電臺發布。報紙發布可省略日期，因報紙有日期。

(三)格式和寫法

1.標題。一般由三部分組成：“公告”標發文機關和文種，有時只標文種即可：標題如無發文機關名稱則在結尾必須落款。“通告”標題一般要標出單位或事由。

2.正文。包括開頭的原由，講原因目的;主體的事項，即告白的內容，可以分條款寫下：最后是結尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以

簡捷地提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結尾只寫結束用語，如“特此公告”等。

3.文尾。包括署名和日期。以機關名義發布，標題如已有機關名，就不必署了

第二篇：公文寫作基礎

各類文件的基本寫法

一、公文文種的種類

按照國務院印發的《國家機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），行政機關的公文種類有13種：

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，公文寫作基礎。

如果按行文的不同方向來劃分，公文可分為上行文、平行文和下行文。以上13種公文中，請示和報告、議案是上行文，函是平行文，意見是通用文，其他的8種都是下行文。

二、簡單了解一下不常用的3種文種

（一）命令（令）：

依照有關法律公布行政法規和規章；宣布實行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。一般為國家權力機關、國家行政機關使用。

（二）公告：

適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。通常由權力機關、監督機關使用。

（三）議案：

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。屬于提請審議的上行文。

三、常用的10種文種的使用及基本寫法

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等。

通知是適用范圍較廣、使用頻率較高的下行文。

從常用的通知看，可分為：

1.批轉通知：

用以批轉下級機關公文。就是對被轉發的公文作出同意或原則同意并要求有關單位遵照執行或參照執行的。批轉性公文只是在上級機關轉發下級機關公文時才能使用，如《市政府批轉市交通局關于進一步加強路政管理的意見的通知》、《市局批轉市公路處102國產暑期保暢工作方案的通知》。

2.轉發通知：

用以轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。轉發機關不受等級，只要符合有關規定都可以使用轉發通知。轉發通知的特點就是“轉”字，轉發時可以要求下級執行或參考，還可以結合本單位的實際情況作具體要求或補充規定。注：正文須標注“被轉發機關＋標題＋文號”。

《市處關于轉發省公路局資金管理辦法的通知》

3.傳達通知：

用以傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，述職報告《公文寫作基礎》。主要有：

（1）印發規章制度

（2）要求下級周知或辦理，如啟用印章通知，調整、撤銷機構的通知，依據上級精神對下級提出要求的通知等。

（3）會議通知：經常使用的，《召開××大會的通知》。

4.任免通知：

任命和免去干部職務的通知。

寫法：

依據……，經研究，任命任免職任職免職……。

注意：

1.勿給不相隸屬的機關發通知。如與其有關聯應用“函”或在發通知中“抄送”。

2.勿將向公眾告知的事項發通知。應用“通告”。

（二）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況、提出意見或建議，答復上級詢問。

報告有的是主動向上級報的，有的是上級要求報的。為了方便上級領導閱讀、辦理，報告內容要盡量做到簡明扼要，不必給上級講什么大道理，篇幅不宜過長。此外，報告是向上級匯報工作，或答復詢問的文件，上級可以只看不答復。因此，報告不要加雜請求上級答復的事項，如果有就用“請示”這個文種，否則可能會耽誤工作。本來是挺急的請示，寫成報告，領導看了沒下文了，就有可能誤事。

各種會議的工作報告，包括領導的述職報告，這些都不屬于正式公文的報告。正式公文的報告常用的主要有三類。

1.匯報工作報告。

就本單位主管業務范圍內的事項，提出建議、措施或新的規定，并報請上級機關轉發各有關單位共同遵守執行時使用。這類報告一經上級批轉就具有權威性，各有關單位必須照此執行。比如，給《市處關于……總結報告》《市處關于……的專題報告》。

寫法：

正文內容一般包括：基本情況、主要成績、經驗教訓、存在問題、今后設想等幾部分。

2.反映情況報告。

下級機關向上級機關匯報某種情況、某一問題、某項活動，或工作中某些方面狀況時使用。比如處里按市局要求開展了一個專項活動，可以給上級正式行文寫一個報告。

第三篇：文秘公文寫作的三境界

公文寫作不像文學創作，可以通過生活實踐，或運用豐富思維去長時間的“陳釀”，通常需及時快速地完成，有追求應用時效性之要求。下面給大家整理了文秘公文寫作的三境界，歡迎閱讀!

文秘公文寫作的三境界

第一重境界：尋門而入

初學公文寫作的過程，猶如求學者初次造訪一座隱跡山野的書屋，首要之事就是找到通往書屋的那扇門。這趟尋門之旅看似簡單，卻讓大多數新人深感艱難，即便是具備一定文字功底的高材生也不例外，畢竟學校里學到的理論知識與實際工作一時還對接不上。

不少剛走上綜合文字崗位的秘書，面對領導布置的命題，常常覺得一頭霧水、無從下手。于是，要么鉆進資料庫“海淘”樣板文章，反復閱讀、不斷揣摩，研習其中的篇章結構、邏輯關系、寫作技巧，而后嘗試著下筆；要么求教于同行前輩，聆聽經驗、潛心思索，在一遍遍推敲中明晰文稿的主旨，在一次次修改中讓面目生澀的文稿漸趨圓潤成熟。

總之，這是一個艱苦摸索的過程，是一段痛苦成長的時光，磨煉的是意志，塑造的是品格，唯有咬緊牙關堅持到底者才能撥開層層迷霧，找到公文寫作這座書屋的大門。舉例來說，這就像過去廚師行業里拜師學藝的學徒工，初入行時完全是門外漢，只能從最基礎的刀功、火候、翻鍋、裝盤學起，在老師傅的引領下一步步邁入職業廚師之門。

第二重境界：倚門而歌

這是從稚嫩走向成熟、從“小學徒”成長為“大師傅”的階段。此時，大多數求學者已邁過“門檻”，來到屋內，接觸到大量信息資料和前人著述的美文佳作，并在寫下多篇文章后逐步掌握了公文寫作的基本方法、套路和常用技巧，再通過日積月累的反復練習，進一步熟悉了個中門道，積累了豐富經驗，進而達到閑庭信步、倚門而歌的境界。

這一時期的文字工作者，對材料的取舍、立意的選擇、架構的擺布、文字的運用乃至文風的把握等，都做到了心中有譜、成竹在胸。他們不再是初入山門、人云亦云的新手，也不再是生搬硬套、模仿抄襲的“菜鳥”，而是具有寬廣知識面和深刻洞察力，能將理論闡述與實際情況、歷史背景與現實寫真、黨情國情與民心民意、領導意圖與受眾需求有機結合和融會貫通的文字“匠人”。

面對領導布置的命題，他們往往并不急于動手，而是將更多時間花在前期調查研究上，花在數據、素材和資料的采集分析上，看似不慌不忙，實則苦心孤詣，一旦構思成熟之后，便以破竹之勢，按時完成高質量的文稿。恰似當初的稚嫩學徒，經過多年的術業專攻、日夜苦練后，已經成長為技藝嫻熟、獨挑大梁的主廚，煎炒烹炸樣樣拿手。

第三重境界：破門而出

這一階段堪稱公文寫作的最高境界。少數銳意創新的求學者通過海量的閱讀和寫作后，不再滿足于從書屋原有的那扇門進出往返，而是在書屋內大膽鑿開一扇新門，繼而領略一番峰回路轉、柳暗花明的新氣象，踏上一段奇幻瑰麗、曼妙多姿的新旅程。

如果將第一重境界的寫手比作“菜鳥”，第二重境界的寫手喻為“匠人”，則這一境界的寫手可謂之“智庫”。他們寫作時不再囿于舊傳統、老套路，而是立足問題的本源，翔實占有第一手資料，靈活運用科學的世界觀和方法論，博采眾長、剝繭抽絲、深入淺出，脫陳詞之胎、換新語之骨，尤擅以獨特的視角、深邃的思想、精辟的解析感染受眾，贏得共鳴。

更可貴的是，“智庫型”的文字工作者已將寫作從單純的任務升華為內心的責任擔當，不圖功名利祿，唯盡匹夫之責，將實現自我價值的“小我夢”融匯于民族復興的“中國夢”，把公文寫作奉為可服務領導、能造福百姓、終將推動時代進步的事業。仍以學廚為例，這就已經成為了一名技藝超群的大廚，即使拋開菜譜也能烹制出精致可口、罕有其匹的珍饈美味，甚至能將他人遺棄的邊角食材“點石成金”制成稀世名菜。

第四篇：事業單位招聘公文寫作基礎

(一)我國現行黨政機關使用的文種

我國現行黨和各級領導機關使用的文件有14個：

決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。

國家行政機關使用的公文種類有13個:

命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要;

不同的有9個，其中屬黨的機關的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規定;屬國家行政機關有4個，即：命令(令)、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規中明確規定的，一般稱為法定文種。

(二)學校常用的主要公文種類

1、決定

(1)功能

適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(2)分類

A.法規政策性決定。

如《關于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發票犯罪的決定》

B.重要事項的決定。

如《中共中央關于加強同人民群眾聯系的決定》

C.獎懲決定。

如《國務院關于處理“渤海二號”事故的決定》

2.通告

(1)功能

適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

(2)分類

a.法規性通告

b.知照性通告

通告不寫抬頭，無主送單位。

通告與公告的區別

a.內容重要性不同

b.對發文機關限制性有較大不同

C.發布范圍有所不同 3.通知

(1)功能

適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。

(2)分類

a.發布指示的通知

b.頒發規章的通知 因在行政公文文種中沒有條例、規定、辦法、細則、方案等文種，所以在發布這類規章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。

如 人事部關于印發《人事爭議處理辦案規則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知

被發布規章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉、轉發文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知(人事任免用決定和通知的區別)4.通報

(1)功能

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

(2)分類

表彰通報：介紹先進事跡+先進事跡意義+表彰決定+希望號召

批評通報：錯誤事實+錯誤性史治?懲罰措施+提出希望要求

情況通報：緣由目的+情況信息+希望要求 5.意見

(1)功能

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(2)分類

規劃性意見

實施意見

具體工作意見 6.批復

(1)功能

適用于答復下級機關的請示事項

與其他文種不同的是，往往在標題主要內容中明確表示對請示事件的意見

如《國務院關于同意陜西省撤消榆林地區設立地級榆林市的批復》

主送機關一個，即發出請示的下級機關

以上6種為下行文。

第五篇：公文寫作基礎(2017企業版)

公文寫作基礎

目錄： 公文概述 公文格式 行文規則 常用公文 公文寫作常見問題

一、公文概述

(一)公文的概念

公文是黨政機關、人民團體和企事業單位在實施管理、處理公務過程中形成的具有特定或者法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策、指導、布置和洽商工作，請示和答復問題，溝通信息，交流經驗和記錄情況的重要工具。

（二）公文處理的依據：

1.有關法律法規和行業規范。

2.上級單位有關公文處理的規定和要求。

3、企事業單位根據參照上述規定，結合實際制定的本單位的公文處理規定。

二、公文格式

（一）標題

標題即公文的名稱。公文標題應當準確簡要概括公文的主要內容。

實際工作中，印制正式文件的單位一般以紅字為文頭，如“xxxxxx有限公司”所以在標題中可以省略發文單位的名稱，如“關于調整安全生產委員會成員組成的通知”。

公文標題中除法規、規章名稱和被印發、轉發的文件可加書名號外，一般不加書名號、不用標點符號。轉發文件時的公文標題應避免重復用于和相同文種。

（二）正文

正文是公文的主題部分、核心部分。一般分開頭、主體、結尾三部分。開頭一般寫明行文的依據；主體要言簡意明突出中心；結尾要簡練。

標題字體為2號宋體，正文字體為3號仿宋體。正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文中不夾帶圖形、表格，圖形、表格放在附件中。

（三）結構層次

國務院2000年8月24日發布，2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》第二十五條第六款規定：

結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“(二)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標冒號和名稱。附件序號使用阿拉伯數碼（如附件：1.XXX）；附件名稱后不加標點符號。注意附件序號后加“.”，而不是頓號“、”。附件的左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識附件1：、附件2：。公文附件的標題正文與公文所用字體相同（3號仿宋體）。

三、行文規則

（一）行文原則:確有必要,注重效用.（二）行文權限：

1.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。2.根據授權行文。上級單位的職能部門根據授權可以向下級單位行文。

（三）行文要求

1.“請示”應當一文一事和一個主送單位。2.“報告”中不得夾帶請示事項。3.公文一般不直接抄送給個人。

四、常用公文

（一）通知

通知適用于批轉下級單位公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文；發布公司規章制度；要求下級單位和有關部門辦理、周知或者共同執行的事項；任免或聘用人員。“通知”大多屬下行公文。這里主要介紹以下四種通知類型。

1.指示性通知。向各單位、各部門部署工作，或傳達上級的部署和指示，明確工作的原則、方法等。起草通知一般先寫“為?、根據?、遵照?做如下通知”等詞領敘（指通知的原因和目的），然后再寫具體的通知事項。原因（或目的）寫兩三句即可，用簡單語言直接點明主題，轉入正文。2.印發（或轉發）性通知。印發、轉發文件時，一般寫成“現將XXX文件印發（轉發）你們，請結合實際情況認真貫徹落實”。如需簡單說明一些問題，在后面加上“并將有關問題明確如下（通知如下）”，具體事項用條款式寫法。

3.會議性通知。會議通知要寫明會議需要議定的各項事項，包括會議召開的目的、起止時間、地點、討論事項、議程、參加人員的要求、需要準備的會議資料、主辦單位及聯系人、聯系電話、交通食宿等內容。

4.任免性通知。任免原由宜粗不宜細，宜簡不宜繁。任免事項明確排列有序。如既有任命（聘任）又有免去，先寫任命，后寫免去。如任免不止一人，要以被任免人員職位由高至低為序排列。

（二）、請示

1.請示適用于向上級機關請求指示、批準。

請示的主要特點：針對性、呈批性、單一性、時效性。2.請示的結構與寫法

(1)標題包括發文機關、事由、文種，其中發文機關經常被省略。

(2)主送機關為上一級領導機關或上一級主管部門。主送機關的名稱要寫全稱或規范性的簡稱。(3)正文一般由請示的理由、請示的事項、請示的要求、請示的結語四部分組成。請示的理由: 請示的理由即正文的導語，也叫緣由、原因、起因，主要是將請示的原因、問題的由來和根據寫清楚。其作用是承上啟下，前面連接標題中的事由，后面引出請示的事項。導語闡述的理由要充分，提出的根據要可靠，介紹的情況要真實，事情發生的來龍去脈要清楚、明了。總之，理由充分、依據可靠、情況真實，是必須把握的寫作要點。請示的事項: 請示的事項是請示的主體和核心部分。這一部分要把請求解決的事項和數量以及怎樣解決等問題寫清楚，文字力求簡明扼要。請示的內容如果是工作問題，要提出自己的意見、方案、辦法。如有意見分歧，兩種意見都要寫出來，并要提出自己傾向性的意見。凡是請示上級機關解決人、財、物方面的問題，必須準確無誤的說明需要的數量、款項、金額。請示的要求

請示的要求也是請示的落腳點，這一部分提出要求上級對請示的事項答復的時間時和提請上級注意和強調的問題等。在寫作時用語要謙虛，不允許用命令式的語言。請示的尾語

請示的尾語要另起一行書寫，語氣要誠懇、謙和，要根據請示的內容選擇不同的尾語，如，妥否，請批示。以上意見當否，請批示。以上請示如無不當，請批轉?執行，懇請批準，請予審批等。(4)發文機關及成文日期

有正式版頭的文件或在標題中已寫明發文機關名稱的，落款不再寫發文機關名稱。成文日期要以領導人簽發的日期為準，成文日期的時間要用漢字書寫。（5）應注意的問題

按照隸屬關系逐級行文。嚴格執行一文一事制度。

只能主送一個上級主管機關，切忌多頭主送。未獲上級批復前，不得將公文抄送下級機關。請示與報告不能混用。

（三）、報告

“報告”用于向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議等。1.“報告”簡述

報告，屬于上行文，由下級單位發往上級單位。

報告的作用：下級向上級匯報工作、反映問題、提出建議，答復上級詢問的問題。報告的主要特點：匯報性、陳述性。

報告的種類按范圍分為綜合報告、專題報告；內容分為工作報告、情況報告、報送報告、意見報告、建議報告、答復報告、檢查報告、述職報告。寫報告要以陳述為主，一般不做理論上的闡述，更不要說廢話套話；重點要突出。

綜合報告，要是上級全面了解下級單位的工作情況，在工作時要分清主次，做到點面結合，突出主干。

專題報告，要突出一個“專”字，自始至終圍繞一項工作、一件事情、一個問題，不要旁生枝節。

2.報告的結構和寫法

報告由標題、正文、結束語三部分組成。1.標題包括發文單位名稱、事由、文種三部分。

2.正文由前言、主體、結尾三部分構成。把握三點：（1）開頭，概括全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總體情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等做概述，以點明主旨。然后以“現報告如下”過渡到主題部分。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。3.結束用語。通常用“專此報告”、“特此報告”、“以上報告，請審核”、“請審閱”、“以上報告如無不妥，請轉批有關單位執行”等作結。不同種類的報告，結束語不同，使用時要注意恰當、明確。3.請示和報告的區別

報告和請示有以下區別，因此不能寫為“請示報告”。

(1)行文的目的、用途不同。報告事項上級匯報工作、反應情況、提出意見或建議，答復上級詢問，不需上級答復。請示要求上級批準、指示或解決某一事項、某一問題，需要上級答復。

(2)時間不同。報告一般在事后或工作進行過程中行文。請示需要事前行文，這正如平常我們在工作中所說的“事前要請示，事后要報告”。

(3)主送機關不同。報告有時可多級多頭主送，如情況緊急需要上級單位盡快了解。請示只主送一個直接上級單位。不宜多級主送，以免因責任不明或者互相推諉影響到斑紋效率和質量。

(4)受文處理方式不同。報告多屬閱知件，除需批轉的建議報告外，對其他報告都可不做答復。請示均屬承辦件，受文單位必須及時處理，明確作答，限期批復。如果把請示誤寫為報告，就可能因不同處理方式而誤時誤事。

(四)、函 函是用語平行或者不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準的公文，在我們的日常工作中經常用到。1.函的概念

函，指公函。是函是用語平行或者不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復事項時所使用的公文。函是一種平行文，不能用于上下級單位。2.函的結構與寫法

公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、內容和寫法如下：(1)首部主要包括標題、主送單位兩個項目內容。

a.標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和和文種構成。

b.主送單位。即受文并辦理來函事項的單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。(2)正文一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

a開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下”或“現將有關事項函復如下”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的明確性。

b主體。是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性。c結尾一般用禮貌性語言向對方提出希望，或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請主管部門批準等。

結語通暢根據函詢、函告、函商或函復事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”、“為盼”等結束上文。有的函也可以不用結束語。3.各類函的撰寫要點及范例

4.函的寫作要求

1.以簡要的文字，將需要商洽、詢問（答復）、申請、知照的事項（問題）明確、具體地交代清楚。2.用語謙和，講究分寸

函，應用于平行單位之間相互協商、配合與互通信息。因此，用語要講究禮節，不適用告誡、命令性的詞語，語氣應委婉得體。涉外公函，必要時還要使用尊稱與致意性詞語。但不必逢迎恭維、曲藝客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的及時性、明確性。3.函主要用于說明有關事項和提出要求。

4.函，是正式公文的文種，必須具備正式公文的規范格式，擬定標題，編制范文字號，結構要求完整。

5.請示和函的區別

請示和函都有請求批準的功能，但由于行文方向不同，則要使用不同的文種。

請示：則用于有隸屬關系的上下級機關之間，下級機關用請示向上級機關行文請求指示批準重要事項。

函：主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業務上的主管和被主管關系的單位之間的工作往來。

(五)工作總結

年終各單位、各部門都要對一年來的各項工作進行總結。工作總結不僅是對各項工作的具體做法、進展情況、取得經驗進行總結，更是對工作中存在的問題、不足以及下一年工作安排的概括。因此，工作總結特別是年終總結應具有客觀性、全面性和概括性。1.總結的作用

a工作總結是對一定時期內的工作加以總結、分析和研究，肯定成績，找出問題，得出經驗教訓，摸索工作規律，用于指導下一階段工作的一種書面文體。它所要解決和回答的中心問題，不是某一時期要做什么，如何去做，做到什么程度；而是對某一時期某種工作實施結果的總鑒定和總結論，是對以往工作實踐的一種理性認識。b明確下一步的努力方向

工作總結是做好各項工作的重要環節。通過總結，可以全面地系統第了解以往的工作情況，可以正確認識工作中的優缺點，吸取教訓，明確下一步的努力方向，少走彎路。c為管理決策提供依據

寫好總結，須養成調查研究的好習慣，通過總結工作為管理層提供重要情況和信息，便于領導及時掌握各單位情況，做出切實可行的管理決策。2.總結的特點和內容 特點：

a客觀性。總結是對過去工作的回顧和評價，因而要尊重客觀事實，以事實為依據。

b現實性。總結出的經驗教訓是本單位本部門工作中基本的、突出的、有規律性的東西，在日常工作中很有現實意義，具有鼓舞和教育作用。

c指導性。通過工作總結，甚至過去工作的成績與失誤及其原因，吸取經驗教訓，指導將來的工作，使今后避免失誤，取得更大的成績。內容： a基本情況

情況的概述和敘述，包括工作的有關條件，工作經過情況和一些數據等。b成績和缺點

這是工作總結的中心和重點。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有哪些，表現在哪些方面，是什么性質，怎樣產生的。c經驗和教訓

在總結時，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括，注意發掘工作規律，作為今后工作的借鑒。3.總結的結構與寫法

a標題。即總結名稱。表明總結的單位，期限和性質。b正文。一般分為三個部分：開頭、主體、結尾。

（1）開頭交代總結的目的和總結的主要內容；或介紹單位的基本情況；或把所取得的成績簡明扼要地寫出來；或概括說明知道思想以及在什么形勢下作的總結。不管以何種方式開頭，都應簡練，使總結很快進入主體。

（2）主體是總結的主要部分，是總結的重點和中心。它的內容就是總結的內容。

（3）結尾是總結的最后一部分，對全文進行歸納，總結。或突出成績；或寫今后的打算和努力的方向。

c署名和日期。如果總結的標題中沒有寫明總結者或總結單位，就要在正文最后一頁右下方寫明，還要在署名的下面寫明日期。4.應注意的問題

避免把工作總結寫成“工作業績多、虛化套話多、模糊字眼多”的“三多”總結。

五、公文寫作常見問題

（一）越級請示

越級請示是指下級單位越過直屬單位直接報送請示。

（二）報告夾帶請示

在按上級單位要求報送材料的同時，提出上級單位幫助解決的相關問題。

（三）文種使用不當

請示和報告 意見和批復 批復和復函

（四）語言文字欠推敲

語法不當 用詞不準 指代不清 錯字、漏字