第一篇：公司文件打印歸檔管理規定

公司文件打印歸檔管理規定 第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第二條 公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；

部門經理不在時，可經總裁辦公室主任同意后辦理。

第三條 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。

第四條 文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。

第五條 文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。

第六條 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用；

屬行政、管理部門的，統一歸列行政開支。

第七條 文印室工作人員初次違反上述規定的，給予批評或處50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失的，處50元以上罰款直至辭退。

企業文件管理制度(一)總則 第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

(二)收文的管理 第四條 公文的簽收 1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口“核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條　公文的編號保管 1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單“，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉 1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示“、“擬辦意見“兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

(三)發文的管理 第八條 發文的規定 1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

第九條 發文的范圍：

1.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2.黨委、廠部下發文件主要用于：

(1)公布全廠規章制度；

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發布有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關全廠的重大事項；

3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

(四)發文程序與要求 第十條　發文程序規定：

1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

2.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

(五)文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

(六)文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

(2)黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

(9)工廠日志和大事記；

(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求 1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

(七)文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

第二篇：公司電子文件歸檔及管理規定

文章標題：公司電子文件歸檔及管理規定

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第一條為進一步規范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，特制訂本暫行辦法。

第二條電子文件，是以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。

第三條檔案室對電子文件歸檔及管理工作實行監督和指導。

第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關紙質文件歸檔的有關規定執行。

第五條電子文件一般應在辦理完畢后，即時向單位檔案部門歸檔。

第六條電子文件物理歸檔的基本要求：

（1）辦理完畢的電子文件應在三個月內進行物理歸檔；

（2）電子文件應按照本單位紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤

等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（3）經過過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；

（4）專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件；

（5）歸檔的電子文件載體應標明載體編號、類別、密級及保管期限；

第七條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

第八條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯。

第九條電子文件在無紙化辦公過程中，應采取安全措施，保證不會非正常改動。

第十條各電子文件形成單位應在運行電子文件處理系統的硬件環境中設置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完

整與安全。

第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由

電子文件形成單位保存。

第十二條電子文件的檢驗應包括以下項目：

（1）載體有無劃痕、是否清潔等；

（2）有無病毒；

（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整；

第十三條檔案室按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作。

第十四條移交檔案館的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十五條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35-45。

第十六條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設備更新情況進行一次檢查登記。

設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。

第十七條檔案保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存并將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20，如發現問題應及時采取恢復措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

第十九條利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控制等安全措施。

第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，在辦理審批手續后實施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀。

第二十一條檔案館應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第二十二條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

《公司電子文件歸檔及管

理規定》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司電子文件歸檔及管理規定。

第三篇：文件歸檔規定

文件歸檔規定

一、歸檔文件整理的意義：

一是歸檔文件編號后，能方便排架管理。二是歸檔案文件經分類、編號后，能按、問題、保管期限、卷、件等進行檔案的統計。三是歸檔文件劃分保管期限后，檔案的鑒定、銷毀工作更加方便。四是歸檔文件裝訂、裝盒后，能放置灰塵及庫內熱量、水分很快的滲透到檔案文件材料中，從而能對檔案進行較好的保護。五是歸檔文件分類、編號后，在利用檔案時，檔案的存取更加方便。如果不能對零散的歸檔文件進行整理，檔案管理便無從談起。

二、整理方式：應選擇分散整理，即有文書處理和業務部門分別整理各自形成的歸檔文件。這樣做的優點是：能發揮文書和業務部門熟悉本職工作及文件材料辦理過程的長處；文書和業務人員易在整理歸檔你過程中找到散失的文件材料。

三、檔案管理的四大步驟：

1、收集：明確歸檔文件材料與不歸檔文件材料具體范圍，即對文件材料的歸檔價值進行鑒定。

2、整理：依次為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六大環節。需要歸檔人員熟悉本單位的工作職能與要業務。對檔案的具體保管期限進行準確鑒定。

3、排架：方便利用、銷毀。

4、編寫歸檔文件整理說明。

四、檔案管理分類方法

1、-機構-保管期限分類法。這種方法適用于單位較大、內設機構較穩定、歸檔文件數量較多的立檔單位。優點是按這種分類方法排列檔案時，檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。一般單位可采用此方法。

2、-問題-保管期限分類法。適用于單位較小、內設機構不穩定、分工不明確、沒有內設機構或內設機構少、同一機構歸檔文件少的立檔單位。優點是檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。不適用機構分類法的單位，一般可采用此方法。

3、-保管期限分類法。這種分類方法適用于內設機構少、歸檔文件數量少的小單位或基層單位。優點是操作方便，便于檔案的管理，缺點是不能集中同一機構或問題的歸檔文件。

五、文件歸類的一般規定：

1、內容原則。記住要根據歸檔文件的內容及其所反映的活動領域歸類。如反映的是某個內設機構職能的歸檔文件應歸入該機構。、一致性和規律性原則。即在一個立檔單位歸檔方法應一致，即便歸錯了類，也要將其他相同文件軌道一個類，以便在利用檔案時，查全這類歸檔文件。

3、綜合性文件應歸入綜合類（按問題分類的類目）或綜合機構類（按機構分類的類目），專門性文件應歸入業務類。

4、涉及到兩個 以上機構或問題的文件，如有側重，應將其分入主要問題的類目中；如無側重，則歸入綜合類（按問題分類的類目）或綜合機構類（按機構分類的類目）

5、優先歸入本專業類。如一份文件包含本專業和其他專業的內容，可將其歸入本單位的本專業有關類目。

6、歸類的優先順序：有最合適的類就歸入該類，無最合適的類則考慮入相關類（即靠類歸類）；無相關類，則考慮歸入“其他”類；無“其他”類則考慮歸入綜合類。如同一類歸檔文件多，又無專門類時，可考慮增加類目。

第四篇：公司文件管理規定

公司文件管理規定范文 1目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運轉。2使用范圍

適用于公司文件的編號管理和控制：

a)技術類文件：是指在公司的設計、生產、銷售、服務等各個環節中與技術有關的各類文件和資料。

b)其他文件：包括公司規章制度、管理文件、合同協議、傳真等；

c)編號文件包括紙介文件以及電子文件。

3編號辦法

3.1公司名稱及項目名稱約定:

公司全稱為：南非中國制衣集團(北京)

本組織簡稱：CGMBJ

項目全稱：CGM 企業信息管理系統 1.0版

項目簡稱：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:用四位數字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用兩位數字表示月份，不足兩位時，第一位用零補齊，如03表示3月。

dd: 用兩位數字表示日期，不足兩位時，第一位用零補齊，如15表示第15號。

例如：

2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）

3.3文件版本編號

下面是對文件版本進行編號要遵守的標準：

起草版本的編號為 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。

版本編號可以根據項目需要延伸到若干層，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以確認后，版本編號應該始自 1.0。

版本編號不斷變化為： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。

項目可以根據需要將版本編號晉升為2.0，2.1, 2.2 等。

3.4技術文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:項目縮寫。

nn:版本號，參見3.3節。

AA:子項目名稱。

yy:文件版本號。

BB:工作過程名稱：

相應工作過程名稱的簡稱（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，應該遵守下面表格中的標準。

驗收測試計劃

（Acceptance Test Plan）ATP

驗收測試報告

（Acceptance Test Report）ATR

檢查單

（Check List）CL

程序修改報告

（Code Difference Report）CDR

軟件構成設計文件

（Software Component Design Document）CDD

具體設計文件

（Detail Design Document）DDD

軟件功能設計文件

（Software Function Design Document）FDD

軟件功能說明書

（Software Function Specification）FS

手冊

（Hand Book）HB

系統集成測試計劃

（System Integration Test Plan）ITestPlan

系統集成測試報告

（System Integration Test Report）ITestRep

組間協作文件

（Intergroup Coordination Document）ICD

初步設計文件

（Preliminary Design Document）PDD

軟件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document）SCM

軟件開發策劃文件

（Software Development Plan Document）SDP

軟件項目策劃文件

（Software Project Plan Document）SPP

軟件質量保證計劃

（Software Quality Assurance Plan）SQA

軟件需求規格說明

（Software Requirements Specification）SRS

工作說明

（Statement of Work）SOW

子系統測試計劃

（Sub-System Test Plan）SSTP

子系統測試報告

（Sub-System Test Report）SSTR

子系統測試腳本

（Sub-System Test Script）SSTS

軟件維護計劃

（Sustaining Plan）SP

系統操作描述

（System Operations Description）SOD

系統測試計劃

（System Test Plan）STestPlan

系統測試報告

（System Test Report）STestRep

培訓計劃

（Training Plan）TP

例如：

CGM-v1-需求規格說明書-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系統-驗收測試計劃-2.0.doc

3.5其他文件的編號

3.5.1公司規章制度和管理文件

公司規章制度和管理文件的編號格式為：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內部管理制度，則應標記部門編號，表示該制度由部門內部使用。

TT：大寫英文字母，文件類型；

RR — 規章制度，指公司頒布執行的各種規章制度；

QS — 質量管理文件，公司運轉過程中的各類文件和記錄。

AB：文件名稱

dd：文件版本號。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理規范-01.doc

CGMBJ-RR-績效考核規范-1.2.doc

3.5.2合同協議

合同協議的編號格式為：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯數字，簽訂合同的年份；

T：合同類型

S-銷售合同

P-采購合同

C-合作協議

H-勞動合同

O-其它合同

nnn：合同流水號，流水號每年1月1日自動歸0。

3.5.3傳真

發出的傳真編號結構為：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA：

人員姓名

BB：傳真的主題（不超過15個漢字）。

nn：流水號。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到傳真，S表示發出傳真

傳真屬于臨時文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應對其復印，并以外來文件的命名規則進行命名,并且與外來文件一起管理。

例如：

CGMBJ-張三-R-臺灣需求的回復-20030314-01（表示在2003年3月14日收到從臺灣發來的傳真，主題為“臺灣需求的回復”。

3.5.4電子郵件的命名規則

電子郵件需要歸檔管理時，按傳真的命名規則命名。

3.5.5外來文件

外來文件結構為：CGMBJ – AA – yy-nnnn

AA：

文件種類編號:

RM：需求相關

yy：文件來源編號:

01：臺灣嘉可公司

nnnn：文件流水號。

例如：

CGMBJ-RM-臺灣公司操作手冊-01-0001.doc

3.5.6對外發文

指公司發給公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn號

yyyy：阿拉伯數字，發文的年份

nnn：流水號，每年1月1日自動歸0。

3.5.7會議紀要

指公司內部會議的記錄等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，詳見4.2節日期表示。

AB：會議主題（不超過15個漢字）。

dd：阿拉伯數字，文件流水號。

例如：

CGMBJ-20030314-M-周例會-0001

3.5.8其它文件

項目周報:

CGM-vnn-yyyymmdd-周報-AB

周工作計劃:

CGM-vnn-yyyymmdd-周計劃-AB

工作任務單:

CGM-vnn-yyyymmdd-任務單-AB

工作日報:

CGM-vnn-yyyymmdd-日報-AB

nn:版本號，參見3.3節。

yyyymmdd:日期，詳見4.2節日期表示。

AB：

人員姓名

例如：

CGM-v1-20030312-周報-張三

CGM-v1-20030312-日報-李四

3.5.9文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相應表格、補充文件等，采用在原有文件編號后附加：-M nn(-NA)M：附加內容類別；

T：表格

A：附件

S：補充文件

nn：附加文件流水號

NA：文件名稱；

4編號管理

Ø合同協議由公司辦公室統一編制管理。

Ø傳真由公司辦公室編制和管理。

Ø對內、對外的發文統一由公司辦公室編制和管理。

第十條 發文程序規定：

1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

第五篇：單船修理歸檔文件管理規定2011.6.21

福 建 華 東 船 廠 有 限 公 司

修 船 技 術 質 量 部

單船修理文件歸檔管理規定

1.總則

為規范船舶修理過程中各種文件的管理，明確各級人員職責，特制定本規定。

2.范圍

適用于船舶修理過程中各種生產、技術、質量檢驗相關的文件的控制。

3.職責

3.1修船技術質量部綜合管理員負責收集、整理船舶修理過程中各種文件，并歸檔和保管。

3.2經營部單船經營代表、修船生產部單船總管、修船各車間主管、修船技術質量部技術主管、質量主管、采購部主管負責提供船舶修理過程中各種生產、技術、質量檢驗相關的文件。4.內容與要求

4.1船舶修理完工后三天內修船技術質量部綜合管理員負責收集、整理船舶修理過程中的各種文件。

4.2修船生產部單船總管是修船單船總管小組的負責人，負責協助修船技術部綜合管理員收集各種文件，同時提供全船修理項目單、修理項目更改通知單、船舶修理整體計劃、修期延長協議、完工證等文件。

4.3單船經營代表負責提供船舶進廠通知單。

4.4修船各車間主管負責提供車間施工計劃、質量檢驗申請單的內檢部分等文件。

4.5修船技術質量部技術主管負責提供船舶修理的施工方案、施工工藝和施工圖紙等文件。

4.6修船技術質量部檢驗主管負責提供船舶修理檢驗計劃、質量檢驗申請單的外檢部分、質量整改通知單、各種檢驗報告、試驗報告、探傷報告、采購設備和材料的產品質量證明書等文件。

4.7采購部協助提供采購設備和材料的產品質量證明書。

4.8修船各部門和車間應全力支持綜合管理員和修船單船總管工作，保障文件盡快的歸檔。

4.9 修船 技術質量部綜合管理員收集完成后進行歸檔，如有借閱、查詢應進行登記，并作好記錄。借閱人閱后應盡快歸還，方便其他人員借閱、查詢，充分發揮技術資料利用率和周轉率，保證各類資料處于受控狀態。

5.附則

5.1本規定由修船技術質量部負責解釋。

5.2本規定自下發之日起實施。