第一篇：小企業管理形成性考核冊答案1（精選）

答：相比較而言，小企業的基本特點是：企業數量眾多，分布面廣；體制靈活，組織精干；管理水平相對較低；產出規模小，競爭力較弱；“家族”色彩濃。小型企業由于其自身特點，在擴大就業，活躍城鄉經濟，滿足人們多樣化和個性化需求，進行科技創新，優化產業結構，改善人民生活和增加財政收入等方面，有著獨特的功能，在國民經濟發展中處于舉足輕重的地位，發揮著不可替代的促進作用。

案例1：上海銀蠶絲織品有限公司1998年創立，七十年代末，在針織行業中悄然出現了新興技術——針織真絲。她，環保，護膚，免燙，擯棄了梭織真絲的缺點，充分發揮了真絲,這個被稱為軟黃金纖緯的特性。董事長劉強陵在對這個新興市場經過長時間詳細研究，并到當時針織真絲唯一的生產企業浙江省金三塔針織廠學習調研，針對針織真絲產品的特殊性，劉總認為針織真絲的發展方向應該是以發展針織真絲專營店的方式來拓展市場，因為針織真絲產品含概各個領域，內衣，春夏季的時裝衫，男裝，床上用品等，涉及春、夏、秋、冬四個季節產品。在大型商場中是便于提高品牌知名度，但現在大型商場按照傳統理念真絲屬于夏季，成為他夏季羊毛衫柜臺的補充品，這不利于針織真絲產品的后續發展。如果放在大型商廈中，他是按產品使用性分類的，想要同時購買幾種針織真絲的顧客就要上上下下跑遍商廈先要找到分類區再找到專柜再進行挑選，非常不方便。如果顧客踏進針織真絲專營店，可以同時挑選購買他心儀的針織真絲內衣，時裝，絲毯等。專營店除了方便客戶，也體現了針織真絲有容乃大的特性，讓針織真絲在一個舞臺上集中體現，有利于對生產質量的控制，有利于第一時間了解顧客對針織真絲的需求，有利于對購買針織真絲產品顧客提供售后服務，有利于對針織真絲這一新興技術收集積累資料經驗，為今后針織真絲在消費市場上競爭提供重要的可參考的數據。

隨之，在上海市閘北區天目西路292號誕生了上海第一家專營針織真絲的專賣店——上海銀蠶絲織品有限公司創建于1998年，同時申請注冊“銀蠶”商標。在2000年8月28日注冊成功。

案例2：在紹興市新建北路5號，有家“新天烘焙”蛋糕店，與其他蛋糕店有點不同，這家店不僅寬敞明亮，而且在店鋪的一角擺放著一張圓桌、兩張凳子，桌上還放著幾本雜志，有點休閑吧的味道。這家與眾不同的蛋糕店的主人，是位剛走出大學校門才兩年的年輕人——浙江大學城市學院2006屆畢業生陶立群。今年25歲的他，畢業后自主創業，現在已擁有5家蛋糕連鎖店和一家加工廠，成為紹興市里小有名氣的創業青年，今年被評為紹興市創業之星。

2006年6月，陶立群從浙江大學城市學院工商管理專業畢業時，決定開個蛋糕店。他做出這個決定并不是盲目的——大學期間，他曾經經營過校內休閑吧、小餐廳，都做得不錯。曾做過“元祖蛋糕”代理的他，對蛋糕市場有所了解，覺得能在這一行闖出一片天地。雖然父母極力反對，但陶立群認準了這條路，決意走下去。2006年夏天，他白天頂著烈日逛紹興市區大大小小的蛋糕店，看門道、想問題，晚上則躲在房間里查資料，了解市場行情。他還跑到杭州、上海等大城市做蛋糕市場的調查，搞可行性分析。

陶立群的調查有不小的收獲：紹興當時只有“亞都”、“元祖”兩家知名品牌蛋糕店，其余的都是本地小蛋糕店，中高檔品牌蛋糕市場相對空缺，而且當時紹興還沒有一家蛋糕店的糕點是現賣現烤的。陶立群的創業夢想定位在打造本地中高檔蛋糕品牌上。

2個多月后，當滿滿9頁的《新天烘焙蛋糕店可行性策劃書》放在父母面前時，陶立群的父母被感動了，他們拿出積蓄支持兒子創業。2006年年底，第一家“新天烘焙蛋糕店”在紹興市新建北路5號正式開張，陶立群做起了小老板。他將店面分成兩部分，前半部分是自選式的透明櫥窗，便于顧客自行挑選；后半部分則用來加工糕點，現做現賣。起早摸黑，對在創業之初的陶立群來說是常事。為節約成本，采購、運貨等工作，陶立群都自己一個人做。優質的用料、獨特的口味、有人情味的服務，贏得了消費者的喜愛。2007年5月、10月，陶立群先后開出第二、第三家連鎖店。今年9月，又有兩家新天烘焙店在紹興市區開張。在魯迅故里做講解員的曹圣燕是新天烘焙店的忠實顧客，她說，“新天”不僅布置得有情調，并且糕點的品種多、口味好，所以經常買。談及今后的打算時，陶立群說，他下一步要在蛋糕店的團隊建設上下功夫，并且要不斷改善店里的蛋糕品種以及銷售服務，打響“新天”品牌，力爭開出更多的連鎖蛋糕店。

2）創業計劃應該由誰來編制：創業計劃的編寫一定要有企業的創業者親自參加。原因一是由于外部人士編寫創業計劃的依據一定是創業者提供的資料，沒有創業者的幫助是寫不出好的創業計劃書的。原因而是在制定創業計劃的過程中，可以檢驗創業者對于企業的初始設想，使創業者更加深入、客觀地分析項目的可行性和經濟性，及時發現問題并進行調整。一份好的創業計劃應該符合哪些要求：一份好的創業計劃應該具有一套完整的格式，有明確的針對性，內容豐富而又言簡意賅，長度適中，不溫不火，有嚴密的邏輯性和嚴謹的科學證據，盡量使用量化的表示方法。以此全面地分析和預測企業將來可能遇到的所有問題，特別是風險投資者最關心的幾方面：獨特性、管理團隊、財務規劃、風險和退出。

第三次作業

一、作業答案 點點快餐店的選址東方集團是一個綜合性集團公司，目前正在對餐飲經營領域進行業務拓展，建立起一個名為點點的快餐店品牌，目的是要形成規模化快餐店管理模式，以本國品牌打開快餐業市場。東方集團首先將天津財經大學作為其中一個試投入營業點，選址也在天津財經大學地理范圍內進行，最終選定的地點是老宿舍樓舊址，處于財大新教學區內，從存車場上學的學生由此經過，周圍具有臨近的超市。

一、設施選址的影響因素設施選址的影響因素包括成本因素、市場位置因素、人力資源因素、基礎設施因素等因素。

（一）成本因素租金比較便宜，為63000元，但是位置深入到了東院的中心

地帶，對于原料的運輸產生了阻礙，增加了成本。運輸成本問題可以被較大的客流量彌補。未來運輸問題可以通過財經學院的建設改造來 解決。

（二）市場位置因素接近停車場及上課地點，更為便捷，省去了繞道的麻煩。

（三）人力資源因素地點C地處東院新教學區內，從長遠看將是財經大學未來教學的主要地點，學生從此經過上課自然形成了客流，在其周圍也有小型的超市與之構成消費區。

（四）基礎設施因素由于地處大學校園之中，基礎設施比較完善，在電力、水力、排水、醫療、治安、安保等方面有保障。

二、選址的一般程序設施選址的一般程序包括收集信息、制定備選方案、方案的確定三個步驟。

（一）收集信息收集了財經大學的地理位置、財經大學的內部經營結構、財經大學的消費水平和財經大學的潛在發展空間等方面的信息。

第四次作業小企業管理課程學習體會這學期我們進行了小企業管理這門學科的學習，通過對這門課程的學習，我對小企業管理有了深刻的了解，收獲頗多，但短暫的學習與領悟總是有限的，只有今后不斷地加強學習、深化運用，努力將書本的理論知識結合到企業管理的實踐中，發揮更大的效用。現簡單地談一下我的體會：總體上本課程具有較強的操作性和實踐性，通過老師面授、答疑和輔導等對本課程的學習，掌握中小企業，特別是小型企業在我國的發展現狀以及對中小企業家的素質要求；如何尋找創業機會；明確選擇合理的管理隊伍和組織形態；理解創建企業如何制定商業計劃、確定資金的需求并獲得資金來源；掌握企業運行時，中小企業家如何創造競爭優勢，確定經營戰略，進行市場營銷以及中小企業的人才戰略等；掌握中小企業的電子商務與客戶關系的管理；掌握中小企業壯心、發展與推出的基本內容；理解企業家創建和運行企業的社會倫理問題和法律環境要求。本課程為學習者真正創建和運行中小企業打下一定的基礎。一方面正確認識課程的性質、任務及其研究對象，全面了解課程的體系、結構，對中小企業有一個總體的認識。一方面掌握中小企業管理的基本職能、基本概念、基本原理和基本方法，了解學科發展的新理論與新思想。一方面緊密聯系實際，學會分析案例，解決實際問題，把學科理論的學習融入對經濟活動實踐的研究和認識之中，切實提高分析問題、解決問題的能力。真正掌握課程的核心內容，為企業經歷效益的提高服務，為社會主義市場經濟體制的建立和完善做出貢獻。我認為小企業的管理，簡單可分為兩方面的內容，對于工作和對于人。而管理所包括的計劃、組織、控制、激勵、領導等方面工作，都可以包換在這兩方面的具體任務中。根據小企業自身的特點，運用一定的職能手段來協調組織成員的工作活動，使其與管理者一起高效率地實現小企業發展目標的工作活動過程。對工作，所有的企業都是由無數人來承擔無數職位后形成的，都有一定的組織結構和工作方式，共同完成計劃的工作。對于人，就是讓人的工作效率達到最大化，這需要人對工作有很大的積極性，并且一切工作因素都是有利于發揮出他們的最大工作效率。

第二篇：電大小企業管理形成性考核冊作業答案

小企業管理作業

1當你學習完教材第1、第2、第3章之后，完成以下兩個任務：

一、教材的第一章從三個方面論述了小企業的基本特點，請你用實例加以說明。

要求：

1、認真閱讀教材第一章的相關內容，準確理解小企業所具有的基本特點。

2、通過網絡、報紙、雜志等各種手段，查找我國或者國外小企業的相關資料。至少選擇2個小企業的案例。

3、字數在1000左右。

二、創業計劃應該由誰來編制？一份好的創業計劃應該符合哪些要求？

要求：

1、通讀教材第三章的相關內容后在回答問題。

2、字數在500左右。

中小企業的基本特點

一、小型企業的基本特點

1．企業數量眾多，分布面廣

小企業是現代經濟的重要組成部分（占1000萬家的99%），是社會經濟發展的重要基礎。

2．體制靈活，組織精干

小型企業大都采取個人獨資或合伙式形式，生產決策、市場營銷、人力資源、組織結構、層次、管理人員等方面表現適應性強，經營手段靈活。

3．管理水平相對較低

從小企業總體上看，大部分小型企業缺乏有效的、完整的內部管理制度，經營也不夠規范。

4．產出規模小，競爭力較弱

資本總量小，生產規模和資本有機構成一般較低，生產設備相對落后，工藝陳舊，產品標準化程度低，技術含量和附加值較小，產業規模小。

5．“家族”色彩濃

目前，占小型企業主導地位的是民營企業，而民營企業大部分為??家族??企業，“親緣”關系較重。束縛了人才的引進和使用。

中國小企業的定義和數量

二、小企業的定義和標準。

小企業是相對于大企業而言的概念。小企業一般是指規模較小或處于創業和成長階段的企業，包括規模在規定標準以下的法人企業和自然人企業。中國過去劃分企業的標準主要根據銷售額和資產總額指標，并結合行業特點確定。2003年2月，新確定的小型企業標準增加了企業職工人數指標，小企業的人數在零售業為100以下，最高的建筑業為600人以下。

三、小企業案例

1、我國第一家由農民興辦的股份合作制企業——開弦弓絲廠

1928年,絲市沉寂,絲價疲軟,改良絲出于木制絲車,手工操作,水份不勻,斷頭較多,終無法與廠絲匹敵而致 滯銷.女蠶校及開弦弓村領導人深悟:“工欲善其事,必先利其器.”遂有建立合作社的動議.是年底,經女蠶校校長鄭辟疆,推廣部主任費達生及村領導人周保山,陳杏蓀等人的支持,于1929年2月成立“吳江縣震澤鎮開弦弓有限責任生絲精制運銷合作社”,報名者400余戶,共集資753股(每股20元)另外還向江蘇省農民銀行及震澤江豐農工銀行貸得4700元,用以籌建絲廠.4月,在村東購得建廠用地4畝(其中桑地2.6畝,低田1.4畝).奠基以前,還請戲班在空地上演戲,免費招待村民,以示慶祝,借此夯實地基, 節約工費.工期45天,建成廠房17間及樓房6間,耗建筑費9700元.同時挑選繅絲成績優秀的青年女子,施以2個多月的技術培訓,作好人員 準備.7月進入設備安裝及試車階段,共設坐繅車32臺,復搖車16臺,另有煮繭烘繭及鍋爐發電等設備,總設備費用2.1萬元.8月5日,汽笛長鳴,一縷黑煙裊裊升起,中國第一個農村機械絲廠誕生,全村觀呼雀躍,本村農民絲70余人進廠工作.開工初時,日產廠絲20市斤,投產2個月后產絲12擔,其中一等絲10擔,每擔售價1534元;二等

2擔,每擔售價1425元,據費達生女士回憶,所產廠絲分別售與上海緯成公司及華順綢莊.年終結算獲利10870元,社員獲得豐厚的紅利.翌年,又添置繅絲車及復搖車各5臺,全廠職工增至87人.小企業管理作業二

一、認真閱讀文字教材第五章，完成下列表中的內容。

創新企業

優勢：

1、在小企業的組織結構、經營范圍、人員設置等多方面，創業者可以根據實際需要進行構建。

2、在產品生產或者提供服務上面，企業可以突出自己的特色，樹立自己的品牌。

3、在經營場所選擇方面，創業者擁有主動權。

4、在產品銷售方面，企業可以開避廣闊的市場。

劣勢：

1、新企業、新技術、新產品，一切都是未知數，又沒有間接的經驗可以參考，經營風險較大。融資比較困難。

2、由于沒有經營業績，很難從銀行取得貸款。

3、新企業經濟效益不穩定，很能吸引人才。

4、一切從頭開始，企業內外各種關系都需要創業者去協調，雜志繁多，創業者常常被搞得疲憊不堪。必備條件：

1、擁有專利技術。

2、擁有工作經驗和一定量的客戶群。

3、獲得充足的創業資金。

特許經營

優勢（受許人方面）：

1、加盟一家實力雄厚和信譽高的特許經營企業，投資風險小，并且可以得到特許人金融方面的幫助。

2、受許人可以得到特許經營企業系統的管理培訓和指導。

3、受許人可以享受特許經營企業大規模廣告宣傳等各種促銷活動，使公眾熟悉的特許經營企業的服務商標、所有權、專利與外觀設計，有利于提高競爭力。

4、特許經營企業集中進貨，可隆低成本，保證貨源。

劣勢（受許人方面）：

1、經營方式上沒有自主權，受制于特許人，使其增長受限制。

2、受許人必須支付昂貴的特許經營費，利潤要按協議與特許人共享。

3、受許人必須接受經營企業統一的供貨價格。

4、一個特許經營加盟企業出現的問題，會連累所有企業。

特許經營的優點（特許人方面）：

1、每開設一家特許經營分店都可以收取特許經營費，而且還可以收取管理費，增加特許人的收入。

2、特許經營有利于提高特許經營在當地的知名度。

3、特許經營可以降低經營費用，集中精力提高企業的管理水平。

4、特許經營能經較快的速度、以較少的資金進行規模擴張，且最終回購成功的特許加盟分店的機會。缺點（特許人方面）：

1、對加盟企業沒有所有權，控制力度較弱。

2、一個加盟店的企業形象受損，會影響總店的信譽。

3、運作支持費用增加，為維持特許經營關系、進行核算及一些通常的服務，在授權特許經營中花費要比集權的組織花費更多。

特許經營所必須具備的條件？

特許經營，俗稱連鎖加盟，根據當前法律法規規定，必須具備下列條件才是合法的商業特許經營。

1、特許人必須是合法存續的企業，個人不得開展商業特許經營。

2、特許人必須擁有注冊商標、專利、專有技術、企業標志等經營資源；

3、特許人必須擁有為被特許人提供經營指導、技術支持和業務培訓的等服務的能力；

4、擁有至少兩個直營店，并且經營時間至少滿一年；

5、特許人應當在首次簽訂商業特許經營合同之日起十五日內向省級或者國家商務部門申請辦理備案；

6、特許人應當在訂立特許經營合同之日前至少30日，以書面形式向被特許人提供《商業特許經營管理條例》第二十二條規定的信息，并提供特許經營合同文本。

7、特許人向被特許人提供的信息應當真實、準確、完整，不得隱瞞有關信息，或者提供虛假信息。

8、法律法規規定的其他條件。

家族企業

優勢：

1、創業成本低。

2、企業內部易于建立較高的信任度。

3、創業者是企業主要的管理者，對核心技術和核心業務比較熟悉。

劣勢：

1、家族企業能吸納并留住家族以外的優秀人才。

2、家族企業在人事安排上常常因人設職。

必備條件：

1、明確家族成員的股權占有情況。

2、建立合理的董事會決策制度。

3、聘用專業化的管理隊伍。

4、逐步實現決策的民主化。

二、什么是差異化戰略？結合小企業的特點說明小企業實施差異化戰略的優勢。

小企業差異化戰略是指小企業對其生產或提供的產品和服務進行差異化以避開直接競爭，創造市場差別優勢。差異化戰略優點主要體現在以下幾個方面：

1．差異化戰略有助于小企業形成進入障礙。

2．差異化戰略有助于降低顧客的敏感程度。

3．差異化戰略有助于增強小企業的討價還價能力。

4．差異化戰略有助于小企業防止替代品的威脅。

小企業管理作業三

當你學習完教材第7、第8、第9章之后，完成以下任務：

請你為一家小型快餐店選擇一個合適的地址。

現在開什么店比較好呢?開一家小型快餐加盟店是一件很好的賺錢項目，但是想賺錢，選址是第一步，小型快餐店加盟選址都需要什么呢?

一、了解自己和顧客

知彼知已，百戰不殆。一個品牌要知道哪些地方適合開店，首先要了解自己，知道自己是誰，清楚產品、服務、環境和價格的組合在整個市場上處于什么水平，還要了解自己的目標顧客是誰，實際上更為哪些顧客所接受和偏愛。顧客特征中最關鍵的因素是購買力，它決定了一切。其次是年齡，少年兒童、中青年和中老年的消費習慣有很大差別。消費偏好也很重要，北方人愛吃面，南方人愛吃飯，留過學的人更容易接受西式食品等等。已開有店鋪的品牌可以直接從自己的顧客那里得到結論，尚未開店的新創品牌就要研究產品和定位相同或相似的品牌以得出結論。

二、了解競爭對手

競爭對手不僅是敵對關系，是店址的競爭者，也是選址時的參照物。要了解主要競爭對手的目標顧客有什么特征?重點在那些區域開店?選址策略是什么?他們在選址中有何成功與失敗之處?對于那些自己的產品、服務、環境和價格的組合與哪些競爭品牌更為相似，與哪些競爭品牌能形成互補關系?某一特定店址所在商圈內競爭對手的生存情況如何?

三、熟悉主要商圈

主要是研究重點城市的主要商圈的特征，了解商圈是以商業為主還是以商務為主，是市級商圈還是區域或社區商圈，商圈內的主要商業形態是什么，商圈輻射能力如何，餐飲競爭情況，客流的數量和特征等。結

合自身的市場定位，明確市場布局，明確哪些地方可以開店，哪些地方不能開店，尤其要確定應優先選址的重點區域。此外還要重點了解了解目標顧客在一個城市及全國的地域分布與活動規律，例如北京的外企白領主要在東三環附近的寫字樓上班，主要在中高檔百貨商場及秀水街等市場購物。選址就要找到目標顧客經常出沒的地方開店。

四、廣泛尋找店址信息

好店址難找，相信很多人都會對此有同感。必須掌握足夠數量的優質備選店址，才有可能進行優中選優。如果手頭只有別人挑剩下的不良店址，最后只能矮子里拔大個，不可能選到什么好店址。尋找店址信息最好是多管齊下，調動一切力量尋找優質店址。

知

五、店址調查

當找到一個看似不錯的店址，但沒辦法確定是否真正可行，此時需要進行選址調查。重點調查內容包括：確定店鋪可能的輻射范圍，輻射區內的人口數量與特征、競爭情況，商圈環境等內容。此外還要調查了解店址前的客流量、店址的可見度、便利性、攔截與互補等。

六、可行性分析

選址開店是一項風險很大的投資，可行性分析可以重點從收益和風險兩方面進行。收益分析是依據店址所能帶來的客源的質量和數量在當前的產品價格與服務速度之下預測能實現多少營業額，然后根據成本費用情況對盈利進行估算，根據投資總額測算投資回收期和回報率。風險分析主要是了解商圈發展、道路改造、人口數量與結構的變遷、競爭變化等因素可能對店鋪未來經營產生的影響，評估實現預期收益的可能性。

七、做出正確的決策

明確了店址未來的預期收益及實現收益的可能性與風險，就能一個店址是否可行做出判斷。但選址決策時還要參照開店目的、資金情況、發展戰略等因素，如果是為了迅速獲取利潤，就要求店址的各方面條件都很好，投資回收期很短;如果是為了推廣品牌，要求店址可見度高，客流量大，對回收期要求不高;如果是搶為了占市場，只要店址所處的商圈和位置較好，成熟度不高也沒關系，這要求企業有充實的資金支持。有了充分的選址調查和分析，做出正確的選址決策并非是難事。

小企業管理作業4

第三篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客;接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄;13 [日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話;14 [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項;執行上司交辦事項

交辦的事項 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18

同學們在做本題時，要注意分析哪些是內容基本相同的，要放在一起。大多數同學因為沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內容，后兩項則是文書處理的內容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些?

辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內電視大學學生交流社區，提供學習資料下載，交流，電大就業指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何?本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1.計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優先順序’處理工作”這一知識點。按照“優先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1.將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事?B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1.請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結方法;3.受意方法;4.傳達方法;5.進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意(即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本，記錄下指示要點;(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度;6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2.結合實際談體會。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊<二>

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：1.都應先問好，再傳達自己的信息;2.都應保持耐性、熱情的態度;3.通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情;4.都應簡明扼要表達自己的意思。

異：1.打電話應首先查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優劣：

“電視會議”——優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象;劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件?本題主要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?

答：1.上司正在開會時;2.上司繁忙時;3.上司即將外出時;4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理形成性考核冊<<三>>

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1.日程安排計劃表的種類：

(1)年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。(2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：

1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2.私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續.(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4.其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊<<4>>

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特征：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。(2)有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。(3)有歧義。因為漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規范、簡明些;休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。2.敬語使用的一般場合：(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者;具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征;二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。

二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思路如下：

1.合適的話題包括：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;.(5)積極、健康的生活體驗的話題;(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。(5)夸耀自己的話題。(6)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。

1.印章的使用的主要形式為：(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。

1.收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理;(2)屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;)(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理;(5)在文件份數少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。

1.類型：(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時間特征立卷;(5)按地區特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。

2.按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。

1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借;3.根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據;5.以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務;6.將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息;7.通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。

第四篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

作業1

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。[調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項 交辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤、光盤等；

（3）鉛筆；

（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；

（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；

（2）上司繁忙時；

（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業3

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協助他解決私人的事務。

財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

作業4

一、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行 公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。

類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯 系和處理情況，運用最廣泛。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以 提供檔案外借；

（3）根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提 供咨詢服務；

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；

（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。

第五篇：辦公室管理2012形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）

作業1 1題P3.4

2題P22-23

3題P27-29

4題P29

5題P34-41 作業2 1題P45-52

2題P53-55

3題P63

4題P68-70

5題P89 作業3 1題P162-167

2題P172-176

3題P188-191

4題P208-210

5題P223-225 作業4

1題P249

2題P255

3題P276-278

4題P285-286

5題P317-318 作業1

1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號 國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

（本題的例子請同學們見教材第29頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計

劃書，不要抄襲。）

1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方

法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些？

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標注！）

作業3

一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。

答：為了提高會議的效率,有必要加強會議管理,做好會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環節的工作。

1、會前準備：質疑會議的必要性明確會議的目標

2、確定會議議題：會議議題是指根據會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。

3、確定與會人員

4、確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。

5、會中控制有效控制會議的議題和進程

6、會后跟蹤：會議結束后,應將會議內容整理成會議紀要,會議紀要中應包括相關部門，應承擔的責任、責任人,完成時間及驗收標準等內容。

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2．私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

5、舉辦一般規模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。

答：

1.根據參加宴會的人選地點，定檔次 2.發請帖

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5.到時間正式進行。

文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執行，可以采用倒計時的方法，將以上內容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協助收拾會場。

作業4

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。1．類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。

（同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。）

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。

1、將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質上。

2、采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。

3、將確定要歸檔的電子文件在網絡環境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上。

4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式。