第一篇：(2013)幼兒園管理形成性考核冊答案

幼兒園管理》形成性考核冊答案

作業1

一、名詞解釋（每小題4分，共20分）

1.管理

管理：是指一定組織中的管理者，通過實施計劃、組織、人員配備、指導與領導、控制等職能來協調他人的活動，使別人同自己一起實現既定目標的活動過程。

2.教育管理

教育管理是教育行政人員與管理人員遵照一定的教育方針，利用各種管理手段，通過組織、指揮、協調各方面教育人員的活動，高效高質地完成國家下達的教育任務，實現國家所規定的培養目標，從而達到教育促進社會發展所進行的各種職能活動。

3.學前教育管理學

是一門研究學前教育管理過程及其規律的科學，屬教育管理學的分支學科之一。

4.管理職能

指的是管理活動自身所具有的職責和功能作用，即管理工作應承擔和可能完成的基本任務。

5.教育行政

是國家行政的重要組成部分，國際為實現教育目的，通過政府的教育行政部門依據對各類教育事業及所屬教育機構進行的領導和管理活動。

二、單項選擇題（每小題2分，共20分）

1．現代科學管理學派的代表人物是（A）。

A.西蒙

B.法約爾

C.赫西·布萊查爾特

D.馬斯洛

2．被稱為“人際關系之父”的是（D）。

A.泰羅

B.韋伯

C.法約爾

D梅奧

3．古典管理理論認為，人是（A）。

A.經濟人

B.自我實現的人

C.復雜人

D.社會人

4．目標管理特別適合（B）。

A.工作

B.組織

C.管理者

D.工人

5.泰羅的科學管理思想反映在他的代表作（A）之中。

A.《科學管理原理》

B.《工業文明中人的問題》

C.《一般管理與工業管理》

D.《社會和經濟組織的理論》

6．管理的首要職能是（A）。

A.計劃工作

B.組織工作

C.指導與領導工作

D.控制工作

7.管理成功的秘訣在于（A）。

A.組織文化 B.管理工具 C.科學技術 D.嚴密的組織結構

8.幼兒園管理工作的最高執政層是（B）。

A.國務院

B.國家教委

C.省教育廳

D.地方政府

9．管理環境的穩定性是（B）。

A.絕對的 B.相對的 C.永久的 D.普遍的10.1985年，（B）明確提出了“把發展基礎教育的責任交給地方”。

A．《中國兒童發展規劃綱要》

B．《中共中央關于教育體制改革的決定》

C．《關于明確幼兒教育事業領導管理職責分工請示的通知》

D．《中華人民共和國教育法》

三、簡答題（每小題6分，共30題）

1.什么是管理？為什么說管理是1＋1﹥2？

(1)管理是指一定組織中的管理者，通過實施計劃、組織、人員配備、指導與領導、控制等職能來協調他人的活動，使別人同自己一起實現既定目標的活動過程。

(2)管理是對社會組織而言，是社會共同勞動的必然要求；管理的主要職能是協調各有關個人的活動，以執行生產總體的運動所產生的一般職能，如計劃、組織、指揮、控制等，使個人的努力與組織的目標相一致； 管理是實現預定目標的行動，管理的核心是人與人的行為； 管理的實質是追求效率，使受分工制約的各個人的活動產生一種集體力量或社會力量，即1+1﹥2。

2.簡述管理的二重屬性。

管理同時兼有自然屬性和社會屬性。

（1）管理的自然屬性表現為管理具有合理組織生產力（指揮、協作勞動）的職能。管理這一職能或屬性在任何社會制度下都是存在的。

（2）管理的社會屬性主要表現為維護和發展生產關系（監督勞動）與上層建筑的管理職能。

3．幼兒園管理的基本原則是什么？（1）辦園方向性原則；（2）教養為主的整體性原則；（3）積極性原則；（4）有效性原則；

（5）內外協調的社會性原則。

四、論述題（30分）略 幼兒園管理形成性考核作業2

一、名詞解釋（每小題4分，共20分）

1.崗位責任制

是通過明確的規定，使每個工作崗位上的人員的職責明晰化，并將它落實到具體的負責人的一種制度。

2.園長負責制

是一個三位一體的概念，即園長對園所工作全面負責，黨的基層組織起保證監督作用和教職工民主參與管理，三者有機結合成為一個完整的領導體制。它是園所領導體制改革的核心。

3.管理過程

管理過程是指為實現預定的管理目標，管理者組織全員按計劃、有步驟地進行的共同活動程序。

4.“代明環”管理過程

美國管理學家代明提出，一切有過程的活動都是由計劃、實行、檢查、總結四個環節構成的。因此管理過程也同樣是由這四個環節構成的整體、連續循環的過程。這種認識得到了廣泛的認同，被稱之為“代明環”管理過程。

5.保教人員一日工作程序化

是通過將保教人員崗位責任制與幼兒園生活制度、生活常規結合起來，對保教人員在一日生活各個環節應做的工作進行具體分析，使崗位責任制規定的具體工作內容和要求落實到人，落實到時間和地點，并規定完成的程度與工作質量，同時進一步明確教養員與保育員工作的相互聯系，使保教人員一日工作程序化、規范化。

二、單項選擇題（每小題2分，共20分）

1．管理者是管理的主體，在管理活動中居的地位是（C）。

A.次要的 B.主觀的C.主導的 D.客觀的

2．現代管理主體的構成要素中，核心要素是（D）。

A.管理資金

B.管理信息

C.管理設備

D.管理者

3．“天時、地利”，指的是（C）。

A.不利環境

B.管理主體

C.有利環境

D.管理客體

4．組織協調和控制的目的，應該而且只能導致或保證實現（D）。

A.計劃

B.行動

C.功能

D.決策

5.1954年，德魯克在其（A）一書中，首先提出了“目標管理和自我控制”的主張。

A．《管理的實踐》

B．《一般管理理論》

C．《管理學基礎》

D．《工業管理和一般管理》

6.讓組織的成員親自參加目標的制定，在工作中實行“自我控制”并努力完成工作目標的一種管理制度或方法是（B）。

A．過程管理

B．目標管理

C．一般管理

D．系統管理

7.管理過程學派的主要代表人物是（A）。

A．代明

B．法約爾

C．泰羅

D．威廉·大內

8.小、中、大班各年齡段平均（B）個班為大型幼兒園。

A.3

B.4

C.5

D.6

9.幼兒園各項規章制度的核心是（A）。

A．崗位責任制

B．部門性規章制度

C．全園性規章制度

D．考核與獎勵制度

10.幼兒園的經費預算是由（C）制訂的。

A.園長 B.園務委員會 C.財會人員 D.全體教師

三、簡答題（每小題6分，共30分）1．簡述班級教養的特點。

⑴班級教學工作具有直接的教育性；

⑵具有全面整體性；

⑶班級教養工作的控制性；

⑷具有集體性；

⑸具有創造性；

⑹班級教養工作的開放性。

2．幼兒園衛生安全管理的要點是什么？

⑴把衛生安全工作要求列入園務工作計劃、部門工作計劃和班級教養工作計劃中；

⑵注重組織落實，有一名領導主管，選用責任心,有一定專業知識的保健人員擔任；

⑶制度的建立與完善，保證執行；

⑷加強班級衛生保健安全管理，如伙食營養、幼兒進餐、安全教育、自我保護能力培養。

3．簡述幼兒園總務管理的基本要求。

（1）堅持服務思想；

（2）要與園所整體規劃相結合，加強計劃性；

（3）加強隊伍與制度建設；

（4）勤儉建園，財盡其效物盡其用；

（5）珍惜時間，提高工作效率

（6）協調關系，抓好信息。

四、論述題（每小題15分，共30分）

1.什么是園所規章制度？結合實例論述園所規章制度的建立與執行的要求。

⑴園所規章制度是幼兒園組織的基本活動準則，是組織正常運行的保證，是幼兒園的“法”，是必須遵守的具體條文，具有保證秩序、增強人員責任感、將積極性納入科學管理軌道的作用。

⑵建立要求：

①切合實際，具有可行性

②明確具體，便于執行；

③有群眾性。

⑶執行要求：

①反復講解，宣傳教育，不可流于形式；

②嚴格要求，嚴肅執行，認真督查，獎罰分明；

③以身作則，樹立榜樣；

④按原則辦事，有章必循，避免前緊后松。

略

幼兒園管理形成性考核作業3

一、名詞解釋（每小題5分，共30分）

1.領導影響力

園長要實現領導功能，帶領全園職工完成園所任務，就需具備一定的威信，這就是所謂的影響力，也就是被領導者對其命令、勸告及建議能否做出適當的反應，由兩部分構成，權力影響力和非權力影響力。

2.權力影響力

一般為傳統因素，職位因素和資歷因素等，有一定的強制性，通常是外在的。由外部賦予的，即上級組織賦予一個人的職位和權力，憑借這些權力可以有力地影響被領導者的行為和活動。

3.非權力影響

由品格、能力、知識、情感等人格因素所構成，為自然性影響力是內在的，即經過領導者自身努力而獲得并且是經過實踐證明的，反映出領導者本身的素質，在整個領導影響力的構成中占有主導地位。

4.宏觀學前教育評價

主要指以學前教育的全部問題或涉及宏觀決策方面的學前教育問題為對象進行的評價。

5.幼兒園工作評價

幼兒園評價是教育評價的一個組成部分。它是依據一定的標準與程序，有目的、有計劃、有組織地對園所各個方面的工作進行科學調查，并做出價值判斷的過程。

二、單項選擇題（每小題2分，共10分）

1.下列關于“領導”和“管理”的說法不正確的是（D）。

A．二者都是指在權威的指導下系統而有效地實現組織目標的過程

B．領導是指引導和影響個人或組織在一定條件下實現目標的行動過程

C．管理的含義比領導要寬泛

D．管理者就是領導者

2.園長的首要任務是對全園進行（A）。

A.教育思想的領導

B.保證保教中心工作

C.建設好教職工隊伍

D.善于當家理財

3.園長的（B）是做好工作的關鍵。

A．知識素質

B．能力素質

C．思想素質

D．教育水平

4.對園長文化專業素養方面的要求，目的在于（B）。

A.完善管理制度

B.實行內行領導

C.提升管理檔次

D.調動積極性

5.幼兒園人員管理的核心是（D）。

A．加強對教職工的紀律管理

B．實行物質獎勵政策

C．為教職工創造專業發展的機會

D．調動人的積極性

三、簡答題（每小題6分，共30題）略

四、論述題（每小題15分，共30分）

1.請就“管理的核心是調動人的積極性”的命題聯系學前教育管理實踐談談如何調動教職員工的積極性。

現代管理思想強調人是管理的核心，為此應加強教職工隊伍建設，調動人的積極性：

⑴認清園所管理兩大任務的一致性：即園所工作目標和組織成員發展目標的一致。；

⑵正確理解和認知人的積極性：人的積極性是處于能動狀態下的心理活動，針對一定目標的外在表現。它來自于個體動機，團體動機和社會動機三方面，現實中人的三種動機是相互交叉的，在某一情景中有一種突出強烈的主導動機。⑶調動人積極性的策略：①樹立人是管理對象與主體統一的觀點；②創設寬松的精神心理氣氛，建立和疏通信息溝通渠道；③將人的積極性的三方面來源有機結合，影響教職工。根據幼兒園教職工的特點與實際情況，園所領導者應注意了解并盡力滿足這樣幾種需要：了解教職工經濟和物質生活狀況，滿足其提高經濟待遇、改善生活條件的需要；理解并滿足教職工要求尊重和信任的需要；注意滿足教職工改善工作條件發揮才干的需要；滿足教職工文化學習業務進修與提高的需要。

幼兒園管理形成性考核作業4

案例分析（每題25分，共100分）

案例1：驗收標準與法規相違背怎么辦？

某幼兒園正在準備申請接受北京市的一級一類驗收。這時，一位家長將一個輕度肢體殘疾的幼兒送到幼兒園，要求入園。處于同情和責任心，園長認為應該無條件接受該幼兒。可副園長提醒她，在一級一類驗收標準中規定幼兒園不得有體弱兒，這個肢體殘疾的幼兒多項指標都不達標，會影響驗收。于是園長決定不接受該幼兒入園。可幼兒家長非常氣憤，拿出《殘疾人保護法》和《未成年人保護法》質問園長。園長既慚愧又無奈，只得請求家長等兩個星期，等驗收合格后再考慮送孩子入托。園長誠懇的道歉和解釋雖然得到了家長的暫時認可，但如果驗收標準與法規相違背，園長該怎知么辦？

級類驗收是評價幼兒園辦園質量的一個重要手段，是促使各幼兒園開展競爭的一個有效方式。但是驗收標準僅僅是評價的一個手段，絕不是目的，不能為迎接驗收而忽視了幼兒園應當承擔的教育任務。

本案例的園長為了達到一級一類的硬性驗收標準而拒絕接受體弱兒，說明她對幼兒園驗收的目的和意義認識不清。驗收標準是促使幼兒園教育質量不斷提高的一個手段，而幼教法規是幼兒園辦園的依據，幼兒園必須依法辦園，這是幼教事業發展的總體要求。

園長爭創一級一類的心情我們應理解，這說明她對幼兒園發展的要求在不斷提高，但爭創一級一類只是幼兒園的短期任務，園長不應該把目光局限于此。接受體弱兒可能會影響幼兒園評級評類，但幼兒園就此擔起了教育體弱兒的任務，從長遠來看，這是一項公益事業，它所帶來的社會效益是無法估量的。當然，園長的無奈也是可以理解的，但驗收標準是“死”規定，園長可以就此向驗收部門做出解釋。這樣，與上級部門的要求相矛盾的地方在實踐中就可以得到協調解決。

案例2：從穿高跟鞋上班看幼兒園制度管理

做操時,園長發現明老師還是穿著高跟鞋帶操,不免有些氣惱:幼兒園三令五申,帶班老師不準穿高跟鞋,可她卻??為了保持制度的嚴肅性，園長當面向她說明其行為已違反了幼兒園的規章制度，要按規定接受一定的懲罰。不料明老師嘴巴一撇：“罰就罰唄，我懶得換！”

事后，園務委員會找出她做思想工作，她還振振有辭地說：“我穿高跟鞋帶班已相當習慣，從來沒有發生過事故；再說，從樹立幼兒園教師美麗形象上考慮，我個子矮，穿高跟鞋才顯現氣質和風度??”明老師私下還與其他老師說：“我就是不想聽她們領導的話，她們上班穿高跟鞋，我們穿卻挨罰，這不明擺著是領導整老師嗎？”一時間，這事在園里議論紛紛，給幼兒園的制度管理帶來了諸多障礙。

從表面上看，明老師明顯違反了幼兒園的規章制度，按規定予以懲罰是情理中的事。但從明老師的言行及此事在園內職工中掀起的波瀾，都說明了該幼兒園在制度管理方面還存在亟待解決的問題。

首先，園職工對幼兒規章制度的性質認識不足，誤把規章制度看成是園長意志的體現；其次是對規章制度的作用認識不深刻。幼兒園規章制度是幼兒園各項工作正常運轉、因而良好工作秩序建立的保證。

教師這兩方面的認識不足，說明該園在制度內化方面做得還不夠，未能調動職工的自覺性。

建議：

1．堅持規章制度學習的經常性，通過學習、講解，討論、切實提高教職工對規章制度的必要性和重要性的認識。

2．堅持規章制度執行的嚴肅性。即園領導以身作則，堅持制度執行的一貫性和一致性。

3．堅持規章制度的制定和執行過程的民主性和群眾性原則。

案例3：李老師的難題，請你支招

戶外活動時，李老師帶孩子們在玩大型玩具。淘氣的明明不斷地從滑梯正面向上爬，即影響其他幼兒滑滑梯，又容易發生意外。李老師多次提醒、勸說都無效。無奈，李老師只好讓明明站在自己身邊“反省反省”。恰巧園長來了，園長嚴肅地低聲對李老師說：“快讓孩子回去游戲，這樣做不好，不能體罰孩子。”李老師有些不知所措。

首先應劃清體罰與懲罰的界限。體罰是不允許的，而懲罰是一種教育手段。從李老師的教育行為看，她實施的是懲罰而不是體罰。李老師的行為并不“過火”。從園長的行為來看，在沒有調查的情況下，就主觀的認為老師在體罰兒童，確實會使老師不知所措。

身為一園職之長，在管理中不必事必躬親，尤其在不了解情況時，更不能隨便批評這樣做，不僅會使老師不知所措，而且還會挫傷老師的積極性，也容易造成全園在教育思想上的混亂。

從整個案例來看，李老師對明明的教育比較被動，這說明李老師還應不斷更新教育觀念、改進教育方法，采取積極主動的方式對幼兒進行有針對性的教育。在教育中，懲罰是必要的，但懲罰用多了也會失去作用，而且懲罰不當也易傷害幼兒心靈。適當有效地利用懲罰，要求教師有相當高的教育修養和教育技能。

案例4：家長的索賠要求是否合理

三月的一天，大一班的老師帶幼兒正在游戲，突然一個女孩摔倒了，老師立即把她送到了醫務室，經醫生診斷，認為可能會骨頭損傷。于是老師將孩子送到了醫院，并立即與她的家長取得聯系，經醫生診斷后確診為輕微骨折。老師見到家長時，及時向家長道歉。

第二天，老師買了些營養品到家中探望孩子，家長對老師也沒有埋怨，反而表示對老師工作的理解。在孩子養病期間，老師經常去看望，保健醫按時帶孩子到醫院換藥、檢查。

然而事隔一個月后，這個家長一反常態，找到幼兒園索要誤工費、陪護費、營養費等。當時園領導明確解釋：此次幼兒受傷是教師履行職責中的意外事故，不是老師玩忽職守造成的。依據醫院證明，醫藥費園里及承擔，其他費用不能給予賠償。我們從職業道德出發，幼兒園及當事教師都是盡心盡力了。在幼兒園發生幼兒傷害事故，法律上是按“過錯原則”賠償，即有過錯才給予賠償。家長現在提出索賠是不合理的。最終，家長也接受了幼兒園的建議。

1.在本案例中，該園長高明之處在于懂得用法律保護幼兒園的利益。當事故發生后，幼兒園的每一個處理過程都符合法律程序，同時也合乎人情。園長及當事教師態度積極，對受傷兒童的治療及時，又多次看望，并主動向家長道歉等。

2.在家長突然提出所要賠償時，園長能做到不急不慌，而是耐心細致給家長講解有關法律方面的知識。這就說明該園長平時注重法律學習，這對一個園長來說是非常重要的。幼兒園知法懂法，才能依法辦園，依法保護自己的權益。

3.如果在事故發生之后，園長能及時與家長進行這方面的解釋與溝通，情況可能會更好些。通過這個案例分析，使幼兒園認識到，幼兒園的家長工作也應該包括普法宣傳，使家長認識到自己及其子女與幼兒園的法律關系。

第二篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客;接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄;13 [日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話;14 [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項;執行上司交辦事項

交辦的事項 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18

同學們在做本題時，要注意分析哪些是內容基本相同的，要放在一起。大多數同學因為沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內容，后兩項則是文書處理的內容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些?

辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內電視大學學生交流社區，提供學習資料下載，交流，電大就業指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何?本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1.計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優先順序’處理工作”這一知識點。按照“優先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1.將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事?B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1.請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結方法;3.受意方法;4.傳達方法;5.進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意(即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本，記錄下指示要點;(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度;6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2.結合實際談體會。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊<二>

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：1.都應先問好，再傳達自己的信息;2.都應保持耐性、熱情的態度;3.通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情;4.都應簡明扼要表達自己的意思。

異：1.打電話應首先查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優劣：

“電視會議”——優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象;劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件?本題主要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?

答：1.上司正在開會時;2.上司繁忙時;3.上司即將外出時;4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理形成性考核冊<<三>>

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1.日程安排計劃表的種類：

(1)年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。(2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：

1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2.私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續.(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4.其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊<<4>>

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特征：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。(2)有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。(3)有歧義。因為漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規范、簡明些;休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。2.敬語使用的一般場合：(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者;具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征;二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。

二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思路如下：

1.合適的話題包括：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;.(5)積極、健康的生活體驗的話題;(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。(5)夸耀自己的話題。(6)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。

1.印章的使用的主要形式為：(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。

1.收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理;(2)屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;)(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理;(5)在文件份數少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。

1.類型：(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時間特征立卷;(5)按地區特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。

2.按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。

1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借;3.根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據;5.以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務;6.將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息;7.通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。

第三篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

作業1

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。[調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項 交辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤、光盤等；

（3）鉛筆；

（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；

（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；

（2）上司繁忙時；

（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業3

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協助他解決私人的事務。

財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

作業4

一、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行 公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。

類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯 系和處理情況，運用最廣泛。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以 提供檔案外借；

（3）根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提 供咨詢服務；

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；

（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。

第四篇：辦公室管理2012形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）

作業1 1題P3.4

2題P22-23

3題P27-29

4題P29

5題P34-41 作業2 1題P45-52

2題P53-55

3題P63

4題P68-70

5題P89 作業3 1題P162-167

2題P172-176

3題P188-191

4題P208-210

5題P223-225 作業4

1題P249

2題P255

3題P276-278

4題P285-286

5題P317-318 作業1

1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號 國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

（本題的例子請同學們見教材第29頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計

劃書，不要抄襲。）

1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方

法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些？

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標注！）

作業3

一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。

答：為了提高會議的效率,有必要加強會議管理,做好會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環節的工作。

1、會前準備：質疑會議的必要性明確會議的目標

2、確定會議議題：會議議題是指根據會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。

3、確定與會人員

4、確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。

5、會中控制有效控制會議的議題和進程

6、會后跟蹤：會議結束后,應將會議內容整理成會議紀要,會議紀要中應包括相關部門，應承擔的責任、責任人,完成時間及驗收標準等內容。

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2．私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

5、舉辦一般規模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。

答：

1.根據參加宴會的人選地點，定檔次 2.發請帖

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5.到時間正式進行。

文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執行，可以采用倒計時的方法，將以上內容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協助收拾會場。

作業4

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。1．類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。

（同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。）

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。

1、將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質上。

2、采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。

3、將確定要歸檔的電子文件在網絡環境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上。

4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式。

第五篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)

【辦公室管理】形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。

辦公室實務工作一覽表

二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

答：文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一

個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟

示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。第二章第1點

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。第二章第3點

1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕

方法；7．分工方法與合作方法。

1．首先簡要說明此種方法：

答：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員

談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用

心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要

言之成理，并要注意方式、態度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

《辦公室管理》重難點(2)

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。以下為參考答案：

同：

1．都應先問好，再傳達自己的信息；

2．都應保持耐性、熱情的態度；

3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

4．都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？

答：

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。第四章第2點

（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標準，但實際分類時很不方便，只適合人數較少的公司或部門。

（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個部門一類的方法進行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設置，則歸入相近的部

門，還可與第一中方法結合，先按收件部門分，然后根據姓名歸類。

（3）按照收件部門的名稱分揀。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱

四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司

外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發件人回復的信

中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一

般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點

答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向對方表達上司不能接見的理由，以免來訪者發生誤會，并誠懇的看著對方的眼

睛致歉。

1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。他正在開緊急會議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。

2．上司繁忙時——真對不起，某某（上司）現在正忙，放步下手邊的事。您看這樣好不好，改日再聯系，是在麻煩您，很抱歉。

3．上司即將外出時——對不起，某某先生（上司）已經安排好有事玩出，現在正忙著，沒法于您見面。我們上司是讓

您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉達留言。我叫|++，是他的秘書。然后將留言記錄。

4．遠道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。在根據上司指示辦

理。使對方能充分了解情況。

《辦公室管理》重難點(3)

一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。

答：一是遵循法律法規,二是合理確定會議目標.三是確定必要的與會者,四是減少會議數量,五是縮小會議規模,六是簡化會

議程序,七是縮短會議時間,八是控制會議經費,九是分析會議成本.二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。第八章第4點以下為參考答案：

答：日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

年預定表（照抄書的可自己寫）

三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.答 ：（1）準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發和到達地點、交通工具，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況.旅行

（2）制定約會計劃.約會計劃表應該包括：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

資料,分類整理準備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業名片

·聲像材料

·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

·現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡

·相關檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

·日程表、約會安排表、時間表和計劃表

·護照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒（3）為商務洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關

（5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關于行李攜帶的信息.要準備隨身攜帶的行李要為每件行李準備識別標簽，注

意每件行李里面還要放一套

（6）安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： a.預支差旅費，b.個人支票，c.旅行支票，d.信用證

（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館

方面的小冊子，并隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）辦理旅行保險.如意外傷害保險等.四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點

答：1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使

上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2．私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司

辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。

3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超

額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或

直接替上司辦理申報手續。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分

別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

五、舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關的要點，并選擇其中某一項工作做出較為具體的說明.答：（1）客人的選擇，文員應向各部門經辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應有候補的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，避免對方的重大節日.確定時間后最好征詢下客人的意見.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應配合宴會的性質，客人的數目以及預算費用等進行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應符合對方飲食習慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發請柬，宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關人士的社會地位，需要精心安排.關于席次安排這項工作：

需要了解每位賓客的相關信息，要以社會地位和年齡作優先考慮安排.席次安排的原則是：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。第十二章第6點

答;1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

2．不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點

答:1．印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。第十四章第3點

答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。）

簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領導人批辦時參考）——批辦（根據領導批示內容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結果）。

2．分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。第十四章第6點？？？ 答;1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：

答：電子文件歸檔一般采用以下方法：

1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。

2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。

3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上