第一篇：項目溝通管理的重要性

項目溝通管理的重要性

黃崇亮—311050787

2011年4月27日

摘要：在項目早期創(chuàng)建一個溝通管理計劃，并與干系人一起評審，可以防止或減少以后的溝通問題。例如，同一業(yè)主單位系統(tǒng)集成項目群經(jīng)理王二小，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。由于其中幾個項目可能擁有一些相同的干系人，因此編制一個協(xié)調(diào)的溝通計劃甚至更為重要。關(guān)鍵詞：溝通、計劃

王二小與向他匯報的項目經(jīng)理們進行過幾次正式的和非正式的討論。他與他們以及項目實施助理翠花一起為該項目編制了一個溝通計劃。然而，他還是不能確定發(fā)送信息和管理所有不可避免的變化的最佳方法。他還想給項目經(jīng)理制訂統(tǒng)一的編制計劃和跟蹤執(zhí)行的方法，又不扼殺他們的創(chuàng)造性和自主性。翠花建議他們考慮使用一些新的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，使一些重要的項目信息及時更新，保持同步。盡管王二小對網(wǎng)絡(luò)了解的很多，但是他不是使用IT改善溝通過程的專家。事實上，這也是為什么他要翠花做他的助手的部分原因。他們能夠編制一個靈活而且容易使用的溝通程序嗎?由于每周都有更多的項目將納入這個項目群中，所以，時間是決定性的因素。

1、項目溝通管理的重要性

許多專家都認(rèn)為對任何項目特別是IT項目的成功，威脅最大的是溝通的失敗。與IT項目成功有關(guān)的最重要的四個因素是：主管層的支持、用戶參與、有經(jīng)驗的項目經(jīng)理和清晰的業(yè)務(wù)目標(biāo)。所有這些因素都依賴項目經(jīng)理和團隊具有良好的溝通能力，特別是與非IT人員。信息技術(shù)領(lǐng)域在不斷變化，這些變化產(chǎn)生了大量的技術(shù)行話。當(dāng)計算機專業(yè)人士與非計算機人士進行溝通時，技術(shù)行話常常使問題變得越發(fā)復(fù)雜，把非專業(yè)人士搞得沒有頭緒。盡管當(dāng)今使用計算機的人越來越多，但是隨著技術(shù)進步，用戶與開發(fā)者之間的差距也越來越大。當(dāng)然，并不是所有計算機專業(yè)人員都不善于溝通，任何領(lǐng)域的人員都可以提高自己的溝通能力。

此外，我們的教育體制注重培養(yǎng)信息技術(shù)畢業(yè)生的技術(shù)技能，而不重視培養(yǎng)他們的溝通與社交技能。大多數(shù)與IT相關(guān)的學(xué)位課都有許多技術(shù)要求，但很少有溝通(聽，說，寫)、心理學(xué)、社會學(xué)和人文科學(xué)方面的課程。人們常常認(rèn)為學(xué)習(xí)這些“軟技能”是很容易的，但它們是非常重要的技能，人們同樣需要學(xué)習(xí)和發(fā)展這些技能。

許多研究表明，信息技術(shù)專業(yè)人士需要這些軟技能，它們和其他技

能同等重要甚至更重要。當(dāng)你在運作IT項目時，不可能把技術(shù)技能與這些軟技能完全分開。為了使項目成功，項目的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應(yīng)該通過正規(guī)教育和在職培訓(xùn)得到不斷提高。一篇發(fā)表在《信息系統(tǒng)教育》雜志上的文章，就專業(yè)人員溝通技能重要性表述了如下結(jié)論：

基于這項研究結(jié)果，我們可以得出一些一般性的結(jié)論。第一，顯然信息系統(tǒng)專業(yè)人員要參加大量的口頭溝通活動，這些活動本質(zhì)上是非正式的、持續(xù)時間短而且每次的人數(shù)都不多。第二，我們可以推斷大部分的溝通實際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機輸出。第三，很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細(xì)地聽，對問題做出恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。第四，所有的信息系統(tǒng)專業(yè)人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。第五，很顯然，信息系統(tǒng)專業(yè)人員為了在現(xiàn)在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進行有效的溝通。平均起來，我們的被調(diào)查者似乎在他們的信息系統(tǒng)事業(yè)中都有過從低職位向高職位提升的經(jīng)歷，他們認(rèn)為對于職位提升更重要的是口頭表達能力，而不是當(dāng)前的工作?？陬^溝通能力似乎是職位提升的關(guān)鍵因素。本章將重點突出項目溝通管理的主要方面，為提高溝通管理提供一些建議，并介紹軟件如何輔助項目溝通管理。

項目溝通管理的目標(biāo)是確保項目信息能夠及時適當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)送、存儲和部署。以下是項目溝通管理過程的四個方面：

● 溝通計劃(communicationsplanning)包括確定干系人的信息和溝通需求，誰需要什么信息，何時需要以及如何把信息發(fā)送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計劃項目管理培訓(xùn)

● 信息分發(fā)(informationdistribution)包括及時向項目中的各干系人提供所需信息。主要輸出是更新組織過程資產(chǎn)和請求變更?！?執(zhí)行報告(performancereporting)包括收集并發(fā)布有關(guān)項目執(zhí)行的信息，包括狀態(tài)報告、過程衡量和預(yù)測。這個過程的輸出是執(zhí)行報告、預(yù)測、請求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產(chǎn)。

● 管理干系人包括管理溝通，使其滿足項目中各干系人的需求和期望以及解決問題。這個過程的輸出是解決的問題、批準(zhǔn)的請求變更和糾正措施，并且更新組織過程資產(chǎn)和項目管理計劃

2、溝通計劃

對于項目來說，溝通是如此重要，因此每個項目都應(yīng)該有一個溝通管理計劃(communications managementplanning)--指導(dǎo)項目溝通的文件。這個計劃應(yīng)該是整體項目管理計劃(項目管理計劃將在第4章項目綜合管理中闡述)的一部分。溝通管理計劃的類型隨項目的需求而變化，但是應(yīng)該準(zhǔn)備一些典型計劃的書面形式。例如，對一些小的項目來說，溝通管理在第3章中的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)項目已描述。溝通管理計劃是項目合同的一部分，溝通管理計劃包括以下項：

·干系人溝通需求

·用于溝通的信息，包括格式、內(nèi)容和各部分細(xì)節(jié)

·誰接收信息，誰產(chǎn)生信息

·傳送信息的建議方法和技術(shù)項目管理培訓(xùn)

·溝通頻率

·增加解決問題的過程

·用于更新溝通管理計劃的修訂過程

·常用術(shù)語表

知道什么信息分發(fā)給哪些干系人是很重要的。通過分析干系人的溝通，你能避免浪費時間和金錢去創(chuàng)建或發(fā)送一些不必要的信息。項目組織結(jié)構(gòu)圖是識別內(nèi)在干系人的出發(fā)點。此外還必須考慮項目組織外的關(guān)鍵干系人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。

提供了一個干系人溝通分析的實例，從中可以看出哪些干系人能獲得哪種書面信息。注意，這種分析包括的信息如信息的聯(lián)系人、交付信息的時間及指定的信息格式。你可以建立一個類似的表來表示哪些干系人應(yīng)出席哪些項目會議。在這些表中包含注釋部分常常是一個很好的想法，用來記錄與每個干系人、文件和會議等有關(guān)的特殊考慮或者細(xì)節(jié)。讓干系人評審和批準(zhǔn)所有的與干系人溝通的分析材料能確保這些信息的正確性和實用性。

許多項目沒有足夠的關(guān)于溝通的初始信息。項目經(jīng)理、高層管理和項目團隊成員設(shè)想利用現(xiàn)有的溝通渠道來傳播項目信息就足夠了。使用現(xiàn)有的溝通渠道的問題在于各個組(和其他干系人)都有不同的溝通需求。在項目早期創(chuàng)建一個溝通供應(yīng)鏈管理計劃，并與干系人一起評審，可以防止或減少以后的溝通問題。如果組織運行許多項目，在處理項目溝通問題時保持一致性有助于組織的平穩(wěn)運行。

一致的溝通有助于組織改善項目溝通，特別是包含許多小項目的項目群。例如，開篇案例中的海底通信項目群經(jīng)理王小二，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。這個計劃由他下屬的所有項目經(jīng)理幫助編制并遵循。由于其中幾個項目可能擁有一些相同的干系人，因此編制一個協(xié)調(diào)的溝通計劃甚至更為重要。例如，如果客戶收到王小二公司的狀態(tài)報告，而這些報告與從該公司內(nèi)其他相關(guān)項目收到的報告格式完全不同，那么他們就會懷疑王小二公司管理大項目的能力。

與基本的項目溝通內(nèi)容有關(guān)的信息可從工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)中獲得。事實上，許多WBS包括項目溝通的一部分內(nèi)容以確保關(guān)鍵信息的報告是項目的可交付成果之一。如果報告中基本信息是工作分解結(jié)構(gòu)定義的一項活動，那么清楚地了解什么樣的項目信息要報告、什么時候報告、如何報告以及由誰負(fù)責(zé)創(chuàng)建這些報告等就變得尤為重要。

參考文獻：

《信息系統(tǒng)教育》雜志

第二篇：論溝通管理在項目管理中的重要性

論溝通管理在項目管理中的重要性

作者：XXX

[摘要]

本文主要從溝通關(guān)系、方式及容易出現(xiàn)的問題中闡述了如何進行項目溝通管理，并通過實際案例展現(xiàn)一個普通的信息系統(tǒng)集成項目中的溝通方法。

[關(guān)鍵詞]

溝通管理 系統(tǒng)集成1.序言

幾年前曾有這樣一個統(tǒng)計結(jié)論，對于以往的信息系統(tǒng)集成，業(yè)界有兩個80/20估計：一是80%的項目都失敗，只有20%是成功的；二是在失敗的項目中，80%的原因是非技術(shù)因素導(dǎo)致的。而非技術(shù)因素包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀念問題、員工素質(zhì)問題、項目管理問題等。目前業(yè)界人士對信息系統(tǒng)集成項目管理都非常重視，由于系統(tǒng)集成項目所涉及的技術(shù)、人員、環(huán)境都具備很大的不確定性，因此項目管理所起到的良性作用就顯得尤為突出。而在項目實施過程中，保持良好溝通、建立良好溝通方式是團隊建設(shè)的一個重點，同時也被網(wǎng)絡(luò)工程項目管理人員廣泛認(rèn)同。

我曾經(jīng)在項目管理工作中經(jīng)常會遇到這樣的用戶，他們的工程項目涉及不同地域的多個子單位，部門繁多，組織結(jié)構(gòu)相對分散。因此在信息化項目推動過程中，就需要去了解各個部門的關(guān)注點，建立相應(yīng)的信息化管理機構(gòu)，探索信息化項目是否符合該單位的信息化規(guī)劃，項目應(yīng)如何推動等一系列問題。而這些都需要有一個良好的溝通機制。

IT項目尤其是軟件、系統(tǒng)開發(fā)管理項目，根據(jù)多年來項目實施管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不光是企業(yè)（如集成商與業(yè)主、集成商與廠商等）之間要進行溝通，還應(yīng)當(dāng)與業(yè)內(nèi)專家、頂級管理專家、系統(tǒng)最終使用者、團隊中的每一個成員不斷地溝通。一個項目成功的秘訣就是溝通、溝通、再溝通。

2.溝通管理過程

總的說來，溝通管理是一個收集與反饋，存儲與加工，解決與發(fā)布在項目執(zhí)行過程中所匯集的各種信息的處理過程。簡單的說就是信息的傳遞和理解。溝通管理的主要過程包括：

第一，溝通計劃編制，包括確定項目干系人的信息和溝通需要，誰需要什么信息，什么時候需要，如何把信息發(fā)送給他們。

第二，信息發(fā)送，及時向各項目干系人提供所需信息。

第三，績效報告，收集并發(fā)布有關(guān)項目績效的信息，包括狀態(tài)報告，進展報告和預(yù)測。

第四，管理收尾，生成、收集和分發(fā)信息來使階段或項目的完成正規(guī)化。

3.幾種主要的溝通關(guān)系

項目經(jīng)理的主要任務(wù)就是人與人之間的協(xié)調(diào)與管理，應(yīng)當(dāng)成為主管領(lǐng)導(dǎo)、團隊成員、用戶和其他干系人之間溝通的紐帶，最終的目標(biāo)是讓用戶能滿意，讓公司有利潤，讓組員有進步。

信息系統(tǒng)項目實施過程中，一般有以下幾種關(guān)系需要大量溝通，以使項目更加順暢進行。但無論溝通雙方是什么樣的合作關(guān)系，溝通的原則卻都是一樣的，即目的明確、思路清晰、注意表達方式、以誠相待；要選擇有利的時機，采取適宜的方式。

1.與用戶的溝通

用戶和集成商表面是對立的兩個組織，實際上卻是一個統(tǒng)一體，雙方共同的目標(biāo)都是希望項目能夠成功，因此他們之間的溝通是項目所有溝通中最為重要的。用戶方可能對IT技術(shù)、工程規(guī)范的了解不夠深入，集成商則可能對甲方需求和業(yè)務(wù)了解得不充分，使得雙方對工程的理解存在差異。

我們在工程實踐中經(jīng)常這樣處理這種溝通關(guān)系：首先是在需要做出實施中的一些關(guān)鍵決策時，做到主動征求用戶的意見，并接受用戶的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)管理；建立工作聯(lián)系制度，按時參加項目聯(lián)絡(luò)會議，對項目進展和問題進行溝通；堅持給用戶提交工作周報，使他們隨時掌握項目動態(tài)；認(rèn)真落實用戶提出的建議，將用戶的想法

完整地轉(zhuǎn)達給每個相應(yīng)的干系人，并協(xié)同處理。在秉承互尊互利的原則上，基本上都能與用戶形成良性的溝通關(guān)系，從而也使得項目中的任何問題都不成為了問題。

事實上，要想真正深入了解用戶的想法最簡單而有效的方式就是成為用戶本身，在某些時候，集成商將自己扮成用戶角色，跟隨用戶共同工作熟悉他們的業(yè)務(wù)和習(xí)慣，像用戶一樣思考和處理問題，也就是同用戶建立和諧關(guān)系的最佳途徑。

2.項目經(jīng)理與公司主管領(lǐng)導(dǎo)

公司領(lǐng)導(dǎo)對于項目執(zhí)行過程中具體情況的了解與掌握主要就是通過與項目經(jīng)理及其他項目組成員的交流。這種交流包括定期與不定期的兩種，項目組一般每兩周提交一次進度報告，列舉項目進展、與計劃是否有偏差、出現(xiàn)及解決了哪些問題等內(nèi)容。不定期溝通則主要體現(xiàn)在項目遇到需要主管領(lǐng)導(dǎo)決策或處理的狀況時。與主管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常進行溝通，有利于梳理自己的工作思路，并從領(lǐng)導(dǎo)的支持中獲取信心。

3.項目經(jīng)理與項目組成員

在項目執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理經(jīng)常處在兩難的境地，一方是甲方使用人員，而另一方是項目組內(nèi)成員。當(dāng)甲方對系統(tǒng)或項目施工提出問題并要求改動時，項目組技術(shù)人員往往找出各種理由予以否決，而這正是引起甲乙雙方矛盾的最主要原因。另外小組成員對任務(wù)分配、加班加點等狀況也常有抱怨。作為項目經(jīng)理，應(yīng)從理性的角度出發(fā)，既要盡量滿足用戶方的合理需求變化，又要充分調(diào)動組內(nèi)成員的積極性。在不失公允的前提下，充分展現(xiàn)個人魅力的作用。

其他主要溝通管理中包含的關(guān)系還有，集成商/項目經(jīng)理與設(shè)備提供商，與設(shè)計單位，與工程分包商等等。項目經(jīng)理與各方進行溝通的示例如下，這些溝通基本貫穿整個項目周期。

4.溝通方式

“和諧”現(xiàn)在成為一個越來越時髦的詞匯，雖然一個項目團隊大都成員不多，但麻雀雖小，五臟俱全，和諧與否在很大程度上也影響著團隊的工作效率。如何應(yīng)用適當(dāng)?shù)募记扇ス芾韴F隊，是每個管理人員必須要面對的問題。

溝通有很多種方式，包括一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的溝通、多人之間的相互討論；從溝通的載體而言，有口頭、書面、肢體語言；從途徑而言，有面對面的、通過電話、網(wǎng)絡(luò)、視頻、廣播等。

1.口頭溝通

口頭溝通是一種便捷并且信息表達準(zhǔn)確的溝通方式。在項目早期應(yīng)多使用面對面溝通，這對促進團隊建設(shè)，建立良好的工作關(guān)系特別重要。在進行面對面口頭溝通時，可以通過恰當(dāng)?shù)纳眢w語言傳達內(nèi)心思想，但不能使用帶有偏見或者攻擊性的言辭與評述。

2.書面溝通

書面溝通主要用于通知或確認(rèn)一些比較重要的項目活動內(nèi)容，可作為依據(jù)便于日后查閱。對于項目組及企業(yè)內(nèi)部，書面溝通的內(nèi)容主要是項目進展及其他方面的報告、各種通知、內(nèi)部備忘錄等。書面報告注重使用清楚簡潔的語言。

3.會議

會議是解決項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題的最佳途徑，它是對項目目標(biāo)投入的工具。會議通常的內(nèi)容是通知項目情況、制定行動計劃、發(fā)現(xiàn)已有或潛在問題時召集討論等。會議時間不能太長，一般不要超過40分鐘，也不能把會議帶入無休止的爭論，畢竟?fàn)幷摬粫o工作帶來實質(zhì)性有價值的東西。

4.網(wǎng)絡(luò)溝通

信息時代使團隊的活動不再局限于面對面的活動，一種新的組織形式開始顯現(xiàn)——虛擬團隊，實際上就是利用網(wǎng)絡(luò)平臺把實際上分散的成員聯(lián)系起來，在“線上”進行合作，例如，即時對話工具、可視電話會議系統(tǒng)、電子郵件、內(nèi)部工作組等。在這種溝通方式中，信息的傳遞一般不存在問題，但在信息的理解上，則更容易產(chǎn)生歧義。一旦信息被惡意散發(fā)或錯誤理解，則造成的危害更大。

溝通方式的選擇十分重要。如電子郵件盡管方便快捷，但它也有缺點，首先是信息超載，我們難以把重要的信息同垃圾信息區(qū)分出來。另外，它也缺乏情緒的內(nèi)容，使人感覺是冷冰冰的和非個性化的。因而當(dāng)需要傳遞豐富的信息時（如手勢、表情、體態(tài)），應(yīng)該選用面對面的溝通，或者通過視頻會議方式。

5.溝通管理中容易出現(xiàn)的問題

在項目計劃執(zhí)行過程中，各部門及人員間的信息交流是否順暢、糾偏工作是否及時有效，直接關(guān)系到項目質(zhì)量的好壞及項目進度與計劃的一致性。在對一些項目溝通過程進行分析后發(fā)現(xiàn)以下幾個問題經(jīng)常存在:

1.非正式溝通引起溝通信息失真

非正式溝通是指除項目組規(guī)定的回報、例會等制度以外的溝通方式，如項目組成員私下交談，傳遞小道消息等。這樣的信息容易失真，有可能會導(dǎo)致項目中的信息錯誤引起風(fēng)險。對于此應(yīng)當(dāng)將非正式溝通來源的信息不作為項目可采用的有效信息。

2.口頭溝通引起信息無法存儲

口頭溝通的信息不能保存，而且在溝通完畢后容易被遺忘，在特定的場合也不具備法律效力。而在實際項目執(zhí)行過程中，口頭溝通又十分常見，并且還常常能夠取得一定效果。因此，口頭溝通盡量以書面的形式保存下來，可以采用電子書寫的方式易保存易查閱。

3.電子郵件濫用

電子郵件由于它的便捷性不僅在項目組內(nèi)部使用，也是與外界聯(lián)系的重要手段，而這樣就有可能給用戶或集成商帶來不必要的麻煩。內(nèi)部通過電子郵件交流，最好以規(guī)定的格式，即便于提取統(tǒng)一管理，也方便避免誤發(fā)導(dǎo)致的問題。

6.項目溝通管理案例

這是2009年成功實施的一個項目，該項目之所以成功實施，主要得益于項目管理過程中完善的溝通管理模式。該項目是一個綜合安防系統(tǒng)集成項目，項目為政府公開招投標(biāo)，項目參與單位有用戶方、監(jiān)理方、實施方及設(shè)備廠家。

在項目實施管理過程中，我們采取了以下溝通管理模式，這個模式是在項目經(jīng)理認(rèn)真了解項目的各種背景與涉及人員，并會同相關(guān)人員交流了他們對這個項目的看法和期望后做出的設(shè)計。

1.項目啟動后，用戶與監(jiān)理、乙方項目組主要成員一起召開項目啟動溝通會，明確項目目標(biāo)、設(shè)計方案、進度安排、質(zhì)量目標(biāo)等。會議完畢后，項目組印發(fā)會議紀(jì)要，并向用戶單位相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)作匯報，同時抄送紀(jì)要給各相關(guān)單位。

2.建立例會制度，每周項目組成員開會相互溝通工作進展、出現(xiàn)的問題、個人建議與要求等，詳細(xì)記錄會議紀(jì)要。

3.項目經(jīng)理在每周結(jié)束時，編制一份項目進展報告，以電子郵件的方式發(fā)送給項目組每位成員及用戶相關(guān)人員，同時抄送監(jiān)理、用戶相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)。報告中

主要有項目目前的進度、本周是否出現(xiàn)問題、什么問題及解決辦法、下周工作計劃等。

4.與用戶項目負(fù)責(zé)人保持聯(lián)絡(luò)，確保用戶隨時掌握項目動態(tài)，提出意見。技術(shù)負(fù)責(zé)人堅持每周與甲方相關(guān)技術(shù)人員溝通，了解需求滿足情況。

5.建立內(nèi)部網(wǎng)上交流平臺，通過電子郵件和即時對話的方式，對于一些小問題的交流減少了協(xié)調(diào)見面的時間，并且使組成員知道主動溝通的重要性。

6.通過以老帶新的方式，給予公司新員工大量學(xué)習(xí)與實踐機會，技術(shù)骨干毫無保留的傳授，使得新員工的專業(yè)知識和工程經(jīng)驗迅速提高，迅速成長為獨當(dāng)一面的技術(shù)人員。技術(shù)骨干也學(xué)習(xí)與積累了項目管理知識。

7.合理利用非正式溝通。項目經(jīng)理或各組負(fù)責(zé)人，不定期地與甲方工作人員、項目組成員進行私下交流，或者采取聚餐等方式大家一起非正式溝通。同時加強項目組成員自身素質(zhì)的提高，使得他們能夠很好地識別信息的真?zhèn)?，提高遵守組織紀(jì)律的自覺性，防止謠言的傳播。

在該項目中從始至終都遵循了以上溝通方式，因而基本上沒有產(chǎn)生甲方與乙方之間的誤會，對于一切變更和不確定因素基本都能掌控。合作雙方關(guān)系維持良好，在一些小的問題上能夠相互讓步，也使得項目進展中無需考慮過多人為因素。良好的溝通在甲方與項目經(jīng)理之間、項目組成員之間持續(xù)進行，真正實現(xiàn)了溝通的初衷——使項目中的每個人都相互成為朋友。

7.總結(jié)

溝通是意義的傳遞與理解，項目經(jīng)理的主要工作不是技術(shù)指導(dǎo)而是溝通的橋梁，項目經(jīng)理有90%的工作時間都應(yīng)當(dāng)用于溝通?？鬃印墩撜Z·雍也》中也指出“夫仁者，己欲立而立人，己欲達而達人。非人人共立、共達此地位，則我決無從獨立、獨達?！?儒家非常講究信息溝通及其方式，其思想把人放在社群中去辯證地認(rèn)識自己的身份，再通過“近取譬”、“恕”等方式認(rèn)識到別人也有與自己同樣的要求和愿望。因而我們說，溝通保持了暢通整個項目也就成功了一半。

第三篇：項目溝通管理

項目溝通管理（模版）

一、項目基本情況 項目名稱： 制作人：

二、溝通時間 項目發(fā)起人： 項目經(jīng)理： 項目小組： 采購小組： 質(zhì)量保證小組： 配置管理小組： 其他利益相關(guān)者：

三、信息類型（描述不同類型信息傳播的方式，如聲音、電子郵件、電子數(shù)據(jù)表、正式陳述。）

四、現(xiàn)行溝通系統(tǒng)（討論現(xiàn)行的溝通系統(tǒng)以及對項目所起的優(yōu)勢作用，包括需要考慮的任何環(huán)境因 素。）

五、需要信息的時間長度（描述各項目利益相關(guān)者連續(xù)收到項目有關(guān)信息的時間長度。）

六、考慮的環(huán)境因素（了解項目利益相關(guān)者需求以及其他環(huán)境因素。）

七、更新溝通計劃的方法（描述在項目期間溝通計劃的更新方式及時間。）制作日期： 年 月 日 簽發(fā)人：

第四篇：IT項目溝通管理

IT項目溝通管理

在IT項目中，要做到一個項目迅速成功的完成，并能達到或者超過預(yù)先設(shè)計好的效果，是很不容易的，在完成所下達的任務(wù)當(dāng)中，設(shè)計好的藍圖跟具體的實諸于實踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計劃，還要有一套適時的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時又不能扼殺了整個項目開發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，就必須有一個靈活而且容易使用的溝通方法的過程，從而使一些的重要的項目信息時時最新，做到實時同步。

在IT項目中，許多專家都認(rèn)為：對于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。與IT項目成功的三個主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧，特別是非信息技術(shù)人員。溝通管理的目標(biāo)是及時并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，標(biāo)準(zhǔn)的項目溝通包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾共四個過程。本文將談?wù)勔恍┍救嗽跍贤ü芾韺嵺`中的一些經(jīng)驗。制定溝通計劃

在項目立項后，第一步就要制定《溝通計劃》，《溝通計劃》應(yīng)包括以下內(nèi)容：

? 文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確用戶信件、會議記錄、工作報告、項目文檔（需求、設(shè)計、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項目有關(guān)的重要工作建檔。

? 聯(lián)系方式：應(yīng)該有一個專用于項目管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如項目組成員、項目組上級領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機、手機、職能等等，應(yīng)相應(yīng)的一一列上，做到簡潔又要明了，最好能有特殊人員的一些細(xì)小的標(biāo)注，能夠做到在一打開小冊子的同時就能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時大費周章的事，就能在養(yǎng)成的良好的習(xí)慣中，輕松做到。

? 工作匯報方式：明確表達項目組成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級和相干人員的工作匯報方式，明確什么時間，什么形式。比如項目組成員對項目經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報；項目經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發(fā)月報的方式；緊急匯報通過電話及時溝通；每兩周項目組進行一次當(dāng)前工作溝通會議；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報等等。

? 統(tǒng)一項目文件格式：對于一個項目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。

? 《溝通計劃》維護人：明確本計劃在發(fā)行變化時，由誰進行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。

由于《溝通計劃》是同很多人員有相關(guān)的，必須保證計劃是有相關(guān)干系人參于制訂，并且保證《溝通計劃》是相當(dāng)人員已經(jīng)正解接收及理解。計劃是用來執(zhí)行的，而不是為計劃而計劃束之高閣。信息發(fā)送

對于項目管理的信息正確傳達到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達了，但實際的結(jié)果卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的E-MAIL傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，就來得又快又準(zhǔn)確更能讓人接受，就象傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。

我們在溝通中應(yīng)遵循彼得.德魯克提出的四個基本法則：

? 溝通是一種感知

? 溝通是一種期望

? 溝通產(chǎn)生要求

? 信息不是溝通

本人在通過學(xué)習(xí)及結(jié)合實踐的過程中得到以下的感受。

3.1 溝通是一種感知

溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進行溝通，無論是接收者簡單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。

信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯誤的理解了，很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了。

比如：A項目經(jīng)理對B項目經(jīng)理說“今天我要去投標(biāo)，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢”。

B項目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但B項目經(jīng)理錯誤理解為A項目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。

A項目經(jīng)理只好另想辦法。

以上就是典型的理解錯誤，發(fā)送方的正確表達、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進行信息發(fā)送，接收者進行理解后進行細(xì)化并進行二次表達，但這種表達卻是在確認(rèn)自己理解了的同時去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。

3.2 溝通是一種期望

在項目管理中，項目不同干系人是有不同的溝通需要的。

項目組成員在具體的工作安排中他想明白那個職位是否符合他的意愿等等，上級

要了解接收者的期望，向下屬傳達工作安排的同時還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個項目經(jīng)理在溝通上不得法的一個失敗實例。因此制定一個協(xié)調(diào)的溝通計劃就更為重要了。而項目經(jīng)理的上級和客戶更加關(guān)心是進度的問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對于項目經(jīng)理來說，就應(yīng)即時的反饋這些時間，特別是將會有延期、將添加項目成本、質(zhì)量將會有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報，使項目經(jīng)理的上級和客戶能及時并適時調(diào)整工作計劃。

3.3 溝通產(chǎn)生要求

溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進項目更新。

口頭的溝通能力同時似乎又是職位提升的關(guān)鍵因素。于是，溝通又必然的產(chǎn)生要求，比如：職位上成功，項目的早日完成，對問題作出恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，小到假期薪金等等都要溝通來達到目的。

3.4 信息不是溝通

當(dāng)前是信息時代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確簡練、醒目，避免沉沒于信息之海中。

信息也可用于溝通，但信息過于的生搬硬套，一個文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項目中，項目經(jīng)理并不是想集中于信息中而是想了解項目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關(guān)系。而有效的發(fā)送信息，只能是依賴于項目經(jīng)理和項目組成員的良好的溝通技能。

我們現(xiàn)在就能通過上面的四個法則來進行有效的溝通，達到保證管理中信息有效傳達的目的了。實施情況報告

實施情況報告一般有三種形式：定期報告，階段審查，緊急報告。

? 定期報告：就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在實際的項目管理中項目人員對項目經(jīng)理按周報告，對于客戶和項目經(jīng)理的直接上級是按階段或月進行統(tǒng)一的進展報告，從項目管理上講，項目定期報告的主要內(nèi)容就包括：當(dāng)前是什么狀態(tài)？在什么階段？進度完成情況？當(dāng)前有什么問題請上級（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計劃是什么等等。

? 階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑似的項目發(fā)展階段，就要進行階段評審。階段評審的意義就在于評審當(dāng)前的項目情況，迫使人們對其工作負(fù)責(zé)；階段評審可以提前發(fā)現(xiàn)問題，提前將問題解決在初期階段。不過階段評審也是最容易產(chǎn)生爭執(zhí)的地方，這主要是針對于問題嚴(yán)重性的定級，項目經(jīng)理或項目管理委員會必須在全面了解項目發(fā)展進展的情況下及時找到問題的重點，從而就事論

事的解決問題的真正癥結(jié)所在，并進行后面的項目。

? 緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。緊急報告包括以下內(nèi)容：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)影響，需如何解決（動用什么資源），問題緊迫性（必須什么時間內(nèi)進行反饋）。

在實際的項目管理過程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交質(zhì)量審計報告。

項目干系人接到實施情況報告后也應(yīng)即時的進行反饋，明確報告已經(jīng)成功接收到。并讓項目干系人一道解決執(zhí)行中的問題。管理收尾

5.1 項目客戶驗收

項目收尾期間客戶將根據(jù)合同對項目進行驗收，一般是對最終成果《軟件系統(tǒng)》，項目文檔《操作手冊》、《安裝手冊》、《軟件光盤》、《維護計劃》或《維護手冊》進行驗收，雙方將產(chǎn)生雙方《項目開發(fā)總結(jié)報告》及《項目總結(jié)會議備忘錄》

不同的人都有不同的見解，這些報告都是極好的資源，對未來項目的平穩(wěn)運行有很大的幫助。

5.2 過程文件歸檔

項目組內(nèi)部將對項目過程中的計劃、需求、設(shè)計、源代碼、變更、會議紀(jì)要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據(jù)。項目檔案常常在結(jié)束多年以后還有用，良好的項目檔案能為當(dāng)前的項目節(jié)省時間和金錢，有時還能對組織進行審計等快速提供有價值的信息。

5.3 項目總結(jié)

很多項目沒有能進行很好的總結(jié)，推脫的理由有項目總結(jié)時項目人員已經(jīng)不足/不全、現(xiàn)在有新的項目要接沒有時間、寫了沒人看等等。這些理由全不是正確的，無論如何也要進行總結(jié)，只能總結(jié)當(dāng)前，才能提高以后。

項目的成員應(yīng)當(dāng)在項目完成后，為取得的經(jīng)驗和教訓(xùn)寫一《項目總結(jié)報告》，總結(jié)在本項目中哪些方法和事情使項目進行的更好、哪些為項目制造了麻煩、以后應(yīng)在項目中避免什么情況、那些事情應(yīng)在后面的項目中堅持等等。為以后的項目人員更好的工作提供一個極好的資源和依據(jù)。

第五篇：項目溝通管理

所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。在項目管理中，專門將溝通管理作為一知識領(lǐng)域。PMBOK中也建議項目經(jīng)理要花75%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達，能說、會說，項目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多是對溝通的管理。目錄

項目溝通管理（project communication management），就是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。包括為了確保項目信息及時適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終配置所必須的過程。項目溝通管理為成功所必須的因素------人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵連接。涉及項目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項目“語言”發(fā)送和接收信息，并且必須理解他們以個人身份參與的溝通會怎樣影響整個項目。溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的信息傳遞。對于項目來說，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進行項目的信息溝通。好的信息溝通對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進作用。

項目溝通管理具有復(fù)雜和系統(tǒng)的特征。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。沒有溝通，就沒有管理。溝通不良幾乎是每個企業(yè)都存在的老毛病，企業(yè)的機構(gòu)越是復(fù)雜，其溝通越是困難。往往基層的許多建設(shè)性意見未及反饋至高層決策者，便已被層層扼殺，而高層決策的傳達，常常也無法以原貌展現(xiàn)在所有人員之前。

項目溝通管理的目標(biāo)

項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在項目啟動時，就要識別所有的項目干系人，以及不同人的不同信息需求。

項目溝通管理的計劃

溝通對象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好，執(zhí)行溝通計劃。看上去很簡單，每個項目都可以依此模式套用，但實際上很多項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題。

計劃要分長期計劃，中期計劃，短期計劃。

各期計劃分清：主要而且緊急的，主要但是不緊急的，緊急但是不主要的，不主要也不緊急的。

項目經(jīng)理易犯的溝通障礙癥

1、“我以為”的錯誤：以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更是要注意雙方是否理解一致。

2、不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項目經(jīng)理在職能上，一般比部門經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門總經(jīng)理溝通，都要上級職能經(jīng)理的協(xié)助。特別是對跨部門的較為復(fù)雜的項目中，項目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層，就項目問題與高層進行直接溝通。

可能有部分項目經(jīng)理是擔(dān)心不知如何與高層溝通，因為高層的思維是較發(fā)散和概要的，如果是談解決方案等細(xì)節(jié)問題，估計很難交流，這里也要求項目經(jīng)理要對問題有很好的抽象歸類能力。

3、害怕被拒絕：這是人的本性。如果在銷售崗位，應(yīng)該有專門針對性的培訓(xùn)。在項目推進中，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況，可以有一些想法建議，要么思考很久才敢提出來，不要不敢與項目干系人提出，白白延誤了好時機，或者需要其它部門協(xié)助時，不敢提出來。

4、沒有提前計劃溝通好，造成等人局面：經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時候，要確定某個事項，需要幾個負(fù)責(zé)人參加，但因為沒有提前計劃，到時約不到人，結(jié)果推遲等待，無謂的增長滯后時間。實際上，對于難度較大問題，至少要提前兩周計劃好，預(yù)約好相關(guān)人員。

5、欠缺適當(dāng)?shù)臏贤记桑翰皇枪芾韺＜?，不用在溝通技巧中耗費太多時間，掌握一些適當(dāng)?shù)臏贤记?，是主要是對人對事的敏感度，能針對具體事情判斷是單獨溝通、書面溝通、口頭溝通更有效，還是需要適當(dāng)借力，能達到這個層次就可以了。

編輯本段溝通管理技巧 打巧要求

在溝通管理過程中一定要善于運用非語言信號為語言的效果進行鋪墊，真誠的微笑，熱烈的握手，專注的神態(tài)，尊敬的寒暄，都能給對方帶來好感，活躍溝通氣氛，加重后面語言的份量。在工作過程中本人總結(jié)出了如下增進溝通效果的技巧：

贊美對方

這幾乎是一個屢試不爽的特效溝通潤滑劑。這個世界上的人，沒有不吃表揚的，學(xué)會贊美，將使在任何溝通中一帆風(fēng)順。即使給領(lǐng)導(dǎo)提意見，也要先表揚后批評。不要怕人說拍馬屁，把拍馬屁當(dāng)作對領(lǐng)導(dǎo)的激勵，只要表揚的內(nèi)容屬實就沒問題。領(lǐng)導(dǎo)與員工一樣都是人，員工需要激勵，領(lǐng)導(dǎo)同樣需要激勵。

移情入境

即設(shè)計一個對現(xiàn)實有借鑒意義的場景，進行情景教育。例如，燕昭王千金買死馬，為了表達一個信息：死馬尚值千金，況活馬乎。趙高于秦庭指鹿為馬，給人的信息是：意志不可違抗。項目管理培訓(xùn)中設(shè)計的很多課堂游戲，用意都在于用一個顯而易見的事實去啟發(fā)人的思路。

輕松幽默

既是通向和諧對話的臺階和跳板，又是化解沖突、窘境、惡意挑釁的靈丹妙藥。戈爾巴喬夫剛上任時被輿論界一致認(rèn)為是契爾年柯的傀儡，一個記者在新聞發(fā)布會上向他提了一個尖刻的問題：“總書記先生，您在做出任何重大決定前是否要看您身后那個重要人物的眼色？”戈爾巴喬夫用一個幽默的回答化解了他的窘境，他正色道：“在這種正式場合，能不提涉及我夫人的問題嗎？”一個記者問李瑞環(huán)：“你反復(fù)強調(diào)團結(jié)，是否意味著你們的領(lǐng)導(dǎo)班子現(xiàn)在不團結(jié)?！崩钊瓠h(huán)沒有直接回答，而是微笑著反問：“那么我祝你身體健康，是否意味著你的身體不健康？”一個全班最丑的女孩走上競選班花的講臺，對臺下的女同學(xué)們說：“請把這一票投給我吧，數(shù)年以后你們就可以指著我對你們的男朋友說，瞧，我比班花還漂亮?！庇谑?，她以全票當(dāng)選。幽默可以創(chuàng)造奇跡，使不可能的事情成為可能。

袒胸露懷

又被稱為不設(shè)防戰(zhàn)術(shù)，意在向人們明確表示放棄一切防備，胸襟坦蕩，誠懇待人。有很多企業(yè)家喜歡在洗浴中心招待客戶，是為了以此拉近與客戶的關(guān)系，大家都脫光了，赤誠相見，誰也端不起架子。這也是一種非語言信號。人類的許多非語言信號都是出此用意，例如敬禮、握手、作揖都是為了向溝通對方表明手中沒有武器。人類通行規(guī)則的起源是左側(cè)通行，原始部落的兩隊人在一個峽谷相會，一般會習(xí)慣用抓著武器的右手向著對方。古時候人們習(xí)慣于從左側(cè)上馬，從而演變?yōu)榻裉鞆淖髠?cè)上自行車和摩托車，因此左側(cè)通行更方便安全，也更科學(xué)?？墒菫槭裁词澜缟洗蠖鄶?shù)國家最終都把左側(cè)通行的習(xí)慣改為右側(cè)通行了呢？就是要故意把較弱的左側(cè)讓給對方，借此表達和平的善意。顯然，這不是為了方便交通，而是為了方便溝通。

求同存異

又被稱為最大公約數(shù)戰(zhàn)術(shù)。人們只有找到共同之處，才能解決沖突。兩口子吵架，最后一句話“為了孩子”相擁和解；兩個員工爭執(zhí)不休，最后一句話“都是為了工作”握手言和。無論人們的想法相距多么遙遠(yuǎn)，總是能夠找到共同性。有了共性，就有了建立溝通橋梁的支點。

深入淺出

這是提高溝通效率的捷徑。能夠用很通俗的語言闡明一個很復(fù)雜深奧的道理是一種本事，是真正的高手。毛澤東把馬克思主義的道理千條萬緒歸結(jié)為一句話：造反有理。精辟至極。馬克思寫了一大堆書，為什么？就為了證明一件事：無產(chǎn)階級的造反不是瞎胡鬧，是有道理的。道理何在？請看資本論。張瑞敏把項目管理比作擦桌子。柳傳志把組織的功能比作瞎子背瘸子。精辟至極。大師的語言，最大的特點就是生動淺顯，容易解碼因而容易理解。編輯本段項目溝通計劃編制 涉及范圍

無論什么樣的項目都有其特定的周期。項目周期的各個階段就好像“環(huán)環(huán)相扣”中的每個環(huán)一樣重要的，甚至是關(guān)鍵性的。為了做好每個階段的工作，以達到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果，就必須在項目部門內(nèi)部、部門與部門之間，以及項目與外界之間建立溝通渠道，能夠快速、準(zhǔn)確地傳遞溝通信息，以使項目內(nèi)各部門達到協(xié)調(diào)一致；使項目成員明確各自的工作職責(zé)，并且了解他們的工作對實現(xiàn)整個組織目標(biāo)所做出的貢獻；通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題，制定政策并控制評價結(jié)果。因此，缺乏良好的溝通，就不可能做好人力資源管理工作，更不可能較好的實現(xiàn)項目目標(biāo)。項目溝通管理涉及知識領(lǐng)域是保證項目信息及時正確地提取、收集、傳播、儲存以及最終處置所必須的。如何解決這些問題。難道你不認(rèn)為做好這些工作，就必須制定相應(yīng)的計劃嗎？

信息交流與溝通要求

項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準(zhǔn)備該項目“語言”進行溝通。并且要明白：每個項目干系人所參與的溝通將會如何影響到項目的整體。誰需要何種信息、何時需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。

溝通計劃要素

溝通計劃的依據(jù)包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個方面。

確認(rèn)項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設(shè)計技術(shù)知識；項目本身的特點決定的信息特點；與項目組織外部的聯(lián)系等等。

溝通技術(shù)：根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。

選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。

溝通計劃的結(jié)果

溝通計劃的結(jié)果有項目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。就我個人而言，我認(rèn)為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性。考慮問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過各部門經(jīng)理的認(rèn)可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。

編輯本段項目管理流程 信息發(fā)布

信息發(fā)布涉及向項目干系人及時提供所需信息。它包括實施溝通管理計劃以及始料未及的信息需求應(yīng)對。

信息公布應(yīng)做好信息公布的反饋問題。如：與公布信息有關(guān)項目干系人的簽字以及對信息意見的文字記錄。

績效報告

績效報告涉及績效信息的收集和公布，以便向項目干系人提供有關(guān)資源如何利用來完成項目目標(biāo)的信息?？冃蟾嬉话銘?yīng)提供關(guān)于范圍、進度計劃、成本和質(zhì)量的信息。

要做好績效報告，就必須選擇合理的績效報告的工具和技術(shù)（績效評審、偏差分析、趨勢分析、掙值分析），使績效報告與項目的實際情況最接近。

管理收尾

管理收尾包含項目結(jié)果文檔的形成（這些文檔可以使發(fā)起人或客戶對項目產(chǎn)品的驗收正式化），包括項目記錄的收集、對符合最終規(guī)范的保證、對項目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進行分析、以及這些信息的存檔以備將來使用。

管理收尾活動不能等到項目結(jié)束才進行，項目的每個階段都要進行適當(dāng)?shù)氖瘴玻ＷC重要的、有價值的信息不流失，另外，人才數(shù)據(jù)庫中的雇員技能應(yīng)該得到更新，以反應(yīng)新的技能和熟練程度的提高。只要認(rèn)識到項目溝通的重要性，才會做好項目溝通管理計劃。有了好的項目溝通計劃，只有執(zhí)行好計劃，才能發(fā)揮他的作用，才會順利地實現(xiàn)項目目標(biāo)，才會對項目溝通管理的重要性有更深一層的認(rèn)識，才會在以后的項目中繼續(xù)執(zhí)行，才會為企業(yè)帶來跟好的效益。

編輯本段溝通管理的體系 溝通管理的重要性

回想一下你所經(jīng)歷的項目，有沒有出現(xiàn)過以下這樣的情況：客戶在檢查項目階段成果時，指出曾經(jīng)要求的某個產(chǎn)品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項目組的成員，糟糕的是作為項目經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了；或者，你手下的程序員在設(shè)計評審時描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開發(fā)出來后，你發(fā)現(xiàn)這和你所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……

可能你遇到的情況比上面談到的還要復(fù)雜。問題到底出在哪兒呢？其實很簡單，就兩個字——溝通。以上這些問題都是由于溝通引起的，溝通途徑不對導(dǎo)致信息沒有到達目的地?！靶挠徐`犀一點通”可能只是一種文學(xué)描繪出的美妙境界。在實際生活中，文化背景、工作背景、技術(shù)背景可以造成人們對同一事件理解方式偏差很大。

在項目中，溝通更是不可忽視。項目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通常花在這方面的時間應(yīng)該占到全部工作的75%-90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目的各個方面。

體系的要素

一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。溝通計劃決定項目干系人的信息溝通需求：誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時發(fā)送給項目干系人?？冃蟾媸占蛡鞑?zhí)行信息，包括狀況報告、進度報告和預(yù)測。項目或項目階段在達到目標(biāo)或因故終止后，需要進行收尾，管理收尾包含項目結(jié)果文檔的形成，包括項目記錄收集、對符合最終規(guī)范的保證、對項目的效果（成功或教訓(xùn)）進行的分析以及這些信息的存檔（以備將來利用）。

項目計劃的重要性

項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項目中沒有完整的溝通計劃，導(dǎo)致溝通非?；靵y。有的項目溝通也還有效，但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項目經(jīng)驗，或者說完全靠項目經(jīng)理個人能力的高低。然而，嚴(yán)格說來，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而，在項目初始階段也應(yīng)該包含溝通計劃。

設(shè)想一下，當(dāng)你被任命接替一個項目經(jīng)理的職位時，最先做的應(yīng)該是什么呢？召開項目組會議、約見客戶、檢查項目進度……都不是，你要做的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎(chǔ)之上熟悉項目的其它情況。

溝通計劃的影響

在編制項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目干系人分析。項目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。比如有的客戶希望每周提交進度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。

語言、文字還是“形象”

項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通一般在以下情況使用：項目團隊中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的項目報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進行通知、確認(rèn)和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡潔，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式?？陬^溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不象書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通。口頭溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異，這是特別需要注意的。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài)，不理解的內(nèi)容一定要表示出來，以求對方的進一步解釋，直到達成共識。除了這兩種方式，還有一種作為補充的方式?；貞浺幌麦w育老師授課，除了語言描述某個動作外，他還會用標(biāo)準(zhǔn)的姿勢來教你怎么做練習(xí)，這是典型的形體語言表達。像手勢、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補充方式。它的優(yōu)點是擺脫了口頭

表達的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。

兩條關(guān)鍵原則

在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關(guān)鍵。

曾經(jīng)碰到一個項目經(jīng)理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。

溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。當(dāng)溝通是項目經(jīng)理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經(jīng)理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。

保持暢通的溝通渠道

溝通看似簡單，實際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽、權(quán)利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。

如果深層次剖析溝通，其實可以用一個模型來表示：

從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢，當(dāng)信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

如果結(jié)合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應(yīng)該根據(jù)項目的實際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。

編輯本段項目溝通的效果

工程項目是基于工程項目實施者和利益關(guān)系人緊密協(xié)作完成特定任務(wù)的過程，在此過程中不僅涉及到工程項目實施者內(nèi)部的分工協(xié)作，還涉及到工程項目利益關(guān)系人(業(yè)主、總承包方、分承包方、監(jiān)理單位、主管部門之間的分工協(xié)作。由于存在大量的分工協(xié)作（接口），因此也就存在了大量的溝通問題。

工程項目中往往出現(xiàn)以下情況：業(yè)主在檢查項目階段成果時，指出曾經(jīng)提出的某個要求沒有包含在其中，而這個要求早就以口頭的方式告知過項目組的成員，但作為項目經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了；或者，工程項目組的行動和業(yè)主的需求發(fā)生了偏差，造成了返工；或者，設(shè)計中使用了已經(jīng)過時的標(biāo)準(zhǔn)；或者，由于分包方照圖施工，造成項目缺陷；或者，由于設(shè)計、采購、設(shè)備、安裝各專業(yè)組之間的配合不好，導(dǎo)致工期拖延；等等。這些問題產(chǎn)生的原因都與缺乏有效的溝通有關(guān)。

項目溝通效果的影響因素

1、項目組主要成員的素質(zhì)和能力

項目組主要成員的素質(zhì)和能力包括知識、經(jīng)驗、溝通能力、組織能力、團結(jié)協(xié)作精神、技術(shù)業(yè)務(wù)能力、責(zé)任心和果斷決策的能力。項目組成員的素質(zhì)越高，能力越強，在項目實施過程中溝通就越順暢，項目按時、按質(zhì)完成的可能性就大。

2、項目經(jīng)理的素質(zhì)和能力

項目經(jīng)理發(fā)揮的作用往往對項目的成敗起決定作用，如果項目經(jīng)理有良好素質(zhì)，尤其是有良好的溝通能力，他可以在和項目組成員交流、檢查工作、召開會議等溝通過程中獲取足夠的信息，發(fā)現(xiàn)潛在的問題，控制好項目的各個方面，從而使項目順利完成。

3、項目組成員對信息的態(tài)度

項目組成員對溝通信息的態(tài)度是影響溝通的重要因素，如果項目組成員重視信息，不僅關(guān)心與本身工作有關(guān)的信息，而且關(guān)心項目目標(biāo)、項目進度、業(yè)主要求等方面的信息，及時接收和發(fā)送信息，必然溝通效果就好；反之，則相反。

4、項目組成員的相互信任程度

溝通是發(fā)送者與接收者之間“給”與“受”的過程。信息傳遞不是單方面，而是雙方的事情，因此，溝通雙方的誠意和相互信任至關(guān)重要。在項目溝通中，當(dāng)面對來源不同的同一信息時，項目組成員最可能相信他們認(rèn)為的最值得信任的那個來源的信息。

溝通的準(zhǔn)確性與溝通雙方間的相似性也有著直接的關(guān)系。項目組成員如果在性別、年齡、智力、種族、社會地位、興趣、價值觀、能力等相似性越大，溝通的效果也會越好。

5、信息傳遞層次的多少

溝通信息傳遞過程中如果中間層次過多，那么，信息在傳遞過程中就容易產(chǎn)生失真。一項研究表明，企業(yè)董事會的決定通過五個等級后，信息損失達80%。

這是因為，在信息傳遞時，各層次都會花時間把接受到的信息進行甄別，一層一層的過濾，在過濾的過程中還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當(dāng)發(fā)送的信息涉及到傳遞者本身時，往往會由于心理方面的原因，造成信息失真。

6、工程項目各接口協(xié)調(diào)情況

工程項目的接口主要包括：總承包方與業(yè)主、總承包方與分包方、總承包方與監(jiān)理公司以及總承包方內(nèi)部各專業(yè)組之間的協(xié)調(diào)問題，如果各接口之間的任務(wù)與責(zé)任明確，接口之間的相互推委減少，溝通的效果就好；反之，溝通的效果就差。

7、溝通計劃的完備性

溝通計劃是否詳細(xì)而全面地描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進度計劃、約定的溝通方式等；是否做好了各利益關(guān)系人信息溝通的需求分析，他們各自需要什么信息、如何傳遞等工作，對提高信息溝通效果影響較大。

項目溝通效果的提高

1、組建一個好的項目組

在組建項目部時，要視項目的復(fù)雜程度，根據(jù)知識、專業(yè)、能力、性格等要素優(yōu)勢互補的原則選配項目組的主要成員。高效的項目組織能形成良好的“項目精神”，減少不必要交流和合作的數(shù)量，以提高項目組的溝通效果。一個好的項目組應(yīng)當(dāng)具備完成項目任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的能力，即使在項目遇到困難時，項目組也能發(fā)揮集體的力量去克服各種困難，使項目始終良好運行，這是一種系統(tǒng)能力，是通過項目組成員間的良好溝通和協(xié)作而體現(xiàn)出來的。

2、建立完善的項目溝通管理體系

項目組因開展項目而成立，因項目完成而解散，工程項目一次性的特點決定了項目組成員為該項目協(xié)同工作的臨時性。由于項目組的成員來自于不同的利益關(guān)系方，即使總承包方內(nèi)部也有來自于不同職能部門的成員，成員間并不完全了解，如果不進行有效的溝通，成員間就根本無法協(xié)作，因此只有形成有效的溝通體系，成員間才能充分交流，分享信息，相互信任，互相支持。

建立良好的項目溝通管理體系首先應(yīng)構(gòu)建項目組的溝通網(wǎng)絡(luò)，決定項目各關(guān)系人的信息溝通需求；明確網(wǎng)絡(luò)溝通中各關(guān)系人的職責(zé)和權(quán)限；建立溝通反饋機制，信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性；建立定期檢查項目溝通情況制度，保持信息溝通的順暢和有效；做好溝通計劃的編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾工作。

3、正確處理工程項目各接口協(xié)調(diào)關(guān)系

（1）正確處理總承包方與業(yè)主的關(guān)系

總包方要正確理解業(yè)主的設(shè)計意圖和要求，在設(shè)計中定期向業(yè)主匯報設(shè)計進展，交換意見，如果業(yè)主有好的建議，在不違反設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計初衷的情況下，盡量滿足業(yè)主的設(shè)計變更要求，以創(chuàng)造良好合作氛圍。

（2）處理好與分包商的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系

總包方應(yīng)主動、積極、詳細(xì)地向分包方介紹工程概況，技術(shù)要點和工程進度、并對分包方的工程進度和質(zhì)量進行全程的跟蹤控制，對各分包方施工平面幾交叉施工方面進行綜合協(xié)調(diào)；各分包方作為項目的建設(shè)者，在施工中遇到困難，例如：場地、材料、機具等問題，要加強與總包方溝通，通過總包方的及時溝通解決施工中出現(xiàn)的各種問題。

（3）正確處理總承包方內(nèi)部的協(xié)調(diào)關(guān)系

作為總承包方，內(nèi)部是否協(xié)調(diào)一致尤為重要，由于項目涉及設(shè)計、采購、施工、設(shè)備安裝等各項工作，各專業(yè)組之間的協(xié)調(diào)也相當(dāng)重要，總承包方要加強內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通，形成全面統(tǒng)籌、信息暢通的內(nèi)部管理格局。如：設(shè)計組憑借技術(shù)優(yōu)勢，不但要對整個工程的技術(shù)負(fù)責(zé)，同時要對設(shè)備組定貨提供技術(shù)支持，解決現(xiàn)場出現(xiàn)的各種技術(shù)問題；設(shè)備組要積極與主動與設(shè)計溝通，了解設(shè)計人員的意圖，并隨時與施工組保持聯(lián)系，根據(jù)施工工期的要求，積極組織貨源，保證工程順利按進度進行；施工組要借助與設(shè)計人員的交流，保證工程質(zhì)量，滿足設(shè)計要求，同時將施工進度及時反饋給設(shè)備組，以保證設(shè)備能及時組織到位。

此外，工程得以順利完成還必須處理好與監(jiān)理公司、主管部門的關(guān)系。

4、選好工程項目經(jīng)理

（1）項目經(jīng)理有較強溝通管理意識

項目經(jīng)理必須認(rèn)識溝通在項目管理中的作用。項目經(jīng)理所做的每一件事情都包含溝通，項目經(jīng)理沒有信息就不可能進行管理，而信息只有通過溝通得到。所以項目經(jīng)理必須有很強的溝通意識，要花50%—70%的精力用于溝通，同時要掌握提高溝通有效性的基本原則，做到盡早溝通和主動溝通。

盡早溝通和主動溝通要求項目經(jīng)理有一定的前瞻性，定期和相關(guān)人員建立溝通，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前問題和潛在問題，采取有效措施，避免項目實施中不必要的損失。項目經(jīng)理要利用好啟動會議，促進項目組成員的相互了解、熟悉，明確各項目組成員角色分工、職責(zé)和權(quán)限，與其他成員的接口，并使所有成員對項目目標(biāo)和工作計劃充分了解。

（2）項目經(jīng)理要熟悉專業(yè)技術(shù)

工程項目經(jīng)理未必是樣樣精通的專才，但至少應(yīng)該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復(fù)雜的大型項目管好。對項目中某一專業(yè)領(lǐng)域一點也不懂的項目經(jīng)理，就很難與項目組中該領(lǐng)域的成員溝通，難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量。

（3）項目經(jīng)理要有良好的溝通技巧

項目溝通首先要有明確目的。溝通前，項目經(jīng)理要弄清楚作這個溝通的真正目的是什么？要對方理解什么？確定了溝通目標(biāo)，溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達到的目標(biāo)組織規(guī)劃，也可以根據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。

其次，要做到充分的“聽”與藝術(shù)的“說”。項目經(jīng)理只有集中精力地聽，才能領(lǐng)會講話者的意圖，只有領(lǐng)會了講話者的意圖，才能選擇合適的語言和方法進行溝通。

第三，發(fā)揮權(quán)威，終止?fàn)幷摗９こ添椖繙贤ㄟ^程中不可避免地存在爭論，諸如在技術(shù)、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止，終結(jié)這種爭論的最好辦法是項目經(jīng)理發(fā)揮權(quán)威性。

5、保持暢通的溝通渠道，保證溝通的有效性

項目溝通中典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。因此，參與項目組的成員都必須以項目“語言”方式傳達和接收信息，同時了解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。

其次，建立溝通平臺，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。

第三，建立溝通反饋機制，保證溝通的有效性。在項目實踐中，采用了適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，運用了有效的溝通技巧，并不一定就能得到準(zhǔn)確的回應(yīng)，因此，對于重大問題的溝通或者多人之間的溝通，必須要求信息接受方對信息的溝通結(jié)果進行確認(rèn)和復(fù)述，以確保信息的正確和有效。

6、采用正確的溝通形式，克服不良的溝通習(xí)慣

工程項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進行通知、確認(rèn)和明確要求等活動，語言文字運用得是否恰當(dāng)直接影響溝通的效果。使用語言文字時要簡潔、明確。

口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不象書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。此外，還可借助于形體語言進行溝通，像肢體語言、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補充方式。它能擺脫口頭表達的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。

在項目溝通中要特別注意要克服不良的溝通習(xí)慣，該用書面溝通的不用口頭溝通，該與項目經(jīng)理溝通的，不于組員溝通，該今天溝通的，不拖到明天溝通，要嚴(yán)格執(zhí)行溝通規(guī)則，避免出現(xiàn)項目溝通中的失誤。

7、重視溝通效率，節(jié)約溝通成本

溝通對項目的重要性是毋庸置疑的，但項目經(jīng)理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進而會影響整個項目的成本和進度。所以，要盡量采取節(jié)省成本的方式達到溝通的目的，能網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達到目的的，不必面談；能用規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化的事情，沒必要個案溝通。

工程項目內(nèi)部如何進行有效的溝通，是一個復(fù)雜而又必須予以解決的問題。項目溝通效果的好壞，在很大程度上決定了項目的成功與否，因而研究項目溝通效果具有十分重要的意義。

編輯本段圖書信息 基本信息

書名：項目溝通管理

作者：代宏坤，徐玖平

ISBN：9787509601693

出版社：經(jīng)濟管理出版社

出版時間：2008-03-01

開 本：16開

頁 數(shù)：253頁

定價：38.80元

目錄

第1章 引言

1.1 項目溝通的概念

1.2 項目溝通的作用

1.3 項目溝通的過程

1.4 項目溝通障礙

1.5 項目溝通的原則

1.5.1 準(zhǔn)確性原則

1.5.2 完整性原則

1.5.3 及時性原則

1.5.4 非正式組織溝通原則

1.6 項目溝通管理的主要內(nèi)容

本章案例

本章小結(jié)

關(guān)鍵概念

思考題

第2章 溝通計劃

2.1 溝通計劃流程

2.1.1 輸入

2.1.2 工具和方法

2.1.3 輸出

2.2 溝通要求

2.2.1 項目信息流

2.2.2 項目組織

2.2.3 項目人力資源規(guī)劃

2.3 溝通方法

2.3.1 口頭溝通

2.3.2 書面溝通

2.3.3 非語言溝通

2.3.4 電子媒介溝通

2.3.5 會議溝通

2.4 干系人

2.4.1 項目的發(fā)起人

2.4.2 項目管理小組

2.4.3 項目經(jīng)理

2.4.4 項目小組

2.4.5 客戶

2.4.6 其他的組織或個人

2.5 項目風(fēng)險

2.5.1 輸入

2.5.2 工具和方法

2.5.3 輸出

2.6 項目溝通管理計劃

本章案例

本章小結(jié)

關(guān)鍵概念

思考題

第3章 信息傳播

3.1 信息傳播流程

3.1.1 輸入

3.1.2 工具和方法

3.1.3 輸出

3.2 項目計劃

3.2.1 投入

3.2.2 工具和技術(shù)

……

第4章 執(zhí)行報告

第5章 行政總結(jié)

第6章 沖突管理

第7章 信息管理

第8章 溝通技能

附錄

參考文獻

編輯本段項目溝通管理過程

項目溝通管理（project communication management）包括為了確保項目信息及時適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生(generation)、收集(collection)、傳播(dissemination)、保存(storage)和最終配置(ultimate disposition)所必須的過程。項目溝通管理把成功所必須的因素--人(people)、想法(ideas)和信息(information)之間提供了一個關(guān)鍵連接。涉及項目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項目“語言”（the project language）發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。

1溝通計劃(communication planning)--決定項目涉及人(stakeholders)的信息和溝通需求：誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得。

2信息傳播（information distribution）--使需要的信息及時發(fā)送給項目涉及人。

3執(zhí)行報告(performance reporting)--收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報告（status reporting）、進步衡量（progress measurement）和預(yù)測

4行政總結(jié)（administrative closure）--產(chǎn)生、收集和傳播信息以形成一個階段或項目完成。

這些過程之間以及與其他領(lǐng)域的過程之間相互作用。如果項目需要，每個流程可以由個人、多人或團體來完成。在每個項目階段每個過程至少發(fā)生一次。雖然在這里列舉的流程是分立的階段并具有明確定義的分界面，事實上他們互相交織、互相作用在一起。流程的相互作用在第3章項目管理過程詳細(xì)地闡述。

溝通的通用管理技術(shù)技巧（見2.4.2部分）跟項目溝通管理有關(guān)（但并不等同）。溝通是一個更寬廣的課題，包括一些重要的知識體系，它特別適用于項目的唯一知識體系。并不局限適用于項目的重要知識體系。例如：

發(fā)送者-接收者模型（sender-receiver models）--反饋環(huán)，溝通阻礙等。

媒體選擇(choice of media)--什么時候采用書面溝通和什么時候采用口頭溝通。什么時候使用非正式的備忘錄和什么時候使用正式的報告。

書寫文體（writing style）--主動語態(tài)和被動語態(tài)，句子結(jié)構(gòu)，詞匯選擇等。

陳述技巧(presentation techniques)--肢體語言(body language)，視覺輔助工具的設(shè)計（design of visual ads）等。

會議管理技巧(meeting management techniques)--準(zhǔn)備議程表，處理沖突。