第一篇：縣委辦公室后勤接待工作規范流程

縣委辦公室后勤接待工作規范流程

一、基本程序

1、收到上級領導、外地客人來訪傳真通知（函）；

2、接待程序；①迎接→②住宿→③參觀（考察或視察）現場→④工作匯報會（座談會）→⑤送行

3、送行。

二、具體細節

1、收到傳真通知（函）。準確把握來房領導（客人）姓名、職務、性別，一行總人數、所帶到輛、主要任務、停留時間。

2、接待程序

①關于迎接

a、迎接領導（對口迎接）；

b、車輛乘座安排（領導、警務人員、工作人員、記者）；

c、迎接時間（集中時間、出發時間、到迎接點時間）；

d、迎接地點。

②關于食宿

a、選定接待賓館；

b、根據來房領導（客人）結構統籌安排住宿房間；

（注意把握房間內擺設：鮮花、歡迎卡、水果、煙）

c、安排生活

▲包廂確定（或宴會廳、農家樂）；

▲包廂布置（或宴會廳、農家樂）；

▲主賓席席卡、座位卡擺設；

▲菜譜確定；

▲服務人員選配。

③關于參觀（考察或視察）現場活動

a、現場點選擇；

b、參觀（考察或視察）具體線路；

c、簡介（綜合和具體點）；

d、車輛調配（前站車、開道車、主車隊）；

e、領導（客人）、陪同人員乘車安排；

f、引導人、服務人（在車上）、現場介紹人安排。

④關于匯報會（情況介紹會或座談會）

a、參會范圍、人員確定（領導或客人，縣內領導及部門、記者）；

b、會場布置（會標、話筒音響、會桌擺放、座位牌）；

c、會議通知（來房領導或客人以接待指南為準，房縣領導及部門記者另行通知）； d、材料分發；

e、會議記錄。

⑤關于其它活動安排。（娛樂、宵夜等）

3、送行

①離開賓館時間確定；

②送行領導安排；

③送行地點；

④送行車輛安排；

⑤禮品送達（一般接到后即分送到來客）手中。

三、工作流程

1、成立接待工作領導小組，下設后勤接待、材料、現場、安保四個小組。

2、召開會議對相關環節進行安排部署。具體做好四個準備：

①賓館食宿房間預留準備，拿出具體方案；

②匯報（情況介紹）材料準備；

③參觀（考察、視察）現場準備；（包括道路暢通、城區管理、亮化工程、參觀點環境衛生、氛圍營造等）。

④參觀線路確定，拿出具體方案。

3、編制接待方案。（由縣委辦綜合科負責）

①接待方案基本格式：

×××××來房調研（考察或視察）接待方案

×××一行于×××××時間來房調研（考察或視察），為了確保××××××圓滿成功，特制定此方案。

Ⅰ、活動安排（內容包括迎接、到房后各項活動、送行等具體時間節點、陪同人員、乘座車輛，以時間先后順序安排）。

Ⅱ、具體接待

組織領導、分組安排、具體職責、具體標準、完成時限。

Ⅲ、其它事宜。（煙酒標準、禮品品名數量、標準；菜譜及標準等。

②接待方案編制依據

a、傳真通知（函）；

b、會議明確的初步方案；

c、各環節拿出的具體方案

③接待方案送審與執行

a、編制接待指南（由縣接待辦根據接待方案負責編制）

b、接待指南送達（領導或客人由隨行迎接工作人員分送至迎接領導和客人）。

c、統籌通知到后勤、現場、會務、材料各環節。

第二篇：辦公室接待工作流程

辦公室接待工作流程

一、目的為保證學院的各項接待工作能夠保質保量的有序進行，體現學院的水平，特對學院的有關接待工作做以下規定：

二、流程

1）任務確認：在接到相關接待任務的通知后，應仔細了解接待的規模、規格、時間、具體要求等細節問題，并對一些基本要素進行確認。

2）方案制定：在最短時間內根據接待的具體內容做出相應的接待方案，報學院領導審閱，并根據領導的意見做相應修改，對于一些可能存在變數的地方需要做部分預案以備用。

3）提前準備：接待方案經院領導批復同意后，應在規定時間內做好各項準備工作，如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。

4）接待執行：嚴格按照方案內容執行，遇有臨時性改變或發生意外情況時，應及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、親切、服務細致、周到、盡善盡美。

5)小結：每次接待任務完成后，應根據實際情況做出小結，總結經驗，彌補不足，為今后更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。

三、質量控制

學院領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監控，及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應根據各自的分工做好相應的各項準備工作，包括車輛保修養、原有安排等等，未經院領導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。

前期準備

一、接機

1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間；

2、對陌生來賓制作接機、接站牌；

3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機；

4、提前10－20分鐘到達機場或火車站。

二、入住賓館

1、確定來賓到達時間、人員情況后，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳

級以上和學院重要貴賓預訂套間，其余均預定標間；

2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮

花；

3、每天早餐安排院領導陪同；

4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續。

三、就餐

1、確定就餐時間、人員、規格后，第一時間預訂餐廳包廂；

2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領導和工作人員；

3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持

節約原則。內地來賓不上海鮮，安排地產魚。

4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。

5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位（重要就餐安排照

相人員）；

6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳，并通知司機送客；

7、辦公室負責接待人員打包。

四、旅游

1、提前兩天制定方案，報院領導審核批準；并送來賓、陪同院領導，發接

待工作人員和司機；

2、長途旅游，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機等；

3、提前2－4個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。

五、送機，送站

1、離阿一天前為來賓購買好機票，并交來賓審驗；

2、提前兩個小時購買好禮品；

3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站院領導和工作人員、司機；

4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站；

5、工作人員辦理相關打包、托運手續，并收回來賓電子客票（若機票由學院承擔）。

六、收尾工作

1、及時核報差旅費；

2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應及時收回，并交辦公室統一保管；

3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。

第三篇：行政接待工作流程、規范

行政接待工作流程、規范

一、行政前臺接待 1.接待來訪者

接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據情況判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。若有正當訪問理由或已預約，應快速聯絡相關人，請來訪者到接待處等候，給客人泡上茶水或礦泉水，如是重要客戶，需及時進入會議室添水。2.接待咨詢者

若有業務咨詢者來訪，應及時請相關部門經理來協助接待。3.接聽轉接電話

接聽電話時，應先說“您好，榆林東方集團”，然后根據情況判斷是否需要通知公司相關人員接聽。4.接待推銷人員

上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕（可留下名片），告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知希望他們在公司休息時間（如：午餐時間等）再來。

二、傳真及信件轉交 1.轉交傳真

一旦收到傳真，應快速、仔細辨認接收人并及時轉交，必要時應電話提醒查收。2.轉交信件

收到信件時，應快速、仔細辨認收件人或收件單位，并及時通知收件人前來領取。

第四篇：前臺接待工作流程及禮儀規范

前臺接待流程及禮儀規范

一、客戶的接待與服務

1、負責來訪客戶的接待工作，包括領客戶就座、提供茶水，咨詢客戶來訪意圖，客戶來訪登記。

（1）接待來訪者時，客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎詞。（2）有預約者，先帶客人就座，提供茶水服務，遞上公司資料，再通知被訪者，給客人轉達面談時間。

（3）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供茶水及公司宣傳資料。

（4）有客人未預約來訪時（或特殊客人的來訪），不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：“讓我電話聯系看看他是否在公司。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方沒有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導，就更應該謹慎處理。（5）不能讓客人在公司內部隨意走動，特別是辦公區域，告知客人在接待區等待。

2、當客人離開后應馬上整理接待區域的環境，包括清理桌面、保持桌子干凈椅子擺放整齊、關燈和空調。

3、如遇到會議時間，先請客人就座等待，提供茶水服務并遞上公司宣傳資料，盡可能少打擾會議。

4、前臺臺面、周邊保持清潔、整齊，注意抽屜整潔。

二、電話接聽流程

1、電話鈴響應在3聲之內接起，如長時間未接起電話，應在接起后表示歉意。

2、接聽電話時的標準用語是：“您好！，請問有什么可以幫到您？”“請稍等”。

3、正確轉達來電，可讓來電者留言，記下后轉告。

4、如遇對方誤撥的電話，應耐心說明，不可惡語相加。

5、對于來訪電話應做好記錄并及時轉達，需填寫《接聽電話登記表》。

6、如涉及公司經營業務的電話，做好登記，并及時轉達市場部人員。

7、如需暫時離開前臺，應指定人員協助接聽電話并負責前臺區域接待工作。

三、接待禮儀

1、接待客戶要自然大方、穩重熱情、有禮貌，熟練運用禮貌用語，做到微笑服務，用好敬語。做到：迎賓有問候聲、說話有稱呼聲、離別有致謝聲、工作出現差錯有道歉聲。不以膚色、衣著、相貌取人。

2、與客人交談應站立端正，講究禮貌，不左顧右盼，低頭哈腰，要用心聆聽客人講話，不與客人搶話，不中途插話，不與客人爭論，不強詞奪理，說話要有分寸，語氣要溫和，語言要文雅。

3、不得對來訪客人有過分隨便、過分親熱的舉動，不得嘲笑來訪客人不小心的現象，不得對來訪客人指指點點。

四、儀容儀表要求

1、上班期間需穿著工服，如出現特殊情況，應穿著相對正式的服裝，并保持著裝清潔整齊；

2、不得穿T恤、漏肩裝、吊帶等非正規衣物上班。不得穿拖鞋或類似拖鞋的皮涼鞋上班；

3、頭發必須保持清潔，梳理整齊，不得有頭皮屑的出現，長發不得披頭散發

4、常剪指甲，保持清潔，不得留超長指甲。

5、保持口氣清新自然無異味；

6、上班期間應化淡妝，但不得有夸張的濃妝出現；

7、保持良好的站、坐、走姿。站時需挺胸收腹沉肩，坐時不得前仰后靠，不得搖頭晃腦，東張西望。

第五篇：前臺接待工作流程及禮儀規范

前臺接待

工作流程及禮儀規范

根據前臺接待的相關工作內容與要求，現制訂前臺接待工作流程細則和禮儀規范：

前臺接待的工作流程：

一、客戶的接待與服務

1、負責來訪客戶的接待工作，包括領客戶就座、提供茶水，咨詢客戶來訪意圖，客戶來訪登記。（附件：客戶來訪登記表）

（1）接待來訪者時，先詢問有無明確造訪者及有無預約。

客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎詞。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

A、單個人問候標準語如下：“先生/小姐，您好！歡迎來到廣州美優客。”

B、來者是二人，標準問候語則為：“先生、小姐，你們好！歡迎來到廣州美優客。”

C、來者為三人，標準問候語則為：“大家好！歡迎來到廣州美優客。”

D、對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：“X先生/小姐，您好！” ● 有預約者，先帶客人就座，提供茶水服務，遞上公司資料，再通知被訪者，給客人轉達面談時間。

● 無預約而有明確造訪者時，先讓客人稍等，再通知被訪者，決定是否接待。若接待，招呼客人就座，提供茶水服務；若被訪者在忙，告知客人不便接待，希望另約時間。

● 遇到無明確造訪者，通知行政部經理接待處理。

● 當客人離開后應馬上整理接待區域的環境，包括杯子收至茶水間、保持桌子干凈椅子擺放整齊、關燈和空調。

（2）如遇到會議時間，先請客人就座等待，提供茶水服務并遞上公司宣傳資料，盡可能少打擾會議。

（3）前臺臺面、周邊保持清潔、整齊，注意抽屜整潔。

（4）每天上下班前，前臺人員要注意查看茶水供應（包括桶裝水、各類茶葉和飲料等等）是否充足，通知行政部及時補足。

二、電話接聽工作流程

員工應做好相關的電話來訪登記。（附件：客戶來電訪問登記表）

1、員工應在三聲電話鈴聲內接聽。

2、接聽總機時的標準用語是：“您好！，請問有什么可以幫到您？”； “請稍等”。

3、正確轉接來電，如分機無法接聽，可讓來電者留言，記下后轉告。

4、如涉及公司經營業務的電話，做好登記，并及時轉達市場部人員。

5、如需暫時離開前臺，應指定人員協助接聽電話并負責前臺區域接待工作。

三、信件收遞規定

1、前臺接待負責郵件快遞轉發及接收信件物品。

2、私人信件，一律實行自理、自費。

3、公司所有公發信件、郵件，統一遞送到前臺進行登記寄發，需帶有部門經理的簽名確認字函，送寄者須在登記表上簽名。（附件：郵件收送登記表）

4、合理控制每月信件、郵件，快遞費用，做好有關費用統計表單。（每月做好費用報表統一到財務部報銷，附件：郵件收送報銷表）

四、前臺接待上崗要求

1、外表要求：形象甜美、氣質佳，活潑、待人熱情。

2、語言要求：粵語、國語發音標準，咬字清晰，口頭表達能力強。

3、熟知公司的業務知識，熟識各部門的業務職能，可以流暢地回答客戶提出的問題。

客服前臺接待的禮儀規范：

一、規范自己的職業形象

1、職場儀態禮儀

1）站姿

男士則主要體現出陽剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現出柔和和輕盈，丁字步站立。

談話時，要面對對方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜、依靠著墻壁、桌椅而站；雙腿分開的距離過大、交叉，都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。

2）行走

靠道路的右側行走，遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中，應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時，應尊者、女士先行。多人行走時，注意不要因并排行走而占據路面。

2、體態語

1）目光

與人交往是，少不了目光接觸。正確的運用目光，傳達信息，塑造專業形象，作為職場人士，運用成人的視線與人交流，互相之間的關系是平等的，視線從上到下。

2）手勢運用

適當運用通過手勢，可以表達介紹、引領、請、再見等等多種含義。手勢一定要

柔和，但也不能拖泥帶水。

3、定位前臺接待的職業形象

1）、上班前按規定更換好制服，一律在休息室梳妝打扮。

2）、發型應梳理整齊、干凈，長發要盤起，短發要齊耳。不得染異色發和梳理奇異發型。

3）、上班時間只允許戴一枚小型耳釘和一枚戒指。

4）、不得濃妝艷抹，務必化淡妝，使用淡雅香水，身上不得有異味；手部和面部要始終保持衛生，不留長指甲，不涂有色指甲油。以給人精神、親切的形象。

二、商務接待禮儀

1、日常接待工作

1）迎接禮儀

應立即招呼來訪客人：應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的，要表示出熱情友好和愿意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不一定要起立迎接，也不必與來客握手。

2）接待禮儀

接待客人要注意以下幾點。

（一）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

（二）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供茶水、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。

（三）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

● 在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

● 在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

● 在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。● 客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。

（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。

2、不速之客的接待

有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方沒有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導，就更應該謹慎處理。