第一篇：淺談醫(yī)務人員技術檔案

［摘要］本文旨在闡述醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的收集、管理及開發(fā)利用在醫(yī)院醫(yī)療、教學和科研工作中的重要性，強調了開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源對提高醫(yī)院科學化、信息化、規(guī)范化管理的重要意義。

［關鍵詞］醫(yī)務人員；技術檔案；醫(yī)院管理醫(yī)務人員在長期的醫(yī)療實踐和科研活動中直接形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務技能、工作業(yè)績、學術水平、科研成果的憑證材料，組成了醫(yī)務人員的業(yè)務技術檔案。這些檔案微觀上記載了醫(yī)務人員業(yè)務發(fā)展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿Γ菃挝恢匾臒o形資產(chǎn)。因此，做好醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的收集管理和開發(fā)利用工作，對促進醫(yī)院醫(yī)療、教學和科研工作卓有成效地開展具有十分重要的意義。

１業(yè)務技術檔案的內容

（１）個人基本材料：①個人簡歷；②學歷學位證書及證

明；③參加各種專業(yè)培訓學習的證明材料、證書、鑒定、成績單等；④定期工作總結包括業(yè)務自傳、述職報告、考核成績及出國培訓考察的有關材料。

（２）醫(yī)務人員任職資格的部分評聘材料：如任職資格申請表、申報表、資格考評表、審批表及資格證書、聘任合同、聘書等。

（３）從事技術工作業(yè)績材料：①公開發(fā)表的醫(yī)學專著及學術論文：②科技成果鑒定證書；③典型病例、手術分析的復印件；④其他具有備案價值的各種技術工作成績證明。（４）科研項目材料：①課題準備階段：科研項目申報表、查新檢索報告、立項審批文件、計劃任務書、合同書、委托書、課題報告、調研報告、協(xié)議書等；②科研試驗階段：各種重要原始記錄、試驗報告、計算資料、階段性總結等；③總結鑒定評估驗收階段：有評審鑒定申請書、工作總結、科研報告、已發(fā)表的論文論著、技術鑒定材料、科研經(jīng)費使用登記本等；④成果申報和獎勵階段：成果申報材料、技術鑒定材料、鑒定證書及獲獎材料、證書，推廣應用證明、效益證明、檢索報告等；⑤推廣應用階段：推廣應用方案、技術轉讓合同等。（５）其他材料：①參加專業(yè)學術團體、學會的證書、聘書等；②參加繼續(xù)教育培訓的證書及所獲學分等；③先進工作者證書、獎狀；④專業(yè)技術差錯事故材料等。

總之，凡不宜歸入人事檔案，又不屬于文書檔案而確屬反映醫(yī)務人員業(yè)務活動的材料，都應歸屬于醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的范圍。

２業(yè)務技術檔案的收集

做好業(yè)務技術檔案的收集工作，必須明確主導思想，建立健全工作制度，將業(yè)務技術檔案的收集工作納入醫(yī)務人員的職責范圍，與職稱晉升和科研成果報獎等掛鉤，增強檔案意識，使全院職工充分認識到技術檔案的作用和意義，為收集技術檔案創(chuàng)造良好的氛圍；同時，檔案人員應熟悉技術檔案的運行規(guī)律，抓住時機，廣泛收集，為檔案的齊全完整

醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)資訊打好基礎。為此，應從以下三方面開展工作。２．１利用日常工作進行收集

從新職工入院時就要求將其個人簡歷、學歷學位證書等有關材料上交，取得第一手資料；其次，定期向每個醫(yī)務人員發(fā)放收集技術檔案的通知并形成制度，凡有關業(yè)務技術檔案材料隨時上交。在收集的同時，要切實做好嚴格地登記、保管和提供利用保證，打消其對資料歸檔的顧慮，為技術檔案的收集工作打好基礎。

２．２圍繞醫(yī)院的中心工作集中收集

首先，利用醫(yī)務人員職稱評聘這一時機進行收集。醫(yī)務人員在評聘職稱時呈報的材料，能比較全面真實的反映醫(yī)務人員在專業(yè)技術工作中的經(jīng)歷，業(yè)務專長、工作能力、工作業(yè)績和管理水平等。因此，凡發(fā)表的論文、獲獎證書等所能反映個人業(yè)務水平的材料都在此列，因而材料比較完整而且系統(tǒng)，可靠性也高。其次是通過年終個人總結、述職報告等時機進行收集。２．３“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集認真落實“三納入”，從明確各級人員的職責入手，將技術檔案納入醫(yī)院的管理制度之中，納入到相關科室職責范圍和有關人員的崗位職責，并與經(jīng)濟核算掛鉤，把住財務結算關。實踐證明，這一措施對技術檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅持“四同步”是做好歸檔工作的關鍵。如下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎勵科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價有關課題歸檔情況同步等。

另外，由于業(yè)務技術檔案是一個動態(tài)信息資源，因此需要不斷的補充和完善，這就需要多個部門支持與配合。如醫(yī)務科、護理部對醫(yī)務人員的崗位考核、業(yè)務培訓及＂三基＂的考核成績，人事科、黨辦對醫(yī)務人員的醫(yī)德醫(yī)風考評結果等資料，都要及時記入個人技術檔案。所以，要做好業(yè)務技術檔案的收集工作，還需各科室通力合作，共同完成。

３加強業(yè)務技術檔案的管理

（１）實行集中統(tǒng)一管理是做好業(yè)務技術檔案管理工作的基本原則，形成規(guī)范、保管完整、系統(tǒng)安全是業(yè)務技術檔案的基本要求。業(yè)務技術檔案管理工作必須以此原則為指導，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時代發(fā)展的需要，而且也是衡量醫(yī)院管理水平的標志之一。

（２）建立科學的檔案分類方案和管理原則。分類是業(yè)務

技術檔案科學管理和有效利用的前提，也是各級醫(yī)院面臨的一個共性問題。由于技術檔案內容豐富、構成復雜、使用率高，因而制定一個既符合科學管理要求又切合本單位實際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經(jīng)過廣泛調查、全面分析和充分論證的基礎上制定了以人建檔，組卷時采取一人一卷（件），按級分類的方式，并實行計算機管理，真正實現(xiàn)了業(yè)務技術檔案檢索、匯編和打印自動化，大大提高了工作效率和管理質量。

４開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源

長期以來，由于受計劃經(jīng)濟的影響，大部分醫(yī)院只重視

“人事檔案”，而對業(yè)務技術檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫(yī)療市場競爭的日益激烈，醫(yī)院領導清醒的認識到醫(yī)療市場的競爭就是高技術和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的信息資源，為醫(yī)院各項工作提供信息服務，為領導決策和醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。４．１充分發(fā)揮業(yè)務技術檔案的使用價值，為醫(yī)務人員職稱評 聘提供依據(jù)和憑證

技術檔案是醫(yī)務人員在日常工作中德、能、勤、績的真實記錄和集中反映，衛(wèi)生人員在填寫職稱申報表時，可以據(jù)此獲得直接的數(shù)據(jù)與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據(jù)，使考評工作既真實，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標的弊端，為職評工作的公正客觀創(chuàng)造良好的條件。

４．２開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源，提高醫(yī)院科研管理水平

充分挖掘業(yè)務技術檔案的學術參考價值，開展編研工作。如通過編制《醫(yī)院論文匯編》、《科研立項匯編》、《科研成果匯編》、《醫(yī)院基礎數(shù)字匯編》等，不僅調動廣大醫(yī)務工作者重視科研的工作熱情，而且為醫(yī)護人員提供學術信息，使他們盡快了解到本學科的研究動態(tài)和發(fā)展方向，吸收和借鑒成功的經(jīng)驗，避免在撰寫學術論文和科研課題申報時，出現(xiàn)重復撰寫、申報等現(xiàn)象，同時也為科研成果的開發(fā)利用以及科研管理人員制定科研發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。

４．３充分發(fā)揮技術檔案的基石作用，為領導決策服務

業(yè)務技術檔案既有醫(yī)務人員的實際材料，又包括了才能評價，還有定量記載和結論分析，是醫(yī)務人員德才表現(xiàn)的動態(tài)材料。要使決策正確，用人得當，業(yè)務技術檔案就是重要的信息資源。有了業(yè)務技術檔案，醫(yī)院可以據(jù)此分專業(yè)分層次有計劃的進行在職培訓和重點培養(yǎng)，使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊建設，最大限度的發(fā)揮醫(yī)務人員特長，真正做到“人盡其才，才盡其用”。同時，院領導可以隨時了解各科室各系列人員結構、醫(yī)療技術水平和科研工作技能等方面情況，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)并進行宏觀調控和決策。

總之，業(yè)務技術檔案是一個動態(tài)信息，而傳統(tǒng)的人事檔案內容簡單、條目單一，無法對其做出全面、完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評價，因此，隨著人事制度改革的不斷深入和人才競爭的日益激烈，專業(yè)技術檔案必將越來越受到人們的重視，建立和完善業(yè)務技術檔案管理工作，全面系統(tǒng)地將業(yè)務技術檔案納入規(guī)范化、制度化管理的軌道，逐步形成統(tǒng)一標準格式、統(tǒng)一信息管理、統(tǒng)一服務規(guī)范和服務系統(tǒng)，最大限度的滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需要，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設發(fā)揮更大的作用將有十分重要的意義。參考文獻

［１］吳真真．在醫(yī)改中做好醫(yī)院檔案信息的開發(fā)與利用［Ｊ］．中國 醫(yī)院管理，１９９９，１９（９）：４０～４１

［２］劉燕清．醫(yī)學科研檔案管理存在的問題與對策［Ｊ］．現(xiàn)代醫(yī) 院，２００５，１：７４

（收稿日期：２００６－０３－０２）

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第二篇：工程造價技術檔案

貴州國龍項目管理咨詢有限公司 造價咨詢技術檔案管理制度

為規(guī)范公司技術檔案工作底稿的編制、復核、使用和管理，強化咨詢質量，降低咨詢風險，促進提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實用性，特制定本制度。

一、檔案的歸檔與管理

1、公司的歸檔資料實行“項目歸檔”制度，每個項目完成后及時進行資料的歸檔工作；

2、每個工程項目文檔都要進行編號處理，并按文件類型再分成若干個子項以便查找；

3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

4、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實施檔案歸檔整理。檔案管理員職責：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

二、檔案的收集及移交

工程造價咨詢檔案原則上由項目負責人負責整理歸檔，項目負責人必須在咨詢報告出具后30日內將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負責造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。

三、檔案的保存

項目負責人在交付存檔資料時要保證各種資料齊全，歸檔時填寫資料清單及頁數(shù)，工程量計算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項目存檔資料要求如下：

(一)工程標底、清單編制存檔資料：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、工程造價（標底、清單）編制委托合同

4、委托方交付的資料：建設方提供的招標文件、答疑文件（除圖紙外）

5、成果文件：工程（概）預算書（電子版及紙質版）

6、三級復核表

7、工程量計算書（電子版及手稿）

8、委托方評價意見

（二）工程造價審核：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、工程造價審核委托合同

4、成果文件：審核報告、定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質版）

5、計算書底稿、工程量確認單

6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送預（結）算書等

7、三級復核表

8、委托方評價意見

（三）工程造價過程控制（根據(jù)項目要求，統(tǒng)一編號，分批存檔）：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、審核付款定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質版）

4、最終審批支付單（盡可能）

5、計算書底稿、工程量確認單

6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送結算書等

7、三級復核表

（四）文件成果要求

1、外封面

2、內封面（要求有工程名稱、建設單位、設計單位、編制單位、編制人、審核人、編制時間、文件成果編號等）

3、匯總表

4、編制說明

5、各分項預（結）算書

6、單位資質證書、營業(yè)執(zhí)照、造價師注冊證書

四、檔案的借閱

1、凡本公司職工均可通過公司 檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續(xù)，但需妥善保管，不得涂改遺失，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)涂改遺失要受到經(jīng)濟處罰，后果嚴重者要開除處理或追究

刑事責任。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，填寫《借閱檔案申請表》備案，并按要求及時歸還。

3、借閱者用畢后應及時歸還。對借閱份數(shù)過多及時間過長者，檔案管理員有權催還。接催還通知后，應即刻歸還。如確實需要使用，應向檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)同意后續(xù)借。

4、公司技術檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過8小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任批準；

5、檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

五、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的公司技術檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司技術檔案資料時，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

六、檔案管理制度的執(zhí)行

檔案管理責任人負責督促執(zhí)行本規(guī)定，制定本制度旨在規(guī)范公司技術檔案管理，全體員工必須嚴格遵守。

第三篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度

一、歸檔時間

辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4、特種設備重大維修驗收及年檢驗收合格后，三個月內歸檔。

二、歸檔要求

1、材料完整齊全。

2、系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

3、立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4、在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

5、由檔案部門對特種設備管理部門加以指導，協(xié)助特種設備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。

三、歸檔流程

1、編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

2、文件按時間順序排列，最近的在最上面。

3、一臺特種設備一個立卷，一個檔案盒。

4、定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

5、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

四、檔案管理工作

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：本單位設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

五、檔案利用工作

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權限和檔案密級，經(jīng)有關領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。

3、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計工作。

第四篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度

總則

1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司運營和發(fā)展中的作用，更好地為生產(chǎn)、技術部門服務。特制訂本管理制度。

2、本公司技術檔案是指技術部門（包括車間）在生產(chǎn)技術、科研成果、質量、設備、施工安裝等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。

3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按本制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

4、按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術部主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)（含技術）、質量、設備、施工、安裝等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

技術文件資料的歸檔

1、每一種產(chǎn)品完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2、技術人員在移交技術檔案或文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

3、凡需歸檔的文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

4、凡各部門形成的圖樣類文件，經(jīng)各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。

5、凡外來、外購回公司的圖樣資料，隨儀器、設備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

6、在資料歸檔時，由各部門主管確定資料的重要程度，資料一般分為重要級、普通級兩種，重要級必須標明“重要”字樣，普通級可不標記。綜合檔案室的任務和人員的職責 綜合檔案室的任務：

1．1、集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

1．2、協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

1．3、承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

2、技術檔案管理人員的職責：

2．1、認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術資料。

2．2、科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。

2．3、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。2．

4、嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

2．5、保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。技術檔案的鑒定和銷毀

1、認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

技術檔案的保管和借閱

1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。

4、技術檔案的保密制度：

4．1、全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的技術檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管和企管部主管共同批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

4．2、技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

4．3、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術檔案。5 技術檔案的借閱： 5．

1、凡本公司技術人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．

2、技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)企管部主管批準方能借出。5．

3、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為8小時。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．4、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放

1、凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。

2、需加工制作的工裝類圖樣文件，應復制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購備料，以及轉交質檢部進行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管，供生產(chǎn)員工的管理使用；一套發(fā)放采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

3、用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文件等應復制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質檢部、分管技術員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經(jīng)會簽才算有效。

4、用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質量部、及檔案室存檔。

5、用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書等，應復制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術員及檔案室存檔。

6、作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應復制三份，發(fā)放質檢部、分管技術員及檔案室存檔。

7、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件控制程序》），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見《文件控制程序》），經(jīng)主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。

8、發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。

技術檔案和受控技術文件的更改

1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，相應部門主管簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

2、技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

3、為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。

北京鑫中昊科技股份有限公司

技術部

2016年04月23日

第五篇：醫(yī)療器械技術檔案

醫(yī)療器械技術檔案

其檔案的分類包括醫(yī)療設備技術檔案、計量器具類技術檔案、醫(yī)用耗材類技術檔案、其它檔案。

一、醫(yī)療設備技術檔案1、2、3、4、5、6、7、8、使用科室購置申請 論證報告 招標文件 供應商投標書 大型設備配置許可申請 配置許可的批文 配置許可證的復印件

三證：經(jīng)銷商的營業(yè)執(zhí)照；醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證；醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證；醫(yī)療器械經(jīng)營許可證；要求復印件并加蓋供貨商的單位公章

9、企業(yè)法定代表人的委托授權書原件，委托書授權的經(jīng)營范圍、期限、聯(lián)系方式

10、消毒衛(wèi)生許可證（消殺設備）

11、醫(yī)療器械的合同

12、機電進口登記表

13、海關進口報關單

14、外貿合同

15、外貿公司代理協(xié)議

16、商檢證明

17、安裝驗收報告

18、設備的裝箱單

19、產(chǎn)品的合格證 20、隨機資料

21、維修保養(yǎng)記錄

22、報廢申請單

二、醫(yī)療計量器具技術檔案

1、每年的計量明細清單

2、計量合格證

3、壓力容器檔案，包括產(chǎn)品的說明書、合格證、計量部門的計量合格證書、年檢報告、安裝申請、批復報告

三、醫(yī)用耗材技術檔案

1、新進物品申請表

2、招標書及三證——醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證；醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證；醫(yī)療器械經(jīng)營許可證；要求復印件并加蓋供貨商的單位公章

3、招標結果

4、長期合同

5、廠商承諾

6、消毒衛(wèi)生許可證（消殺設備）

四、其它檔案

1、醫(yī)用耗材申請表（按月訂裝）

2、醫(yī)用耗材出入庫單（按月訂裝）

3、萬元以下設備申請表（按月訂裝）

4、醫(yī)療設備出入庫單（按月裝訂）

5、付款計劃（按年裝訂）

6、設備的每季度巡回維護檢修記錄（按季裝訂）

7、大型設備的效益分析（按年裝訂）

8、醫(yī)療設備的報廢請示和批示（按次裝訂）

9、醫(yī)用耗材的每年庫存盤點表

10、設備科的各種報表

11、高值耗材的登記表