第一篇：科技檔案管理規定

科技檔案管理規定

為加強和規范科技檔案管理工作，確保科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用，根據《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》及《江蘇省國信集團檔案管理辦法》等有關規定。管理內容與方法

1.1本公司在基建、生產、施工、檢修、科研、技術管理等各項工作中形成的具有保存價值的科技文件材料。（歸檔范圍見“公司文件材料歸檔范圍”）

1.2 科技檔案人員必須參加重要的生產技術調度會、科研成果鑒定會、設備開箱驗收、基建工程(基改擴建、工程改造、各類小型基建)竣工驗收，如文件材料不完整、不準確、不系統、不符合檔案管理要求，則不能進行鑒定、驗收。

1.3為了確保科技文件材料能夠準確地反映本公司各項活動的真實內容和歷史過程并且長久地提供利用，歸檔材料要求按公司檔案管理制度第十八、十九條執行。

1.4 設備檢修資料歸檔工作管理規定

1.4.1 機組大修資料歸檔范圍

-大修項目進度表、施工計劃、技術措施、解體分析報告；

-規范性大修管理實施細則；

-重大、特殊檢修項目的施工計劃、技術措施、施工總結；

-改變系統和設備結構的設計資料及圖紙；

-大修技術記錄和技術經驗專題總結；

-大修工時，材料消耗統計資料；

-大修前后的機組熱效率試驗報告；

-設備（或系統）異動申請及竣工報告；

-各專業的大修總結報告、大修總體驗收卡 ；

-冷態、熱態整體驗收記錄及整體總結報告；

-汽輪機葉片頻率試驗報告；

-汽輪機大修前后調速系統特性試驗報告；

-重要部件材料的焊接試驗鑒定報告；

-九項技術監督總結性材料；

-監督、監察項目的檢查、試驗、調校報告；

-全面質量管理總結。

1.4.2 機組大修資料歸檔工作，列入大修管理范圍，作為機組大修評優的一個條件，加以考核。

1.4.3 機組大修結束后，各有關部門在一個月內應按規定將大修資料收集齊全后交專業工程師審查，大修后兩個月內，由生產技術管理部門列好移交清單，經生產技術管理部門負責人簽字后，集中交檔案管理部門。

1.4.4 設備（或系統）異動管理

1.4.4.1 每份設備異動申請報告，應填寫編號和被異動設備（系統）的原圖號。已執行的設備異動申請報告，應手續齊全，經總工師（或副總工）簽字后，向檔案管理部門移交。

1.4.4.2 設備（或系統）異動后，兩個月內由實施單位工程技術人員到檔案管理部門辦理對原圖的修改補充工作。

1.4.4.3 對系統進行的異動，如變動較小可直接在圖面上“杠改”或“刮改”，并在改動部分旁標注異動報告號，修改內容較多，應另出新圖。

1.4.4.4 對經多次修改已不符合存檔要求的圖紙，應由責任檢修專業根據檔案管理規定重新出圖，竣工圖必須是藍圖或CAD圖紙，（須蓋竣工圖章）要做到圖物相符，數據準確，簽字手續完備，然后經生產技術部門審核，總工程師批準后交檔案管理部門。

1.4.4.5 對設備進行的異動，在制造廠的設備圖上修改補充。

1.4.4.6 設備異動報告表編號以專業為單位進行統一編號，括號內填寫專業。例如：鍋爐專業為：編號（爐）2000----01----XX

即：編號（專業）年代----順序號。

1.5 基本建設檔案資料管理規定

1.5.1 歸檔的文件材料必須齊全。大中型和重點工程項目永久、長期保管的檔案完整率要達到百分之百。

1.5.2 歸檔的材料必須準確反應基本建設活動的歷史過程和工程的真實情況。

1.5.3 基本建設檔案的收集整理要求按公司工程檔案管理規定執行。

1.6 設備儀器開箱檔案資料管理規定

1.6.1 設備儀器文件材料歸檔范圍；

1)申請外購的報告、批復；

2)外購合同、協議；

3）隨機圖樣及文字材料；

4)設備儀器開箱記錄；

5）安裝調試記錄、總結、檢測驗收報告等；

6）運行記錄及重大事故分析處理報告；

7）申請引進設備儀器報告、批復；

8）產品樣本、說明書裝單、質量保證書；

9）技術經濟調查報告；

10）與外商談判、洽談記錄、紀要、合同、協議和來往函件；

11）隨機全套圖樣及方案材料（原文和譯文）；

12）設備儀器安裝、調試記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收報告；

13）技術、質量上的異議和處理結果材料；

14）設備運行記錄及重要事故分析處理報告。

1.6.2 凡是本公司購買的生產設備儀器到貨后由采購部門通知有關專業技術人員和檔案管理人員共同參加設備開箱驗收，工程設備由工程管理部門專職、施工單位、設備購進部門會同工程部檔案人員共同參加驗收。禁止在無檔案人員在場情況下開箱驗收。

1.6.3 因特殊原因設備開箱時未通知檔案管理部門，采購部門事后必須到檔案管理部門補辦資料移交及開箱驗收手續。

1.6.4 設備儀器進廠開箱驗收時，箱內一切文件資料、清單等原始材料由檔案管理部門收集、驗收、登記，工程設備根據總工程師的意見分發到有關單位，如圖紙、資料份數滿足不了的，由需要單位自行復印。

1.6.5 設備儀器安裝調試驗收后，負責安裝調試的主管人員應將設備儀器安裝、調試中形成、積累的文件材料及時整理歸檔。

1.6.6 本公司自行設計制造的設備儀器，在設計制造工作結束時，由主管設計人員負責將設備儀器文件材料組成保管單位，由本部門負責人審定后，移交檔案管理部門歸檔。

1.6.7 凡是訂購設備的申請、合同、協議，由合同管理部門負責集中將資料交檔案管理部門。

1.6.8 開箱驗收后發現缺少的出廠文件資料等，應由設備購置部門負責索取補齊。

1.6.9 檔案管理人員參加設備開箱驗收時，必須認真做好記錄，并由設備購置主管單位及有關參加驗收的人員共同簽字。

1.6.10 郵寄或捎回的技術資料，有關部室或個人在收件后一周內將原件資料向檔案管理部門移交歸檔，任何部門或個人不得將資料丟失、損壞或截留。

1.7 科技檔案的整理、編目和保管：

1.7.1 科技檔案的整理，就是按其形成規律，保持各種檔案材料之間的有機聯系以及便于保管和利用的原則，對科技檔案進行系統整理、編目和保管。

1.7.2 公司科技檔案的分類原則、分類方法、類目標識和類目設置依照公司檔案分類規則。

1.7.3 科技檔案接收后，應及時登記、分類、劃定保管期限、編寫案卷標題、頁號、將每份文件逐一錄入計算機并編制卷內目錄、備考表、裝訂整齊，組成案卷后方可入庫，并編制各種檢索工具，以便迅速查找。

1.7.4 科技檔案按保管單位組卷的卷盒、卷皮、卷內各項內容規格，按照國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的格式制訂，排架方法按照工各程代碼、機組和專業類目相結合的辦法進行。

1.7.5 對破損的圖紙資料應采取措施，及時復制和修補。

第二篇：國企科技檔案管理規定

國企科技檔案管理規定總則

1.1 為貫徹中華人民共和國《檔案法》，加強公司檔案管理工作，維護科技檔案的完整與安全，積極開展科技檔案的利用工作，特制定本制度。

1.2 根據《國營企業檔案管理暫行規定》，科技檔案實行集中統一管理，部分檔案(主要是設備儀器檔案)實行集中管理，分級保管。科技檔案工作的基本任務

2.1 負責科技檔案的接收、整理、保管、鑒定、統計、借閱利用及安全保密工作，確保科技檔案完整、安全。

2.2 負責圖紙、技術文件的曬印、收發及外供等工作。

2.3 負責銷毀過期的無保留價值的圖紙和技術文件。

2.4 對公司各部門、分廠(分公司)有關圖紙、技術文件的形成、積累、整理、保管、收繳等管理工作。負責進行業務指導、督促、檢查和考核。

2.5 做好向上級檔案館移交檔案工作。科技檔案的歸檔

3.1 科技檔案歸檔范圍為：

a 全套產品設計檔案(底、蘭圖)；

b 工藝文件檔案(底圖)；

c 自制設備、工藝裝備(工、夾具)檔案(底圖)；

d 科技研究檔案(包括標準化、技術革新檔案)；

e 設備儀器檔案(精、大、稀和進口設備儀器)；

f.基本建設檔案；

g 質量和質量管理檔案。

科技檔案具體歸檔項目和內容按《文件材料歸檔及保管期限的規定》執行。

3.2 歸檔辦法與要求

3.2.1 一個產品、一項工程、一個科研課題，待完成一段落(設計、試制、鑒定、驗收等)后，必須由主辦單位指定專人，將需要歸檔的圖紙與技術文件加以系統的整理立卷成冊后，向檔案室移交歸檔。

3.2.1.1 產品檔案：產品完成試制并鑒定所形成文件材料，經項目負責人和設計部門負責人簽字后，一次性成套向檔案室移交歸檔。開始生產準備后，再歸檔一套生產準備圖。以后的修改、更換或連續生產產品整圖等，均從備考表和相應的整改卷中反映出來。

3.2.1.2 工藝檔案：各類產品的工藝裝備、工藝文件卡(底圖)完成設計后，經項目或部門負責人簽字后，及時向檔案移交歸檔(入庫)。

3.2.1.3 基建檔案：每項基建工程驗收鑒定后，由工程部門負責，及時將圖紙，技術文件(竣工圖)系統整理，裝訂成冊后，向檔案室移交歸檔。

3.2.1.4 設備儀器檔案：為方便提供利用，實行集中管理分級保管，設立設備檔案分室。凡屬精、大、稀、引進設備和貴重儀器儀表檔案應向檔案室移交，以后在使用、修理中形成的管理資料，每年末一次向檔案室歸檔。其余一般性的設備、儀器檔案，由設備部門保管，并報送檔案室一份總臺帳(每年核對一次)。

3.2.1.5 科技檔案：凡是科技課題結束(或告一段落)所形成的科技材料，必須按歸檔范圍系統整理成冊，并經項目或技術部門負責人簽字后向檔案室移交歸檔。

3.2.2 歸檔時必須按項目、專題，填寫移交情單(一式二份)。檔案主要按清單逐一清點無誤，同時檢查圖紙幅面，質量符合標準和文字書寫規范工整，方可予以接收，并由交接雙方在移交清單上簽字，各執一份備查。

3.2.3 每個新產品鑒定，每項重要的科研成果鑒定和基建工程驗收時，都應有檔案室人員參加，對應歸檔的圖紙、技術文件進行檢查驗收，資料不完整的，不能算最后完成任務。科技檔案的保管

4.1 科技檔案歸檔應按照各專業特點和技術文件材料的形成規律。進行編目、組卷、分類、編號、登帳及入庫保管。

4.2 科技檔案分類有產品類

4、科研類

5、基建類

6、設備類7，引進技術資料。

4.3 歸檔后的底圖應平面保管，幅面大的卷放。蘭圖檔案應裝訂成冊，依次排放、整齊劃一。

4.4 為提高檔案的紙質強度和質量，應對科技檔案進行必要的維護、加固和修復工作，包括托裱、貼補和去斑污等。

4.5 檔案室底圖因久用破損不清或修改較多影響復制蘭圖質量的，由檔案室向技術部門提出復制底圖的清單，經批準后列入技術準備計劃，交原出圖部門重新復制，并對復制件的正確性負責。對使用較頻繁的底圖，檔案室應復制二底圖供曬圖用。

4.6 及時做好收進移出的記載和更改登記，并定期進行清點、檢查，做到帳、物相符，保證檔案的完整與安全。科技檔案的借閱利用

5.1 底圖除更改、整圖、曬印或復制需要外，原則上不出借。公司員工若因特殊需要借用個別底圖，成借用部件及成套產品底圖，需經圖紙管理部門負責人批準。底圖借出后若有修改，應將修改情況說明，并補出修改通知單。

5.2 凡公司員工因工作需要可借閱、利用與本專業有關的科技留檔(包括產品、科研、基建、設備儀器、引進技術、標準化等檔案)，但只能在閱覽室進行，不予外借。若因特殊情況需借出案卷，必須經檔案部門負責人同意。一般期限為一周，不得轉借或私自拿出公司，防止遺失。

5.3 凡外單位查閱科技留檔，需持單位介紹信，并注明查閱內容、利用目的，經檔案部門負責人批準。底圖對外—律不借。

5.4 借閱人員應切實負責所借圖紙和案卷的安全。不得損壞、涂改、圈劃圖紙資料和拆卸案卷。

5.5 借閱檔案和歸還時，必須嚴格履行登記手續，當面交點清楚，并在登記簿和借閱卡上簽收、注銷。

5.6 員工因工作調離本公司時，必須將所借圖紙和技術文件全部歸還，由檔案室鑒證后，人事部門方予辦理離廠手續。

5.7 科技檔案利用后，若取得明顯經濟效益時，利用人員應協助檔案室做好效益統計工作。

第三篇：科技資料和科技檔案管理規定

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科技資料和科技檔案管理規定

一、主要內容和適用范圍

1、本規定提出了科技圖紙（以下簡稱資料）分級的界限、保管和借閱的管理辦法，圖紙資料的發放和更改的辦法及科技檔案（以下簡稱科檔）的歸檔、保管和借閱管理辦法。

適用于技術組繪制編制的資料、外來的技術資料、科技檔案和公司購進的各類書刊圖冊。

2、計算機科技資料的管理，按《設計人員計算機資料存放規則》及《技術組計算機使用人員管理補充規定》執行。

二、資料的分級

技術組的資料按其重要程度分為一般技術資料、重要資料和保密資料三個級別。

1、一般技術資料：含常規產品圖冊、設計文件、技術規范、修理改制規范、國家標準、行業、企業標準、產品樣本、科技圖書、照片、試驗鑒定資料、3C認證資料、產品材料配件表、投標書、技術管理文件、汽車產品公告資料、工藝文件等。

2、重要資料：含技術組產品底圖、國外原文的技術標準及產品樣本、出國考察調研資料（包括磁盤、光盤、錄相帶等）。

3、保密資料：含公司引進技術的圖紙、技術文件；國外合作廠家提供的圖紙、技術文件；保密協議、專利技術和專利產品圖；由客戶提供，公司承擔保密義務的圖紙資料；公司組織測繪的國外產品或結構的圖紙；3C證書、國軍標及其它認證驗收資料。

4、分級標識

一般技術資料無分級標識

重要資料的第一頁左上角有“重要”的標識（產品底圖除外）

保密資料的第一項左上角有“保密”的標識

三、資料保管

1、所有外來資料必須分類登記，并建有登記目錄。外購科技圖書其書價應在其收文記錄中標出。

2、一般技術資料中的產品圖冊、圖庫圖冊開架存放在各相關設計組，由各組組長和資料管理員共同管理；技術規范、修理改制規范、科技圖書及重要資料等集中存放，由資料（圖書）管理員負責管理。技術組發放到各相關部門圖紙資料由各部門的資料管理員負責管理。

3、保密資料的保管

保密資料設專用資料柜分類存放，并編制資料檔案存放索引。

4、圖書資料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防塵、防蟲、防盜。對破損的資料要及時進行修補和復制。

四、資料的借閱

1、一般技術資料

（1）技術規范、修理改制規范、產品樣本、科技圖書、標準匯編等資料，實行借閱登記制度，由借閱人向資料管理員辦理借還手續。

（2）產品圖冊、圖庫圖冊實行分承包管理，由各組組長指定責任人，定期對所管理的圖冊進行整理、清點。本部門外組人員借閱，需與責任人或分管組長借閱，并及時歸還，注意將資料按序號大小順序擺放。資料管理員應協助各組對圖冊資料進行管理。

（3）執行更改單修改圖紙，使用資料時，可不按上述兩條辦理，但更改結束后，應將資料及時歸位。

2、重要資料的借閱

重要資料的借閱同一般資料，向資料保管人辦理登記手續。只是重要資料借閱時，資料保管員和借閱人要對借閱資料的完好性、完整性要求更高，并及時歸還。

3、保密資料的借閱

保密資料的借閱需經分管副總的批準后，資料保管人按附表1（技術組保密資料借用記錄表）辦理登記手續。

4、保密資料的借閱人應保守資料的秘密，不得隨意摘錄、引用、復印、擴散。

5、借閱范圍

產品圖冊、圖庫圖冊的借閱方法僅在本部門內實行，原則上不得借出本部門，如外部門借用需向資料保管人辦理登記手續。其余的資料，公司管理人員均可按規定借閱。

所有資料如是公司外人員借閱需經分管副總或部門負責人同意。

五、圖紙資料的發放和更改

1、產品圖紙的發放和更改

（1）產品圖紙的發放、更改按公司質量體系程序文件的有關規定執行。

（2）各部門領用的圖紙等資料妥善保管，保持圖面的清潔、完整，不得任意污損、撕毀。凡藍（白）圖因長期使用圖面不清時，可憑舊圖到資料室換取新圖。由于保管不善而撕毀或遺失，必須補圖時，應填寫曬圖申請單，經有關領導批準后，方可補曬（復）新圖。

2、保密級圖紙的發放

保密級圖紙的發放需經公司總師或主管副總批準，保密級圖紙發放時應蓋有“保密資料”及“時間”印章，并按附表2（協作單位保密級圖紙發放申請表）的規定進行登記發放。

六、科技檔案的管理

科技歸檔資料經整理、分級并履行歸檔手續后成為科技工作者檔案。

1、科技檔案歸檔內容

（1）產品設計文件（含圖樣、圖表、計算資料以及設計、制造、調試、驗收、使用所需的技術數據和文字說明的各種技術資料）

（2）有關產品照片、錄像帶以及計算機軟件、軟盤等。

（3）因工作關系獲得的資料，如：由客戶提供或相關廠家、人員提供的樣本等資料。

（4）生產、科研和各項管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公參觀學習、考察和參加會議收集、獲得的各項材料（包括樣本、文件、技術資料、筆記、書面匯報、照片等）。

2、科檔歸檔要求：

（1）技術人員應做好科技檔案的形成、收集、積累、整理、分級和歸檔工作。

（2）檔案資料員應將歸檔的材料進行必要的加工、整理、立卷編目、做好分類科學、組卷合理，并做好歸檔統計工作。

（3）歸檔文件應完整、準確、系統、完好、清晰、簽署完整，并且裝訂牢固，以利長期保存。

（4）歸檔文件書寫、圖表應符合標準經要求。

3、科檔歸檔手續：

（1）一般資料歸檔時，檔案資料管理員應及時對歸檔的科技文件進行分類登記。

（2）重要級以上文件歸檔，文件經檔案資料驗收合格后辦理移交登記手續。

七、處罰辦法

1、資料管理人中應定期檢查、整理資料，確保資料完整無損、排放整齊有序，帳物相符。產品圖冊、技術規范等每月整理一次，產品樣本、科技圖書、標準匯編每季度整理一次，其它科技資料每年整理1-2次。

2、對于不按本規定執行者，一次違規給予口頭警告，二次違規給予書面警告，三次違規者給予30-50元的罰款處罰。

3、凡丟失科技圖書的責任者，應按所購書價的3-5倍進行賠償。

4、對于丟失圖冊、規范、或重要級以上資料的責任者，按泄露公司秘密論處。

第四篇：科技檔案管理

第一章

1.科技檔案的定義及含義：

定義：科技檔案是組織機構或個人在科技、生產活動中直接形成的、保存備查的信息。含義：定義揭示了科技檔案的產生鄰域和內容性質，規定了科技檔案同一般政務檔案及其他檔案在性質上的區別。

2.科技檔案與政務檔案的區分

它們各自產生于不同的活動領域，反應不同的內容，具有不同的形成規律和特點，發揮不同的功能效用。

3.科技檔案與科技資料的區分 4.科技檔案和科技文件的區分 5.常見科技檔案的種類及基本特點

6.科技檔案的基本特點及對實際工作的指導意義

(1)形成和作用廣域性特點，意義加強科技檔案管理工作深入開發科技檔案資源。(2)專業性特點，科技檔案的專業性特點集中表現在形成領域和內容性質兩個方面。首先，科技檔案產生的領域具有鮮明的專業性特點。其次科技檔案的內容性質具有鮮明的專業性特征，科技檔案的專業性特點是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。

(3)種類和類型的多樣性特點，在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明特點。

意義:科技檔案種類和類型多樣性的特點為科技檔案的科學管理提出了許多特殊的要求，科技檔案具體管理環節應采取相應的措施，以保證實現對科技的檔案的科學管理和有效利用。(4)成套性特點，圍繞著一個獨立科技項目的進行，構成了一個反映該項科技，生產活動的文件整體。

意義：成套性特點對科技檔案的科學管理，科技檔案的保管，統計，鑒定，開發利用等等起著重要的規定和制約作用。

(5)現實性特點：具有較強的現實使用性，歸檔進入檔案部門的大多數科技檔案資料正是他

們發揮現行效用的活躍時期，而且將在較長的時期內發揮現行效用。意義：對科技檔案的科學管理提出了某些特殊的要求。

第三章

1.科技檔案事業的管理體制

科技檔案管理體制主要是指科技檔案工作的組織體系，運行機制與管理形式。條塊結合即專業管理和屬地管理相結合的管理體制的形成。

條塊結合的科技檔案管理體制就是在國家檔案局的統一掌管下，按專業實行統一管理，在中央和地方各級專業主管機關對所屬系統的科技檔案工作實行領導和指導，國家各級檔案行政部門實行監督，指導和檢查的管理體制。

按專業實行統一管理：中央和地方各級專業主管機關按專業統一管理科技檔案工作。包括：領導和指導直屬企事業單位的科技檔案工作.對本專業系統科技檔案工作承擔業務指導的責任。

按專業實行統一管理的原因：

1.科技檔案專業性和現實性很強，同生產，建設和科學技術的關系非常密切。2.科技檔案工作是科技管理工作的基礎，也是科技管理工作的一個重要組成部分、3.科技檔案按專業實行統一管理，視科技檔案工作基本原則的具體實施。

2.基層科技檔案機構的性質，形式，選擇

性質：基層科技檔案管理機構是企事業單位設置的管理科技檔案的職能部門。它是企事業單位的科技管理部門。它是國家科技檔案工作的基層業務機構

類型：綜合性檔案機構；單獨的科技檔案機構；信息一體化機構、知識管理機構。組織形式：集中式、集中領導分級管理。

選擇：企事業單位可以根據科技檔案工作基本原則，從單位實際情況處出發，如管理體制、規模大小、科技檔案數量的多少、科技檔案利用率的高低、科技檔案的保密程度，以及單位駐地的集中與分散等，合理選擇科技檔案管理機構的類型和組織形式。

3.基層科技檔案機構的具體任務：

基本任務是統一管理本單位的科技檔案，維護其完整與安全，積極為本單位科技、生產

工作服務，在保證企業利益的前提下，為社會利用服務。

具體任務：

1.制定本單位科技檔案管理制度和參與制定有關科技管理制度 2.科技檔案管理的各項業務工作:（1）：接收個科技、生產部門科技文佳的歸檔，做好科技檔案的收集工作；（2）對科技檔案進行分類、編目、統計和保管工作。（3）定期組織對科技檔案密級的審查，根據有關規定及時解密或調整密級，以擴大利用和交流的范圍（4）定期組織科技檔案價值和質量的鑒定工作，承擔科技的哪敢銷毀的具體事宜（5）負責向科技專業檔案館移交規定進館的科技檔案，以及其他接收和移交工作（6）搜集、管理科技資料 3.業務指導，監督和檢查工作：

（1）對科技、生產部門科技文件的形成、積累、整理和歸檔，以及圖紙的更改、補充工作進行協助、檢查和指導（2）參與產品、工程、科研成果的技術鑒定和竣工驗收，以及引進技術和購置設備的開箱檢查等活動，負責對相關科技文件進行評定和驗收（3）對下屬單位的科技檔案管理機構或科技檔案分室進行業務指導，并監督和檢查其制度的執行情況和科技檔案管理狀況。

4.開發科技檔案信息資源，做好利用工作：

（1）編制必要的檢索工具，開發編研成品（2）為科技、生產工作提供有關科技檔案，做好圖紙的配套復制工作（3）參與本單位科技成果的推廣應用活動，為科技成果進入科技市場、進行科技貿易，提供有關科技檔案的復制本，并承擔相關的技術咨詢工作（4）進行科技資料的交流工作 5.科技專業檔案館極其任務

科技專業檔案館是保管對國家和社會具有長遠保存價值的重要科技檔案的機構，是科技檔案信息資源的儲備中心、咨詢中心和交流中心。任務：

（1）接收、征集本專業館藏范圍或按照有關規定需要長遠保存的重要科技檔案，并接受委托人的委托，代管其他有關科技檔案

（2）運用科學的管理理論和現代化管理手段，對科技檔案進行科學妥善的管理（3）積極開展科技檔案利用和咨詢工作，為社會各項事業服務

（4）根據實際需要和館藏科技檔案的狀況，編輯出版有關科技檔案編研成品，系統的開發本專業科技檔案資源

（5）組織建設本專業或行業領域的科技檔案目錄中心，促進本專業或行業科技檔案信息傳遞、交流渠道與網絡的形成和發展

（6）從保證館藏質量出發，對檔案移交單位準備進館的科技檔案的管理進行業務指導和檢查

（7）搜集、儲存和加工專業其他有關文獻資料，建設專業科技信息交流咨詢中心

第五章

1.科技文件鑒別工作的內容：

（1）歸檔材料完整性的鑒別、（2）歸檔材料準確性的鑒別、（3）科技文件屬性鑒別、（4）歸檔材料密級鑒別、（5）歸檔材料保存價值和保管期限的鑒別

2.案卷及其特征：

（1）案卷內科技文件必須是一組具有有機聯系的材料（2）案卷內科技文件的數量要有一定的界定，即厚度問題。100張A4紙為準，上下50張浮動（3）一個案卷內科技文件的密級和保管期限應大體相同（4）對于后續文件，相關文件，可以獨立形成案卷，放在本套文件其他案卷的后面，可以在備考表中加以說明

3.科技文件組卷方法：

按結構立卷、按子項或子課題立卷、按工序或階段立卷、按專業立卷、按問題立卷、按名稱或文件性質立卷、按地區立卷、按時間立卷、按作者立卷

4.科技文件編目（國家標準）

編頁號，填寫卷內文件目錄，填寫備考表，案卷封面的編目，案卷背的編制，案卷裝訂的要求，5.歸檔制度的內容（歸檔文件簡要說明）

科技文件歸檔是一個單位內部各機構，把在工作和生產活動中形成的，已經辦理結束或告一段落，具有保存價值的科技文件，按照一定的制度和要求，收集齊全，系統整理并移交給科技檔案室的工作，歸檔制度的內容包括：

（1）歸檔范圍：確定在一個單位哪些科技文件應歸檔，哪些不必歸檔，要根據本部門的性質，特點來確定科技文件的歸檔范圍。一般而言，歸檔范圍主要包括四個方面的內容：前期基礎性科技文件、中間性科技文件、成果性科技文件、參考性科技文件

（2）歸檔時間：兩種情況，任務全部結束后歸檔；任務告一段落時歸檔，此外可以隨時歸檔

（3）歸檔份數：一般歸檔一份，重要的使用頻繁的科技文件可歸檔2到3份（4）歸檔手續和要求：

一般要求：科技文件歸檔必須按照有關制度進行。

歸檔的科技文件必須做到書寫材料優質，圖像字跡清楚，格式統一，簽署手續完備。歸檔的科技文件必須按照分類方案以及內部的有機聯系或特殊要求組成案卷，填好目錄 歸檔的科技文件必須做到完整、準確、系統、由項目負責人審查，簽字 歸檔手續：編寫歸檔文件簡要說明、歸檔文件移交清單

第六章

1.科技檔案收集工作及其內容（2個制度）

科技檔案的收集就是接收具有保存價值和利用價值的科技檔案，集中收集在科技檔案部門的一項工作，科技檔案部門可以分為兩大方面：科技檔案室和科技專業檔案館。內容：基層科技檔案部門的收集工作和科技專業檔案館的收集工作

2.如何理解正常情況下科技檔案收集工作的方法 3.科技檔案收集工作過程、階段劃分

4.科技檔案工作基本原則在科技檔案收集工作中的具體體現 5.協作項目形成的科技檔案的收集方法 6.科技專業檔案館的進館范圍

（1）是由科技專業檔案館的性質和任務決定的（2）應考慮科技檔案分級管理原則

（3）科技專業檔案館收集進館的應是本專業需要保存的重要的科技檔案，以及需要永久保存的政務檔案和其他專門檔案

（4）應接收有關的重要資料進館 1.科技專業檔案館的接收制度

第七章

1.科技檔案整理工作及其內容和意義：

科技檔案整理就是按照一定原則，對科技檔案作有系統的分類排列和科學編目，以便更好地保管科技檔案，更好地為各項事業提供利用服務

內容：第一個過程，由科技業務部門即科技檔案行程者，在科技檔案部門的協助指導下進行的整理工作，其主要內容是對科技文件進行鑒別，將科技文件組成案卷，并對案卷進行基本的編目工作。

第二個過程：由科技檔案部門獨立進行整理工作，其主要內容包括：對科技檔案進行科學的分類，排列和編制科技檔案號，而這份工作主要是針對案卷來進行的工作。

意義：

1.通過收集工作集中到檔案部門的科技檔案，只有經過科學整理，才能實現條理化，并將科技檔案的有關內容、成分揭示出來，同時，通過整理工作，有利于健全科技檔案的收集工作。

2.整理工作是鑒定、保管、統計等工作的基礎。

3.整理工作是科技檔案提供利用的基礎和前提，科技檔案必須經過科學整理，揭示出它的內容和成分從而能準確迅速的提供利用。

2.科技檔案分類及其要求

科技檔案分類就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統 分類要求：

（1）.符合形成檔案的專業和單位科技活動的性質和特點

（2）一個單位內部或一個專業系統內部同一種科技檔案分類標準應一致（3）分類應力求按專業系統實現標準化

3.科技檔案分類方案及其構成

科技檔案分類方案是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件，它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成

構成：說明、類目表、類號p178 4.科技檔案分類方法

科技檔案分類在分類方案指導下分兩步進行：第一步是對庫藏全部科技檔案按種類劃分大類，第二步是對每種科技檔案進行分類，最基本的方法有六中：工程項目分類法、型號、課題、專業、地域、時間分類法

5.企業檔案一級類目的設置

一級類目：行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、設備、科研、基建、會計、人事、黨群檔案

6.企業檔案分類類目標識

分類類目標識（分類號）是對企業檔案分類類目給定代號，也就是編制檔案分類表 作用：（1）可標明企業檔案分類層次（2）反映企業檔案分類的各級類目的內容（3）固定類目在分類層次中的地位和順序

（4）在組織分類目錄時，固定類目在目錄中的位置和排列順序

7.企業檔案的排架管理與編目（會計職工不背）

選用案卷的排列方法，實際上是確定企業檔案號的編制和檔案柜架的應用方式。檔案號主要是由分類號和順序號組成，而案卷順序號的編制又要根據所選擇的流水排架方法來確定，而案卷排列有多種方法，多以案卷順序號就有不同的流水選擇。

黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理四大類檔案案卷的排架。這四類都屬于企業管理工作的范疇，其文件材料的形成特點和形式以及歸檔后的管理，都與文書檔案相近。

（一）按大類排列

按四個基本大類的順序排列，在每個一級類目的范圍內再按，屬類順序排列，對于案卷順序號的編制分為兩種形式：

（1）按大類一流水排列編號（之內單獨編號）同一屬類的案卷，應把永久案卷排在前面，其次是30年案卷，最后是10年卷，采用這種方法主要注意3個問題：1.要盡量避免過多的倒架現象，由于這四類檔案文件管理歸檔都是按照進行的，因此黨群工作類第一案卷排列之后，同的行政管理類案卷就不能緊接著排列，而應給黨群工作類第二年之后留有空架，否則每年都要倒架，留有的余地越大，倒架的次數越少，有條件的企業可

按大類分柜擺放；2.檔案分類號內如果沒有表明時間符號時，在按大類分排架時，就要在柜架上貼上標記，或在兩個的案卷之間用隔離作為標記，以便于案卷的管理和查詢3.按大類分類排列方式，不同保管期限的案卷無法分類排列，只能用不同顏色的標簽來區別

（2）按大類流水排列編號

每年形成的案卷，在大類范圍內續編，檔編至不超過最大的三位數999時，再由某起從1開始，重新設置流水號，并用案卷目錄加以區別，永久、長期、短期卷，其排列的次序可體現在歸屬類中

（二）按排列

把作為案卷排列的首要特征，根據的時間順序排列，每個內黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類四大基本類目順序排列，每個大類再按屬類，問題排列，案卷排列按流水編制案卷順序號，即每個每個大類一個流水號，要注意兩個問題：1.雖然結局按了不用倒架的問題，但每年都要產生四本相同的分類目錄，若干年狗，案卷分類目錄數量就太龐大，為解決這一問題，就要考慮在分類號中標注出特征，具體標注位置可位于各級類目代號之后，并用。隔開

2.由于不同內都有同樣的四個基本大類案卷的存在，就要考慮查詢利用的需要，最好在柜架上醒目的標注標記，并在一個內每大類的那卷間用不同顏色的隔離以示區別，便于檢索。這種排列方法有兩點不足（1）企業檔案分類號的編制比較復雜（2）將反映統一職能作用的檔案分別放在若干內排列，過于分散，不易于系統查詢。

以上兩種方法存在共同的缺陷：檔案卷超過保管期限通過鑒定移出柜架之后，原來的案卷順序號就會空號而不連貫 解決辦法：

（1）在案卷目錄和相應的統計、檢索、檢索工具中注明清楚

（2）在編制案卷目錄順序號和案卷順序號時一律使用鉛筆，一旦出現空號，就把原來的序號擦掉，重新編號，使號連貫

（三）按保管期限排列編號：這是文書檔案傳統的排列方法，即首先以四個基本大類為單位分別排列，再在每一個基本大類中，把永久、30年、10年卷按流水排列，并分別編制順序號，以適當年限斷開重設起止號，這樣四個大類就出現了十二個流水號。

其最大的優點就是相對解決了案卷鑒定后出現的空號問題，但也有新問題：每個大類都按照保管期限分別排列，那么在這個基本大類中就會出現三個相同的檔號，給將來的計算機識

別帶來困難。

解決方法：將不同的保管期限用不同的符號在分類號中標注出來，該符號不作為企業分類標準，作為案卷排列的實用標記，標注位置可位于各級類目代號之后。

產品、科研、基建、設備儀器檔案案卷排架

在四大門類檔案是科技檔案。其排列首先可按大類分項排列，然后每個大類再按單個項目順序排列，不必考慮和保管期限特征，著重考慮保持每個項目形成文件材料的成套性，要注意的問題有：（1）在基本大類范圍內單個排列時，應注意將同一產品種類，同一性質的課題，同一工程項目，同一設備儀器種類內的單個項目順序排列在一起

（2）在一個產品內形成若干數量的案卷，應將前期基礎性，依據性材料和鑒定驗收結論性材料組成的案卷排列在前，一般技術性文件，計算材料的案卷續接，圖樣的案卷排列在后。（3）以上四大門類的檔案，若項目很大，周期很長，需要進行階段歸檔時，其案卷排列應給未完成的工作而要形成的案卷留出排架空位，或采用倒架形式實現同一個項目的全部案卷放在一起排列

8.案卷總目錄和分類目錄的區別

（1）案卷分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序，揭示不同類別類別檔案的成分，統計各類檔案的數量，更重要的作用是便于案卷的查詢和提供檢索利用服務

（2）總目錄是按照歸檔時間順序流水登記案卷順序號，分類目錄是依據各大類案卷排架順序登記案卷的分類順序號。分類目錄的項目一般與總目錄的項目基本相同，除了第一項，總順序號改為分類順序號，其他相同

第八章

1.科技檔案鑒定工作及其內容p197 2.科技檔案鑒定工作的過程 3.科技檔案價值鑒定工作的組織 4.科技檔案的價值量和價值因素

技術、功能、時間、典型、責任者（作者）、名稱因素

5.科技檔案保管期限表及其結構205 6.科技檔案價值鑒定的程序209

第十章

1.科技檔案利用工作及其內容

246 2.科技檔案檢索工作及其內容結構

276 3.科技檔案利用工作的方式

295 4.科技檔案出借的制度

298 5.出借科技檔案應注意的問題

（1）出借檔案的數量一次不宜過多，期限不宜過長（2）出借機密級以上的檔案，應經過有關領導審批

（3）重要的科技檔案原件一般不出借，盡量提供復印件，同時也應控制使用范圍（4）利用者對借來的科技檔案應保管完好，不可涂抹或做其他各種標記，并負有保密的完全責任

（5）科技檔案借出期滿，要及時催還或歸還，歸還時應查收清楚，并準確歸還到庫房內原排架處

6.科技檔案信息交流的特點和方式

300 7.科技檔案信息推介的具體方式 8.科技檔案咨詢服務的方式和特點

303

第五篇：檔案管理規定

檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，規范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經營管理服務，制定本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指公司在各項工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統計報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項基礎工作，是維護公司合法權益、防范金融風險、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉的必要手段。

第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內設機構和全體員工都有保護檔案的義務和責任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。檔案工作落實情況須寫入所有內設機構和全體員工的工作總結與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節 歸檔內容

第七條 歸檔內容

凡是能夠反映公司經營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。歸檔內容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案六類。

第二節 歸檔時間

第八條 經辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規定如下：

（一）文書檔案

合同（協議）、貸款時效、判決書、調解書等重要文書，必須于公司用印后2日內移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

收發文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監事會、股東大會相關資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計檔案

會計檔案的二級門類包括：自主業務會計檔案、貸款業務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。自主業務會計檔案，每月及時整理、裝訂會計憑證、科目余額表和發生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業務報表；按年裝訂財務報表、銀行對賬單等會計資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業務會計檔案，由貸款財務部負責立卷，貸款財務部內部指定專人負責貸款業務會計檔案的日常管理工作，貸款財務部負責人對貸款業務會計檔案管理工作負責。

貸款財務部每日根據業務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落。《資金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。

貸款財務部每日應及時整理貸款項目原始憑證及記賬憑證；每月應及時整理貸款業務資產負債表、貸款業務利潤及利潤分配表、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；每年應及時整理貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬。

貸款項目完全清退3個月內，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款財務部按貸款項目單獨建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。為方便貸款業務會計檔案的查閱和使用，貸款財務部形成的存續期在3年以內（含3年）貸款業務會計檔案由貸款財務部保管，存續期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業務會計檔案，應及時移交公司檔案室保管。

理財中心柜臺事中監督員于營業次日9：00前將前一天發生的需交接的業務文書、單據憑證、報表等整理完畢后交接至合規風控部事后監督員。

合規風控部事后監督員于次年年初將上一年結束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（三）業務檔案

業務檔案的二級門類包括：自主業務檔案和貸款業務檔案。

業務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》執行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結算后5個工作日內移交公司檔案室。電子檔案：財會、業務數據年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（六）實物檔案

實物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節 歸檔要求

第九條 歸檔資料應為原件或能夠反映公司經營活動狀況且具有查考利用價值的復印件，要求字跡、印章清晰，內容填寫完整。

第十條 歸檔資料產生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責。第十一條 歸檔資料應體現公司經營活動的系統性和完整性。

第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據公司業務管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經常使用的檔案資料，部門應復印或掃描一份留存。

第十四條 經辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。

部室檔案管理員有權拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應保證歸檔材料整理規范，目錄內容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。

資金貸款成立檔案，由合規風控部事后監督員進行整理。會計檔案，由計劃財務部和貸款財務部檔案管理員進行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉發文與被轉發文等由多份文件構成一“件”的材料按照要求進行排序。

2、裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復式分類法，即保管期限——機構（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關文件排列在一起。“事由”指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一的一個機構內從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內容填寫相關內容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據檔案類別與內容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業務文書，法律、行政法規有明確規定的，按規定執行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。

（三）檔案室必須保持良好的環境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內。

第六節 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續，由經辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經部門負責人、分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規風控部事后監督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內，如需借出，必須經公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內容。

第七節 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，由公司負責人指定專人負責監銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業務有一定參考作用的資料等。

經辦人員在業務發生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業務人員負責所經辦業務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經部室經理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業務結束后2年，個別檔案根據業務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經公司審批人批準后，由公司組織進行統一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監督檢查。

第四章 歸檔督辦與復核

第一節 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業務人員將辦理完畢的業務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據部門業務辦理情況，督促并檢查業務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監督、催辦。每月初根據上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結果計入合規績效考核，進行扣分管理。

第二節 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統計員業務發生額表進行核對，逐筆業務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規績效考核結果與工資掛鉤，未按照公司規章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節輕重，追究有關領導和當事人的責任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執行公司保密規定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業務檔案管理同時適用本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業務會計檔案管理暫行規定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監督檔案管理暫行規定》。

第五十三條 根據公司業務發展需要，新開辦的業務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規定自公布之日起執行。

第五十五條 本規定由公司辦公室負責解釋與修訂。