第一篇：檔案室管理規定

公司檔案室檔案管理及保密制度

第一條： 總則

本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括：國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案（人事檔案由人事部中心管理）。公司對檔案實行集中管理。

第二條： 檔案管理架構

公司檔案管理由辦公室主管，并設有綜合檔案室。

綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各部門設兼職檔案管理員。綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負責檔案的收集、整理和移交工作。

第三條： 檔案分類：

文書類檔案

政府部門各類文件

公司對外、對內各類正式發文

法律公文

項目文件

工程技術類

開發檔案

預算合同檔案

工程檔案

財務類檔案

合同類檔案

公司各類證照

第四條： 歸檔工作流程

一、檔案工作分為八個環節：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。各部門以工程項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經部門負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

第五條： 歸檔要求

一、歸檔文件必須完整齊全。

歸檔文件必須按規定分類整理、編目。

檔案編目

文書類檔案：年度+（項目）部門+案卷號

如：2004/市場/001

工程類檔案：年度+工程項目+檔案分類+案卷號

如：2004/某某項目 /工程/001

財務類檔案：會計年度設置

合同類檔案：部門（項目）+合同類型+年份+案卷號

二、歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

三、音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計算機軟盤、光盤要可運行。照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒。

四、錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明：題目（內容）、制作日期、制作人、盤數、序號等。

五、檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。

六、檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

七、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

八、檔案夾的背脊應標明檔案夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第五條文件整理

一．文件點收

文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收：

1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

2．文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。

3．文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。

4．與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。

5．有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第六條： 檔案借閱、移交

一、檔案借閱者必須做到：

1、愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。、注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

二、內部借閱程序

1、各部門經辦人員因業務需要需借閱檔案時，應填寫“借閱單”，經其部門主管辦公室主任副總核準后向主管檔人員借閱。

2、檔案管理人員接到“借閱單”，經核查后取出該項檔案，并于“借閱單”上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員。“借閱單”則按歸還日期先后整理以備催還。

3、在檔案室當場借閱者，免填“借閱單”。

4、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。“借閱單”由檔案管理人員留存備查。

5、“借閱單”以一案一號為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應延長調閱期限時，應按借閱程序重新辦理。

6、借閱人員對于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。

7、借閱人員借閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

8、借閱檔案限與經辦業務有關，如借閱與經辦業務無關之案件，應經相關部門主管同意。、各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經各主管部門負責人批準。

三、外部借閱程序、公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經公司主管總經理批準。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

四、移交

公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作, 將檔案移交表填寫清楚。

第七條： 保管和保密制度、存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統一的檔案盒，且要求標識明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。、檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。、節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案原則上禁

止借閱，如確需要經總經理同意方可在檔案室借閱，不準外借；機密級檔案秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過一周。機密級檔案秘密級檔案的借閱必須由部門主管辦公室主任同意及副總批準。副總經理因公外出時可委托辦公室主任審批，日后要補辦補簽手續。

第八條保存期限與銷毀

一、文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存 的文書。

2.10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。

3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。

4．1年保存：結案后無長期保存必要者。

5．各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條檔卷清理

1．檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄表附注欄內注明銷毀日期。

2．保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應注明繼續需保存日期，并呈報副總經理批準。

二、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經理批準后方可銷毀。

4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

第八條： 附則

工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

附：

《公司檔案資料銷毀審批表》《公司檔案資料銷毀登記表》《借閱單》《檔案登記目錄》

第二篇：檔案室管理規定

檔案室管理制度

一、檔案資料的分類及權限界定

（一）普通文件：

1、分類：

其他公司的一些宣傳資料、光盤等； 其他公司的投標書；

公司購買的生產、技術、管理方面的書籍，光盤。

2、權限：

本公司員工可隨時借閱、查看；

除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯系單方可借閱； 如有需要，可由檔案室管理員復印使用。

（二）保密文件：

1、分類：

公司技術部的圖紙、工藝卡； 外來圖紙、工藝卡；

公司內各部門存檔的資料、文件等。

2、權限：

存檔時，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內的部門、人員可隨時借閱、查看；

存檔范圍外的人員要借閱、查看時，需持經部門領導、綜合部部長簽字的工作聯系單方可查看、借閱；

如有需要，使用人可持有部門領導、綜合部部長簽字的工作聯系單方可復印。

（三）機密文件：

1、分類：

各部門認為不可對外人公開的文件、資料等： 領導界定為機密的文件、資料等。

2、權限：

原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經理簽字的工作聯系單，方可借閱；

原則上不允許復印，如有需要使用人必須持有經部門領導、副總經理簽字的工作聯系單方可復印。

二、檔案歸檔制度

檔案室負責收集（征集）、整理、分類、鑒定、保管、統計公司各類檔案及有關資料。

（一）各部門存檔時，需界定資料的存檔級別，以方便查閱、管理。

（二）檔案室資料在歸檔時，在分級的基礎上，原則上按部門進行歸檔，公司購買的圖書實行綜合歸檔，技術部的圖紙和工藝卡單獨進行歸檔。

（三）檔案室的每一個檔案柜都要進行編號、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時的及時查找。

（四）技術部的圖紙和工藝卡進行存檔時，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時存檔，并確保此時存檔的圖紙和工藝卡經審核已經沒有錯誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術部長的簽字。

（五）技術部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經過編號的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級、編號、總頁數、發放范圍等信息，缺一不可。存檔時，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號是否則正確，填寫是否有漏項等，否則不予存檔。

（六）公司購買的每本書籍都要及時存檔，并整理好檔案目錄。

三、檔案借閱使用制度

檔案是公司的寶貴財富，檔案的開放利用工作，是整個檔案工作的重要環節之一，也是檔案工作的根本目的。

（一）在查閱檔案時，只準查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內容，閱后要當面交點清楚。

（二）查閱檔案者，不準拆卷、涂改，不準在檔案上亂劃或做標記，違者將依據有關規定予以處理。如需復制，須經檔案館允許。密件不準復制。

（三）借閱檔案，原則上不超過半個月（15天），屆時未用完者，可到檔案館辦理續借手續；借閱人出差時，借閱期限可適當放寬；借閱人調離的，應將所借檔案及時歸還。如需轉借他人使用，須到檔案館辦理轉借手續。

（四）借出檔案者應對檔案的保密、安全和完整負責，不能泄密、丟失、轉借、涂改、污損、拆散，違者將依據有關規定予以處理。

（五）借閱人持有的工作聯系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級別、查閱目的，查閱時間等詳細內容，如果存在詞語模糊，界定不明的現象，檔案室管理員有權拒絕外借。

四、檔案室管理制度

要科學地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項工作提供服務。

（一）對于檔案室的管理，堅持“以防為主、防治結合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內濕度的控制、調節及照明管理方面的工作。

（二）檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃、易爆、易腐物品帶進檔案室。

（三）采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進行檢查，一經發現及時處理。

（四）檔案室周圍配備適當的消防器材，并按器材要求定期檢查更換，檔案室管理員應該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經常進行安全防火檢查，確保萬無一失。

（五）下班前，要檢查所有門窗是否關嚴，檢查燈是否關閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

五、圖書資料的購買制度

檔案室管理員負責公司員工及領導的圖書及其他資料的購買。

（一）員工填寫圖書資料購買通知單，經部門領導、單位領導簽字后，交檔案室管理員。

（二）檔案室管理員本著“適用、節約”的原則，采用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規發票。

（三）圖書買來后，攜帶書和發票去集團公司檔案室進行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續》，然后由總部檔案管理員在發票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續。

（四）填寫《發票報銷申請單》，后附發票，經部門領導，單位領導簽字后交公司統計。

六、檔案鑒定銷毀制度

做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價值的檔案材料，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，是一項既嚴肅又細致的工作，必須以科學態度對待。

（一）檔案鑒定工作，就是通過甄別和鑒定，將有價值的檔案更好地保存

下來，達到室藏檔案既完整又精練。

（二）進行檔案鑒定時，須由檔案管理員和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準確地進行分析，判斷其價值。

（三）檔案鑒定后，對沒有保存價值或保管期限已過的需要銷毀的檔案，報請相關的部門領導審批。重要檔案文件需報請公司總經理審批后，方可銷毀。

（四）要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊，方可銷毀。

七、檔案保密制度

檔案管理涉及公司的很多機密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴格遵守公司的檔案保密制度。

（一）非檔案管理員未經允許不得隨意進入檔案室，任何人未經批準不得將檔案帶出檔案室，不得私自復制檔案。

（二）檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內容，不得以任何理由為借口對外泄露檔案機密。

（三）檔案管理員必須嚴格界定公司的檔案文件的密級，對于機密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進行存放，并將檔案柜上鎖保存。

（四）對于需要銷毀的檔案或材料，必須經有關領導簽字批準，并編制清冊，由兩人監銷。辦公廢紙、廢件、重復件等，要妥善保存，不得隨意當垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機要局指定單位銷毀。

（五）管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責任，不得丟失、不得外借。

（六）檔案管理員要有高度的責任心，要相互監督執行，經常進行保密檢查，發現失密現象，及時報告，及早處理。

叢林汽車 2010-4-29

第三篇：公司檔案室管理規定

檔案室管理規定

一、存檔范圍

公司規劃、計劃、統計資料、工程資料、項目方案、經濟合同、設備資料、聲像材料等具有保存、參考價值的文件資料。

二、資料保管

1.由人力資源部檔案室負責分類保管，歸檔存放，做到查找方便、迅捷。

2.堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”工作（即防盜、防水（潮）、防火、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密、防磁）工作，確保檔案完整安全。

3.檔案室內要保持清潔干凈。

三、資料查閱

1.查閱一般資料由該部門經理批準，查閱密級資料由主管副總經理批準。

2.查閱檔案要保持整潔，嚴禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。因工作需要進行摘錄和復制時，應由主管副總經理批準。

3.嚴禁將檔案帶出檔案室，必須帶出時，由主管副總經理批準，并在規定時間內送還。

4.查閱客戶資料時需要主管副總經理批準，嚴禁復印客戶的任何資料。

5.業主查閱其房屋相關資料由銷售部經理核準方可辦理。

6.政府部門查閱資料時須經總經理批準。

7.嚴格閱檔登記制度。

四、檔案銷毀

1.任何個人或部門未經允許無權銷毀公司資料。

2.檔案銷毀須嚴格執行審批制度，履行批準手續。一般內部資料須主管副總經理批準，密級資料須總經理批準。

3.經批準銷毀的檔案，檔案管理員須認真填寫及編制檔案銷毀清單，在人力資源部經理監督下銷毀。

4.做好銷毀記錄。

第四篇：檔案室資料收發借閱管理規定

技術與質量檔案室資料收發借閱管理規定

為了不斷完善檢驗技術中心技術與質量檔案室文件資料收發借閱管理工作，明確管理職責，進一步規范技術與質量檔案室文件資料收發借閱程序，避免在收發借閱過程中出現損壞、丟失、泄密現象，保證技術與質量檔案室資料的完整和長期使用性，更好地為公司的生產經營和長遠發展服務，特制定此規定：

1、設備與基建圖紙資料以及說明書、與管線項目有關的技術資料、工藝文件、焊評、首批與過程控制檢驗報告、水壓爆破試驗報告、CTOD檢測報告、HIC檢測報告、SSC檢測報告等由技術檔案資料室歸口管理。

2、生產過程檢驗記錄、鋼板與鋼管質量證明書、焊材質證書與入廠檢驗資料、水壓試驗數據與曲線圖、射線底片或抓圖、2#連探波形圖、質量報表、收庫記錄、質量分析資料、過程不合格品統計表、理化報告單、不合格鋼管記錄、噴字傳遞信息、外來檢測報告等由質量檔案室歸口管理。

3、收發技術與質量資料，借閱檢驗技術中心技術與質量檔案室資料，都必須履行相應的收發與借閱手續。

4、所有接收與發放的資料須為紙質資料，并提交相應的電

子版資料做為電子備份。

5、鋼板訂貨技術條件、技術標書等對外文件，技術檔案室在接收到正式文件后2小時內傳遞發放到相關對口部門。需提交給監理單位的報告資料，如首批報告、水爆報告等，技術檔案室在接收到正式報告后4小時內傳遞給監理單位。

6、借閱人必須填寫“巨龍鋼管公司檔案資料借閱審批單”，經檢驗技術中心領導（批準人：檢驗技術中心主任、副主任）、公司業務主管領導簽字批準后，方可借閱。非檢驗技術中心人員借閱，除上述審批人簽字外，還需借閱方主管領導簽字。同時，由借閱人在資料借閱登記本上做好記錄，并寫明借閱事由、借閱日期、資料名稱等。

7、負責向檢驗技術中心質量檔案室移交資料人員，在借閱本職工作范圍的資料時，經檢驗技術中心領導同意，只需在資料借閱登記本上登記即可。若借閱非本職工作范圍的資料，必須辦理借閱手續。

8、外單位借閱時，借閱人必須持其單位介紹信及身份證，必須經檢驗技術中心主任同意后，再按照要求辦理資料借閱手續，并登記備案。否則，不予借閱。

9、在資料借出期間，借閱人對所借資料承擔安全、保密責 任。應妥善保管，保守機密，不得私自帶出公司、轉借他人、隨意放置、拆散、涂改，不得私自復印、掃描、拍攝、摘抄，只允

許查閱批準范圍內的資料內容。若因借閱人保管不善造成資料泄密、損壞、遺失等責任由借閱人全部承擔。

10、因工作需要，借閱人需要所借資料的復印件或掃描件時，除需按照條款6中要求辦理相關手續外，同時，還必須填寫“巨龍鋼管公司資料復印審批單”（必須寫明復印或掃描用途、數量等），經檢驗技術中心領導、公司業務主管領導簽字批準，并進行登記。借閱人只能復印或掃描批準資料內容、數量，只限用于批準事項。在復印資料時，不允許拆開，若因特殊情況必須拆開時，必須經檢驗技術中心主任同意后，方可拆開。但必須保證所拆資料不被損壞，若損壞，由借閱人承擔賠償責任。

11、借閱人必須在10天之內將其所借資料歸還檔案室，若因特殊原因不能及時歸還的，必須經檢驗技術中心主任同意后，方可延期歸還。但最多不得超過一個月，一個月后若仍不能歸還的，必須重新辦理借閱手續。

12、借閱人在歸還資料時，應與檔案管理員辦理資料歸還交接手續。檔案管理員對所歸還資料進行檢查，若有涂改、損壞、缺頁、丟失等現象，應馬上向檢驗技術中心主任匯報，檔案管理員有權拒絕接受辦理資料歸還手續。造成的損失或不良后果，全部由借閱人承擔。

13、以光盤、軟盤為介質的文件資料不外借。

14、本規定從2012年6月1日起正式實施。

15、本規定條款中，若有與巨龍鋼管公司相關規章制度條款相抵觸的，以公司相關規定內容為準。

第五篇：8檔案室安全管理規定

檔案室安全管理規定范圍

本標準規定了檔案安全管理方面的工作要求。

本標準適用于檔案安全管理。規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

《消防安全控制程序》

《用電安全管理規定》術語和定義

無術語和定義，保留此條款的目的是保持標準結構的一致性，便于今后的修訂。職責

4.1辦公室

負責公司檔案安全管理工作。工作程序及要求

5.1 檔案管理基本要求

5.1.1.嚴格遵循黨和國家檔案工作的方針、政策、法規、條例，管理好局（公司）的全部檔案。

5.1.2.檔案管理部門負責檔案管理制度的制訂、修改、補充和組織貫徹實施。

5.1.3.加強對公司相關文檔材料的收集，確保檔案、資料的齊全完整，及時做好整理歸檔上架工作，力爭實現鑒別明確、分類準確、編排有序、登記目錄清楚。

5.1.4.組織檔案案卷的期限劃分、劃密、鑒定銷毀工作。

5.1.5.檔案管理部門負責檔案室設備、檔案的安全工作，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等“八防”要求，確保檔案室的清潔、安全。

5.1.6.幫助需要部門查找所需檔案，使檔案有效地服務于公司中心工作。

5.1.7.檔案管理部門負責文件的收發、登記、傳遞、催辦以及制作等工作，實現準確、及時。

5.1.8.非工作人員未經批準不應入內，進入填寫《進出登記表》。

5.1.9.檔案庫房內資料柜、辦公用品等應定置擺放。較重的資料宜存放在底層。

5.1.10.檔案室應具備防盜、防火、防跌倒等基本保護條件。

5.1.11.檔案庫房內不應存放與檔案無關的雜物。

5.1.12.檔案室無人時關閉門窗切斷電源，并由管理人員負責每天下班前檢查門、窗、電的關閉情況。

5.2電氣和消防要求：

5.2.1.室內不應使用照明、電腦以外的電氣。5.2.2.不準使用碘鎢燈和超過60w以上白熾燈等高溫照明燈具。

5.2.3.懸掛明顯的禁煙、禁火等標示。嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。

5.2.4.現場電氣、消防的通用要求，具體執行《消防安全控制程序》和《用電安全管理規定》。6附則

6.2 本辦法由總經理工作部負責解釋。

6.1 本辦法自下發之日起執行。