第一篇：檔案館檔案利用情況調(diào)研報告

以下提供一篇調(diào)研報告給大家參考！

作為區(qū)（縣）級檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢？筆者試圖以所在**區(qū)檔案館近幾年來的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過分析、思考，提出問題，并以期解決問題。

一、本館基本狀況

本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從20xx年的3萬余卷（件）增加到2007年5.6萬余卷（件），館藏結(jié)構(gòu)在近幾年來的變化情況見下二表：

表一 20xx年初區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

表二 20xx年區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關(guān)連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應(yīng)發(fā)生了變化。見本館從20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。

表三

區(qū)檔案館20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表

分析此表可以看出：

1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數(shù)量增加、結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案利用增加、利用范圍擴(kuò)大的前提。

2、調(diào)閱卷數(shù)相對于利用人數(shù)卻減少下降，說明了二點：一是檔案信息化正在不斷發(fā)揮作用。本館在20xx年底建成了館藏檔案文件級目錄約80萬條的數(shù)據(jù)庫，到20xx年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準(zhǔn)率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調(diào)用與翻閱查找，保護(hù)了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會的發(fā)展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。

3、關(guān)系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項包括招工名冊（包括干部職工調(diào)動）、知青下放（包括學(xué)歷證明）、婚姻登記、獨生子女、房產(chǎn)權(quán)屬、房產(chǎn)管理檔案、建筑執(zhí)照等。

4、表中的另一個“其他”項則包含了公證檔案、審計檔案、名人檔案等的利用。從整個利用情況看：涉及到個人待遇、身份證明的招工名冊、婚姻登記、學(xué)歷、獨生子女登記、建筑執(zhí)照等內(nèi)容的檔案利用率較高，而以學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當(dāng)然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準(zhǔn)確的定義。但從一個側(cè)面反映出一個問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關(guān)，密不可分的。

二、檔案利用中出現(xiàn)的的問題

隨著社會公眾對檔案利用需求的擴(kuò)大，檔案利用的內(nèi)容和方式在發(fā)生著巨大的變化，對檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據(jù)的法律法規(guī)、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗與挑戰(zhàn)，檔案利用工作中不可避免會出現(xiàn)種種問題?，F(xiàn)將本館檔案利用中出現(xiàn)的問題一一提出。

1、公民利用檔案的權(quán)利與檔案利用限制的關(guān)系

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第二十二條規(guī)定公民有查閱開放和未開放檔案的權(quán)力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對未開放檔案的提供利用與限(！)制利用的關(guān)系，是有一定的難度的。如本館接收了區(qū)建設(shè)局1964年至1993年形成的建筑執(zhí)照檔案，對于這部分檔案的提供利用，工作人員會遇到二個問題：

一、是否作為開放檔案來提供利用？因為按照《檔案法》第十九條“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作為部分限制利用檔案？因為在接收時，檔案形成部門并未對不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現(xiàn)在房產(chǎn)檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。

2、檔案利用的方式

按照《實施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄?！睘槔谜咛峁├脵n案，采用閱覽、復(fù)制的這二項方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風(fēng)險。仍以建筑執(zhí)照檔案為例。該專業(yè)檔案在其形成部門的利用有二個便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個問題是由專業(yè)檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對專業(yè)檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準(zhǔn)確度、方便度肯定比較高。對于區(qū)級綜合檔案館在提供這些專業(yè)檔案時難免會遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請表”上，有許多公章、簽字、簡易建筑圖、標(biāo)注的各種數(shù)據(jù)等檔案信息，遇到這種情況，采用復(fù)制方式出證，可以保證檔案證明的真實性。但卻不能滿足利用者的需求。

3、檔案利用中的出證問題

在檔案提供利用中會遇到單位或公民個人對未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據(jù)所查到的檔案應(yīng)該為利用開具其所需證明；但對未查到檔案是否也應(yīng)該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實施辦法》中并未明確規(guī)定。

但有關(guān)檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發(fā)檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一”，以及由**師范大學(xué)出版社出版的《檔案信息化工作實用手冊》中“檔案工作基礎(chǔ)術(shù)語”，解釋檔案證明:“檔案館發(fā)給查詢者的一種認(rèn)證文件。說明館內(nèi)有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關(guān)問題與事實的記載，以及該文件的存放地點”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應(yīng)該開具這種證明的。

但是作為檔案館是否有必要擔(dān)此之責(zé)和風(fēng)險呢？近年來各級各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設(shè)法到檔案館騙取證明。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實性。

因為依據(jù)所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價值決定的。檔案證明應(yīng)該是依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經(jīng)常會遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會要求檔案館為其開具未查到證明。有些個人來館查閱有無婚姻關(guān)系，經(jīng)查而未查到，也會要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據(jù)性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。

4、檔案提前進(jìn)館與方便利用的問題

《中華人民共和國婚姻法》(20XX年修正)第十七條“夫妻在婚姻關(guān)系存續(xù)期間所得的下列財產(chǎn)，歸夫妻共同所有”，第十八條“有下列情形之一的，為夫妻一方的財產(chǎn)：

（一）一方的婚前財產(chǎn)”，法律規(guī)定讓人們認(rèn)識到確定婚前財產(chǎn)的重要性。而當(dāng)今社會人們的生活中會不斷地涉及到婚姻狀況的證明問題。如本館的婚姻登記檔案接收從五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部進(jìn)館。那么凡是戶口在本區(qū)范圍內(nèi)的到法定婚齡的公民，如果需要開具婚姻狀況證明，則至少要到兩個地方，即先到檔案館查證有無婚姻登記檔案（結(jié)婚或離婚或未婚），再到婚姻登記處查閱20XX年12月31日以后的婚姻登記檔案。這確實造成利用檔案的不便，而產(chǎn)生怨言。還有一些戶口遷進(jìn)遷出的公民，其戶口所在地的時間段不一定全在本區(qū)內(nèi)，但其會要求本館為其出具未查到婚姻登記檔案證明，這也在一定程度上讓查檔人員為難。

三、對檔案利用現(xiàn)狀的幾點思考

以上所述，是本館檔案利用工作之現(xiàn)狀，也許是個案。但經(jīng)筆者與同級同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現(xiàn)狀有一定的代表性，具有共性。區(qū)（縣）級檔案館中或多或少地出現(xiàn)上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長，另一方面相關(guān)的法律法規(guī)存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權(quán)力不能全部實現(xiàn)。那么就區(qū)（縣）級檔案館而言，如何嚴(yán)格實施法律法規(guī)，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對區(qū)（縣）級檔案館檔案利用的現(xiàn)狀做了以下幾點思考：

1、要加強(qiáng)對于檔案利用理論的研究，建立完善配套的檔案利用制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有法規(guī)可依，這樣不論是對于檔案利用者還是提供檔案利用的檔案工作人員，都是公平合理的，雙方的權(quán)利和義務(wù)都能得到保證。

2、對于檔案館來說，要做好檔案利用的各項基礎(chǔ)工作。一是要確定館藏檔案可利用范圍及利用程度的劃分，使屬于可利用范圍的檔案確實能夠被利用；二是對于檔案的接收進(jìn)館，在按照檔案法規(guī)進(jìn)行的前提下，要與檔案進(jìn)館單位就檔案進(jìn)館的時間、限制性利用、利用方式以及是否提前或推遲進(jìn)館等達(dá)成協(xié)議；三是對于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案,且在形成部門提供利用更方便(既對檔案形成部門而言,又考慮到利用者的方便),則應(yīng)該根據(jù)實際情況,確定這類檔案是否有必要接收進(jìn)館或確定適當(dāng)?shù)倪M(jìn)館時間。

3、提高檔案利用工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度。對于不斷增長的檔案利用需求及不斷擴(kuò)大的檔案利用范圍，檔案工作人員能夠根據(jù)利用者的不同需要，便于操作，能夠合法合理地滿足各種檔案利用需求。

第二篇：北京市區(qū)檔案館檔案利用 工作管理辦法

北京市區(qū)檔案館檔案利用工作管理辦法（初稿）

第一條 為了規(guī)范我市區(qū)檔案館檔案利用工作，更好地為社會提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的有關(guān)規(guī)定及相關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。

第二條 檔案利用工作應(yīng)遵循依法、便捷和規(guī)范的原則。第三條 各區(qū)檔案館對所有到開放期限的檔案，應(yīng)組織鑒定小組及時進(jìn)行鑒定，凡按國家有關(guān)規(guī)定無需繼續(xù)保密或控制使用的，均可由檔案館報本級檔案行政管理部門批準(zhǔn)后開放，必要者報本級政府審批。按國家有關(guān)規(guī)定需繼續(xù)保密或控制使用的，需報北京市檔案局進(jìn)行審批。

第四條

各區(qū)檔案館館藏檔案必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，開放的檔案應(yīng)編有供利用者自行檢索的案卷或文件級開放目錄。破損或字跡褪變、擴(kuò)散的檔案，均應(yīng)經(jīng)過修復(fù)保護(hù)。

第五條 利用區(qū)檔案館館藏檔案，應(yīng)優(yōu)先提供檔案數(shù)字化副本；古老、珍貴和重要檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。

第六條 各區(qū)檔案館應(yīng)當(dāng)采取設(shè)立閱覽室、檔案網(wǎng)站等多種方式，配備必要的閱覽和復(fù)制設(shè)備，向社會提供已開放檔案、文件查詢服務(wù)。

第七條 各區(qū)檔案館應(yīng)當(dāng)向社會提供檔案利用服務(wù)，并將檔案利用服務(wù)的內(nèi)容、時間、手續(xù)、方式等基本服務(wù)信息向社會公開。

第八條 除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及其他因涉及國家安全和利益按規(guī)定不予公開的檔案外，各區(qū)檔案館應(yīng)當(dāng)向社會開放下列館藏檔案：

（一）中華人民共和國成立以前形成的檔案；

（二）中華人民共和國成立以后形成的、時間已滿30年的檔案；

（三）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案；

（四）屬于已作為政府信息主動公開的檔案；

各區(qū)檔案館開放個人捐贈、寄存的檔案，應(yīng)當(dāng)征得捐贈人、寄存人同意。

第九條 公民和社會組織可以持身份證、工作證等合法證件，在區(qū)檔案館查閱、復(fù)制或者摘錄已開放的檔案、文件及其他相關(guān)信息資料。

第十條 各區(qū)檔案館開放檔案的利用手續(xù)是：

（一）大陸公民持有身份證或工作證、介紹信，可直接到區(qū)檔案館利用。

（二）臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到區(qū)檔案館利用；利用其它開放檔案，須經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前三十天向區(qū)檔案局（館）提出申請，說明自己的身份和利用檔案的目的與范圍以及其它有關(guān)情況。

（三）外國組織和個人的利用手續(xù)按《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》辦理。

第十一條 各區(qū)檔案館未開放檔案的利用手續(xù)是：

（一）婚姻登記類檔案。1.當(dāng)事人為內(nèi)地居民的，持有本人居民身份證，可以查閱本人婚姻登記檔案。

當(dāng)事人為香港居民、澳門居民、臺灣居民、華僑、外國人的，持有《北京市婚姻登記工作規(guī)范》第三十四條至第三十八條規(guī)定的身份證件，可以查閱本人婚姻登記檔案。

2.當(dāng)事人因故不能到區(qū)檔案館查閱的，可以委托他人辦理，受委托人應(yīng)當(dāng)提交本人身份證件及委托書，委托書應(yīng)當(dāng)經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證。委托書應(yīng)當(dāng)寫明當(dāng)事人目前及辦理婚姻登記時的身份信息，登記日期和登記機(jī)關(guān)。

3.人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認(rèn)當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱婚姻登記檔案。

4.律師在訴訟過程中持受理案件的人民法院出具的證明材料、本人律師執(zhí)業(yè)證書及律師事務(wù)所證明，可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案。

其他訴訟代理人在訴訟過程中持受理案件的人民法院出具的證明材料及本人身份證件，可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案。

5.監(jiān)護(hù)人持本人身份證件、被監(jiān)護(hù)人身份證件及監(jiān)護(hù)關(guān)系證明，經(jīng)婚姻登記處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以查閱被監(jiān)護(hù)人的婚姻登記檔案。

6.繼承人持本人身份證件、被查詢?nèi)松矸葑C明、死亡證明及繼承關(guān)系證明，經(jīng)婚姻登記處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以查閱死亡當(dāng)事人的婚姻登記檔案。7.其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案，利用目的合理的，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準(zhǔn)，持相關(guān)材料可以查閱婚姻登記檔案。？？？？？

（二）土地登記資料類檔案（農(nóng)村宅基地、宅基地上建房檔案）

1.土地權(quán)利人應(yīng)當(dāng)提交本人的身份證明、其權(quán)利憑證查詢其土地權(quán)利范圍內(nèi)的原始登記資料。

2.取得土地權(quán)利人同意的單位和個人應(yīng)當(dāng)提交土地權(quán)利人同意查詢的證明文件、土地權(quán)利人的權(quán)利憑證和土地權(quán)利人的身份證明及單位的證明文件、本人的身份證明查詢土地權(quán)利人土地權(quán)利范圍內(nèi)的原始登記資料。

3.國家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)和紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)當(dāng)提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件查詢土地原始登記資料。

4.土地登記代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件查詢與其代理業(yè)務(wù)直接相關(guān)的原始登記資料。

（三）房產(chǎn)類檔案

1.（農(nóng)村宅基地上的房產(chǎn)）

（1）權(quán)利人提供身份證明材料可以查詢、復(fù)制其全部的農(nóng)村宅基地上的房產(chǎn)登記資料；委托查詢的，應(yīng)當(dāng)提交授權(quán)委托書和代理人的身份證明材料，境外委托人的授權(quán)委托書還需經(jīng)公證或者認(rèn)證。（2）因不動產(chǎn)交易、繼承、訴訟等涉及的利害關(guān)系人提供身份證明材料、存在利害關(guān)系的材料可以查詢、復(fù)制農(nóng)村宅基地上的房產(chǎn)的自然狀況、權(quán)利人及其不動產(chǎn)查封、抵押、預(yù)告登記、異議登記等狀況。

（3）人民法院、人民檢察院、國家安全機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)以及其他因執(zhí)行公務(wù)需要的國家機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)提供本單位出具的協(xié)助查詢材料和工作人員的工作證和執(zhí)行公務(wù)的證明文件可以依法查詢、復(fù)制與調(diào)查和處理事項有關(guān)的農(nóng)村宅基地上的房產(chǎn)登記資料。

2.區(qū)檔案館只對房屋管理部門辦理經(jīng)租房及文革產(chǎn)、代管產(chǎn)、獻(xiàn)產(chǎn)等檔案的查閱業(yè)務(wù)。房屋管理部門查閱區(qū)檔案館館藏經(jīng)租房及文革產(chǎn)、代管產(chǎn)、獻(xiàn)產(chǎn)等檔案，須出具單位介紹信及本人工作證。

（四）公證檔案

1.公證業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件可以查詢本公證處辦理過的原始公證資料。

2.司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要查閱公證檔案的，應(yīng)提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件。

3.人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。

4.律師因訴訟代理的需要，向區(qū)檔案館提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。

5.凡涉及國家機(jī)密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，報區(qū)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

（五）死亡干部檔案

死亡干部檔案不對個人提供利用。單位因工作需要查閱，利用單位應(yīng)派中共黨員干部持本單位黨委或黨組出具的介紹信及本人工作證，并經(jīng)區(qū)委組織部門批準(zhǔn)（出具介紹信），可查閱上述檔案。

（六）知青、招工、干部派遣、學(xué)籍、調(diào)轉(zhuǎn)、學(xué)生派遣等種類檔案。

1.當(dāng)事人持有本人居民身份證，可以查閱本人的上述檔案。2.當(dāng)事人因故不能到區(qū)檔案館查閱的，可以委托他人辦理，受委托人應(yīng)當(dāng)提交本人和當(dāng)事人雙方的身份證件可以查閱上述檔案。

3.人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認(rèn)當(dāng)事人的人事、勞動關(guān)系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱上述檔案。

4.相涉單位為確認(rèn)當(dāng)事人的人事關(guān)系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱上述檔案。

第十二條 各區(qū)檔案館保存的檔案，其公布權(quán)屬于檔案館以及國家授權(quán)的有關(guān)單位。利用者摘抄、復(fù)制的檔案，如不違反國家有關(guān)規(guī)定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中節(jié)引檔案內(nèi)容，均應(yīng)注明檔案的收藏單位和檔號。檔案館鼓勵利用者向其贈送利用檔案撰寫的著述或其它學(xué)術(shù)成果。

第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用或者公布國家檔案館館藏檔案，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律、法規(guī)、規(guī)章，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。

公民和社會組織利用國家檔案館未開放檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時，還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門審查同意。未經(jīng)國家檔案館同意，不得以任何形式公開傳播。

第十四條 區(qū)檔案館館藏檔案原件原則上不得外借，確需外借的，必須經(jīng)館長批準(zhǔn)，并嚴(yán)格辦理出庫和歸還入庫的相關(guān)手續(xù)。

第十五條 區(qū)檔案館提供檔案利用服務(wù)不得收費(fèi)。利用者如需復(fù)制，必須填寫復(fù)制申請單，經(jīng)館長批準(zhǔn)，并由檔案館負(fù)責(zé)辦理?？蓮?fù)制檔案的內(nèi)容、數(shù)量，由各檔案館酌情決定。

第十六條 國家檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)社會需要，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用，舉辦檔案陳列展覽，開展社會宣傳教育，提供各種形式的檔案信息服務(wù)。

第十七條 區(qū)檔案館應(yīng)及時、準(zhǔn)確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進(jìn)利用工作。

第十八條 利用者到區(qū)檔案館利用檔案，須服從檔案館的安排，遵守有關(guān)的各項規(guī)定，違反者檔案館可視情況給予勸告或進(jìn)行其它處置。利用中如損壞檔案，檔案館可根據(jù)檔案價值責(zé)令利用者進(jìn)行賠償，或給予其它處理。

第十九條 公民、法人或者其他組織認(rèn)為區(qū)檔案館不依法履行職責(zé)的，可以向國家檔案館提出質(zhì)詢，也可以向上一級檔案行政管理部門或者本級監(jiān)察、法制等部門投訴。

第二十條 各區(qū)國家檔案館可根據(jù)本辦法制定本館實施細(xì)則。

第三篇：河南科技大學(xué)檔案館學(xué)籍檔案利用須知

河南科技大學(xué)檔案館學(xué)籍檔案利用須知

為規(guī)范我校學(xué)籍檔案利用管理，現(xiàn)對學(xué)籍檔案利用人員持有證件規(guī)定如下：

一、單位因公來館查檔需持： 1.單位公函或介紹信；

2.辦理人員的有效身份證件原件和復(fù)印件； 3.提供查詢對象的畢業(yè)證復(fù)印件或?qū)W位證復(fù)印件。

二、學(xué)生個人因私來館查閱本人檔案需持： 1.河南科技大學(xué)學(xué)籍檔案查檔申請表； 2.學(xué)生本人有效身份證件原件；

3.學(xué)生本人畢業(yè)證復(fù)印件或?qū)W位證復(fù)印件。

三、學(xué)生個人不能親自來館查檔，可以委托他人來館代辦，代辦人需持：

1.河南科技大學(xué)學(xué)籍檔案查檔申請表，并填寫代辦人信息和委托意見；

2.學(xué)生本人有效身份證件原件；

3.學(xué)生本人畢業(yè)證復(fù)印件或?qū)W位證復(fù)印件； 4.代辦人有效身份證件原件。

四、學(xué)生個人不能親自來館查檔，可以遠(yuǎn)程委托檔案館指定人員協(xié)助代辦。遠(yuǎn)程查檔一般不適合出國、補(bǔ)辦畢業(yè)證事宜。需提交： 1.河南科技大學(xué)學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查檔申請表； 2.學(xué)生本人有效身份證、畢業(yè)證或?qū)W位證原件彩色掃描件或拍照件； 3.學(xué)生本人需給代辦人匯遠(yuǎn)程代辦成本費(fèi)（打印復(fù)印掃描、國內(nèi)快遞、代辦雜支）。

五、檔案館聯(lián)系方式、辦理時間： 單位名稱：河南科技大學(xué)檔案館

地址郵箱：河南省洛陽市澗西區(qū)西苑路48號52#郵箱 電子郵箱（學(xué)籍檔案查詢）：dangan2@haust.edu.cn 電話：0379-64231497 郵編：471003 學(xué)籍檔案查閱時間（法定節(jié)假日除外）：每周一至周五 上午8:30---11:30。

河南科技大學(xué)檔案館 2014年5月8日

第四篇：長治市城市建設(shè)檔案館全省城建檔案工作情況調(diào)研報告

長治市城市建設(shè)檔案館

全省城建檔案行業(yè)工作情況調(diào)研匯報

一、機(jī)構(gòu)建設(shè)情況

（一）單位設(shè)立時間、性質(zhì)、主要職能、經(jīng)費(fèi)情況 長治市城市建設(shè)檔案館成立于1987年2月24日，隸屬于長治市住房保障和城鄉(xiāng)建設(shè)管理局；

單位性質(zhì)：全額事業(yè),正科級單位； 經(jīng)費(fèi)來源：全額撥款；

主要職能：對長治市城建檔案進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查、接收、保管、利用等。

（二）加掛城建檔案工作管理處（或辦公室）牌子情況 2010年 6月，經(jīng)長治市機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室（長編發(fā)[2012]125號文件）批準(zhǔn)成立長治市城建檔案管理處。

（三）目前機(jī)構(gòu)情況，能否滿足工作需要、主要存在哪些問題

1、人員結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)有在編職工28人，其中大學(xué)本科以上14人，?？埔陨?1人，高級職稱1人，中級職稱 9人，初級職稱 5人。50歲以上7人，40歲以上4 人，30歲以上17人。

2、主要問題。我館人員缺編、專業(yè)技術(shù)人才缺乏，部分工作依賴外聘人員協(xié)助完成，難以適應(yīng)高速發(fā)展的數(shù)字化城建檔案建設(shè)，使已開發(fā)的電子檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣和應(yīng)用受到制約。

二、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況

（一）辦公區(qū)面積、庫房面積

我館現(xiàn)有辦公場所面積400多平米，庫房 300平米，但分屬借用市檔案局及租賃的，與規(guī)范要求的8800平米相比相差很遠(yuǎn)。

（二）辦公設(shè)施、軟件情況

我館現(xiàn)有計算機(jī) 23臺，打印機(jī)17臺 ,圖紙復(fù)印機(jī)1臺,照相8臺,攝像機(jī)2臺,錄放機(jī)1臺、電視編輯制作系統(tǒng)1套；擁有《長治市地下管線普查探測工程及信息管理系統(tǒng)》、《長治市建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》、《長治市城建檔案管理系統(tǒng)》和《長治市三維城市建設(shè)工程檔案查詢系統(tǒng)》等五套自主知識產(chǎn)權(quán)數(shù)字化管理系統(tǒng)。

三、制度建設(shè)和依法治檔工作情況

我們始終堅持依法治檔的工作思路，近年來，我館先后制定出臺了《崗位職責(zé)》、《學(xué)習(xí)制度》、《城建檔案接收制度》、《城建檔案整理制度》、《城建檔案立卷規(guī)檔制度》、《長治市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》等制度，并把開展檔案執(zhí)法年檢作為制度創(chuàng)新的主要內(nèi)容，制定了《城建檔案執(zhí)法制度實施方案》，對開展執(zhí)法的內(nèi)容、方法步驟及工作要求作了明確要求，對市屬單位開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，截止7月底，共開展日常執(zhí)法監(jiān)督檢查84人次，并對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。通過檢查，提高了各單位城建檔案工作的法制意識和依法管檔的能力，進(jìn)一步促進(jìn)了我市城建檔案工作制度化、規(guī)范化管理。

2001年5月28日，我館正式開始實施“一證兩書”,即《建設(shè)項目檔案報送責(zé)任書》、《移交書》、《合格證》的簽訂、認(rèn)可和簽發(fā)工作。10多年來,對于這三項工作,我館全面開展,正常運(yùn)行，僅以 2013年為例：全年我館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科下工地業(yè)務(wù)指導(dǎo)百余次，其中參加了重點工程指導(dǎo)和驗收，接收竣工檔案 14 家（單位），整理工程資料3000余卷，發(fā)放建設(shè)工程檔案認(rèn)可證 10 家（單位），簽訂建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書 34家（單位）。2013年與我館簽定責(zé)任書的工程有35家，其中上年的在建工程有13家.四、信息化、數(shù)字化建設(shè)及異質(zhì)異地備份情況

（一）門戶網(wǎng)站建設(shè)及欄目設(shè)置情況

2014年上半年，我館“長治市城市建設(shè)檔案館門戶網(wǎng)站”建設(shè)升級改造已初步完成，網(wǎng)站域名已通過驗證、網(wǎng)頁正在完善中，欄目板塊設(shè)計接近尾聲，增設(shè)了館長信箱和網(wǎng)上服務(wù)欄目。

2013年初，我館按照《全國城建檔案異地備份省際協(xié)作方案》文件精神，建立了城建檔案信息管理平臺和城建檔案目錄庫，并與四川省攀枝花市和達(dá)州市城建檔案館達(dá)成異地備份協(xié)作意向。但是，我館受城建檔案信息平臺容量小、機(jī)房配置低等因素制約，電子文檔的接收和儲存存在一定困難，影響了異地備份工作開展。為此，我館預(yù)算投資110多萬元對原機(jī)房進(jìn)行徹底的升級改造和信息平臺系統(tǒng)擴(kuò)容。新機(jī)房已投入使用，為異地備份工作打下了良好基礎(chǔ)，也使檔案信息安全得到充分保障，從而使我館的檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)重新邁上一個新臺階。

（二）館藏檔案電子化、數(shù)字化處理情況

2008年底，我館加快了研發(fā)成果的轉(zhuǎn)化和利用，建立了城建檔案館計算機(jī)管理信息系統(tǒng)，館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，照片檔案管理系統(tǒng)、建立起目錄數(shù)據(jù)庫、完成了部分館藏資源的加工，在局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了城建檔案數(shù)據(jù)輸入、檢查、輸出、管理與統(tǒng)計等檔案信息共享的辦公自動化。2008年至2010年，我館順利完成了長治市地下管線的探測工作, 建立了長治市地下管線資料庫和地下管線信息管理系統(tǒng)。2013年，我館再次對《長治市地下管線普查探測工程及信息管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善補(bǔ)充，收錄了長治市地下管線全部數(shù)據(jù)資料, 有1:500綜合管線圖1016幅，專業(yè)地下管線圖3892幅，管線總長度超過4500千米，完成了1：500電子地圖的加工，真正實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)運(yùn)行、動態(tài)管理、政策法規(guī)四同步的發(fā)展格局。完成了《長治市三維城市建設(shè)工程檔案查詢系統(tǒng)》五分之四模塊數(shù)據(jù)的建立。工程全部完工后，我館將完成三維立體、相關(guān)數(shù)據(jù)和地下管線的三位一體整合，實現(xiàn)城建檔案的信息化管理，成為真正意義上的數(shù)字化城建檔案館。

（三）城建檔案信息資源交流、共享等開發(fā)利用和查詢服務(wù)收費(fèi)情況

截止2013年底，我館為9459人次提供資料查閱利用，調(diào)卷28696卷，復(fù)印文字資料約 頁次、圖紙近張；并為設(shè)計院提供底圖查閱 次。2014年上半年，城檔查詢、利用次數(shù)較2013年同期有所減少，但查詢資料種類有所增加。

我館根據(jù)山西省物價局晉價服字?2014?14號文件規(guī)定，結(jié)合我館實際，接受工程項目建設(shè)單價委托，提供城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)，收取城建檔案專業(yè)技術(shù)咨詢服務(wù)費(fèi)。所收費(fèi)用全部上繳財政國庫，嚴(yán)格實行收支兩條線管理。其中，2014年1月——6月共收取 元。

五、加強(qiáng)城檔宣傳，提高社會認(rèn)知度

多年來，我館通過多種形式和活動方式，充分利用現(xiàn)場指導(dǎo)、走進(jìn)社區(qū)、廣場宣傳和報刊網(wǎng)絡(luò)媒體，加大了宣傳教育力度，并運(yùn)用多種活動方式，向市民和服務(wù)對象宣傳城建檔案有關(guān)知識以及工程竣工后檔案報送須知等事項，編印城建檔案資料，取得了很好的社會效果。

為了反映新中國成立以來，特別是改革開放以來長治市城建的巨大發(fā)展和變化，2010年，我館與長治飛翔俱樂部合作對長治市區(qū)36平方公里范圍的54個區(qū)域進(jìn)行航拍，第一次全方位、多角度地把長治市城市建設(shè)從空中攝入鏡頭，開創(chuàng)了長治市城建航拍電子檔案的先河。不僅讓今天的人們目睹了長治城市現(xiàn)代化建設(shè)的美麗畫卷，而且為子孫后代留下了彌足珍貴的歷史檔案。

2012年，我館獨辟蹊徑建成了全省唯一的綜合展覽室，整個展廳布置分前言、城市知音、城市記憶、城市變遷、城市脈絡(luò)和城市飛翔等六部分，分別用文字、圖片和實物，詳實生動地展示了長治城檔事業(yè)的發(fā)展歷程和長治市城市面貌的日新月異，開辟了城檔宣傳的新路徑。

六、館藏情況

我館館藏檔案目前已有地下管線、市政道路、園林綠化、招標(biāo)文件、設(shè)計圖紙、房屋普查等18大類、37524卷（盒、盤、幅），圖書資料1548余冊，聲像資料、照片35065張，錄像帶517盒。館藏數(shù)量比我館成立之初增加11倍還多。同時，還先后收集、保存有反映長治市面貌變遷的大量照片，包括近百張上世紀(jì)30年代的城市老照片。已經(jīng)進(jìn)行數(shù)字化加工的，占到全部館藏的72.8%。另外,還有《關(guān)注城檔》、《山水園林文化城》、《地下管網(wǎng)普查專題片》、《向數(shù)字化城檔邁進(jìn)》、《電子遠(yuǎn)程歸檔與三維系統(tǒng)匯報片》等多部編研專題片,其中對長治市區(qū)新中國成立60年來城建發(fā)展變遷電子文檔航拍，在長治歷史上第一次全方位、多角度地把城市建設(shè)從空中攝入鏡頭，開創(chuàng)了長治城建航拍電子檔案的先河。

七、從業(yè)人員培訓(xùn)情況

（一）開展培訓(xùn)的時間、周期、對象、人數(shù)情況

采取“走出去”的辦法，讓職工開眼界，學(xué)經(jīng)驗，我館每年組織一批人員外出開會學(xué)習(xí)。2011年7月22日，由館長董成文帶隊，副館長王建宏、王曉莉、館長助理周建芝及業(yè)務(wù)骨干一行11人，赴晉城市參加該市城建檔案館舉辦的電子文件與電子檔案管理規(guī)范培訓(xùn)班。在聽了省級副研究員王林、電子軟件工程師張揮分別講授“電子檔案的形成與規(guī)范”和“電子軟件的使用和操作”后，他們還到晉城市城建檔案館進(jìn)行參觀考察和業(yè)務(wù)交流。2012年8月29日至31日，由副館長王曉莉帶隊，館長助理周建芝、信息管理科科長陳美一行3人，赴青海省西寧市參加由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案信息專業(yè)委員會舉辦的第三期全國《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》培訓(xùn)班。2013年和2014年，先后兩次由王建宏副館長帶領(lǐng)6個業(yè)務(wù)骨干前往南京市城建檔案館學(xué)習(xí)電子文檔編輯和整理。

（二）培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、師資、內(nèi)容、教材選定、培訓(xùn)費(fèi)用情況 我館請有關(guān)專家學(xué)者來講授有關(guān)專業(yè)技術(shù)和管理知識，提高職工的城建檔案管理水平。2012年，我館與山西省檔案學(xué)會聯(lián)合舉辦“建設(shè)工程電子文件歸檔管理”培訓(xùn)班。來自全市各建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計等建設(shè)工程電子檔案形成單位，共200余人參加培訓(xùn)。應(yīng)邀來培訓(xùn)班講課的南京市城建檔案館副館長周健民、深圳市數(shù)字偉圖信息技術(shù)有限公司總經(jīng)理崔麗梅，按照建設(shè)部《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）的要求，對電子文件的形成、收集、整理和歸檔管理等方面進(jìn)行了講授。2013年，先后多次邀請深圳市數(shù)字偉圖信息技術(shù)有限公司相關(guān)專家前來我館，對來自全市建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計行業(yè)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

第五篇：數(shù)字檔案館調(diào)研報告

檔案館“十二五”規(guī)劃前期調(diào)研報告 對檔案館工作性質(zhì)的認(rèn)識

1.1 部門職能

高等學(xué)校檔案是高校社會實踐活動的真實歷史記錄，也是衡量高教事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要標(biāo)志，它記載過去，服務(wù)現(xiàn)在，昭啟未來。高等院校作為人才聚集地和知識傳播地，其各類檔案尤其是教學(xué)、科研、黨政管理等檔案的科學(xué)價值和開發(fā)利用價值是社會信息資源中的重要組成部分。通過檔案，可以再現(xiàn)歷史的面貌和發(fā)展變化的軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日后各項工作的發(fā)展提供依據(jù)。

近年來在檔案工作人員的努力下,我校檔案工作有了長足的進(jìn)步和發(fā)展。高校檔案的收集、整理、傳遞、開發(fā)利用也成為高校發(fā)展一項重要工作,使檔案成為教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、日常管理等的基礎(chǔ)和依據(jù)。為了使檔案工作更好地為高?？蒲小⒔虒W(xué)、管理服務(wù), 確保各門類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要完善檔案管理,嚴(yán)格把好檔案收集、整理、歸檔關(guān)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，采用高校統(tǒng)一規(guī)范的分類法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，這樣可以提高檔案工作的質(zhì)量效率，又可為實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化打下堅定的基礎(chǔ)。

作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門, 檔案館具有雙重性, 作為職能部門，它負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能，要“對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”,同時作為業(yè)務(wù)部門,還要“負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案”,具有“保管”的職責(zé)。

1.2 部門工作特點

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨立的業(yè)務(wù)工作，是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻(xiàn)，是重要的信息來源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。隨著檔案工作的發(fā)展，社會對檔案需求的提高，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是對檔案的簡單保管，而是采用各種新技術(shù)、新方法來開發(fā)和利用檔案信息資源，以滿足社會的需要。檔案管理活動與其他文獻(xiàn)管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點，又使得檔案管理活動區(qū)別于圖書、情報等其它文獻(xiàn)信息工作，主要表現(xiàn)在以下四個方面[1]：

第一，檔案資源積累過程的緩慢性。檔案是人類社會活動的歷史記錄，是隨著人們的實踐活動逐步積累起來的，檔案大多數(shù)是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過程中不得不重視對它的保護(hù)，這樣無形中就降低了他的利用率。

第二，檔案管理過程的階段性。就檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務(wù)對象不同，檔案管理方式也有不少差異。檔案室管理階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性；檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學(xué)文化價值，進(jìn)入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務(wù)，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個社會各項工作服務(wù)。

第三，檔案管理活動對檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。檔案對形成者的依附性，使得檔案難以像圖書資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動的范圍。

第四，檔案管理工作對社會的相對封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及到學(xué)校的政治、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)機(jī)密。所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當(dāng)一段時間的封閉期，過了這段封閉期后才能有選擇地向社會開放，檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。本部門工作現(xiàn)狀和存在的主要問題

2.1主要工作成績

自2007年12月14日成立以來，貴州財經(jīng)學(xué)院檔案館立足國家標(biāo)準(zhǔn)和本校的實際情況，致力于檔案管理信息化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案收集、整理方式的改革，在全校推廣應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，并投入力量積極開展檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)，以期使檔案檢索利用更加貼近學(xué)校發(fā)展需要、貼近教職員工研究查考的需要。館內(nèi)目前設(shè)有館長室、綜合檔案科、干部檔案科、保密室及3間庫房，占地面積近1000平方米，現(xiàn)有工作人員共8人，其中碩士研究生學(xué)歷1人，大學(xué)本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人，另有退休返聘人員1人。綜合檔案館館藏檔案包括文書、教學(xué)、科研、基建、聲像、學(xué)報、設(shè)備、財會八大類。

2008年12月31日，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷下，經(jīng)過檔案館工作人員的努力，我校試卷保密室獲得貴州省國家統(tǒng)一考試試卷保密室合格證，是繼貴州大學(xué)、貴州師范大學(xué)之后的貴州省第三家獲得試卷保密室合格證的高校。

2009年1月9日，在省直機(jī)關(guān)保密工作第十一協(xié)作組、省直國家安全工作第三協(xié)作組 2008總結(jié)表彰暨移交工作會議上，我校榮獲了省教育廳、第十一協(xié)作組組長單位貴陽中醫(yī)學(xué)院頒發(fā)的“2008先進(jìn)單位”稱號。我校院辦副主任、檔案館副館長黃竹慧、檔案館工作人員朱青榮獲貴州省直機(jī)關(guān)工作保密論文征文競賽一等獎；我校部分檔案工作者分獲二等獎、優(yōu)秀獎。

2009年4月8日，經(jīng)貴州省檔案局決定，貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會議在我校召開，中共貴州省委組織部部務(wù)委員尹新黔、貴州省檔案局局長王傳福以及貴州省檔案局經(jīng)科處、貴州省教育廳、貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組各成員單位院校檔案工作人員參加了本次會議。這既是對我校檔案工作發(fā)展的一種肯定，同時也是對我校檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)的一種鼓勵，是我們轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、調(diào)整發(fā)展思路、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、妥善解決問題的契機(jī)。

2.2省內(nèi)外高校同類部門工作經(jīng)驗借鑒

2.2.1 本部門與省內(nèi)高校同類部門對比分析

貴州省內(nèi)高校目前僅有三家設(shè)立檔案館，分別是貴州大學(xué)檔案館、貴州師范大學(xué)檔案館和我校檔案館。

貴州大學(xué)檔案館成立于2004年11月，即原貴州大學(xué)和原貴州工業(yè)大學(xué)合并時，由兩校的干部人事檔案室、綜合檔案室合并組建而成。貴州大學(xué)檔案館為正處級建制單位，下設(shè)辦公室、人事檔案科、綜合檔案科。現(xiàn)有在編工作人員11人，其學(xué)歷結(jié)構(gòu)是：大學(xué)本科學(xué)歷5人，大專學(xué)歷6人；職稱結(jié)構(gòu)是：副高職稱1人，中級職稱8人，初級職稱1人。全館總面積977平方米，館藏有人事檔案9339卷、綜合檔案（含黨群、行政、教學(xué)、科研、財會、基建、出版、外事、實物等類檔案）29878卷，配置有復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。

1991年初，貴州師范大學(xué)根據(jù)國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，理順了領(lǐng)導(dǎo)體制，成立了綜合檔案室，隸屬校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)，由校長分管。除原有的黨政管理類檔案外，綜合檔案室集中統(tǒng)一管理了學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財會、聲像等九大類檔案。2005年初學(xué)校成立檔案館，在原有綜合檔案的基礎(chǔ)上，將人事檔案并入檔案館集中統(tǒng)一管理。2004年初，省政府決定將貴州省理工職業(yè)學(xué)校并入我校。根據(jù)教育部有關(guān)規(guī)定，檔案館接收了該校的全部檔案并按不同的全宗實行統(tǒng)一管理。檔案館現(xiàn)有專職檔案工作人員7人，其中本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人；副高級職稱1人，中級職稱2人，初級職稱3人。檔案館現(xiàn)有辦公室、檔案庫房、閱覽室，面積近1000平方米，有適應(yīng)工作需要的規(guī)范的各種檔案裝具，另配有服務(wù)器電腦、掃描儀、打印機(jī)、照片打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、吸塵器等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

根據(jù)以上情況分析，貴州師范大學(xué)檔案館和我校情況比較接近，我校也接收了貴州省計劃管理干部學(xué)院的全部檔案并按不同的全宗實行統(tǒng)一管理。從檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)立來看，我校設(shè)立較為齊全，但缺少公開閱覽室，檔案的利用開發(fā)受到一定局限。

2.2.2 本部門與省外先進(jìn)院校同類部門對比分析

我們選取了位于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的上海財經(jīng)大學(xué)檔案館作為參照，進(jìn)行對比分析。

上海財經(jīng)大學(xué)綜合檔案室成立于1984年12月，2002年12月建立校檔案館，內(nèi)設(shè)收集科、管理科、編研科和人事檔案室。現(xiàn)有在編人員11人，其中正高職稱1人、副高職稱1人、中級職稱6人。2000年建成學(xué)校專用檔案樓，建筑面積1350平方米，配備了計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等設(shè)備；其中庫房520平方米，庫內(nèi)安裝有354節(jié)密集架、8組24臺空調(diào)機(jī)及防火、防盜、去濕等現(xiàn)代化設(shè)施。1978年復(fù)校以來的檔案均按《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類、編號、編目、排架，共分為黨群、行政、教學(xué)、科研、校產(chǎn)、基建、設(shè)備、出版、外事、財會、人物、聲像、字畫等十三大類。檔案館從2001年開始使用計算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)，2005年開始引進(jìn)“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，并于2007年在全校推廣使用，目前全校所有院（系、所）、部門均已使用檔案管理軟件進(jìn)行歸檔工作，為實現(xiàn)檔案管理信息化邁出了重要一步。除計算機(jī)檢索外，檔案館編制了案卷目錄、專題目錄、部門移交目錄等檢索工具；編制了專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格通知匯編、干部任免通知匯編、學(xué)校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料匯編、校級發(fā)文匯編；編寫了文書檔案、學(xué)籍檔案的查閱指南；建立了學(xué)生檔案查詢、出國人員檢索表等輔助數(shù)據(jù)庫。從以上情況分析，作為國內(nèi)設(shè)立較早的財經(jīng)類高校檔案館之一的上海財經(jīng)大學(xué)檔案館，無論是從檔案館的功能、檔案館管理的檔案種類，還是檔案館開發(fā)利用的程度，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先。尤其是對于電子文件的管理和應(yīng)用，應(yīng)該是我校今后一段時期努力的重點和方向。

2.3 存在主要問題

2.3.1 重管理輕宣傳

近年來，隨著我校檔案館建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)以及貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會議在我校召開,檔案管理工作的重要性日益突顯,檔案的價值已愈來愈被人們重視和認(rèn)可。檔案管理規(guī)章制度不斷健全,基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到完善,高校檔案管理制度化、現(xiàn)代化已達(dá)到一定水平。但與此同時，卻也忽略了檔案宣傳工作的開展。這里所說的檔案宣傳,除了《中華人民共和國檔案法》的宣傳之外,主要是指對館藏檔案內(nèi)容的宣傳。由于高校檔案部門不注意館藏內(nèi)容的宣傳,使大多數(shù)師生員工不知道檔案部門究竟有些什么東西,因此不能結(jié)合工作需要去檔案室查找有關(guān)材料。人們不知道檔案館里有什么,能不能為自己所用,怎么用等等,致使大多數(shù)教職工始終對檔案館望而卻步,認(rèn)為那是神秘、不可接近的地方,當(dāng)然更沒有什么自己需要的東西,導(dǎo)致檔案利用者較少,利用率較低。

2.3.2重收集輕鑒定

檔案收集活動是檔案工作的起點,沒有檔案收集就沒有檔案,更談不上檔案的開發(fā)利用。由于我校檔案館新近成立，為了搞好檔案收集工作,我校檔案部門制定了各種規(guī)章制度，指定了各單位、各部門提交檔案的規(guī)范格式并定期對了各單位、各部門的專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我校檔案館館藏正日益豐富，歸檔率也逐月遞增。但我們在關(guān)注檔案數(shù)量的同時卻忽略了檔案質(zhì)量的控制,忽略了檔案價值鑒定工作的開展,也就是說忽略了檔案的“優(yōu)化”,其結(jié)果是給檔案整理編目工作增加了負(fù)擔(dān),浪費(fèi)了人力、物力和庫房空間,也影響了那些真正具有價值的檔案被及時有效地利用。

2.3.3重整理輕編研

檔案整理工作是整個檔案工作中最為耗時費(fèi)力的一個環(huán)節(jié)。檔案人員要對文件材料進(jìn)行分類整理、組卷,要注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類正確,問題突出,要擬寫案卷標(biāo)題,最后還要“三孔一線”將案卷裝訂的結(jié)實美觀。遇有卷內(nèi)紙張大小不一的,還要裁裁剪剪,補(bǔ)補(bǔ)貼貼,有時為了強(qiáng)調(diào)整齊,甚至把有用的文件內(nèi)容也切掉了。過于繁瑣的整理工作流程,耗費(fèi)了檔案人員大量的時間、精力,卻無暇顧及檔案編研工作,缺乏高質(zhì)量的編研材料,導(dǎo)致檔案利用工作始終停留在你來我查,只能提供單一的原件或復(fù)印件的低層次水平上。

2.3.4重部門輕個人

只重視為校內(nèi)單位、各部門提供檔案利用服務(wù),忽略了對個體檔案用戶的宣傳和服務(wù)。以本校檔案利用登記為例,90%的借閱利用都是部門工作查考以及學(xué)校編史修志之用,而極少有個人用戶查閱與己有關(guān)的諸如工資改革、職務(wù)任免、職稱聘任、體制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,試試探探,不知自己到底有無權(quán)利查閱。過去，由于檔案部門過于強(qiáng)調(diào)檔案工作的政治性和機(jī)要性,把檔案工作神秘化,實行自我封閉,把工作對象和工作內(nèi)容限制在黨政機(jī)關(guān)或紅頭文件上,使得大部分教職員工對檔案有一種神秘感,認(rèn)為檔案館就是保管人事檔案的地方,不可涉足、分不清人事檔案和文書檔案的界線。在他們的印象中,檔案館只是校方的檔案保管和服務(wù)機(jī)構(gòu),個人無權(quán)利用。狹隘的服務(wù)面使館藏檔案得不到充分的開發(fā)利用,并最終成為阻礙檔案館發(fā)展的瓶頸。

2.3.5重查借閱登記,輕利用效果反饋。

查借閱登記是檔案提供利用必做的功課。在檔案利用服務(wù)中,檔案人員往往很注重借閱情況登記,但在檔案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否達(dá)到目的,對利用服務(wù)是否滿意,或者對服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式及需求的檔案內(nèi)容有無意見、建議等等,卻往往不加考慮,無從知曉。也就是說,服務(wù)方與利用方缺乏溝通,利用方的需求和意愿服務(wù)方無從了解,必然導(dǎo)致工作的盲目性,在利用工作中暴露出來的問題得不到及時解決,不能最大限度滿足利用者需求。影響本部門工作的“十二五”環(huán)境因素變化分析

3.1 宏觀環(huán)境分析

當(dāng)前,高校也受到市場經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊,內(nèi)外環(huán)境的鮮明對比,與社會其他行業(yè)人員經(jīng)濟(jì)收入和物質(zhì)分配差距的拉大,打破了檔案人員的心理平衡,影響到他們的思想情緒和工作積極性,從而產(chǎn)生了悲觀情緒。因此,一部分同志為了實現(xiàn)自己的價值“跳槽”了,造成了檔案部門隊伍不穩(wěn)定的狀況,這是造成高校檔案利用率低下的原因之一。

同時，計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展及辦公自動化的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。信息化技術(shù)在檔案方面的應(yīng)用,使電子文件在信息采集、管理及利用各方面與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的不同,從而帶來管理模式、運(yùn)作程序、技術(shù)方法等諸方面的變革。數(shù)字檔案館、網(wǎng)站的建設(shè),網(wǎng)上提供利用已成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的方向，這給檔案館今后的發(fā)展帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.2 微觀環(huán)境分析

檔案產(chǎn)生于不同的地點，由各單位、各部門的檔案員整理和管理，在完成檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，其中包括了檔號設(shè)置、著錄規(guī)則、實體排架、檔案保護(hù)等各項工作的實踐性操作。由于檔案實體保管在物理條件上的分散性以及各單位、各部門習(xí)慣于各自管理模式的差異性所致，要改變原有做法并統(tǒng)一按一個全宗的標(biāo)準(zhǔn)管理，工作難度之大不言而喻。本部門“十二五”期間工作的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)和具體思路 4.1 總體思路

檔案館“十二五”期間工作的總體思路是：全面貫徹黨的十七大和十七屆三中全會精神，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀。突出創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)師生主題，繼續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、資源建設(shè)、法制建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、隊伍建設(shè)，抓好館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)、檔案信息資源的整合、檔案規(guī)范化管理等。

一是全面推進(jìn)館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理。在檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理探索實踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步總結(jié)完善，帶動全校檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)管理水平的普遍提高。

二是夯實館室功能建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。抓住我?！笆逡?guī)劃” 的有利契機(jī)，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持，將檔案事業(yè)發(fā)展、檔案館庫建設(shè)列入學(xué)校工作計劃，以創(chuàng)建為目標(biāo)，大力推進(jìn)檔案館功能建設(shè)和館庫基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂2010-2015年檔案信息化實施意見，同步啟動數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)上取得明顯成效。同時，把檔案信息安全作為重點，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。

四是切實加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強(qiáng)各單位、各部門檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門檔案管理水平。

4.2 發(fā)展目標(biāo)

檔案是反映社會實踐活動的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案，只有通過檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實面貌的功能。在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案作為一種知識資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進(jìn)行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識傳播的效率和檔案信息的利用率。

盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長的帶領(lǐng)下，一直積極主動開發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅持以“服務(wù)·創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本,以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點,努力把我校檔案工作提高到一個新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財經(jīng)大學(xué)而努力。

4.3 重點任務(wù)

4.3.1加強(qiáng)敬業(yè)精神和職業(yè)道德教育

加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段,大力推行“五個一樣”的服務(wù)，即：對來館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個樣，生人熟人一個樣，來人來函一個樣，上班下班一個樣，難查易查一個樣。以周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。

4.3.2 啟動貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂園，各級領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見書》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對文書檔案和學(xué)生成績等利用較高的檔案的電子化。4.3.3 做好電子文件的規(guī)范化管理。

起草并下發(fā)《貴州財經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

4.3.4 健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

進(jìn)一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案兼職隊伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱的評定和考核。

4.3.5加強(qiáng)檔案的收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時移交檔案館，確保檔案完整入庫。實現(xiàn)本部門“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對策措施

5.1 解放思想,更新觀念,開拓前進(jìn)

思想是行動的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識到社會主義事業(yè)離不開檔案，學(xué)校工作離不開檔案，要堅定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點，認(rèn)識工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險轉(zhuǎn)變成改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動積極開發(fā)信息資源，千方百計為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來的觀念；把不太重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會效益又重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。

5.2 加強(qiáng)法制建設(shè),實現(xiàn)依法治理

高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高校科學(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項工作的開展。要搞好高校檔案工作,就必須把檔案工作納入法制的軌道,加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè),健全和完善檔案的法規(guī)體系,用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展?！稒n案法》的頒布與實施,使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過法制監(jiān)督,才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道,更好地促進(jìn)高校檔案的開發(fā)和利用。

5.3加強(qiáng)宣傳,開展用戶教育 這里所說的檔案宣傳,首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持。其次,也是著重要強(qiáng)調(diào)的,就是加強(qiáng)自我宣傳,開展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案,必須知道:一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點在目前來講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳,向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別,介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù),介紹檢索工具及使用方法等等。可采取在全院范圍內(nèi)舉辦檔案檢索與利用講座,利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳,使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù),這樣才能激發(fā)各部門及個體用戶對利用檔案的愿望與熱情,消除人們對檔案工作的神秘感,引導(dǎo)更多的人利用檔案。

5.4開展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過時的文件”,開展現(xiàn)行文件利用服務(wù),實際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件,就是指已經(jīng)產(chǎn)生,正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年遞減。除了黨和國家機(jī)密、法律規(guī)定,學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項和科技、商業(yè)秘密,凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策,事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益,群眾關(guān)心的熱點、焦點問題、政策規(guī)定,以及上級主管部門要求公開的事項如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù),即設(shè)置閱文室,提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上,開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù),即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù),以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。

開展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會服務(wù)功能,提升了檔案工作的社會影響力,而且可以有效提高檔案利用率,促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問題。

5.5加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人,在檔案管理過程中,人始終是最重要的,檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì),是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹立人才資源是第一資源的思想,在配備檔案專職人員時,既要注重人員的素質(zhì),又要注重業(yè)務(wù)水平。

一是要注重檔案人員的知識更新。通過辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識面，及時調(diào)整和完美自己的知識結(jié)構(gòu)。要鼓勵他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強(qiáng)針對性、實用性，重點加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力。

二是要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。不斷提高檔案專業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時，要積極引進(jìn)各層次、各類型的人才，既注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識面實踐經(jīng)驗、精通業(yè)務(wù)的中高級研究人才，又注重引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。

5.6加強(qiáng)館藏建設(shè),大力豐富、優(yōu)化館藏

首先,豐富館藏,打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開展利用工作的前提,但這并不是片面強(qiáng)調(diào)檔案越多越好,而是要求檔案門類齊全,結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象,即低價值檔案較多,公務(wù)性檔案多,紙質(zhì)檔案多;價值大的檔案少,特色檔案少,非紙質(zhì)檔案少。檔案部門在進(jìn)行館藏建設(shè)時要注意完善館藏結(jié)構(gòu),從檔案門類看,不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案,還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看,不僅有紙質(zhì)檔案,還要有照片檔案、聲像檔案、實物檔案,另外還要順應(yīng)時代潮流,及早起步,加強(qiáng)對電子檔案的收集和整理。

其次,在豐富館藏的同時必須重視優(yōu)化館藏,即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價值鑒定,是優(yōu)化館藏的重要途徑,各高校應(yīng)高度重視,成立檔案鑒定小組,保證有計劃、有步驟地開展此項工作,把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān),以達(dá)到優(yōu)化館藏,方便利用的目的。

經(jīng)過大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為,豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個方面內(nèi)容:

第一,增加館藏數(shù)量。檔案館自開始運(yùn)作以來，一直積極地接收各單位、各部門檔案,征集檔案史料,充實館藏各類資料。

第二,提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館關(guān),同時豐富檔案載體,使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶,甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。

第三,克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無價值檔案的存在,占據(jù)了檔案館庫存有限的空間,使館庫無法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館。所以,消腫精檔也是豐富館藏的一個內(nèi)容。

5.7加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè),以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作

當(dāng)今是信息時代,信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時空的限制,使人類在更大程度上實現(xiàn)了知識與信息的全社會共享。對于高校檔案工作來講,實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開展電子檔案的收集、保管和利用工作,另一方面對于庫存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中,可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實施的具體步驟,選擇在兩個不同層次上分別進(jìn)行:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是開展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項工作,夯實基礎(chǔ),實現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化,并最終以此為依托,借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù),最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報校長批準(zhǔn)后，分期分批向社會開放，未建館的不向社會開放。其它單位或個人需要利用時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”?？梢?，高校檔案的利用絕非完全的開放，利用過程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問題，科研檔案要注意個人成果的保護(hù)問題等。

5.8增強(qiáng)服務(wù)意識，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)

檔案工作是項服務(wù)性的工作,服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門被動服務(wù)的狀況,應(yīng)努力實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變。第一,在服務(wù)思想上,由過去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為主；第二,在服務(wù)形式上,由過去“坐等調(diào)卷”的被動服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會,多方聯(lián)系”的主動服務(wù)；第三,在服務(wù)工具上,由過去檢索工具單一,不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù),轉(zhuǎn)向逐步建立一個形式統(tǒng)一,內(nèi)容穩(wěn)定,功能健全的檢索體系,以滿足不同角度,不同方面利用檢索的需要。

做好高校檔案工作,其目的就是為學(xué)校的各項工作服務(wù),離開這一點,高校檔案就變成死檔案,檔案工作就沒有生命力。因此,我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開發(fā)和利用工作,以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對學(xué)生開展愛國主義思想教育,以激勵學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗,進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量分析,提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源,為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料,為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源,滿足社會和各方面對畢業(yè)生有關(guān)情況的了解,為畢業(yè)生工作后的提干,工資晉升以及出國提供原始的學(xué)歷證明等。

檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時代的巨大變革,為檔案利用工作帶來了機(jī)遇,更帶來了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機(jī)遇,直面挑戰(zhàn),更新觀念,走出“誤區(qū)”,打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式,積極探索,大膽實踐,努力開創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面,更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)。總之,要充分發(fā)揮高校檔案的作用,就應(yīng)進(jìn)一步深化高校檔案的改革,切實加強(qiáng)高校檔案的開發(fā)利用,使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。

十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進(jìn)，扎實工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國內(nèi)財經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。

[1] 周景偉，知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。

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