第一篇：塔城地區社會保險業務檔案工作總結

地區社會保險業務檔案工作總結

為全面做好社會保險業務檔案達標驗收前的各項準備工作，2011年,地區本級及各縣（市）的社會保險業務檔案整理工作在上級業務部門的關心指導下，根據自治區印發的《社會保險業務檔案管理操作規程（試行）》，結合各地實際，突出重點，真抓實干，開拓創新，加快進度，使我區的社會保險業務檔案管理工作逐步邁向了規范化軌道，也有力地維護了參保人員的權益。現將我區社會保險業務檔案工作總結如下。

一、領導重視，目標明確

隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。為此，我區一直把檔案管理工作作為社會保險工作中一項重要的基礎性工作來抓，把檔案管理納入了全局社會保險工作體系之中，要求與業務工作同部署、同實施、同檢查。2011年，我局把社會保險業務檔案工作列入了對各縣（市）年終目標考核當中，與地區本級各科室簽訂了《社會保險業務檔案目標責任狀》，已于8月底前完成了整理工作。

二、建立組織機構，完善管理工作體系

做好業務檔案管理工作，關鍵在組織領導。為進一步做好我局業務檔案工作，按照文件精神，及時成立檔案工作領

導小組。領導小組由局長擔任組長，分管副局長擔任副組長，各科室負責人為成員，以加強對檔案管理工作的指導。同時，挑選了一名責任心強、計算機技能好的同志擔任專職檔案管理員，各科室分別確定一名兼職檔案員，負責本科室檔案的搜集、整理、立卷和歸檔工作。

三、建章立制，規范管理

我局根據《社會保險業務檔案管理操作規程（試行）》的有關規定，結合社保業務特點制定了一系列檔案管理規章制度：《檔案管理制度》、《檔案查（借）閱利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案收集、整理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《專（兼）職檔案員崗位責任制》和《會計檔案管理制度》等，使我局的檔案管理工作有章可循、有制可依，使社保檔案管理工作走向標準化和規范化，并對檔案的科學管理和完整利用起到了基礎性的作用。

四、組織學習培訓，提高人員素質

由于我局全體人員中沒有一個是檔案專業的，也沒有接受過檔案的專門教育、培訓，如何規范化整理歸檔無從下手。我們一方面組織大家學習《檔案法》、《社會保險業務檔案管理操作規程（試行）》等文件，另一方面，采用請進來的辦法學習，提高動手能力。邀請檔案局的專業人員對我局的專兼職檔案員進行了培訓。這樣，既提高了大家的檔案意識，也掌握了結合自身實際如何分類、歸檔、管理等一系列方法。

五、社會保險業務檔案歸檔整理情況

各類檔案的立卷歸檔嚴格按照《社會保險業務檔案管理操作規程（試行）》集中統一管理，按業務險種分類整理。到目前，地區本級和各縣（市）已整理成卷業務檔案共計19952卷。

六、檔案工作存在的問題和今后努力的方向

得益于上級業務的重視和地區檔案局工作人員的正確指導，我局業務檔案的規范化管理工作已經起步。但檔案管理工作也存在一些問題，主要表現在以下幾個方面：一是受當地財政和單位經費不足的制約，地區及各縣（市）檔案室面積不足，所有檔案實行集中管理有難度。二是社會保險有二十多年的歷史，歷年的檔案分散在各科室，現在一次性整理工作量大、面廣、種類多、難度大。三是受人員編制短缺、任務較重等實際情況的制約，專、兼職檔案員的配備及學習培訓方面還有欠缺，檔案員的知識結構不夠全面，尚不能適應檔案工作的需要，影響檔案工作的深入開展。

針對以上的不足和缺點，我區將在今后的檔案管理工作中切實加以改進。全局上下有信心、有決心清理歷史舊帳，力爭2012年通過自治區的達標驗收。一是對新產生的應收集歸檔的各類業務資料，繼續嚴格按照《社會保險業務檔案管理操作規程（試行）》的要求，做到月月整理，全年全部歸檔。二是克服人員短缺的困難，集中精力整理好歷年的檔

案。三是進一步加強檔案管理培訓力度，重點學習檔案管理、利用和檔案法律法規等方面的知識，進一步增強干部職工的檔案意識和做好檔案工作的自覺性，提高檔案利用效率。

總之，在改進不足的基礎上，全區上下將共同努力，盡快使我區社保檔案管理工作走上規范化軌道，達到“跟蹤一生、記錄一生、管理一生、服務一生”的要求，以發揮檔案工作在保障民生、改善民生、服務民生方面的基礎性作用。

二0一一年十二月十九日

第二篇：社會保險業務檔案自查報告

社會保險業務檔案自查報告

根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部令第3號）、《廣 西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發【2010】130號、《廣西壯族自治區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理規定（試行）》（桂人社發【2012】32號）等文件精神，為了加強和規范我局社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，促進檔案管理工作規范化、制度化、信息化，發揮檔案的服務作用，我股室做了大量細致的工作，現將我股室社會保險業務檔案檢查工作如下：

—、認識到位、責任到人。按照《廣西壯族自治區保險業務檔案管理暫行辦法》文件精神，局領導高度重視，設立了社會保險業務檔案管理股，配備了檔案庫房和檔案電腦管理軟件，設立專職檔案管理人員和兼職社會保險業務檔案員，負責各科室檔案的搜集、整理、立卷和歸檔，為實現信息化管理奠定基礎。

二、加強管理。我股室根據《檔案法》及《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理規定（試行）》有關規定，結合社會保險基金業務的特點制定了一系列業務檔案管理制度，在制度、約制上各股室之間業務檔案牽制性，使我局的檔案管理工作有章可循、相互依存。我局社會保險業務檔案將順其自然的走向標準化和規范化，并對社會保險基金各項業務管理起到了基礎性科學管理并被完整利用。

三、社會保險業務檔案歸檔整理情況。根據《自治區社會保險業務檔案管理細則（辦法）》的管理要求，本著“集中統一管理，按業務險種分類管理”原則，目前我股室已整理完成2013、2014年各類社會保險業務檔案立卷305冊。

四、業務檔案工作存在問題和今后努力方向。

1、問題：是社會保險業務工作一直以來重業務輕管理，歷年的業務檔案在各股室分散、雜亂尚未整理，現在一次性整理工作量大、涉及面廣、種類繁多、進度緩慢。

2、社會保險業務檔案管理知識還需要進一步普及和深入，針對以上不足，我股室將在今后的社會保險業務檔案管理工作切實加以改進。力爭通過今年市認定達標驗收。

第三篇：新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法

新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）

第一條 為規范新型農村社會養老保險(下稱新農保)業務檔案管理，維護新農保業務檔案真 實、完整和安全，充分發揮檔案的服務作用，根據人力資源社會保障部和國家檔案局第3號令以及社會保險相關法規，結合新農保業務經辦操作規程，特制定本辦法。

第二條 農村社會保險管理局（下稱經辦機構）負責管理新農保業務檔案，接受本級行政主 管部門領導和檔案行政管理部門業務指導，并指導下級經辦機構業務檔案管理工作。

第三條 本辦法所稱新農保業務檔案，系指經辦機構在經辦新農保業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條 經辦機構應根據各自權限和保管范圍保管業務檔案，嚴格按照本辦法的規定及程序收集、整理、立卷、歸檔、保管新農保業務材料，確保歸檔材料真實、完整、安全，不得偽造和篡改(保管期限和整理方法見附件

一、附件二)。

第五條 應建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保新農保業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第六條 應備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房，庫房建筑面積不少于20平方米，并參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》（縣級40平方米/萬卷），確定專用檔案庫房建設中長期目標。業務檔案應使用專用鐵皮柜保管。

第七條 應配備專職或兼職檔案管理人員，并保持人員相對穩定。配備的檔案管理人員應具備專業基礎知識，熟悉業務，忠于職守。

第八條 在每年3月底前應將上業務檔案收集、整理、裝訂完畢并入柜保管。收集過程中應對業務檔案真實性、完整性和有效性進行檢驗，及時辦理交接手續。凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的業務材料，應退回整改。經辦人員應編制《檔案材料收集目錄》并辦好交接手續。

第九條 新農保業務檔案分類應按照新農保業務經辦規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“—業務環節”的方法對新農保業務檔案進行分類、整理、組卷，及時編制卷內目錄、案卷目錄、備考表等（見附件二）。

第十條 新農保業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。新農保業務檔案定期保管期限為最低保管期限，新農保業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十一條 老農保參保人轉入新農保的，應按新農保有關規定辦理參保登記手續，并按照新農保業務檔案管理辦法管理檔案，原業務檔案按老農保管理辦法繼續保存。第十二條 應依法為參保人提供檔案信息查詢服務。

第十三條 應對到期新農保業務檔案及時進行鑒定。鑒定工作應由經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及行政主管部門有關人員組成鑒定小組，負責鑒定并提出處理意 1

見。鑒定中如發現業務保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十四條對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級行政管理部門備案，經辦機構主要負責人批準后銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十五條 對永久保存的新農保業務檔案，要按照有關規定，根據同級檔案行政管理部門的要求向國家綜合檔案館移交。

第十六條 未按規定建立檔案，不按規定移交檔案，或玩忽職守，造成檔案管理混亂、丟失等，給單位和個人造成損失的，依照《檔案法》、《湖北省檔案條例》等有關規定予以查處，并追究單位領導及相關人員的法律責任。

第十七條 鄉鎮人社服務中心應參照本辦法管理新農保經辦規程中需要鄉鎮一級保管的業務檔案。

第十八條 本辦法自印發之日起施行。

附件：新型農村社會養老保險業務材料歸檔范圍與保管期限

一、管理類

個人在辦理參保、信息變更、關系轉移，經辦機構在受理過程中形成的登記表單及證明材料等：

1.新型農村社會養老保險參保登記表及應提供的居民戶口薄、身份證復印件等必備材料［100年］；

2.新型農村社會養老保險變更登記表及相關證明材料［100年］；

3.新型農村社會養老保險保險關系轉入申請表［100年］；

4.新型農村社會養老保險保險關系轉入接收函［100年］；

5.為參保人員辦理銀行存折、聯名卡、社會保障卡等重要憑證的首發、補發、收回管理登記表單及證明等業務材料［100年］；

6.服務協議管理材料，包括與基金收付款協議銀行、網絡通信運營商、考核材料、終止協議材料等［10年］；

7.其他在繳費環節形成的與參保個人有直接關系的業務材料［100年］。

二、征繳類

經辦機構匯總保費收取、集體補助、財政補貼有關情況，以及個人補繳形成的表單等業務材料：

1.補繳新型農村社會養老保險申請表及相關審核材料［100年］；

2.新型農村社會養老保險個人繳費匯總表［100年］；

3.新型農村社會養老保險集體補助明細表［100年］；

4.新型農村社會養老保險集體補助匯總表［100年］；

5.新型農村社會養老保險補繳匯總表［100年］；

6.新型農村社會養老保險地方財政補貼匯總表［100年］；

7.其他在繳費環節形成的個人補繳、機構匯總保費收取、集體補助、財政補貼情況等有關業務材料［100年］；

8.收款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

三、待遇類

待遇領取人在辦理領取手續，以及經辦機構在審核、支付待遇過程中形成的表單及相關業務材料：

1.新型農村社會養老保險待遇領取通知表及相關證明材料［50年］；

2.新型農村社會養老保險待遇核定表［50年］；

3.新型農村社會養老保險注銷登記表及應提供的居民身份證復印件及死亡、出國(境)定居、戶籍變更、戶籍關系轉移等相關證明材料［50年］；

4.新型農村社會養老保險基金支付審批表［50年］；

5.新型農村社會養老保險基金支出計劃表［50年］；

6.養老金支付匯總表［永久］；

7.領取人遺失證(卡、單)在補辦過程中形成的證明等相關審核材料［50年］；

8.其他在待遇領取環節形成的業務材料［50年］；

9.付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

四、統計類

在進行業務統計時形成的各類表單等業務材料：

1.各項業務統計報表〔永久〕；

2.統計數據分析報告等〔30年〕；

3.業務月/季統計報表〔10年〕；

4.各項社會保險基金預決算表按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

五、稽核類

機構監管形成的稽核、監察等材料：

1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關證據、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業文書及相關材料〔30年〕。

2.監察材料。社會保險行政部門依照有關規定向社會保險經辦機構通報的社會保險違法案件的查處情況及相關行政執法文書和其他材料〔30年〕。

3.內部控制材料。包括內部控制監督工作方案、內部控制檢查通知、工作記錄、相關證據、告知書或整改意見書、內部控制報告等專業文書及相關材料〔30年〕。

4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

5.其他稽核監管類材料［30年］。

第四篇：新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法

新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）

第一條 為規范新型農村社會養老保險(下稱新農保)業務檔案管

理，維護新農保業務檔案真實、完整和安全，充分發揮檔案的服務作用，根據人力資源社會保障部和國家檔案局第3號令以

及《社會保險檔案管理規定》相關法規，結合新農保業務經辦

操作規程，特制定本辦法。

第二條 農村社會養老保險事業管理處（下稱經辦機構）負責管理新

農保業務檔案，接受本級行政主管部門領導和檔案行政管理部

門業務指導，并指導下級經辦機構業務檔案管理工作。

第三條 本辦法所稱新農保業務檔案，系指經辦機構在經辦新農保業

務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種專業性文

字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條 經辦機構應根據各自權限和保管范圍保管業務檔案，嚴格按

照本辦法的規定及程序收集、整理、立卷、歸檔、保管新農

保業務材料，確保歸檔材料真實、完整、安全，不得偽造和

篡改(保管期限和整理方法見附件

一、附件二)。

第五條 應建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保新農保業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失

和泄密。

第六條 應備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房，庫房建筑面積不少于20平方米，并參照建設部和國家發改委

關于《檔案館建設標準》（縣級40平方米/萬卷），確定專用

檔案庫房建設中長期目標。業務檔案應使用專用鐵皮柜保管。

第七條 應配備專職或兼職檔案管理人員，并保持人員相對穩定。配

備的檔案管理人員應具備專業基礎知識，熟悉業務，忠于職

守。

第八條 在每年4月底前應將上業務檔案收集、整理、裝訂完畢

并入柜保管。收集過程中應對業務檔案真實性、完整性和有

效性進行檢驗，及時辦理交接手續。凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的業務材料，應退回整改。

經辦人員應編制《檔案材料收集目錄》并辦好交接手續。

第九條 新農保業務檔案分類應按照新農保業務經辦規律和特點，以

方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“—業務環節”的方法對新農保業務檔案進行分類、整理、組卷，及時編制卷內目錄、案卷目錄、備考表等（見附件二）。

第十條 新農保業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管

期限分為10年、30年、50年、100年。新農保業務檔案定期保管期限為最低保管期限，新農保業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十一條 老農保參保人轉入新農保的，應按新農保有關規定辦理參

保登記手續，并按照新農保業務檔案管理辦法管理檔案，原業務檔案按老農保管理辦法繼續保存。

第十二條 應依法為參保人提供檔案信息查詢服務。

第十三條 應對到期新農保業務檔案及時進行鑒定。鑒定工作應由經

辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及行政主管部門有關人員組成鑒定小組，負責鑒定并提出處理意見。鑒定中如發現業務保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十四條 對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級行政

管理部門備案，經辦機構主要負責人批準后銷毀。未經鑒

定和批準，不得銷毀任何檔案。應當派兩人以上監督銷毀

檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式

和時間。銷毀清冊永久保存。

第十五條 對永久保存的新農保業務檔案，要按照有關規定，根據同

級檔案行政管理部門的要求向國家綜合檔案館移交。

第十六條 未按規定建立檔案，不按規定移交檔案，或玩忽職守，造

成檔案管理混亂、丟失等，給單位和個人造成損失的，依照《檔案法》等有關規定予以查處，并追究單位領導及相關人員的法律責任。

第十七條 鄉鎮人社服務中心應參照本辦法管理新農保經辦規程中需

要鄉鎮一級保管的業務檔案。

第十八條 本辦法自印發之日起施行。

附件：新型農村社會養老保險業務材料歸檔范圍與保管期限

一、管理類

個人在辦理參保、信息變更、關系轉移，經辦機構在受理過程中形成的登記表單及證明材料等：

1.新型農村社會養老保險參保登記表及應提供的居民戶口薄、身份證復印件等必備材料［100年］；

2.新型農村社會養老保險變更登記表及相關證明材料［100年］；

3.新型農村社會養老保險保險關系轉入申請表［100年］；

4.新型農村社會養老保險保險關系轉入接收函［100年］；

5.為參保人員辦理銀行存折、聯名卡、社會保障卡等重要憑證的首發、補發、收回管理登記表單及證明等業務材料［100年］；

6.服務協議管理材料，包括與基金收付款協議銀行、網絡通信運營商、考核材料、終止協議材料等［10年］；

7.其他在繳費環節形成的與參保個人有直接關系的業務材料［100年］。

二、征繳類

經辦機構匯總保費收取、集體補助、財政補貼有關情況，以及個人補繳形成的表單等業務材料：

1.補繳新型農村社會養老保險申請表及相關審核材料［100年］；

2.新型農村社會養老保險個人繳費匯總表［100年］；

3.新型農村社會養老保險集體補助明細表［100年］；

4.新型農村社會養老保險集體補助匯總表［100年］；

5.新型農村社會養老保險補繳匯總表［100年］；

6.新型農村社會養老保險地方財政補貼匯總表［100年］；

7.其他在繳費環節形成的個人補繳、機構匯總保費收取、集體補助、財政補貼情況等有關業務材料［100年］；

8.收款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

三、待遇類

待遇領取人在辦理領取手續，以及經辦機構在審核、支付待遇過程中形成的表單及相關業務材料：

1.新型農村社會養老保險待遇領取通知表及相關證明材料［50年］；

2.新型農村社會養老保險待遇核定表［50年］；

3.新型農村社會養老保險注銷登記表及應提供的居民身份證復印件及死亡、出國(境)定居、戶籍變更、戶籍關系轉移等相關證明材料［50年］；

4.新型農村社會養老保險基金支付審批表［50年］；

5.新型農村社會養老保險基金支出計劃表［50年］；

6.養老金支付匯總表［永久］；

7.領取人遺失證(卡、單)在補辦過程中形成的證明等相關審核材料［50年］；

8.其他在待遇領取環節形成的業務材料［50年］；

9.付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

四、統計類

在進行業務統計時形成的各類表單等業務材料：

1.各項業務統計報表〔永久〕；

2.統計數據分析報告等〔30年〕；

3.業務月/季統計報表〔10年〕；

4.各項社會保險基金預決算表按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

五、稽核類

機構監管形成的稽核、監察等材料：

1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關證據、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業文書及相關材料〔30年〕。

2.監察材料。社會保險行政部門依照有關規定向社會保險經辦機構通報的社會保險違法案件的查處情況及相關行政執法文書和其他材料〔30年〕。

3.內部控制材料。包括內部控制監督工作方案、內部控制檢查通知、工作記錄、相關證據、告知書或整改意見書、內部控制報告等專業文書及相關材料〔30年〕。

4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

5.其他稽核監管類材料［30年］。

第五篇：社會保險業務檔案規范管理

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社會保險業務檔案規范管理

社會保險業務檔案規范管理

社會保險業務檔案規范管理是社會保險工作的一個重要內容，也是社會保險管理最基礎的工作之一，它全面反映了參保人員履行社保繳費義務、享受養老待遇的最原始最真實記錄，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。隨著社會保險制度改革的不斷深化和《社會保險法》的頒布實施，社會保險的覆蓋面越來越廣，參保人數越來越多，社保經辦機構的業務量和檔案數量也越來越大，加強社保業務檔案的規范管理，實現社保業務檔案管理的科學化、規范化已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。

社會保險業務檔案規范管理概況

社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等“五險”業務中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中，社保業務檔案的收集、整理與保存管理內容，也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業務。其主要特點有下述“五性”：

一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農合、新農保制度的推行，我國參與社會保險的對象已從城鎮職工延伸拓展到廣大農村和城鎮居民，并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業務檔案的廣泛性。

二是動態性。每個社會成員參與社會保險后，社保檔案都會隨著人員的流動而發生關系轉移，各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發生相應變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態變化決定了社保檔案的動態性。

三是權益性。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實

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記錄，是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，也是維護參保對象個人權益的重要依據，因此具有明顯的權益性。

四是規范性。社保檔案是按國家的有關規范要求來辦理的，即各類社會保險都有統一的辦理程序、統一繳付費標準、統一的表冊，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料必須具有很強的規范性。

五是共存性。隨著社會保險業務管理信息化的推行，社保經辦機構通過社保業務信息系統隨時掌握參保對象的各種情況和動態信息，完成各類報表生成和管理。

社會保險業務檔案規范管理存在的問題

（一）思想不夠重視。長期以來，相當部分社保經辦機構領導“重業務經辦，輕檔案管理”現象較為突出，總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規范化建設工作的開展。

（二）機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位，對本單位的檔案未實行統一管理，各門類檔案分散保管于各個部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

（三）管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業務能力。而實際工作來看，目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對社保業務檔案管理的重要性認識不足，對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不夠熟悉，日常檔案收集整理意識比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規定》要求及時規范整理歸檔，嚴重影響了檔案歸檔質量。

（四）設施不夠完善。受經費與場地等條件限制，許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室，導致“七防”（防火、防盜、防潮、防

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鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時間一久，不僅造成業務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發生，而且也影響了社保業務檔案的美觀、整潔及完整。

加強社會保險業務檔案管理的對策建議

（一）提高認識，加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》為契機，加大社會保險業務檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險業務檔案規范管理工作的重要性，提高全社會的社會保險意識。

（二）加強培訓，提高素質。社保業務檔案規范管理是一項政策性、業務性很強的工作，其質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識。

（三）健全制度，規范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社保業務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關。因此，各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的相關要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業務檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，嚴格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業務檔案的真實、準確、科學、完整和規范，實現社保業務檔案規范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。

（四）夯實基礎，完善設施。要把社保業務檔案管理工作作為一項基礎性系統性工程，納入社會保障工作體系和社會保險經辦能力建設全局之中統籌考慮和安排。通過積極爭取人力資源和社會保障行政部門及同級政府相關綜合管理部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎設備、人員配備、經費保障等基礎建設中存在的不足問題，逐步改善工作環境和工作條件。

（五）開發利用，信息共享。在管理好社保業務檔案和確保檔案安全的前提下，依法為各參保單位、參保群眾提供檔案資料是規范化管理的重要環節。這就要求社會保險檔案的保管必須集中統一和系統

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化，以滿足參保人員、相關民生部門和社保經辦機構自身對社會保險檔案系統利用的需求。因此，要在規范管理社會保險檔案的基礎上，全力整合社會保險檔案資源，努力構建社會保險業務檔案綜合利用平臺，以最大限度實現社會保險檔案信息資源的共享，從而為建設統一的社會保障檔案信息中心奠定良好的基礎。

（作者單位：松溪縣機關事業單位社會保險管理中心）

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