第一篇：公司檔案室管理制度

公司檔案管理制度（暫行）

一、總則

1、為了規(guī)范公司檔案管理，做好檔案的保密及使用工作，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位、部門的檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。

二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為A級和B級，檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理制度，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目、計劃總結(jié)類目、會議記錄類目、財務(wù)類目、基建類目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分司與員工的勞動合同和業(yè)務(wù)合同兩種；

（5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；

（6）會議紀(jì)要類：董事會議紀(jì)要等；

（7）財務(wù)類：財務(wù)會計的憑證、報表、財務(wù)分析等；

（8）基建類：公司基建項目的各種資料。

（四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級

2名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務(wù)報表

（6）政府機關(guān)核準(zhǔn)文件

（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

（8）工程設(shè)計圖

（9）公司規(guī)章制度

（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預(yù)算、決算書類

（2）會計憑證

（3）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書

（3）員工與公司合同期滿不在簽約或解除之合約4、1年以下暫時保存：

（1）結(jié)案后無長期保存必要者。

（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，辦理有關(guān)的審批手續(xù)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行

附表 檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

第二篇：公司檔案室管理制度

學(xué)校檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。

二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本學(xué)校過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、教研活動、企業(yè)文化等活動中形成的對學(xué)校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級和部門級，學(xué)校級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、學(xué)校所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與學(xué)校檔案歸口管理。

2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、學(xué)校章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

（5）計劃總結(jié)類：分計劃及總結(jié)等；

（6）會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等

（五）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、學(xué)校檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合學(xué)校檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）學(xué)校章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務(wù)報表

（6）政府機關(guān)核準(zhǔn)文件

（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

（8）工程設(shè)計圖

（9）學(xué)校規(guī)章制度

（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預(yù)算、決算書類

（2）會計憑證

（3）事業(yè)計劃資料

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：

（1）結(jié)案后無長期保存必要者。

（三）學(xué)校可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為學(xué)校各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，學(xué)校各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

附表 檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

第三篇：最新最全公司檔案室管理制度

最新最全公司檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。

二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（5）計劃總結(jié)類：分計劃及總結(jié)等；（6）會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等

（五）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）財務(wù)報表

（5）政府機關(guān)核準(zhǔn)文件

（6）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（7）工程設(shè)計圖（8）公司規(guī)章制度

（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書 2、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類

（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書 4、1年以下暫時保存：

（1）結(jié)案后無長期保存必要者。

（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向辦公室借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）辦公室接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經(jīng)辦公室核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由辦公室編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清單》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清單》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽字、監(jiān)銷人簽字、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清單》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)項目、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

附

辦公室檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制，以便查找。

第四篇：公司檔案室規(guī)章管理制度（通用）

公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇）

在社會一步步向前發(fā)展的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇），希望對大家有所幫助。

公司檔案室規(guī)章管理制度1

第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第七條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

公司檔案室規(guī)章管理制度2

第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。

第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。

公司檔案室規(guī)章管理制度3

一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案室規(guī)章管理制度4

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的`“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。

1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案室規(guī)章管理制度5

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

公司檔案室規(guī)章管理制度6

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

公司檔案室規(guī)章管理制度7

1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。

2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時送達相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時落實。

13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。

14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。

16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。

17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。

18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價值。

公司檔案室規(guī)章管理制度8

一.制度內(nèi)容

為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

二.管理目標(biāo)

客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

三.適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10.客戶維修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

四.注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通;

3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。

第五篇：檔案室管理制度[模版]

檔案室管理制度

一、本制度適用于安全監(jiān)督處各類檔案資料的整理歸檔、存放。

二、檔案室是機要重地，為確保安全，防止泄密，非我處室人員不得入內(nèi)。

三、檔案室是存放總承包項目經(jīng)理部安全監(jiān)督處檔案資料的專用庫房，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。

四、檔案資料應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙質(zhì)分類目錄。

五、室內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，及時更換驅(qū)蟲藥物。

六、檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

七、定期清理核對庫藏檔案資料，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

八、離開檔案庫房時，必須檢查好門、窗，加強防范措施，妥善保管庫房鑰匙。

九、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案資料，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

十、外部及處室人員必須嚴(yán)格遵守檔案室管理制度。