第一篇：關于大學生人事檔案管理問題的探討

關于大學生人事檔案管理問題的探討

摘要：人事檔案是人事工作的中心環節，是人事工作的基礎，同時服務于人事工作。高等院校畢業生檔案是國家人事檔案管理的重要組成部分，是大學生在校期間學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學校教育、考察、培養準人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養的主要依據。因此，加強人事檔案管理是高校畢業生適應社會、謀求發展的基本需求。本文通過對大學生人事檔案管理工作中存在的問題進行探討，并為提高其效能提供相應的建議，以期望能夠對我國當前大學生人事檔案管理工作的加強提供一點可借鑒之處。

關鍵詞：大學生，人事檔案管理，存在問題，對策措施加強大學生人事檔案管理工作的重要意義

高校畢業生人事檔案是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實寫照。通過人事檔案動態地分析大學生的人生軌跡，可以預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才。凡有利于企業和社會發展的都是有用人才，只是行業和層次不同，作用各異。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，最大限度地發揮其才能。促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理地流動，避免人才積壓和用非所學的現象，為組織和部門發展科學地配置人力資源。因此，加強對高校畢業生人事檔案工作的管理，是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎，更是促進高校畢業生就業的重要手段。當前大學生人事檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理意識不到位

人事單位檔案的管理是一項非常重要的工作，但是由于很多事業單位對這項工作不夠重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案人員沒有按中央組織部明文規定執行。檔案管理設施投入嚴重不足，有的沒有做到庫房、辦公室、閱檔室三室分開；有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、滅火器等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，缺乏嚴格的管理措施等，嚴重制約了檔案的利用和流動。

2.2檔案管理安全性不足

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。但是由于檔案管理不夠嚴格，檔案造假、檔案丟失的事情時有發生。檔案造假是經常會出現的一個現象，也是目前來說一個比較嚴重的問題。另外丟失檔案的事情也頻頻發生。檔案的材質通常都是使用紙張，并且檔案是由個人所在的事業單位所保管的，一旦個人不要這份檔案，檔案就會被發回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時候會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災等。檔案的丟失對于事業單位和國家來說都是有著一些影響的，所以我們一定要把改進人事檔案管理的工作提到日程上來。

2.3檔案的收集不夠全面、整理不夠規范

目前高校學生的檔案所涉及的材料和內容較為繁多，加之缺少建檔標準，導致高校學生檔案的收集不夠全面、整理不夠規范。經常會出現像材料書寫不規范、紙張規格不一、材料缺欠等諸多問題。許多反映學生綜合素質的材料得不到及時的歸檔，如大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力、技能競賽證書復印件等等。現有大多數歸檔材料只是大學生高考錄取時的材料、學習成績總表、入黨入團材料、體檢表等，這不利于全面了解每一位學生的實際情況和個性特點。從檔案中既看不出該生有什么突出成績，也發現不了其有什么專長，對學生的鑒定存在評述模式化傾向，成績多是千篇一律的評價套語，缺點則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個人的真實情況。在強化素質教育，提倡培養復合型人才的今天，如果仍然沿用傳統的歸檔范圍，那是遠遠不夠的。

2.4仍然沿用傳統的管理方式，尚未構建全面的信息化管理機制

伴隨著當前現代信息技術的飛速發展，信息技術對于高等院校人事檔案管理工作也具有非常積極的意義。但是，就我國當前高等院校人事檔案管理工作的開展現狀來看，基本上仍然在沿用傳統的管理方式，尚未構建全面的信息化管理機制。檔案管理模式老套、技術陳舊落后。研究者指出目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的實體管理模式中。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。由于高等院校人事檔案管理部門配置人員數量少、信息化建設程度不高，使得工作人員常年都在進行相關檔案材料的收集、整理以及歸檔工作，工作任務繁重，也就難以有過多精力去進行本單位信息化管理系統的研究與開發。有效解決大學生人事檔案管理問題的對策

3.1重視人事檔案管理工作

學校領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，領導小組要在很多方面對檔案管理工作進行支持，最為主要的就是在設備、工人和規定上對其進行支持。其次，檔案管理的工作設施以及環境需要加強，從軟件到硬件設備的建設都是需要進行改善。另外，還應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。

3.2加強檔案管理制度建設

規范的檔案管理必須建立完善的保管制度，還必須建立人事檔案利用制度。歸檔的檔案是需要進行周密審核的，想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個單位的上級批準，并且要進行登記審核。其次，檔案管理工作人員的文化知識程度應該較高一些，這樣才能更加專業的進行檔案管理工作。檔案管理人員自主收集各項材料是必須的工作態度。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進行總結和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據性。一旦發現存在問題的檔案資料，需要及時的進行更正，確保檔案的準確真實性。

3.3積極開展檔案管理工作的信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。為適應需要，高校人事檔案管理的重心應逐步由檔案實體管理轉向檔案信息管理；逐步利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，實行微機化操作，實現人事檔案管理數字化、信息化、網絡化。要建立內部局域網，實現檔案信息資源共享，使企業領導能夠直觀快捷地了解和掌握畢業生狀況，有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價值。結語

對大學生人事檔案管理問題的探討，加強大學生人事檔案管理是非常必要的。我們應當充分意識到當前大學生人事檔案管理工作中存在的不足之處，并積極采取各項對策措施，力求做到大學生人事檔案管理工作的準確、高效開展。只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進行，有一個更加健康的發展方向。

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第二篇：人事檔案管理問題及創新思考

人事檔案管理問題及創新思考

摘 要：本文主要結合人事檔案管理實際情況，首先闡述了人事檔案管理的重要性，接著指出了當前人事檔案管理存在的主要問題，最后對提升人事檔案管理水平給出了幾點創新性思考策略，以供相關部門參考借鑒。

關鍵詞：人事檔案；管理問題；創新思考；策略

隨著社會經濟的迅猛發展，社會各行各業對人才的需求以及要求也愈來愈大，人事檔案也逐漸得到了重視，這為有效開展人事檔案管理工作奠定了基礎。人事檔案是由國家機構以及社會組織在人事管理活動中直接產生的，其具有全面性、真實性、流動性以及機密性四大特征，對個人活動、學識水平、工作表現等都進行了詳細記錄，以個人為單位集中保存起來的以方便用人單位等進行考核利用的歷史記錄。人事檔案管理工作的完整性以及有效性對于個人以及用人單位均十分重要。伴隨著科技的進步以信息化大數據時代的到來，傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的要求。因此，必須要根據人事檔案問題，思考探索出人事管理的創新性策略，以期進一步提升人事檔案管理水平。人事檔案管理工作的重要性

人事檔案可以映射出各種人才的專業、研究方向以及個人的特長。做好人事檔案管理工作有利于人才的合理配置。一是通過人事檔案管理能夠有效挑選出優秀的人才，并結合單位實際情況以及未來的發展方向，有針對性的制定出培養人才的計劃，充分挖掘工作人員潛能，使優秀人才脫穎而出，從而推動單位事業的發展。二是人事檔案是單位進行選拔、考察以及任用人才的第一手資料，通過人事檔案管理有利于單位對工作人員的職位進行科學合理分配。三是通過人事檔案管理可以實現信息共享，科學預測出人力資源的需求，不斷優化人力資源配置。人事檔案管理存在的主要問題

2.1 舊的人事檔案管理方式太過繁瑣

以往的人事檔案管理屬于紙質管理，對于檔案的收集、整理、?b別、裝訂、保管、錄入、查詢等各個環節均需要憑借檔案管理工作人員手工去完成，不但特別繁瑣、復雜、低效，容易出現差錯，并且需要耗費人力以及大量的時間才能夠較好的完成。假如碰到比較少的信息需求的時候借助于人工查閱還可以從容應對，若碰到大批量的檔案信息需求，那么憑借手工對檔案進行檢索、提取、查閱、摘錄等事項將會是一個特別復雜的工程，給檔案人員增加極大的勞動強度，且時常會出現一些錯誤，給工作帶來了一定的阻礙。在具體的檔案查詢過程中，程序復雜、繁瑣，要求查閱登記以及檢索等諸多要求，這在很大程度上影響了辦事的時效性。

2.2 人事檔案受人為影響較大

在人事檔案中經常會出現一些造假現象。有些檔案管理人員的素質欠缺，當前社會的誘惑力比較大，假如檔案管理人員經受不了外界的誘惑，往往會直接將某些重要的人事檔案信息泄露，直接影響到人事檔案的保密性。雖說我國近年來強化了人事檔案管理的力度，但是受人為篡改的現象依然屢禁不絕，如某些人為了滿足一己私欲以及自身目的對人事檔案信息進行冒充別人或者是憑借人事檔案管理漏洞偽造材料，對我國的人事檔案管理制度構成了極大威脅。

2.3 人事檔案質量較低

當前，人事檔案內容編制中雷同、有關資料信息單一的特點特別明顯，如此人事檔案信息很難找出個人的特點、專業以及擅長的領域，很難有讓人耳目一新的感覺。這種人事檔案根本無法較好的反映出人盡其才的人事檔案管理理念，用人單位在進行人才選拔和晉升的過程中都需要通過人事檔案中記錄的內容進行參考，一旦出現內容雷同、資料單一的人事資料會對個人前途產生嚴重影響，無法充分發揮出個人的價值。

2.4 人事檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學技術的不斷發展，人事檔案信息管理系統開展得到廣泛應用，但是技術還不夠成熟，有些單位依然采取手工操作的方式來替代計算機信息化的檔案管理方式，這種管理方式不利于人事檔案管理信息化發展以及管理管理效率的提升。人事檔案管理創新性策略

3.1 不斷完善人事檔案管理制度

人事檔案管理屬于一項復雜的工作，需要對有關制度進行不斷完善才可以確保各項業務的順利開展。所以對人事檔案管理制度進行逐步優化，才能確保人事檔案管理水平的提升。在構建人事檔案管理制度時應該將社會具體去求以及相關理論進行有機融合，確保制度的有效實施。尤其對材料的收集以及管理進行嚴格執行，對人事檔案內的虛假資料要及時篩選，有效做到確保人事檔案的真實有效性。此外，要對人事檔案整理工作的工作職責以及要求進行不斷完善，確保人事檔案卷宗的整理更為合理、全面、科學，確保單位用人制度的有效性。

3.2 逐步提高檔案管理人員的綜合素質

隨著社會現代化水平的不斷提高，舊的人事檔案管理模式已經遠遠不能適應現代化的管理需求。必須要加強檔案管理工作人員隊伍的建設，憑借業務培訓活動不斷提高人事檔案管理人員的專業水平。首先，要向高等院校以及社會等多途徑、多渠道引進專業檔案管理人員；其次，現有檔案管理工作人員自身必須要轉變傳統的管理模式，不斷調整檔案管理的方法以及手段，平時要多強化計算機、信息管理等專業知識的學習，逐步提高升人事檔案管理，迅速適應現代化人事檔案管理的需求；最后，要不斷培養人事檔案管理人員的服務意識，加強與各部門之間的合作交流，不斷更新個人檔案信息，確保人事檔案內容的完整性以及豐富性，從而更好為人力資源合理配置提供有效服務。

3.3 強化社會公眾的檔案信息化意識的培養

針對人事檔案管理的涉密性以及隱蔽性，廣大群眾普遍認為檔案管理的內容就是報備人事材料以及提供相關的信息查閱，其潛在的意義以及價值是社會公眾并沒有過多的關注，這就在一定程度上忽略了人事檔案管理在人才選拔以及人才培養中所發揮的重要作用。人們對于人事檔案管理信息化的意識均比較低。在計算機信息時代的環境下，需要采取有效的方式進行宣傳教育，不斷激發社會公眾的檔案信息意識，憑借宣傳教育不斷更新人們的理念，引導大家深入的認識人事檔案管理工作的重要性，更加關注人事檔案管理的信息化建設。人事檔案信息化管理并不完全是單純的信息累積以及信息技術操作，更應該是充分應用信息技術的有利條件，實現信息資源的共享，促進社會發展進步以及經濟轉型的科技力量。

3.4 不斷提升人事檔案管理的信息化水平

如今是計算機信息化以及網絡化的社會，人事檔案的信息化管理屬于社會發展趨勢。在信息化時代大背景的促進下，需要積極引入現代化的科技手段，對人事檔案管理實現自動化、網絡化以及文檔化一體化的管理模式，各個單位可以把每名員工的檔案資料輸入到計算機內，從而形成數據化的檔案資料。借助于計算機進行及時且快速地進行收集、整理、分類、歸檔、保存，那么干部人員的電子檔案的作用將會等到有效的發揮。此外，可以不斷拓寬人事檔案的容量，對人事信息資源進行合理分類，為用戶的檢索、查詢以及實現信息共享提供極大便利，使檔案管理由單

一、被動、封閉的服務層次，不斷向全面、主動、開放的層次發展，確保人事檔案的系統性、完整性以及準確性，為領導干部以及社會公眾提供更加便利、有效的服務。

參考文獻

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作者簡介

鄧明明（1976-），女，漢族，湖南省邵陽市人，本科學歷，助理工程師，從事人事檔案工作。

第三篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業時學校會給你一張戶口遷移證和報到證，查看一下戶口遷移證和報告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時戶口所在地的派出所，報告證的地址應該是你高中時所在地的人事局，畢業后帶上你的報告證去人事局報到，人事局會給你開具報到證明，之后拿這個報到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續就全了。

如果回原籍，也不要讓學校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業處理，除非再考學等特殊渠道

否則無法恢復干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續（如果學校現在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對于以后，無論是去事業單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業的形式出面，給你做接收手續

給你干部身份，那樣的話，就不用擔心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續

這種情況對你是沒有好處的，沒有正式接收手續，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續一天，你在北京上的養老保險就白上一天

將來退休的時候，都不算數，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計算工齡的。

但是很多大企業的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請地方的人事局.存在教育局和存在人才市場待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費他們會在你存檔的時候通知你繳費，好處是如果你考事業單位（比如教育口）你可能會被優先考慮，存在人才市場不一定工齡就有效，如果你在私人企業，就和工齡沒有關系了，這就是郎方面的優劣勢，如果你有把握進事業單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農村或縣級，檔案應該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報道時繳納對應，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應的管理費。具體 情況請咨詢人事局人員

最好放人才市場，那樣如果考公務員什么的可以算工齡，如果時間長在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規的人才市場和人力資源中心在可以，超過一定時間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國家

就不承認了，你這么多年的學也白上了。而且如果以后你上保險和繳納住房公積金的時候，也會受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實到人才市場的好。

到你現在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續計算你的工齡以及保留你的干部身份。同時，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調檔。

檔案如果放在人才市場是和工齡掛鉤的.應該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費180元.畢業生每年付費把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學生代辦任何手續。

大型國有企業都有存放和管理員工人事檔案的權利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權

學校原則上是不幫畢業生托管檔案的，在我們畢業之前的一個月，我們學校就叫我們要么聯系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學校是不是也要求你們這樣！你先去問學校，檔案應

該還在那里，你的檔案只可能在3個地方：學校，人才中心，原籍！你去問學校就知道了！至于怎么保管，就要根據你的實際情況來分析了，找到工作了當然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業后檔案可以保存的幾個地方：學校、戶口原籍、就業該市的人才市場、用人單位及上級管理機構。

直接讓學校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動部門回把這一批的大學生檔案暫待管理。

第四篇：人事檔案管理

中組部、國家人事部關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充規定

中共中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）下發以后，各地區，各部門采取了一些措施，為糾正流動人員人事檔案管理中產生的混亂現象做了不少工作。但是，現行存在有令不行，有禁不止的現象。有一些民辦公司，人才開發中心等機構還在擅自接收和管理流動人員的人事檔案不按有關規定辦事，有的甚至把無原則地出具出國政審證明材料和保管檔案當成謀利手段。為了進一步貫徹執行流動人員人事檔案管理規定，加強對流動人員的管理，促進人才合理流動，特作如下補充通知：

一、流動人員的人事檔案必須嚴格執行中共中央組織部，人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》的規定，一律由各級黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動服務機構按照有關規定進行管理。對于不應管理流動人員人事檔案的機構，各級組織，人事部門要認真進行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關規定盡快移交。

二、黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位錄用、聘用流動人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的人事關系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續，并接收其人事檔案。

三、今后，各級組織、人事部門，對脫離黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位自謀職業的流動人員的人事檔案，一律憑有關黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的轉檔通知，辦理轉檔手續，不得再轉給任何民辦機構。

四、流動人員的人事檔案管理是一項重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動服務機構，一定要認真屬行職責，建立健全各項管理制度，把這項工作做好。

第五篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標準規定了XXXXXX的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適應于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

中共中央組織部關于印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標管理考評標準》的通知(組通字［1996］55號)。

關于轉發中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規劃》的通知(組廳

字［1996］36號)。

國電公司關于印發《國家電力公司干部檔案工作八項制度》的通知(人建［1998］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

管理職責

3.1 主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負領導 責任。

3.2 工作由局勞動人事部負責。

3.3 專職負責工作。

管理內容與要求

4.1 基本任務

4.1.1 負責接收、征集、整理、立卷、編目和統計本局形成的人事檔案。

4.1.2 負責對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進行業務指導和檢查。

4.1.3 負責人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調配、轉業退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會、職代會、工會、共青團等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個人政績材料。

4.2.3 通過局勞動人事部收集職工受教育的學生(學員)登記表，考生登記表，學習成

績表，畢業生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績表，學習鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動人事部收集專業技術資格評定、認定、確認審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設中形成的批準為正式中國共產黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團建設中形成的入團志愿書、申請書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進工作（生產)者、勞動模范等的登記表、先進模范事跡、嘉獎通報等材料。

4.2.8 通過局紀檢監察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復、個人對處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計稽查部收集形成對職工經濟工作中的評價、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產部、生產科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團

時間、參加革命工作時間等有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級

批復及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會、安全保衛部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的 調查報告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規

定》執行。

4.3 歸檔要求和時間

4.3.1 凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經部室領導審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的 項目，逐份逐頁地

進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續完備，經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經分管局領

導審查批準；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油

印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個月內移交局人事檔案室，移交份數一般為

一份(省公司管理的局級領導需二份)。

4.4 鑒別與轉遞

4.4.1 認真鑒別、判定人事檔案的真偽，做到不錯歸、錯銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現象發生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學歷、政審、黨團、獎勵、處分、待遇、其他等類)的內容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業職工檔案管理工作規定》為準繩，以審查結論

為依據，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內容重復、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構成以及每份材料 的內容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續，鑒別歸檔材料手續是

否完備。

4.4.8 職工因工作調動需要轉遞人事檔案的，應在10天內辦理轉遞手續，避免因時間

拖久，產生“無頭檔案”。

4.4.9 對轉出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉出。

4.4.10 人事檔案轉出后，須在檔案名冊注明何時轉向何處，以便備查。

4.4.11 轉出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個字段地輸入微機。

4.5.3 案卷裝訂前，應拆除卷內每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫房內每個鐵質檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據檔案庫房通風去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

4.6.6 嚴禁在庫房內吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發現有破損或載體變質的檔案，要查明原因

并及時進行修補或復制。

4.6.8 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容。

4.6.9 任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫房為我局機要重地，無關人員不得入內。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

4.7.3 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經有關領導同意后，方可辦理，復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經

本局分管領導批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關人員和職工本人翻閱

，用畢及時歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時催回；每年年底進行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉到有關單位，應管檔案及時索要。

檢查與考核

本標準的檢查與考核按《XXXXXX工作質量綜合考核辦法》執行。本標準的檢查與考核還應按XXXXXX有關規定執行。