第一篇：貸款檔案管理辦法

重慶市石柱土家族自治縣遠林小額貸款有限責任公司

貸款檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強小額貸款業務管理,規范小額貸款檔案的收集、整理、保管及調用等工作,合理有效的保管和利用檔案資料,為業務發展提供有效保障,切實防范小額貸款業務操作性風險,特制定本辦法。

第二條小額貸款業務檔案是指在辦理和管理小額貸款業務過程中形成和記錄的反映小客貸款業務處理過程的各項資料,是貸款檔案的重要組織成部分.主要包括權屬證明類、協議合同類、證件證明類、貸后管理類等四大類內容。

第三條小額貸款業務管理是指根據相關法律、法規和制定的要求,對小額貸款業務檔案進行科學、規范、安全、有效的保管與利用。小額貸款業務檔案管理是小額貸款業務管理的重要內容和環節。

第二章小額貸款檔案的歸檔范圍

第四條小額貸款業務檔案主要包括:權屬證明類、協議合同類、證明證件類、貸后管理類等,各類的具體內容為：

一、權屬證明類相關資料

(一)房屋所有權證、土地使用權證、機動車輛權利證、其他權利證明書及各種有價憑證等;

(二)他項權利證明書,質押登記文件或抵押登記文件;

(三)抵押物保險單、履約險保險單或其他保險單;

(四)其他權屬證明文件。

二、協議合同類相關資料

(一)小額貸款申請表、調查審批表、借款合同、補充合同、借款人或保證人提供的各種承諾書等;

(二)其他要件資料。

三、證件證明類相關資料

(一)借款人、借款人配偶、保證人的身份證件(居民身份證、戶口本或其他有效證件);

(二)借款人、保證人資信證明(包括收入證明、征信機構出具的資信報告、財產證明、稅單等)

(三)其他資信證明資料

四、貸后管理類相關資料

(一)貸款還清證明書;

(二)催收通知書(借款人、擔保人)、催收貸款律師函、送達回執;

(三)貸后檢查資料;

(四)其他相關資料。

第三章小額貸款檔案的保管及使用

第五條資料應有獨立檔案袋,檔案袋應封口,并經復核后,加蓋檔案管理員與復核人員的私章,放入專門檔案柜保管。

第六條健全小額貸款業務檔案借閱制度,完善借閱手續,做好借閱記錄。

一、檔案借閱應在業務辦公區進行,且需在管理員監督下查閱,原則上不得借出。

二、對于需要借(調)出使用的檔案,借調人必須填寫<申請審批表>,檔案管理員要留存復印件并記錄檔案借用及歸還情況。

第七條小額貸款檔案資料屬于內部保密材料,經辦人員與使用人員應嚴格遵守保密制度。

第四章 小額貸款結清檔案的處理

第八條小額貸款結清檔案與未結清檔案分開存放, 并建立結清檔案登記簿。小額貸款業務結清后檔案保管5年后可以銷毀,保管期從小額貸款業務結清次年1月1日起計算。

第九條對尚未終結借貸關系的貸款以及未經登記、批準銷毀的貸款業務檔案,任何部門和個人不得擅自銷毀。

第五章附則

第十條本辦法自發布之日起執行。

第二篇：貸款檔案管理辦法

貸款檔案管理辦法

一、總則

（一）為進一步規范料小額貸款公司(以下簡稱“公司”)貸款檔案管理工作，確保公司能夠及時、完整、規范進行貸款業務檔案管理操作，主要風險能得到有效控制，有效地為公司的貸款提供參考依據，特制定本辦法。

（二）貸款檔案是公司在辦理各項貸款活動中形成的，具有查考、利用價值的各種不同形式和載體的歷史記錄。是公司信貸工作的真實記錄，是貸款管理工作的原始憑證和參考依據。

（三）本文件是系統性文件，適用本公司貸款業務管理的全過程，供信貸員、風險管理專員、檔案管理員、貸后管理人員、內審人員使用。

（四）公司按照檔案集中管理的原則，加強對貸款檔案的管理。明確分管領導，建立貸款檔案管理網絡，檔案管理人員應和其他部門密切配合，共同做好貸款檔案的收集、管理工作。

二、貸款檔案管理的原則

（一）貸款檔案分為核心資料和附屬資料。

1、核心資料包括企業基本資料、自然人基本資料、貸款業務檔案和其他核心資料等；

2、權證類貸款檔案是指擔保方式為抵押或質押等方式貸款中所涉及的重要權利憑證或重要法律文件，重要憑證原件提交財務部門入庫保管，貸款業務檔案資料留存復印件；

3、管理類貸款檔案是指借款人及擔保人提供的與信貸業務相關的貿易合同、項目審批手續等文件，及信貸人員按照信貸操作流程對借款人及擔保人進行貸前調査和審查形成的相關資料；

4、要件類貸款檔案是指用于證明信貸業務法律行為的基本要件以及信貸業務操作環節的相關業務憑證。

（二）貸款業務檔案管理實行“分級建檔、集中管理、專人負責”的管理原則；貸款業務擋案資料由客戶經理歸集，并對真實性、完整性、合法性負責。貸款企業提供的資料必須加蓋企業公章（單項資料涉及多頁情況，加蓋騎縫章），復印件應由客戶經理簽字確認真實性。

（三）公司全部貸款業務均應建立業務檔案。

（四）貸款業務檔案以每筆業務合同為單位建立檔案進行管理，卷內可以多冊。

（五）企業基本資料、自然人基本資料檔案以客戶為單位歸集建檔并整理成冊；基本資料檔案可以在不同業務間共享，但信貸員應確認現有檔案資料能夠反映客戶最新信息。

（六）公司貸款檔案由信貸部綜合員集中保管，各部門間進行檔案交接應進行登記。

（七）貸款檔案保管期一般為每筆貸款業務結清后次年的1月1日起5年；重要檔案，如各種報表的匯總表、業務檔案交接表和銷毀清單應永久保管。

（八）因工作失誤致使貸款檔案毀損、遺失的，應根據責任人的過失情況進行責任追究。

三、貸款檔案管理流程

（一）貸款檔案的收集、整理、移交工作。信貸業務部信貸員：

1、放款當日將抵押物產權證書、抵押物他項權證、抵（質）押物財產保險單、權利質押的有價單據原件移交財務部門；

2、完成放款后10個工作日內將全部資料移交綜合員，填寫《貸款資料存檔目錄》；

3、每月最后1個工作日前將貸后檢査資料移交檔案管理員。(二）審査貸款檔案的完整性、合規性。綜合員：

1、審核客戶經理提交的資料是否完整；

2、審核客戶經理提交的資料是否合規；

3、專人保管《貸后檔案資料移交清單》，按年裝訂，結清貸款裝訂成冊。(三）黏貼印花稅。

檔案管理員根據我國現行相關法規的要求，在《借款合同》等貸款業務要件類檔案粘貼印花稅發票。

（四）檔案資料分類。

1、檔案資料分為核心資料和附屬資料；

2、核心資料包括：企業基本資料、自然人基本資料、貸款業務檔案和其他核心資料等；

3、企業基本資料包括：《企業法人營業執照》、《事業單位登記證》、《民辦非企業登記證書》、《外商投資企業批準證書》等企事業法人證書復印件；《組織機構代碼證》及《稅務登記證》（含國稅、地稅）復印件；公司章程復印件；企業法定代表人資格證明、履歷及身份證復印件；貸款卡復印件及査詢結果；企業法人的注冊資本驗資報告復印件(含歷次變更后連續的驗資報告〉；近三期財務報表及上兩年審計報告〈至少）復印件（含資產負債表、損益表、現金流量表〉； 現有借款明細、開戶情況清單（根據業務需要）；客戶情況變動說明材料：如企業變更登記文件復印件、生產經營資料，企業轉制、改組等重大行為的相關材料復印件等；

4、自然人基本資料包括：身份證件或境內有效居住證明的復印件；婚姻狀況證明文件；個人征信查詢的授權書、查詢記錄原件；財產證明的復印件；收入證明原件等；

5、權證類貸款檔案主要包括：抵（質）押物清單及說明；抵押物產權證書〈必須經有權部門蓋抵押登記章，是否留存原件按產品管理辦法的規定執行〉；抵押物他項權證；抵（質）押物財產保險單；權利質押的有價單據原件；抵（質）押登記手續原件；有處置權人或產權人權力機構出具的同意抵（質）押的書面證明；可掛失有價單據的停止掛失、停止支付手續原件；抵押物評估報告、質押物價值證明文件等；

6、管理類貸款檔案主要包括：審貸會及授權人員審批意見；借款人、保證人信用評級測分表；貸款調査和審査報告；交易合同復印件、相關稅務發票復印件；房地產開發項目的建設開發可行性研究報告、項目立項批準文件、《國有土地使用權證》、《建設用地規劃許可證》、《建筑工程規劃許可證》、《建筑工程施工許可證》、環保手續、地價款交繳證明、《商品房預（銷）售許可證》復印件等；固定資產項目貸款業務的可行性研究報告、項目立項批復文件，項目方案變更、概算調整的批復文件，項目概、預算審査報告；《國有土地使用權證》、《建設用地規劃許可證》、《建筑工程規劃許可證》、《建筑工程施工許可證》、環保手續復印件等；

7、要件類貸款檔案主要包括：借款人權力機構（如董事會）同意申請借款的書面文件；借款人權力機構成員簽字樣本（如董事會成員）；自然人控制的企業需加蓋工商査詢章；保證人同意擔保的董事會決議或權力機構文件；保證人權力機構成員簽字樣本（如董事會成員）；自然人控制的企業需加蓋工商査詢章；擔保函、項目擔保意向書；由授權代理人簽署合同的，留存企業法定代表人對授權代理人的授權委托書原件；授權代理人履歷及身份證復印件；貸款業務主合同及協議；如綜合貸款合同、借款合同、展期協議等；貸款業務從合同；如最高額保證合同、保證合同、抵押合同、質押合同等；公證書〔貸款主合同、從合同）（根據業務需要）；借款借據、借款申請書、延期還款申請書；借款人、保證人提供的還款計劃或承諾書；放款通知單及回單；利息收回憑證（復印件)、本金收回憑證、還本付息通知單、利息催收通知書和回執、逾期貸款催收通知單回執、公正送達、律師函等；貸款訴訟案件起訴狀、判決書、裁定書、強制執行書等法律文書；

8、其他核心資料主要是指：貸款業務各項資料的變更，主要包括變更后的執照，公司章程變更、法人變更、增資擴股及股權變動等；

9、貸款檔案附屬資料主要包括：風險預警資料；貸款后檢査資料；借款人及擔保人與本公司之間的商業信函；借款人及擔保人提供的簡介資料，綜合資料等；客戶信用記錄資料；借款人及擔保人有關生產經營資料和行業信息資料；借款人及擔保人財務收支情況；借款人及擔保人所在行業重大政策變化信息及有關新聞報道，與貸款業務相關的新聞報道等。

（五）綜合員編寫頁碼。

全部資料須逐頁編寫頁碼，凡有字跡即為一頁，雙面復印資料雙面分別編號，并在每頁的右上角記錄。編寫規則按《貸款資料存檔目錄》中資料所屬分類順序編寫。

（六）檔案編號由兩部分組成：第一部分為合同編號，第二部分為按貸款發放順序編寫的順序號。

（七）貸款檔案需填寫《貸款資料存檔目錄》清單。

1、貸款業務檔案按《貸款資料存檔目錄》所屬分類單獨歸集；

2、貸款后檢査收集的管理類、要件類和其他類核心資料，匯總裝訂成冊（每年至少一次)； 貸后收集的企業基本資料應納入企業基本資料檔案管理；

3、貸后檢査報告、五級分類資料、風險預警資料等附屬資料，按戶定期分別裝訂成冊（每年至少一次〉；

4、立卷檔案必須放入檔案盒內保管，貸款檔案禁止使用檔案袋保管。

（八）綜合員至少按月檢查各類檔案保管情況，如發現貸款檔案違規使用、遺失等情況，應立即向總經理匯報，并采取處理措施。

（九）檔案借閱。

1、公司員工。

（1）《借閱貸款檔案資料登記簿》上逐項登記，經雙方簽字后借出；

（2）歸檔后貸款檔案只能借閱，不能借出；遇特殊情況，需總經理簽字同意，可提供所需資料的復印件。

2、公、檢、法工作人員。

貸款檔案資料不對外單位提供，公、檢、法等有權機關査閱，按上述檔案借閱（公司員工）的流程處理。

3、綜合員調離。

綜合員調離時須辦理貸款檔案的移交手續。接收人對交接的文件和資料應按卷內目錄逐項核對，填寫《信貸業務人員調離交接報告》中信貸檔案交接記錄部分，雙方簽字確認。部門經理監督交接過程，并簽字確認。

（十）檔案裝訂。綜合員：

貸款業務結清后，憑財務部門出具的貸款本息收回通知單，于5個工作日內將已結清本息的貸款檔案進行歸集裝訂，并在檔案封面上加蓋“結清”章，轉入歸檔區保管。歸檔檔案應編制《歸檔結清檔案保管簿》，按順序逐筆記錄。

（十一）檔案銷毀。

貸款檔案保存期滿后，在總經理主持下由信貸部門和綜合部共同組成鑒定銷毀小組，負責組織對到期貸款檔案進行鑒定，鑒定工作結束后，提出工作報告，對確無保存價值的進行登記造冊，由檔案人員簽字確認，經董事會批準后進行銷毀。

四、貸款檔案管理的職責

（一）信貸部的職責。

1、信貸部門應做好貸款文件材料的收集、整理和歸檔前的保管工作，貸款文件材料應按照貸款項目分別存放；

2、逾期貸款本息全部收回或呆賬貸款經批準核銷后，信貸部門應將收回逾期（核銷呆賬）貸款通知單和相關的文件材料及時送綜合部歸檔；

3、信貸部門因工作需要調換項目信貸員時，應由信貸部門負責人組織辦理貸款文件材料的交接工作。

（二）綜合人員的職責

1、負責對貸款檔案工作的指導、監督和檢査；

2、建立對貸款檔案管理的具體辦法和制度；

3、負責對貸款檔案的接收、管理和提供；

4、負責對超過保管期限貸款檔案的鑒定、銷毀工作。(三）風險部門及其他貸款檔案使用者的職責。

1、風險部門及其他貸款檔案使用者在貸款檔案歸檔前使用貸款文件資料時，要注意貸款資料的整理和歸檔前的保管工作，貸款文件材料應按照貸款項目分別存放。

2、風險部門及其他貸款檔案使用者在使用、借閱、添加貸款文件材料時，要完善交接手續，并對貸款檔案承擔保管的職責。

五、附則

（一）本辦法由本公司負責制定、解釋和修訂。

（二）本辦法自公布之曰起執行。

第三篇：XX貸款影像信息檔案管理辦法

XXX農村信用社貸款影像信息檔案管理辦法

為強化信貸資產貸前、貸中、貸后的有效管理，加大對貸款發放、管理、回收的全流程監督，杜絕不良客戶賴債，進一步防范操作風險，明確管理責任，完善貸款在各個環節的監測過程，特制定本辦法。

第一條 信用社在所有貸款的貸前調查、貸款發放、貸后理過程中的關鍵環節，必須取得有關影像資料。

第二條 貸款影像資料是貸款管理過程的情景再現，必須在規定的環節及時取得，信用社各網點必須保證所獲取的影像資料真實、合法、完整。

第三條 貸款影像資料是反映貸款管理過程中的關鍵環節，客戶不得以涉及個人隱私和肖像為理由拒絕影像資料的采集。否則，信用社有權拒絕辦理。

第四條 信用社所獲取的貸款調查、發放、管理影像資料作為貸款檔案的一部分，應將電子版和紙質資料歸檔保管。貸款歸還后，按照農村信用社信貸檔案管理規定進行管理。信用社工作人員不得利用所取得的貸款影像資料，從事其他與貸款管理無關的活動，否則由此造成的一切責任由當事人承擔。

第五條 各信用社客戶經理、影像資料管理人員應加強對貸款影像資料的管理，嚴防丟失、被盜、泄漏等不安全行為發生，確保客戶信息安全。

第六條 法人客戶貸款的影像信息采集

（一）借款人影像信息

1、客戶經理與法定代表人以企業單位門頭或辦公室為背景進行調查的照片；

2、法定代表人、擔保人、信貸人員簽訂借款合同時的合影。

（二）擔保人影像信息

1、客戶經理、擔保人以擔保物或標志物為背景的照片；

2、擔保人或擔保單位法定代表人、借款人在簽訂擔保合同時和經辦貸款的客戶經理合影；

3、客戶經理在貸款催收時同借款人及擔保人的合影； 第七條 個體工商戶貸款的影像信息

（一）借款人影像信息

1、客戶經理與客戶在經營場所調查合影（拍照范圍內有經營場所名稱或標志物）；

2、辦理抵押貸款的，拍攝客戶經理、借款人、抵押人在內的照片；

3、客戶經理和借款人、擔保人簽訂合同時的合影；

4、客戶經理在貸款催收時同借款人及擔保人的合影；

（二）擔保人影像信息

1、客戶經理、擔保人以擔保物或標志物為背景的照片；

2、借款人、擔保人或擔保單位法定代表人與客戶經理簽訂擔保合同的合影；

第八條 自然人貸款影像信息

1、客戶經理調查時與借款人以其經營場所或家庭為背景的合影；

2、客戶經理與借款人、擔保人簽署借款及合同時的合影；

3、辦理抵押貸款的，拍攝客戶經理、借款人、抵押人在內的合影；

4、客戶經理在貸后貸款催收時同借款人、擔保人的合影。

第九條 所有影像信息必須留有工作日期，拍照過程中要求客戶經理在影像之內的，均由客戶經理指導第三人拍攝完成。

第十條 貸后檢查影像信息

（一）貸后檢查：在貸款有效期內，客戶經理對未按季結息的的借款人及擔保單位（人）進行實地檢查，并與借款人及擔保人留影拍照，完成貸后檢查報告。

（二）貸款催收：對到期前30天的貸款，管戶客戶經理立即發放催收通知單進行催收，放發催收通知單時與借款及擔保人合影存檔備查。

第十一條 影像檔案的保管與報送

（一）影像檔案的保管

1、保管責任人。信用社設立專用電腦存儲客戶經理貸前、貸中、貸后管理過程中拍攝交回的影像信息資料。全部影像檔案保管責任人為貸款記賬員，對全部影像信息的存檔與缺失負全責。記賬員崗位變動時對影像信息要詳細抄列清單由主任簽字監督進行交接，明確保管責任。

2、檔案管理。貸款記賬員在電腦中除C盤以外的任一分區中依次按→管片客戶經理→法人客戶、個人客戶、村組個人客戶→月份的順序建立文件夾,并將每日在電腦中更新維護后的文件在專用U盤備份。貸款影像信息隨借據開銷，日常對還清的貸戶，在記賬員抽借據的時候一并將還清借款的影像資料在“已歸還貸款客戶”影像資料文件夾保存，并根據還清貸款檔案資料保存年限及時刪除銷毀。終了，主管會計將未結清貸款影像信息刻錄光盤或在其他存貯介質進行存檔備份。

3、檔案查詢。電腦中影像資料文件夾增設密碼，并設立《影像資料查詢登記簿》。所有查詢影像信息的過程，必須有貸款記賬員在場監督。未經信用社主任同意，任何人不得查詢影像信息。每次查詢必須進行登記，并由社主任在登記簿上簽字審批。

4、歸檔時間。所有影像資料除保存電子文檔外，還應按取得的順序，打印紙質文檔家入信貸檔案保管。紙質檔案必須隨借款合同資料一并移交。客戶經理每日所取得影像檔案資料必須由客戶經理在電子版中進行更名（如：XXX貸前調查、XXX貸款發放、XXX貸款檢查、XXX貸款催收）于日終結賬前交記賬員。每日結賬終了，記賬員按收回的影像資料逐筆分類別核對外勤人員交回拍攝的貸前、貸中、貸后全部影像信息資料。并在《借款影像信息登記表》中登記后依次存入管片客戶經理文件夾中的“貸前調查”“貸款辦理”“貸后檢查”“貸款催收”等相關子文件夾。

（二）影像資料的報送

1、上報審批貸款影像。各社在新上報聯社審批貸款資料時，同時上報貸款調查環節影像資料（黑白打印件）并在本社留存電子版。

2、上報貸后檢查影像。凡經聯社審批的貸款，借款人未按季結息的均要按季上報貸后檢查影像資料（黑白打印件）并在本社留存電子版。

第十二條 影像信息的考核

為進一步明確交接保管責任，確保影像信息的保管、上報、存檔、調閱的完整性，對影像信息的保管及回交入檔考核如下：

（一）填制影像資料登記簿。客戶經理在回交拍攝的貸前、貸中、貸后相關影像資料時，必須在《借款影像信息登記簿》上進行登記，記賬員依據當天發生的信貸業務核查交回的影像資料的完整性，核對存檔后，在《借款影像信息登記簿》上簽字確認。對未按規定拍攝和拍攝份數不足的影像信息，記賬員有權要求客戶經理重新拍攝。

（二）檔案建立完整性考核。聯社將依據本辦法規定的拍攝方式、份數、影像內容等，不定期對客戶經理回交的影像信息按借款合同進行檢查，對未按規定拍攝影像資料的，每份處以管戶客戶經理50元罰款。對因保管不善而丟失影像信息資料的，處以保管責任人每份50元罰款。

（三）設立補助津貼。鑒于影像信息資料管理責任及日常工作量大等因素，對貸款記賬員影像信息管理崗位每月發放津貼100元。

第十三條 本辦法由XXX農村信用合作聯社制定、解釋和修訂。

第十四條 本辦法自2014年6月1日起執行。

第四篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

/ 5

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

/ 5

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

/ 5

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

/ 5

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

/ 5

第五篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。