第一篇：機關應用文寫作（03）

第五節　機關應用文的語言(上)

不同的文體，有不同的社會功能，也形成了不同的語言特色。機關應用文的語言究竟有什么特色呢?讓我們先作個簡單的比較。機關應用文和別的文章一樣，都離不開寫人、寫事。關于寫人，《紅樓夢》中的賈雨村是這樣出場的：“葫蘆廟內寄居的一個窮儒——姓賈名化、表字時飛、別號雨村的走來。這賈雨村原系湖州人氏，也是詩書仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已盡，人口衰喪，只剩得他一身一口，在家鄉無益，因進京求取功名，再整基業。自前歲來此，又淹蹇住了，暫寄廟中安身，每日賣文作字為生，故士隱常與他交接。”而在一篇調查報告中，介紹一位工程師時，卻用的另一種語體：“張××，男，現年四十二歲，一九六二年清華大學機械系畢業，可閱讀英、日外語專業資料，工作勤勤懇懇，積極努力。近年來，工廠的幾項重大技術課題，都有他參與或是在他主持下攻克的，被公認為‘全廠一號技術尖子’。他從一九五七年起便申請入黨，但因出身于地主家庭，哥哥曾被錯劃‘右派’，工廠一些領導認為，對他只能在技術上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被關在黨組織的大門之外”。

關于寫事，《水滸》中有一段“魯提轄拳打鎮關西”，其中對魯達的三拳是這樣寫的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鮮血迸流，鼻子歪在半邊，卻便似開了個油醬鋪：咸的、酸的、辣的，一發都滾出來。鄭屠掙不起來，那把尖刀也丟在一邊，口里只叫：‘打得好！’魯達罵道：‘直娘賊！還敢應口！’提起拳頭來就眼眶際眉梢只一拳，打得眼棱縫裂，烏珠迸出，也似開了個彩帛鋪的：紅的、黑的、絳的，都綻將出來……鄭屠當不過，討饒。魯達喝道：‘咄！你是個破落戶！若只和俺硬到底，灑家倒饒了你！你如今對俺討饒，灑家偏不饒你！’又只—拳，太陽上正著，卻似做了一個全堂水陸的道場：磬兒、鈸兒、鐃兒，一齊響。”而在陜甘寧邊區高等法院刑事判決書中一段槍殺的敘述，卻是另一個樣子：“當時，黃克功即拔出手槍對劉威脅恫嚇，劉亦不屈服，黃克功感情沖動，失去理智，不顧一切，遂下最后的毒手，竟以打敵人的槍彈對準青年革命分子的劉茜脅下開槍，劉倒地未死，尚呼求救，黃復對劉頭部再加一槍，劉即斃命。”

從這兩組文字的對比看，無論寫人還是寫事，語體的差別是顯而易見的。從機關應用文的角度看，語言的使用主要有以下四個特點：

一是平實。機關應用文是為了解決實際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點的突出表現是：

實在。它不用烘托、渲染等手法，而是實實在在地寫下去。同樣寫人，機關應用文和小說所使用的語言卻大不相同。比如《紅樓夢》寫賈雨村，是先寫總貌“窮儒”，再報姓名字號，然后講出身、追求，最后寫現狀。用語是動靜結合，動中寫靜，筆調曲折，有起有伏。調查報告寫張××，則是直接介紹姓名、性別、年齡、經歷，平鋪直敘，不轉彎子。同樣寫事件，魯達的三拳，拳拳描繪，層層深入，有意渲染，色彩斑斕，騰挪跌宕，十分感人。而判決書寫槍殺，卻是如實敘述，一絲不茍。

質樸。如實地表現事物的本來面目，不允許有類似“燕山雪花大如席”、“白發三千丈”之類的藝術夸張。妥貼的夸張，在詩歌中會成為名句，而在機關應用文中則會成為笑話。有些機關應用文的作者，為了追求生動性，常常在寫作中搞一連串的修飾語、形象詞，類似前些年簡報上的什么“紅彤彤”、“氣昂昂”、“凱歌陣陣”等等，不僅文章顯得虛泛、空洞，喪失說服力，而且形成一種裝腔作勢、嬌柔造作的文風，十分要不得。

通俗。機關應用文的用詞造句，都應當力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。有些同志在機關應用文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語，如放著現成的“他”不用，而用“其”；放著現成的代詞不用，要用“與之”。還有的用些半通不通的詞句。如“他的變化很大，前后簡直判若兩個人”。把“判若兩人”這個文言詞組寫成“判若兩個人”，不僅很不和諧，而且成了笑話。還有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虛語，好象《鏡花緣》中淑士國里的酒保，“請教先生，酒要一壺呼?兩壺呼?菜要一碟乎?兩碟乎?”結果，也只能引人發笑。

二是得體。機關應用文的語言要和作者的身份、讀者對象、所要達到的目的，以及客觀環境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。過去曾有一段時期，在我們黨和國家領導人接待外賓的通訊報導中，常常使用“接見”兩個字，周恩來總理看后，指示記者改成“會見”，即雙方會見。這就避免了使外賓有我們居高臨下的不愉快感覺，體現了大小國家一律平等的精神，改得非常得體。

要做到得體，還應當和所寫的文件的體例相符。報喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應莊重嚴肅，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。比如，請示性公文，用語要謙恭，講

究禮貌，結尾多使用“望”、“請”、“給以指示”等等，以表示下級對上級的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴謹、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語，則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現依違兩可的毛病，等等。

三是確切。機關應用文多是用來反映情況、指導工作的，一詞一句，一個概念，都必須有

確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋；更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來損失。要做到這一點，在用詞上應從兩個方面下功夫：

首先，詞的內涵必須清晰。比如“叛徒”是叛變革命，為敵人效勞者。但“文化大革命”期間，許多同志僅僅是歷史上被捕被俘過，或為了工作，打入敵人內部，也被說成“叛徒”，甚至把所謂“路線錯誤”也說成“叛徒”，這就從根本上混淆了敵我。又如一篇簡報說：“王××竟然在會上公開批評領導，造成很壞影響。”領導為什么不能公開批評?怎么批評一下就造成很壞影響?如批評得對，就應支持，即使批評錯了，也在所難免，說成“很壞影響”，也是不妥的。一查事實，原來是“公開地無理頂撞”，寫成“批評”，就把事實歪曲了。

其次，對詞的外延必須作適當的必要的限制。這是語言確切必不可少的。如魯迅先生臨終前，留下的遺囑中有“萬不可去做文學家和美術家”，很難使人理解，他便在“文學家和美術家”前面，加了“空頭”二字，變成了流傳于世的至理名言。又如，“學生會要支持學生的要求”，也不妥當。要求有合理的、不合理的，正當的、不正當的，不能凡要求都支持，應在“要求”前面加“正當”兩個字。再比如，一九四五年抗日戰爭勝利后，蔣介石在美帝國主義支持下，挑起了內戰。新華社為揭露美蔣勾結，寫了一個揭露美帝國主義幫助蔣介石運兵的電訊稿，原稿有“當馬歇爾呼吁東北和平和中國和平的時候”一句話，語法并沒有毛病，但卻容易使人理解為馬歇爾是真要和平的。毛澤東同志在“馬歇爾”后面加上“好象在努力”五個字，這就十分準確地把馬歇爾的偽君子面貌揭開了。

四是概括。機關應用文的用語要求簡捷明快，因此應當特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、群眾性語言。

在總結、決定、決議、指示等機關應用文中，要善于運用論斷性語言。這樣做，第一可以增強文件的說理性和說服力；第二可以增強文件的無可辯駁、不容置疑的權威性；第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。比如《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》一文，在語言上，從頭到尾體現出論斷的特點。“抗日戰爭期間，我們黨從一九四二年開始在全黨進行整風，這場馬克思主義的思想教育運動收到了巨大的成效。”一句話，概括了一九四二年黨內整風的背景，性質和它的效果，對這次整風的巨大歷史意義作了恰當的評價。又如“新民主主義革命的勝利是無數先烈和全黨同志、全國各族人民長期犧牲奮斗的結果”這一論斷，充分揭示了新民主主義革命勝利的根本原因，既恰如其分地肯定了全黨和全國人民團結奮斗的業績，沒有把一切功勞都歸于革命的領袖；同時，也不低估革命領袖的作用。實際上，“全黨同志”中自然也包括了黨的領袖在內。所以，在機關應用文中善于使用論斷性的語言，可以收到思想深刻，言簡意賅的功效。

在簡報、調查報告，匯報提綱及總結等機關應用文中，常常使用一些事例。從語言上說，這些事例多帶有綜合性。一方面它對問題的敘述，本身是大量事實、事例的綜合。如在一篇總結中談到：“全室七個同志，每人都認真地回顧了自己在一九八五年的工作歷程，暢談了政治上、思想上和業務能力上的收獲。”這個敘述，是建立在對全室七個人總結情況綜合分析的基礎上的。可以設想，如果對七個人的總結一個個加以描寫，那么這篇總結就要真正成為名符其實的流水帳了。另一方面，即使寫典型事例，也決不象講故事、寫小說那樣鋪襯、演繹、膨脹，而是盡可能用集約式的語言，說明它的概貌。如關于某區委常委組織生活會的情況報告，在談到“有攀比思想，看左鄰右舍”時，舉了三個例子：一是“春節人家請我們，我們也發請柬請人家”；二是“人家搞午餐補助，我們也搞”；三是“人家發食物過年，我們也批準企業單位給職工發三至五元買食物”。三個事例都沒有用很多話，但卻十分具體而生動地反映了這些領導干部的“攀比思想”。這種語言的運用，是機關應用文有別于其他文體的重要特征。

在機關應用文寫作中，還要善于運用群眾語言。這種群眾語言，也應該是經過概括、提煉、加工的。因此，它比一般的群眾語言更有代表性，覆蓋面更大。如在一篇關于糾正黨內不正之風的匯報提綱中，談到一些黨員領導干部以權謀私，利用他們手中的職權為自己晉級、提薪、增加津貼，收入比職工高十幾倍時，引了這樣一段話：“群眾給這些干部寫了一副對聯，上聯是：領導獎金上不封頂；下聯是：群眾獎金下不保底。橫批是：當官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通報中談到一些單位在用人上的不正之風時，指出：“有的領導干部竟然提出，在搞活經濟中，要敢于使用那些‘能說會道，上竄下跳，會撈鈔票’的能人，結果上了一些壞人的當，留下一屁股債。群眾說他們是：沒有請來能人，請來了壞人；沒有請來財神，請來了瘟神，真是陪了婦人又折兵。”這些經過概括的群眾語言，生動形象，活潑清新，用在機關應用文中，它的效果，要比我們寫一串干巴巴的話不知好多少倍。

第六節　機關應用文的語言(下)

在機關應用文寫作中，有幾個最常見的詞語，如“問題”、“要”、“親自”、“進行”等，寫的人，隨手拈來，用得順理成章；讀的人，一掠而過，也不去品嘗它的滋味了。實際上，這幾個字詞，在機關應用文中已經用泛了，用濫了，有的用到了鬧出笑話的程度。因此，對這些不管寫的人還是看的人都已習以為常的字詞，很有必要把它突出出來，加以剖析，以便引起人們的警惕和重視，減少或避免出現一些常識性的錯誤或漏洞。

一說“要”。“要”字在機關應用文中用得相當普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會議紀要”等指令周知性公文中，使用很更多。機關應用文中的“要”盡管出現的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們去做某件事，采取某項行動。比如，“要堅決地改變思想政治工作中的軟弱無力的狀態，要自覺地正確貫徹執行中央的路線、方針和政策，要堅決地抵制和克服‘左’的和右的錯誤思想的影響”(《中共中央關于整黨的決定》)。再如，“要在全黨大大加強對馬克思主義理論的研究，對中外歷史和現狀的研究，對各門社會科學和自然科學的研究”(《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》)。用“要”字作為一句話的開頭，可以增強它的論斷性、堅定性和原則性，觀點明確，文字簡潔，句子干凈利落，有很好的作用。

但是，在匯報、報告、請示等上行文中，多屬申明、敘事、祈使性的，一般不宜用論斷句式，也不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：

“當前，我們正著重解決商業、服務業人員對待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續搞好以遵守社會主義商業道德為主要內容的職工脫產輪訓，樹立人人信守商業道德，處處講求文明禮貌的新風尚。要積極推進零售商業、服務業的改革，進一步擴大企業自主權，貫徹按勞分配的原則。要建立包括經濟效益和服務質量在內的考核制度，使服務態度和職工的工資、獎勵直接掛鉤。要對文明商店、文明個人，除給予榮譽，進行表彰外，適當給予物質獎勵；對待顧客‘冷、頂、撞、推’，嚴重損害顧客利益的人，給予經濟制裁乃至行政處分。要進一步發展集體、個體商業網點，解決吃飯難、做衣難的問題。要努力改善服務設施，擴大服務項目，改進經營方式，方便群眾。要積極發揮顧客和當地群眾的監督作用，采取多種形式，定期聽取群眾的意見和要求。同時，要采取積極的態度，幫助商業服務業職工解決一些生活上急待解決的困難，調動職工群眾的積極性。”

這段話看起來象是“指示”，是上級向下級布置工作，提出要求。實際完全不是這么回事，恰恰是下級向上級和一些兄弟單位作匯報。這就很不得體，很不切合身份了。那么，這是怎么造成的呢?關鍵在于一系列“要”字把事情搞壞了。匯報只能用計劃、打算、商討、請示性的語氣來寫，最忌諱使用必須、應該、一定等命令式的語氣。不然，這個機關應用文的文種性質就發生了變化，它的效果、影響也完全不一樣了。這段話可以作這樣的修改：

“當前，我們正著重解決商業、服務業人員對待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。我們準備繼續搞好以遵守社會主義商業道德為主要內容的職工脫產輪訓，樹立人人信守商業道德，處處講求文明禮貌的新風尚。”以下各句統統去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字換作“我們還準備”，這段文字就能恢復它本來的匯報的性質，也符合匯報者的身份。

二說“親自”。在一些機關應用文中，特別是簡報、報告、總結、匯報提綱里，談到領導同志的活動、言論，常常同“親自”聯系起來，什么“領導親自到會作重要講話”、“領導親自主持會議”、“領導親自參加植樹活動”、“領導親自到建筑工地視察”等等。在一份簡報里有這樣一段話：“在落實知識分子政策中，各單位黨組織的主要負責人，親自主持研究方案，親自開會部署、作動員，親自主持召開知識分子座談會，親自參加談心活動。”短短六十多個字，竟用了四個“親自”，實在是用濫了，不僅完全多余，而且成了一種毛病，使人感到俗不可耐。目前在人們當中傳為笑談的所謂“親自吃飯”、“親自睡覺”、“親自打牌”，“親自跳舞”等，都是對濫用“親自”的一種譏諷和嘲笑。

那么，為什么一些作者愛用“親自”呢?無非兩個方面的原因：一是強調領導對某項工作、某個事件、某項活動的重視；二是強調事情本身的重要，借領導參與、涉足的名義，擴大影響。也還有的認為里面難免有“取悅”、“討好”、為領導“貼金”之嫌，這就說不清楚了。

其實，不論強調某項工作的重要，還是強調領導對某項活動的重視，都完全可以不用“親自”而同樣能夠達到目的。比如前述那份簡報中的一段話，如果把它改為：“在落實知識分子政策中，各單位黨組織的主要負責人，主持研究方案、開會部署、作動員，并召開知識分子座談會，參加談心活動。”不是絲毫無損于領導的重視嗎?因為已經有了主要負責人，那么對于“主持”，人們決不會理解為是別的人的活動；同樣的，開座談會、作動員、參加談心活動，也決不會算到別人的帳上。如此說來，那四次出現的“親自”二字，都是多余的了。但愿在我們的機關應用文中，盡可能以至杜絕多余的話，多余的詞和字，使它更樸實，更雅致，更大方。

三說“問題”。“問題”一詞，在機關應用文中使用得更多、更普遍、也更隨便。以至于用成了“問題”，人們往往還不認識它是“問題”，可見“問題”到了何等嚴重的地步。下面是一篇關于小城鎮建設的調查報告中的一段話：“目前，小城鎮建設需要研究和解決的有六個問題。

一、具體政策問題，主要有：(1)關于建鎮問題。這個問題又包括兩個問題……。”讀了這段不太長的文字，首先一個感覺，就是很別扭。大問題套著小問題，好象在做文字游戲。仔細分析全文，作者所說的“建鎮問題”，是指建鎮的標準，以及建鎮后的職能和待遇。這本來可以直截了當地具體寫出來，卻偏要用“……”問題”來概括，往往把最本質的東西淹沒在不恰當、不確切、更不高明的概括之中了。機關應用文中的概括，一定要準確、明晰、貼切，不能大而化之，籠而統之。上述調查報告中的“關于建鎮問題”，干脆明明白白地寫成“建鎮的標準和建鎮后的職能等沒有明確規定”，豈不是更清楚嗎?這樣反倒可以免除一些“問題”。

那么，為什么在機關應用文寫作中一些同志愛用“問題”呢?原因有：

第一，對所要寫的事物缺乏認真、深入的分析和思考，沒有找到事物的內在規律，而滿足于一般的現象羅列。客觀事物是極其復雜的。要認清它的本質，必須下一番苦功夫，動一番腦子，善于把感性的認識上升為理性的認識。這樣才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的現象羅列。一般來說，在任何一個具體事情、具體矛盾、具體概念上冠以“問題”二字，都是比較簡單，比較容易，對作者也是比較輕松的。但是，我們決不能圖簡便、圖輕松，而使得機關應用文失于平庸、浮泛。

第二，對修辭不夠講究，缺乏應有的修辭知識。任何文章的寫作都要注重修辭，機關應用文的寫作同樣如此。在機關應用文寫作中，也要對語言精心選擇加工，以增強語言表達的效果。如“問題”一詞，在機關應用文中雖然是常用的詞匯，但每次使用都應掌握得當，該用則用，該舍則舍，該變通則變通，免得重復、哆嗦，落俗套，破壞了整個文章的語言美。在一篇調查報告中有這樣一段話：“我們感到這里反映的主要問題是個別領導不重視的問題，缺乏得力措施的問題，也是干部和職工政治、業務、文化素質低的問題。”這里面連續用了四個“問題”，但并沒有給人多少新思想，新意境，相反地卻使得語言乏味，更談不上語言美。實際上，如果稍加變換，去掉幾個“問題”，改為“我們感到這里反映的主要問題，一是個別領導不重視，二是缺乏得力措施，三是干部和職工政治、業務、文化素質低。”既不失原意，又簡捷明快，讀起來也流暢、順口，特別是避免了“問題”來，“問題”去，給人俗不可耐的感覺。

可見，只要認真，只要精心，在機關應用文中到處使用“問題”的現象，是完全可以避免的。

四說“進行”。“進行”一詞，不僅是機關應用文喜歡用，許多文章都喜歡用，有時甚至用得過于隨便，以至一九八三年五月十四日的《人民日報》“今日談”，專門為此發表評論，題目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍須“進行”努力》。評論指出，不少文章中的“進行”式，完全是畫蛇添足。其實，這種現象太普遍了。請看一篇簡報中的一段話：

“公司黨委獲悉司機×××在密云縣出了事故，撞傷一名趕大車的社員以后，當天晚上就開會進行了研究。會上決定對×××要進行批評教育，并且決定派人到密云縣×××公社對該受傷的社員進行慰問，對其所受的損失進行賠償，同時通報全體職工，向大家進行一次安全教育。”

這段話只有一百多個字，卻連用了五個“進行”。實際上，仔細推敲一下，所有的“進行”都可以去掉。“開會進行了研究”，改為“開會作了研究”不是也可以嗎?“對×××要進行批評教育”，改為“對×××要給以批評教育”，也決不比“進行”差。“對受傷的社員進行慰問”，也可以改為派人到密云縣“慰問受傷社員”，既簡化了句式，也節約了文字。“對其所受的損失進行賠償”，改為“賠償其損失”，豈不更痛快嗎?“向大家進行一次安全教育”，也可改為“教育大家重視交通安全”。

從這樣的修改中，可以發現一個有趣的情況，即用“進行”的時候，句子中常常有一個“對”字或“向”字。凡是以“對”字為開頭的句式出現時，一般都少不了“進行”，因為“對”字后面的動詞常常要求一種復雜的形式，不能孤零零地存在，于是就得添個“進行”。如“同志們對他的發言進行了議論”，既然“對”字存在，就不能寫作“同志們對他的發言議論”，少了“進行”還不行。看來，少用“進行”，不用“進行”，最好的辦法是變換句式，不用“對”，因而也就可以不用“進行”。如“同志們對他在小組會上的發言進行了議論”。改為“同志們議論了他在小組會上的發言”，“對班里作出的決定，個別學生仍然進行反對”，改為“個別學生仍然反對班里的決定”。

為減少“進行”，改變句式是個好辦法。但關鍵是把“進行”的正確用法弄清楚。“進行”這個詞，有從事、作、開展等意思。比較常見的用法，是在它們后面加上原來作謂語的雙音節動詞，組成述語賓語結構的句子。比如：

春節前，對槍支彈藥以及其它易爆易燃物品要認真進行檢查，發現漏洞，及時堵塞。

對歧視婦女兒童、不贍養老人的人，要進行批評教育。

聽到社會上各種不同的議論，應當進行分析，不能隨聲附和。

教育制度、教育內容、教育方法、教育手段，必須進行改革，逐步實現現代化。

從上述句子中可以看出，單從語法結構上說，用不用“進行”都念得通；而從語氣上說，用不用“進行”卻不完全一樣。應該說，這是“進行”在用法上的一個特點。那么，究竟在什么情況下使用“進行”好呢?根據長期以來機關應用文寫作中形成的習慣，在兩種情況下使用“進行”為宜。

一種是比較莊重的正式的行為。如“有計劃有步驟地進行整黨，使黨風根本好轉”;“黨要進一步加強對共青團的領導，支持它按照青年的特點進行工作”。這里的“整黨”、“工作”等，都是比較嚴肅的事情，特別是在機關應用文中，以“進行”表述，顯得莊重。當然，用開展工作、開展整黨，也決不是完全不可以。

再一種是持續的行為。如政府工作報告發表后，“廣大干部正在進行學習和討論”。這項活動的確是進行式，它不是短暫的，而是要持續一段時期，用“進行”表述比較恰當。

明白了這個道理，在機關應用文寫作中，對“進行”的使用，應該慎重從事，不可馬馬虎虎，信手寫來，到處亂用。一定要做到，該用則用，不該用不用。免得再出現“革命尚未‘取得’成功，同志仍須‘進行’努力”那樣的笑話。

第二篇：機關應用文寫作

機關應用文寫作

第二節機關應用文的特點

要寫好機關應用文，首先應了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關應用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構、夸張、抒情等手法反映生活的本質真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規律和實質性問題；它不是給人們以美的藝術享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關應用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現在內容上，它必須有現實的具體的針對性。上級向下級發送的文件，都是為了解決現實生活中存在的問題，對特定的問題表明態度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經驗，請領導機關和領導同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關做決定，發指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關應用文來說，就是實用。

在表現效用上，絕大多數文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯，工作完成了，與之有關的文件也就失去了現實的效用轉化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執行，它們就完成了任務，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學習借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關應用文和它們又有什么區別呢

一是使用范圍和對象不同。機關應用文是在黨政領導機關、群眾團體、企事業領導部門這個范圍內使用的，是機關干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見乏于專業部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

二是擔負的任務不同。機關應用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流信息，宣傳教育。它是行為的規范，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關應用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導消息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現形式和行文方式不同。機關應用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。文件的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的文件，未經有關領導批準，不得下發。每份文件，只能在規定范圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關應用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。因此，嚴格是機關應用文的第二個特點。

機關應用文的特定使用范圍，對象和它所承擔的任務，決定了它無論內容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內容上一定要實事求是，不允許憑想當然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機關應用文中是嚴禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論

一番。就連以事實為依據的通訊報導，作者也可以在環境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時間核對細節。機關應用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴重的”，寫成結論性的“犯有嚴重錯誤”；把“給市民發放物價補貼”，寫成“給群眾發放物價補貼”；把“領導干部”寫成“干部”，還有象“保護公共秩序”，“基本上是

扎扎實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現。要防止把現象當作本質，把偶然發生的事，不典型的情況當作普遍存在的事。在使用概念和判斷進行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關系、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說主要問題沒有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機關應用文是領導機關的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準確、扎實是機關應用文的第三個特點。

工作質量和效率的高低，是衡量領導機關、領導班子水平高低，能否勝任的重要標志。體現在機關應用文上，就是積極倡導簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學。在我們社會主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關于建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫。或一次著重寫幾個問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在。”一九五二年二月，黨中央發布了《關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認真壓縮。各級領導同志責任重大，事務繁細……在寫請示文電或寫報告時，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀。現在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結果，使領導同志對這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內容扼要，曉暢明快，作為機關應用文的一條基本原則提了出來。這對于我們現在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機關應用文的第四個特點。

由此可見，實用、嚴格、準確、簡練是機關應用文所具有的特點，它們緊密聯系、不可分割地體現在同一份文件中。有些同志把強烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當。實際上，政治性最強的不是機關應用文，而是政論文；格式要求最嚴的也不是機關應用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當然，機關應用文的特點如何敘述，還可以繼續探討，以便表述得更準確、更科學。

第三節機關應用文的類型

機關應用文的四個特點，是從它的外部聯系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機關應用文的寫作規律和方法，僅僅了解其一般特點是不夠的，還必須從它的內部聯系中，進一步比較、分析、歸類，把眾多的機關應用文文體，劃分成幾種類型，進一步研究各類和每一類內部各種文體的特點、寫法和關系。

國務院辦公廳于一九八七年二月十八日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機關應用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》。《命令令》是國家權力機關和行政機關發布重要法規，采取重大的強制性行政措施，任免、獎懲有關人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動員令、戒嚴令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等。《命令令》在軍事部門使用更廣泛，更經常。《指令》則主要是國家行政機關發布重要指示性和規定性相結合的措施或要求時使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對某些問題或者重大行動作出安排時使用，比如：《中共中央關于整黨的決定》、《中共中央關于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項。比如：《關于修中華人民共和國憲法若干規定的決議》、《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內容更帶有全局性，形成過程更嚴格，但它的指令性不如《決定》強。

第三類是《指示》。主要用于對下級機關布置工作、闡明工作活動的指導原則，比如《中共中央、國務院關于進一步做好計劃生育工作的指示》、《中共中央關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應當普遍遵守或周知的事項時使用，如《中國人民解放軍布告》、《關于保護森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級人民法院布告》等。《公告》是向國內外宣布重大事件時使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》有時把某件事告知社會或特定對象時也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內公布應當遵守或者需要知道的事項時使用。比起《布告》來，專業性相對地強一些，告知對象的范圍也小一些。如《天津市市內電話局關于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關于維護鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發布行政法規和規章，轉發上級機關，同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用《通知》。

第六類《通報》，主要用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各機關知道的事項。它與通知的區別是，通知要求貫徹執行，具有一定約束力；通報則只起倡導、警告、啟發和溝通情況的作用，如《關于情況的通報》、《關于科學技術新成果推廣應用的通報》等。

第七類《報告》、《請示》。《報告》用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，《請示》則是向上級機關請示指示和批準。《報告》又可分為會議報告，比如中國共產黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創社會主義現代化建設的新局面》；情況報告，如共青團中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關于進一步開展學習宣傳張海迪活動的報告》。

第八類《批復》。用于答復請示事項，比如《國務院關于北京市城市規劃總體方案的批復》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機關信箋繕寫蓋印即可，不必編列發文字號。有時答復下級來文，常以《復函》代《批復》。

第十類《會議紀要》。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機關應用文。比如在機關使用最普遍、范圍最廣泛的《簡報》和《調查報告》，使用越來越多的《匯報提綱》，伴隨商品化經濟而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡報》就是簡略的情況報告，目前已經逐步成為機關文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機關應用文的基礎性文體。如果寫不好簡報，就很難寫好報告、請示等文體。《調查報告》是表達調查研究結果的文體，有專題性的和綜合性的；有調查現實情況的，也有調查歷史情況的；有肯定經驗性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機關企事業單位都離不開的文體。《匯報提綱》是向上級做口頭匯報時使用的大綱，往往是事先有個文稿，而在匯報后，又根據領導同志的意見加以修改，才正式印成文件。《合同》是當事人雙方為了實現某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協商一致的原則下，明確相互權利、義務關系的一種協議，它是商品經濟發展的產物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學習和教學方面講，把機關應用文的發送對象和它們所承擔的任務統一起來劃分，這樣，機關應用文大體可以分為四類：呈報性文體、指示性文體、契約性文體、法規性文體。

呈報性文體，主要有《請示》、《工作報告》、《情況報告》、《簡報》、《匯報提綱》、《調查報告》、《工作總結》等，都是下級向上級報告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報》、《布告》、《公報》、《命令令》等，都是上級向下級發出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協議書》等，即當事人或單位雙方、多方，為了實現某種目的，在相互平等、協商一致的原則下，明確相互權利和義務的文件。這一類文體，過去在機關應用較少，現在，隨著黨和國家的工作重點轉移到社會主義現代化建設上來和商品經濟的不斷發展，各級黨政機關和企事業單位正在進行領導體制和經濟體制的改革，工作責任制和經濟責任制正在逐步確立，在機關內部和機關相互之間明確責、權、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經引起各方面的重視，也必將發揮越來越大的作用。

法規性文體，包括《法律》、《條例》、《規定》等，它在機關應用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。

以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴格、確切地歸類，比如，《工作總結》、《工作計劃》、《調查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續后，也發給下級機關和有關人員作為參考。這就帶上了指導性。有些文件是否上報下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據工作的需要。

墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”《墨子閑話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對于機關應用文同樣適用。

第四節機關應用文的格式

文章的格式，是指文章相對穩定的制作規格或式樣，它屬于表現形式的范疇。不同的內容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機關工作的統一意志，嚴肅周密，講究效率的特點，決定了機關應用文必須有一個方便工作、統一嚴謹的格式。古今中外，歷代政權，都十分重視機關應用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規定。有的要求十分嚴格，如果違反，輕則受責、重則治罪。由于階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機關應用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機關公文處理辦法》第三章作了明確規定，即無論哪類文種，在文件制作時，一般都由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。同時規定了十條原則：

一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文機關和公文種類。

二、發文字號，包括機關代字、年號、順序號。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

三、公文一律加蓋印章。上報國務院的公文，應注明簽發人。四，秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。

五、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

六、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄報形式。

七、公文如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發文機關應寫機關全稱或規范化簡稱，幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前。

九、會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。

十、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：

編號○○○××

××市人民政府文件

××發〔〕××號

———————————————————————————————————

〔秘密〕

關于×××××的通知

各區、縣人民政府…………

現將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發至××級

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抄送×××××

———————————————————————————————————

××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發

———————————————————————————————————

共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數的次序，以便于統計、收發登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯合發文，應把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號排印的發文機關代字、發文年號和該的發文序號。它不僅便于統計、收發、查找，而且往往代替較長的標題，便于引用。如果幾個單位聯合行文，一般只用一個與文件關系最直接的單位的發文序號，有時也并列幾個單位的發文序號。機關的代字是固定不變的，比如，“中發”是中共中央文件，“國發”是國務院文件，“京發”是中共北京市委文件，“京政發”是北京市人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個五角星。

行文部分。左上角是密級也可寫在右上角，用方括號。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級。密級下面正中是文件的標題，字體要大于正文，小于文件名稱。標題一般由發文機關名稱、主要內容和文種組成。也有的標題無發文機關名稱，如，關于表彰×××等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標題必須準確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產生歧義。標題下面是臺頭，即主送機關名稱或領導人名稱。寫在正文上面左側，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關或一個和幾個領導人的名字。《請示》則只能寫一個主送機關，臺頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結尾有一些習慣用語，比如，開頭寫“根據……文件的規定”、“根據某領導的指示”；結尾寫“以上各項希參照執行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數。附件是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關系。但能不附的盡量不附，必須附又能節省的盡量節省。最后是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領導人簽署的文件也可不用機關的印。《請示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應以定稿時主要領導人簽發日期為準。但會議通過的文件，則以通過時間為準，一般不寫在文件最后，而寫在標題下面。有些規范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發送范圍，即此件發至××級，抄送機關名稱，印制單位名稱，印發時間，總印數。

另外，凡屬緊急文件，應根據緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標明“急”、“特急”字樣。

《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型長毫米、寬毫米左側裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據實際需要確定。”有的單位還規定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機關應用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質和任務，分為三種情況：有相對穩定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習慣性寫法的文體。

有相對穩定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規》，標題應標出制定或發布法規的單位及法規的名稱，有的標題只標法規名稱，而把制定單位、批準部門和發布時間放在標題下面的括號內。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規條例的依據、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達，也有作為第一條的；然后是法規的基本內容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權限以及與其它法規條例的關系。這一部分有的以“附則”形式出現，有的作為最后一條。

《請示》，一般由六部分組成：標題，寫法是“關于……的請示”。臺頭，寫明上級機關或領導人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請示原因，講明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當，請批準”，“是否妥當，請批示”等等。最后是請示單位或請示人的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。

《會議紀要》，如日常辦公會議和大型會議的紀要，前者除標題外，應順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內容、決議事項。后者則可根據情況，刪去其中一項或幾項。

《合同》，主要是，標題要標明合同性質，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數。

有習慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時間要求、組織領導等，最后標明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績收獲、缺點問題、經驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標。有些調查報告，也有一些習慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內容而變更。

不同時代的機關應用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關應用文，格式總的說是相對穩定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應當在寫作實踐中，不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學的格式。但已經形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關應用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經常出現的毛病有：格式不完善。有的文件應寫標題的沒有寫，應寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。張冠李戴。把《請示》的結尾“以上意見是否妥當，請批示”，寫在《報告》上等等。

第三篇：機關應用文寫作專題講座

機關應用文寫作專題講座

（一）第十講 簡報的寫作

作者：王蘊來源：《中國煙草》1990年第10期1990-10-0

1簡報，是對工作等情況的簡要報道。它是各部門、系統、機關內部反映問題、溝通情況的實用文書。隨著各項事業的發展，簡報的應用越來越廣泛。簡報的使用范圍也不斷擴大，不僅用于向上級反映情況，也用于平行、下行機關之間。目前我國各級領導機關，各個企事業單位，一般都有專門的定期或不定期的簡報。簡報是機關應用文中最普遍、最常見、使用范圍最廣泛的文體。

一、簡報的特點

簡報在寫作上有5大特點，即新聞性、真實性、時效性、簡明性、重要性或指導性。可簡要概括為：“新”、“真”、“快”、“簡”、“重”。

1.新。就是簡報一定要有新的內容、新的觀點、新鮮的題目，具有新聞的特點。要給人以新意，通過反映新情況、新問題、新經驗，給人以啟發、借鑒。“新”是簡報的靈魂，也是決定簡報作用大小的關鍵。有些單位一年編寫幾十篇甚至上百篇簡報，結果一份也沒有被上級機關轉發，其根本原因就是缺乏一個“新”字。一般化的問題、人云亦云陳腐的東西，就失去了簡報的價值，起不到典型指導作用。

怎樣做到“新”呢？要抓住三個環節。一是要不斷學習黨的路線、方針、政策和本部門的專業知識，才能高屋建瓴地從紛繁復雜的事物中發現新問題。二是要深入實際，調查研究，從實踐中不斷獲取新材料。三是要多思，善于思考，善于分析，從大量材料中提煉出新的材料，整理出具有新聞性的簡報。

2.真。簡報反映的事實一定要真實可靠，不能虛構，這是必須遵循的原則。選用材料必須準確、真實、全面。不添枝加葉，不以偏概全，有一說一，有二說二。簡報所引用的背景材料、數字、史實、引語等，都必須認真核對，做到準確無誤。

3.快。簡報有很強的時效性。要迅速及時地把情況反映到上級和有關部門，或傳達到下屬單位和有關人員。在內容相似的條件下，簡報是否發生作用或者作用的大小，快慢是一個重要的因素。當新事物、新經驗還在萌芽狀態時，就敏銳地抓住它，及時反映，使有關領導部門掌握情況，及時支持、扶持，總結推廣，促進某項事業更快更好地發展。當工作發生問題之時，如果及時把簡報送到有關部門或領導同志手里，使領導或有關部門及時采取措施，就可以及時防止問題的擴大或蔓延。如果錯過時機，簡報的作用就會大大削弱，甚至毫無用處。快，是對簡報時間上的要求，也是“新”的保證。

4.簡。即語言表達要簡明扼要。要迅速反映情況，冗長、繁鎖就必然拖延時間。簡而明，是簡報賴以存在的根基。因此，一定要內容集中，篇幅簡短，文字凝煉，一般最好不超過千字。如果反映的內容太多，可從不同角度分幾期反映，不要堆在一期上，使人不得其要。需要指出的是，我們提倡的簡，是在說明問題前提下的簡，而不是茍簡。如果沒有把問題表述清楚，使人不得要領，莫知所云，那么簡也就失去了意義。

5.重。簡報的份量要重，所反映的情況重要，事件重大，事關大局，這樣的簡報具有重要性和指導性，才真正有價值。這就取決于簡報的選題。簡報的選題非常重要，一般應選與路線、方針、政策密切相關的大問題、重要情況，經驗教訓，選擇中心工作、重點任務進展情況、成果、阻力，選擇引人注目的新苗頭、新傾向、新動態。

總而言之，“新”、“真”、“快”、“簡”、“重”，是簡報的5大特點，這5方面是相互聯系不可割裂的，缺少一方面，就不是一份質量高的簡報。

二、簡報的類型

簡報種類繁多，寫作方法各不相同。從內容和作用方面區分，大致可分為3類。

第一類是思想動態性質的簡報。即反映不同行業、地位、年齡的人，在一定時期，一定情況下的各種思想動態。

第二類是工作性質的簡報。用以反映本部門、本行業工作過程、方法、經驗、問題。大體包括：①對黨的方針政策和上級領導的指示貫徹執行情況。②工作中的經驗、教訓和問題。每一項工作在進行中抓了什么關鍵，用了什么方法，遇到什么困難，解決了哪些問題，取得了什么成果，隨時都需要用簡報反映。③典型調查情況和結論。領導機關在做典型調查、寫成調查報告前，先用簡報扼要地進行反映，寫成調查報告后，也可以作為情況，壓縮成簡報，或分成若干期簡報反映。④表揚和批評。把帶有典型性的新人新事新思想和錯誤的、違法的、反動的思想行為和傾向，及時向上級反映，或者盡快把情況通報給下級或有關部門，使其發揮扶正祛邪，推動工作的作用。

第三類是會議情況摘要性質的簡報。這類簡報是會議主持者用來組織和引導會議，并向上級報告會議情況的。內容主要是會議概況、進程、會上研究和爭論的問題，與會者的重要發言摘要等。

以上所說的三種類型，并不包括所有的簡報，即便這三類簡報也經常有交叉現象。比如工作情況性質的簡報也常常含有思想動態方面的情況，會議簡報也反應思想動態和工作情況等等。

三、簡報的常用寫法

（一）簡報的構成。簡報有固定的構成，一般由報頭、本體、報尾三部份組成。

1.報頭一般由“名稱”、“順序號”、“編發單位”、“印發日期”等構成。

2.本體是內容之所在，由標題和正文組成。正文一般有導語、主體、結束三部份。

3.報尾一般由“發送范圍”、“印發份數”構成。也可以不帶報尾，寫完本體自然結束。簡報的報頭、報尾格式固定，很好掌握，本體的寫法則大有講究。

（二）本體的寫法。本體包括標題和正文兩項。本文著重談談正文的寫作方法。簡報的正文分為導語、主體、結尾三部份。

1.導語。導語是簡報的開頭部份，通常是緊扣簡報中心，用簡明的語言寫出簡報中最新鮮、最重要的事實，點出簡報主旨，引導讀者閱讀。簡報導語的寫法靈活多樣，最常用的有：概述式導語、提問式導語、結論式導語、描寫式導語。

概述式導語，用概括的語言把簡報最主要的事實簡明扼要地敘述出來。財經系統和企業簡報在采取概述式導語時，經常運用有力的數據和對比的手法，突出現時工作成效。

提問式導語，用尖銳、鮮明的問題，把主要事實或主題思想牽引出來。

結論式導語，用明確肯定的語言，把主要事實體現的結論總結出來。

描寫式導語，用生動、形象的語言，把有關的特定場景簡潔地描繪出來。

會議簡報也常用會場情況、討論氣氛、參加會議人員情況的描繪作為導語。

導語在簡報中往往起提綱挈領、畫龍點睛的作用，對寫好簡報至關重要。其基本要求有以下幾點：首先要開門見山。導語須開篇入題，直截了當，直說主要事實，中心思想。千萬不要“戴帽子”、說“套話”。其次須交代清楚。對與主要內容有關的時間、地點、人物、事件、原因、結果等“六要素”，導語雖然不一定逐個說明，但要根據情況做必要交代。再次要概況簡煉。導語既要全面、概括，又要簡明扼要。

2.主體。主體是簡報的主干、中心部份。它緊承導語，或展開主要事實，或列舉典型材料，來表現簡報的基本內容。簡報主體的寫法，沒有一定的格式，從其表現形式看大致有以下幾種，簡稱為“編寫十法”。

①一事一敘法。當簡報選用的材料典型、集中，是一個問題、一種情況、一個事件時，常按事實發生、發展、結局的自然順序敘寫。這種寫法要求選材要嚴，重點突出，切忌平鋪直敘，羅嗦冗長。

②新聞報道法。即以新聞報道式的導語作為開端，然后再用事實、情況、問題等，把所要表達的內容烘托出來，或做必要的解釋。形成所謂“倒金字塔”式。

③分列標題法。如果涉及方面較多，或幾個問題、幾種情況、幾點體會、幾條意見等，均可分條逐項列成小標題，用數字標明段落或項目，逐條逐項地寫。

④材料轉發法。即把有關材料（或經過加工處理的材料），通過轉發形式刊登在簡報上。這種寫法一般要在轉發的內容之前加“編者按”，以揭示轉發的宗旨和意義。按語要觀點明確，旗幟鮮明，言簡意賅。

⑥經驗介紹法。即先把所取得的成績和產生的效果加以高度概括寫在前面。然后再著重介紹主要做法、經驗和體會，用以指導推動工作。這種寫法，也叫“先果后因”法。其中“因”

是重點，要寫得有理有據，有條有序，簡明具體，富有說服力。

⑥連續刊載法。對重大復雜的事件、情況，可根據發生、發展、結束等階段，分段連續刊載。如可及時先報發生的情況，之后報道其發展過程，最后再終報其結局。

⑦綜合歸納法。即把屬于同一類型、同一性質的情況、問題匯集在一起加以分析綜合，從而概括出某個時期、某個方面的工作情況。這種寫法涉及面較寬，要居高臨下，（下轉第42頁）（上承第56頁）圍繞主旨選擇和組織材料，注意其普遍性和典型性，以求概括準確，力避以偏概全。

⑧動態反映法。即把思想和業務等方面的情況，尤其是上級機關正在抓的中心工作，領導關心的重要動態等，通過事實抓“苗頭”，進行高度概括，反映新的動向。這種寫法，一般對事例不做具體描述，不鋪陳情節。用簡潔的文字提供參考信息。

⑨敘議結合法。即在敘述典型事例時，編寫者加入言簡意賅的評論，起到畫龍點睛的作用。可先敘后議，也可夾敘夾議。議論要有的放矢，一針見血，據實論理，有針對性地指導工作。

⑩揭露問題法。即用確鑿的事實和證據，充分揭露弊端，通報壞事，教育麻痹者，震懾作惡者，打擊犯罪者。這類寫法，要注意政策性、嚴肅性。

3.結語。大多數簡報沒有專門的結語。也有一些簡報，有專門的結語：或簡要概括內容，或集中總結成績，或指出發展趨勢，或發出普遍號召，以推動工作。

第四篇：機關應用文寫作（01）

概論

黨政領導機關、群眾團體、企業事業的管理部門，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，并就自己職權范圍以內的有關事宜，作出決定，下達指示。把這些工作的意圖，設想、過程、結果等等，用書面語言表現出來的文體，通常叫機關應用文。機關應用文種類很多。如果按發送對象區分，大體有四類：一是向上級報送的，即通常說的“上行文”，主要有請示、情況報告、工作報告等。二是向下級機關發送的，即通常說的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報、布告、公告、公報等。三是可以上送，也可以下發，或者有些上送，有些下發的，如簡報、調查報告、工作總結等。四是主要在機關內部使用，必要時也可以上報下發的，如工作計劃，會議紀要、匯報提綱等。另外，還有的是兩個單位或兩個以上單位共同制定，只在特定范圍使用的，如合同、協議書等。當然，這只是大體的分類。事實上有許多文件，是否上送或下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據工作的需要。有些平時只能上送的文件(如情況報告)，因工作需要，履行了一定的批準手續之后，發給下級有關部門和人員，也是常有的事。

機關應用文，是開展機關工作的一種十分重要的手段。各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育、文化、衛生、體育等部門和單位，都要運用各式各樣的文件來指導和推動工作。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運轉自如，都離不開文件，離不開機關應用文。

機關應用文，對于機關干部，可以說是司空見慣的。但是，要把它寫好，卻并不是一件簡單容易的事。首先，從內容來說，機關應用文，多是機關干部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義理論、黨和國家的方針政策，與本單位、本系統實際相結合的產物。它要求必須具有嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，事實要真實可靠，判斷要準確無誤，辦法要切實可行。一定要反映客觀實際，不能有半點虛假；要解決實際問題，不能無的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫得準確無誤，清楚明了，生動簡練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準確，甚至前后矛盾，上下重復，冗長雜亂，使人讀后昏昏然不知所云，那就不僅浪費了人力物力，而且會貽誤工作。因此，寫好機關應用文，是一項政策性、思想性，技術性很強的工作。文件寫得好壞，既是領導機關工作效率，工作質量的體現，也是領導班子的思想水平、業務能力和指揮才干的標志。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和秘書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關應用文的寫作，作為一項業務訓練的基本功，認真對待。

毛澤東同志、周恩來同志等老一輩無產階級革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動手起草或修改文件。黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對于怎樣撰寫文件，他們也作過許多指示，積極倡導革命文風，提倡精簡文件，提高質量，反對文牘主義。他們在這些方面，同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今后，隨著社會主義現代化建設的迅速發展，機構改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導干部，提出了更高的要求。如果機關干部不會起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

當然，就一個機關來說，草擬、印制、發送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件發的越多就越能推動工作。相反，如果本來可以口頭請示、當面接洽的事，也要求寫個材料，本來應該面對面指導解決的問題，也要發個指示、通知，那只能陷入文牘主義，助長官僚主義，使機關工作脫離實際，脫離群眾。有些非發文件不可的事，也要注意精簡節約，少發文，發短文。那些空洞的既不提出問題，也不解決問題的文牘，對上對下對自己不僅無益，而且有害。這是機關工作必須十分注意克服的弊病。從這個意義上說，學好機關應用文的寫作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個必不可少的重要方面。

怎樣才能寫好機關應用文呢?

寫好機關應用文，主要應該鍛煉四個方面的基本功，即：分析問題的能力，調查研究的能力，有關專門業務的能力，以及文字表達的能力。

(1)要有一定的分析和認識問題的能力。談到寫文件，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問題。其實，能不能寫好文件，首要的是政治思想水平，是分析問題和認識問題的能力。在機關工作中，常常有這樣的情況：兩個對工作熟悉程度、工作態度和文字表達能力都相差不多的同志，參加了內容相同的討論會，要求他們起草類似的情況報告，一個同志能很快寫出質量較高的草稿，另一個費了九牛二虎之力，寫出來的是很一般化的東西，原因就是

思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認識問題的武器，認真學習馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學習唯物主義辯證法。有了正確的理論指導和正確的思想方法，就能夠從各種錯綜復雜的現象中，抓住事物的本質，鑒別出是非曲直，做到觀點鮮明，立場堅定；就可能用正確的觀點統率繁雜紛紜的材料，寫出思想內容比較深刻的文件。同時，還要認真學習

和掌握黨的方針、政策，領會上級部門有關的指示精神，時刻關心和了解社會主義現代化建設的大局，了解國內外形勢的發展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠，能夠把一個部門和單位的局部工作，同整個事業的大局聯系起來，“以大看小”，看得更深刻：也能以開闊的視野，敏銳的政治眼光，及時抓住問題的癥結，“由小見大”，寫出思想性強，內容深刻、實際的文件。

(2)要有掌握情況、調查研究的能力。“要了解情況，唯一的方法是向社會作調查”，“沒有調查就沒有發言權”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對寫好機關應用文同樣有著特殊重要的意義。機關的文件是在對實際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫者在起草文件之前，對所寫的對象和范疇，必須有個全面的調查了解，及時掌握實際工作中發生的新情況，提出的新問題，總結出來的新經驗，并加以認真的分析研究。在這個前提下，才能抓住要害，有針對性地提出解決問題；指導工作的意見和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動態，緊緊抓住典型的事件和思想，進行深入的調查了解，搞清楚其產生的原因，過程、結果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機關工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時掌握所屬單位面上的動態，注意閱讀下屬部門上報的文字材料，經常聽取他們的口頭匯報，同時應特別注意擠時間深入下屬單位調查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動，更深一層的實際情況。“平時多積累，用時少費心”。如果不注意認真調查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動態，不善于掌握那些最能說明問題的典型情況，等到起草文件時“臨時抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對工作有實際指導意義的、有價值的、象樣的文件來。

(3)要有特定的專門業務能力。各行各業都有自己的專門業務。有關的文件，不論內容和文字，都必須具有科學性，符合本部門的實際，符合客觀事物的規律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語”、“共性話”，更不能說“外行話”。因此，文件的起草者，必須認真學習、努力鉆研本部門、本行業的業務。既要向書本學習，向有經驗的內行人請教，更要從群眾實踐中吸取營養，使自己真正能夠精通本部門、本系統的業務。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業務工作中出現的新情況、新問題結合起來，撰寫出實在的、能夠指導業務工作的，質量較高的文件。如果缺乏應有的專業知識，那么寫出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對性的、能解決問題的真知灼見來的。弄得不好，還可能產生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來。

(4)要有一定的文字表達能力。掌握了實際情況，又有分析問題和認識問題的能力，又是本專業的內行，可以說已經為寫文件打好了基礎。但還不能說就必然會寫出好的文件來。“萬事俱備，只欠東風”。這“東風”就是要有一定的文字表達能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。準確性屬于概念、判斷和推理問題，這都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題。現在許多文件的缺點是：第一概念不明確；第二判斷不恰當；第三使用概念和判斷進行推理的時候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章。看這種文件是一場大災難，耗費精力又少有所得。一定要改變這種不良的風氣。”毛澤東同志講的“三性”，正是對文字表達能力的集中概括。

講“三性”，首先是準確性。就是如實地、恰如其分地反映客觀事物。機關應用文在這一點上要求更嚴。因為往往一字之差，一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應有的紛亂。語言不準確的突出表現是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉業軍人到地方各級領導崗位上。起草文件時把“轉業軍人”寫成了“復員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把北京站內發生爆炸事件，寫成“北京站爆炸事件”，好象把整個北京站都爆炸了。有的言過其實。如，本來是工廠衛生面貌發生巨大變化，卻寫成工廠面貌發生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結束”。一項活動，某單位有許多人參加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結婚”，“遇險”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執行”等等。不僅帶來許多麻煩，還鬧出不少笑話。

鮮明性就是對事物要態度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉彎抹角，吞吞吐吐，態度曖昧。比如對“扯皮”問題的批評，一份文件的草稿上這樣寫：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無產階級的作風，應該認真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對國家和人民的興旺發達，根本不關心，他們熱心的是個人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無利而為國家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權力，當做自己稱王稱霸的資本。”有的同志認為這是本位主義、部門利益作怪，其實，這并不代表什么局部利益，而是個人主義的惡性膨脹，是黨內存在的為害最大的一種歪風邪氣”。兩相對照，風格迥異，前者態度曖昧，不疼不癢，有氣無力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見血，表現了無產階級應有的戰斗風格。

生動性就是要有點文采，生動活潑地寫出客觀事物的特征，表達出鮮明的思想感情。機關應用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動。“言之無文，行而不遠”。如果文件語言無味，象個癟三，死板，老套，沒有幾句來自群眾的生動活潑切實有力的話，即使有新鮮深刻的內容，也很難引起人們的興趣，因而會大大影響預期的效果。

提高文字表達能力，唯一的辦法是多讀多寫，盡可能地多看些優秀的應用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經常練習寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應手。

魯迅先生說：“我有一言應記取，文章得失不由天。”實踐出真知，實踐出才干。機關應用文的寫作和其它文章一樣，要堅持不懈地練基本功，并在實踐中自覺地總結經驗教訓，虛心向別人學習，取長補短，持之以恒。這樣就會練出過得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動一番腦子，不開拓自己的知識領域，積累豐富的經驗，那是永遠不會學到真實本領，寫出好的機關應用文來的。

第一章　如何掌握機關應用文寫作的規律

第一節　機關應用文的作用

機關應用文是國家機關、黨派團體和企事業單位的管理部門交流信息、規范行為、指導推動工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是應用文中用量最大、種類最多、使用范圍也相當廣泛的文體。在廣大干部中提倡學習機關應用文的寫作，掌握它的寫作特點和規律，是提高各級機關工作效率，培養造就一大批能文能武的社會主義現代化建設領導骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關作風的一條途徑。

各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，并就自己職權范圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設想、過程、結果等形成各式各樣的文件，用以指導和推動工作，這就是機關應用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關應用文。如果把機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。

二是宣傳教育作用。機關的大多數文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的文件，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。

三是規范行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。

四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計劃、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關文件，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：“拿紅頭文件來！”就是要求拿出根據的意思。

學習機關應用文的寫作，也是培養干部的需要。機關應用文多是機關干部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實際相結合的產物。它的撰寫，是一項思想性、政策性、技術性很強的工作。撰寫者和指導者，需要一定的馬列主義理論修養，具備相應的分析和認識問題的能力，懂得掌握情況和調查研究的方法，還要有特定的專業知識和文字表達能力。因此，寫作過程也是鍛煉和提高干部素質的過程。一份文件寫得好不好，及時不及時，既是領導機關工作質量和工作效率的體現，也是領導班子思想水平、業務能力和指揮才干的重要標志。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和文書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關應用文寫作，作為一項重要的業務基本功。從這個意義上說，組織干部學習機關應用文寫作，不僅是提高各級機關工作水平的重要措施，也是培養和提高干部，造就一大批現代化建設的領導和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼備、能文能武的領導骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年**的嚴重破壞、沒有及時發現和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織干部學習寫作，特別是在各級黨校和文科院校中沒有設置有關專業、開設有關課程，注意從青少年中培養應用文寫作人才有很大關系。

學習機關應用文的寫作，還有助于改變機關作風，克服官僚主義。機關應用文要求嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，它的寫作，必須做到事實可靠，判斷準確，辦法切實可行。在內容上，它必須反映客觀實際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發議論。在文字表述上，要準確鮮明，簡練暢達，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實問題。那種冗長雜亂，繁瑣重復，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實際，深入群眾，認真調查研究，掌握群眾的思想脈搏，關注自己工作領域中的新情況，新問題，新經驗，使自己的思想緊緊跟上不斷發展變化著的實際。克服那種靠道聽途說，靠表面現象和老經驗做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實際，當“傳達室”、“轉運站”等官僚主義作風。當然，對機關工作來說，草擬、印刷、發送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請示，當面接洽的事，也寫個材料；應面對面解決的問題，也發個指示、通知；本來有個簡單文件就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會使許多同志陷入文山會海而不能自拔。如果掌握了機關應用文的寫作規律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長，哪些該短，哪些應快，哪些應慢，就會大大減少文件的數量，提高文件的質量和寫作速度。

古今中外，凡是有作為的政治家，無不重視公文的寫作。在我國，公文的產生，幾乎和文字的形成同步。中國的文章史，實際上是從應用文開始的。在甲骨文中，多是國家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊命毛公之辭，《散氏盤》是兩國疆界的契約。《尚書》中的誥、命、誓是周朝作為訓誡勉勵的文告和出師作戰的命令、誓詞。在《論語·憲問》中，還記載了文件的寫作過程，“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。可見古人是多么重視文件的撰寫。漢代以后，隨著社會經濟的發展，國家政務活動的日趨復雜，公文的種類也越來越多，光是以皇帝名義發布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊、策、諭、令、檄等等。而對公文寫作經驗的總結，也開始系統化、理論化。在《后漢書·劉陶傳》中出現了“公文”一詞：“但更相告語，莫肯公文。”晉代陸機的《文賦》，第一次把文章的寫作過程、方法、形式、技巧等問題，提到文學批評的范疇。其中就有碑、誄、奏說。梁朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對》、《祝盟》等篇，都是對各類應用文的比較系統的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學家也寫下了大量的應用文。如秦代李斯給秦王的報告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報任安書》賈誼的《過秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯的《賢良對策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏征的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學習的范文。

我們黨和政府十分重視機關公文的寫作。早在一九二三年，由中國共產黨領導成立的海陸豐總農會和廣東省農會，就設立過“文牘部”。一九三一年，周恩來同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陜甘寧邊區政府還頒發過《陜甘寧邊區新公文程式》，把機關公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對公文程序、種類、格式和行文關系作了規定。全國解放后，政務院又于一九五一年頒發了新的《公文處理暫行辦法》，對機關應用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先后批發了《中國共產黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國共產黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國務院辦公廳又發布了《國家行政機關公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規定了公文的性質、任務和調查研究、實事求是、及時、準確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項改革事業的深入發展，機關公文工作面臨著新的形勢和更高的要求。一九八七年二月十八日國務院辦公廳發布了《國家行政機關公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發布實施，對提高公文質量和辦文效率發揮了重要作用。

毛澤東、周恩來、劉少奇等老一輩無產階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改文件，黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領導下撰寫而后由他們修改定稿的。對于如何撰寫文件，他們也多次作過指示。比如，積極倡導領導干部親自動手，反對秘書代勞；文書工作要遵循保密、準確、迅速三原則；文件要有三性，準確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學家探討機關應用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今后，隨著我國社會主義現代化建設的迅速發展，經濟體制改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導同志提出了更高的要求。可以這樣說，如果機關干部不會起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

第五篇：機關應用文寫作（02）

第二節　機關應用文的特點

要寫好機關應用文，首先應了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關應用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構、夸張、抒情等手法反映生活的本

質真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規律和實質性問題；它不是給人們以美的藝術享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關應用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現在內容上，它必須有現實的具體的針對性。上級向下級發送的文件，都是為了解決現實生活中存在的問題，對特定的問題表明態度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經驗，請領導機關和領導同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關做決定，發指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關應用文來說，就是實用。

在表現效用上，絕大多數文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯，工作完成了，與之有關的文件也就失去了現實的效用?轉化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執行，它們就完成了任務，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學習借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關應用文和它們又有什么區別呢?

一是使用范圍和對象不同。機關應用文是在黨政領導機關、群眾團體、企事業領導部門這個范圍內使用的，是機關干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見乏于專業部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

二是擔負的任務不同。機關應用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流信息，宣傳教育。它是行為的規范，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關應用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導消息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現形式和行文方式不同。機關應用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。文件的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的文件，未經有關領導批準，不得下發。每份文件，只能在規定范圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關應用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。因此，嚴格是機關應用文的第二個特點。

機關應用文的特定使用范圍，對象和它所承擔的任務，決定了它無論內容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內容上一定要實事求是，不允許憑想當然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機關應用文中是嚴禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據的通訊報導，