第一篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作（二）

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第三節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個(gè)特點(diǎn)，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點(diǎn)是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點(diǎn)、寫法和關(guān)系。

國(guó)務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令(令)》又可分為帶附件的(如公布令)和不帶附件的(如指揮行政令等)。《命令(令)》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常。《指令》則主要是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修?lt;中華人民共和國(guó)憲法>若干規(guī)定的決議》、《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過(guò)程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。

第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國(guó)人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《某某地中級(jí)人民法院布告》等。《公告》是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來(lái)，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津某地某地內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為60局的通告》、《山西某某人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。

第六類《通報(bào)》，主要用于表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。

第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》。《報(bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)。《報(bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國(guó)共產(chǎn)黨第十二次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開(kāi)創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書記處和中共山東某某委給黨中央書記處的《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。

第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《國(guó)務(wù)院關(guān)于某某地城某地規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來(lái)文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。

第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡(jiǎn)報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來(lái)越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡(jiǎn)報(bào)》就是簡(jiǎn)略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說(shuō)，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡(jiǎn)報(bào)，就很難寫好報(bào)告、請(qǐng)示等文體。《調(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開(kāi)的文體。《匯報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)加以修改，才正式印成文件。《合同》是當(dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國(guó)家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來(lái)劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。

呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令(令)》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過(guò)去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來(lái)和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來(lái)越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語(yǔ)和寫法。

以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。

墨子曾說(shuō)：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”(《墨子閑話?大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第四節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型猓瑲v代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：

一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。

二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

六、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。

七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共某某地委文件，“京政發(fā)”是某某地人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。

行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰“秘書工作”等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字。《請(qǐng)示》則只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)某某的盡量節(jié)某某。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印。《請(qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。”有的單位還規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。

有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題。肯定性要求，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。

《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。

不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒(méi)有寫，應(yīng)寫密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級(jí)則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫在《報(bào)告》上等等。

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第四節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型猓瑲v代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：

一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。

二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

六、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。

七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共某某地委文件，“京政發(fā)”是某某地人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。

行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰“秘書工作”等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字。《請(qǐng)示》則只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)某某的盡量節(jié)某某。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印。《請(qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。”有的單位還規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。

有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題。肯定性要求，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。

《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。

不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒(méi)有寫，應(yīng)寫密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級(jí)則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫在《報(bào)告》上等等。

在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，還要善于運(yùn)用群眾語(yǔ)言。這種群眾語(yǔ)言，也應(yīng)該是經(jīng)過(guò)概括、提煉、加工的。因此，它比一般的群眾語(yǔ)言更有代表性，覆蓋面更大。如在一篇關(guān)于糾正黨內(nèi)不正之風(fēng)的匯報(bào)提綱中，談到一些黨員領(lǐng)導(dǎo)干部以權(quán)謀私，利用他們手中的職權(quán)為自己晉級(jí)、提薪、增加津貼，收入比職工高十幾倍時(shí)，引了這樣一段話：“群眾給這些干部寫了一副對(duì)聯(lián)，上聯(lián)是：領(lǐng)導(dǎo)獎(jiǎng)金上不封頂；下聯(lián)是：群眾獎(jiǎng)金下不保底。橫批是：當(dāng)官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通報(bào)中談到一些單位在用人上的不正之風(fēng)時(shí)，指出：“有的領(lǐng)導(dǎo)干部竟然提出，在搞活經(jīng)濟(jì)中，要敢于使用那些‘能說(shuō)會(huì)道，上竄下跳，會(huì)撈鈔票’的能人，結(jié)果上了一些壞人的當(dāng)，留下一屁股債。群眾說(shuō)他們是：沒(méi)有請(qǐng)來(lái)能人，請(qǐng)來(lái)了壞人；沒(méi)有請(qǐng)來(lái)財(cái)神，請(qǐng)來(lái)了瘟神，真是陪了婦人又折兵。”這些經(jīng)過(guò)概括的群眾語(yǔ)言，生動(dòng)形象，活潑清新，用在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，它的效果，要比我們寫一串干巴巴的話不知好多少倍。

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第六節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言(下)

在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，有幾個(gè)最常見(jiàn)的詞語(yǔ)，如“問(wèn)題”、“要”、“親自”、“進(jìn)行”等，寫的人，隨手拈來(lái)，用得順理成章；讀的人，一掠而過(guò)，也不去品嘗它的滋味了。實(shí)際上，這幾個(gè)字詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中已經(jīng)用泛了，用濫了，有的用到了鬧出笑話的程度。因此，對(duì)這些不管寫的人還是看的人都已習(xí)以為常的字詞，很有必要把它突出出來(lái)，加以剖析，以便引起人們的警惕和重視，減少或避免出現(xiàn)一些常識(shí)性的錯(cuò)誤或漏洞。

一說(shuō)“要”。“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”等指令周知性公文中，使用很更多。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的“要”盡管出現(xiàn)的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們?nèi)プ瞿臣拢扇∧稠?xiàng)行動(dòng)。比如，“要堅(jiān)決地改變思想政治工作中的軟弱無(wú)力的狀態(tài)，要自覺(jué)地正確貫徹執(zhí)行中央的路線、方針和政策，要堅(jiān)決地抵制和克服‘左’的和右的錯(cuò)誤思想的影響”(《中共中央關(guān)于整黨的決定》)。再如，“要在全黨大大加強(qiáng)對(duì)馬克思主義理論的研究，對(duì)中外歷史和現(xiàn)狀的研究，對(duì)各門社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的研究”(《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》)。用“要”字作為一句話的開(kāi)頭，可以增強(qiáng)它的論斷性、堅(jiān)定性和原則性，觀點(diǎn)明確，文字簡(jiǎn)潔，句子干凈利落，有很好的作用。

但是，在匯報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等上行文中，多屬申明、敘事、祈使性的，一般不宜用論斷句式，也不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：

“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚。要積極推進(jìn)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的改革，進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)自主權(quán)，貫徹按勞分配的原則。要建立包括經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的考核制度，使服務(wù)態(tài)度和職工的工資、獎(jiǎng)勵(lì)直接掛鉤。要對(duì)文明商店、文明個(gè)人，除給予榮譽(yù)，進(jìn)行表彰外，適當(dāng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，嚴(yán)重?fù)p害顧客利益的人，給予經(jīng)濟(jì)制裁乃至行政處分。要進(jìn)一步發(fā)展集體、個(gè)體商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，解決吃飯難、做衣難的問(wèn)題。要努力改善服務(wù)設(shè)施，擴(kuò)大服務(wù)項(xiàng)目，改進(jìn)經(jīng)營(yíng)方式，方便群眾。要積極發(fā)揮顧客和當(dāng)?shù)厝罕姷谋O(jiān)督作用，采取多種形式，定期聽(tīng)取群眾的意見(jiàn)和要求。同時(shí)，要采取積極的態(tài)度，幫助商業(yè)服務(wù)業(yè)職工解決一些生活上急待解決的困難，調(diào)動(dòng)職工群眾的積極性。”

這段話看起來(lái)象是“指示”，是上級(jí)向下級(jí)布置工作，提出要求。實(shí)際完全不是這么回事，恰恰是下級(jí)向上級(jí)和一些兄弟單位作匯報(bào)。這就很不得體，很不切合身份了。那么，這是怎么造成的呢?關(guān)鍵在于一系列“要”字把事情搞壞了。匯報(bào)只能用計(jì)劃、打算、商討、請(qǐng)示性的語(yǔ)氣來(lái)寫，最忌諱使用必須、應(yīng)該、一定等命令式的語(yǔ)氣。不然，這個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文種性質(zhì)就發(fā)生了變化，它的效果、影響也完全不一樣了。這段話可以作這樣的修改：

“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。我們準(zhǔn)備繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚。”以下各句統(tǒng)統(tǒng)去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字換作“我們還準(zhǔn)備”，這段文字就能恢復(fù)它本來(lái)的匯報(bào)的性質(zhì)，也符合匯報(bào)者的身份。

二說(shuō)“親自”。在一些機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，特別是簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)提綱里，談到領(lǐng)導(dǎo)同志的活動(dòng)、言論，常常同“親自”聯(lián)系起來(lái)，什么“領(lǐng)導(dǎo)親自到會(huì)作重要講話”、“領(lǐng)導(dǎo)親自主持會(huì)議”、“領(lǐng)導(dǎo)親自參加植樹活動(dòng)”、“領(lǐng)導(dǎo)親自到建筑工地視察”等等。在一份簡(jiǎn)報(bào)里有這樣一段話：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，親自主持研究方案，親自開(kāi)會(huì)部署、作動(dòng)員，親自主持召開(kāi)知識(shí)分子座談會(huì)，親自參加談心活動(dòng)。”短短六十多個(gè)字，竟用了四個(gè)“親自”，實(shí)在是用濫了，不僅完全多余，而且成了一種毛病，使人感到俗不可耐。目前在人們當(dāng)中傳為笑談的所謂“親自吃飯”、“親自睡覺(jué)”、“親自打牌”，“親自跳舞”等，都是對(duì)濫用“親自”的一種譏諷和嘲笑。

那么，為什么一些作者愛(ài)用“親自”呢?無(wú)非兩個(gè)方面的原因：一是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作、某個(gè)事件、某項(xiàng)活動(dòng)的重視；二是強(qiáng)調(diào)事情本身的重要，借領(lǐng)導(dǎo)參與、涉足的名義，擴(kuò)大影響。也還有的認(rèn)為里面難免有“取悅”、“討好”、為領(lǐng)導(dǎo)“貼金”之嫌，這就說(shuō)不清楚了。

其實(shí)，不論強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，還是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的重視，都完全可以不用“親自”而同樣能夠達(dá)到目的。比如前述那份簡(jiǎn)報(bào)中的一段話，如果把它改為：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，主持研究方案、開(kāi)會(huì)部署、作動(dòng)員，并召開(kāi)知識(shí)分子座談會(huì)，參加談心活動(dòng)。”不是絲毫無(wú)損于領(lǐng)導(dǎo)的重視嗎?因?yàn)橐呀?jīng)有了主要負(fù)責(zé)人，那么對(duì)于“主持”，人們決不會(huì)理解為是別的人的活動(dòng)；同樣的，開(kāi)座談會(huì)、作動(dòng)員、參加談心活動(dòng)，也決不會(huì)算到別人的帳上。如此說(shuō)來(lái)，那四次出現(xiàn)的“親自”二字，都是多余的了。但愿在我們的機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，盡可能以至杜絕多余的話，多余的詞和字，使它更樸實(shí)，更雅致，更大方。

三說(shuō)“問(wèn)題”。“問(wèn)題”一詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中使用得更多、更普遍、也更隨便。以至于用成了“問(wèn)題”，人們往往還不認(rèn)識(shí)它是“問(wèn)題”，可見(jiàn)“問(wèn)題”到了何等嚴(yán)重的地步。下面是一篇關(guān)于小城鎮(zhèn)建設(shè)的調(diào)查報(bào)告中的一段話：“目前，小城鎮(zhèn)建設(shè)需要研究和解決的有六個(gè)問(wèn)題。

一、具體政策問(wèn)題，主要有：(1)關(guān)于建鎮(zhèn)問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題又包括兩個(gè)問(wèn)題……。”讀了這段不太長(zhǎng)的文字，首先一個(gè)感覺(jué)，就是很別扭。大問(wèn)題套著小問(wèn)題，好象在做文字游戲。仔細(xì)分析全文，作者所說(shuō)的“建鎮(zhèn)問(wèn)題”，是指建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)，以及建鎮(zhèn)后的職能和待遇。這本來(lái)可以直截了當(dāng)?shù)鼐唧w寫出來(lái)，卻偏要用“……”問(wèn)題”來(lái)概括，往往把最本質(zhì)的東西淹沒(méi)在不恰當(dāng)、不確切、更不高明的概括之中了。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的概括，一定要準(zhǔn)確、明晰、貼切，不能大而化之，籠而統(tǒng)之。上述調(diào)查報(bào)告中的“關(guān)于建鎮(zhèn)問(wèn)題”，干脆明明白白地寫成“建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)和建鎮(zhèn)后的職能等沒(méi)有明確規(guī)定”，豈不是更清楚嗎?這樣反倒可以免除一些“問(wèn)題”。

從這樣的修改中，可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的情況，即用“進(jìn)行”的時(shí)候，句子中常常有一個(gè)“對(duì)”字或“向”字。凡是以“對(duì)”字為開(kāi)頭的句式出現(xiàn)時(shí)，一般都少不了“進(jìn)行”，因?yàn)椤皩?duì)”字后面的動(dòng)詞常常要求一種復(fù)雜的形式，不能孤零零地存在，于是就得添個(gè)“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他的發(fā)言進(jìn)行了議論”，既然“對(duì)”字存在，就不能寫作“同志們對(duì)他的發(fā)言議論”，少了“進(jìn)行”還不行。看來(lái)，少用“進(jìn)行”，不用“進(jìn)行”，最好的辦法是變換句式，不用“對(duì)”，因而也就可以不用“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他在小組會(huì)上的發(fā)言進(jìn)行了議論”。改為“同志們議論了他在小組會(huì)上的發(fā)言”，“對(duì)班里作出的決定，個(gè)別學(xué)生仍然進(jìn)行反對(duì)”，改為“個(gè)別學(xué)生仍然反對(duì)班里的決定”。

為減少“進(jìn)行”，改變句式是個(gè)好辦法。但關(guān)鍵是把“進(jìn)行”的正確用法弄清楚。“進(jìn)行”這個(gè)詞，有從事、作、開(kāi)展等意思。比較常見(jiàn)的用法，是在它們后面加上原來(lái)作謂語(yǔ)的雙音節(jié)動(dòng)詞，組成述語(yǔ)賓語(yǔ)結(jié)構(gòu)的句子。比如：

春節(jié)前，對(duì)槍支彈藥以及其它易爆易燃物品要認(rèn)真進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞，及時(shí)堵塞。

對(duì)歧視婦女兒童、不贍養(yǎng)老人的人，要進(jìn)行批評(píng)教育。

聽(tīng)到社會(huì)上各種不同的議論，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析，不能隨聲附和。

教育制度、教育內(nèi)容、教育方法、教育手段，必須進(jìn)行改革，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

從上述句子中可以看出，單從語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上說(shuō)，用不用“進(jìn)行”都念得通；而從語(yǔ)氣上說(shuō)，用不用“進(jìn)行”卻不完全一樣。應(yīng)該說(shuō)，這是“進(jìn)行”在用法上的一個(gè)特點(diǎn)。那么，究竟在什么情況下使用“進(jìn)行”好呢?根據(jù)長(zhǎng)期以來(lái)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中形成的習(xí)慣，在兩種情況下使用“進(jìn)行”為宜。

一種是比較莊重的正式的行為。如“有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行整黨，使黨風(fēng)根本好轉(zhuǎn)”;“黨要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)共青團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)，支持它按照青年的特點(diǎn)進(jìn)行工作”。這里的“整黨”、“工作”等，都是比較嚴(yán)肅的事情，特別是在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，以“進(jìn)行”表述，顯得莊重。當(dāng)然，用開(kāi)展工作、開(kāi)展整黨，也決不是完全不可以。

再一種是持續(xù)的行為。如政府工作報(bào)告發(fā)表后，“廣大干部正在進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論”。這項(xiàng)活動(dòng)的確是進(jìn)行式，它不是短暫的，而是要持續(xù)一段時(shí)期，用“進(jìn)行”表述比較恰當(dāng)。

明白了這個(gè)道理，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，對(duì)“進(jìn)行”的使用，應(yīng)該慎重從事，不可馬馬虎虎，信手寫來(lái)，到處亂用。一定要做到，該用則用，不該用不用。免得再出現(xiàn)“革命尚未‘取得’成功，同志仍須‘進(jìn)行’努力”那樣的笑話。

第二篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作

機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作

第二節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)

要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點(diǎn)。而掌握它的特點(diǎn)，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說(shuō)、詩(shī)歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實(shí)和道理說(shuō)服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實(shí)，而是以記敘、說(shuō)明、論述的方法，有針對(duì)性地表述思想觀點(diǎn)，反映具體的生活實(shí)際，揭示社會(huì)生活某些方面的規(guī)律和實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實(shí)際問(wèn)題。因此，實(shí)用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個(gè)特點(diǎn)。

這個(gè)實(shí)用的特點(diǎn)，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實(shí)的具體的針對(duì)性。上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中存在的問(wèn)題，對(duì)特定的問(wèn)題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級(jí)向上行文，也是反映生活和工作過(guò)程中的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請(qǐng)上級(jí)定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問(wèn)題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說(shuō)，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個(gè)“有用”，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)說(shuō)，就是實(shí)用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時(shí)限性。它不僅在制作上要求一定時(shí)間寫成，而且和某項(xiàng)工作的時(shí)間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實(shí)的效用轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個(gè)朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個(gè)朝代的特定時(shí)期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個(gè)實(shí)際問(wèn)題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》等，請(qǐng)示得到答復(fù)，通知的對(duì)象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，需要查對(duì)，那就是歷史檔案的作用了。

有人會(huì)問(wèn)，書信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢

一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見(jiàn)乏于專業(yè)部門，也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”。現(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫成《請(qǐng)示》，不能寫成《報(bào)告》，《通知》不能寫成《通報(bào)》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門用語(yǔ)，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫蟆Ｒ虼耍瑖?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無(wú)論內(nèi)容還是文字，必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說(shuō)假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩(shī)歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”；小說(shuō)可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽(tīng)途說(shuō)拿來(lái)議論

一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo)，作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時(shí)間核對(duì)細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文則必須樸實(shí)貼切，比如，把敘述性的“錯(cuò)誤是嚴(yán)重的”，寫成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤”；把“給市民發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”，寫成“給群眾發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”；把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫成“干部”，還有象“保護(hù)公共秩序”，“基本上是

扎扎實(shí)實(shí)的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事，不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候，要十分周密，在同一時(shí)間、同一關(guān)系、同一意義下，保持同一的說(shuō)法，不能有另外的說(shuō)法，比如“這次會(huì)開(kāi)得十分成功，但主要問(wèn)題還沒(méi)有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說(shuō)主要問(wèn)題沒(méi)有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實(shí)，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準(zhǔn)確、扎實(shí)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第三個(gè)特點(diǎn)。

工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡(jiǎn)捷明白，一語(yǔ)中的，力戒繁文套語(yǔ)、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會(huì)主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長(zhǎng)文章，但是沒(méi)有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長(zhǎng)’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中又指出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過(guò)兩千字。一次不能寫完全部問(wèn)題時(shí)，分兩次寫。或一次著重寫幾個(gè)問(wèn)題，……而對(duì)上次著重寫過(guò)的只略帶幾筆。綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練，要指出問(wèn)題或爭(zhēng)論之所在。”一九五二年二月，黨中央發(fā)布了《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細(xì)……在寫請(qǐng)示文電或?qū)憟?bào)告時(shí)，必須注意文字的簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，便于閱讀。現(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長(zhǎng)，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)這些文電難看，或者就沒(méi)有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來(lái)。這對(duì)于我們現(xiàn)在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡(jiǎn)練、明快是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第四個(gè)特點(diǎn)。

由此可見(jiàn)，實(shí)用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練是機(jī)關(guān)應(yīng)用文所具有的特點(diǎn)，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強(qiáng)烈的政治性和有固定格式單列出來(lái)作為特點(diǎn)，恐怕不盡妥當(dāng)。實(shí)際上，政治性最強(qiáng)的不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求最嚴(yán)的也不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是古詩(shī)賦，特別是格律詩(shī)。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。

第三節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個(gè)特點(diǎn)，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點(diǎn)是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點(diǎn)、寫法和關(guān)系。

國(guó)務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》。《命令令》是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等。《命令令》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常。《指令》則主要是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修中華人民共和國(guó)憲法若干規(guī)定的決議》、《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過(guò)程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。

第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國(guó)人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級(jí)人民法院布告》等。《公告》是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來(lái)，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。

第六類《通報(bào)》，主要用于表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。

第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》。《報(bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)。《報(bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國(guó)共產(chǎn)黨第十二次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開(kāi)創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。

第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《國(guó)務(wù)院關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來(lái)文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。

第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡(jiǎn)報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來(lái)越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡(jiǎn)報(bào)》就是簡(jiǎn)略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說(shuō)，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡(jiǎn)報(bào)，就很難寫好報(bào)告、請(qǐng)示等文體。《調(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開(kāi)的文體。《匯報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)加以修改，才正式印成文件。《合同》是當(dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國(guó)家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來(lái)劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。

呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令令》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過(guò)去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來(lái)和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來(lái)越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語(yǔ)和寫法。

以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。

墨子曾說(shuō)：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”《墨子閑話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。

第四節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型猓瑲v代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：

一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。

二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

六、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。

七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：

編號(hào)○○○××

××市人民政府文件

××發(fā)〔〕××號(hào)

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〔秘密〕

關(guān)于×××××的通知

各區(qū)、縣人民政府…………

現(xiàn)將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發(fā)至××級(jí)

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抄送×××××

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××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發(fā)

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共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個(gè)五角星。

行文部分。左上角是密級(jí)也可寫在右上角，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字。《請(qǐng)示》則只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印。《請(qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型長(zhǎng)毫米、寬毫米左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。”有的單位還規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。

有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題。肯定性要求，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位或請(qǐng)示人的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。

《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。

不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒(méi)有寫，應(yīng)寫密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級(jí)則寫在文尾部分。張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫在《報(bào)告》上等等。

第三篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作專題講座

機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作專題講座

（一）第十講 簡(jiǎn)報(bào)的寫作

作者：王蘊(yùn)來(lái)源：《中國(guó)煙草》1990年第10期1990-10-0

1簡(jiǎn)報(bào)，是對(duì)工作等情況的簡(jiǎn)要報(bào)道。它是各部門、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)內(nèi)部反映問(wèn)題、溝通情況的實(shí)用文書。隨著各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，簡(jiǎn)報(bào)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。簡(jiǎn)報(bào)的使用范圍也不斷擴(kuò)大，不僅用于向上級(jí)反映情況，也用于平行、下行機(jī)關(guān)之間。目前我國(guó)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，各個(gè)企事業(yè)單位，一般都有專門的定期或不定期的簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文中最普遍、最常見(jiàn)、使用范圍最廣泛的文體。

一、簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)

簡(jiǎn)報(bào)在寫作上有5大特點(diǎn)，即新聞性、真實(shí)性、時(shí)效性、簡(jiǎn)明性、重要性或指導(dǎo)性。可簡(jiǎn)要概括為：“新”、“真”、“快”、“簡(jiǎn)”、“重”。

1.新。就是簡(jiǎn)報(bào)一定要有新的內(nèi)容、新的觀點(diǎn)、新鮮的題目，具有新聞的特點(diǎn)。要給人以新意，通過(guò)反映新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，給人以啟發(fā)、借鑒。“新”是簡(jiǎn)報(bào)的靈魂，也是決定簡(jiǎn)報(bào)作用大小的關(guān)鍵。有些單位一年編寫幾十篇甚至上百篇簡(jiǎn)報(bào)，結(jié)果一份也沒(méi)有被上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)，其根本原因就是缺乏一個(gè)“新”字。一般化的問(wèn)題、人云亦云陳腐的東西，就失去了簡(jiǎn)報(bào)的價(jià)值，起不到典型指導(dǎo)作用。

怎樣做到“新”呢？要抓住三個(gè)環(huán)節(jié)。一是要不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策和本部門的專業(yè)知識(shí)，才能高屋建瓴地從紛繁復(fù)雜的事物中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題。二是要深入實(shí)際，調(diào)查研究，從實(shí)踐中不斷獲取新材料。三是要多思，善于思考，善于分析，從大量材料中提煉出新的材料，整理出具有新聞性的簡(jiǎn)報(bào)。

2.真。簡(jiǎn)報(bào)反映的事實(shí)一定要真實(shí)可靠，不能虛構(gòu)，這是必須遵循的原則。選用材料必須準(zhǔn)確、真實(shí)、全面。不添枝加葉，不以偏概全，有一說(shuō)一，有二說(shuō)二。簡(jiǎn)報(bào)所引用的背景材料、數(shù)字、史實(shí)、引語(yǔ)等，都必須認(rèn)真核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.快。簡(jiǎn)報(bào)有很強(qiáng)的時(shí)效性。要迅速及時(shí)地把情況反映到上級(jí)和有關(guān)部門，或傳達(dá)到下屬單位和有關(guān)人員。在內(nèi)容相似的條件下，簡(jiǎn)報(bào)是否發(fā)生作用或者作用的大小，快慢是一個(gè)重要的因素。當(dāng)新事物、新經(jīng)驗(yàn)還在萌芽狀態(tài)時(shí)，就敏銳地抓住它，及時(shí)反映，使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門掌握情況，及時(shí)支持、扶持，總結(jié)推廣，促進(jìn)某項(xiàng)事業(yè)更快更好地發(fā)展。當(dāng)工作發(fā)生問(wèn)題之時(shí)，如果及時(shí)把簡(jiǎn)報(bào)送到有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)同志手里，使領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門及時(shí)采取措施，就可以及時(shí)防止問(wèn)題的擴(kuò)大或蔓延。如果錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)，簡(jiǎn)報(bào)的作用就會(huì)大大削弱，甚至毫無(wú)用處。快，是對(duì)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間上的要求，也是“新”的保證。

4.簡(jiǎn)。即語(yǔ)言表達(dá)要簡(jiǎn)明扼要。要迅速反映情況，冗長(zhǎng)、繁鎖就必然拖延時(shí)間。簡(jiǎn)而明，是簡(jiǎn)報(bào)賴以存在的根基。因此，一定要內(nèi)容集中，篇幅簡(jiǎn)短，文字凝煉，一般最好不超過(guò)千字。如果反映的內(nèi)容太多，可從不同角度分幾期反映，不要堆在一期上，使人不得其要。需要指出的是，我們提倡的簡(jiǎn)，是在說(shuō)明問(wèn)題前提下的簡(jiǎn)，而不是茍簡(jiǎn)。如果沒(méi)有把問(wèn)題表述清楚，使人不得要領(lǐng)，莫知所云，那么簡(jiǎn)也就失去了意義。

5.重。簡(jiǎn)報(bào)的份量要重，所反映的情況重要，事件重大，事關(guān)大局，這樣的簡(jiǎn)報(bào)具有重要性和指導(dǎo)性，才真正有價(jià)值。這就取決于簡(jiǎn)報(bào)的選題。簡(jiǎn)報(bào)的選題非常重要，一般應(yīng)選與路線、方針、政策密切相關(guān)的大問(wèn)題、重要情況，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，選擇中心工作、重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)展情況、成果、阻力，選擇引人注目的新苗頭、新傾向、新動(dòng)態(tài)。

總而言之，“新”、“真”、“快”、“簡(jiǎn)”、“重”，是簡(jiǎn)報(bào)的5大特點(diǎn)，這5方面是相互聯(lián)系不可割裂的，缺少一方面，就不是一份質(zhì)量高的簡(jiǎn)報(bào)。

二、簡(jiǎn)報(bào)的類型

簡(jiǎn)報(bào)種類繁多，寫作方法各不相同。從內(nèi)容和作用方面區(qū)分，大致可分為3類。

第一類是思想動(dòng)態(tài)性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。即反映不同行業(yè)、地位、年齡的人，在一定時(shí)期，一定情況下的各種思想動(dòng)態(tài)。

第二類是工作性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。用以反映本部門、本行業(yè)工作過(guò)程、方法、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題。大體包括：①對(duì)黨的方針政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示貫徹執(zhí)行情況。②工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和問(wèn)題。每一項(xiàng)工作在進(jìn)行中抓了什么關(guān)鍵，用了什么方法，遇到什么困難，解決了哪些問(wèn)題，取得了什么成果，隨時(shí)都需要用簡(jiǎn)報(bào)反映。③典型調(diào)查情況和結(jié)論。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在做典型調(diào)查、寫成調(diào)查報(bào)告前，先用簡(jiǎn)報(bào)扼要地進(jìn)行反映，寫成調(diào)查報(bào)告后，也可以作為情況，壓縮成簡(jiǎn)報(bào)，或分成若干期簡(jiǎn)報(bào)反映。④表?yè)P(yáng)和批評(píng)。把帶有典型性的新人新事新思想和錯(cuò)誤的、違法的、反動(dòng)的思想行為和傾向，及時(shí)向上級(jí)反映，或者盡快把情況通報(bào)給下級(jí)或有關(guān)部門，使其發(fā)揮扶正祛邪，推動(dòng)工作的作用。

第三類是會(huì)議情況摘要性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)。這類簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議主持者用來(lái)組織和引導(dǎo)會(huì)議，并向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況的。內(nèi)容主要是會(huì)議概況、進(jìn)程、會(huì)上研究和爭(zhēng)論的問(wèn)題，與會(huì)者的重要發(fā)言摘要等。

以上所說(shuō)的三種類型，并不包括所有的簡(jiǎn)報(bào)，即便這三類簡(jiǎn)報(bào)也經(jīng)常有交叉現(xiàn)象。比如工作情況性質(zhì)的簡(jiǎn)報(bào)也常常含有思想動(dòng)態(tài)方面的情況，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)也反應(yīng)思想動(dòng)態(tài)和工作情況等等。

三、簡(jiǎn)報(bào)的常用寫法

（一）簡(jiǎn)報(bào)的構(gòu)成。簡(jiǎn)報(bào)有固定的構(gòu)成，一般由報(bào)頭、本體、報(bào)尾三部份組成。

1.報(bào)頭一般由“名稱”、“順序號(hào)”、“編發(fā)單位”、“印發(fā)日期”等構(gòu)成。

2.本體是內(nèi)容之所在，由標(biāo)題和正文組成。正文一般有導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)束三部份。

3.報(bào)尾一般由“發(fā)送范圍”、“印發(fā)份數(shù)”構(gòu)成。也可以不帶報(bào)尾，寫完本體自然結(jié)束。簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭、報(bào)尾格式固定，很好掌握，本體的寫法則大有講究。

（二）本體的寫法。本體包括標(biāo)題和正文兩項(xiàng)。本文著重談?wù)務(wù)牡膶懽鞣椒ā：?jiǎn)報(bào)的正文分為導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)尾三部份。

1.導(dǎo)語(yǔ)。導(dǎo)語(yǔ)是簡(jiǎn)報(bào)的開(kāi)頭部份，通常是緊扣簡(jiǎn)報(bào)中心，用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言寫出簡(jiǎn)報(bào)中最新鮮、最重要的事實(shí)，點(diǎn)出簡(jiǎn)報(bào)主旨，引導(dǎo)讀者閱讀。簡(jiǎn)報(bào)導(dǎo)語(yǔ)的寫法靈活多樣，最常用的有：概述式導(dǎo)語(yǔ)、提問(wèn)式導(dǎo)語(yǔ)、結(jié)論式導(dǎo)語(yǔ)、描寫式導(dǎo)語(yǔ)。

概述式導(dǎo)語(yǔ)，用概括的語(yǔ)言把簡(jiǎn)報(bào)最主要的事實(shí)簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龀鰜?lái)。財(cái)經(jīng)系統(tǒng)和企業(yè)簡(jiǎn)報(bào)在采取概述式導(dǎo)語(yǔ)時(shí)，經(jīng)常運(yùn)用有力的數(shù)據(jù)和對(duì)比的手法，突出現(xiàn)時(shí)工作成效。

提問(wèn)式導(dǎo)語(yǔ)，用尖銳、鮮明的問(wèn)題，把主要事實(shí)或主題思想牽引出來(lái)。

結(jié)論式導(dǎo)語(yǔ)，用明確肯定的語(yǔ)言，把主要事實(shí)體現(xiàn)的結(jié)論總結(jié)出來(lái)。

描寫式導(dǎo)語(yǔ)，用生動(dòng)、形象的語(yǔ)言，把有關(guān)的特定場(chǎng)景簡(jiǎn)潔地描繪出來(lái)。

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)也常用會(huì)場(chǎng)情況、討論氣氛、參加會(huì)議人員情況的描繪作為導(dǎo)語(yǔ)。

導(dǎo)語(yǔ)在簡(jiǎn)報(bào)中往往起提綱挈領(lǐng)、畫龍點(diǎn)睛的作用，對(duì)寫好簡(jiǎn)報(bào)至關(guān)重要。其基本要求有以下幾點(diǎn)：首先要開(kāi)門見(jiàn)山。導(dǎo)語(yǔ)須開(kāi)篇入題，直截了當(dāng)，直說(shuō)主要事實(shí)，中心思想。千萬(wàn)不要“戴帽子”、說(shuō)“套話”。其次須交代清楚。對(duì)與主要內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果等“六要素”，導(dǎo)語(yǔ)雖然不一定逐個(gè)說(shuō)明，但要根據(jù)情況做必要交代。再次要概況簡(jiǎn)煉。導(dǎo)語(yǔ)既要全面、概括，又要簡(jiǎn)明扼要。

2.主體。主體是簡(jiǎn)報(bào)的主干、中心部份。它緊承導(dǎo)語(yǔ)，或展開(kāi)主要事實(shí)，或列舉典型材料，來(lái)表現(xiàn)簡(jiǎn)報(bào)的基本內(nèi)容。簡(jiǎn)報(bào)主體的寫法，沒(méi)有一定的格式，從其表現(xiàn)形式看大致有以下幾種，簡(jiǎn)稱為“編寫十法”。

①一事一敘法。當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)選用的材料典型、集中，是一個(gè)問(wèn)題、一種情況、一個(gè)事件時(shí)，常按事實(shí)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局的自然順序敘寫。這種寫法要求選材要嚴(yán)，重點(diǎn)突出，切忌平鋪直敘，羅嗦冗長(zhǎng)。

②新聞報(bào)道法。即以新聞報(bào)道式的導(dǎo)語(yǔ)作為開(kāi)端，然后再用事實(shí)、情況、問(wèn)題等，把所要表達(dá)的內(nèi)容烘托出來(lái)，或做必要的解釋。形成所謂“倒金字塔”式。

③分列標(biāo)題法。如果涉及方面較多，或幾個(gè)問(wèn)題、幾種情況、幾點(diǎn)體會(huì)、幾條意見(jiàn)等，均可分條逐項(xiàng)列成小標(biāo)題，用數(shù)字標(biāo)明段落或項(xiàng)目，逐條逐項(xiàng)地寫。

④材料轉(zhuǎn)發(fā)法。即把有關(guān)材料（或經(jīng)過(guò)加工處理的材料），通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)形式刊登在簡(jiǎn)報(bào)上。這種寫法一般要在轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容之前加“編者按”，以揭示轉(zhuǎn)發(fā)的宗旨和意義。按語(yǔ)要觀點(diǎn)明確，旗幟鮮明，言簡(jiǎn)意賅。

⑥經(jīng)驗(yàn)介紹法。即先把所取得的成績(jī)和產(chǎn)生的效果加以高度概括寫在前面。然后再著重介紹主要做法、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，用以指導(dǎo)推動(dòng)工作。這種寫法，也叫“先果后因”法。其中“因”

是重點(diǎn)，要寫得有理有據(jù)，有條有序，簡(jiǎn)明具體，富有說(shuō)服力。

⑥連續(xù)刊載法。對(duì)重大復(fù)雜的事件、情況，可根據(jù)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束等階段，分段連續(xù)刊載。如可及時(shí)先報(bào)發(fā)生的情況，之后報(bào)道其發(fā)展過(guò)程，最后再終報(bào)其結(jié)局。

⑦綜合歸納法。即把屬于同一類型、同一性質(zhì)的情況、問(wèn)題匯集在一起加以分析綜合，從而概括出某個(gè)時(shí)期、某個(gè)方面的工作情況。這種寫法涉及面較寬，要居高臨下，（下轉(zhuǎn)第42頁(yè)）（上承第56頁(yè)）圍繞主旨選擇和組織材料，注意其普遍性和典型性，以求概括準(zhǔn)確，力避以偏概全。

⑧動(dòng)態(tài)反映法。即把思想和業(yè)務(wù)等方面的情況，尤其是上級(jí)機(jī)關(guān)正在抓的中心工作，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重要?jiǎng)討B(tài)等，通過(guò)事實(shí)抓“苗頭”，進(jìn)行高度概括，反映新的動(dòng)向。這種寫法，一般對(duì)事例不做具體描述，不鋪陳情節(jié)。用簡(jiǎn)潔的文字提供參考信息。

⑨敘議結(jié)合法。即在敘述典型事例時(shí)，編寫者加入言簡(jiǎn)意賅的評(píng)論，起到畫龍點(diǎn)睛的作用。可先敘后議，也可夾敘夾議。議論要有的放矢，一針見(jiàn)血，據(jù)實(shí)論理，有針對(duì)性地指導(dǎo)工作。

⑩揭露問(wèn)題法。即用確鑿的事實(shí)和證據(jù)，充分揭露弊端，通報(bào)壞事，教育麻痹者，震懾作惡者，打擊犯罪者。這類寫法，要注意政策性、嚴(yán)肅性。

3.結(jié)語(yǔ)。大多數(shù)簡(jiǎn)報(bào)沒(méi)有專門的結(jié)語(yǔ)。也有一些簡(jiǎn)報(bào)，有專門的結(jié)語(yǔ)：或簡(jiǎn)要概括內(nèi)容，或集中總結(jié)成績(jī)，或指出發(fā)展趨勢(shì)，或發(fā)出普遍號(hào)召，以推動(dòng)工作。

第四篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作（01）

概論

黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)的管理部門，都離不開(kāi)交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍以內(nèi)的有關(guān)事宜，作出決定，下達(dá)指示。把這些工作的意圖，設(shè)想、過(guò)程、結(jié)果等等，用書面語(yǔ)言表現(xiàn)出來(lái)的文體，通常叫機(jī)關(guān)應(yīng)用文。機(jī)關(guān)應(yīng)用文種類很多。如果按發(fā)送對(duì)象區(qū)分，大體有四類：一是向上級(jí)報(bào)送的，即通常說(shuō)的“上行文”，主要有請(qǐng)示、情況報(bào)告、工作報(bào)告等。二是向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的，即通常說(shuō)的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報(bào)、布告、公告、公報(bào)等。三是可以上送，也可以下發(fā)，或者有些上送，有些下發(fā)的，如簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)等。四是主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，必要時(shí)也可以上報(bào)下發(fā)的，如工作計(jì)劃，會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)提綱等。另外，還有的是兩個(gè)單位或兩個(gè)以上單位共同制定，只在特定范圍使用的，如合同、協(xié)議書等。當(dāng)然，這只是大體的分類。事實(shí)上有許多文件，是否上送或下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據(jù)工作的需要。有些平時(shí)只能上送的文件(如情況報(bào)告)，因工作需要，履行了一定的批準(zhǔn)手續(xù)之后，發(fā)給下級(jí)有關(guān)部門和人員，也是常有的事。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是開(kāi)展機(jī)關(guān)工作的一種十分重要的手段。各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無(wú)論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都要運(yùn)用各式各樣的文件來(lái)指導(dǎo)和推動(dòng)工作。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，整個(gè)國(guó)家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)轉(zhuǎn)自如，都離不開(kāi)文件，離不開(kāi)機(jī)關(guān)應(yīng)用文。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文，對(duì)于機(jī)關(guān)干部，可以說(shuō)是司空見(jiàn)慣的。但是，要把它寫好，卻并不是一件簡(jiǎn)單容易的事。首先，從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文，多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義理論、黨和國(guó)家的方針政策，與本單位、本系統(tǒng)實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它要求必須具有嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說(shuō)，事實(shí)要真實(shí)可靠，判斷要準(zhǔn)確無(wú)誤，辦法要切實(shí)可行。一定要反映客觀實(shí)際，不能有半點(diǎn)虛假；要解決實(shí)際問(wèn)題，不能無(wú)的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫得準(zhǔn)確無(wú)誤，清楚明了，生動(dòng)簡(jiǎn)練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準(zhǔn)確，甚至前后矛盾，上下重復(fù)，冗長(zhǎng)雜亂，使人讀后昏昏然不知所云，那就不僅浪費(fèi)了人力物力，而且會(huì)貽誤工作。因此，寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是一項(xiàng)政策性、思想性，技術(shù)性很強(qiáng)的工作。文件寫得好壞，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作效率，工作質(zhì)量的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子的思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)訓(xùn)練的基本功，認(rèn)真對(duì)待。

毛澤東同志、周恩來(lái)同志等老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動(dòng)手起草或修改文件。黨和國(guó)家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對(duì)于怎樣撰寫文件，他們也作過(guò)許多指示，積極倡導(dǎo)革命文風(fēng)，提倡精簡(jiǎn)文件，提高質(zhì)量，反對(duì)文牘主義。他們?cè)谶@些方面，同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今后，隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，機(jī)構(gòu)改革的不斷完善，對(duì)我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，提出了更高的要求。如果機(jī)關(guān)干部不會(huì)起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

當(dāng)然，就一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，草擬、印制、發(fā)送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件發(fā)的越多就越能推動(dòng)工作。相反，如果本來(lái)可以口頭請(qǐng)示、當(dāng)面接洽的事，也要求寫個(gè)材料，本來(lái)應(yīng)該面對(duì)面指導(dǎo)解決的問(wèn)題，也要發(fā)個(gè)指示、通知，那只能陷入文牘主義，助長(zhǎng)官僚主義，使機(jī)關(guān)工作脫離實(shí)際，脫離群眾。有些非發(fā)文件不可的事，也要注意精簡(jiǎn)節(jié)約，少發(fā)文，發(fā)短文。那些空洞的既不提出問(wèn)題，也不解決問(wèn)題的文牘，對(duì)上對(duì)下對(duì)自己不僅無(wú)益，而且有害。這是機(jī)關(guān)工作必須十分注意克服的弊病。從這個(gè)意義上說(shuō)，學(xué)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個(gè)必不可少的重要方面。

怎樣才能寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?

寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，主要應(yīng)該鍛煉四個(gè)方面的基本功，即：分析問(wèn)題的能力，調(diào)查研究的能力，有關(guān)專門業(yè)務(wù)的能力，以及文字表達(dá)的能力。

(1)要有一定的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力。談到寫文件，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認(rèn)為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問(wèn)題。其實(shí)，能不能寫好文件，首要的是政治思想水平，是分析問(wèn)題和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力。在機(jī)關(guān)工作中，常常有這樣的情況：兩個(gè)對(duì)工作熟悉程度、工作態(tài)度和文字表達(dá)能力都相差不多的同志，參加了內(nèi)容相同的討論會(huì)，要求他們起草類似的情況報(bào)告，一個(gè)同志能很快寫出質(zhì)量較高的草稿，另一個(gè)費(fèi)了九牛二虎之力，寫出來(lái)的是很一般化的東西，原因就是

思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的武器，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學(xué)習(xí)唯物主義辯證法。有了正確的理論指導(dǎo)和正確的思想方法，就能夠從各種錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)象中，抓住事物的本質(zhì)，鑒別出是非曲直，做到觀點(diǎn)鮮明，立場(chǎng)堅(jiān)定；就可能用正確的觀點(diǎn)統(tǒng)率繁雜紛紜的材料，寫出思想內(nèi)容比較深刻的文件。同時(shí)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)

和掌握黨的方針、政策，領(lǐng)會(huì)上級(jí)部門有關(guān)的指示精神，時(shí)刻關(guān)心和了解社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的大局，了解國(guó)內(nèi)外形勢(shì)的發(fā)展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠(yuǎn)，能夠把一個(gè)部門和單位的局部工作，同整個(gè)事業(yè)的大局聯(lián)系起來(lái)，“以大看小”，看得更深刻：也能以開(kāi)闊的視野，敏銳的政治眼光，及時(shí)抓住問(wèn)題的癥結(jié)，“由小見(jiàn)大”，寫出思想性強(qiáng)，內(nèi)容深刻、實(shí)際的文件。

(2)要有掌握情況、調(diào)查研究的能力。“要了解情況，唯一的方法是向社會(huì)作調(diào)查”，“沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對(duì)寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣有著特殊重要的意義。機(jī)關(guān)的文件是在對(duì)實(shí)際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫者在起草文件之前，對(duì)所寫的對(duì)象和范疇，必須有個(gè)全面的調(diào)查了解，及時(shí)掌握實(shí)際工作中發(fā)生的新情況，提出的新問(wèn)題，總結(jié)出來(lái)的新經(jīng)驗(yàn)，并加以認(rèn)真的分析研究。在這個(gè)前提下，才能抓住要害，有針對(duì)性地提出解決問(wèn)題；指導(dǎo)工作的意見(jiàn)和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動(dòng)態(tài)，緊緊抓住典型的事件和思想，進(jìn)行深入的調(diào)查了解，搞清楚其產(chǎn)生的原因，過(guò)程、結(jié)果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機(jī)關(guān)工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時(shí)掌握所屬單位面上的動(dòng)態(tài)，注意閱讀下屬部門上報(bào)的文字材料，經(jīng)常聽(tīng)取他們的口頭匯報(bào)，同時(shí)應(yīng)特別注意擠時(shí)間深入下屬單位調(diào)查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動(dòng)，更深一層的實(shí)際情況。“平時(shí)多積累，用時(shí)少費(fèi)心”。如果不注意認(rèn)真調(diào)查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動(dòng)態(tài)，不善于掌握那些最能說(shuō)明問(wèn)題的典型情況，等到起草文件時(shí)“臨時(shí)抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對(duì)工作有實(shí)際指導(dǎo)意義的、有價(jià)值的、象樣的文件來(lái)。

(3)要有特定的專門業(yè)務(wù)能力。各行各業(yè)都有自己的專門業(yè)務(wù)。有關(guān)的文件，不論內(nèi)容和文字，都必須具有科學(xué)性，符合本部門的實(shí)際，符合客觀事物的規(guī)律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語(yǔ)”、“共性話”，更不能說(shuō)“外行話”。因此，文件的起草者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、努力鉆研本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)。既要向書本學(xué)習(xí)，向有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)行人請(qǐng)教，更要從群眾實(shí)踐中吸取營(yíng)養(yǎng)，使自己真正能夠精通本部門、本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題結(jié)合起來(lái)，撰寫出實(shí)在的、能夠指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的，質(zhì)量較高的文件。如果缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，那么寫出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對(duì)性的、能解決問(wèn)題的真知灼見(jiàn)來(lái)的。弄得不好，還可能產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來(lái)。

(4)要有一定的文字表達(dá)能力。掌握了實(shí)際情況，又有分析問(wèn)題和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，又是本專業(yè)的內(nèi)行，可以說(shuō)已經(jīng)為寫文件打好了基礎(chǔ)。但還不能說(shuō)就必然會(huì)寫出好的文件來(lái)。“萬(wàn)事俱備，只欠東風(fēng)”。這“東風(fēng)”就是要有一定的文字表達(dá)能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經(jīng)指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問(wèn)題，這都是邏輯問(wèn)題。鮮明性和生動(dòng)性，除了邏輯問(wèn)題以外，還有詞章問(wèn)題。現(xiàn)在許多文件的缺點(diǎn)是：第一概念不明確；第二判斷不恰當(dāng)；第三使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章。看這種文件是一場(chǎng)大災(zāi)難，耗費(fèi)精力又少有所得。一定要改變這種不良的風(fēng)氣。”毛澤東同志講的“三性”，正是對(duì)文字表達(dá)能力的集中概括。

講“三性”，首先是準(zhǔn)確性。就是如實(shí)地、恰如其分地反映客觀事物。機(jī)關(guān)應(yīng)用文在這一點(diǎn)上要求更嚴(yán)。因?yàn)橥蛔种睿徽Z(yǔ)之偏，就可能造成很大的影響，引起不應(yīng)有的紛亂。語(yǔ)言不準(zhǔn)確的突出表現(xiàn)是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉(zhuǎn)業(yè)軍人到地方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位上。起草文件時(shí)把“轉(zhuǎn)業(yè)軍人”寫成了“復(fù)員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把北京站內(nèi)發(fā)生爆炸事件，寫成“北京站爆炸事件”，好象把整個(gè)北京站都爆炸了。有的言過(guò)其實(shí)。如，本來(lái)是工廠衛(wèi)生面貌發(fā)生巨大變化，卻寫成工廠面貌發(fā)生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結(jié)束”。一項(xiàng)活動(dòng)，某單位有許多人參加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結(jié)婚”，“遇險(xiǎn)”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執(zhí)行”等等。不僅帶來(lái)許多麻煩，還鬧出不少笑話。

鮮明性就是對(duì)事物要態(tài)度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對(duì)什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉(zhuǎn)彎抹角，吞吞吐吐，態(tài)度曖昧。比如對(duì)“扯皮”問(wèn)題的批評(píng)，一份文件的草稿上這樣寫：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個(gè)人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無(wú)產(chǎn)階級(jí)的作風(fēng)，應(yīng)該認(rèn)真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對(duì)國(guó)家和人民的興旺發(fā)達(dá)，根本不關(guān)心，他們熱心的是個(gè)人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國(guó)家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無(wú)利而為國(guó)家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無(wú)理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權(quán)力，當(dāng)做自己稱王稱霸的資本。”有的同志認(rèn)為這是本位主義、部門利益作怪，其實(shí)，這并不代表什么局部利益，而是個(gè)人主義的惡性膨脹，是黨內(nèi)存在的為害最大的一種歪風(fēng)邪氣”。兩相對(duì)照，風(fēng)格迥異，前者態(tài)度曖昧，不疼不癢，有氣無(wú)力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見(jiàn)血，表現(xiàn)了無(wú)產(chǎn)階級(jí)應(yīng)有的戰(zhàn)斗風(fēng)格。

生動(dòng)性就是要有點(diǎn)文采，生動(dòng)活潑地寫出客觀事物的特征，表達(dá)出鮮明的思想感情。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節(jié)的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動(dòng)。“言之無(wú)文，行而不遠(yuǎn)”。如果文件語(yǔ)言無(wú)味，象個(gè)癟三，死板，老套，沒(méi)有幾句來(lái)自群眾的生動(dòng)活潑切實(shí)有力的話，即使有新鮮深刻的內(nèi)容，也很難引起人們的興趣，因而會(huì)大大影響預(yù)期的效果。

提高文字表達(dá)能力，唯一的辦法是多讀多寫，盡可能地多看些優(yōu)秀的應(yīng)用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經(jīng)常練習(xí)寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動(dòng)活潑的語(yǔ)言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時(shí)，文詞就可呼之即來(lái)，得心應(yīng)手。

魯迅先生說(shuō)：“我有一言應(yīng)記取，文章得失不由天。”實(shí)踐出真知，實(shí)踐出才干。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作和其它文章一樣，要堅(jiān)持不懈地練基本功，并在實(shí)踐中自覺(jué)地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，虛心向別人學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，持之以恒。這樣就會(huì)練出過(guò)得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動(dòng)一番腦子，不開(kāi)拓自己的知識(shí)領(lǐng)域，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，那是永遠(yuǎn)不會(huì)學(xué)到真實(shí)本領(lǐng)，寫出好的機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)的。

第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第一節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的作用

機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、黨派團(tuán)體和企事業(yè)單位的管理部門交流信息、規(guī)范行為、指導(dǎo)推動(dòng)工作的一種具有特定體式的書面語(yǔ)言工具，是應(yīng)用文中用量最大、種類最多、使用范圍也相當(dāng)廣泛的文體。在廣大干部中提倡學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，掌握它的寫作特點(diǎn)和規(guī)律，是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作效率，培養(yǎng)造就一大批能文能武的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)的一條途徑。

各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無(wú)論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開(kāi)交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達(dá)指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過(guò)程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動(dòng)工作，這就是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，整個(gè)國(guó)家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)籌自如，都離不開(kāi)機(jī)關(guān)應(yīng)用文。如果把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的功能分解開(kāi)來(lái)，大體有以下四個(gè)方面。

一是交流信息的作用。下級(jí)的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動(dòng)態(tài)，特別是新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，需要及時(shí)向上級(jí)反映；上級(jí)制定的方針、政策和指示、意見(jiàn)等，需要盡快向下級(jí)傳達(dá)；同級(jí)或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機(jī)關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。

二是宣傳教育作用。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報(bào)告》、《指示》等高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實(shí)踐的依據(jù)，方針政策以及實(shí)施方案等。向下傳達(dá)貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作。有些可公開(kāi)發(fā)表或改頭換面作為新聞報(bào)導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等等，實(shí)質(zhì)上也有向上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。

三是規(guī)范行為的作用。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動(dòng)準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對(duì)于人們?cè)摳墒裁矗辉摳墒裁矗谑裁磿r(shí)間、什么范圍、什么問(wèn)題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎(jiǎng)懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅(jiān)決執(zhí)行，任何人都不得違反。

四是工作依據(jù)的作用。上級(jí)機(jī)關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時(shí)，除了依據(jù)耳聞目見(jiàn)的實(shí)際情況外，一個(gè)重要方法是根據(jù)下級(jí)上報(bào)的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料。而下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)，上級(jí)的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發(fā)生矛盾時(shí)，一方便說(shuō)：“拿紅頭文件來(lái)！”就是要求拿出根據(jù)的意思。

學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是培養(yǎng)干部的需要。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它的撰寫，是一項(xiàng)思想性、政策性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。撰寫者和指導(dǎo)者，需要一定的馬列主義理論修養(yǎng)，具備相應(yīng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，懂得掌握情況和調(diào)查研究的方法，還要有特定的專業(yè)知識(shí)和文字表達(dá)能力。因此，寫作過(guò)程也是鍛煉和提高干部素質(zhì)的過(guò)程。一份文件寫得好不好，及時(shí)不及時(shí)，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的重要標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和文書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作，作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)基本功。從這個(gè)意義上說(shuō)，組織干部學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作，不僅是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作水平的重要措施，也是培養(yǎng)和提高干部，造就一大批現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼?zhèn)洹⒛芪哪芪涞念I(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年**的嚴(yán)重破壞、沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和選拔這方面的人才以外，也與我們長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有組織干部學(xué)習(xí)寫作，特別是在各級(jí)黨校和文科院校中沒(méi)有設(shè)置有關(guān)專業(yè)、開(kāi)設(shè)有關(guān)課程，注意從青少年中培養(yǎng)應(yīng)用文寫作人才有很大關(guān)系。

學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，還有助于改變機(jī)關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義。機(jī)關(guān)應(yīng)用文要求嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說(shuō)，它的寫作，必須做到事實(shí)可靠，判斷準(zhǔn)確，辦法切實(shí)可行。在內(nèi)容上，它必須反映客觀實(shí)際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實(shí)際問(wèn)題的方針、原則和措施，而不能無(wú)的放矢，空發(fā)議論。在文字表述上，要準(zhǔn)確鮮明，簡(jiǎn)練暢達(dá)，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。那種冗長(zhǎng)雜亂，繁瑣重復(fù)，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費(fèi)了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實(shí)際，深入群眾，認(rèn)真調(diào)查研究，掌握群眾的思想脈搏，關(guān)注自己工作領(lǐng)域中的新情況，新問(wèn)題，新經(jīng)驗(yàn)，使自己的思想緊緊跟上不斷發(fā)展變化著的實(shí)際。克服那種靠道聽(tīng)途說(shuō)，靠表面現(xiàn)象和老經(jīng)驗(yàn)做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實(shí)際，當(dāng)“傳達(dá)室”、“轉(zhuǎn)運(yùn)站”等官僚主義作風(fēng)。當(dāng)然，對(duì)機(jī)關(guān)工作來(lái)說(shuō)，草擬、印刷、發(fā)送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來(lái)可以口頭請(qǐng)示，當(dāng)面接洽的事，也寫個(gè)材料；應(yīng)面對(duì)面解決的問(wèn)題，也發(fā)個(gè)指示、通知；本來(lái)有個(gè)簡(jiǎn)單文件就可解決問(wèn)題，也搞成長(zhǎng)篇大論，那就會(huì)使許多同志陷入文山會(huì)海而不能自拔。如果掌握了機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和寫作方法，懂得哪些情況和問(wèn)題應(yīng)形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長(zhǎng)，哪些該短，哪些應(yīng)快，哪些應(yīng)慢，就會(huì)大大減少文件的數(shù)量，提高文件的質(zhì)量和寫作速度。

古今中外，凡是有作為的政治家，無(wú)不重視公文的寫作。在我國(guó)，公文的產(chǎn)生，幾乎和文字的形成同步。中國(guó)的文章史，實(shí)際上是從應(yīng)用文開(kāi)始的。在甲骨文中，多是國(guó)家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協(xié)田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊(cè)命毛公之辭，《散氏盤》是兩國(guó)疆界的契約。《尚書》中的誥、命、誓是周朝作為訓(xùn)誡勉勵(lì)的文告和出師作戰(zhàn)的命令、誓詞。在《論語(yǔ)·憲問(wèn)》中，還記載了文件的寫作過(guò)程，“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤(rùn)色之”。可見(jiàn)古人是多么重視文件的撰寫。漢代以后，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家政務(wù)活動(dòng)的日趨復(fù)雜，公文的種類也越來(lái)越多，光是以皇帝名義發(fā)布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊(cè)、策、諭、令、檄等等。而對(duì)公文寫作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也開(kāi)始系統(tǒng)化、理論化。在《后漢書·劉陶傳》中出現(xiàn)了“公文”一詞：“但更相告語(yǔ)，莫肯公文。”晉代陸機(jī)的《文賦》，第一次把文章的寫作過(guò)程、方法、形式、技巧等問(wèn)題，提到文學(xué)批評(píng)的范疇。其中就有碑、誄、奏說(shuō)。梁朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對(duì)》、《祝盟》等篇，都是對(duì)各類應(yīng)用文的比較系統(tǒng)的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學(xué)家也寫下了大量的應(yīng)用文。如秦代李斯給秦王的報(bào)告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報(bào)任安書》賈誼的《過(guò)秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯(cuò)的《賢良對(duì)策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國(guó)蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏征的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進(jìn)御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學(xué)習(xí)的范文。

我們黨和政府十分重視機(jī)關(guān)公文的寫作。早在一九二三年，由中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)成立的海陸豐總農(nóng)會(huì)和廣東省農(nóng)會(huì)，就設(shè)立過(guò)“文牘部”。一九三一年，周恩來(lái)同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陜甘寧邊區(qū)政府還頒發(fā)過(guò)《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》，把機(jī)關(guān)公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報(bào)告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發(fā)了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對(duì)公文程序、種類、格式和行文關(guān)系作了規(guī)定。全國(guó)解放后，政務(wù)院又于一九五一年頒發(fā)了新的《公文處理暫行辦法》，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規(guī)定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先后批發(fā)了《中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省(市)級(jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國(guó)共產(chǎn)黨縣級(jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳又發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規(guī)定了公文的性質(zhì)、任務(wù)和調(diào)查研究、實(shí)事求是、及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項(xiàng)改革事業(yè)的深入發(fā)展，機(jī)關(guān)公文工作面臨著新的形勢(shì)和更高的要求。一九八七年二月十八日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發(fā)布實(shí)施，對(duì)提高公文質(zhì)量和辦文效率發(fā)揮了重要作用。

毛澤東、周恩來(lái)、劉少奇等老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家，從參加革命工作起就常常親自動(dòng)手起草和修改文件，黨和國(guó)家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領(lǐng)導(dǎo)下撰寫而后由他們修改定稿的。對(duì)于如何撰寫文件，他們也多次作過(guò)指示。比如，積極倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手，反對(duì)秘書代勞；文書工作要遵循保密、準(zhǔn)確、迅速三原則；文件要有三性，準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性；提倡革命的文風(fēng)，反對(duì)文牘主義等等。周恩來(lái)同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語(yǔ)言學(xué)家探討機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作。這一切，作為他們的革命實(shí)踐的組成部分，為黨的事業(yè)做出了貢獻(xiàn)，給我們樹立了榜樣。今后，隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，對(duì)我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)同志提出了更高的要求。可以這樣說(shuō)，如果機(jī)關(guān)干部不會(huì)起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

第五篇：機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作（02）

第二節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)

要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點(diǎn)。而掌握它的特點(diǎn)，最好的辦法是把它和其它文體作比較。和小說(shuō)、詩(shī)歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實(shí)和道理說(shuō)服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本

質(zhì)真實(shí)，而是以記敘、說(shuō)明、論述的方法，有針對(duì)性地表述思想觀點(diǎn)，反映具體的生活實(shí)際，揭示社會(huì)生活某些方面的規(guī)律和實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實(shí)際問(wèn)題。因此，實(shí)用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個(gè)特點(diǎn)。

這個(gè)實(shí)用的特點(diǎn)，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實(shí)的具體的針對(duì)性。上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中存在的問(wèn)題，對(duì)特定的問(wèn)題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級(jí)向上行文，也是反映生活和工作過(guò)程中的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請(qǐng)上級(jí)定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問(wèn)題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說(shuō)，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個(gè)“有用”，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文來(lái)說(shuō)，就是實(shí)用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時(shí)限性。它不僅在制作上要求一定時(shí)間寫成，而且和某項(xiàng)工作的時(shí)間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實(shí)的效用?轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個(gè)朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個(gè)朝代的特定時(shí)期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個(gè)實(shí)際問(wèn)題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》等，請(qǐng)示得到答復(fù)，通知的對(duì)象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，需要查對(duì)，那就是歷史檔案的作用了。

有人會(huì)問(wèn)，書信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?

一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見(jiàn)乏于專業(yè)部門，也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”。現(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫成《請(qǐng)示》，不能寫成《報(bào)告》，《通知》不能寫成《通報(bào)》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門用語(yǔ)，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫蟆Ｒ虼耍瑖?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無(wú)論內(nèi)容還是文字，必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說(shuō)假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩(shī)歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”；小說(shuō)可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽(tīng)途說(shuō)拿來(lái)議論一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo)，