第一篇：10技術檔案管理規定

技術檔案管理規定

第一章總則

第1條目的為加強對本企業工程技術檔案的管理，特制定本規定。

第2條職責

工程技術檔案由工程技術部管理，由工程技術部設一名專人，負責資料收集、歸檔管理及與檔案室的接洽。

第二章技術檔案管理的內容

第3條工程技術檔案

工程技術檔案是為工程竣工驗收提供的技術資料。反映施工過程的實際情況，是該項工程的竣工使用、維修管理、改建擴建等不可缺少的依據，主要包括以下內容。

(1)《竣工項目一覽表》，包括名稱、面積、結構、層數等。

(2)設計方面的有關資料，包括原施工圖、竣工圖、圖樣會審記錄、洽商變更記錄、地質勘察資料。

(3)材料質量證明和試驗資料，包括原材料、成品、半成品、構配件和設備等質量合格證明或《試驗檢驗單》。

(4)《隱蔽工程驗收記錄》和《竣工驗收證明》。

(5)《工程質量檢查評定記錄》和《質量事故分析處理報告》。

(6)設備安裝和采暖、通風、衛生、電氣等施工和試驗記錄，以及調試、試壓、試運轉記錄。

(7)永久性水準點位置、施工測量記錄和建筑物、構筑物沉降觀測記錄。

(8)施工單位和設計單位提出的建筑物、構筑物使用時應注意的事項等有關文件資料。

第4條 施工技術檔案

施工技術檔案主要包括施工組織設計和施工經驗總結，新材料、新結構和新工藝的試驗研究及經驗總結，重大質量事故、安全事故的分析資料和處理措施，技術管理經驗總結和重要技術決定，施工日志等。

第5條大型臨時設施檔案

大型臨時設施檔案主要包括臨時房屋、庫房、工棚、圍墻、臨時水、電管線設置的平面布置圖和施工圖，以及施工記錄等。

第6條施工技術日志

(1)施工日志真實而客觀地記錄了工程從開工到竣工，每天現場施工狀況的動態過程，包括當天的氣象、施工部位和作業內容、施工效率和施工質量。

(2)施工日志既可以用于了解、檢查和分析施工進展中的動態變化、存在問題及解決的結果，又可用于輔助證實施工質量檢查驗收以及質量保證原始資料形成過程的客觀真實性。

第三章技術檔案管理

第7條技術資料的收集、整理工程技術部負責工程技術資料的收集工作，并對收集的檔案資料進行分類整理。

第8條技術檔案的保管

(1)工程技術部負責施工期間的技術檔案管理工作。(2)工程竣工驗收后，工程技術部配合項目經理部將技術檔案移交給檔案室進行保管。/ 1

第二篇：技術檔案管理規定

技術檔案管理規定

一、為規范我公司技術文件管理、歸檔工作特制定此規定；

二、為檔案文件范圍包括：

1.各行政主管部門發放的技術文件；

2.公司各部室編發的技術類文件；

3.征求意見聯系單；

4.公司組織的檢查記錄，上級行政主管部門組織的檢查記錄；

5.項目監理部在監理過程中形成的病在監理工作結束后向公司移交的檔案；

6.各類匯總表、總結等；

三、檔案要求：

1.監理資料和檔案的編制必須真實完整，收集應及時，存放應分類有序；

2.檔案的簽字、印章必須清晰齊全，日期、編號應完整，檔案一經形成正式紀錄，不得刪改；

3.檔案檢閱必須履行借閱手續、外單位人員借閱應經主管經理批準；

4.技術類文件應于接收后三日內歸檔；

5.檢查記錄應于檢查完成一周內歸檔；

6.工程資料應于工程竣工后一月內歸檔；

7.公司檔案確保存放安全，做到管理有序、查找便捷，不得擅自清理或私自銷毀。

第三篇：設備技術檔案管理規定

內部資料 注意保存

有限公司管理文件

文件編號：

第1版

簽發：

設備技術檔案管理規定

1目的和適用范圍：

1．1 為建立、健全公司設備技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的設備技術檔案，充分發揮技術檔案在公司生產和發展中的作用，更好地為生產服務。特制訂本規定。

1．2 本公司設備技術檔案是指與本公司設備相關的所有應當歸檔保存的設備圖紙、設備使用說明書、電子文檔、照片等技術資料。1．3 按照集中統一管理設備技術檔案的基本原則，生產部設立專門的文件柜統一放臵，有設備管理人員兼職管理。1．4本規定適用于公司內部。

2設備技術文件資料的歸檔：

2．1 每一臺設備安裝竣工驗收完畢，都要有完整、準確、系統的技術文件資料，并以每臺設備為單位，將所有的技術文件資料進行整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由設備主管審查后及時放入相應的文件柜內。

2．2 項目部向生產部移交設備技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應形成技術資料交付清單并簽字確認，交付清單歸檔備查。2．3 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，須通知生產部設備管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

3設備管理人員的職責：

3．1 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業務，提高管理水平，保證設備技術檔案工作任務的完成。

3．2． 科學地管理公司的設備技術檔案，負責設備技術資料和技術文件的收集，進行分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。

3．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。3．4 嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。3．5對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。

4設備技術檔案的鑒定和銷毀：

4．1 認真做好設備技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

4．2 凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經生產部部長審批后，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5設備技術檔案的保管和借閱： 5．1 對設備技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 認真執行設備技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交設備主管審查。對出現的問題及時進行整改。

5．3 做好設備技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續。5．4 設備技術檔案的保密制度：

5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護設備技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由設備主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5．4．2 設備技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

5．4．3 非工作人員未經允許，不得隨意翻閱設備技術檔案。5．5 技術檔案的借閱：

5．5．1 凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱設備技術檔案。由設備管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經設備管理人員檢查后，方可辦理注銷手續。

5．5．2 設備技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出存放室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經設備主管批準方能借出。5．5．3 經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由設備管理人員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由設備管理人員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報生產部部長審核，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．5．4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由設備管理人員報生產部部長審核，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。技術檔案的復制和技術資料的發放：

6．1 凡歸檔的設備技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發放使用，備份文件發放后，應及時復制補充完整。

6．7 因工作原因，需要發放設備人員使用的技術資料，應在設備技術檔案交接后次日以后發放給專業人員保管。并編制《設備技術資料發放清單》，設備主管簽字后存檔備查。發放時注明發放人員、發放號、發放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。

6．8 發放給專業人員使用的設備文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可申請換取新文件，原破壞或污損文件資料回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求重新發放時，文件使用者應承擔重復發放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由生產部部長審核，總經理批準后，送交公司財務部。7 設備技術檔案和受控技術文件的更改：

7．1 當設備管理人員需對技術檔案實施更改或補充時，應統一做好修改標記，標明日期。同時在修改清單中注明。

7．2 設備技術檔案更改后，應及時通知相關的使用人員，以保證文件的使用得到有效控制。

撰稿：

第四篇：技術檔案管理

技術檔案管理

技術檔案的管理包括實驗樣品的管理，實驗報告的管理，研發檔案的管理，會議記錄的管理，外來文件的管理，外來樣品的管理。每個技術人員編一個專屬代號，一、實驗檔案

實驗樣品，技術人員每做一個實驗樣品都要有一個編號標簽，標簽格式為，技術人員代號+實驗內容（或流水號）+日期，并放置在指定的個人擺放區域，并在記錄本上對應記錄清楚。

實驗報告，電子檔與紙質檔案各一份，紙制實驗報告文件名格式為：技術人員代號+實驗內容+實驗日期。并由專人保管。電子檔實驗報告，在電腦上為每位技術人員建立一個文件夾，專門存放電子報告，同一實驗的圖片，錄音，視頻，技術資料，實驗報告放在一個文件夾中，該文件夾的名稱格式為：實驗日期+實驗內容+技術人員代號。

二、新產品研發檔案

立項文件、實驗報告、原始記錄、研發進展表、市場驗證報告等全部歸檔到一起，對于原始記錄，規定每一個新產品的研發要有一本獨立的記錄本，不可以與其它實驗混記到一起，到研發結束時需要一起歸檔。以便查閱。

三、會議記錄的管理

每次技術會議要有專門人員對議題的內容、決議及任務安排做好記錄并形成電子文檔，文檔標題格式為會議內容+會議日期。

四、外來文件、樣品的管理

該處所指外來文件是交由技術部保管的，包括客戶文件，供應商文件及參加外部會議、研討會、展會的文件，外來樣品包括原材料樣品和客戶提供的樣品。

外來文件做好標識后統一歸檔。

外來客戶樣品做好客戶和日期標識后統一存放。

原材料樣品來樣后要有專人做好記錄并對其編好公司專門的樣品代號后方可使用，以免日后重復試樣與重復叫樣。

五、技術檔案的借閱

凡要查看技術檔案的，需要獲得相關許可后，并在技術檔案資料借閱表上登記方可借閱。借閱后應在限定的時間內歸還，并負有保護資料的完整，不被破壞與不被修改的責任。

第五篇：檔案管理規定

檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，規范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經營管理服務，制定本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指公司在各項工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統計報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項基礎工作，是維護公司合法權益、防范金融風險、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉的必要手段。

第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內設機構和全體員工都有保護檔案的義務和責任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。檔案工作落實情況須寫入所有內設機構和全體員工的工作總結與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節 歸檔內容

第七條 歸檔內容

凡是能夠反映公司經營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。歸檔內容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案六類。

第二節 歸檔時間

第八條 經辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規定如下：

（一）文書檔案

合同（協議）、貸款時效、判決書、調解書等重要文書，必須于公司用印后2日內移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

收發文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監事會、股東大會相關資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計檔案

會計檔案的二級門類包括：自主業務會計檔案、貸款業務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。自主業務會計檔案，每月及時整理、裝訂會計憑證、科目余額表和發生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業務報表；按年裝訂財務報表、銀行對賬單等會計資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業務會計檔案，由貸款財務部負責立卷，貸款財務部內部指定專人負責貸款業務會計檔案的日常管理工作，貸款財務部負責人對貸款業務會計檔案管理工作負責。

貸款財務部每日根據業務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落。《資金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。

貸款財務部每日應及時整理貸款項目原始憑證及記賬憑證；每月應及時整理貸款業務資產負債表、貸款業務利潤及利潤分配表、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；每年應及時整理貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬。

貸款項目完全清退3個月內，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款財務部按貸款項目單獨建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。為方便貸款業務會計檔案的查閱和使用，貸款財務部形成的存續期在3年以內（含3年）貸款業務會計檔案由貸款財務部保管，存續期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業務會計檔案，應及時移交公司檔案室保管。

理財中心柜臺事中監督員于營業次日9：00前將前一天發生的需交接的業務文書、單據憑證、報表等整理完畢后交接至合規風控部事后監督員。

合規風控部事后監督員于次年年初將上一年結束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（三）業務檔案

業務檔案的二級門類包括：自主業務檔案和貸款業務檔案。

業務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》執行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結算后5個工作日內移交公司檔案室。電子檔案：財會、業務數據年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（六）實物檔案

實物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節 歸檔要求

第九條 歸檔資料應為原件或能夠反映公司經營活動狀況且具有查考利用價值的復印件，要求字跡、印章清晰，內容填寫完整。

第十條 歸檔資料產生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責。第十一條 歸檔資料應體現公司經營活動的系統性和完整性。

第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據公司業務管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經常使用的檔案資料，部門應復印或掃描一份留存。

第十四條 經辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。

部室檔案管理員有權拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應保證歸檔材料整理規范，目錄內容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。

資金貸款成立檔案，由合規風控部事后監督員進行整理。會計檔案，由計劃財務部和貸款財務部檔案管理員進行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉發文與被轉發文等由多份文件構成一“件”的材料按照要求進行排序。

2、裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復式分類法，即保管期限——機構（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關文件排列在一起。“事由”指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一的一個機構內從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內容填寫相關內容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據檔案類別與內容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業務文書，法律、行政法規有明確規定的，按規定執行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。

（三）檔案室必須保持良好的環境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內。

第六節 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續，由經辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經部門負責人、分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規風控部事后監督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內，如需借出，必須經公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內容。

第七節 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，由公司負責人指定專人負責監銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業務有一定參考作用的資料等。

經辦人員在業務發生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業務人員負責所經辦業務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經部室經理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業務結束后2年，個別檔案根據業務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經公司審批人批準后，由公司組織進行統一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監督檢查。

第四章 歸檔督辦與復核

第一節 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業務人員將辦理完畢的業務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據部門業務辦理情況，督促并檢查業務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監督、催辦。每月初根據上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結果計入合規績效考核，進行扣分管理。

第二節 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統計員業務發生額表進行核對，逐筆業務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規績效考核結果與工資掛鉤，未按照公司規章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節輕重，追究有關領導和當事人的責任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執行公司保密規定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業務檔案管理同時適用本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業務會計檔案管理暫行規定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監督檔案管理暫行規定》。

第五十三條 根據公司業務發展需要，新開辦的業務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規定自公布之日起執行。

第五十五條 本規定由公司辦公室負責解釋與修訂。