第一篇：合同臺賬檔案管理制度

合同臺賬、檔案管理制度

臺賬管理

第一條為保證合同臺賬資料完整、統一，規范企業各類合同的管理，特制定本辦法。

第二條凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向公關法務部備案。

第三條合同管理人員為簽訂合同的聯系人和法務聯絡員，負責合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。

第四條合同管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查，協助法務部對合同管理的工作進行指導和檢查。

第五條合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。

第六條合同臺帳應包括以下內容：

（一）合同名稱；

（二）合同主體；

（三）合同內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；

（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；

（五）合同所附資料；

（六）其他應當記載的重要內容。

第七條合同臺帳應附以下資料：

1、合同正本或副本；

2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的復印件；

3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；

4、補充合同、會議紀要、往來函電；

5、有關的重要資料。

第八條合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。

第九條使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員。若違反前款規定給企業造成不良后果，將追究相關責任人責任。

第十條本辦法由法務部制定并解釋，自頒布之日起執行。

檔案管理

為進一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本（不包含勞動合同）。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司財務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、財務部應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經總經辦允許不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位）。示例：TGB－201102－001（推廣部2011年2月份第1號合同）

3、合同管理實行承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門主管為第一責任人，承辦人為直接責任人。總經辦和審查會簽部門對應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。

4、各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監察、審計。

5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由財務部甄別并予以歸案。

8、財務部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在財務部辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務部存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改

變。

3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

寧夏友廈建設集團有限公司

2010年9月27日

第二篇：合同臺賬、檔案管理制度

xxxxx有限公司

合同臺賬、檔案管理制度

第一條 合同的簽訂、履行由不同部門管理的，各部門可按照職責范圍登記合同臺帳的內容，但必須保證合同臺帳內容相互銜接，資料查閱及使用便捷。

第二條 合同備案臺帳所涉及的合同范圍，依照《合同法》的有關規定并結合公司實際，為下列合同：

（一）公司《合同管理辦法》規定的重要合同和重大合同；

（二）與同公司保持長期良好業務關系的重要客戶之間簽訂的合同；

（二）對公司的發展影響重大的合同；

（四）其他重大及法律關系復雜的合同。

對合同備案臺帳未涉及的合同，合同歸口管理部門應按公司合同管理有關要求，建立合同流水臺帳。

第十條 合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。

第十一條 使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同

臺帳管理部門。若違反前款規定給企業造成不良后果，將追究相關責任人責任。

第十二條 合同備案臺帳涉及的合同履行完畢或終止后十五日內，合同專業管理部門應將合同管理臺帳及所附資料移交合同歸口管理部門。

第十三條 本辦法由公司辦公室負責解釋。

第十四條 本辦法自 2009 年 1 月 1日起施行。

第三篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、辦公室應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網絡人員負責合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、辦公室應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在主管領導同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門主管領導、總經理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

第四篇：合同檔案管理制度

景德鎮華潤燃氣有限公司合同檔案管理規定

一、合同檔案保存期限最少為10年，無要求，保管期限為永久，由公司檔案室負責保管。

二、合同訂立后，由各部門移交人將合同文本的原件送檔案室。重要合同，移交部門可復制一份備留。

三、合同接收后，檔案室檔案管理人員按照-問題（部門）-接收時間順序，編號整理歸檔。

四、根據工作情況，需要查、借閱合同檔案的，應當按照規定要求，辦理查、借閱手續，方可借閱。

五、借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，需經總經辦批準后，方可帶出。

六、根據工作情況，需要借出合同檔案的，應當按照規定要求填寫檔案借出單，并由借出部門負責人、總經辦及借出部門分管領導同意簽字后，才能借出。

第五篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行集團公司管理中心集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、管理中心負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。

三、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

5、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

四、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由管理中心甄別并予以銷毀。

3、管理中心要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、管理中心主管領導簽字同意后，方可在管理中心辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。