一般來說，公文寫作需要把握的重點是：立意、主題、結構、材料、語言。要增強寫作能力、提高寫作水平，需要在這幾個方面下功夫。

立意

立意是文章的高度。公文作為一種特定的文章，特別講究立意。不論是請示事項、報告情況，還是作出決定、部署工作，都要站在一定的高度。特別是省市黨政機關的公文，要站在國家戰略的高度，立足全國發展的大局。現在，改革開放不斷擴大和深化，市場經濟不斷發展，經濟社會發展不斷加快，公文的作者一定要具有全局意識、大局觀念和寬廣視野，準確地把握黨和國家的方針和政策、上級機關的思路和意圖、群眾的需求和愿望，使公文的內容切合實際，切實可行。

主題

主題是文章的“靈魂”。公文必須確立主題、突出主題，闡述的觀點、引用的事例圍繞主題。公文一開頭，就要直奔主題。現實工作中，有的公文主題并不突出、鮮明，有的游離主題、背棄主題，洋洋灑灑一大段，使人如墜云里霧里，有丈二和尚摸不著頭腦之感，正像有的領導同志批評的，“不著邊際，不得要領，不知所云”，“面面俱到，樣樣不到”。還有的公文，一開頭就兜圈子，如“在……領導下，在……關心下，在……支持下，在……幫助下，在……推動下，在……努力下，……”。那么多的“在……下”出來了，就是正式內容還沒出來。公文需要“單刀直入”，一開頭就能引起讀者的注意，這樣才能達到發文的目的。

結構

結構是文章的“骨架”。一篇文章要寫得好，必須是結構嚴謹、層次分明、脈絡清晰、眉目清秀，公文更應該是這樣。總寫什么，分寫什么；先寫什么，后寫什么，詳寫什么，略寫什么，都要事先謀劃，合理布局。結構包括開頭、結尾、層次、段落、過渡、照應，這幾個都要把握好。公文的結構要嚴謹，段落與段落之間要緊密銜接。在闡述一個問題或者就某項工作提出要求時，如果分成幾點，這幾點可以是并列式，也可以是遞進式，相互之間的關系要處理好，形成有機的整體、無縫的接合。有的公文，往往忽視了這個方面，使得結構松散，內容凌亂，“東一榔頭西一棒”，讀者難于理解其主旨，更不要說去貫徹執行了。這樣的公文，也就失去了應有的效用。

材料

材料是文章的“血肉”。人們常說，文章要有血有肉。這里，就對材料的占有、運用提出了要求。“巧婦難為無米之炊”。沒有材料，就難以寫出公文。即使寫出的公文，也是空洞無物，顯得干巴巴的，缺乏生動性。因此，平時收集、積蓄材料十分重要。中央的大政方針，領導同志的重要講話，上級文件精神，國內外相關信息，本部門、本單位工作進展情況、典型案例、內部簡報，兄弟單位的經驗、做法，社會各界和群眾的反映，各類媒體上的報道、文章，等等，都可以列入材料的范圍。在公文寫作中，要“按需獲取”，善于運用，使公文“飽滿”“立體”“增色”“生輝”。對有些材料，還要善于篩選、加工和提煉，使其更好地豐富文章的內容，支撐文章的觀點。

材料安排，是公文寫作的關鍵之一。這就提醒起草人員要養成良好的習慣，眼觀六路，耳聽八方，多讀多看，多寫多記，學會剪輯，學會綜合，做到“思接千載，視通萬里”。這樣，寫作的時候就能夠信手拈來，游刃有余。

語言

語言是文章的“細胞”。公文的語言，講求簡潔、準確、莊重、得體、規范。

所謂簡潔，就是言簡意賅，英國劇作家莎士比亞說過：“簡潔是才能的姐妹。”公文應該是，能說一句，不說兩句；能說短句，不說長句；能說單句，不說復句。如有一公文，對領導配備秘書作出規定，其中有一句，“凡是男的領導不能配備女的秘書，凡是女的領導不能配備男的秘書”，這就顯得啰唆。實際上，用“領導干部不得配備異性秘書”就可以了。

所謂準確，就是詞語要達意，不能產生歧義，使人誤解。如《××市人民政府關于禁止在本市加工、銷售毛蚶的通告》（代擬稿）中，有這樣一條，“禁止從水路、陸路將毛蚶運入本市”。這就容易使讀者誤認為，從空路將毛蚶運入本市是可以的。這就與發文機關的本意產生了偏差。正確的表達應該是，“禁止將毛蚶運入本市”。

所謂莊重，就是語言要平實，不要花里胡哨，不要亂用比喻、夸張、反復等修辭手法。比如說，反映北京下大雪，公文中就不宜出現“燕山雪花大如席”這樣的句子，降雪量達到多少就寫多少。

所謂得體，就是語言運用恰到好處，符合需要。如，詞有褒義詞、貶義詞、中性詞，要注意褒貶之分。像“揚長而去”一般是貶義詞，“有口皆碑”則是褒義詞，不能混淆。

所謂規范，就是語言要符合組詞造句的規則。此外，一些土語、口語、方言、俚語、網絡語言等，不宜為公文所用。至于有些看來不太規范，但已被人們認可、常用，報刊書籍也在使用的語言，則另當別論。如“正能量”“給力”等，公文中偶有出現也未嘗不可。