辦公室秘書科職責

一、做好各類行政文件，信函、報告等材料的收發、轉遞工作，做到手續完備，及時準確。

二、負責做好公司內外來訪人員的接待工作，認真熱情，態度和藹，做到積極主動、不推諉、不拖拉。

三、負責保管和正確使用公司印鑒，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出差錯。

四、及時、準確地向領導和有關人員傳達上級機關及有關部門__通知事項和每周的會議安排。

五、負責公司各類行政會議__通知，記錄和辦公___、決議、決定的起草，印發，同時協助公司領導起草有關行政文件。

六、要準確無誤地完成公司領導交辦的事宜，并將完成情況及時匯報。

秘書人員應具備的素質

(一)、基本素質

1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產虧大發了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好!

(二)、業務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

(三)、文化素質

1、社會科學

學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰：

江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之：

塞北一天一地一圣人。

語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江

三江文章屬吾鄉

吾鄉文章屬吾弟

吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

(四)此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術

工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。

工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河:

你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實

可行的方法。

工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法,順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

作為現代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：

1、要協調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調解員之間的關系;與當事人的關系，與律師的關系;與有關部門的關系等。

在協調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領導幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。

當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。

對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

高級秘書應具備的素質

享受高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。隨著各類中外秘書證書蜂擁而至，很多初級秘書會認為考證是攀登高峰的唯一捷徑。然而，經驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經歷和敬業精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環境的變化和工作節奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。

高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

此外，服務于不同的行業，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積，因此一般年齡在___歲左右的女性是最合適的