董事長秘書職責概述

一、辦公室內務

1、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規范、圖書排放整齊

1)每天準時上班;

2)開窗通風;

3)清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次;

4)清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草;

5)為董事長備好茶水;

6)每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等;

7)及時清理辦公、生活垃圾;

8)每周監督吸塵一次。

2、文件管理：流程齊全、分類合理、處理及時、管理規范

1)對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理;

2)外來紅頭文件：

向人力資源部索要收文編號，及時送批和傳遞發放，并留下記錄;

3)內部紅頭文件：

作好收文記錄并放置在待處理文件夾內;

4)外來公函、通知及文字資料：

及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理;

5)內部通知、公司各部門(單位)遞交報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理;

6)重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

7)每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

8)根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

1、笑臉相迎，茶水相待;

2、詢問來賓情況、來訪目的、有無預約并索要名片;

3、及時向董事長請示;

4、按董事長意見引見，接待(按情況給予續茶水);

5、根據客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請;

三、會務服務

準備充分、安排周全、接待周到、組織完善

1、董事會

1)會議議程的擬定;

2)確定與會人員;

3)會議通知起草和發送;

4)會議文件的準備;

5)會議場所的確認及會場布置;

6)會議簽到及記錄;

7)與會人員的接待工作。

2、工作會

1)檢查會場環境是否干凈整潔;

2)檢查會議通知是否到位;

3)檢查會議文件準備是否齊備;

4)會議人員的接待;

5)會議期間的服務。

四、完成董事長交代的其他事宜。