第一篇：公文寫作基本功（xiexiebang推薦）

聯系實際，闡述公務員應掌握哪些公文寫作，在處理行政機關公文時應掌握哪些要領。

要求：

（1）說明文種選擇格式、規范公文寫作要則、用語規范與寫作技巧

（2）常用文種撰寫舉例

（3）說明收文辦理、擬文規范、公文審議、公文辦理、公文歸檔、公文管理和使用的程序方法

（4）聯系實際

答：新的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）從2001年1月1日起開始實施。這是我國國家行政機關公文處理走向規范化、制度化、科學化的一個重要標志。認真實施《辦法》，對于國家行政機關提高工作效率，保證工作質量，依法行政，推進國民經濟和社會發展順利進行是十分重要的。國家行政機關是國家權力的執行機關，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文的性質決定了其在國家行政機關公務活動中的地位和作用。做好行政機關公文處理工作是依法行政和加強機關建設的重要保證

公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，是機關工作的重要內容，下面根據要求一一論述。

一、常用文種格式選擇、寫作規范、用語與寫作技巧

《辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

（一）、命令（令）：“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。

命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發令機關、發布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。

1．公布令。這是頒布法律、法令和法規時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據、頒布決定、執行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規文件的名稱；頒布根據，說明是經過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現予頒布（公布、發布）”、“現予公布施行”等；執行要求，一般指公布的法規文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規文件。

2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執行要求（結語）。

命令緣由部分著重闡明發令原因，扼要寫明發令的背景、形勢和緣由，揭示發令的目的和意義，使受令方面了解執行此令的重要性，增強執行命令的自覺性。

命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執行。

執行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優秀事跡、性質和意義，嘉獎項目、號召和希望。

優秀事跡部分是構成嘉獎令的依據和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。

嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。

（二）、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

決定是領導機關發出的，帶有制約、規范、指導作用的下行文。各類決定的寫法：

1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執行的具體意見，它的內容比較單純，主要是決定依據和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。

2．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態度、處分內容等。

3．關于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經發出，震動較大。如：《國務院關于全面推進依法行政的決定》（國發（199〕23號）等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統一認識，增強執行決定的自覺性。

(三)、公告：“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。

公告可以分為三種類型。

第一類是向國內外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關職能部門，按法定程序發布的，有的也因涉外工作的需要而發布。如按《商標法》規定的注冊商標公告，以及公布企業破產的公告，企業換證公告，質量監督公告等等。

第三類是向特定對象發布的公告。

公告內容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發文機關、事由、文體組成；由發文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據、公告事項。結尾一般以“現予公告”、“特此公告”作結語。

(四)、通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發布的企業許可證年審的通告等等。

通告的標題大體有三種：一是由發文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規定或限制，成為告知對象行動的規范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據、規定事項和要求三部分內容構成。正文之后，習慣以“特此通告”、“此告”等詞語結尾。

擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規的性質，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規可依。二要體現方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。

(五)、通知：“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。

按《辦法》通知可以分為批轉和轉發性通知，傳達、要求執行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發現一些地區和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現幾個“關于”或“通知的通知”等情況；二是轉發和批轉性通知的按語部分文字過多或態度不明確；三是要求執行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：

1．標題。一般由發文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關于”再加事由和通知即可。如：《云南省人民政府關于印發2009年計劃生育工作要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規和行政規章時可加書名號外，一般不加標點符合。在起草層層轉發的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉發通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉發通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發。如：關于轉發市計委“關于轉發省計委‘關于轉發國家計委辦公廳《關于批轉（＜××日報＞）發行工作會議紀要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計委關于轉發國家計委辦公廳批轉《××日報》發行工作會議紀要的通知，就簡明多了。

2．批轉和轉發性通知。這類通知是針對被批轉或轉發的公文而發的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉性或轉發性通知。正文包括兩個部分：轉發對象和批注意見。轉發對象要寫明被批轉、轉發的公文名稱及原發文單位。批注意見要寫明對所轉發公文的態度、意見和執行要求。批轉性通知的批語和轉發性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。有的照批照轉，只極為簡要地表明態度、作出評價、提出要求。如：“省經貿委《關于1998年經濟運行調控方案》已經市政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。”有的強調重點，在寫明態度、評價和要求之后，再結合實際情況，對所轉發公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的補充完善，對所轉發的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發、批轉文件內容重復。3．要求執行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規、政策。

4．要根據轉發公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執行”、“請研究執行”、“請參照執行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

5．任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇

（六）、通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。

通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

1、表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進事跡是這類通報的主要內容。在直述式通報中，這部分內容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉述式通報中，這部分內容已出現在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義。

表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。

希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。”

2、批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發生。其懲戒作用十分突出。

這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。

（七）、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。

議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：

云南省人民政府關于提請審議《云南省發展私營個體經濟條例（草案）》的議案 省人大常委會：

《云南省發展私營個體經濟條例（草案）》已經2000年11月8日省政府第 97次常務會議討論通過，現提請審議。省長 李家庭

二000年十一月二十三日

（八）、報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。

報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。

1．工作報告。這是用于匯報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數分項寫，或列出小標題來寫。

根據需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統、一個部門的全面工作。

專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉。

2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況采取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。3．答復報告。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答復依據、答復事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據，后答復；有的邊寫依據，邊答復。

（九）、請示：“適用于向上級機關請求指示、批準”。

請示可以分為三種類型。

第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規、規章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發需要對某項規定、制度、指示作出修訂、補充。

第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批復而寫的請示，就屬這一類。

第三種是請求批轉的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關部門照辦，而需要請求上級審定后批轉有關方面執行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。

請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否？請指示”、“當否？請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉有關單位執行”等。撰寫請示應注意：

第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權范圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。

第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。

第四，它的格式也包括標題。正文和結尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關注意，及時處理。

（十）、批復：“適用于答復下級機關的請示事項”。批復具有針對性、權威性、鮮明性。它是對某項具體工作發表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規作用。批復中對答復的問題應態度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。

批復的正文分為批復根據、批復事項兩部分。

批復根據，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。

批復事項是主要部分，要針對請示的內容，給予明確答復或具體指示。有些批復，不是簡單地就請示事項表明態度，還應根據需要給予具體指示。

批復如果不同意下級的請示，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排。撰寫批復時應注意：

第一，批復要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復非所求，節外生枝。有時以有關法規、文件精神為依據答復問題時，應寫明引據出處，以備執行中查考。

第二，批復內容若涉及其他部門，起草批復時應同有關部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。第三，批復一定要有明確的受文單位。有的在標題中就標明了受文單位。正文結尾可寫上“特此批復”、“此復”，也可以不寫。

（十一）、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。”

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關報請批轉或轉發有關事項。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。

（十二）、函:“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。

函的應用范圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯系，都可使用。

較為正規的公函，格式可分為三部分：

開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。

結尾包括結束語及署名、日期。結束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“待此復函”、“此復”等。也可不寫結束語，正文寫完即結束。

撰寫函件應注意：

第一，要寫得內容專

一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當使用習慣用語。

（十三）、會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。

辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關于減輕農民負擔問題的會議紀要。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。如：云南省人民政府省長辦公會議紀要、云南省人民政府常務會議紀要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農業問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。辦公會議紀要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要采取的措施和要求等。若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結構，不分條款。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。

撰寫會議紀要應注意：

第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、“會議強調”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。

第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內容必須真實、準確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

二、常用文種撰寫舉例

關于解決農民工子女就學問題的報告

云南省人民政府：

根據黨中央、國務院和省委、省政府有關文件的要求，昆明市人民政府在解決農民工子女就學問題方面做了大量的工作，截止××年×月，已經有效解決了××××名解決農民工子女的就學問題，全面完成了任務，現將情況報告如下：

一是 二是

三是×××××。

特此報告

昆明市人民政府

二○○九年{MOD}

簡析： 第一部分先寫起由，接著簡要概述情況，點明全文主題“全面完成了任務”，接著用“現將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。

第二部分是行文重點，分多個層次闡述是怎么解決的。

第三部分是按照公文格式落款。

三、處理公文時應掌握如下要領：

1、收文辦理程序

（1）簽收和登記

簽收文件要注意“四查”： 一查來文封套上所注的收文機關是否與本機關名稱相符； 二查來文封套有無拆封或破損現象；三查來文封號是否與遞送人簽收簿上所登記的封號相符； 四查所列文件總件數與實有件數是否相符。

登記的主要作用是：便于管理和保護文件，防止積壓丟失；便于查找和檢索文件；便于文件的統計和催辦工作；作為核對與交接文件的依據。文件登記的方式有三種：簿冊式登記；片卡式登記；聯單式登記。

（2）公文的擬定、傳閱和批辦

擬定是指對來文按照其內容、性質和辦理要求提出初步的處理意見。擬辦的作用： 可以及時準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和有關人員處理；提高辦文時效；對需要轉承和辦理的文件； 供領導人在批辦時參考。

傳閱是指對擬辦的需送有關領導同志和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時處理，提高辦文效率。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。

批辦是對收文處理所作的批示。批辦的作用： 使機關或部門的領導人及時閱讀重要的文件；掌握有關的文件精神； 便于加強對文書工作的領導； 便于向承辦人及時交代意圖和要求； 合理分工； 提高效率； 是決定收文承辦責任、原則、方法的關鍵。

（3）承辦、催辦和注辦 承辦是指機關有關部門根據擬辦和批辦的意見對文件進行具體的處理和辦理。在具體承辦時應注意的事項：收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應及時予以說明；對不屬于本單位職權范圍或不宜由本單位辦理的公文，應及時退回并說明理由；對有領導具體批示的文件，要準確領會領導意圖，傳達領導的批示意見，嚴格按批示意見去辦，不能加進自己的想法；沒有具體批示的文件，要請示清楚，或先擬出計劃方案，請示領導同意后再辦；對于聯合承辦的文件，主辦部門要主動聯系協商。協商時要注意相互尊重，協辦部門也要積極配合，不能相互推諉；作要分輕重緩急，急件先辦；承辦工作結束或告一段落后，應向原交辦的領導人、負責人匯報辦理結果；承辦中，要遵守有關制度。

催辦是指對那些需要辦復的文件，根據承辦時限和要求，對承辦情況進行督促和檢查，防止文件積壓，從而加速文件的運轉速度。催辦分對內催辦和對外催辦兩個方面。催辦的方式主要有三種：一是電話催辦，二是當面催辦，三是使用“文件催辦單”進行催辦。

注辦是指對文件的承辦情況和承辦結果所做出的說明。

2、公文校對時應對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查，以發現并糾正各種錯漏，確保文件質量。

3、公文抄送要限于同文件內容有關，需要對方知道或者協助辦理的機關，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。

4、向上級機關的請示，不可同時抄送下級機關；向上級機關的報告，一般也不要抄送下級機關。向下級機關的重要行文，可以抄送直接的上級機關；翻印或原文轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。

5、在一般情況下，下級機關不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應當抄送被越級的上級機關。受重領導的單位的請示、報告、應根據文件的內容確定主送機關和抄送機關。

6、公文的行文規則：注意隸屬關系，尊重機關職權；大力精簡文件，嚴格控制發文數量和范圍；在一般情況下，黨政機關不得越級行文；牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；行文必須正確確定主送機關和抄送機關；主送機關與公文名稱要相互呼應。

7、公文立卷時應注意凡是反映本機關工作活動的、具有查考利用價值的業已辦理完畢的公文材料均在范圍之列，遵循公文材料的形成規律和特點，保持公文之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

8、公文簽發人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再行批注正式發出意見并簽注姓名和日期。文稿經簽發成為定稿后，其他人不經簽發人同意，均不得再做任何修改，否則將負行政或法律責任。

9、公文歸檔的整理方法：

（1）裝訂：歸檔文件應按件裝訂，一方面從實體上最終確定以件為單位的形態，另一方面固定文件的頁次，有效地保護文件，并方便保管和利用。

（2）分類：歸檔文件可以采用年度—機構（問題）—保管期限或保管期限—年度—機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

（3）排列：通過排列可使歸檔文件進一步系統化。

（4）編號：歸檔文件編號使之將歸檔文件在全宗中的位置加以確定，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

（5）編目：編目是指編制歸檔文件的目錄。編目可以反映全宗內歸檔文件的內容體系，為檔案的保管、鑒定、檢索和利用等方面提供便利。

（6）裝盒：將歸檔文件按室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

第二篇：機關公文寫作的十個基本功

起草公文是機關干部的一項基本功。作為機關干部，要想提高機關公文寫作能力，成為公文寫作的行家里手，須牢記以下10大關鍵詞：

1.“登高望遠”

起草機關公文，就是要善于站在全局和理論的制高點上思考問題、提出對策，文以載道，突出文字材料的思想性，給人以啟示和共鳴。文章依賴“思想”而永生，因無“靈魂”而猝死。寫材料首先一定要注意提煉“思想”，善于站在講政治的高度，著眼全局看局部，不就事論事，把具體的東西理論化；善于緊密結合單位實際，既不違背上級精神，又能突出單位特色，把上面的精神具體化；善于運用新語言、新事例，不簡單“重復過去的故事”。而是把傳統的東西現代化。

2.“返璞歸真”

俗話說：話需通俗方傳遠。寫材料要想達到“純自然”的狀態，一定要多使用通俗易懂、平實準確、群眾喜聞樂見的語言來揭示公文的主旨，絕不能像文學語言那樣進行描寫和夸張，否則會給人以嘩眾取寵的感覺。

3.“悉心揣摩”

公文不是用來記錄個人見聞的，也不是闡發個人見解的。而是秉承領導旨意、根據工作需要寫的。這就要求起草公文時，一定要用心揣摩領導意圖、思維方向、關注的重點等等，想方設法把領導的思想和意圖理解準、領會透，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐灶”。處處留心皆學問。要通過細心觀察、悉心揣摩、科學分析，努力去挖掘、擴展、完善、深化和延伸領導的意圖，力爭把感性的東西理性化、不完整的東西系統化。

4.“量體裁衣”

胡喬木同志曾告誡機關的同志：“寫文章用材料是為了說明觀點，文章寫出來叫大家看不清楚，就是不鮮明，就是材料與觀點沒有聯系好，每個觀點應該接著有事實作證明，不能證明觀點的事實不要用。”因此。起草公文一定要學會“量體裁衣”，也就是要切實處理好表達觀點與選用材料的關系。對于出思想、出經驗的系統性文字材料，不少人感到力不從心，這就需要認真地鉆研，努力做到鮮明清楚、綱舉目張。

5.“借梯上樓”

“借梯上樓”，也就是善于收集整理各種資料，用心學習運用他人的經驗，做到少走或不走彎路。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰略性的思想，在關鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就實現它的價值了。除了積累，關鍵還是要用活用好相關資料，既要廣納博采，又要超越常規，尋求突破只有這樣，才能寫出既源于資料又超越資料的高質量材料，產生比原材料更新的思想飛躍，從而達到積累和運用資料的新境界。

6.“照貓畫虎”

機關干部提高公文寫作水平的方法和途徑有多種。但實踐證明，勤于和善于學習范文、模仿范文是一條捷徑。比如，在學習范文時，可將自己融進去，首先想一想如果自己起草這份材料應該怎樣寫，分幾個部分、提什么觀點，然后再看看人家是怎樣把握的，比著葫蘆畫瓢，時間長了，就能夠舉一反三、觸類旁通，漸入佳境、升華超越，寫出一手漂亮的文字材料來。

7.“以新取勝”

文無定論，重在創新。在起草機關公文過程中，一定要有意識地擺脫習慣思維方式和條條框框約束。善于從書本中、從老經驗中跳出來，善于用新的視角看問題，用新的思路想問題，要經常關注和研究新形勢、新動態、新情況和新問題，不人云亦云，善于從“新”中求異。

8.“交叉嫁接”

吸收多種信息，利用多種學科知識，為研究課題、制定政策措施服務，為我所用，不失為一種好的方法。比如在起草領導講話、調研報告等材料時，完全可以借助嫁接這種思考問題的思路，大膽地將管理學、心理學、人才學、系統論、協同論等納入你的寫作視野，努力在結合處做文章、下功夫，通過嫁接，將性質相同或相近的內容結合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特別理想的寫作效果。

9.“妙用修辭”

適當運用排比、對偶、遞進、借代、反復等修辭方式。在反映內容的同時能夠產生一種美感，激發一種情趣，增強公文表達效果，吸引讀者去深刻領會文章的內容，從而達到“言之有文”、“行之更遠”的境界。

10.“精雕細刻”

好的文字材料是改出來的。古今中外大凡文章寫得好的人，都會在修改上下功夫。平時我們常說的修改是在文章寫成之后，其實在寫作之前，對于立意布局的反復推敲，對于寫作提綱的再三斟酌，都帶有修改的性質。因此，從起草以前到寫完以后，從內容到形式，始終注重反復推敲、充分修改、精心核對，顯得尤為重要。

第三篇：總結簡報通知等公文寫作基本功

總結簡報通知等公文寫作基本功

公文是非常重要的文字材料。它是黨和政府指導工作、實施領導的重要工具；是交流信息、聯系上下左右、按照統一目標運轉的重要手段；是調動方方面面積極性、完成各項任務的重要保證；

也是教育群眾、規范人們行為和重要準繩。這“四個重要”說明公文寫作決不是一個單純的文字技巧問題，而是一項十分嚴肅的政治任務，它上聯黨和國家的大政方針，下聯廣大群眾的利益和要求，中聯各級領導的決策水平和工作作風。精心制作公文，既是各級領導的重要職責，也是黨和政府賦予文秘人員的光榮使命。

公文讀起來很平凡，又沒有生動感人的故事，好象很容易定，其實大為不然。作為代組織立言，公文有自己獨特的語體風格，寫作要求很高，難度也很大，沒有點基本功夫，是撰寫不出好公文的。一篇好的公文，大體上要達到以下幾個要求：

一、把握全局，把握公文的方向性

二、腳踏實地，突出公文的目的性

撰寫公文通常有兩條最基本的要求：“上要著天，下要著地”。著天就是知上曉上；著地就是

立足現實。公文重在實用，鮮明的實用性是公文首要和最本質的特點，也是公文的出發點和歸宿。

因此，撰寫公文雖然也要看一些二手材料，以獲得綜合性的認識，但著力點必須放在立足實際、掌握第一手材料上。實踐證明，撰寫公文，特別是撰寫具有戰略指導性的公文，不掌握豐富的第一手材料，沒有切身感受，在認識上就缺乏深度，在思想上就缺乏新度。相反，在深入調查研究，充分掌握第一手材料的基礎上形成的文件，就會使人耳目一新，思想升華，產生深刻影響和強大威力。

只有在立足現實上狠下功夫，把自己的聽覺、視覺、嗅覺、觸覺和大腦全部調動起來，掌握豐富的第一材料，“集群思，廣眾益”，才能產生好文件，提出新思路，制定新措施，解決新問題，開創新局面。

怎樣才能立足現實，取得最佳效果呢？應把握信三個要點： 第一，立足現實，首要的是熟悉現實。第二，立足現實，必須洞察現實。第三，立足現實，還要升華現實。

三、魂系于文，深蘊公文的思想性

對干部群眾進行宣傳教育是公文的重要功能之一。領導機關制發的有關方針、政策的重要公文，不僅要傳達政策意圖，告訴人們怎樣做，而且還要說明道理，告訴人們為什么要這樣做，以其深刻的思想內蘊統一干部和群眾的認識和行動，引發和啟示領導的決策思路，拓寬領導的視野，增強貫徹執行的自覺性。因此，思想性可以說是公文的精髓。精髓不存，公文無魂；精髓所在，片言萬代。諸葛亮的《出師表》之所以千年不衰，最根本的是它深蘊了“鞠躬盡瘁”的偉大精神：魏征的《諫太宗十思疏》之所以代代相傳，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以儉”、“載舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放戰爭時期寫的《關于情況的通報》之所以載入史冊，主要不只在于它通報了解放軍在各個戰場上的勝利戰果，而是它通過闡述情況揭示了“政策和策略是黨的生命”這樣一個偉大的馬克思主義真理。由此可見，思想性是公文的靈魂和血脈。沒有思想性，公文就必然缺乏生命力。

四、眉清目秀，注重公文的嚴謹性

五、心正筆直，確保公文的準確性

六、言約意明，體現公文的簡潔性

七、視角獨特，拓展公文的創造性

八、內外一體，構建公文的科學性。

1.1.計劃與總結的寫作

計劃與總結的寫作

一、計劃的寫作

計劃是單位或個人對未來一定時間內要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設計安 排的事務性文書。

(一)計劃的種類

從性質、內容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃，分目標、要求、措施、步驟等環節，寫作嚴謹具體，內容重大并有一定篇幅；條文式計劃，以列出任務為主，較少涉及措施、步驟等；表格式計劃，通常用于項目較多又具共性的內容，有時輔之適當文字說明，使計劃簡潔明了。

計劃是個統稱，像規劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據計劃目標 遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

規劃 是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃。例： 《××市城市建設總體規劃》。綱要 和規劃相同，它們都是各級領導機關根據戰略方針，為實現總體目標 對某個地區或某 一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出 綱領式要求和指導性措施。例：《××市2000年經濟發展綱要》。設想 是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用 時限較長。例：《××市拓展就業安置門路的設想》。打算 也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的 內容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創文明校園的打算》。

要點 是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較 短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。

方案 從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性 的計劃。方案一 般適合專項性工作，其實施往往須經上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。

意見 屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司關于下屬企業19××年扭虧增盈全面提高經濟效益的意見 》。安排 是短期內要做的，且范圍不大、內容單

一、布置具體的一類計劃。例 ：《××系第×周工作安排》。

(二)計劃的寫法

1、標題 計劃標題一般由四個部分組成：計劃的制訂單位名稱、適用時間、內容性質及計劃名稱。視 計劃文本的成熟程度，有可能出現第五個部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征 求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業工程實施方案(討論稿)》。

2、引言 計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前 言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話。

3、主體 如果說引言回答了“為什么做”的問題，那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時 做”等問題。目標與任務

首先要明確指出總目標和基本任務，隨后應根據實際內容進 一步詳細、具體地 寫出任務的數量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解，以求讓總目標、總任務 具體化、明確化。

辦法與措施 以什么方法，用什么措施確保完成任務實現目標，這是有關計 劃可操作性的關 鍵一環。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困 難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性，而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。

時限與步驟 工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此 在計劃中針對具 體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作 有序，執行無誤。

4、落款在正文右下方署名署時即可。

二、總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出 規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類 從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結 兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗 與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多 見。 總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題 一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××擁軍優屬工作總結》。文章式標題 以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對 總結內容有提示 作用。例某企業的專題總結《技術改造是振興企業之路》和某高校的專題總結《我們是如何 實行教學與科研相結合的?》。雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀點 或概括內容，副 標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

2、正文

前言

一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體

應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這 些內容是總結的 核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容從所做的工作、方 法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾 作為總結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見 或表示決心信心等語作結，要求簡短利索。

3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下 方居中署名。

1.2.簡報的寫作

簡報的寫作

簡報是機關、團體、企事業單位內部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內容新、反應快、形式活。

一、簡報的類別

簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態》、《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。 從不同角度對簡報有不同的分類，按內容來分，可分三種。

1、綜合簡報

它全面、綜合反映編發單位工作進展、思想動態、成績缺點等概況。綜合簡報多常年定期編 發，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態》。

2、中心工作簡報

它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態、交流推廣經驗而編發。中心工作 簡報多在一定時期內不定期制發。例某市委路線教育工作領導小組編發《路教工作簡報》。

3、會議簡報

它報道會議概況，反映會議交流經驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報 用于大中型會議，視會期長短及規模在會議期間可只編發一期或多期。例某校學代會秘書組 編發的《××學代會簡報》。

二、簡報的編寫

(一)報頭

簡報首頁上端1／3處由分割線將報頭與文稿部分分開，報頭由以下四個必備要素構成：①、簡報名稱，一般套紅、居中、字體稍大印刷；②、期數，印于簡報名稱正下方；③、編印機 關，一般為制發簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的秘書處(組)，要求用全稱 或規范化簡稱印于分割線左上方；④、編印日期，印于分割線右上方，要求年月日齊全。除 以上四個要素，視簡報內容，保密要求，還可以增加簡報編號、密級(或使用范圍和要求)等 要素。

(二)文稿

根據文體性質和文稿來源，簡報的體式可分四種：一是報道體，它及時、簡明、準確地敘述、報告部門、行業、系統、領域內最新發生的新情況、新動態。其文體十分類似動態消息、動態信息；二是匯篇體，這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類似綜合消息的簡報文體，其 信息量大面廣，能做到點面結合反映全局性情況；三是總結體，其文章即一般意義的總結，但內容有典型性有推廣價值，編入簡報能發揮其指導一般的作用；四是轉引體，即將他單位 有參考借鑒意義的材料完整地或篇段地摘編轉引。

1、按語

按語是代簡報編制機關立言，是對文稿及使用作出說明、評價，如說明材料來源、轉引目的、轉發范圍，表明對簡報內容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。按 語的位置在報頭下，標題前。它視需要而使用，并非每篇必有。一般在轉引體、總結體及重 要的報道體、匯篇體簡報文章前才配用按語。

按語可分三種類型：一是題解性按語，它類似前言，主要對文稿產生過程、作者情況、主體 內容作簡要介紹；二是提示性按語，它側重于對簡報內容的理解揭示或是針對當前實踐應注 意事項的提醒；三是批示性按語，它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內容對實 際工作提出批示性意見。

2、標題

根據簡報的體式，標題也有不同寫法。動態性較強的內容多采用單行式新聞標題，簡短明快 地交待事實、揭示中心，在總結體簡報和其他體式簡報中，一般使用文章化標題。

3、目錄

簡報文稿通常是一期一篇，根據需要也可以是一期為一組性質接近的文章。如是一組文章，則須在報頭下設計“目錄”一欄，將各篇文章標題先印于此，然后依次刊出每篇 文章。

4、正文

因體式各異，簡報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類消息結構往往前有導語，后有主體、背景等；總結體可完整地將“總結”刊于簡報；轉引體則因所引文章不同，正文或可能是 片斷章節，也可能是整篇文稿。

(三)報尾

在簡報末頁下1/3處用分割線與文稿部分分開，分割線下與之平行的另一橫線間內標本期簡 報的“報、送、發”單位名稱，右側注明本期印數。

1.3.通知與函的寫作

通知與函的寫作

一、通知的寫作

通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周 知或共同執行的事項；任免和聘用干部。

(一)通知的類別

根據功用，通知可分以下類別：

1、發文通知

①批轉性通知 對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門 執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關于解決特困戶住房問題意見的通知 》、《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。②轉發性通知 對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關于在接待中不擺煙酒等問題的通知》； 《建設部轉發國家物價局財政部關于發布中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準 的通知》。③發布性通知 發布本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《 國務院辦公廳關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

2、知照通知 用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用干部、設立或調整 機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關于×××等四同志職務任免的通知》 ；《國務院辦公廳關于設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》；《國務院辦公廳關于 暫停實行夏時制的通知》。

3、事項通知

①布置性通知 就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例： 《國務院關于在全國范圍內開展清理三角債工作的通知》。②規定性通知 上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例 ：《教育部財政部關于改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。③會議通知 告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼 有告知和布置作用。例：《關于召開××座談會的通知》。

(二)通知的寫法

1、標題

通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知” 等。在發文通知里要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發布本機關自制規約文書，對重要的規章應由“頒發”、“發布”等動詞提起。除發布的規章應用書名號，其余均不使 用 書名號和標點符號。要具體處理好“關于”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重復出現“關 于”和“的通知”字樣。

2、主送機關

視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規范化的統稱。雖不 屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規范化統稱。

3、正文

一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意 事項及時限等。

正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做 到條理清晰，一目了然。

由于通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，恕不一一。

4、落款

正文結束后在右下方署名署時并蓋公章。

二、函的寫作

函屬于平行文。它適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主 管部門請求批準等。 根據主動與被動，函有發(去、問)函和復函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩 類。公函與便函都是處理公務的文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文 鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。

(一)函的類別

本教材專指公函的分類。

1、聯系函

①商洽性函 用于單位、機關之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：《× ×學校關于商洽×××同志調動工作事宜的函》；《××縣人民法院關于×××遺產糾紛案 托查的函》。

②詢答性函 用于單位、機關之間互相詢問或答復問題。例：《××省科學技術委員會關于 詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》；《國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》。

3、告知函

主動將有關信息（如問題、意見、情況）告知對方。例《中國科學院關于學部委員增補結果的函》。

2、請批函

向有關主管部門請求批準事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關系的業務主管單位，而請求批準的只限業務事項。例：《×××××學報關于申請廣告許可證的函》。

（二）函的寫法

1、標題

函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯系函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答復性質 的函，文種均須標明“復函”。

2、主送機關

頂格寫機關全稱或規范化簡稱，后標冒號。復函的主送機關即來函單位。

3、正文

開頭 發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。

主體 發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；復函則要針對來函內容，作出具體 的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。

尾語 發函一般用“專此函告”，“敬請函復”等作結；復函多用“此復”、“特此函復” 等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。落款 正文右下方署名署時并蓋公章。 正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。

第四篇：公文寫作是辦公室主任一項重要基本功

公文寫作是辦公室主任一項重要基本功 ——漫談公文寫作的感想和體會

陳自錄

各位同行、同志們：

大家上午好！

今天我講的題目是“公文寫作是辦公室主任一項重要基本功”。我還加了一個副標題:——漫談公文寫作的感想和體會，并特意用了“漫談”二字——目的有兩個：

一是解決公文寫作不好講的問題。公文寫作方面的教材、專著、叢書非常多，總體上大同小異，借來一講自然容易，但我覺得意義不大。因為在座各位，大多都是辦公室主任，或者是從事辦公室工作的管理干部，對公文寫作并非一無所知，不少同志已經是各單位、各部門的主要“寫手”，甚至不乏“大手筆”。“漫談”一詞，把今天的講座定位于一種聊天式、討論式的氛圍。我盡可能不講或少講理論、概念和一些程式化的東西，而是以一位老辦公室主任身份，結合自己近30多年的公文寫作經驗，多講心得、多講感悟，不必追求全面系統，更不必追求學術上的嚴謹。特別需要指出的是，我所掌握的不少知識已經老化，不一定與現實要求合拍，僅供同志們借鑒、參考和批評指正。

二是解決講公文寫作枯燥乏味的問題。寫公文枯燥乏味，講公文寫作更是容易枯燥乏味。“漫談”就相對自由一些，方便我多講自己的認識、多講案例，甚至加入一些趣聞笑話，以加深大家對問題的理解。這樣，我講起來很隨意，大家聽起來也輕松。一些舉例不一定恰當，一些觀點不一定正確，希望大家別太較真兒。

圍繞這個題目，我主要講四個“提升”、四個“堅持”、三個“正確對待”。

一、著眼四個“提升”，深刻認識公文寫作的重要作用

（一）搞好公文寫作，是提升履職能力的內在要求 １.公文的概念

公文，全稱公務文書，是指黨政機關、社會團體和企事業單位在黨政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式，制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。公文有狹義和廣義之分：

狹義公文：主要指通用公文和專用公文。通用公文主要指《黨政機關公文處理工作條例》所規定十五個文種。專用公文是由具有專門職能的機關，根據特殊需要而使用的、具有特定內容和格式的公文。這類公文種類繁多，但它們只能在一定領域和范圍內使用。

廣義公文:當然包涵狹公文的全部內容，但要比狹義上的公文寬泛的多。凡是機關、團體、企事業單位公務活動中，產生的各種文件、電報、報表、會議材料、領導講話、調查資料、記錄、登記表冊等，甚至說，一封書信、一張批條、一條手機短信、一條微信通知，一幅

自己的政治主張和工作思路，變為群眾的共同意志和自覺行動。其結果是，你的工作不一定少干，但你的勞動，往往都是其他人稍加學習訓練，就能輕松替代的簡單勞動；你看起來似乎也很忙，但也只能幫領導打打下手、跑跑龍套。這樣的辦公室主任，嚴格來講，能力結構是不夠全面的，履行各項職責的水平能會受到很多制約。

３.公文寫作是辦公室主任實施領導的主要方法

首先從辦公室主任的職責說起。一般來講，辦公室主任的職責，大致包括五個方面：承辦職責、參謀職責、管理職責、協調職責、領導指揮職責。應當說，每一項職責，都具有比較強的領導屬性。

有一位辦公室主任把說成是“兵頭將尾”，雖是自嘲，卻也比較恰當道地出了辦公室主任的職責定位。所謂“兵頭”，其實還不僅僅是辦公室內部人員的領導，而且由崗位性質所決定，一個單位中，除了領導班子，在所有群眾中，包括在同職級、同類別的干部中，位次也是排在前面的。特別是群眾心目中，辦公室主任就是領導，是僅次于一個單位領導班子成員的領導。甚至說，一個高水平的辦公室主任，其重要作用不亞于單位領導班子中的一位副職。所以，當好辦公室主任，在工作態度和行事風格上，一定要謙虛謹慎、吃苦耐勞、講服從、重實干，更像一個“兵”——因為“兵頭”也是兵；而在思想品格和思維方式上，則一定要心懷大志、駕馭全局、講高度、重謀劃，更像一個“將”——因為“將尾”也是將。是“將”，就必須敢于領導、善于領導。

辦公室主任實施領導工作的一個主要方法，就是公文寫作；或者說，可以用筆桿來實施領導。

1950年5月，小平同志《在西南地區新聞工作會議上的報告》中指出：“拿筆桿是實行領導的主要方法”。領導同志要學會拿筆桿。開會是一種領導方法，是必需的，但到會的人總是少數；即使作個大報告，也只有幾百人聽。個別談話也是一種領導方法，但也只能是‘個別’。實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆桿寫出來傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導，是領導的主要方法”。“不懂得用筆桿子，這個領導本身就是很有缺陷的”。

這段話中，有兩句話，希望大家要銘記于心：

第一句：拿筆桿是實行領導的主要方法。大家要知道，人的視野有多寬，道路就有多寬；人的格局有多大，事業就有多大；人的境界有多高，向上發展的空間就有多高。而人的視野、格局、境界，最好的表現方式就是寫文章。因為作為辦公室主任，大家所行使的職權，當然要受到組織規定范圍的限制。但是，如果你通過寫作來實施領導，就完全可以超越這個范圍。你替領導起草文稿，就等于你間接地替領導來實施領導；你替單位起草文稿，就等于你間接地對全單位實施領導。這里我講兩件事情，來佐證這一觀點。

第一件事：前幾年，我和一位市委辦副主任一起吃飯，席間談起了寫材料的苦衷。這位同志的一段話讓我印象十分深刻。他說：寫材料真是個苦差事，但是，有時候看到自己起草的一

67——追求觀點的創新，必然要求你堅持解放思想、不斷更新觀念，隨時發現新問題、挖掘新主題、提出新論點。

——追求理論的深刻，必然要求你堅持與時俱進、力求理論聯系實際，努力學習新理論、掌握新知識。

——追求論據的充足，必然要求你堅持實事求是、深入調查研究、注重社會實踐，獲取大量鮮活的現實材料。

總之，只要你有公文寫作的愿望和行動，你就會自覺不自覺地，養成創新的習慣、練就創新的能力。

（四）搞好公文寫作，是辦公室主任個人發展的核心競爭力 人們常說：不想當將軍的士兵不是好士兵。我想套用這句話：不想當領導的辦公室主任未必是好辦公室主任。

榮譽感、渴望獲得尊重，是人們普遍的心理需求。就連那些看破紅塵、遁入空門的和尚們，估計也都愿當住持、當方丈，不愿一輩子作燒飯、掃地、巡夜的眾僧。當然，管理干部能否得到提升和重用，要受到多種因素的影響。但在各方面條件比較接近的情況下，能寫，往往會有更多的提拔重用機會。

首先，從干部本身應該具備的素質來看。公文寫作能力是一個干部綜合素質的集中體現。因為文字是思想觀點和工作思路的體現，是才、學、識的統一。所以有人說“文章寫的好，水平差不了”。有了這個能力，容易得到眾人的廣泛認可。

其次，從管理工作對“寫手”的迫切需求來看。公文“寫手”，是目前全社會公認的稀缺資源，“大手筆”更是鳳毛麟角。從中央到地方，從機關到學校，幾乎都對“寫手”求之若渴。從這個角度來看，文章寫得好，就容易得到領導們的青睞。

其三，從中國傳統的崇文思想來看。寫文章自古以來就被看作“經國之大業，不朽之盛事”。“文以治國，武以安邦”的說法，更從社會角色上，給予文人一個“治國理政”角色定位。就連普通百姓，也往往對能寫文章的人心存敬意、高看一眼。

新鳳霞在評劇《劉巧兒》里的著名唱段《我爹他不該包辦婚姻》，大意是劉巧兒要退掉她爹為她訂好的娃娃親，想與好青年劉振華相愛結婚，理由是“我愛他、身強力壯能勞動，我愛他、下地生產真是有本領；我愛他、能寫能算他的文化好，回家來他能給我做先生……”。（其實我覺得，她的前兩“愛”還只算是個鋪墊，后一“愛”才是關鍵，只為在農村，身強力壯愛勞動的人多了去了），看來“能寫會算”，不僅能贏得尊重，而且可以獲得愛情。

其四，從中國選人用人的素質要求來看。在中國延續一千三百多年的科舉制度，考試內容就是做文章，通過文章，考察人才的智力、見識和水平。

《七品芝麻官》的唐成，就是因為“三篇文章作得好萬歲稱贊，任命到河南信陽五品州官”。只可惜啊，他“唐縣長”沒

0并不說明問題的本質。的確，許多領導、特別是高層領導身邊的辦公室主任和秘書，升官多、升官快，難道就是因為他們與領導走得近、接觸多，都是感情因素、非組織行為在起作用嗎？我相信，不能排除這方面的因素，但肯定不全是。最起碼，還有兩個方面的因素在起作用：一方面，他們到領導身邊工作，一般都是經過千挑萬選的，底子就好；另一方面，他們在領導身邊，為領導服務，為領導寫稿，幫領導決策，站位高、見識廣，對個人綜合素質的進一步提高，肯定是非常有益的。我們不能“一桿了打翻一船人”。

二、立足四個“堅持”，勤學苦練公文寫作的基本功力

萬長高樓平地起。做什么事情都得從基礎開始。就好比練武功，得從每天跑步、壓腿、踢腿、劈叉、下腰開始，為的是增強柔韌性、靈活性和耐受力。就好比達芬奇學畫，得先從畫蛋開始，為的是鍛煉手眼的協調力。

公文寫作也是這樣，要先從提高思維能力、經驗水平和綜合素質等方面下功夫。只要我們堅持多學習、多思考、多積累、多練筆這“四多”，就不愁公文寫作水平得不到提高。

王寶強主演的電視劇《士兵突擊》里的許三多那么笨，最后都成功了。我們是四多，比許三多還多一“多”，還怕不成功嗎？

（一）堅持多學習，方能博中求精

213低，其實也就是財務處的工作總結和下一步打算。開的是全校財經會議，工作報告要代表學校黨委和行政，財務處的工作，只是一個重要方面，而審計工作、資產管理、后勤保障、基本建設，甚至包括廉政建設、行風建設等，哪些方面不涉及財經？哪些方面沒制度、沒措施？把這些東西寫進去，材料才會顯得全面、豐滿。二缺乏高度和深度，缺乏理論提煉，就是具體工作和數據的羅列，黨委和行政聲音不強，黨和國家的聲音更弱，理論闡述也不夠。

有人給他們提出了兩個“臨陣磨槍”的建議：一是馬上去網上查找幾篇有關高校財務管理方面的論文,認真地琢磨一番,然后結合自己的實際,選擇一些東西拿過來，這樣高度就有了。二是讓分管領導召集后勤、基建、審計、資產管理、紀檢監察等相關部門的負責人開個短會，請他們把相關的制度和措施提練成文字。果不其然，沒過幾天，稿子順利通過。

這件事情說明，這所學校的財務處長、副處長、科長，甚至包括副校長，不是不想把材料弄好，而是平時只是憑經驗干工作，缺乏對公文規律的把握，缺乏必要的理論知識。也就是說，在“T”知識結構字中，橫也不長，豎也不粗。這就難怪他的材料橫豎都過不了關啦。

公文寫作沒有竅門。但有的同志總愛找寫作的訣竅，如果硬找的話，關于這個寫材料臨時查找和學習別人論文的作法，就勉強算一個。

（二）堅持多思考，方能學以致用

多思考，就要善于動腦，多問幾個為什么，做一個真正的“思想者”。當然作一個“思想者”并不容易，甚至是一件很痛苦的事情，因為理想往往很豐滿，現實往往很骨感；目標往往很遠大，條件往往很局促。大概這就是“思想者”這尊塑像人物表情異常苦悶的根由吧。

多思考，必須有使命感和責任心。好奇心也可以引發思考，但僅有好奇心的思考，是不長久、不深入的。有了責任心，你才愿意干好工作，你才會主動地去發現、分析和解決問題，你才能夠自覺不自覺地去思考。

多思考，才能有創新、出亮點。公文寫作一般都是代組織立言，遵命性、群體性、政策性都非常強，不能憑個人的認識信口胡說。但并不是說就不要創新性。事實上，任何一篇好的公文，都應該有其自身的特色和亮點。只有具備亮點的文章才是好文章。

（三）堅持多積累，方能厚積薄發

俗話說，“巧婦難為無米之炊”。多積累，是公文寫作的基礎。沒有一定的思想積累和知識儲備，就不可能寫出好的公文。

一是生活感悟的積累。這些東西積累多了，直接影響一個人的工作態度和生活態度，也能反映到我們的公文寫作中來。其實很多思想火花兒，都可能萌發自人們幾年前、甚至幾十年前的一些生活經歷。

二是思想認識的積累。一篇文字材料辭藻再華麗，結構再合理，如果沒有思想、沒有觀點的話，就是一杯白開水，沒滋沒味，就不可能給人留下思想上震撼。

三是文字素材的積累。只有素材多了，寫起材料來才會底氣十足，寫出的材料才會厚實豐滿。這就要求我們有意識地把一些有用的、水平高的文字材料，收集起來，分門別類，供自己學習、借鑒和模仿。這些材料可大致按四類來分：

第一類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規類材料，特別是與高等教育密切相關的理論和政策法規；

第二類：學校黨委行政主要領導及領導班子的工作思路、思想風格，學校的歷史傳統、文化和理念，特別注意收集領導講話類材料等；

第三類：本單位主要業務材料、兄弟院校同行的經驗材料、及本職業務相關的前沿性文獻材料；

第四類：個人在工作中形成的所有文字材料。

只有做一個“有心人”，把這些材料收集好、學習好，你在準備寫材料時，特別是受命于領導、代組織寫材料時，不是“我要寫”而是“要我寫”的情況下，就不會太被動，就不出現會“任務一來頭先懵”現象了。

（四）堅持多練筆，方知熟能生巧

“讀十篇不如做一篇”。公文寫作中最常見的現象就是眼高手低。

718二是以我為主，適量剪裁。借來的東西再好，也要服從和服務于自己的主題，做好邏輯銜接和風格融合。有時候，我可能只借來一句關鍵的話，然后用自己的語言把它豐滿起來；有時候，也可能拿來別人一大段話，然后根據需要，將其壓縮或改寫成兩三行文字。如果整段整段地粘貼過來，必然破壞你自己的邏輯和神韻。

三是博采眾長、廣種薄收。就是要多查些資料，通過認真學習思考，這里借一點、那里拿一點，加上自已的思想儲備，就夠了。但要注意博采眾長的問題，尤其不能象有些人借錢那樣，只朝著一個人借，量很大，恨不得把人家孩子的壓歲錢都借過來，很不可取。

前些年，有一位朋友找我幫他改一份材料。估計他也是“博采眾長”，借來不少東西，單看有些局部，似乎語言很好，可連到一塊看，怎么看怎么別扭，甚至一段話的前半部和后半部語言風格都不一樣，服務主題都不一樣，很大程度上喪失自己確定的主題，也擾亂本身應有的邏輯關系，讓人不好看懂，覺得是拿別人的東西拼湊出來的。我問他是不是這樣，他還不想承認。當時我也有點急躁，拿筆在稿子上畫起圈兒來，一邊畫一邊說，這是你自己寫的，這是抄一個人的，這是抄另外一個人的，這又是你自己寫的，這又是抄別人的……沒等我畫完，他就不讓畫了，紅著臉問我，你怎么看出來的呀？我說，邏輯關系沒捋順、語言風格不一樣嘛!

現在手機普及了，逢年過節，大家都喜歡互發問候信息，既省錢又低碳，非常值得提倡。不過有的同志不愿動腦，喜歡借別人現成的短信大量群發，真是千篇一律、萬眾一心啊，毫無個人特色和誠意可言。這樣的問候信息，在傳遞情誼的作用上就會大打折扣。有的同志更不認真，在借用別人短信內容的時候，居然連別人的姓名落款都不刪掉。收到這樣的短信，是不是讓人覺得哭笑不得，別有一番滋味上心頭？

其實這種“借法”還不是什么大問題。讓人難以容忍的是，有的人“借”的太拙劣，不是“借”而“搶”了。這樣，就會出大問題、出大笑話。

譬如，長沙政府網站抄襲上海資料成笑柄，長沙綜合實力堪比上海。

再如，河南開封消防支隊與漯河消防支隊的宣傳稿件如出一轍，不同的是漯河政法委書記換成了開封市副市長，而開封市副市長的講話中竟還有“構建和諧平安漯河”的字眼。

因為害怕曝光，近年來這樣的事情越來越少了，但仍然偶爾出現。比如，今年2月又有新聞曝光：鄭州金水區房管局安放于大門口的“創全國文明城市知識宣傳欄”上赫然印著“人文寶雞，活力寶雞，和諧寶雞”等字樣。

前些年，某學校就有一個處室的辦公室主任，在報送單位年終總結時，就出現了將前一年數據照抄照搬的問題，受到了非常嚴厲的批評。我們身邊其實也曾出現過類似的問題，這里

1院長責任心特別強，要對各方面材料作最后審核把關。沒想到，一位年輕同志負責完成的一份有關圖書資料的支撐材料出了問題。依照評估指標要求，材料所表述的數據，與指標體系要求相差太遠，僅這一項扣分，別說優秀，良好都難。院長很惱火，馬上把這位年輕人叫來質問加批評，說“照你這么寫，咱干脆別評了”。估計這位年輕同志也很有個性，振振有詞地說，咱們就是這個樣子，你總不能讓我不實事求是吧，總不能讓我弄虛作假吧！

這位院長一時語塞。但既不想承接這頂叫唆別人“弄虛作假”的大帽子，又不想讓單位與“優秀”擦肩而過。憋了半天，很生氣地說，你別管了，我讓別人弄!另外一位同志可能經驗比較豐富。他先對評估指標體系進行認真研究，發現另外一些東西，如果打“擦邊球”，也可以算進來，但離得滿分還差一點。于是他向領導提出建議，號召全體教師將自己家里暫時不用的圖書資料捐獻出來，再湊出一點，基本就夠了。領導當然同意并很快落實。

結果不言自明，評估完美收官，目標順利實現。我不知同志們怎么看待這件事情。我個人認為，這位年輕同志不一定故意敗筆，但他至少犯了兩個的錯誤，一是工作不認真，沒有認真研究評估的指標體系，根本不知道他所撰寫的材料，能否支撐起指標體系的要求。二是不負責任。你既然知

3考。出行前的有一天，他一個晚上做了三個夢（估計也是壓力太、胡夢顛倒的）：第一個夢，是夢到自家墻上，長了一棵白菜；第二個夢，他戴了斗笠打著傘，在下著雨路上走；第三個夢，是和小姨子，背靠背躺在一張床上。

秀才感到這三個夢，似乎有些深意。偏巧他老岳母是個走街竄巷、算卦解夢的民間高人。第二天，秀才趕緊去找老岳母為他解夢、以卜吉兇。可偏巧老岳母出門掙錢去了，只有小姨子在家。小姨子知道了他的來意，主動要求幫他解夢。秀才一是不大信任小姨子的水平，二是第三個夢牽涉到人家，也羞于啟齒，于是推托再三，要等岳母回來再說。估計這位美女也是為了一展才華（畢竟耳濡目染、沒吃過豬肉也見過豬走嘛），非要秀才說夢不可。秀才不敵小姨子糾纏，于是他一一說夢，小姨子為他一一解之。

聽了第一個夢，小姨子說：不好！白菜長在墻頭上，說明你根底尚淺哪！聽了第二個夢，小姨子說：更不好，戴了斗笠還打傘，說明你多此一舉啊！聽了第三個夢，小姨子面露怒容說：滾回家去吧，說明你是癡心妄想啊！

秀才聽罷，覺得很有道理。自認趕考無望，又受到小姨子無情的奚落，難免失魂落魄、心灰意冷，于是郁郁而歸。偏巧路遇老岳母“打靶歸來”。在岳母詢問下，秀才再表夢境。

聽了第一個夢，老岳母說：好哇！白菜種在高墻上，說明

5的教職工工資都沒了著落。在年終總結會上，兩所學校的校長講話（當然都是辦公室給提前起草好的）中，都提到了資金短缺問題，都要求大家增收節支，過緊日子。但說法不大一樣。

一所學校的領導講資金緊張時，有些輕描淡寫，并強調請大家不要擔心，聲稱保工資、保最基本運轉，還是沒有問題的。會下卻指派兩個學校領導和財務處長四處求人，暫時拆借了幾百萬，勉強先把工資發了。第二年省撥經費下來后，趕緊把借來的錢還了。

另一所學校的領導講資金狀況時特別實話實說，講完現狀講原因，講完團結講奉獻，表示寒假兩個月的工資暫時緩發，當然也少不了“危機是暫時的，前途是光明的”之類的話。結果是在怨聲載道中，等來的第二年省撥經費，一次性補齊了教職工工資。

我想告訴大家的是，同一種事態，兩種不同的處理方式，其效果是大相徑庭的。前一所學校領導雖然隱瞞了部分事實，由領導層暗地里承擔了壓力，卻保持學校人心穩定、秩序穩定、悄沒聲息地渡過了難關。后一所學校領導盡管實話實說不算錯，但讓群眾承擔壓力的結果，就是怨聲四起、相互指責，加上別有用心的人借題發揮、私下鼓噪，搞的一時間干群關系十分緊張，就連班子成員之間也出現裂痕，以至于引發延續數年的團結危機，給學校發展帶來很大損失。

（三）正確對待精益求精與集思廣益問題

公文寫作是代組織立言，雖無“文責自負”的要求，但如果失之于責，對你個人形象和威信的潛在傷害往往很大。因為公文的執筆人，不僅要對自己水平和臉面負責，更要對組織威信和威望負責，必須確立“責任大于天”的觀念。

第一，必須堅持不放心原則，力爭精益求精。

所謂精益求精，就是在起草公文時，執筆人必須樹立精品意識，有一種“語不驚人誓不休”的精神。事實上，做到這一點往往是不大可能的，但沒有這種追求不行。根據我的經驗，經常遇到自己感覺已經比較滿意的稿子，交給領導審閱、或者交由集體討論，大家往往只會給一個“還算可以”“基本可用”的評價，得到一個原則通過的結果。如果連自己都不大滿意，只是為了應付領導，交稿完事，那么在別人眼中，咱們的稿子就可能是一個很差的東西，要么直接被“槍斃”，要么被批得無地自容。只有自己認為是“精品”的時候，才有可能得到較高評價。

要做到精益求精，就要求我們在寫作過程中，必須深入調查研究、廣泛占有材料；必須經過深思熟慮、精心提練主題；必須搞好謀篇布局，研究寫作技巧。還有最重要的一條，也是今天我想重點講的一條，就是必須反復修改加工、嚴格審查把關。

我個人認為，一篇公文初稿形成后，就好比完成一座大樓的土建部分，工程最多只完成了一半。而后邊的修改加工，就好比大樓的內

829如果一字不改，一片贊揚，基本上就是極品，不過從公文的角度講，達到極品幾乎是不大可能的。所以，我們完全沒有必要因為別人提出不同意見而心灰意冷，更不能對反面意見憤憤不平，一定要以平常心、以虛心和耐心去認真聽取別人提出的修改意見。

一位著名學者說得好:“多聽，是一種收入。多聽長者的話，可以增加人生的經驗;多聽專家的話，可以增加知識;多聽群眾的話，可以集思廣益。”只有這樣，我們才能從實踐的角度、群眾要求的角度、可操作的角度，得到更多有價值的信息和見解，從而幫助我們把文件改得更準確、更符合實際、更富有指導性。

關于第三個大問題，我就講這三個方面。其實，在我們的公文寫作中，需要我們共同研究和探索的困惑和問題還有很多。由于時間關系，不再多講，有機會再和在大家交流。

我講這么多，占用大家這么多時間，就是希望引起大家對公文寫作的重視，并盡可能地為大家學習公文寫作，提供一點方法借鑒。哪怕是大家從今開始對公文寫作增加一點點的重視，我的目的就達到了。僅此而已。

謝謝大家！

第五篇：公文寫作格式

公文印發相關標準及制度：（制度全文將以紅頭形式印發）

第三章 公文版式

第七條 公文格式

（一）公文用紙、排版規格和裝訂要求

公文用紙為A3（420mm×297mm），A3頁面設置頁邊距： 上：3.7mm，下：3mm，內側：2.8mm，外側：2.6mm，版式：選擇奇偶頁不同，頁眉：1.5cm，頁腳：2.2cm；

不足2頁可以用A4（297mm×210mm），A4頁面設置頁邊距： 上：3.7mm，下：3mm，左：2.8mm，右：2.6mm，版式選擇奇偶頁不同，頁眉：1.5mm，頁腳：2.2cm；

每頁22行，每行28字。A3中縫裝訂。

（二）標題和正文

1.標題一般用2號小宋標體，編排與紅色分割線下空二行位置（約20mm），分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。副標題用3號楷體。副標題中的人名，兩個字的中間加開二個字，三個字的中間隔加開一個字。

2.公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋字體注。

（三）行距和字間距

行距（固定值29磅），字間距不作調整按照默認值（標準0）。

如特殊情況，可根據正文內容適當調整行距，一般在28-30磅之間。其中：注意正文中的標題不在單獨一頁，可通過適當調整行距和字間距，使其排到下一頁后提升一行下一頁的正文。

注意調整行距有時會出現段落不滿頁，可按以下值進行調整：工具欄格式---段落：縮進（左右為0字符），間距（段前和段后為0行），首行縮進（2個字符），固定值（30磅）。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采用調整行距、字距來解決，務必使印章與正文處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法。

（四）附件

如有附件，正文下空一行左空二行編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件序號。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。如： 附件：1.××××××××××××××××××××× ×××

2.××××××××××××

附件內容應當另面編排，格式要求同正文。

附件為公文的一部分，應與公文一起裝訂，在左上角第一行頂格標識“附件”或“附件1”（3號黑體字），附件二字與附件內容正文空一行，附件的序號和名稱與正文標識中的內容、順序一致。

（五）落款

公文要在落款處標識發文機關全稱，成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年月日標全，年份應標全稱，月、日、不編虛位，即1不編位01。

如：××××××××××××，××××年×月×日

（六）裝訂

公文應當雙面打印、長邊裝訂；左側裝訂，不掉頁。騎馬釘或平訂的公文應當：

1.訂位為兩訂外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

2.無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

3.騎馬釘釘距均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。4.包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

（七）公章

印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

第四章 公文行文

第八條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第九條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十條

向上行文應當遵循以下規則：

（一）委屬各部門、各科室、區級相關部門下設辦公室向上級主管部門請示、報告重大事項時，應當經委黨委、委領導班子同意或授權。

（二）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十一條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。第十二條 公文起草應當做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規范。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項，起草部門必須征求他單位或者部門意見，力求達成一致。

第五章 公文簽發

第十三條 公文文稿簽發前，應當由委黨政辦公室進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。

（二）內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；是否完整準確體現發文意圖；是否現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

第十四條 需要委黨委、委領導班子審議的公文文稿，審議前須由擬稿部門送委黨政辦公室進行初核。

第十五條 報請發文稿件要求

（一）擬稿部門須提前印發時間 3 個工作日，將文稿送黨政辦公室進行審核，未經審核不得發文。

（二）報請發文稿件未經分管領導審簽，不得報送委黨政辦公室辦文發文。

（三）報請發文稿件應當做到文字標點格式正確，無病句和歧義語句。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回擬稿部門并說明理由；經審稿發現文稿內容需做進一步研究和修改的，擬稿部門要及時修改。修改后重新報請發文的稿件，視為重新送審。

（四）文件一經印發，原則上不再行修改或重印，如因重大變故需重新印發的，需擬稿部門報請分管領導和主要領導重新審簽。

第十六條 公文印發應由委主要領導審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。區級相關部門下設辦公室授權制發的公文，由授權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。