第一篇：公文處理中的常見錯誤

公文處理中的常見錯誤

一、行文中的常見錯誤

1、濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題；（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報上全文公布過；（6）在部門之間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時就行文。

2、行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文；（2）應(yīng)該一個機關(guān)單獨行文的搞成幾個機關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。

二、文種使用中的常見錯誤

1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。

2、誤用文種。把屬于機關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如?××市委××××年工作要點?。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府××××年工作要點的通知”。

3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。

4、越權(quán)使用文種。超出本機關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；按照國務(wù)院辦公廳發(fā)布的?行政規(guī)范制定程序暫行條例?的規(guī)定，在行政機關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國家機關(guān)制定的法規(guī)中，即全國人大常委會制定的法規(guī)，國務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會制定或通過（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。如：?中華人民共和國城市道路管理條例?。基層單位制定有關(guān)規(guī)章制度時可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。

5、降格使用文種。應(yīng)該用命令、指示發(fā)布的公文而用通知發(fā)布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府發(fā)布重要行政規(guī)章，不是用令發(fā)布而用通知發(fā)布。這種降格使用，必然影響行文的權(quán)威和效力。

三、版頭使用中的常見錯誤

1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級的重要報告、請示。

2、使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機關(guān)字體不莊重等。

3、使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

四、發(fā)文字號中的常見錯誤

1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。

2、括弧不對。?國家機關(guān)公文格式?規(guī)定發(fā)文年度用六角括弧“??”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

3、位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。

4、序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

5、一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

6、一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

7、跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

8、字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997] ×號。

9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字樣。

10、自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見錯誤

1、上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名

2、下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名

3、標(biāo)注不規(guī)范。簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標(biāo)題中的常見錯誤

1、缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱 “決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”。

2、用發(fā)文字號代替文件名稱 如：“關(guān)于××字?1997?第×號文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。

3、文字累贅 如：?××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告?，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為?關(guān)于春耕播種情況的報告?就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如?關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知?，應(yīng)為?關(guān)于貫徹××××通知的通知?；又如?關(guān)于請求解決××××的請示?，應(yīng)為?關(guān)于解決××××的請示?，后面有請示，前面用請求就是多余的。

4、濫用標(biāo)點符號 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書名號。常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號，如?關(guān)于認(rèn)真貫徹?×××決定?的通知?、?關(guān)于批轉(zhuǎn)?××××報告?的通知?、?關(guān)于?××××請示?的批復(fù)?，標(biāo)題中加書名號是錯的。

5、缺少文種 如?××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告?，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：?××大學(xué)一九九×年重點抓的八件實事?就缺少“決定”這一文種。

6、發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范 如：?××市計委二〇〇×年工作計劃?，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經(jīng)濟委員會”應(yīng)簡稱為“計經(jīng)委”，如果是“計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“計生委”。

七、主送機關(guān)中的常見錯誤

1、缺主送機關(guān) 除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。

2、主送機關(guān)表述不規(guī)范 未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

3、多頭主送 主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。

4、主送個人 公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

5、越級主送 一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機關(guān)。

八、正文中的常見錯誤

1、錯別字 主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”……

2、標(biāo)點符號錯誤 常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……

3、數(shù)字使用不規(guī)范 應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、隨意簡稱 如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

5、引文標(biāo)注錯誤 未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉。”

6、隨意使用字體字號 正確的是使用3號或4號仿宋體。

7、隨意設(shè)定字距行距 正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。

九、無正文說明標(biāo)識中的常見錯誤 常見錯誤是落款和發(fā)文時間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關(guān)等之上標(biāo)明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關(guān)以下，生效標(biāo)識以上具體反映公文內(nèi)容的部分。

十、附件標(biāo)識中的錯誤

1、有附件不標(biāo)注

2、附件名未標(biāo)全稱

3、標(biāo)注不規(guī)范 “附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。

4、內(nèi)容不適 在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注。

十一、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識中的錯誤

1、未標(biāo)發(fā)文機關(guān)名稱，用印章代替

2、發(fā)文機關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱

3、位置不當(dāng) 常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十二、成文日期標(biāo)識中的常見錯誤

1、將擬稿日期作為成文日期

2、將打印日期作為成文日期

3、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用 在發(fā)文機關(guān)署名后標(biāo)識成文日期時，用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識時用漢字標(biāo)識。

4、標(biāo)識不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標(biāo)示完整。

5、位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào) 常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。

十三、機關(guān)印章使用中的常見錯誤

1、當(dāng)用不用 干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。

2、不當(dāng)用卻用了 印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。

3、位置不當(dāng) 用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

4、模糊不清 未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十四、主題詞標(biāo)識中的常見錯誤

1、不標(biāo)引主題詞

2、將標(biāo)題簡單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進行標(biāo)引。

3、任意生造主題詞 不在************中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的?主題詞表?中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

4、未先標(biāo)類別詞

5、任意組配

6、亂用標(biāo)點符號 兩個主題詞之間應(yīng)該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號（但組配標(biāo)引時可用頓號分開）。

十五、抄送機關(guān)標(biāo)識中的常見錯誤

1、使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”

2、抄送個人 公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機關(guān)秘書部門決定。

3、抄送主送機關(guān) 既然是主送機關(guān)就不必再抄送了。

4、濫抄濫送 將向上級機關(guān)的“請示”同時抄送平級機關(guān)或下級機關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機關(guān)。

5、標(biāo)識不規(guī)范 抄送機關(guān)未分類或標(biāo)點符號使用不當(dāng)。

十六、公文處理的誤區(qū)

造成公文處理不規(guī)范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，其對公文規(guī)范化的危害不小。為推進公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認(rèn)識，走出誤區(qū)。常見的有以下8種：

1、按老一套辦法辦文 ?中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例?、?國家行政機關(guān)公文處理辦法?、?國家機關(guān)公文格式?、?發(fā)文稿紙格式?、?出版物上數(shù)字用法的規(guī)定?、?標(biāo)號符號用法?、?出版物漢字使用管理規(guī)定?等，都是公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文發(fā)展的動態(tài)，在公文實踐中力求使用最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，盡量準(zhǔn)確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布很長一段時間后還抱著老一套不放。

2、不加分析地把上級來文作為范文 由于有的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)存在對公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時出現(xiàn)不合規(guī)范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認(rèn)為上級秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文都是正確的，即使有時發(fā)現(xiàn)了與公文規(guī)范不一致的地方，也認(rèn)為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。所以，每一個文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認(rèn)識統(tǒng)一到公文規(guī)范上來，選擇范文時要按公文規(guī)范進行判斷，不能認(rèn)為發(fā)文單位的級別越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時，要求級別越高的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。

3、發(fā)往國外的函件用外文 漢語是聯(lián)合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現(xiàn)了對中國主權(quán)、中國文化的尊重。外國人就不會因為你不懂外文而改用你國的文字。

4、發(fā)往港澳臺的函件用繁體漢字 國際上以簡化字為漢語的標(biāo)準(zhǔn)用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據(jù)?出版物漢字使用管理規(guī)定?：“向臺灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。

5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當(dāng)成附件 被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機關(guān)署名前不得標(biāo)注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標(biāo)印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。

6、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)。?條例?和?辦法?規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進行校核。公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。就是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進行核發(fā)。

7、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔 由于辦公自動化的發(fā)展，許多文秘人員直接在計算機上起草文稿，各次修改過程也直接在機上進行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現(xiàn)修改過程，對于非常重要的文稿，一旦出現(xiàn)問題，難以分清責(zé)任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。

8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔 傳真件不能代替正式公文，因此，對于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時補寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。由于復(fù)印件也容易退色，這時可使用固色劑延長文檔保存期限。

第二篇：公文中常見的錯誤

公文中常見的錯誤

一、格式方面的常見錯誤

1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不當(dāng)。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”四個層次。只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標(biāo)識。其中，數(shù)字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“

1、”；“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標(biāo)點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.標(biāo)點符號運用不當(dāng)。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。正文中的標(biāo)題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標(biāo)點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應(yīng)使用逗號。

3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統(tǒng)一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數(shù)量單位應(yīng)用漢字，且同一份公文或材料中應(yīng)相對統(tǒng)一。

4.人名、地名、日期、單位名稱使用不規(guī)范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、2010年不能略為99年、10年。單位名稱一般先用全稱,并注明規(guī)范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如外部用廣德獨山南方水泥有限公司，內(nèi)部可以用“廣德獨山南方”一般不用“獨山南方”等簡語。

5.文件引用不規(guī)范。引用公文應(yīng)先引發(fā)文機關(guān)（有時可省略）、標(biāo)題，后引發(fā)文字號。發(fā)文字號中標(biāo)注年份應(yīng)采用六角括號〔〕，而非中括號[]或【】。

6.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標(biāo)點符號，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有聯(lián)系人等附注，應(yīng)在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標(biāo)識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

8.關(guān)于附件的格式問題。一般A4紙，每面排22行，每行排28個字，頁面左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”（有序號時標(biāo)識序號），標(biāo)題為二號小標(biāo)宋體或二號宋體加粗，正文為3號仿宋體（有時第一層標(biāo)題可用黑體，第二層標(biāo)題可用楷體，其他用仿宋），單倍行距或行間距31磅。附件的頁碼，應(yīng)與正文標(biāo)注相同（4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，數(shù)碼左右各放一條4號一字線），單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。實行電子公文后，由于在word、wps等文字編輯軟件中按國家規(guī)定標(biāo)注頁碼不太方便，因此對文本性附件，一般情況下也可采取在頁腳居中直接插入（默認(rèn)）頁碼的方式，格式為“3”（小五號字）。

9.發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。

二、內(nèi)容方面的常見錯誤

1.錯別字較多。

2.文種選擇不當(dāng)。

3.標(biāo)題成份殘缺或多余。如《關(guān)于上報……的報告》標(biāo)題中，“上報”為多余項。特別是對轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題，由于層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，很容易造成該類公文標(biāo)題冗長繁瑣，解決此問題辦法有四：一是只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)的通知；二是直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；三是在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；四是只用本機關(guān)發(fā)文的標(biāo)題，而將其他機關(guān)的標(biāo)題概括為文件。

4.附件問題。一是不能適當(dāng)應(yīng)用附件。一般情況下，當(dāng)正文內(nèi)容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結(jié)等。二是正文中的附件名稱不完整、不規(guī)范。另外，引用附件時，一般情況下只引用文件標(biāo)題，不帶文號。

5.主題詞標(biāo)注不當(dāng)。許多公文直接使用系統(tǒng)自動生成的主題詞，不按規(guī)定格式進行修改。

6.不按照隸屬關(guān)系行文。如用部門文件行上行文、平行文，部門便函轉(zhuǎn)發(fā)上級單位文件等。

7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關(guān)而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復(fù)的事項，應(yīng)采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應(yīng)在報告中夾帶請示事項。

三、一些常用字詞的用法及辨析

1.“截止”與“截至”的區(qū)別。前者強調(diào)“止”，即在計時點上，所進行的事情已經(jīng)完結(jié)或基本完結(jié)；后者則不強調(diào)事情的完結(jié)，強調(diào)的是該計時點上的事態(tài)。

2.“記取”與“汲取”的區(qū)別。前者強調(diào)強記，后者強調(diào)在加工、提高基礎(chǔ)上的吸取。二者適用對象和情況有所不同：對自己或內(nèi)部的事或現(xiàn)成的經(jīng)驗教訓(xùn)，多用記取；對他人或外部的經(jīng)驗教訓(xùn)、營養(yǎng)等，則用汲取。

3.“急待”與“亟待”的區(qū)別。“急待”強調(diào)緊急待辦，“亟待”強調(diào)極須，急迫待辦。“急待”與“亟待”的主要區(qū)別在于，前者強調(diào)時間的緊迫性，后者則更強調(diào)意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴(yán)重性已達(dá)極點，否則不宜用“亟待”一詞。

4.“下工夫”與“下功夫”的區(qū)別。一般情況下，應(yīng)該用“下工夫”。如《現(xiàn)代漢語詞典》強調(diào)，“下工夫”是指為了達(dá)到某個目的而花費很多的時間和很大的精力。而“功夫”是指本領(lǐng)或武術(shù)，一般不用“下功夫”。

5.“和”與“與”的區(qū)別。“和”跟“與”都是做連詞比較多，做介詞比較少。做連詞時都表示平等聯(lián)合，意思

是一樣的。但是，兩者的色彩有所不同。“與”的書面語色彩比較明顯，因此多用于書面語中，口語中用得比較少。“和”則在口語跟書面語中都使用。另外，在書名跟文章的題目中，“與”使用得要比“和”多些。

6.“制定”與“制訂”的區(qū)別。“制定”即制作、定出，公文中習(xí)慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等；“制訂”即制作、訂立，公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。

7.“需要”與“須要”的區(qū)別。“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思，詞性為及物動詞，后可帶賓語。“須要”即說明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思，詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

8.“期間”與“其間”的區(qū)別。“其間”是指某一段時間。從結(jié)構(gòu)上分析，“其”修飾“間”，相當(dāng)于“這”“那”等指示代詞。在使用的時候，“其間”前面總有一段關(guān)于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復(fù)了。我們熟知的經(jīng)典例子是魯迅先生《一件小事》里的話：“我從鄉(xiāng)下跑到京城里，一轉(zhuǎn)眼已經(jīng)六年了。其間耳聞目睹的所謂國家大事，算起來也很不少。”“其間”多用于書面，口語中，人們有時會在它前面加上“這”或“那”，現(xiàn)在也是不容忽視的語言事實。“期間”的用法恰恰相反，它前面應(yīng)該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。如“期間，對文件修改了20多次。”這種用法則不正確。“期間”是指某短時間里，前面要有說明時段的詞語，例如“春節(jié)期間”、“會議期間”、“國慶期間”、“外出期間”等，不能將“期間”單說。而“其間”可以單說，是某段時間的意思，如“其間，對文件修改了20多次”。

9.列舉完后“等”的用法。列舉后用“等”的時候，有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”。還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”。這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

10.引號內(nèi)短的并列成分之間的標(biāo)點符號用法。比如：發(fā)揚“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn)”的精神這樣的句子，引號內(nèi)是短的并列成分，這種情況應(yīng)該用頓號，而不應(yīng)該用逗號。

11.“以及”前面的標(biāo)點符號用法。“以及”前面可以用逗號，這是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗號。當(dāng)然，“以及”的前面也可以不用逗號。用不用逗號，要看“以及”后面的語詞的長短。如果比較長，要用逗號停一下，使人好讀；如果比較短，“以及”前面就可以不用逗號了。

12.“其中”及其前后的標(biāo)點符號用法。有人歸納出使用“其中”一詞，前后標(biāo)點符號用法的三條規(guī)則：

（1）總數(shù)后只有一個數(shù)，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售電量554.51億千瓦時，其中省內(nèi)售電量538.42億千瓦時。

（2）總數(shù)后分述幾項內(nèi)容，則總數(shù)后用“。”，“其中”后用“，”，各分述內(nèi)容之間視其內(nèi)容多少，或用“，”，或用“；”。如，2009年，全省全社會用電量705.51億千瓦時，同比增長4.09%。其中，第一產(chǎn)業(yè)用電量56.38億千瓦時，同比增長2.02%；第二產(chǎn)業(yè)用電量540.27億千瓦時，同比增長2.66%；第三產(chǎn)業(yè)用電量62.54億千瓦時，同比增長12.45%；城鄉(xiāng)居民用電46.32億千瓦時，同比增長14.01%。

（3）“其中”之后列舉分項內(nèi)容時，“其中”之后不要用“：”。

例1，2009年，全省發(fā)電裝機容量1803.99萬千瓦。其中：水電578.18萬千瓦，火電1146.3萬千瓦，風(fēng)電79.51萬千瓦。該例中，“：”應(yīng)改為“，”。

例2，2009年，全省新增發(fā)電裝機容量307.95萬千瓦（其中：新增風(fēng)電裝機容量19.8萬千瓦）。該例中，“：”應(yīng)去掉。

第三篇：公文處理常見錯誤簡析

公文處理常見錯誤簡析

——王楷

一、發(fā)文條件

1.合法性審核問題。國家稅務(wù)總局令第20號《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第十六條規(guī)定稅收規(guī)范性文件出臺前必須經(jīng)法規(guī)部門進行合法性審核，否則辦公廳（室）不予核稿，局領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。

那么什么屬于稅收規(guī)范性文件呢？《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二條規(guī)定，稅收規(guī)范性文件是指縣以上（含本級）稅務(wù)機關(guān)依照法定職權(quán)和規(guī)定程序制定并公布的，規(guī)定納稅人、扣繳義務(wù)人及其他稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)，在本轄區(qū)內(nèi)具有普遍約束力并反復(fù)適用的文件。這個定義很長，公文核稿人員要把握的關(guān)鍵點是“稅收規(guī)范性文件規(guī)定了稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)”，我們腦子里就要有個意識，所核公文內(nèi)容涉及到規(guī)定稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)的，就應(yīng)當(dāng)先送法規(guī)部門進行合法性審核，因為合法性審核是一個發(fā)文的必經(jīng)程序。

日常工作中國稅機關(guān)單獨出臺的稅收規(guī)范性文件我們多數(shù)能記著要送法規(guī)部門進行合法性審核，往往容易忽略的是聯(lián)合行文和代擬稿，總局《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二十六條規(guī)定，稅務(wù)機關(guān)與其他機關(guān)聯(lián)合制定涉稅文件，省以下稅務(wù)機關(guān)代地方人大、政府起草涉稅文件，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)將起草文本或會簽文本送交法規(guī)部門進行合法性審核。也就是說出臺稅收規(guī)范性文件的聯(lián)合行文和代擬稿也應(yīng)進行合法性審核，需要特別注意。

關(guān)于稅收規(guī)范性文件，還有一點需要注意。總局新公文處理辦法第二十一條規(guī)定，上級稅務(wù)機關(guān)針對下級稅務(wù)機關(guān)有關(guān)特定稅務(wù)行政相對人的特定事項如何適用稅收法律、法規(guī)、規(guī)章或稅收規(guī)范性文件的答復(fù)或者解釋，需要普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)按照《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》的規(guī)定制定稅收規(guī)范性文件。公文核稿人員遇到某批復(fù)的內(nèi)容是政策性答復(fù)或解釋，并需要在本轄區(qū)內(nèi)普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)建議擬文部門制定稅收規(guī)范性文件，文種可使用公告，不再單獨批復(fù)。這既體現(xiàn)了依法行政，也減少了工作量。

2.公文會簽問題。

總局新公文處理辦法第六十八條規(guī)定，本機關(guān)主辦部門起草的公文，涉及到其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)職能部門協(xié)商、會簽。那么我們核稿人員在核稿時，如果發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容并非擬文部門“一家之事”，還涉及到其他部門職權(quán)的，就要原文退回，并告知擬文部門與有關(guān)部門會簽該文。

3.加強工作統(tǒng)籌問題。根據(jù)《四川省國家稅務(wù)局關(guān)于統(tǒng)籌推進2013年重點工作項目和清理簡并基層報送報表工作的通知》（川國稅發(fā)〔2013〕25號）文件要求，省局對今年重點工作任務(wù)實行“板塊+項目”的管理制度，每一板塊由一名省局領(lǐng)導(dǎo)牽頭抓總，擔(dān)任統(tǒng)籌發(fā)起人，主要統(tǒng)籌發(fā)文、會議、推進實施、檢查、報表、總結(jié)等工作事項。那么省局公文核稿人員在核稿時就要注意，如果某部門的發(fā)文涉及到前述文件中列明的重點工作，那么就要建議發(fā)文部門向該重點工作所屬板塊的牽頭局領(lǐng)導(dǎo)匯報，由局領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌發(fā)文事宜，而不是由發(fā)文部門單獨發(fā)文部署工作。

各市（州）局可能沒有像省局那樣實行重點工作“板塊+項目”管理制度，但這里要強調(diào)的是，作為公文核稿人員，要具備全局意識，要了解掌握全局重點工作，不能就公文審公文。

二、文種使用

1．使用非法定公文文種

比較常見的是把規(guī)劃、計劃、要點、安排、方案、總結(jié)、制度、講話等直接編排文號印發(fā)。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于總結(jié)固化2010年全省重點行業(yè)稅源分析評估管理成果的工作方案》、《××國家稅務(wù)局關(guān)于細(xì)化分配離退休經(jīng)費預(yù)算的方案》，“方案”不屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，應(yīng)根據(jù)行文目的、行文方向、隸屬關(guān)系和公文內(nèi)容選用正確文種，擬寫適合的文件標(biāo)題。

另外，日常工作中我們喜歡使用“意見”這個文種，但要注意避免一種錯誤，例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于加強依法治稅工作的實施意見》，“意見”屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，但“實施意見”就不屬于，而用作下行文的“意見”又被稱為“工作指導(dǎo)性意見”，其就是要求下級機關(guān)實施的，實在沒有必要在標(biāo)題中畫蛇添足寫上“實施”二字，應(yīng)改為《××市國家稅務(wù)局關(guān)于加強依法治稅工作的意見》。

2．文種與行文方向、體例不符

需要特別注意的是請示與函的混用問題。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于請求退還××有限公司增值稅款的請示》，主送單位是“財政部駐四川省財政監(jiān)察專員辦公室”，為不相隸屬關(guān)系，“請示”應(yīng)改為“函”。往往有的發(fā)文單位為表示對受文單位的尊重，明明是不相隸屬關(guān)系，應(yīng)該用“函”的卻用“請示”，但受文單位拿到這個“請示”后也不好辦理，他該回復(fù)你“函”呢，還是“批復(fù)”呢？

三、行文規(guī)則 1．行文黨政不分

總局新公文處理辦法第六十三條規(guī)定，稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部，除特殊情況外，黨的組織和行政機關(guān)之間一般不交叉行文。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于在各級黨組織中開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動的通知》，創(chuàng)先爭優(yōu)活動是黨組織安排部署的工作，其正確的發(fā)文單位應(yīng)是××市國家稅務(wù)局黨組，主送單位也應(yīng)是各縣、市、區(qū)國家稅務(wù)局黨組。有部分工作同時涉及黨組織和行政機關(guān)，則應(yīng)具體情況具體分析，根據(jù)發(fā)文單位、主送單位及工作重點確定其發(fā)文方式。

2．無行文必要

最近中央出臺了八項規(guī)定，要求改進文風(fēng)、精簡文件。總局新公文處理辦法第五十二條對哪些情況不發(fā)文作出了明確規(guī)定。省局制定的認(rèn)真貫徹“八項規(guī)定”的實施意見也要求切實減少文件數(shù)量。辦公室作為公文審核把關(guān)的部門，就要對各職能部門的發(fā)文必要性進行審查，制發(fā)公文應(yīng)確有必要，不能一談到部署工作就想到要制發(fā)公文。在實際工作中，有相當(dāng)部分工作可以不通過發(fā)文，而是采用其他更為方便快捷的方式來安排落實。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于報送辦公聯(lián)系電話的通知》，這類簡單事項，完全可以通過電話或是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布通知來予以落實。此外，對于上級機關(guān)來文，如沒有補充意見，則不必制發(fā)公文轉(zhuǎn)發(fā)，可以將原文電子文件遠(yuǎn)程封發(fā)或翻印紙質(zhì)文件發(fā)送下級機關(guān)執(zhí)行。

3．請示、報告不符合要求

請示、報告是重要的上行文，也是最容易出錯的文種。常見錯誤主要有：超越直接上級進行請示或報告；一份請示中涉及多個不相關(guān)事項；同時向多個單位報送請示事項；將請示文件抄送下級機關(guān)；在報告中夾帶請示事項；將上級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)列為主送單位等。

最近省局收到的市（州）局來文中就有請示出錯的情況。某市局兩個內(nèi)設(shè)機構(gòu)就同一個稅收征管問題分別向省局報送請示，先是該市局大企業(yè)和國際稅務(wù)管理處以《關(guān)于××項目稅收征管問題的請示》（×國稅發(fā)〔2012〕125號）向省局請示，省局相關(guān)職能部門收文后正在會商研究如何回復(fù)時，該市局征科處又以《關(guān)于××項目稅收征管問題的請示》（×國稅發(fā)〔2013〕13號）（與前文同樣的標(biāo)題）向省局請示同一個問題，這讓省局如何回復(fù)呢？回復(fù)哪一個請示呢？ 還有，《××市國家稅務(wù)局關(guān)于四川省財政監(jiān)督檢查處理決定執(zhí)行情況的報告》（×國稅發(fā)〔2013〕7號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務(wù)局督查內(nèi)審處”；《××市國家稅務(wù)局關(guān)于推薦××同志為第四屆四川省國際稅收研究會常務(wù)理事的請示》（×國稅發(fā)〔2013〕27號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務(wù)局人事處”。這都是最近幾天才收到的文件，將省局機關(guān)內(nèi)設(shè)職能部門列為了主送單位。

4．非同級機關(guān)或部門聯(lián)合行文

總局新公文處理辦法第五十七條規(guī)定，各級稅務(wù)機關(guān)可以與同級黨政各部門、下一級黨委政府、相應(yīng)的軍隊機關(guān)、同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。那么只有同級機關(guān)或部門可以聯(lián)合行文，非同級機關(guān)或部門就不能聯(lián)合行文，而這種錯誤卻時有發(fā)生。例如：《××市國家稅務(wù)局 ××縣工商行政管理局關(guān)于開展個體集貿(mào)市場稅收專項整治工作的通知》，市國稅局和縣工商局不屬于同一級別，不能聯(lián)合行文，正確的聯(lián)合發(fā)文單位應(yīng)是縣國家稅務(wù)局和縣工商行政管理局。

5．便函使用不規(guī)范

便函是各級稅務(wù)機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)之間的非正式公文，關(guān)于便函的使用有兩種常見錯誤。一是便函以“××國家稅務(wù)局”為行文對象，尤其是將便函主送下級機關(guān)，以便函的形式向下級機關(guān)部署工作事項，提出工作要求的情況比較多。總局新公文處理辦法第六十一條規(guī)定，便函適用于商洽工作，通報和匯報有關(guān)情況，詢問和答復(fù)一般事務(wù)性問題。并就便函的適用范圍作出了禁止性規(guī)定（具體條文不再累述）。因此，便函不能像正式公文那樣用來向下安排部署工作，也不能直接主送下級機關(guān)，而應(yīng)主送下級機關(guān)相應(yīng)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。

二是上級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)以便函形式向下級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)商洽工作，這時有兩種情況，一是有的上級機關(guān)要求下級機關(guān)以正式文件回復(fù)，二是上級機關(guān)沒作要求，但有的下級機關(guān)為表示對上級機關(guān)的尊重，以正式文件回復(fù)上級機關(guān)的便函。這都是不符合公文處理規(guī)則的，上級機關(guān)不應(yīng)要求下級機關(guān)以正式文件回復(fù)，下級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)可以便函回復(fù)。

6．以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話

領(lǐng)導(dǎo)在各類會議上的講話，如需要在系統(tǒng)內(nèi)讓干部職工知曉，只能以政務(wù)通報的形式印發(fā)，不能以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)××局長在全市國稅工作會議上講話的通知》，此種情況應(yīng)予糾正。

四、公文格式

1.份號標(biāo)注不規(guī)范。新辦法中凡涉密公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。份號標(biāo)注不規(guī)范主要是：涉密文件不標(biāo)注份號；份號的數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注，沒有編足6位數(shù)（份號是由6位數(shù)字組成的，即使只印制1份，也要寫成000001）；份號標(biāo)注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行。

2.不標(biāo)注保密期限。涉密公文在標(biāo)注密級的同時沒有標(biāo)注保密期限，這種現(xiàn)象比較普遍。不標(biāo)注保密期限的話，默認(rèn)的保密期限就會很長，給我們工作帶來不便。3.隨意標(biāo)注緊急程度。有的部門因為擬文拖延，為爭取早點發(fā)文就隨意標(biāo)注緊急程度，擾亂了正常的公文處理程序。新公文處理辦法規(guī)定，只能是內(nèi)容重要、臨近規(guī)定的辦結(jié)時限或需要打破常規(guī)、特事特辦的公文才能標(biāo)注緊急程度。

4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志不規(guī)范。有的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志與發(fā)文機關(guān)署名或印章不一致，如用“×××局”的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志，發(fā)文機關(guān)署名或者印章卻是 “×××局辦公室”等，還有的前面是黨組的紅頭，后面卻蓋上行政公章。

5.發(fā)文字號不規(guī)范。一是發(fā)文機關(guān)代字概括不準(zhǔn)確。例如：廣元市國稅局的發(fā)文字號是“廣國稅發(fā)”，后來我發(fā)現(xiàn)廣漢市國稅局的發(fā)文字號也是“廣國稅發(fā)”，建議加以區(qū)別的。二是發(fā)文字號的年份應(yīng)用六角括號“〔 〕”括入，但有少數(shù)單位使用圓括號“（）”、方括號“[ ]”和尖括號“〈 〉”，這是老問題了。

6.簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范

比較常見的錯誤有：一是上行文不標(biāo)注簽發(fā)人。二是上報重要的公文不是機關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，卻是任何副職都可作為簽發(fā)人，有的甚至是非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者也作為簽發(fā)人。三是多個機關(guān)聯(lián)合上行文，有的只標(biāo)注主辦機關(guān)負(fù)責(zé)人，而不標(biāo)注其他機關(guān)負(fù)責(zé)人。

7.公文標(biāo)題不規(guī)范

一是重復(fù)使用介詞。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于××工作有關(guān)情況的報告》，“關(guān)于”與“有關(guān)”語義重復(fù)，“有關(guān)”應(yīng)刪除；《××國家稅務(wù)局關(guān)于對××有限公司白酒消費稅最低計稅價格核查情況的通知》，“關(guān)于”、“對”介詞疊用，“對”字應(yīng)刪除。

二是動詞和文種語義重復(fù)。例如：《關(guān)于上報××的報告》、《關(guān)于呈送××的報告》，“上報”、“呈送”均與“報告”語義重復(fù)，“上報”、“呈送”應(yīng)刪除；《關(guān)于××綜合業(yè)務(wù)辦公用房新建項目申請開工的請示》，“申請”與“請示”語義重復(fù)，“申請”應(yīng)刪除。

三是標(biāo)題中使用標(biāo)點符號不規(guī)范。新公文處理辦法第三十一條規(guī)定，公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。例如：××市國家稅務(wù)局關(guān)于命名“××縣國家稅務(wù)局”為市局級文明單位的決定，沒有必要在“××縣國家稅務(wù)局”上加引號，應(yīng)刪除引號。記住標(biāo)題中只能出現(xiàn)書名號，不能有其他標(biāo)點符號，而且書名號內(nèi)必須是法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。

四是公文標(biāo)題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，應(yīng)當(dāng)排列成梯形或菱形。還有的標(biāo)題在回行時詞義不完整。

8.主送、抄送機關(guān)不規(guī)范

一是主送、抄送機關(guān)使用簡稱。在主送和抄送中，稅務(wù)機關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱，如 “××市國家稅務(wù)局、××市地方稅務(wù)局”，不得使用簡稱。這是老生常談了，但仍然有些單位（包括省局有些職能部門）隨意使用簡稱，經(jīng)常是主送機關(guān)用“各市、州國稅局”。二是請示多頭主送。例如：《關(guān)于××市國家稅務(wù)局新建綜合業(yè)務(wù)辦公用房項目竣工審核的請示》，其主送單位寫的是“××省國家稅務(wù)局，××省國家稅務(wù)局財務(wù)處”，不僅將請示文件多頭主送，而且將機關(guān)及其內(nèi)設(shè)職能部門并列為主送單位，使本是互相隸屬的二者成為了并列關(guān)系。

9.正文容易出現(xiàn)的問題有：一是公文首頁無正文。公文首頁必須顯示正文。還有一點要注意，一般公文的首個蓋章頁應(yīng)當(dāng)同時顯示正文、發(fā)文機關(guān)署名和印章。二是正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)未按規(guī)范要求標(biāo)注，存在越級使用或混用現(xiàn)象。三是正文中使用的層次序號過細(xì)，有的多達(dá)六層甚至七層，如除“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”外，還用“第一、第二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一層次標(biāo)題的字體不規(guī)范。新公文處理辦法明確規(guī)定，標(biāo)題第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。五是在公文的正文中，稅務(wù)機關(guān)的名稱可以使用規(guī)范化簡稱。規(guī)范化簡稱為“××國稅局、××地稅局”，但仍然有使用“國稅、地稅，國、地稅局，國地稅”的現(xiàn)象。

10.附件項目不規(guī)范

一是誤將印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件作為公文附件。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件是公文正文的組成部分，因為具有一定的獨立性，所以單獨放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文帶有附件的卻不標(biāo)注附件說明，或附件名稱與附件說明不一致。

三是附件順序號用漢字“一、二、三......”來標(biāo)注。四是附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點符號。

五是文字較長的附件名稱回行后頂格編排。應(yīng)與上行附件名稱的首字對齊。

11.發(fā)文機關(guān)署名。新公文處理辦法增加了發(fā)文機關(guān)署名。常見錯誤是發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)名稱不一致，如××國家稅務(wù)局制發(fā)的公文，卻署名為“××國家稅務(wù)局辦公室”。

12.印章在使用中容易出現(xiàn)的問題：一是多個行政機關(guān)聯(lián)合向下行文時，只使用主辦機關(guān)的印章。新辦法規(guī)定聯(lián)合行文不再區(qū)分上行文、下行文，統(tǒng)一要求加蓋各發(fā)文機關(guān)印章。二是2個或2個以上機關(guān)用印時，印章相交或相切。三是印章與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志不符，如發(fā)文機關(guān)標(biāo)志是“××國家稅務(wù)局”，印章卻是“××國家稅務(wù)局辦公室”。

13.附注。主要是請示無附注，請示應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)系人及電話。14.抄送機關(guān)標(biāo)注容易出現(xiàn)的問題：一是給上級機關(guān)的行文仍用“抄報”。二是將向上級的請示“抄送”給下級機關(guān)。三是將有些不是領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的請示、報告類公文直接抄送給領(lǐng)導(dǎo)個人。四是將公文抄送有關(guān)機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。

15.印發(fā)日期。主要是把成文日期當(dāng)作印發(fā)日期。16.頁碼。主要是公文首頁不標(biāo)注頁碼。新公文處理辦法規(guī)定，除信函形式首頁不顯示頁碼外，其他格式的公文首頁都要標(biāo)注頁碼。

第四篇：公文寫作中常見錯誤

公文改錯

關(guān)于邀請 x x 校長、x x 書記參加 “10356211” 工程奠基儀式并致辭的請示報告

校長辦公室、黨委辦公室并呈 x 校長、x 書記：

根據(jù)“校長辦公會議決”我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒。現(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請 x 校長、x 書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望 x校長、x 書記的到來！

此致

敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學(xué)院

201*年 10 月 11 日

一、標(biāo)題

標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機關(guān)。就上文標(biāo)題而言，似乎也符合這一要求，但這是最起碼的格式要求，細(xì)究起來，這個標(biāo)題仍存在著不少錯誤。

1.多用標(biāo)點。標(biāo)題中除書名號外一般不用標(biāo)點，如：關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章管理辦法》的通知。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應(yīng)該去掉。

2.人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個學(xué)校可能會有兩個王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意。“黨先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現(xiàn)時應(yīng)把書記排在前面。

3.項目不宜使用代號。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感覺。

4.混用文種。根據(jù)國務(wù)院 201*年 8 月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都非公文文種。

二、主送機關(guān)

上文中的主送機關(guān)也存在著錯誤。

1.多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關(guān)，需同時送其他機關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。

2.不能送個人。公文是機關(guān)單位之間聯(lián)系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送給個人審閱。

三、正文

1.引文不全。引用的公文要寫明：發(fā)文時間+發(fā)文機關(guān)+標(biāo)題+公文編號，如：根據(jù)華師（201*）17 號《關(guān)于進一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時間和議決題目。

2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十三五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10 月 21 日”

3.用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦，不需要過度客氣，行文應(yīng)力求客觀。“請校長辦公室提供方便。熱切盼望 x 校長、x 書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4.信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時間、地點、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中舉行奠基儀式的時間不夠具體，地點也沒說明，在公文寫作中要注意避免。

5.結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致敬禮”

6.缺少聯(lián)系人。請示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項內(nèi)容。

四、附件

1.格式不對。附件的正確格式是：

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

附件名稱后不加標(biāo)點。

2.附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過分簡單。上文的附件 1 應(yīng)寫明什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明（代擬稿）字樣。附件 2 應(yīng)寫明什么會議的議程。

五、落款與日期

1.發(fā)文單位不能用簡稱。其實在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”應(yīng)寫全稱：“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”

第五篇：公文處理過程中的常見錯誤

公文處理過程中的常見錯誤

一、文種使用錯誤 1．“請示”“報告”混用

請示和報告為兩個文種，不能混用；沒有“請示報告”文種，在實際工作中常見到將請示報告合用的情況。Eg.《關(guān)于申請修繕辦公用房費用的請示報告》

請示一般為下級單位上上級單位請示事項使用，通常一事一請示，不可在一個請示中請示多個事項；上級單位收到請示需做以回復(fù)。

報告為告匯報某項工作情況或告知某事項；收到報告上級單位一般不予回復(fù)，在報告中不可夾帶請示事項。

2．文種使用錯誤

15種公文種類，決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要；不可自造公文文種。

Eg.《關(guān)于第一次保密普查工作的總結(jié)》；“總結(jié)”不是公文文種，不能單獨成文，應(yīng)為《關(guān)于上報第一次保密普查工作總結(jié)的報告》

3．上行文時文種錯誤 在各文種中，可用于上行文的只有請示、報告，函為平行或下行文時使用，也可在不相隸屬的部門之間商洽工作時使用，就調(diào)查隊系統(tǒng)而言，總隊與各市縣調(diào)查隊為上下級管理關(guān)系，因此，各市縣調(diào)查隊不宜向總隊發(fā)函。

二、發(fā)文字號錯誤

1.“**辦字”為系統(tǒng)內(nèi)部或者單位內(nèi)部用以安排、布置工作，告知事項所用，不宜向單位或系統(tǒng)外行文，更不能用于上行文。

2.各市縣調(diào)查隊不能以“**辦字”向總隊行文，只能以“**調(diào)字”向總隊行文。

3.各市調(diào)查隊可以“**調(diào)函”向總隊辦公室行文，用以商洽、聯(lián)系某項具體工作。

三、行文規(guī)則錯誤

1.各級調(diào)查隊不能向總隊機關(guān)各處室行文； 2.各級調(diào)查隊不能以辦字向總隊行文； 3.請示中要提出具有傾向性的意見；

4.報告中不能夾帶請示事項；通常一些報告中會在尾部提出某某問題、困難，請上級部門予以幫助解決等，都屬于報告夾帶請示事項，不符合公文規(guī)范；

5.上行文要有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，附注要標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

四、附件使用錯誤

附件為正文部補充和說明，當(dāng)其內(nèi)容為正文的主體時不能作為附件，而應(yīng)作為正文的一部分上報；

Eg.《關(guān)于上報2012年辦公室工作總結(jié)的報告》中，工作總結(jié)為正文主體，不能將其作為附件。

五、格式錯誤

1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用方正小標(biāo)宋字體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

2.發(fā)文字號：編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“??”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號字”。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

3.公文字體：標(biāo)題為方正小標(biāo)宋二號，正文為仿宋三號，一級標(biāo)題：

一、黑體字 二級標(biāo)題

（一）楷體字 三級標(biāo)題1.仿宋字

4.附件：3號黑體（頂格編排在版心左上角第一行）5.成文日期和印章：成文日期在正文最后一行下空三行，右空4個字，阿拉伯?dāng)?shù)字日期格式。即：2013年10月16日。印章采用下套方式，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。

6.版記：版記是指抄送機關(guān)、印發(fā)文件機關(guān)和印發(fā)文件日期，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用仿宋4號字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一個字，印發(fā)日期右空一個字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

7.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版以下邊緣7mm。