第一篇：對外函件標準格式介紹

對外函件標準格式介紹

對外文書是對外交往的書信形式，是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現國家的對外方針政策和有關法規，所以起草和發送對外文書是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會造成更為嚴重的后果。因此，書寫對外文書要求文字嚴謹、精練、準確，客套用語要合乎慣例，格式要美觀大方，打印要整潔。

收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應以相應的文書進行答復或復謝。

一、幾種對外文書

（1）照會

照會分正式照會和普通照會兩種。

正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節或受權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別還在于它們使用范圍不同。

正式照會用于：1．重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委托代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。

普通照會用于進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由于外交文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關于重要國際問題的來往，現在也多使用普通照會。

普通照會以同樣內容普遍分給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會可油印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。

（2）對 外函件

對外函件（包括外交函件）形式簡便，使用范圍較廣。國家領導人、外交人員以及各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信都可采用這種形式。根據內容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務性者，視為便函。一般說來，領導人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。

（二）備忘錄

備忘錄是外交代表機關之間使用的一種外交文書，用來說明就某一事件、問題進行交涉時在事實上、立場上、法律方面的細節，或用來重申外交會談中的談話內容。可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方方便記憶談話的內容或避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復對方的觀點、意見，如果用照會過于鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。

備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。

面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。

（三）電報

國家領導人、外交代表，各部門和機構亦常用電報同外國相應人員及單位進行文書往來。電報多用于祝賀、慰問、吊唁及各種事務性聯系。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，發電人亦應具職銜和全名或機構名稱。

電報可直發收電人，亦可發有關國家外交部轉或通過駐外使館轉交。

二、對外文書使用的要求

格式使用對外文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。人稱人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會中，一般不用“我們”一詞，普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，一般很少用“貴方”或“貴賓”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件亦用第三人稱。

另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。

客套用語客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非外交機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與雙方的身份、關系和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，亦用“順致崇高的敬意”。

致敬語不能自成一頁，應緊跟正文后另起一段。

稱呼文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可簡稱。（“稱呼“詳見第二章第九節）

國名文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以后可用簡稱。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義人民共和國，德意志民主共和國，德意志聯邦共和國，捷克斯洛伐克社會主義共和國等國家的國名則均須用全稱。

有些國家由于發生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時注意，不要寫錯。

譯文對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式擇文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。

三、我國對外文書格式范例

正式照會例一：代辦介紹信 ××國外交部長×××閣下 閣下：

在中華人民共和國駐××國特命全權大使赴任之前，我委派中華人民共和國駐××國大使館參贊（或×等秘書）×××先生為臨時代辦，辦理建館事宜。我現在向你介紹×××先生，請予接待，并對他執行任務給予一切便利。順致最崇高的敬意。

中華人民共和國外交部長（簽字）一九××年×月×日于北京

注：1．此介紹信需印正副本各一份，正本面交駐在國外交部長，副本面交駐在國外交部禮賓司長。

2．正本用帶國徽、帶外交部銜的照會紙印，副本用無國徽、無外交部銜的白照會

紙印。

正式照會例二：大使就任通知（××）××字第××號

××國特命全權大使××閣下 閣下：

我已于一九××年×月×日向××國主席（總統、國王）××閣下（陛下）遞交了中華人民共和國主席×××閣下任命我為中華人民共和國駐××國特命全權大使的國書。

我在就任時，誠懇地向閣下表示，我將盡力同你建立良好的聯系，以加強我們兩國之間的友好關系。順致最崇高的敬意。

中華人民共和國駐××國 特 命 全 權 大 使（簽字）

一九××年×月×日于××

注：第二段措詞可視不同情況作適當的變動。正式照會例三：轉送電報（××）××字第××號 ××國外交部長××閣下 閣下：

在×××共和國成立××周年之際，我向您致以熱烈的祝賀，并榮幸地送上中華人民共和國國務院總理×××閣下致×××國總理×××閣下賀電一則，請代為轉交。電報全文如下：

“×××（首都名稱）××國總理×××閣下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（電文）中華人民共和國國務院總理××× 一九××年×月×日于北京” 順致最崇高的敬意。中華人民共和國駐××國 特 命 全 權 大 使（簽字）一九×× 年×月×日于××

注：轉送電報的照會，如電報內容在照會文中陳述，則也可略去電報的抬頭與落款。如電報作為附件單印，則一般有抬頭與落款。普通照會例一：申述態度（××）部×字第××號

××國駐華大使館：

中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，并謹就×××問題申述如下： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。順致最崇高的敬意。

（蓋外交部帶國徽銅印）

一九××年×月×日于北京” 普通照會例二：通知協定生效（××）部×字第×× 號 ××國駐華大使館：

中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，并謹通知如下： 中華人民共和國政府對一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協定已履行了法律手續。鑒于××政府已于一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批準了該協定，根據協定第×條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。順致最崇高的敬意。

（蓋外交部帶國徽銅印）一九××年×月×日于北京 普通照會例三：大使臨時離任通知

（××）×字第××號

各國駐××外交代表機關：

中華人民共和國駐××大使館向各國駐××外交代表機關致意，并謹通知如下： 中華人民共和國特命全權大使×××先生閣下將在×月×日暫時離開××回國休假；在他離任期間，由大使館參贊（×等秘書）×××先生擔任臨時代辦，主持館務。

順致最崇高的敬意。（蓋使館帶國徽銅印）一九××年×月×日于××

對外函件例一：復訪問日期 ×××（首都名稱）

××國政府總理×××閣下 閣下：

××大使×××先生閣下已經在×月×日轉交了閣下的來信。閣下建議我去××訪問的時間可以定在×月×日左右。這個時間對我是完全適合的，我完全同意。如果對貴國政府方便的話，我準備從×月×日起到×月×日，在××進行×天訪問。我熱烈地期待著同閣下會晤和訪問貴國。

順致最崇高的敬意。

中華人民共和國國務院總理（簽字）一九××年×月×日于北京 對外函件例二：吊唁

××國駐××國特命全權大使××閣下 閣下：

驚悉××國×××××（職銜）×××先生不幸逝世。我謹代表大使館全體館員并以我個人的名義向你，并通過你向××國政府和×××先生的家屬，表示深切的哀悼。

中華人民共和國駐××國

特 命 全 權 大 使（簽字）一九××年×月×日于×× 對外函件例三：通知 ×字第××號

各國駐華外交代表機關：

我局根據我國有關部門的決定，現通知各國駐華外交代表機關如下事項： ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

順致崇高的敬意。（蓋局印）

一九××年×月×日于北京 便函例一：應邀

親愛的×××先生：

承蒙盛情邀請共進晚餐，甚為感謝。您提出的兩個日期，如能定在×月×日，對我將合適。我期待著同您愉快的見面。祝您身體健康。×××（簽字）

一九××年×月×日于×× 便函例二：婉拒

親愛的×××先生：

蒙您邀請我觀看××××演出，甚為感謝。可惜該晚我已另有約會，不能前往觀看，深為抱歉。祝您愉快。×××（簽字）

一九××年×月×日于×× 備忘錄例一：對外表態

×××總理致××國總理×××的備忘錄

一、中國政府歡迎并且支持一九××年×月×日至×日在××舉行的××××會議為促進中×兩國解決××問題所作的努力。

二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

以上兩點只在中×雙方官員會晤以前和會晤期間有效，不影響雙方官員在會晤中提出的其他建議和作出的最后決定。

一九××年×月×日于××

注：此件是作為照會附件發出的備忘錄。備忘錄例二：陳述意見 備 忘 錄

根據××國政府關于簽訂××××協定的建議，中國政府表示同意進行簽訂該項協定的談判。

中國政府的意見，在××××協定中應包括下列各款： ××××??

????

當然上述各款可按雙方愿望補充或變更。請將上述事宜轉達貴國政府。一九××年×月×日于×× 注：此件為面交備忘錄 電報例一：賀電

×××（首都名稱）

×××共和國總統×××閣下：

在×××共和國獨立××周年的時候，我謹向閣下表示祝賀。祝貴國繁榮昌盛，人民幸福。中華人民共和國主席××× 一九××年×月×日于北京 電報例二：慰問電

×××（首都名稱）

××共和國總統××閣下：

驚悉閣下因車禍負傷，謹向閣下表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務院總理 ××× 一九××年×月×日于北京 電報例三：祝壽

××××（首都名稱）

××共和國 ××協會主席×××先生：

在您××歲生日的時候，我代表中華全國××學會，并以我個人的名義，向您表示衷心的祝賀。祝您健康長壽。

中華全國××學會主席 ××× 一九××年×月×日于北京

四、名片

名片一般為10公分長，6公分寬的白色卡片。夫人名片規格略小。也有夫婦印同一名片的。外國習慣，姓名印在中間，職務用較小號字體印在姓名下面。我國習慣，職務用較小號字體印在名片左上角，姓名印在中間。如同時印中外文，則一面為中文，另一面為外文。外文按國際習慣排印。商業用名片則除姓名、職務外，尚印有辦公地點、電話號碼，以及寓所地址等等。單位名片只在中間印機關名稱。名片樣式如下：

中華人民共和國××部副部長

× × ×

中華人民共和國××部

× × ×

Vice-Minister of × × of the People,s Republic of China

××××公司總經理

× × ×

××市××路××大樓105室（公司）758970（住宅）754132 國際上，使用名片比較普遍，主要是作自我介紹之用。

外交場合也可用名片作為簡單的禮節性通信往來，表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、吊唁等等。使用時視不同用意用鉛筆在名片左下角寫上幾個表示一定含義的法文小寫字母。例如，祝賀對方國慶或其他節日，在名片上注上p·f．（敬賀）。也可以在名片上寫上幾個字，或簡短的一句話，如“承蒙祝賀春節，謹致謝意”。在我國內使用，也可以寫中文。

五、幾種外文縮寫及其含義

1．敬賀p·f．（POUR FELICITATION）2．謹唁p·c．（POUR CONDOLEANCE）3．謹謝p·r．（POUR REMERCIEMENT）4．介紹p·p．（POUR PRESENTATION）

（介紹時，介紹人名片上寫p·p．，后面再附上被介紹人的名片）5．辭行p·p·c．（POUR PRENDRE CONGE）

6．恭賀新年P．F．N．A．（大小寫均可）（POUR FELICITER LE NOUVEL AN）7．謹贈（不用縮寫，英法、俄三種文字均寫在姓名上方，中文寫在右下方。）英文 With the compliments of ××× 法文 Avec ses compliments 俄文 C ybaBaжeниeΜ

第二篇：如何寫對外函件

對外函件例一：復訪問日期×××（首都名稱）××國政府總理×××閣下閣下：××大使×××先生閣下已經在×月×日轉交了閣下的來信。閣下建議我去××訪問的時間可以定在×月×日左右。這個時間對我是完全適合的，我完全同意。如果對貴國政府方便的話，我準備從×月×日起到×月×日，在××進行×天訪問。我熱烈地期待著同閣下會晤和訪問貴國。‘順致最崇高的敬意。中華人民共和國國務院總理（簽字）一九××年×月×日于北京對外函件例二：吊唁××國駐××國特命全權大使××閣下閣下：驚悉××國×××××（職銜）×××先生不幸逝世。我謹代表大使館全體館員并以我個人名義向你，并通過你向××國政府和×××先生的家屬，表示深切的哀悼。中華人民共和國駐××國特 命 全 權 大 使（簽字）一九××年×月×日于××對外函件例三：通知×字第××號各國駐華外交代表機關：我局根據我國有關部門的決定，現通知各國駐華外交代表機關如下事項：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。順致崇高的敬意。（蓋局印）一九××年×月×日于北京

第三篇：郵政局函件業務介紹

函件業務介紹

我們擁有專業的設計中心、名址信息中心、賬單商函制作中心、直復營銷中心等專業的設計、設備和技術力量，負責泗洪地區各種郵資信封、郵資明信片、商業信函、ＤＭ廣告、各種對賬單、個性化郵票等的設計、報批、制作、郵寄和投遞等一條龍的郵政服務。

我局擁有國內數百萬的名址信息及先進的信函制作設備，可提供名址信息篩選、信函內件打印、信封的設計、印刷、及信封名址打印、信件封裝、郵寄、投遞、信息反饋等直郵信函全程服務。是郵政為企業和商家與消費者之間建立聯系的溝通平臺，即將您要宣傳內容和信息制作成信函，通過直郵的形式，直接將信息傳達給目標客戶群體，商業信函是一種非常有效的宣傳媒介。

制作各種帳單信函，如：水煤電費催款單、話費賬單、醫療結賬單、保險催款單、公積金賬單、交通違章處罰單、銀行帳戶及信用卡對賬單、考試成績單、會員積分單等。需要告知服務對象使用或消費明細的單位，都可以使用賬單業務，您只需要提供相關數據和制作要求，我們就可以為您量身設計和制作。

（一）中國郵政賀卡介紹

發

行：每年公歷10月9日——次年農歷正月初十，在全國發行、銷售。開獎時間：每年的正月十五開獎。

中獎公布：每年正月十六在相關媒體上公布中獎號碼。兌獎期限：每年的3月1日－5月1日。

一、獎品獎級

1、普通型、信卡型、賀卡型C5（5.5元）、賀卡型C5（15元）、自創型每100萬枚為一開獎組： 一等獎10名，二等獎100名，三等獎20000名，所有獎品均為稅前獎。

2、幸運封單獨設獎，每100萬枚為一開獎組，中獎率高達60 %，獎品分別為： 一等獎100名，二等獎1000名，三等獎600000名，所有獎品均為稅前獎。

二、類別

中國郵政賀卡分為國版銷售型、地方版銷售型和定制型3大類別。

中國郵政賀卡每類又分為普通型、信卡型、賀卡型C5 ZL（5.5元）、賀卡型C5（15元）、幸運封、自創型7類

三、價格

1、普卡

銷售型售價：每枚1.80元

2、信卡：

銷售型售價：每枚2.80元

3、賀卡（C5、ZL）： 銷售型售價：每枚5.50元

4、幸運封：

銷售型售價：每枚30元

5、特殊工藝賀卡：吉祥草、如意豆賀卡、光電賀卡、水晶貼賀卡、刺繡賀卡、影視賀卡

銷售型售價：每枚15元 郵政賀卡的作用：

一：郵政賀卡是一份問候（書信文化，情感溝通）二：郵政賀卡是一張照片（個性化明信片）

三：郵政賀卡是一份請柬（會議、聯歡、講座、喜宴邀請函）四：郵政賀卡是一份禮券（打折優惠卡）

五：郵政賀卡是一份名片（業務介紹、產品推銷）

五：郵政賀卡是一份調查問卷（產品、服務滿意度調查 行風評議 十佳評選等）

六：郵政賀卡是一張通知書（學生成績單賀卡）七：郵政賀卡是一張日歷（日歷、臺歷賀卡）八：郵政賀卡是一份募捐卡（救助困難學子）

九：郵政賀卡是一封感謝信、慰問信（紅十字會答謝獻血者）十：郵政賀卡是一份饋贈禮品（明信片冊、幸運封）

（二）郵資信封介紹

郵資信封是國家郵政局于2001年7月首次批準發行的一種帶有郵資圖案的標準信封。

企業郵資信封是在普通郵資信封的基礎上，在指定位置印制帶有企業形象宣傳內容的圖案和文字的新型郵政業務。通過企業郵資信封的使用，可以起到擴大公司形象，提升公司知名度的“軟廣告”效果。

郵資信封是企業對外進行形象（CI）、產品、服務宣傳的窗口，為企業架起企業與企業、企業與顧客交流的橋梁。具有使用方便、廣告效果好等特點。

郵資封上可印制的宣傳內容、郵資信封上印制內容要符合國家的有關法律法規。、在位置1（信封正面左下角）：可印制郵資信封制作單位的形象宣傳圖案，圖片不得涉及產品、服務內容及具體人物。、在位置2（信封正面右下位置即寄件人地址）：可印制郵資信封制作單位的名稱、通訊地址、電話號碼、郵政編碼、標識和網址等。特殊情況用于收集客戶回函等情況，可以將用戶地址、單位名稱、郵編等印制在收件人位置上。

4、在位置3（信封背面正中位置）：只可以印制郵資信封制作單位宣傳文字，文字限200字以內。文字內容限單位簡介，簡介中允許出現1 －2 個該單位的主要產品或服務項目，但不得進行產品介紹、服務介紹等商業性宣傳。、三處位置可以同時印制允許印制的內容，除這三處位置外，其它位置不得加印郵資信封標準版式以外的內容。國內郵資信封規格及價格：

１、６號封：規格230mm*120mm，單價:1.20元/枚(0.80元郵資圖)；1.60元/枚(1.20元郵資圖)。

２、７號封：規格230mm*160mm，1.70元/枚(1.20元郵資圖)。郵資信封起印量:2000枚起印 國際特惠封 ：

國際特惠封是針對年底企業對境外宣傳自身產品、服務而推出的特惠郵資信封。

在規定時限內，國際特惠封資費最大優惠達54% 特惠期：每年11月1日至次年2月28日。特惠期限重：特惠期內國際特惠封限重30克

如超過優惠期，客戶仍然可以使用，但需根據相應資費補足郵資。郵資圖為麒麟送子，面值：5元，定制單價：5.5元/枚，起印量：1000枚，1000枚遞增。

（三）郵資廣告明信片介紹

國家郵政局于1998年推出普通郵資廣告明信片，初期只是在普通郵資明信片上搭載廣告。

隨著市場的不斷開拓，郵資廣告明信片的形式也隨之不斷創新和改進，形式由普通型發展到現在的副片式、連片式、本片式、信卡式，用途也由原來單一的通信而發展為現在的門票、請柬、優惠券、點歌卡、市場調查問卷、質量跟蹤卡等幾十種。還特別推出125mmx78mm規格的明信片，以適應旅游門票的便攜性、小包裝產品回執卡可內置性等特殊群體的需求。可以說郵資廣告明信片已由搭載廣告轉變成集多種功能為一體的高效復合型媒體。

這是一種獨特的廣告媒體，可根據用戶的需要隨時制作隨時發布。價格低廉、使用方便、形式多樣、用途廣泛、目標客戶針對性強，尤其是因其帶郵資可以直接郵寄的獨特魅力而越來越受到各界和消費者的歡迎。是企業展示形象、理念及產品的一種新的廣告宣傳媒體。更是企業與甩戶、企業與企業之間溝通情感的紐帶，享有“企業名片”的美譽。

憑借著中國郵政的良好信譽和強大的通信網絡實力，目前除港、澳、臺地區外，全國31個省市均開發出了不同種類的廣告明信片，行業涉及商業、銀行、保險、證券、旅游、校園、機關事業、文化、衛生、體育、工業、農業、公益事業、新聞媒體、由已政、電信、房地產等 郵資廣告明信片的用途：

1、門票、水票、電影票等票類；

2、生日、慶祝活動、婚宴等請柬類；

3、優惠券、代金券、購物券等購物類；

4、點歌卡、禮金卡、領貨證等憑證類；

5、市場調查問卷，質量跟蹤卡等反饋類；

6、學生成績單、獲獎證明等證書類；

7、保險卡、防偽卡等功能類；

8、生日、節日等祝福類；

9、企業形象、風景名勝、民俗民風、文化遺產類。

（四）帳單業務介紹

是告知服務對象使用和消費明細的一種信函業務，如：水、煤、電、電話、醫療、保險、公積金、證券、企業銀行帳戶及個人信用卡等都可使用，對帳單可以提升企業服務層次，讓消費者明白消費，有利于培養忠誠客戶。

郵寄帳單是郵政為銀行、證券、保險等金融機構及電信、供電、煤氣、供水等公用事業單位提供各種對帳單、收費單、收費通知及回執打印的一項業務。

具有封裝速度快、質量可靠的特點，并可根據用戶的要求、插入相應的廣告宣傳品。是企業提高服務水平、樹立企業形象、和消費者進行有效溝通的重要手段，也是“明白消費”的重要媒介。

郵寄帳單服務的優點：

① 主動性。向用戶寄遞帳單是企業的主動服務，變“要我服務”為“我要服務”，體現了對用戶的尊重和真正的以消費者為導向的企業經營理念。② 開放性。通過寄遞帳單服務，用戶可以定期地收到消費帳單，能夠方便、及時、準確的了解消費情況，對用戶無任何限制條件，用戶無須為獲得消費知情權付出任何成本。

③ 公平性。寄遞帳單服務對所有的用戶一視同仁，用戶接受的服務是一致的、標準化的，同時，企業承擔了消費信息流通的費用，消費者的知情權得到了切實的保障，企業和用戶之間實現了權利和義務的統一。

④ 兼容性。帳單是企業和用戶之間的橋梁，不僅可向用戶提供消費信息，還具有良好的兼容性，可以向用戶提供其它的企業信息，如產品推廣、促銷活動、意見征集等。

帳單用戶可直接將一定格式的純數據和概念設計通過Ｕ盤、光盤、互聯網等傳送到郵政指定的計算機系統中，我們可根據用戶的要求將接受的數據與圖象、公司標志、不同的表格帳單及條形碼等直接合并打印輸出，還可提供從信封打印、內件折疊裝封達到郵寄的一條龍服務，能為客戶節省人力、時間等成本。

包括從內頁打印、封裝、到郵寄與投遞全過程。

（五）直郵廣告信函介紹

又稱為商業信函，是以名址數據庫為基礎，以信函為載體，把您的經營信息經過精心設計制成信函，直接郵寄給目標客戶群體的一種行之有效的廣告業務，是您足不出戶的銷售員。

商業信函是指利用信函的方式，通過郵政的渠道，向指定的單位或個人傳達商務廣告信息，達到一定目的信息傳播活動。為滿足廣大企事業單位，擴大市場份額，樹立品牌形象促進產品銷售的一項新的服務項目。

商業函件是一種新興的廣告形式，利用郵政點多面廣的優勢，以郵寄信件的方式，將您要求寄發的廣告、商品介紹、訂貨單、調查征詢函、通知單等投送到指定的收件人手中。目前商業函件的種類有信函型商函、對帳單型商函、郵送廣告(印刷品形式)、貨樣廣告型商函、郵政廣告郵資明信片(含企業拜年卡)等。

商業函件與廣播電視及報刊廣告相比，具有廣告發布面廣、針對性強、手續簡便、價格便宜、方便迅速等特點。

為方便廣告客戶的使用，郵政局可為客戶提供商業函件的策劃、設計、制作(可提供企業和單位名址庫)、投遞等一條龍服務。商業信函的特點：

1、針對性強：由于商業信函可直接將廣告信息傳遞給目標用戶，具有較高的選擇性。

2、個性化突出：商業信函的發出者將商業信息或廣告直接寄到顧客手中，讓顧客親身體驗獨特的感受，接受對方關懷。

3、保密性強：通過郵政渠道，具有獨特的優勢，使廣告主在競爭一開始就占據有利地位。

4、效果測定快：一張附有回執的或者附送優惠券的商業信函，可以幫助企業更有效率的找到目標客戶和潛在客戶。

5、時效性長：一張設計、制作精美的廣告信函或郵簡，可以反復翻閱，以便受眾詳盡了解產品的各項性能指標，直到最后做出決定

（六）直郵信函業務介紹

直郵信函，英文Direct Mail Adverfising，簡稱DM，又稱為數據庫商業信函，即企事業單位將需要傳達為他人所知的訊息，以信函為載體，以專門篩選的個人、家庭、公司或社團代表為受信人，通過郵寄讓人閱讀的廣告。它依賴于強大的名址信息數據庫和郵政遍布全球的投遞網絡。

直郵信函優點

◆針對性強

◆保密性好

◆形式多樣

◆便于保存 ◆作用時間長

◆溫情

◆性價比好

◆反饋率高

◆效果易于測定 直郵信函能為您做什么

◆賣產品

◆賣服務

◆商品促銷

◆傳遞信息

◆聯絡感情

◆收集信息

◆總部與分銷商溝通

◆主題或專題活動推廣（沙龍）◆募集基金與宣傳慈善事業

直郵信函服務對象

◆教育行業

◆通信行業

◆金融保險證券 ◆超市、商場等零售業

◆房地產業

◆會展業 ◆汽車行業

◆直銷、郵購行業

◆旅游業

◆酒店、餐飲、娛樂業 ◆藥品、保健品

◆機械制造行業等 ◆化妝品、時尚用品

◆文化出版傳媒業

◆煙、酒行業

◆基金與慈善行業

直郵信函產品形式

◆信封式（包括郵資封）

◆郵簡式

◆本冊式

◆卡片式（包括明信片，異形卡）

第四篇：郵局函件業務介紹、

一、數據庫營銷(一)商業信函

商業信函是指以信函為載體，選擇有針對性的目標客戶群名址打印封裝，將客戶的各類信息通過郵政渠道寄遞,以期達到商品促銷和品牌推廣的一種郵政業務。郵局根據客戶（發件人）要求，運用現代化手段，有針對性地選擇目標客戶（收件人），并將商業信息和目標客戶名址予以快速打印、封裝，分別以郵簡、平常函件、掛號函件或特快郵件等形式直接寄給各目標客戶。商業信函是工商企業有效傳遞各類商業信息地好使者，是提高企業及產品知名度、促進產銷兩旺的好辦法。

（二）數據庫營銷

數據庫營銷是一種通過分析顧客的消費習慣，從中找出規律性的、有商用價值的信息，進行一對一的溝通，以達到銷售產品的市場營銷體系。簡潔地說就是：將誘人的信息，在適當的時候，通過合適的途徑，送給對路的人。

（三）適用范圍

1、超市、百貨商店、郵購商店、專賣店、出版商、房地產銷售商、消費品經銷商、汽車經銷商等眾多商業部門可以利用商業信函介紹、推銷商品，發布促銷廣告。

2、銀行、保險公司、證券公司等金融機構，電信公司、計算機軟、硬公司、電力公司、自來水公司等服務性行業，可以使用商業信函介紹業務，吸引顧客使用。

3、教育機構、專業協會、慈善機構等部門使用商業信函介紹自身，吸引公眾參與或者捐贈。

（四）特點

1、針對性強：客戶可根據自身營銷戰略的需要，從郵政部門提供的名址信息庫中有針對性地選擇具體的目標對象范圍，事先確定接收廣告的顧客對象，將商業信息或廣告信息通過郵寄的方式，送到最想購買產品和享受服務的顧客手中，避免了宣傳的盲目性。

2、形式多樣：信封與內件可以根據客戶需求進行各種不同風格的個性化設計。尤其是內件，可以是各式各樣的商品說明書、服務指南，也可以是社會調查函、質量反饋表，還可以是刊載最新信息、富有季節性和新聞性的期刊。

3、使用靈活：發布數量由客戶決定，在什么時間發布，在全國各地還是指定的幾個省份、城市或者一個城市的某幾個區域發布，客戶說了算。

4、保密性強：商業信函制作現場實行封閉作業，客戶不用擔心廣告內件泄密問題；商業信函制作完成后，直接交給分揀封發部門組織投遞，送到客戶指定的顧客手中。它能靜悄悄地將廣告內容告訴顧客，而不驚動客戶同行，使廣告主從競爭一開始就占據有利地位。

5、價格低廉：商業信函收費低廉，郵局提供廣告設計、制作、郵件封裝、寄發等一條龍服務，方便省事，隨時可郵寄，不出門產品便可向全國推銷。

6、范圍廣泛：郵政商業信函依托郵政投遞網絡進行區域性或全國性地投遞，投遞觸角根據客戶要求能延伸到城鄉各個層面、角落。

（五）制作流程

1、客戶提供工商營業執照及相關的證明文件、廣告使用的圖片、文字等材料，同時說明廣告意圖。廣告內容必須符合國家有關法律規定；

2、提出商函內件樣稿和信封樣稿的設計要求（客戶亦可自行設計）；

3、確定發布時間、發布對象；

4、按收件人地址、郵政編碼實行有名址投遞。

二、賬單業務

（一）賬單

賬單是指與消費者發生對帳行為的部門或單位，向消費者提供的帳目發生詳情單。

郵寄賬單業務--是收費單位以消費者為目標，將消費的詳細內容以賬單的形式打印出來，通過郵寄的方式定期告知消費者的一種信函業務。是企業提高服務水平、樹立企業形象、和消費者進行有效溝通的重要手段，也是“明白消費”的重要媒介。

（二）賬單的功能

1、消費憑證：延時提供的紙質消費憑證。

2、消費合同：相當于生產者與消費者簽定的消費合同，對誠信經營和維護消費者合法權益起關鍵作用。

3、溝通渠道：起到通告、提示、推介、廣告的作用。

4、服務手段：提高服務質量的有效手段之一。

①賬單體現了消費者受尊重的權利，是消費者明白消費的憑證，能起到消費監督作用。

②賬單成為服務產品的一部分，是服務產品的衍生。寄遞賬單服務對所有的用戶一視同仁，用戶接受的服務是一致的、標準化的。

③向用戶寄遞賬單是企業守法經營、保障消費者知情權的具體體現。

④向用戶寄遞賬單是企業的主動服務，變“要我服務”為“我要服務”，體現了對用戶的尊重和真正的以消費者為導向的企業經營理念。

⑤賬單是企業和用戶之間的橋梁，不僅可向用戶提供消費信息，還具有良好的兼容性，可以向用戶提供其它的企業信息，如產品推廣、促銷活動、意見征集等。

（三）賬單的特點

1、隱蔽性強：同業對手不易于知道企業的宣傳活動。

2、個性化溝通：直接以信函的形式寄給目標受眾，與受眾進行一對一的人性化溝通。

3、針對性強：企業宣傳直接面對消費者，有的放矢的進行重點宣傳。

4、閱讀率高：接近100%的到達率、受眾高關注度、低干擾度，消費者對賬單使用企業產品閱讀率高。

5、權威性高：賬單是由賬單使用企業通過郵政部門直接送遞到消費者手中，信息的權威讓人信服。

（四）制作流程

1、客戶將用戶對賬單數據資料以電子文檔形式交給郵政局進行預處理并打印、封裝成信函后統一集中送往郵件處理中心；

2、郵件處理中心通過先進的自動化分揀設備處理后，運送到各市、縣郵政局投遞部門，投遞部門按《國內郵件處理規則》相關規定和客戶要求及時投遞到用戶手中；

3、如產生退信則按寄件人地址退回當地郵政局，郵政局將退信整理清點后匯成電子文檔交給客戶，客戶據此資料提供相應電話號碼和名址資料后返還給郵政局；

4、郵政局經客戶同意后，對其資料做相應的修改更新，錄成電子文檔，并將更新后的電子文檔及時反饋給客戶，由客戶據此修改自己的資料；

5、郵政局同時按更新資料對退回的信函進行第二次投遞并將本月全部投遞情況表反饋回客戶。

三、郵政賀卡

（一）郵政賀卡

郵政賀卡是中國郵政發行，為各級政府機關、企事業單位量身定制的賀年有獎賀卡。集賀年、抽獎、宣傳、鑒賞和收藏為一體。是節日祝福、溝通情感、企業宣傳的有效方式。郵政賀卡產品分為：普通型、信卡型、賀卡型、自創型和幸運封等。

（二）中國郵政賀卡特點

1、信譽度高，發布面廣

郵政賀卡由中國郵政統一發行，具有權威性，設計穩重大方，富有節日內涵。郵政部門良好的公眾形象保證了廣告媒體的可信度；遍布城鄉的郵政通信網絡能按客戶指定要求，將賀卡發布到國內任意地方，且在郵寄過程中可實現二次傳播，擴大發布面，增強廣告效果。

2、量身定做，有情推介

企業可根據自身的需要，以公司形象、產品、服務等為主體，量身定做企業專用賀卡寄遞給目標客戶，以一種有情方式、無形的推介向客戶拜年，是企業與個人、個人與個人之間溝通的載體，為企業樹立良好的品牌形象。

3、新型郵品，彰顯尊貴

郵政賀卡題材豐富、設計精美，設計三枚生肖郵資圖專供郵政賀卡客戶使用，彰顯尊貴；作為一種新型郵品與有價證券，具有一定的文化內涵；收藏價值高。

4、中獎機率高，兌獎方便

每張郵政賀卡都有一個兌獎號碼，中獎機率高，使“賀卡”在送去一份祝福時，送上一份驚喜，中獎者可持卡在全國任何一個郵政營業窗口兌獎。

四、郵資片

（一）廣告郵資明信片

廣告郵資明信片是指把企業形象、產品、服務內容印刷在明信片上，借助郵政通信聯系千家萬戶的優勢，進行社會宣傳的一種郵政廣告媒體。

（二）特點:

廣告效果直觀、對象明確、郵寄方便、文化味濃、宣傳面廣、收藏性強。

五、郵資封

（一）郵資封

廣告郵資封是以帶郵資的信封為載體，進行企業形象、服務以及產品宣傳的郵政廣告媒體。

（二）特點：

郵寄方便、印刷精美、親和力強、宣傳效果好、紀念性和收藏價值高。

六、無名址函件

（一）無名址函件

無名址函件:是經國家工商行政管理局批準的，利用郵政網絡資源點多面廣并且聯系千家萬戶的特有優勢，通過郵政渠道，為商品經營者或服務者提供推銷商品、勞務、宣傳企業形象等傳播信息服務的無名址信函，是郵政商函業務中的一種特定形式。

（二）業務種類

按發布形式分為：散頁式、本冊式、信件式，按發布內容分為：綜合刊式、專刊式。

（三）特點

1、宣傳效果好：中郵專送廣告發布內容主要針對百姓生活相關的衣食住行等方面消費品和服務項目，圖文并茂、制作精美，且廣告對象、地區、內容、數量由廣告主自我控制，依托郵政網絡，傳播范圍大。

2、可信度高：中郵專送廣告是中國郵政統一品牌的直遞廣告，廣告內容嚴格把關，根據廣告目標對象，采用他們最容易接受的廣告表現，直接送遞到家中，不受外界干擾，保密性好。

3、廣告到位率高：利用郵政通信全程全網、點多面廣并聯系千家萬戶的特有優勢，廣告的到位率高。

4、價格低廉：與其他信息發布形式相比費用低，較為實惠，且信息保存期長。

（四）投遞方式

1、隨郵發報刊投送；

2、郵政社區服務亭發送；

3、郵政報刊零售亭；

4、商函帳單客戶附送發送；

5、采用商業名址寄遞。

第五篇：公司標準函件的范本

關于xxxxxxx工作的函

xxxxxxx:

xxxxxxx項目經公開采購，我司有幸中標，由于此xxxxxx目屬于貴xxxxxxx目，無論從質量要求，工期要求，還是工作專業性，zzzzzzz有明確的采購要求，為此，我司在收到中標通知后，及時與xxxxx簽訂了服務協議，并于xxxxxx日前將項目zzzzzzz、，由于項目實施現xxxxxxxxx、xxxxx等還未確定，導致我方現還無xxxxxxxxx項目進行實施，鑒于該項目工作量大、工期緊、現擬請zzzzzzzzzzzz好以下工作，以保證項目能夠有序推動：

1、防xxxxxxxxx；

2、檔xxxxxxxxxxxxx；

3、用xxxxxxxxxxxxx。

特此函！

xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx