第一篇：第三章 行政公文概述

第三章 行政公文概述

教學目標：

知識目標：通過學習，了解行政公文的基本格式，了解常用公文及通知、通報、請示、批復、函、會議紀要等常用公文的基本格式。

能力目標：

1、了解幾種公文的含義及其作用；

2、學習公文的行文格式 ；

3、掌握幾種公文的基本格式及寫作要求 ；

4、弄清不同種類公文之間的區別

教學重點：

1、掌握幾種公文的基本格式及寫作要求；

2、弄清不同種類公文之間的區別。

教學難點：

1、公文格式眉首中發文字號常見錯誤，主體部分和版記部分的寫作；

2、常用公文的開頭，結尾用語等。

第一節 行政公文概述

一、行政公文的概念

行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

二、行政公文的特點 1.鮮明的政策性 2.嚴肅的法定性 3.特定的權威性 4.工作的指導性 5.體式的規范性 6.較強的時效性

三、行政公文的作用 1.規范和準繩作用 2.領導和指導作用 3.聯系和溝通作用 4.宣傳和教育作用 5.依據和憑證作用

四、行政公文的分類

（一）按行文方向分：

上行文：下級機關向上級機關呈送的公文，包括：報告、請示、意見三種。

下行文：上級機關向下級機關呈送的公文，包括：命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要、意見九種。

平行文：平行機關或不相隸屬機關之間發送的公文，包括：函、議案、意見三種。

注意：意見既可以是上行文，也可以是下行文，還可以是平行文。

（二）按照具體職能分

1.指揮性公文——命令、決定、批復 2.知照性公文——公告、通告、通知、通報 3.報請性公文——報告、請示 4.建議、意見性——議案、意見 5.聯系性公文——函 6.記錄性公文——會議紀要

（三）按機密程度分

絕密、機密、秘密

（四）按緊急程度分

特急、急件、平件

（五）按公文載體分

紙質公文 電子公文

（六）按公文的來源分

發文 收文

五、行政公文的文種

《國家行政機關公文處理辦法》

13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要

第二節 行政公文的格式

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定。1．公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。2．公文用紙幅面及版面尺寸

（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標準Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文頁邊與版心尺寸：

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）3．公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。4．排版規格與印制裝訂要求

（1）排版規格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（4）裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。5．公文中各要素標識規則

組成公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。

眉首區：

1.份數序號：是將同一文稿印制若干份時，公文印制份數的順序號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。2.秘密等級和保密期限（選擇項）：

普件：

密件：絕密、機密、秘密 標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

注意：前標密級，★后標保密期限，如“機 密★5年”。3.緊急程度（選擇項）：

緊急文件有“特急”、“急件”，標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。4.發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。5.發文字號

由發文機關代字、年份和序號組成。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱（1995不能簡寫成95，2004不能寫成04），用六角中括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。幾個機關聯合行文，只標注主辦機關的發文字號。

下行文：發文機關標識下空兩行居中排列

上行文：發文機關標識的左下側

練習：河南省人民政府2010年制發的第50號文件，發文字號應該如何寫。6.簽發人（選擇項）

用于上行文。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人（會簽人），主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。7.紅色反線

發文字號下4mm處，是眉首區與主體區的分割線。長度為156mm.黨內文件，在正中點綴1個紅五星。主體區： 8.標題

（1）標題的構成要素：

發文機關名稱：全稱或規范化簡稱

事由：公文中心內容的概括

文種：公文的文種名稱（2）常見的結構樣式

發文機關名稱＋事由＋文種 發文機關＋文種 事由＋文種 文種

例：國務院關于加強水土保持工作的通知

黑龍江省人民政府通告

關于開展商業統計數字質量檢查情況的報告

公告

練習：人民銀行某縣支行打算上一套辦公自動化設備，向上級請求批準。

該支行購買辦公自動化設備向上級要錢。答案：人民銀行某縣支行關于購置辦公自動化設備的請示

人民銀行某縣支行關于購置辦公自動化設備所需經費的請示 書寫規范： 居中排列； 回行要求：

1.保持詞語的相對完整性；

2.介詞“關于”置于事由前，不可置于行末

標點的使用：除法規性文件名稱用書名號外，一般不使用標點符號； 書寫位置：紅色反線下空兩行，2號小標宋體字 9.主送機關 公文主要的發送對象和主要的承辦機關，主要明確負責辦理、答復的法定責任機關。

（1）單稱式：一個

（2）并列泛稱式：上級機關對同類、同級諸機關。

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

（3）遞降泛稱類：垂直下屬的同類多級收文機關。

如，黑龍江人民政府向下屬政府行文：各市、縣人民政府

（4）綜合式：包括非同類、同級的各種機關。

如：國務院有關部委（局），各省、自治區、直轄市財政廳

標注位置：

標題之下、正文之上左頂格標識，3號仿宋體，后用全角冒號。10.正文

規范：主送機關下1行，3號仿宋體。小標題用3號小標宋或黑體字 內容三要素： 開頭——依據和目的 理論依據—— ①相關政策法規 ②文件會議精神 ③領導指示

④發文主體自發的議論 事實依據—— ①現實狀況 ②過去的事實

“依據”既然是一篇公文的理由、根據，就是公文制作的出發點，按邏輯關系應排在首位。

“目的”是指在特定的背景下制作公文的動機，以依據為前提，與依據緊鄰，必須在依據之后。

主體——主旨和分旨

主旨：事情、事項或問題——事由

分旨：主旨的分解、主旨的具體化。是具體的事項或實施的辦法。結尾——辦理要求或規范性結束語。11.附件（選擇項）

附件是附屬于公文正件的有關文件、圖表或材料。有附件的公文，包括兩類： 文件、報表、材料

附件說明，要求寫明附件的名稱和序號

規范：正文下空1行，左空2字，3號仿宋體標“附件”，后全角冒號和名稱。如： 附件：×××××× 12.成文日期

會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。法規性文件以文件批準日期為準。

領導人簽發性公文，以領導人簽發日期為準。聯合行文，以最后簽發機關的簽發日期為準。

成文日期要求用漢字寫全具體的年月日；“零”寫為“〇”。例：二〇〇五年十二月二十日 13.印章

印章是發文機關公文生效和取信的憑證，稱為“生效標識”。除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，公文都要加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都要加蓋印章。規范：騎年壓月。14.附注（選擇項）

附注就是附帶說明，是用來注明文件的閱讀、發送范圍以及和行文有關的事項。請示附注：一般包括聯系人的姓名和電話和詞語注釋及特殊要求說明等。規范：附注的內容居左空2字，應放在圓括號中，置于成文日期的下一行，3號仿宋體。

版記區： 15.主題詞

主題詞是確切表達出公文主旨的規范化名詞或名詞性詞組，是用以檢索公文主題的關鍵性詞語。（1）主題詞的內容要素：

類別詞：是文件性質界限的分類詞，表示文件內容的性質或范圍；標明哪一方面或哪一領域工作。

類屬詞：類別詞的類屬分別，它標明具體的公務活動，可以理解為公文的主要內容。

文種詞：標明公文的種類。（2）結構形式及書寫規范

以詞或詞組為單位構成； 每條主題詞由3-5個單位組成； 詞與詞（或詞組）之間空一格隔開。

如《國務院關于加強水土保持工作的通知》一文的主題詞為： 主題詞：農業 水土保持 通知

規范：主題詞三字用3號黑體字頂格標寫，后使用冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目間空1字.文件末頁發文時間（或附注）之下，抄送機關之上。

16.抄送機關（選擇項）

是指除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的其它機關的名稱。規范：主題詞下1行，左空1字，3號仿宋字體，后用全角冒號。主題詞與抄送機關之下均使用間隔線，與紅色反線等長。17.印發機關

用于標識公文的印發機關名稱，一般是辦公室（廳）。18.印發日期

用于標識公文的開印日期，要用阿拉伯數碼標識。

第三節 行政公文的寫作要求

一、確有必要，注重效用

《國家行政機關公文處理辦法》第十三條明確規定：行文應確有必要，注重效用。

二、按隸屬關系行文

隸屬關系是一種管轄關系，是確定行文方向和選擇文種的重要依據。按隸屬關系行文，一般應當逐級行文，沒有特殊情況，不要越級行文，以免上下脫節，打亂正常的行文秩序。越級行文，主要發生在上行文中，究其原因，主要是某些機關、單位理解片面，以為越往高層報告、請示，越能迅速有效地解決問題。

三、按職權范圍行文

根據《國家行政機關公文處理辦法》第十四條規定：行文關系根據職權范圍確定。第十五條規定：政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文，除以函的形式商洽工作，詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公室（廳）外不得對外正式行文。第十七條規定：須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

四、關于請示的相關規定

⒈請示應當一文一請；⒉請示應當只寫一個主送機關；⒊請示不得抄送其下級機關。⒋請示不宜直接送領導個人。⒌請示事項不得夾帶在報告中。⒍涉及多個部門的請示事項應協商一致。⒎不得越級請示。

五、關于主送與抄送的規定

⒈向上級機關行文，應當主送一個上級機關，不要多頭主送。⒉受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復請示事項。⒊向上級機關的請示，不要同時抄送同級和下級機關。⒋特殊情況下越級行文時，應當抄送被越過的直接上級機關。

第四節 行政公文的語言

一、準確、規范

（一）準確

撰寫公文時要措詞恰當，造句符合語法規范，概念準確清楚，分析確切中肯，判斷明確無誤；要對詞句進行周密的限制，以求準確反映客觀實際和思想觀點，使表達的思想具有高度的政策性、科學性；所用引語和數字也必須精確無誤。

（二）規范 1.漢字規范

不用繁體字及不規范的簡化字。2.數字規范

凡是可以使用阿拉伯數字,又很得體的地方,均應使用阿拉伯數字。

公文的成文時間使用漢字。3.詞語規范

首先，要運用規范的書面語。

書面詞語的運用能顯示公文莊重的色彩，體現公文的嚴肅性；

詞義的限定和直接意義的運用，能把詞語所代表概念的內涵規定得十分明確，從而減少主觀理解的成分，避免歧義的產生。

其次，公文語體對不同類型詞語的選用有著較為嚴格的限制。

從詞語性質看，很少運用口語詞、方言詞以及土俗俚語；

從表現特點看，少用或不用帶有象征、比喻的描繪性、情感性語言。

公文詞語運用的這種限制，是為了保證單

一、明快地表意。4.語法規范

二、得體

公文寫作要注意行文機關有法定的系統，上行、平行、下行各自有適當的語氣。

上行文，應當慎重，恭敬謙和，詞溫理直。既不奉承、卑下，又不傲慢犯上。

平行文的語氣應該誠懇、謙遜、熱情、平和。

下行文的行文語氣應與本機關的地位、職權相一致，語氣上力求莊重嚴肅；在行文態度上應力求干脆利落，質樸率直

三、嚴密

嚴密，就是嚴謹細密。

在表達上條理清楚、層次分明、詳略得當，渾然一體。既沒有精疏錯陋、顧此失彼的毛病，又沒有顛三倒

四、前后矛盾的破綻。

第二篇：行政公文概述和種類

行政公文概述

一、行政公文的概念

行政公文的概念有廣義和狹義之分：廣義的行政公文指行政機關在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括國務院2000年8月24日頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（2001年1月1日起施行，以下簡稱《辦法》）中規定的13種公文，也包括國家各級政府、行政機關、社會團體和企事業單位制定的行政法規和規章制度，以及計劃、總結、調查報告、簡報和行政工作中常用的其他文字材料等；狹義的行政公文專指《辦法》中規定的行政公文，即：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具，包括命令（令）、決定、議案、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要共13種”。我們這里講的行政公文指狹義的行政公文。

二、行政公文的特點

（一）作者的法定性

（二）效力的權威性

（三）體式的規范性

（四）制作程序的規定性

（五）內容的時效性

三、行政公文的寫作要求

（一）內容符合政策要求

（二）格式合乎規范

（三）行文遵守規則

（四）按《辦法》規定草擬公文

行政公文的種類

從不同的角度，根據不同標準，行政公文可以進行不同的分類，現行公文最常用的是根據適用范圍和用途，《辦法》把行政公文劃分為以下13種：

一、命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位和人員。

根據內容，命令（令）可劃分為四種：

（一）公布令。用于依照有關法律公布行政法規和規章。如例文3-1《中華人民共和國主席令》。

（二）行政令。用于宣布施行重大強制性行政措施。

（三）嘉獎令。用于嘉獎有關單位及人員。

（四）任免令。用于發布人事任免事宜的命令。一般是任免國務院總理、副總理等重要職務。

二、決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更和撤銷下級機關不適當的決定事項。

根據決定的適用范圍，決定可以劃分為三種：

（一）部署性決定。

（二）獎懲性決定。

（三）變更性決定。

三、公告

公告適用于向國內外宣布重要事項和法定事項。它是一種莊重、嚴肅而又關系重大的文書，一般通過報紙、電臺、電視臺發布。

根據其內容的不同，公告可以劃分為兩類：

（一）宣布重要事項的公告。

（二）宣布法定事項的公告。

四、通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。它是一種使用范圍廣，使用頻率很高的公文。

根據其內容的不同，通告可分為兩類：

（一）周知性通告。

（二）法規性通告。

五、通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

六、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

七、議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

根據議案的作用和具體內容，我們可以把議案分為以下幾種：

（一）立法議案。

（二）外交議案。

（三）重大事項議案。

（四）任免議案。

八、報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

九、請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

十、批復

適用于答復下級機關的請示事項。

根據批復對象的不同，可分為兩種：

（一）對請求指示事項的批復。

（二）對請求批準事項的批復。

十一、意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”是國務院2000年《辦法》新增文種 根據意見的內容和行文方向，可將意見分為三類：

（一）請示性意見。

（二）指導性意見。

（三）參考性意見。

十二、函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問答復問題，請求批準和答復審批事項。

十三、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三篇：公文概述[模版]

“公文概述”及“通知”練習題（2010年4月）

一、判斷題（正確的在題后打“√”，錯誤的打“×”）

1．公文雖然不是個人作品，但可以體現個人意志。

（）2．單位內部使用的公文，標題可以省略發文機關。

（）3．公文的權威性和行政約束力以國家法律的強制力作保障和后盾。（）4．份號就是發文字號。

（）5．成文時間與印發時間是同一名稱，區別是所處位置不同。

（）6．聯合行文的公文，其必要條件是機關單位必須平級。

（）7．公文主題詞就是反映公文主題意圖的詞。

（）8．印章是公文合法、有效的標志，一切公文都應當加蓋公章。

（）9．主送機關和抄送機關都是收文機關。

（）10．引用公文應先引發文字號，后引標題。

（）

二、根據下列材料擬寫公文標題，要求采用完全式標題。

1．公文標題：

各省、自治區、直轄市人民政府：

根據國務院關于解決糧食財務掛帳的有關規定，現就清理糧食財務掛帳有關事項通知如下：

（內容略）

發文機關：財政部、審計署、商務部、國家糧食儲備局

2．公文標題：

××縣為加快體制改革，成立體制改革領導小組辦公室后，啟用了新的印章，需要讓有關方面周知。

3．公文標題：

各省、自治區、直轄市、計劃單列市旅游局，新疆生產建設兵團：

為加強旅游規劃管理，充分發揮旅游規劃在旅游開發建設方面的指導作用，促進旅游業健康發展，我局制定了《旅游發展規劃管理暫行辦法》，現印發給你們，請貫徹執行。

發文機關：國家旅游局

4．公文標題：

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

國務院同意國家工商行政管理局《關于在全國逐步推行經濟合同示范文本制度的請示》，現轉發給你們，請參照執行。

發文機關：國務院辦公廳

三、下列各題根據材料所擬標題都存在一定的錯誤，請指出相應錯誤并擬出正確的標題。

1．合龍市人民政府向所屬機關單位發文決定成立合龍市治理“三亂”工作領導小組，以進一步治理本市亂收費、亂罰款和亂攤派（簡稱“三亂”）現象。

所擬標題：合龍市人民政府關于合龍市治理“三亂”工作領導小組的通報

錯誤是： 改正： 2．恩施市人民政府就該市人事局《關于做好人才流動工作的意見》轉發給所屬區、縣人民政府及市政府各委、辦、局。

所擬標題：恩施市人民政府《關于做好人才流動工作的意見》的轉發通知

錯誤是：

改正：

3．《農業部關于加強群眾漁港建設的報告》已經國務院同意，國務院辦公廳將上文轉發給有關部門。

所擬標題：國務院關于轉發《農業部關于加強群眾漁港建設的報告》的通知

錯誤是： 改正：

4．昆江市人民政府辦公廳制定了《昆江市國家行政機關公文處理實施細則》，發給下屬單位，要求認真貫徹執行。

所擬標題：昆江市辦公廳發布昆江市國家行政機關公文處理實施細則的通知

錯誤是： 改正：

四、根據下列材料，為浙江省商業廳擬寫一份公文，要求使用法定行政公文的正規格式，有眉首、主體、版記及必要的格式要素，并將分配給各地區排澇抗旱用的汽油、柴油量制成表格作為附件。（材料中×可具體化）

200×年7月份以來浙江省部分地區受到旱澇的影響，特別是內澇給農業生產帶來的嚴重威脅。

為了支援排澇抗旱斗爭，浙江省商業廳積極貫徹執行省政府指示精神，并用電話向有關地區作了傳達了這一精神。

浙江省人民政府高度重視受災地區的排澇抗旱工作，指示省商業廳對受災地區排澇抗旱用汽油、柴油，在節約的原則下要認真做好安排。

浙江省商業廳根據各個地區受災的實際情況，制定了各受災地區排澇抗旱用的汽油、柴油分配方案，該方案與省防汛抗旱指揮部協商確定，并經省農委審查同意。

200×年8月10日，浙江省商業廳給各地區商業局，寧波、溫州市商業局，杭州市第一商業局發文，下達以上方案，要求各地區、市趕快和有關部門一起，按災情及實際需要，抓緊分配到縣，分配到縣的數量要抄省燃料公司以便及時安排。

這份文件需同時告知省人民政府辦公廳、省財辦、各縣商業局、各燃料二級站（地區公司）、省防汛抗旱指揮部、各市縣燃料公司、省燃料公司、省農委。

排澇抗旱用的汽油、柴油分配量（以噸為單位）：

汽油共300：杭州地區80，嘉興地區120，寧波地區30，寧波市20，紹興地區50。

柴油4000：杭州地區650，嘉興地區1250，寧波地區250，寧波市（包括鎮海縣）25，紹興地區400，溫州地區450，溫州市25，麗水地區300，臺州地區300，金華地區350。

柴油分配數中杭州地區包括原來給臨安縣的50噸，麗水地區包括原來給遂昌縣的50噸，金華地區包括原來給武義縣的30噸。

第四篇：公文概述

公文概述

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一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。■◆

二、分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

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三、公文的行文關系

（1）行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

（2）建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

第五篇：公文處理概述(DOC)

公文處理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，簡而言之，就是處理公務的文書。公文處理工作作為秘書部門各項業務工作中最基礎性的工作之一，做好這項工作，對于保持辦公室工作的正常運轉，搞好“三服務”，具有十分重要的意義。

一、公文種類、作用、特點及基層常用公文概述

（一）公文種類

公文的種類，可分為法定公文和常用應用公文兩大類。法定公文，即國家和黨內有明文規定的規范性公文。1996年中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定黨的機關的14種常用公文為：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。2000年8月國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定的國家行政機關13種主要公文為：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。常用應用公文，是指除法定公文之外的其他經常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、傳令作用、宣傳導向作用、聯系和知照作用、依據和憑證作用、記載歷史的作用

（三）公文的特點

鮮明的政治性、法定的權威性、嚴格的制作程序、明確的時限要求、特定的格式、特定的作者、特定的閱知者。

（四）基層辦公室常用公文文種及其特點

1、通知。用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免干部。其特點是：適用范圍廣；運轉速度快；使用頻率高。

2、報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。其特點：匯報性；陳述性；概括性。

3、請示。用于向上級機關請求指示、批準。其特點是：請求性；一事一文；政策性強；實事求是；用陳述性、祈使性語言；文字精練。

4、函。用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。其特點：平等性；靈活性。

二、關于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。

1．版頭

版頭，又叫發文機關標識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機關，不能共用版頭，但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。

黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區委文件”；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成，例如，“中國共產黨益陽市資陽區委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。

黨的機關使用公文版頭應注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發的公文，分別應與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發文字號特別是發文機關代字與對應的版頭應一致，如“益資發”用“中共益陽市資陽區委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產黨益陽市資陽區委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標注的文種應與標題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機關聯合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機關的領導地位決定的。

發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能只是自己使用而別人不認同。

2．份號

份號，即份數序號，是同一件公文印制份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的秘密公文均應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發生。

3—4．密級與保密期限

密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密3個等級，商業秘密劃分為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標注。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。

5．緊急程度（等級）

緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。

確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。

6．發文字號

發文字號是公文的代號，由發文機關代字、發文和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區（管轄地）地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。例如，“益資發”，用“益資”做發文機關所在行政區代字，省略了發文機關代字“委”，“發”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發文機關代字，即“中國共產黨益陽市資陽區委員會”，省略了文件類別代字。發文機關代字不能與同級機關的機關代字相同，例如，同級統戰部與統計局，不能都用“統”字做機關代字，應分別用“統戰”、“統計”做機關代字。發文和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文號標注在六角括號內。發文應標全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發文順序號分從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發文字號，應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，黨的機關的用4號仿宋體、行政機關的用3號仿宋體字標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。

7．簽發人

上報公文（主要指請示、報告）應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。

上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

標注公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。

8．標題

標題，一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。

在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

9．主送機關

主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規范化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”

普發性公文，主送機關名稱用統稱，并做到規范、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關，即一般情況下不標注主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協選舉結果，可標注主送機關。

10．正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。

正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層次的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體字排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿宋體字排印。

法規性公文的編、章、節的序號及標題居中排印，占兩行；非法規性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾用句號。

11—12．附件及附件名稱

附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。

公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數字）和名稱前后的標識應一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。

13．發文機關署名

發文機關署名，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文之后的右下方。

黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

14．成文日期

成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注。有主送機關的文種，成文日期標注于發文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期標注在發文機關署名右下方。

行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫“O”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章為準。

公文經領導人簽發后因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。

15．印章

縣市區黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應當加蓋印章。

在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發文機關署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不采取標識“此頁無正文”的方法解決。

縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，對于不標注主送機關的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。

16．印發傳達范圍（附注）

公文的印發傳達范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在黨的機關的公文中，這一要素叫印發傳達范圍。它一般用于普發性公文。對于有主送機關的公文，對印發傳達范圍另有要求的，在印發傳達范圍處加以說明；對于沒有主送機關的公文，起到標注主送機關的作用，并可對印發傳達范圍提出要求。

在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關的公文的印發傳達范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯系人姓名和電話號碼。

印發傳達范圍的幾種形式應相對固定，做到規范化，以便準確及時地確定公文的印發份數。

17．主題詞

黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注，位于公文末頁下端抄送機關或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞用分類標引法標注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。

每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。

18．抄送機關

抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。

用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字并加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。

19．印制版記

印制版記是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印××份）”。

行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發”2字。

用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。

翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。

（二）公文用紙格式

黨的機關的公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。

《國家公正機關公文處理辦法》規定，從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（三）公文排印、裝訂格式

《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標準A4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標BL100%，紅色油墨應達到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。

公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。

三、公文的行文規則

（一）行文關系

公文的行文關系，主要有以下6種：領導與被領導的關系、指導與被指導的關系、綜合管理與被管理的關系、屬地管理中統一管理與被統一管理的關系、監督與被監督的關系、平行機關之間的協作關系和業務上管理與被管理的關系。

（二）行文方式

黨政機關的行文方式分為下行文、上行文和平行文3種方式。

1、下行文。是指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分為一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。

2、上行文。是指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。根據隸屬關系和上行文的目的、任務、要求，上行文又分為一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。

3、平行文。是同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關系和指導關系，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。

（三）行文規則

1、行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。

2、根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系。

（1）向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（2）黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。

（3）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（4）同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文。

（5）屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

（6）部門內設機構除辦公室外不得對外正式行文。

（7）在國家行政機關的公文中不得對黨組織作指示、交任務。

3、必須按隸屬關系和有關規定請示問題和報告工作

（1）向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

（2）不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

（3）請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。

（4）除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公室按規定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”和“報告”。

（5）黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

（6）對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。

四、公文的簽發、閱讀和管理

（一）公文的簽批權限及簽批程序

各單位制發公文，必須附上發文處理單并由辦公室負責人提出簽批意見后報單位領導人簽批，公文一經簽發，即產生法定效力，任何人都不能更改公文的內容。如果發現公文內容中有差錯，必須報原簽發的領導人同意或復簽。公文簽批的權限如下：

1、各單位向上級機關行文、下發重要公文和向不相隸屬機關的重要行文，一般由主要領導人或主要領導人委托主持工作的副職簽發；處理日常工作的公文，由分管該項工作的領導人或其委托的領導人簽發。

2、黨委辦、政府辦及各單位辦公室根據單位或單位領導人授權發布的公文，重要的公文分別由本單位主要領導人或分管該項工作的領導人簽發，一般性的公文由分管該項工作的副職或辦公室主任簽發。

3、各機關、單位聯合行文，必須經各聯署機關的領導人會簽，最后由主辦機關領導人簽發。

發文辦理中的公文簽批工作，按領導職務大小和排名先后順序，先由職務較低的排名在最后面的領導人簽批，然后逐一往前簽批。在一般情況下，要堅持按公文正常的簽批程序簽批，不得越權越位。緊急公文，經主持工作的領導人同意，在不違背有關原則、不影響工作的前提下，可以特事特辦、急事急辦、靈活處理。

（二）收文處理及文件閱讀工作

收到上級下發給本單位的公文后，要認真做好登記、擬辦、傳閱、收集、歸檔等工作。

1、登記。收文單位要配置專門的收文登記本，對收到的文件分門別類及時、準確、完整地進行登記。登記的項目是收文日期、來文單位、文件字號、文件標題、密級、收文份數等。

2、擬辦。收文單位要印制專門的收文處理單，收到文件后，由單位辦公室負責人就文件的傳達、閱讀、分發、貫徹落實等問題逐件提出擬辦建議或預案，并認真填寫在文件處理單上，然后送領導及有關人員閱讀。

3、傳閱。傳閱文件應使用閱文夾和文件傳閱單。傳閱單上要寫明閱文對象的姓名、文件的字號和份數。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時所作的批示，要及時報告辦公室分管領導和相關部門領導或交辦。

4、收集和歸檔。對已處理完畢的文件，要及時回收，妥善保管。對需要歸檔的文件，要按照檔案部門的要求進行整理、編制目錄，按時歸檔。

（三）文件管理

1、文件的保管。各單位要設置專門的文件存放裝置，配備必要的安全保密設施，確保各類文件安全。

2、文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發給的密級文件，須經文件制發機關同意。經批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。

3、文件的借閱。有關人員因工作需要借閱文件，文件管理人員應根據文件的閱讀傳達范圍，請示主管領導，經批準后方可借閱。借閱文件要履行簽字手續，并登記借閱時間、文件字號、密級、份數，同時確定歸還時間。

4、文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需要向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經發文機關批復授權后方可匯編。