第一篇：貨代操作流程(操作人員版)（最終版）

接到客戶托書，盡快跟客戶確認。有時客戶會誤傳或者重復傳托書。看清楚ETD，POD，箱型箱量，運輸條款，及是否指定船公司。在開船日六到七天之前完成訂艙，及時拿到訂艙反饋。將配艙回單傳真給車隊（或把進艙通知傳給客戶和倉庫）或客戶（如客戶自做箱），在上面注明中轉港代碼。傳真前，最好在配艙回單上重新清楚地寫一遍提單號及船名航次。配艙回單上打印的字跡比較小，再加上傳真，很容易讓對方難以辨別。

安排車隊并不是越早越好的。基本上，訂艙當日就可以拿回信息，如果立即安排，萬一車隊也及早提到箱，如果客戶在開船前幾天通知說退關，貨不走了。箱子就要還回去。車隊沒有錯，按照你的指示做了。客戶更沒有錯，在限定時間之內提出退關申請。由此產生的費用，就只能由你所在的貨代公司承擔。

同時應與客戶確認進倉時間或上門提貨時間，最好用書面形式將相關費用包括卡車待時費告之客戶。很多操作在安排完車隊倉庫之后就以為這件事情畫上了一個句號，不關心事情的進展，這是不全面的。要自己掌握好時間，及時打電話去詢問情況。及時確認船公司預配是否完成，以便及早發現問題予以解決。

也有很多人對于倉庫反饋回來的進貨確認不予理會，盡管我也非常理解對一個在忙碌中的操作來說，這是一件很多余的事情，而且有些倉庫也未必會有這個反饋。但是，萬一客戶進錯了貨或者倉庫搞錯了，不及時發現就非常麻煩了。客戶送去貨物的實際數據、實際（口麥）頭，甚至是廠家名稱，都可能與之前貨代及倉庫所掌握的截然不同。所以認真確認還是有必要的。

如果客戶有特殊的裝箱要求，一定要告訴車隊。什么標記的箱子應該放在外面，什么標記的放在里面，什么不能承受壓力要放在上面……

在開船日兩天前收齊報關資料。雖然操作沒有審單的職責，但為了方便自己，仔細檢查一下數據是否相符，查一下HSCODE是否基本正確，還是很簡單的。任何經手的資料都必須復印留底。換句話說，浪費紙張是公家的事，出了問題卻拿不出留底是自己的責任，赫赫~當然，提倡用單面廢紙。

尤其是遇到一個提單號下N單報關的情況，要小心核對核銷單號碼、手冊號碼、發票、裝箱單和相對應的分單號，不要混淆。報關資料反正大家做假也做習慣了，客觀需要。遇到過一個畢業生，看著幾個操作嫻熟地做著復印章、正本章，一臉茫然地問：“你們這樣是欺騙行為，不怕被領導看見嗎？”汗倒一大片之后，有一個GG堅強地站了起來，說：“那是領導教的。”畢業生汗倒。赫赫~

如果不幸遇到查驗，好象各公司做法都不同。據我自己待過的公司而言，小公司會比較緊張，大家會忙著四處找關系塞錢發煙。大公司則泰然自若地聽之任之。

箱子上船后，要積極關心該船舶動向，確認ETD，以便及時告訴做提單的 單證，讓 單證 去跟客戶確認是否要倒簽的問題。相關費用及時確認完畢，通常費用清單和發票的問題都不用操作處理。

如果是指定貨，先接到國內客戶托書后要立即詢問國外代理；先收到國外代理的預告后要立即跟國內客戶取得聯系。當國內客戶與國外代理提出的具體要求不一致時，要通知國外代理，盡可能以代理的決定為準。有時候，國內客戶甚至對出口是一竅不通，基本上需要考慮到他們意見的只有貨物完成日期、做箱時間而已。對于電放提單的發送對象，難以確認的時候，以代理的意見為準。貨物的任何情況都應該及時告訴代理。

第二篇：貨代操作流程

首先操作接到客戶的訂艙委托書，然后在把訂艙委托書錄入自己公司的電腦，換成自己公司格式的委托書傳給貨電腦發給船公司或上級貨代。（也有些小的貨代就直接把接來的委托直接傳給船公司或上級貨代）

船公司接受訂艙后，確認價格和艙位無誤，會給貨代傳調箱單（提箱單）或發放箱指令。如果訂艙時需要什么單證，也都要提供給船公司，如非危保函，MSDS，化工鑒定，等等。

貨代公司收到調箱單（提箱單）后，如果安排工廠裝箱，則會把調箱單傳給車隊。如果安排碼頭或堆場裝箱，則把調箱單傳給碼頭或堆場。然后裝貨后再找車隊或堆場要箱號。

有了準確的件數，重量，箱號了，則把客戶提供的報關單據轉到報關行，提前轉也可以。報關單據包括：核銷單，發票，箱單，合同，報關委托書，通關單，許可證，等等。等報關結束后，由報關行將場站收據交到碼頭。（以后再將海關退回的核銷單返給貨代，再返給客戶。）

有了箱號以后，貨代也要及時把箱號報給船公司。然后再跟客戶確認準確的提單樣本。再將正確的提單樣本發給船公司，開船后由船公司出具提單。貨代向船公司取回提單，再寄給客戶

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第三篇：貨代操作流程

、接單部分

接單工作原則上應該成為日常中“最優先”的工作環節，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內用最短時間確認業務的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。

（注）對于部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據客戶和操作需要流轉到下一環節，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環節的有序操作。

1、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求（客服或者接單員）

（1）接單人員必須預先審核客戶的委托內容。

客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶服務要求。（客服或者接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。

到/預付訂艙確認即對（1）內容的確認；

對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。

特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。

對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排

2、運價核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

(1)對來自銷售部的業務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認, 待銷售員返回公司再補簽字確認

(2)對于公司業務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。

二、訂艙部分

一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據市場情況適當提前；

一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內的業務委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。

1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有

關數據。輸入業務數據包括但不限于此：業務各屬性、發收通信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環節：膳制與發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等，任何其中一環節未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。

3、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當地各項服務的業務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。

如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

三、拖車/內裝（調度）

客戶委托的拖車、內裝和/或者報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和

市場環境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。

1、拖車安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有

沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險

(3)安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯系確認裝柜時間及地點

(4)同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求

預約

(5)向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車行是否已經領取設備交接單、提箱點的確認已經空箱狀況確認）；

對于特種箱業務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

(6)安排拖車時，需向拖車行發出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等

(7)必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港

(9)其他注意事項

在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

對于客戶業務退關，需要確認是否發生安排拖車的前期費用。若有發生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

2、內裝安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

（2）根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協商并告知可能的風險

(3)根據前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間

(4)向倉庫做內裝委托，需向倉庫發出書面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數據（包括件數、毛重、體積）、協議費用等

(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）

(6)向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求

(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港

四、報關部分（操作員）

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險

(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發送情況

(4)收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理

(5)在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行

(6)對于報關資料，要求復印留底；對于重要報關資料如核銷單等，必須在做登

記

(7)跟蹤反饋報關結果

五、文件部分

1、提單確認(文件員)

(1)提單確認件的膳制和發送

提單確認件的膳制和發送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發送

(2)催促提單確認件

一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

第四篇：貨代操作流程(出口)

貨代操作流程（出口）

1、審核業務員提供的委托書，制作固定格式的訂艙單

2、根據訂艙代理要求發送訂艙委托書（系統訂艙，傳真，郵箱等）

3、催船公司出號（提單號，船名航次）

4、去船代放箱，取回放箱令、設備交接單、鉛封（目前多數船公司實行網上放箱，給電子版放箱令）

5、拖車：定好司機及裝貨時間后，給司機寫派車單，連同放箱令等一同交給司機（派車單一定要留底，方便以后對賬）

6、與司機、工廠要溝通好，盡量避免放空、遲到等現象。

7、集裝箱在進碼頭前，要提前打印紙質裝箱單給司機，同時輸好EDI中的電子裝箱單，兩者要一致，決不能出錯。

8、報檢：如貨物監管條件中有需要通關單的，請提前準備報檢資料委托報檢行辦理相關手續（通常有兩種情況：一是憑條換通關單，提供正本報檢委托書和憑條；二是本地客戶直接做通關單，提供正本報檢委托書、箱單、發票、合同、產品相關說明、產檢單等）

9、報關：貨物進碼頭后委托理貨，然后就可以報關，報關資料主要有報關單、報關委托書、箱單、發票、合同、核銷單、5-8聯（關于箱單發票合同報關單，青島連云港可以用復印件，上海必須要用正本）。如果遇到查貨，要準備好貨物的相關信息，以備海員人員詢問

10、給船代提交副本，在船公司規定的截單期前將客戶提供的所有正確的提單信息交給船代，副本中件重尺必須與報關信息一致，提交時間也要把握好，防止產生改單費）

11、簽提單：船開后準備簽提單，一般提單分為三種：正本提單、電放提單（需要電放保函和電放費）、SEA WAYBILL海運單（需要海運單保函）

12、正本提單簽回后不要輕易放給業務員，除非業務員已收款或有借單；電放提單在確認收款后或者有借單的情況下才能去船代簽回。

13、退核銷單：核銷單根據報關口岸的不同，退單時間也有區別，通常是2——4周退回。

第五篇：貨代操作流程

貨代操作流程

1.客戶會把陸運托書以E-MAIL的形式發到你的郵箱，你按照相對應的信息去做訂艙委托，注意是出HBL/MBL,箱子是COC/SOC，對應好約號，是直訂還是定代理，注意通知人，最后就是箱型/HS碼。

2.委托做好之后，蓋章傳真給經常合作的代理，但要注意盡可能在你傳真后，聯系一下對方負責人，以免傳真出現紕漏，影響訂艙

3.船務公司接到訂艙委托書之后，會再一兩天之內給你放艙，也就是放調箱單，所以，一般都是提前一周訂艙，今天定的是下周的艙位。值得強調的是操作員有調箱單之后，就可以去做樣單，為以后給船務公司提交樣單做準備。

4.如果客戶委托你進行拖車、報關等事項，你就要求提前和車隊進行聯系，告知對方下周有貨出，以免對方車輛調配有困難。在所有前提工作做好之后，拿著你的調箱單和派車單傳真到你的車隊負責人，車隊負責人會按照你的要求換單提箱。

A：最為關鍵的是安排拖車時間，一定要秉著開船一天是截關時間（就算隔著一個六日）。按照上艙單，出運抵，后報關，這個順序進行操作，把時間往前趕。

艙單數據：船名航次、提單號、箱封號、準確件重尺(一定是最終的）、品名。

信息是全英文，上傳倉單數據之后，去查有無預配艙單

B: 車隊流程

換單——堆場提箱（有箱號、封號）——工廠裝貨（有準確的件重尺）——回堆場發運抵（再有艙單數據之后）——最后的在集港時間內集港——出集港黃聯

提交樣單：把車隊反饋到你的箱封號等數據補好，上傳船務公司，船務公司按照這個去做最后的提單。

預配艙單有了之后，就去催車隊去發運抵

5.在車隊完成所有工作之后，也就是到了最后的貨物報關階段，如果順利的話，就會很快出現放行信息和下貨紙，但現如今會經常出現海關查驗，海關會按照品名布控和公司抬頭布控和機檢或人檢相配合的查驗方式來進行工作，如果是人檢，查驗時間就會很慢，封號也會改，如果是機檢，也就是上機器測一下重量，會很快，也不會變封號。驗單一式兩聯，報關行一聯，海關留一聯，隨時找報關行要驗單，但一般會在轉天才有。

驗貨流程：國際物流會把貨拉到他們指定地方去驗貨，驗好之后會弄一個新的封號，外加一個專門的驗貨封，最后國際物流負責把箱子集港等后續工作。

報關手續：箱單合同發票（電子版）正本報關委托書 正本核銷單（有時會用上商檢憑條）

6.貨物報關完成之后，接下來就是最后重要的兩項：一是提單確認，二是費用確認。先說提單確認，一定要按照客戶OK件來完成，注意最后出的是主單還是小單。如有改動會產生不必要的費用，改單費。而費用確認呢，按照相對應的模板走，但基礎費用包括：訂艙費、THC、安檢、鉛封、單證費、文件費，操作費、有時會有電放費。但值得注意一點的是分票出提單時電放和船公司單證要按分幾票來算。

7.所有費用在檢查準確無誤之后就發給客戶，在客戶確認并付款之后，我司在寄正本和做電放，如果有月結協議，待議。正本會再開船兩天左右出單，半個月左右報關行會退回核銷單，對于月結客戶這是催款最后的籌碼。