第一篇：外貿跟單員的工作職責及工作流程

外貿跟單員的工作職責及工作流程

跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業人員，是各企業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。

外貿跟單員的職責：跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業人員，是各企 業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。

外貿業務員的工作內容和職責：

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大 貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報 外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價 單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業務員 應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應立即通知 計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。

當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。

業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%

美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發到有關部門。客戶下訂單 后，業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核 對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小 時。如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立 即做兩

件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標準格式是“發：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。在中文訂單的右下角，業務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。

簡要的說,外貿業務員主要負責聯系客戶,簽訂合同。外貿跟單員主要負責合同的執行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報驗、報關、制單結匯、收匯核銷、退稅等。外貿業務員的工作挑戰性大，機遇也多，工作壓力大，前途遠大，對從業水平要求比較高，待遇比較好；外貿跟單員工作要求認真仔細，有責任感，專業水平好，但工作壓力相對較小，挑戰性也差，前途一般，待遇不會有大的發展，但是，外貿跟單員往往是業務員的基礎

其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協調管理工作，把信息即時地在兩者之間進行反饋。

第1步：

當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。第2步：

樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即時向快遞詢問UPS號。

第3步：

客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

第4步：

根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。

第5步：

之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

第6步：

將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

第7步：

即時反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。第8步：

快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

第9步：

若即時完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

第10步：

即時做好已付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

第11步：

到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續

第二篇：外貿跟單員工作職責

外貿跟單員

外貿跟單員定義: 外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿業務人員。外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類： ①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止； ②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止； ③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單（生產跟單）。

外貿跟單員的基本常識

一． 跟單員職責：

1．跟蹤每張單訂單的生產并將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。

2．同新、舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需。

3．接收客戶的投訴信息，并將相關的信息傳遞到公司的相關部門。

4．掌握、了解市場信息，開發新的客源。

5．做好售后服務。

二．跟單員在收到訂單后要做的工作：

首先談接單的方法

1．客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。

下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。

2．訂單的審查

每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。

要分清此單是加工單還是OP單。

3．開生產單、流程卡

每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。

4．生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。

5．小樣

打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。

6．修改定單

一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。

當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。

7．大貨生產出來后，還要按排出貨。

三．售后服務

客戶投訴或是退貨時：

對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現。

客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。

很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。

還有采用相互讓步的折扣法。

有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。

四． 如何溝通好使跟單工作做得更好

同本廠內的各部門溝通：

面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。

同客戶的溝通：

這只能代表我本人的體會，先要了解客戶的心態，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，面價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老板有錢賺，你自己也能有升職加薪的機會。我們何樂而不為了？

外貿業務跟單工作流程

一、跟單

1、制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入專家軟件里做合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排。換證憑條只顯示實際商品的第一項商品及總金額，有效期一般為三個月，實際金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。

3、辦理C/O或Form A：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上制作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）后再發過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取了。

4、驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安

外貿跟單

其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協調管理工作，把信息及時地在兩者之間進行反饋。

概要

第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。

第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。

第3步：客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

第4步：根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。

第5步：之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

第7步：及時反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。

第8步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

第11步：到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。

以上所有自己保存的單據按合同和客戶編號先后順序進行分檔管理。

以服裝跟單為例,跟單過程如下:

一般程序如下：接受客戶指示單，分析產品來料，采購來料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產工藝適合客戶的產品要求，緊抓生產進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投產。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。

一、工藝單

1.先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。

2.參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

3.對著工藝單進行逐項檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

4.對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。

二、核價

認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。

1.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。

2.工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產后出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

3.生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細告知(最好是書面)生產部門，以便盡可能核算準確。

4.匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以后備查。

5.報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。我做單證做到心力交瘁

三、備樣

一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工）：

（一）樣品

1.款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.確認樣：作為確認樣，客戶看重的是,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。

3.產前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準確性，,在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大伙的檢驗。為了生產的方便，要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認后，進行大貨生產。HTP訂單不要求打印、繡花樣。

4.廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。

5.齊色樣：此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走后，安排核價、報價，然后等客戶確認意見。

6.水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

7.船樣：大多數客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。

（二）色樣

1.色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以后的生產過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。

2.紗樣。

3.布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。

（三）印、繡花樣

首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期(印、繡花打確認樣時間：原則上從業務員將印、繡花資料轉交外協員后三日內應將確認樣轉業務員，外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉生產廠，并做好交接記錄)。外協員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現同類加工業務時方便查詢。

（四）輔料

由于我們的輔料開發有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網絡查詢，重點是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從業務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶確認。作贏外貿單證必會的18步流程

四、合同的執行

在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執行合同后（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用于老客戶。下達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，并已開始執行。向生產廠要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。

五、確認

在合同簽定后，對于擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：

a)首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。

b)監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，并已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對于生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。

c)核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。

d)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。

六、合同的跟蹤

在合同的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。

在臨近交期時，如生產過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、繡花等出現妨礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）采取有關補救措施。

為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。

品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發現的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。

七、出貨

根據合同的規定及與客戶協商的最后結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給車間）。

1.出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理）。

2.訂艙、報關。

3.辦理內部發貨手續。

4.船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據遺失,如何處理?

八、發票的開具及貨款回收

國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具，并負責填寫開具外銷發票的相關表格；國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具，由跟單員負責填寫開具內銷跟單員負責內銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對于外銷產品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。

九、報帳

對于我部門負責的采購及加工業務，要及時與生產廠進行對帳，在業務結束確認無誤后，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票，并按我司相關文件規定進行及時報帳。

對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。

十、資料的整理與歸檔

本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰。

十一、產品的售后服務發票的相關表格。

第三篇：外貿跟單員工作職責描述

外貿跟單員工作職責描述

1、協助外貿業務員開展外貿工作，處理相關外貿業務;

2、負責訂單審核、結算、售后服務等工作;

3、處理貨物打樣、出貨等事宜，及時、準確的向客戶反映情況;

4、全程跟蹤貨物出口操作，(從發貨、出口報關全程運輸和完成信息反饋等全程跟進);

5、制作外貿單據、報關單證等出口文件;

6、完成領導交待的其他工作。

外貿跟單員工作職責21、負責跟進訂單的計劃、生產、包裝、運輸等過程;

2、能夠獨立完成整套單據和相關的證明等，并獨立聯系貨代，將貨物安全送入倉庫;

3、及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況;

4、在接到客戶訂單后及時安排好生產。按照客戶的要求，并以書面的形式詳細列出訂單明細單;

5、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單;

6、對客戶在銷售和使用過程中提出或出現的問題應做好記錄，并及時反饋給相關部門妥善解決，以保證客戶滿意;

7、催收應收回的款項。

外貿跟單員工作職責3

1)負責從RFQ開始到交付收匯的全程跟蹤反饋，包括訂單，郵件，系統等的日常操作與安排

2)反饋客戶端信息準確，及時;內部溝通全面，順暢

3)對客戶有整體的戰略發展方向把控，引導和跟進

外貿跟單員工作職責41、在上級的領導和監督下定期完成量化的工作要求，并能獨立處理和解決所負責的任務;

2、按照公司貿易業務的操作流程及管理制度執行和跟蹤監督貿易業務;

3、協助實施公司貿易業務的工作目標、工作計劃;

4、完成上級交給的其它事務性工作。

外貿跟單員工作職責51、熟悉外貿服裝跟單流程，熟練使用英語;

2、負責從開發頭版直至大貨完成的整個過程，日常與國外客戶郵件溝通，接收樣板，進行相關客人評語和資料的翻譯，制作樣板制單和大貨制單準確無誤的傳達給板房和工廠;

3、溝通協調好板房進度和工廠生產過程中的相關事宜，及時提供相關資料，以便他們及時完成樣板和大貨的生產;

4、訂單跟進，負責跟蹤訂單的質量、進度、貨期、以及跟單工作中涉及的各項問題;

5、出貨前與相關客戶的貨代協調好出貨事宜，出貨后制作相關的文件和裝箱單等。

外貿跟單員工作職責61、根據客戶要求，尋找匹配訂單合適的配套工廠

2、按照公司貿易業務的操作流程及管理制度執行和跟蹤監督工廠的生產;

3、有質有量的完成工作目標、工作計劃;

4、善于與工廠協調關系，安排生產進度

5，訂艙，制作清單發票，跟進B/L

6，參加國內外展會

外貿跟單員工作職責71、負責依據有效信息找尋供應商，進行產品報價;

2、協助業務人員進行采購單的制作，負責跟蹤供應商對訂單的生產情況，準備并跟蹤出貨相關工作;

3、協助業務完成公司工作目標與計劃。

第四篇：外貿跟單員詳細工作流程

外貿跟單員詳細工作流程 外貿跟單員定義: 外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿業務人員。

外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：

①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；

②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止；

③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單（生產跟單）。

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；

（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序：

接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同 1．審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格：

審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件），C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨，CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 +運費 CIF價 =--------------------------------1-保險費率 X 投保加成（2）CFR價格換算為其它價：

FOB價 = CFR價 – 運費 CFR價 CIF價 =---------------------------------1 – 保險費率 X 投保加成（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）-運費 CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？ （7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？ 2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？ 3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。

（1）工廠現有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為 跟單員，我們要做到：

A：

有完整的產品資料，主動進行宣傳。

B：

新品的成本，價格要進行核算。

C：

新品的制作要留有實樣。

D：

客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。

產品信息（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）2.交期要明確 3.付款條件要明確（LC, TT）四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

首先：

出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸 B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4).制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

一．采購跟單的基本要求：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。（適時，適質，適地，適量，適價）二．物料采購跟單的原因：

以下原因造成我們要對物料進行跟催：

1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。制程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標準。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤后發給供應商，并要求供應商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。

1． 催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。

一．生產過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。

2、按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。

二．生產過程跟單的流程：

1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產能力。

生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？ 3、制定生產計劃：

生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4、跟蹤生產進度（1）生產進度控制流程：

（2）生產進度控制作業程序（3）生產進度控制重點：

實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。

（4）跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

外貿跟單員業務流程指南 2010/4/14來源：諸葛八戒商機網 關于外貿跟員業務流程，給大家提出以下幾點建議 ??? ??? 在外貿跟員業務流程，需要給大家提出以下幾點建議：

一、外貿跟單員業務流程中需要“認真”的態度 ???? 1.明確“認真”的必要性。在跟進客戶中尤其要做到認真。及時認真地跟進客戶，不要無謂地喪失公司花費大量廣告費才引來的客戶。

2.全面熟悉公司產品，報價，制樣，訂單審批，生產，質檢，驗貨，出貨流程。了解自己的行業，公司和產品。這是為客戶提供專業服務的基礎。

3.制定工作計劃。確保完成最重要和最緊急的工作。

4.在所有日常與客戶溝通中使用正規商務信函格式及公司規定的簽名。做到專業，正式。

5.保證溝通的雙向性。在收到客戶信函時第一時間進行回復。不能給予明確回復時，發送“信函收到”的確認函并確認可以為客戶提供明確回復的時間。

6.確保樣品溝通環節的高效率。盡量保證樣品能讓客戶一次性滿意，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務。樣品完成后，業務人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。

7.慎重承諾，言出必行。當出現不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認給客戶，以保證每一個承諾的實現。并與上級溝通處理結果的原因。

8.了解訂單生產排程，定期對訂單產品質量進行跟進。

9.遇到問題不分“你我”。把客戶的問題當成我們自己的問題，不要畏懼麻煩。實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。

認真在外貿跟單中是不可缺失的一個因素。外貿跟單是體系嚴密的流程，如果其中任何一個環節因為粗心大意出現差錯，那么整個外貿跟單流程就得再走一遍，讓工作效率大打折扣。

二、外貿跟單員業務流程的服務“多一步”，客戶更滿意 ???? 1.宣傳公司網站，充分利用公司網站。讓客戶通過網站來了解公司，會節省很多時間。

2.做到主動定期與不定期與客戶保持聯系，主動提供快遞單號，主動提供樣品產品圖片，主動索取及確認外箱嘜頭，主動提供訂單生產進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，用你的積極性來贏得客戶。

3.注重信息的反饋。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于維護老客戶，開發新客戶。

4.重視團隊成員，互助合作。完成自身職責范圍內工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。組成互愛互助的業務團隊。在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。

5.以細節論英雄 ????? 這個產品只有您的企業可以生產嗎？這個產品您提供給客戶的質量和價格只有您企業可以做到嗎？競爭無處不在。但每個企業在產品和服務上的優勢是不同的，處理問題的方式也是不同的。注重細節才能使企業更穩定的發展 商務談判準備工作五要素 2010/3/7來源：諸葛八戒商機網 商務談判時企業對外營銷的重要手段,做好充足的準備工作對于在談判進程中掌握主動是至關重要的 ? 伴隨經濟的迅猛發展，企業業務量持續增長，商務談判在企業發展中顯得愈加重要。商務雙方都希望通過談判達到雙贏同時為自己爭取到最大的利益。那么如何在商務談判中占居主導地位，左右談判的整體局勢？做好談判前的準備工作就成為成功的第一步。

要素一.收集資料和信息，做到知己知彼 ??? 在談判準備過程中，談判者要在對自身情況作全面分析的同時，設法全面了解談判對手的情況。需要收集信息的內容包括：

1).收集“標的”信息 ??? ● 相關的商業行情：商品價格、市場及銷售狀況、產品質量及相關交易信息；

● 對方的經營情況：經營、生產、人事、銷售、財務等情況；

● 對方談判的策略：了解對方的談判目的、真正的需要以及對方可能采取的策略等。

2).收集對方信息 ??? ● 對方的背景、實力、規模、歷史、榮譽等客觀信息；

● 對方有關談判的目標、需求、利益等主觀信息；

● 對方的談判風格、談判實力、對談判的重視程度等策略信息；

● 對方人員的權限、策略，職位、性別、年齡、家庭、嗜好、個性、經歷等 ??? 3).收集政策、時事導向、國家、地方的各種政策、法律、法規。

要素二.選擇人員并做合理安排，確定談判班組 ??? 商務談判從某種程度上講是談判雙方人員實力的較量。談判的成效如何，往往取決于談判人員的學識、能力和心理素質。一名合格的商務談判者，除了具備豐富的知識和熟練的技能外，還應具備自信心、果斷力、富于冒險精神等心理狀態，只有這樣才能正視挫折與失敗。而商務談判又常常是一場群體間的交鋒，單憑談判者個人的豐富知識和熟練技能，并不一定就能達到圓滿的結局，應選擇合適的人選組成談判班子。成員各自的知識結構要具有互補性，從而在解決各種專業問題時能駕輕就熟，并有助于提高談判效率，在一定程度上減輕了主談人員的壓力。

要素三? 確定目標及可讓步的尺度 ??? 談判目標是對談判所要達到結果的設定，是指導談判的核心。分析企業的內部條件和外部環境，根據企業的經營目標提出明確的談判目標：例如商品貿易談判的談判目標，應該包括品質目標、數量目標、價格目標、支付方式目標、保證期目標、交貨期目標、商品檢驗目標等。

談判目標是一種體系：最低目標（基本目標）、可接受的目標（爭取目標）、最高目標（期望目標）。按其重要性，確定談判雙方各自的目標的優先順序。

要素四? 確定談判策略 不同的談判有各自的特點，因此應制定談判的策略和戰術。

1)選擇戰略：我方最看重的是本次談判的結果還是雙方的長遠關系。

2)判斷我方談判地位：根據影響談判的各種因素，分析我方的談判地位，處于優勢、劣勢、還是均勢。

3)準備替代方案：

談判中，雙方可能都對對方提出的方案不予接受，談判處于僵局狀態。一方提出新的替代方案，常可以打破這種僵局，并最終達成協議。所以，事先要準備好替代方案。這項準備，能防止你接受不利的條件，也能防止你拒絕對你有利的條件。沒有替代方案，就沒有選擇的余地；

替代方案越好，選擇的機會越充分，取勝的概率就越大。

4)做好心理準備 ??? ● 在談判中遇到強硬對手的心理準備。

● “馬拉松”式談判的心理準備。

● 談判破裂的心理準備。

要素五? 確定議題 ??? ● 先把與本談判有關的所有問題羅列出來，盡可能不遺漏。

● 再根據對本方利益是否有利的標準，將所列出的問題進行分類。

● 盡可能將對本方有利和對本方危害不大的問題列入談判的議題，而將對本方不利或危害大的問題排除在談判的議題之外。

如果是較復雜的多人參加的談判，還應該制定談判計劃書，讓談判人員在談判前預先對談判目標具體內容和步驟所作的安排，作為談判者行動的指針和方向。

外貿跟單員工作流程 外貿?跟單員，指的是在國際貿易過程中，根據已簽署的商務合約中有關出口商品的相關要求，代表公司選擇生產加工企業，指導、監督其完成生產進度以確保合同如期完成的人員。

外貿跟單?流程? 1.當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。

2.樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問UPS號。

3.客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

4.根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝?流程。

5.之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝?流程?樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

6.將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

7.即使反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。

8.快出貨時，聯系貨代。做?報關單?據。并提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

9.若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

10.即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

11.到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。

外貿跟單員的工作流程？ 1）每天處理客人的E-mail，包括自己有關訂單的任何疑問出電郵問客人；

答客人的任何關于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關批核的信息第一時間通知給工廠（用FAX，自己留有記錄），要復客人的（客人是歐美的，有時差）最好是下午4：00~5：30一次復回。因為有的問題是要問工廠或有關同事才能答給客人的。打印出物的電郵要按款號存檔。（存檔是一個最基本的一項工作，也是很重要的一項工作，此項工作也可由助理來做）2）收到客人原辦和資料à拍照或畫圖à查客人資料是否齊全，包括：數量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法及物料并且要仔細看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進生產à整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內完成）。同時要做好一個進度表，以便跟單員可以跟進整個訂單的進度。督促工廠能夠按時交貨。à收到工廠報價和公司的目標價對比，如有相差須與工廠協商使價錢接近公司目標價à制做價目表給公司老板批準à老板批準OK后，會有一個報價給客人à待客復價錢OK即可做以下的工作了。

3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預給工廠（將會寫上客人評語）à自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。

4）客人有頭辦評語à寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠à要求工廠按評語做生產前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦 5）在做辦期間，要做好生產制單及QC FILE（即QC查貨的文件）包括生產制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準日期及客人的一些評語。

6）PP辦工廠要做3件（1件寄客；

1件自己存，到時要給QC做查貨用；

1件將會給工廠），收到PP辦后仔細核對布料是否是正確大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯誤。如有代用物料必須注明（實際生產中經常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復OK即可通知工廠開裁生產了。（PP辦上必認真寫上客人的評語）。

7）安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。

8）追船頭辦，在走貨前7天內，工廠必須提供船頭辦（數量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。

9）走貨前8-10天內工廠要提供大貨紙箱尺寸CBM及凈重毛重資料à要給船務的同事做好走貨安排。

10）走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發貨批準書，雙方簽名確認此批貨品無任何品質問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業發票核對無誤后提供給船務部的同事。

11）此訂單已結束。

實際生產中會有不同的問題出現，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協商（比如推遲貨期等）。

跟單個性（急，準，快，細心）幾個問題 1）客人原辦--------即客人的原樣（Original Sample)2)開辦單做初辦------即提供資料（包括：尺碼，尺寸表，顏色，布料，物料，做工要求，洗水工藝要求，交樣辦日期.......等等詳細資料）的一個表格（簡稱辦單）；

初辦-------即Counter Sample 或 First Sample(此類樣板可以代用物料，有時也可代用布料，客人只是看做工及款式的）3）物料批辦------即客人所給的物料資料，有時是彩圖，也有實物；

有時則只有彩圖。所以要做物料樣板給客人批核。確認OK后才可以生產大貨的。

一般來說跟單員必須有一定的服裝技術水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時發現問題和解決問題，有良好的心態。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。

外貿跟單員工作總結 一，工廠評估 一般情況下，發單到新工廠之前都要對生產工廠的設備，技術能力，生產力量進行一次評估，是我們考慮和衡量工廠生產技術，生產質量和能力的首要依據，對跟單人員來說必須提供準確可*信息。

二，款式工藝 首先要讀懂每個新款的結構，各部位的外觀要求，工藝，特點，要清楚哪里是整個款式的關鍵部位，容易出現哪些問題，如何避免，如何達到效果，這類問題在生產過程中要重點監督。要清楚整個款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。

三，規格尺寸 在接手到新款時必須整理出完整的工藝規格資料，一般客人先根據此規格資料要求報價，并制作首期樣品；

然后待確認樣品后工廠根據更改意見進行工藝尺寸的調整，再制作正確的批版樣，以便我們判斷工廠對款式的了解程度；

生產工廠在大貨生產前必須制作正確的產前樣，由跟單全面確認此樣品的工藝，尺寸，主輔料的正確性。

四，主輔料跟蹤 1，要清楚主輔料的成分，顏色，正反面及使用方法，建立一套正確的色卡資料，以便生產中進行對比。

2，能核算主輔料的單耗（用量），對主料的排版要求要比較清楚，對主料的規格（幅寬），斷長，版面件數 尺碼配比要有正確的數據。

3，在生產前一周要確定所有主輔料的到位情況，如果 出現不能按期到位就必須作出及時的追蹤或生產調整。

五，面料的顏色 布疵及成分 1，在大貨面料到位的同時，必須核對面料顏色是否與原樣布一致；

是否有段差，邊差等現象；

是否有落色現象。在生產過程中經常會出現色差現象，這種現象對成品的外觀質量影響很大，因此要從裁剪到生產嚴格把好按包號和編號操作這個關口。

2，布疵也是影響外觀質量的重要因素，面料開裁前要進行驗布，對不合格的面料要通知面料工廠和生產工廠，進行索賠或裁剪控制。面料的外觀結構是否與原樣布一致。

3，對面料的成分確定可通過摸，洗，揉，燒，嗅，看等簡單的方法進行直觀的判斷，這只是對成分的大概范圍的判斷，不能確定具體的含量比例。

六，驗貨 按照正確的尺寸，工藝要求及樣衣進行新款上線的質量檢查，在此期間必須了解每個工序的要求及標準，及時發現問題，解決問題，作好首期檢品報告的記錄，并且及時通知工廠。如果發現有嚴重的問題必須停止此工序進行調整。對生產質量的檢查必須每日進行。在生產進行到中期必須作中期檢品報告的記錄，出貨前要進行抽箱檢品的報告，所有檢品報告均一式三份（工廠，公司和自留）。

在驗貨的過程中如果向工廠反饋檢品意見必須加蓋公司統一制定的檢品專用章。以加強對工廠生產質量有力 七，數量的控制 首先要得到一套正確的搭配數量表，以便控制裁剪生產過程中的具體數量。也要在生產前核算出主料的總量是否滿足交貨的數量，及時地作出調整。在開裁的過程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內。要建立正確的裁剪數字，主料耗量等統計表。其次對生產過程中每日的生產計劃，生產實數作統計以便控制交貨進度。

八，交貨期 在交貨期已確定的情況下，與工廠聯系生產計劃及每日進度安排，建立正確可*的生產進度表，包括后道的包裝進度，在交貨前一周必須確定工廠是否按期完成的判斷。

九，表格管理 1，工藝尺寸表 由公司提供，以便檢品時有正確的依據。

2，主輔料色卡 自制或公司和工廠提供。

3，交貨配比數或裁剪數 由公司或工廠提供。

4，驗貨報告單 由公司提供對工廠的生產質量進行檢驗。

5，訂單計劃表 由公司提供對近期的計劃進行管理。

6，生產計劃表 由公司提供或自制，對生產進度進行控制。

7，裝箱單 由公司提供（或根據工廠的實際生產情況制定），對工廠的裝箱數字進行控制。

8，出貨匯總表 自制或公司提供，對已出貨的款式進行管理。

十，溝通能力 跟單員要有良好的溝通能力和調解能力，對工廠提出各種建議都要有合適的方法，杜絕產生沖突。能自我調整好心態。每天要進行自我工作總結，主動向公司反映工作進度 要做老板，先做營業員；

要做總經理，先做跟單員。要做1個超卓歡愉外貿跟單員，除了對外貿常識熟悉之外，還需要具有很多的素質，最基本英文一定要行！對產物熟悉，掌握構以及技法，以及各部分的協調關系，等等。怎樣用最快的體式格局嬴得定單對跟單員來說很重要。有些時候，跟單員是營業經理的助理；

有些時候，跟單員是營業部分所有營業職員的助理；

有些時候，跟單員是老板的助理；

更多的時候，跟單員是客戶的助理，它有可能掛在營業部也有可能掛在總經理室或者廠長室，但它的事情卻是跨部分的，它似乎要去“批示”很多部分。------于是它不只是對傳統組織形式的一種超越，同時更是對傳統“官本位” 組織風紀的一種超越。是的，可以沒必要夸張的說 ：自從有了跟單員這個崗亭，中國企業的管理似乎也上了1個新的臺階。

跟單的事情內容十分繁雜，涉及面廣，面對部分多。即要對較高等級反饋進度，又要對相干職員進行及時跟蹤，稍有掉慎，即鑄成大錯。因此,在跟單歷程中,經常借助于一些專業的跟單工具,它能幫助處理完成跟單歷程中的大事、雜事、嚕蘇事，使跟單越發輕松，收到事半功倍的效果。

說點具體的。咱們跟單員是協調員，要對客戶所訂產物的交貨進行跟蹤，跟蹤的要點是出產進度，貨物報關，裝運等。在咱們這類小企業中，我懷孕兼數職，既然內勤員，又是出產規劃員，物控員，有時候還是采購員。

跟單的事情險些涉及的企業的每個環節，從發賣，出產，物料，財政，人事到總務城市有我的影子浮現。

跟單以及規劃部分、出產部分等很多部分的事情是一種溝通與協調。都是在完成定單的條件下而進行的與人溝通的事情。溝通、協調能力出格重要，不過有時候沒有無做事的人，全自食其力一人干的時候苦與樂只有自己懂得。

客戶是咱們的天主，咱們要對客戶資料要比力熟悉，同時也相識工場的出產情況，這樣才氣對客戶的定單提出理論，以利于客戶的定貨。

而面對來自五湖四海客戶，他們的事情體式格局，作息時間，事情節拍各不不異，這就要求咱們的事情節拍應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時候客戶的定單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求咱們的事情效率是迅速的。

跟單日常平凡的事情就是周全準備并相識定單資料（客戶制單、出產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認理論或者更正資料、時會可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間建造工藝細節是否同1、詳盡。對指示不明確的事項具體反映給技術部以及營業部，以便及時確認。

務必包管本公司與外加工場之間所有要求及資料文字化并明確、相符。近有可能多地相識各加工場的出產、經營狀態并對工場的優/劣勢進行充實評估，做到知根知底。

當面/輔料到廠后，我就得監督催促工場在最瞬息間內按照發貨單具體盤點，并由工場簽字表收到。若浮現短碼/少現象要親自介入清點并確認。如果工場前一階段未打過樣品，須擺設其速打出投入生產前樣確認，并將查驗成果書面通知工場負責人以及工場技術科。時會下須交至公司或者客戶確認,整改無誤后方可投入生產。然后再校對工場裁剪樣版后方可對其進行版長確認，具體記載后的單耗確認書由工場負責人署名確認，并通知其開裁。按照雙方確認后的單耗要與工場配合查對面/輔料的溢缺值，并將具體數據以書面形式通知公司。若有欠料，須及時落到實處補料在投入生產開始的一段時間我還必需每個車間、每道工序高規范地進行未成品查驗，若有問題要及時反映工場負責人以及響應管理職員，并監視、協助工場落到實處整改。當每個車間下機首件成品后，要對其尺寸、打工、技倆、工藝進行周全細致地查驗。出具查驗報告書及整改理論，經加工場負責人具名確認后留工場一份，自留一份并傳真公司。最后天天要記載、總結事情，制定嫡事情方案。按照大貨交期事先列出出產規劃表，每日詳實記載工場裁剪進度、投入生產進度、產成品情況、投入生產機臺數目,并按出產規劃表落到實處進度并監督催促工場。出產進度要隨時報告叨教公司。當公司巡檢到工場所提出的建造、質量要求，要監視、協助加工場落到實處到位，并及時報告叨教公司落真實情況況。而成品進入整理車間后,還需隨時檢查現實操作工人的整燙、包裝等質量，并不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發現、早處理。盡最大起勁包管大貨質量以及交期。

在大貨包裝完結后，要將裁剪明細與裝箱單進行查對，檢查每色、每號是否相符。若有問題必需查明緣故原由并及時響應處理完成。加工結束后，具體清算并收回所有剩余面料、輔料。

跟單員的工作不僅僅是企業的營業員,被動地接受訂單,而要主動地進行業務開拓,對準客戶實施推銷跟進,以達成訂單為目標,即進行業務跟單。為此跟單員必須：

（1)尋找客戶。跟單員通過各種途徑尋找新客戶或跟蹤主要客戶。

（2)設定目標。跟單員應決定怎樣在準客戶與現實客戶中分配工作時間。

（3)傳播信息。跟單員應熟練地將企業產品的相差信息傳遞出去。

（4)推銷產品。跟單員應與客戶接洽,演示產品,回答顧客的疑問并成訂單 僅供參考

第五篇：外貿跟單員工作職責概述

外貿跟單員工作職責概述

1.負責回復客戶的詢盤和報價：產品、服務等，并促成訂單成交。

2.對老客戶和潛在客戶的維護和跟進，定期與客戶溝通和發布公司產品信息。

3.負責訂單的管理、流程的節點跟蹤，做好入庫出庫記錄，建立文檔，并與其他部門做好內部溝通。

4.負責對貨物質量、貨款交付的監控，并及時響應和處理相關問題。

外貿跟單員工作職責2

協助業務經理按照客戶的要求，制作單據，安排樣品出運。

協助業務經理按照客戶的要求，制作單據，安排貨物的空運及海運清關和出運。

根據單證的要求，及時辦理產地證，商檢證，健康證及植物瀕危物種證明。

外貿跟單員工作職責3

1.新客戶開發，老客戶維護;

___日常客戶詢價回復;

3.客戶訂單錄入轉化;

4.客戶訂臺及發貨庫存臺賬;

5.外銷業務員要適應經常性國外出差;

6.負責組織參與和客戶的商務談判，擬訂銷售合同;

7.協調外理客戶投訴

外貿跟單員工作職責4

1.從事紋繡美容工具海外市場開拓和維護工作,公司提供阿里巴巴，中國制造，國內外展會等多個平臺。

2.熟知英文B2B、B2C、阿里巴巴國際站、Facebook，Instagram，WhatsApp，Google平臺運用操作;

3.通過各種渠道開發潛在客戶，主動收集客戶信息并進行聯系溝通

4.主動詢盤，及時整理和建立客戶檔案，維護增進已有的客戶關系做好及時反饋和處理并熟練掌握并完成客戶訂貨、返貨流程;

外貿跟單員工作職責51、負責產品的上傳、編輯和內容優化，提高產品爆光率;

2、與客戶良好的溝通，解決客戶疑問，及時回復客戶的詢盤與跟進;

3、及時處理客戶訂單，整理出貨資料，做好客戶的跟進;

外貿跟單員工作職責6

A、負責我司阿里巴巴國際站后臺管理，發布產品，跟進詢盤，跟進客戶資料歸檔整理。

B、配合業務員做好跟單、對賬、安排倉庫出貨，更新客戶資料、公司產品的樣板整理，舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需等工作;

C、跟進業務員或業務經理交待的客戶開發，跟進，發收英文郵件。

外貿跟單員工作職責7

1.根據客戶的要求接單和跟進訂單;

2.獨立處理好訂單中可能出現的各種情況或問題，確保貨物按時發出;

3.跟采購及生產協調好，維護好訂單交期，跟進生產進度，按時按質交貨;

4.負責跟進與維護公司新老客戶及時向領導進行協調溝通和匯報。