第一篇：外貿業務員工作職責

外貿業務員工作職責

1、熟悉公司所經營的產品，準確報出銷售價格。

2、按時更新公司的產品，并對其進行更詳細的描述或說明。

3、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣。

5、樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

6、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價單”。當遇到未能及時拿到核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。

7、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

8、業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發到有關生產部門。客戶下訂單后業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發。

9、客戶下訂單后，如果與客戶洽談期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立即打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復或口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

10、產品準備過程中，貨款結算問題亦同步進行，貨物備妥后，根據合同安排貨物的最終發運。

11、當貨物備妥后，聯系客戶結算貨款，發貨。跟蹤客戶訂單的出貨工作，告知客戶貨物開船時間以及預計到達目的港的時間，方便客戶為貨物的到達做好相關的準備工作（清關，ISF申報，提貨）等等，并做好相關的售后服務工作，服務好每一個客戶。

第二篇：外貿業務員工作職責

外貿業務員工作職責

一．外貿業務工作流程：

1.整理報價：

針對不同客戶詢盤，提供相關報價資料。其中，對于出口產品的報價主要包括：產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，并由經理簽字存檔。

2.處理樣品：

制作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣品尺寸，質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照其生產。另，針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。并針對寄樣費用，同客戶協商，協商不了的情況下，匯報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息，以便及時追蹤和后查。

3.訂貨（簽約）：

貿易雙方就報價達成意向后，買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協商，雙方協商認可后，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務和經理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

4.收取訂金或信用證：

4.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

5.下國內生產定單：

在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單，經過審批后，下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印刷品應要求工廠提供倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

6.追蹤和驗貨：

在備貨過程中，生產部同步進行生產進度匯報，對生產完的產品進行入庫登記，以便業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。

確定后將驗貨時間通知工廠。

注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。

7.租船訂艙：

7.1、在備貨的同時，如果本票業務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢

價，確定本次出運的貨代公司。

7.2、在貨物全部生產、包裝完畢后，生產部制作裝箱單，業務人員根據報來的裝箱單，結合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船一周前可拿到定倉紙。

7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。

7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費用后，準備全套報關單據（出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關、出運；

7.5、在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫）。

8.報檢：

國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格，附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業發票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關。

9.申領核銷單：

單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。

10.出口報關：

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。

10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、出口收匯核銷單、商業發票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯系并確認貨代公司收到上述單據。

10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。10.3公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

11.收款：

11.1.準備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件（商業發票/一般原產地證/裝箱單等）。11.2.交單：

采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

12.核銷退稅： 一般在報關之日起90天內核銷，核銷后公司方可到稅務局申報退稅。

13．業務登記/存檔：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

14.售后問題的處理：因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的，業務人員應及時處理。

注：以上業務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應同單證報關人員緊密配合工作，處理好相關交接工作，以免產生問題。

二．現有客戶維護和新客戶開發：

1.現有客戶關系維護

1）處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協調與客戶之間的關系

2）適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業和品牌形象。

3）在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候。

4）及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。

2.新客戶開發

通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。

三．其他相關職責：

1.外事接待

2.建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統計臺帳。并對每筆定單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。

3.留意市場動態并收集相關產品和市場信息，統計、整理、歸檔。

4.提交月/季度報表和總結。

5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。

第三篇：外貿業務員工作職責描述

外貿業務員工作職責描述

職責

1、執行公司的貿易業務，實施貿易規程，開拓市場;

2、負責聯系客戶、編制報價、參與商務談判，簽訂合同;

3、負責生產跟蹤、發貨;

4、客戶的拓展與維護;

5、業務相關資料的整理和歸檔;

6、相關業務工作的匯報。

任職資格

1、大專及以上學歷，國際貿易、商務英語類相關專業優先考慮;

2、___年以上外貿相關領域工作經驗;

3、了解進出口業務流程，熟悉外貿進出口業務環節;

4、具備良好的英語聽說讀寫能力，熟練運用各種辦公軟件;

5、具備較好的溝通、協調及執行能力，工作踏實認真、應對快捷敏銳，責任心強。

篇二

1、根據公司提供的平臺，負責阿里巴巴、亞馬遜、及公司網站信息更新，管理，數據分折以提高公司的詢盤

2、收集,分析市場情報及競爭對手狀況,對產品進行定價,分析產品主要關健詞,制定推廣電子商務或展會計劃;

3、有獨立海外市場開拓能力，能通過網絡或各渠道進行業務開發與拓展;

4、主動與客戶進行電話，書面，即時信息等溝通并及時匯報公司，對新老客戶進行維護開發;

5、有良好的商務談判技巧或業務拓展能力，清晰掌握客戶要求，主動開拓新訂單;

6、具有阿里巴巴、亞馬遜網站維護經驗者優先考慮，完成上級領導交付的其他工作;

篇三

1.負責客戶的開發、管理及維護，負責開拓、維護海外市場，尋求當前和未來業務發展機會，努力開發新的客戶資源;

2.進行有效訂單報價，及時整理客戶資源

3.能根據客戶需求，調整業務重點，努力提升業務質量。

4.與各部門相互協調，跟進訂單進度，保證訂單及時出貨;

第四篇：外貿業務員工作職責

外貿業務員工作職責

(1)協助部門負責人進行外貿業務的談判工作;

(2)相關維系廠家及終端客戶客情關系工作;

(3)負責相關的銷售協議草擬、合同等存檔管理;

(4)負責外貿合同執行環節，能夠清晰的了解項目執行的進度情況;

(5)負責協助海關或商檢的開箱檢查;

(6)負責整理客戶資料，與客戶保持良好溝通，實時把握客戶需求及用戶意見，為客戶提供主動、熱情、滿意、周到的服務。

外貿業務員工作職責21、操作1688，阿里國際站，環球資源等貿易平臺;

2、新客戶的開發與維護;

3、負責與客戶簽訂銷售合同，督促合同正常如期履行，并跟進應收款項;

4、收集一線營銷信息和用戶意見，對公司營銷策略、廣告、售后服務、產品改進、新產品開發等提出參考意見。

5.主推礦機

外貿業務員工作職責31、負責公司阿里巴巴國際站，客戶的開發，參加每年的國外展會;

2、跟進詢盤，維護客戶關系，談成訂單并完成客戶訂單交易;

3、公司各外貿平臺的管理;

4、業務相關資料的整理和歸檔;

外貿業務員工作職責41、通過平臺，將公司產品發布到B2B平臺進行推廣。

2、負責外貿業務開拓，整理客戶資料，聯系客戶，對客戶的詢盤進行回盤。

3、開發新客戶，根據銷售指標，制定可行的銷售計劃及執行方案，并付諸實施。

4、客戶從國外來訪時，做好接待客戶及洽談工作。

5、完成上級交辦的其他工作。

外貿業務員工作職責51、及時對公司中英文站，阿里平臺進行更新維護;

2、有效利用海關數據進行客戶開發與維護;

3、負責與車間各環節溝通，跟進訂單進度及做催收貨款，保證貨物安全交付;

外貿業務員工作職責61、負責老客戶的維護及新項目的開發;

2、及時跟進客戶詢價、報價;

3、處理日常相關客戶往來、交流、溝通，為客戶提供及時和完善的服務

4、負責訂單過程的全面跟進與管理，滿足客戶需求、交期、質量和服務;

外貿業務員工作職責71、在阿里巴巴國際站平臺或其他平臺開拓海外市場，尋求跟蹤海外客戶，整理并回復詢盤做好后期跟蹤工作;

2、及時了解客戶信息，維護平臺，根據運營指導和網絡平臺后臺數據，做好產品發布和優化;

3、保持與客戶的良好溝通，維護好新老客戶關系，負責產品的國外銷售與推廣;

4、掌握客戶需要，主動開拓，完成公司設立的銷售任務目標;

5、跟蹤訂單進度，協調貨物順利發運。

6、認真完成上級安排的其他工作

第五篇：外貿業務員職責

外貿業務員的崗位職責

1.依照部門分配的銷售目標，制定本市場內銷售預測及指標分解、銷售計劃，確保完成分配的銷售目標。

2.依照銷售手冊，主導管轄市場組內重點客戶訂單操作，及督促下屬按規定處理客戶訂單（報價單，合同，任務單，出運單等），確保重點客戶訂單操作順暢及所有訂單處理無差錯。

3.依照公司財務政策，合同條款和出口信保相關規定，負責及監督組內成員及時催收貨款，確保貨款安全及時回收。

4.依據市場信息，參與及協助海外代理的潛在及現有重點客戶談判，開發及后續訂單操作，確保重點客戶成功率和簽約客戶滿意率。5.依照業務團隊能力現狀，協助領導制定部門培訓計劃及制定和落實管轄市場組內內部培訓，提升團隊業務能力，促進業務增長。6.按照部門上級領導要求，完成交代的其他任務

如何發開發信效率高

第一關鍵是找對發送對象，這個作用占80%；

第二關鍵是外貿開發信的標題，這個占余下20%當中的80%； 【提示：以上2項，占了96%的作用，請多多下功夫】

第三關鍵，是外貿開發信一定要有讓對方回復的興趣點（或曰噱頭、理由等）。

回復目標：

如果你的外貿開發信的有效回復做到1%以上，就可以繼續使用。新進外貿業務員每天發信不要低于50份，這樣每周發信300份，至少可以有三份有效回復。一年累計可以有150份以上的有效回復。參閱如下參考書籍：

《小小開發信訂單滾滾來》海關出版社

一個單位的辦公室文員，都必須在辦公室領導的正確指引下完成辦公室的各項工作，具體的崗位職責會根據單位的實情而制定。以下是某學校的辦公室文員崗位職責，僅供參考。、在校辦主任的領導下，協助搞好辦公室的各項工作。、負責主任交辦的各種文字擬稿工作。、打印學校工作報告、總結、規劃、計劃、決議、通告等，協助主任審核、校對以學校名義簽發的公文稿。、收發有關文件、信函、電報等；辦理公文的登記編號、簽發、分送工作。催辦上級和學校限期辦理的事項。、具體安排學校行政會議日程；做好會議記錄、整理會議紀要和簡報；了解會后的貫徹執行情況。、負責學校大事記和有關資料的采集整理工作。、負責保管、使用學校印鑒和校長名章，負責開具業務介紹信及其它證明。、負責校領導的文件傳閱，處理校領導簽批的文件、函電，轉遞單位和個人給校領導的請示報告等。、協助主任搞好來賓接待工作。、負責會議室、接待室、辦公室的環境衛生工作。、完成領導交辦的其它工作。

團購業務員崗位職責

時間:2011-03-24 09:13來源:未知 作者:過水青春 點擊:

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現在有很多公司都設有團購部，讓其團購的業務員來為公司找到更多的團購業務。他們具體的崗位職責是什么呢？以下資料為團購業務員崗位職責范本，僅供參考。

1目的對公司團購部業務員崗位進行規定,確保該崗位的工作質量.2內容與范圍

2.1本標準規定了團購部業務員崗位職責權限工作內容.2.2本標準適用于公司團購部業務員.3工作職責通過有規律的持續拜訪及維護良好的客情關系及有效的客戶滲透達成銷售目標.4工作內容

4.1按照公司團購銷售計劃(年,季,月)完成產品的團購業務銷售目標和收款計劃及其它工作指標;

4.2對本區域內的客戶建立詳細的客戶檔案,嚴守公司商業秘密;

4.3嚴格按銷團購售程序執行銷售過程,維護和鞏固現有市場,積極開發新客戶;

4.4廣泛收集相關產品,同行,競爭對手的信息,建立檔案并定期向公司進行通報;

4.5與客戶建立良好的客情關系,及時反饋客戶意見;

4.6所分管的VIP客戶進行售前,售中,售后服務和追蹤,并負責其銷售回款督促;

4.7協助處理公司業務下產生的呆壞,帳;

4.8對外宣傳企業,產品的良好形象,包括產品的質量,服務的質量等;

4.9實施顧客投訴處理的善后工作,在顧客要求的周期內給顧客一個圓滿的答復;

4.10確保產品出廠后的交付過程的安全工作;

4.11做好日,周,月工作計劃,快捷準確的向領導提供報告;

外貿業務員崗位職責

作為一名在業務出口方面起關鍵作用的外貿業務員一職，公司對其崗位職責自然有較規范的規定，以下舉例某公司外貿業務員崗位職責內容：

1． 配合公司的所需，及時作好翻譯工作

2． 熟悉產品，對產品有所掌握，并能獨立分析其組成和給予準確的報價

3． 熟悉產品在市場上的定位，找出報價時的不同

4． 能獨立開發客戶，對外貿流程了解，對產品的規格、質量等都能給客戶及時的答復

5． 能有隨機應變的能力，處理好客戶的疑問，并努力下單

6． 生產過程應跟蹤、驗貨，做到質量保證

7． 能夠獨立制作整套單據和相關的檢驗證明等，并獨立聯系貨代，將貨物安全送入倉庫

8． 及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況

9． 妥善保管客戶的資料和樣品，有條理的歸檔

10． 退稅核銷要及時，將所需全套資料送給財務辦理

11． 提交季度業務匯總和總結

12． 注意提升自身產品知識、英語和業務能力

13． 在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候，及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄

14． 處理好與各部門的關系，并及時地向他們請教有關產品的最新信息和動態

15． 根據市場的變化，適時地開發新產品

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業務員應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應立即通知計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。

當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。

業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。

利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%

美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發到有關部門。客戶下訂單后，業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小時。如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標準格式是“發：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”

中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。

在中文訂單的右下角，業務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。

5、把客戶的包裝要求完整、全面、清晰、及時地告訴包裝計算人員，以保證包裝物品的及時到位。

6、與計劃部、采購部和生產部經理全程保持溝通，了解訂單的算料、物料采購、生產安排、實際生產動態和包裝物品到位程度的最新情況。如外貿部經理或分部經理詢問有關這些情況，業務員必須能對答如流，絕對要避免“我不知道”、“我還不清楚”、“大概??”這樣的言語。

7、會同業務員助理和生產部品質檢驗人員，隨時檢查成品質量情況，作好詳細的書面驗貨記錄。如果發現成品有質量問題，應立即匯報外貿部經理，并立即通知生產部經理，以便在第一時間采取措施。反映質量問題時，應隨機抽樣，列出數據，顯示質量問題的百分比，養成用數據說話的良好習慣。既不能以偏概全、小題大做，更不能視而不見、無所作為。

8、業務員在驗貨時，同時應對訂單的所有貨號進行現場拍照（注意要顏色交差，顏色也要拍齊），并存入電腦檔案。

9、提早與生產部經理溝通，預先安排好大貨的出貨計劃。出貨計劃確認后，先與客戶確認，客戶確認后，立即準備好所有出貨資料，交給單證部，以便讓單證部在第一時間訂好艙位或航班。所有拖箱時間或送貨日期確認后，應立即發出書面“出貨通知”。“出貨通知”的發放范圍應明確書寫清楚。